Lenkung von Dokumenten und Daten - Gewerbliche Berufsschule ...

UnterstützungDokumentationLenkung von Dokumenten und DatenAA 3.3.1Version 10Lenkung von Dokumenten und DatenLenkung von Dokumenten im Qualitätsmanagementsystem (QMS)Grundlage für die Struktur das QMS ist die Prozessarchitektur der GBC. Dabei unterscheiden wir folgende Prozessebenen:MegaprozesseHauptprozesseSubprozesse(Angaben zur GBC), Führung, Ausbildung, UnterstützungPersonal, Kommunikation, Finanzen, Kontinuierliche EntwicklungEintritt, Unterricht/Betreuung, Schlussqualifikation (aus Sicht des Lernenden / der Lernenden)Unterrichtsvorbereitung, -durchführung, -nachbereitung, -beurteilung (aus Sicht der Lehrperson)Infrastruktur, Administration, DokumentationSystembeschriebe (Prozessbeschriebe)Im QMS unterscheiden wir unterschiedliche Typen von Dokumenten:Systembeschrieb (SB)Verfahrensanweisung (VA)Arbeitsanweisung (AA)Checklisten (CL)Formulare (FO)Weisungen (W)Muster (MU)Prozesse werden nach einheitlicher Struktur beschrieben: Prozessverantwortlicher/ Prozessverantwortliche, Prozessteam, Verantwortlicher / Verantwortlicheüber die Kontrolle der Einhaltung des Prozesses, Zweck, weitere Bestimmungen,Prozessziele mit Messgrössen, mitgeltende Unterlagen, AnmerkungenMit einem Flussdiagramm wird der Ablauf des Prozesses grafisch dargestellt.Arbeitsanweisungen unterstützen die Arbeitsabläufe, indem beschrieben wird,wie was gemacht werden muss.Helfen dem Benutzer / der Benutzerin Prozessaufgaben ordnungsgemäss undvollständig