Alter bei Aufnahme - Drogenberatung Wesel

8. VERWALTUNGSBEREICH
Bei der telefonischen oder persönlichen Kontaktaufnahme betroffener
Personen und deren Angehöriger zur hiesigen Beratungsstelle nimmt die
Verwaltungskraft als erste Ansprechpartnerin eine wichtige Rolle ein.
Die Art des Umgangs mit den Betroffenen, die Hilfe und Unterstützung in der
Beratungsstelle suchen, trägt dazu bei, auch und gerade bei Erstkontakten
etwaige Vorbehalte und Ängste abzubauen.
In diesem Zusammenhang zählt auch die Terminvergabe zu den Aufgaben
der Verwaltungskraft, wobei auch hier die Fähigkeit, Krisensituationen rasch
zu erfassen und die entsprechende Terminform anzubieten, von Bedeutung
ist.
Sich abzeichnende Veränderungen hinsichtlich der anfragenden Personen
(z. B. vermehrte Anfragen von Eltern konsumierender Jugendlicher oder mehr
Rat suchende Angehörige), werden in der Verwaltung frühzeitig festgestellt.
Veränderte Bedürfnisse bezüglich der Terminanfragen werden daher mit den
BeraterInnen in Teamsitzungen besprochen und bei Bedarf im Terminplaner
durch die Verwaltungskraft geändert.
Außerdem zählen übliche verwaltungstechnische Aufgaben wie Buchhaltung,
Kassenführung, Erstellung/Führung von Übersichten/Statistiken,
Schriftverkehr, Beschaffung des Büromaterials sowie die Personalverwaltung
zu diesem Arbeitsbereich.
Die Leitung und den Vorstand unterstützt sie in der Einhaltung und Erstellung
von Kostenplänen.
Schreibarbeiten
20%
Buchhaltung/
Kassenführung
15%
Personalverw
altung
10%
Verwaltung
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Organisation/QM/
Weiterbildung/
Teamsitzung/
Supervision
20%
Erstkontakte/
Telefon/Tür
35%
Eine zeit- und arbeitsintensive Aufgabe galt es in 2011 zusätzlich zu
bewerkstelligen. Im Rahmen der Erstellung des Qualitätsmanagement-
Handbuches für die Beratungsstelle wurden von der Verwaltungskraft
sämtliche in der Beartungsstelle verwendeten Dokumente (Vorlagen,
Formulare etc.) überarbeitet oder neu erstellt. Dies erfolgte unter vorheriger
Rücksprache mit dem QM-Beauftragten und dem ganzen Team - somit
konnten Änderungen, Verbesserungsvorschläge oder z. T. auch die Erstellung
von neuen Dokumenten direkt berücksichtigt und entsprechend umgesetzt
werden.