RO 09 Checkliste Finanzkontrolle AF 2.1 - Regio 13

Referenzdokument RO 09, Version 1Europäischer Fonds fürRegionale EntwicklungCHECKL IISTE F IINANZKONTROLLEAktionsfeld 2.1"Nachhaltige Standort- und Regionalentwicklung"Regionale Wettbewerbsfähigkeit OÖ 2007-2013Prüfbericht für die EFRE-Finanzkontrollstellen i. R .d. Programmabwicklung "Regionale Wettbewerbsfähigkeit OÖ 2007-2013"Verantwortliche Förderstelle Regio 13Amt der OÖ. LandesregierungDirektion für Landesplanung, wirtschaftliche und ländliche EntwicklungAbteilung RaumordnungBahnhofplatz 1, 4021 LinzDatumGeschäftszahl EFRE-GenehmigungCode EFRE-MonitoringProjekttitelFörderungsempfänger(in)Kleinstunternehmen* * kleines Unternehmen mittleres Unternehmen* Großunternehmen**gemäß der Definition für KMU der Europäischen Union (bitte zutreffendes ankreuzen)Genehmigungscheckliste liegt vor? ja neinZum Vorsteuerabzug berechtigt? ja nein Allgemeine Daten: Was wird in dieser Aktion gefördert?(generelle Ziele)Einrichtung und Betrieb von Unterstützungsstrukturen für Gemeinden und Wirtschaft in Form von Regionalmanagements, insbesonderedas für Management und Verwaltung erforderliche Personal und dessen SachaufwandUnterstützung und Vernetzung lokaler und regionaler Akteure und Initiativen in den Bereichen Nachhaltigkeit, Bürger/-innenbeteiligung undUmweltFörderung der Entwicklung von Infrastruktur im Zusammenhang mit der Artenvielfalt und Investitionen in NATURA 2000-Gebiete, die zueiner nachhaltigen Wirtschaftsentwicklung und/oder zur Diversifizierung der ländlichen Gebiete beiträgt [Art. 5.2 lit. b der EFRE-VO]Schutz und Aufwertung des Naturerbes und des kulturellen Erbes zur Unterstützung der sozioökonomischen Weiterentwicklung und Förderungdes natürlichen und kulturellen Reichtums als Potential für die Entwicklung eines nachhaltigen Tourismus. [Art. 5.2 lit. f der EFRE-VO]Ausarbeitung von Studien und Konzepten durch Netzwerkorganisationen, Unterstützungsstrukturen sowie formelle oder informelle Aktionsgruppenbzw. Vereinigungen (NROs) innerhalb bzw. zwischen verschiedenen Regionen zur Lösung von Fragen der Regionalentwicklungund Raumordnungspolitik.Anbahnung und Entwicklung von Netzwerken zwischen oö. und anderen Organisationen (z.B. Regionalmanagements, Standortentwick-DVR: 0069264 Seite 1 Stand:April 2009

Verwaltungsbehördelungsorganisationen) zum Zweck der Vorbereitung von nachhaltiger Zusammenarbeit auf sektoraler oder horizontaler Ebene.Amt der Oberösterreichischen Landesregierung, LWLD, Abteilung Wirtschaft Projektdaten:Projektstandort / räumlicher WirkungsbereichProjektinhalt / KofinanzierungsgegenstandFörderungsvereinbarung GZ Liegt vor: ja nein Datum, Unterschrift Liegt vor: ja neinSachliche Prüfung: [Projekt-Übereinstimmung mit den maßgeblichen Genehmigungs-Grundlagen]:PrüfungsgegenstandProjektträger(in), Begünstigte(r)FörderungsgegenstandBeschreibung Unterstützungsstrukturen in Form von Regionalmanagements (öffentlich) oderNROs, die zur Umsetzung einer nachhaltigen, sektorübergreifenden, innovativenund umsetzungsorientierten Regionalentwicklungs- und Raumordnungspolitik beitragen Regional tätige (öffentliche oder zumindest halböffentliche) Organisationen undNetzwerke, für die durch Internationalisierung ein Mehrwert entsteht und einenachweisliche regionale positive Wirkung innerhalb OÖs erzielt werden kann Mit Fragen der Regionalentwicklung und Raumordnungspolitik befasste Organisationen,die aufgrund ihrer regional breiten und in Oberösterreich verankerten Strukturfür die Ausarbeitung von Studien und Konzepten geeignet sind Regionalbetreuung im Sinne der RM OÖ, insbesondere diea) Vernetzung lokaler und regionaler, formeller und informeller Akteure und Einrichtungenzum Nutzen der Region miteinander, wobei die Prinzipien derNachhaltigkeit und der Chancengleichheit besonders zu beachten sindb) Projektmoderation und -begleitung für regionale Projekte und Regionale Planungsbeirätegem. Oö. ROG i.d.g.F., verbunden mit einem Anstreben vonKonsens im Hinblick auf die mit den regionalen Entscheidungsträgern und Akteurenabgestimmte Entwicklungc) Information und Motivation: Beratung von potenziellen Projektträgern, Medienarbeit,Publizität, gezielte Auskünfte in der Anfangsphase von Projekten, Organisationvon Veranstaltungen in der Region sowie Transfer von Ideen undWissen in die Region; Entwicklung insbesondere von sektorübergreifendenProjekten unter besonderer Berücksichtigung der horizontalen und sektoralenEntwicklungsziele des Landes Koordinierendes Management im Bereich der Nachhaltigkeit, insbesondere solchesfür die Umsetzung von Agenda 21-Prozessen bzw. Natura 2000-Plänen Die Ausarbeitung regionaler Leitbilder, Konzepte und Programme: Konzepte undStudien als Vorstufe zur Projektentwicklung, -begleitung und Projektumsetzung imZusammenhang mit den Tätigkeiten von Regionalmanagements und Netzwerken/Kooperationensowie für Fragen der Raumentwicklungs- und -ordnungspolitikÜbereinstimmungfestgestelltAnmerkungenDVR: 0069264 Seite 2 Stand:April 2009

BeihilfenrechtFörderfähige KostenDer Aufbau und die Initiierung interregionaler und transnationaler Kooperationenund Netzwerke unter Beteiligung raumrelevanter Organisationen und RegionalmanagementstrukturenPersonal- und Sachkosten für Regionalmanagements, Netzwerke und KooperationenKosten für externe Dienstleistungen zur Führung von RM-Geschäftsstellen bzw.zur Ausarbeitung von Konzepten, Studien und LeitbildernKosten für Weiterbildung von Netzwerkakteuren und die Ausarbeitung und Durchführungvon BildungsaktivitätenÖffentlichkeitsarbeit für Regionalmanagements, Netzwerke und Konzepte bzw.StudienPersonal-, Reise- und Sachkosten (insbesondere für Konferenzen u.ä.) für denAufbau von interregionalen und transnationalen Netzwerkprojekten.Art und Höhe der Förderungaus SF-MittelnKosten können nur als förderbar anerkannt werden, wenn sie den relevanten nationalenRechtsgrundlagen, den geltenden EU-Verordnungen sowie den Nationalen Regeln fürdie Förderfähigkeit von Ausgaben mit Kofinanzierung aus dem EFRE entsprechen.Art: nicht rückzahlbarer ZuschussHöhe: max. 50 % der gesamten öffentlichen Mittela) allgemeine Kriterien (im Sinne von Mindestkriterien, die nachzuweisen sind): Wirtschaftlichkeit des Projekts Berücksichtigung der Chancengleichheit im Sinne von GeM positive Umweltrelevanz und NachhaltigkeitProjektauswahlkriterienQuantifizierte Ziele und Indikatoren(Projektabschluss)b) Prioritätskriterien für die Projektselektion: Zusammensetzung und Qualität der regionalen Partnerschaft im Projekt Kongruenz zu bestehenden Regionalen Entwicklungskonzepten und dessenBeitrag zur regionalen Strategieentwicklung/-umsetzung bei Regionalmanagements: Regionsgröße von mindestens 150.000 Einwohnernin der von einem Regionalmanagement abgedeckten Region o-der gesamten NUTS III-Region bei sonstigen Netzwerken und Kooperationen: Beitrag zur Verbesserungder gemeinde- und regionsübergreifenden Raumordnung und sektorübergreifendenRegionalentwicklung bei Studien/Pilotprojekten: Umsetzungsorientiertheit im Hinblick auf dieErhöhung der Standortattraktivität, Innovationsgrad und Übertragbarkeitder Pilotprojekte; Regionsgröße von mindestens 5 aneinander angrenzendenGemeinden bei interregionalen oder transnationalen Kooperationen und Netzwerken:Beitrag zur Stärkung des Wirtschaftsstandortes OberösterreichSiehe Seiten 45 f im EZPDVR: 0069264 Seite 3 Stand:April 2009

Rechtliche Grundlagen für die Vergabe der Fördermittel überprüftEFRE-Rechtsgrundlagenationale RechtsgrundlageAT4151AT4153AT4154AT4152AT4151AT4153AT4154AT4152akt.akt.akt.akt.akt.akt.akt.akt.Einzelentscheidung Land OÖ, Abt.Raumordnung – unbefristetEinzelentscheidung Land OÖ, Abt.Raumordnung für UAK – unbefristetEinzelentscheidung Land OÖ, Abt.Raumordnung für Naturschutz – unbefristetRichtlinie zur Förderung des Regionalmanagementsin OÖEinzelentscheidung Land OÖ, Abt.Raumordnung – unbefristetEinzelentscheidung Land OÖ, Abt.Raumordnung für UAK – unbefristetEinzelentscheidung Land OÖ, Abt.Raumordnung für Naturschutz – unbefristetRichtlinie zur Förderung des Regionalmanagementsin OÖLandLandLandLandLandLandLandLandKeinestaatlicheBeihilfeKeinestaatlicheBeihilfeKeinestaatlicheBeihilfeKeinestaatlicheBeihilfeKeinestaatlicheBeihilfeKeinestaatlicheBeihilfeKeinestaatlicheBeihilfeKeinestaatlicheBeihilfe30.10.2006 31.12.201530.10.2006 31.12.201530.10.2006 31.12.201530.10.2006 31.12.201530.10.2006 31.12.201530.10.2006 31.12.201530.10.2006 31.12.201530.10.2006 31.12.2015Abt.ROAbt.ROAbt.ROAbt.ROVergaberechtliche BestimmungenAuftragsvergabeCheckliste Vergaberecht (VB 42) liegt ausgefüllt vor, Vergabebestimmungen wurden eingehalten.Vergabefälle wurden geprüft!Vergaberechtlich relevante Projekte:Begünstigte, welche die Kriterien eines „öffentlichen Auftraggebers“ gemäß Art. 1 Abs. 9 der Richtlinie 2004/18/EG erfüllen,haben, wenn sie Aufträge an Dritte vergeben, die Bestimmungen des Vergaberechts einzuhalten.Projekte mit mehr als 50% Förderintensität ("Wirtschaftl. Auftragsvergabe"):Bei Vorhaben, die (berechnet als Barwert) zu mehr als 50% aus Mitteln des EFRE und/oder verbundenen nationalen Mittelndes Bundes oder der Länder finanziert werden, ist auch dann, wenn das Vergaberecht nicht zur Anwendung kommt, dieAngemessenheit der Ausgaben für zugekaufte Güter und Leistungen nachvollziehbar sicher zu stellen (z.B. durch Einholenvon Vergleichsanboten, soweit dies im Hinblick auf die Höhe des geschätzten Auftragwerts und die Art der zugekauften Güteroder Leistungen zweckmäßig ist; dies kann im Wiederholungsfall entfallen, wenn gleichartige Leistungen mehrmals hintereinanderzu gleich bleibenden Konditionen beauftragt werden, deren Angemessenheit bereits einmal ermittelt wurde).Schriftliche Stellungnahme Träger zu den grunds. Vergabemodalitäten (Grenzen Angebotseinholung etc.) liegtvor! ja neinAngebotseinholung in Form von Stichproben (System festgelegt und vermerkt) geprüft und gekennzeichnet(in Rechnungszusammenstellung, Checkliste Bemerkungen) ok nicht okDVR: 0069264 Seite 4 Stand:April 2009

In-Sich-GeschäfteRegeln für die Förderfähigkeit von Ausgabenmit Kofinanzierung aus EFRE"FTE-Richtlinien LandBei Vorhaben, die (berechnet als Barwert) zu mehr als 50% aus Mitteln des EFRE und/oder verbundenen nationalen Mittelndes Bundes oder der Länder finanziert werden, sind bei In-Sich-Geschäften zwischen formal verschiedenen, aber personelloder funktionell verflochtenen Rechtsträgern (z.B. Identität der Eigentümer oder Vereinsorgane, Mutter- und Tochterunternehmenetc.), die nicht dem Vergaberecht unterliegen, die weiter verrechneten Kosten lediglich in Höhe der nachgewiesenenSelbstkosten ohne Aufschläge zuschussfähig. Wenn diese mit einem vertretbaren Aufwand nicht ermittelt werden können,muss das In-Sich-Geschäft nachweisbar kostengünstiger sein als eine externe Beauftragung.Hyperlink zu Homepage Land OÖ (Nat. FF-Regeln EFRE 07-13): http://www.land-oberoesterreich.gv.at/cps/rde/xbcr/SID-3DCFCFC3-92470488/ooe/Ge_regio13_FoerderfaehigkeitsregelnEFRE.pdfRichtlinien zur Förderung der wirtschaftlich-technischen Forschung und TechnologieentwicklungRechnerische PrüfungAntragsdatumDurchführungszeitraum (genehmigt)Durchführungszeitraum (verlängert)lt. Förderungsvertrag / Verständigungsschreiben Förderstelle -> EFRE-MTNeumeldung! Beginn: = i.d.R. Eingang Ansuchen!Schriftliches Ansuchen ProjektträgerIn + Zustimmung Förderstelle im urspr.genehmigten PDF-Zeitraum liegt vor:Geplante, genehmigte Gesamt-Kosten (lt. Förderungsvereinbarung):anerkennbare Kosten netto Euro anerkennbare Kosten brutto EuroGesamtkosten lt. FördervereinbarungEuroGenehmigte EFRE-FörderungEuro = .............. % Übereinstimg. mit Aktionsfeld + Förderrichtlinie(lt. Förderungsvereinbarung)Genehmigte LandesförderungEuro = .............. % Übereinstimg. mit Aktionsfeld + Förderrichtlinie(lt. Förderungsvereinbarung)Sonstige Förderungen(lt. Förderungsvereinbarung)Euro = .............. % Übereinstimg. mit Aktionsfeld + FörderrichtlinieProjektabrechnung (faktische Kosten) - Übersicht:1.TRv. 200xAbgerechneteKosten EuroAnerkannte KostenEuroAuszahlung EFRE-MittelEuroDatum:PrüferIn:Auszahlung Landes-Mittel EuroDatum:PrüferIn:2.TRv. 200xAbgerechneteKosten EuroAnerkannte KostenEuroAuszahlung EFRE-MittelEuroDatum:PrüferIn:Auszahlung Landes-Mittel EuroDVR: 0069264 Seite 5 Stand:April 2009Datum:

PrüferIn:3.TRv. 200xAbgerechneteKosten EuroAnerkannte KostenEuroAuszahlung EFRE-MittelEuroDatum:PrüferIn:Auszahlung Landes-Mittel EuroDatum:PrüferIn:SRv. 200xAbgerechneteKosten EuroAnerkannte KostenEuroAuszahlung EFRE-MittelEuroDatum:PrüferIn:Auszahlung Landes-Mittel EuroDatum:PrüferIn: Projektbezogene Finanz-Kontrolle: Bemerkungen Rechnungsbelege (Original) bzw.Sonstige gleichwertige Buchungsbelege bzw. manipulationssichereelektr. BelegeZahlungsbelege (Original bzw. Elba)AktivierungsbestätigungAbrechnungsformulareInvestitionen (Anlagevermögen)Personal Kosten Eigenleistungen Rechnung lautet auf Begünstigten, ReAdressat stimmt mit Genehmigung überein: geprüft, entwertet Re-Datum ist im genehmigten Projekt-Durchführungs-Zeitraum geprüft Bestelldatum (bei wettbewerbsr. relev. Projekten!) im PDF-Zeitraum geprüft Sachlicher Zusammenhang mit dem Förderprojekt (Fördervereinbarung) ist gegeben -"- Angebotene Skonti & Rabatte sind abgezogen (Re-Zusammenstellung) -"-geprüft, entwertet Zahlung ist im genehmigten Projekt-Durchführungs-Zeitraum geprüft Zahlung an Lieferanten erfolgte durch Begünstigten -"- Für bilanzführende Unternehmen [Sachanlage-Investitionen, Eigenleistungen] liegt vorAktivierung im Anlagevermögen ist durch WT/Steuerberater zu bestätigen (ReZusammenstg.) Rechnungszusammenstellung (FVN-Liste) elektr. + Original unterfertigt liegt vor GVN (Endabrechnung) -"- -"- Personalkosten Kalkulation -"- -"-Kosten für Instrumente und Ausrüstungen, soweit und solange sie für das Forschungsvorhaben genutztwerden. Werden diese Instrumente und Ausrüstungen nicht während ihrer gesamten Lebensdauer für dasForschungsvorhaben verwendet, gilt nur die nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ermittelteWertminderung während der Dauer des Forschungsvorhabens als förderbar (Afa) Stundensatz-Kalkulation / MA liegt vor, geprüft Jahres-Lohn-Konto / MA -"- IST-Stunden Nachweis (Produktive, projektunabhängige Arbeitszeit / MA) -"- Nachweis projektrelevante Stunden / MA (inkl. Kurzbeschreibung) -"- Nachweis Netto-Gehaltszahlung (Zahlungsnachweis) -"- Zahlungsnachweise Lohnnebenkosten (Überprüfung im Stichprobenmodus) -"-Material- und Sachkosten Eigenleistungen Materialentnahmescheine + Kalkulation vorhanden & nachvollziehbarDVR: 0069264 Seite 6 Stand:April 2009

Gemeinkosten Abrechnungsmodus: Flat Rate:->Geordnete Buchhaltung liegt vor, relevante Konten erfasst, Personalkosten beinhaltetSpitz:-> Zuteilung ist transparent und plausibel, Zuordnung (nach Arbeitszeit, Bürofläche, etc.) ersichtlich-> Zahlungsnachweise liegen vor; Prüfung im StichprobenmodusArbeitsplatzbestätigung Unselbständig Beschäftigte, GKK, nach Projektabschluss - Stichtag: Ende PDF-ZeitraumPublizität: Grundlage = VO Nr. 1828/2006 DER KOMMISSI-ON vom 15.2.2007[Hyperlink zu: Land Oberösterreich - Publizitätsvorschriften] Homepage Land OÖ EU-Teil/FörderungenBemerkungen / Ergänzungen / offene PunkteDatumUnterschriftPrüfer(in) OÖ EnergiesparverbandDVR: 0069264 Seite 7 Stand:April 2009

Prüfbericht zur VOR-ORT-PRÜFUNG bzw. VOR-ORT-KONTROLLEDatumKontrollorgan ESV OÖBeginn / EndeAuskunftsperson Endbegünstigte(r)Funktion/Tätigkeit in der OrganisationKontrollierte Positionen (Stichproben):Bezeichnung Re.Nr. Lieferant Betrag/Euro/netto Kommentar PrüforganPublizität, Aufbewahrungspflicht Nachweise: Gegenstand Prüfungshinweise Prüfungsergebnis/-Kommentar Erledigt TerminAnbringung verpflichtend vorgesehen lt. FV, Pkt. GZ-1 ErinnerungstafelFörderstelle:Informations-/KommunikationsmaterialFörderstelle:Hinweise auf EU/Landesförderung lt. FV, Pkt. GZ-2Hinweise auf EU/Landesförderung (Publizitätsverpflichtg.3 Homepage/WebsideAllgemein)Aufbewahrungspflicht Unterlagen/Belegeim Projektzusammenhang gegebenHinweis auf die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen/Belege4(31.12.2022)Sonstige Bemerkungen:Unterschrift KontrollorganUnterschrift VertreterInProjektträgerInDVR: 0069264 Seite 8 Stand:April 2009

Publizität: Grundlage = VO Nr. 1828/2006 DER KOMMISSION vom 15.2.2007 [ Link zu: Land Oberösterreich - Publizitätsvorschriften]Hinweistafeln: An der Baustelle des kofinanzierten Infrastrukturprojekts ist eine Hinweistafel anzubringen (ab GK von 3 Mio. Euro)Auf dieser Tafel ist ein Fläche für den Hinweis auf die Beteiligung der Europäischen Union zu reservieren.Für den der EU-Beteiligung vorbehaltenen Teil der Hinweistafel gelten folgende Kriterien:- Er nimmt mind. 25% der Gesamtfläche der Hinweistafel ein- Er zeigt das genormte Emblem und den nachstehend angeführten Text: „Dieses Projekt wird von der Europäischen Union kofinanziert“- Das Emblem muss den geltenden Normen entsprechen- Die zur Angabe der finanziellen Beteiligung der Europäischen Union verwendeten Buchstaben müssen genauso groß sein wie die Buchstabenim nationalen Teil- der betreffende Fonds kann genannt werden (Bsp- EFRE)- Dauer: bis 6 Monate nach Fertigstellung der Arbeiten -> dann: Erinnerungstafel!Erinnerungstafeln: Für Projekte, die der Öffentlichkeit zugänglich sind (Kongreßzentren, Bahnhöfe,...)Bei Sachinvestitionen in Unternehmen sind die Erinnerungstafeln für einen Zeitraum von 1 Jahr anzubringen!Informations- Kommunikationsmaterial:Bei Veröffentlichungen (Broschüren, Faltblätter, Mitteilungsblätter) über die von den Strukturfonds kofinanzierten Interventionen enthält das Vorsatz-Blatt sowohl einen gut sichtbaren Hinweis auf die Beteiligung der Europäischen Union und ggf. des betreffenden Fonds als auch das europ Emblem,falls ein nationales oder regionales Emblem verwendet wird.Die Veröffentlichungen enthalten die Referenzen der für die Unterrichtung des Interessenten zuständigen Einrichtung sowie der für die DurchführungBetreffenden Intervention benannten Verwaltungsbehörde.Bei online übermitteltem Material (Website, für die pot. Begünstigten eingerichtete Datenbank) oder audiovisuellem Material gelten die vorstehend ge-Nannten Grundsätze entsprechend. Bei der Ausarbeitung des Kommunikationsmaterials sind die neuen Technologien zu verwenden, die eine rascheUnd effiziente Informationsverarbeitung ermöglichen, doch ist es auch wichtig, einen Dialog mit andren Websites mit dem breiten Publikum herzustellen.Im Rahmen von Websites der Strukturfonds ist es angezeigt::- den Beitrag der Europäischen Union und ggf. des betreffenden Fonds zumindest auf der Homepage zu nennen- eine Verbindung (Hyperlink) zu den anderen Websites der Kommission für die einzelnen SF zu schaffenDVR: 0069264 Seite 9 Stand:April 2009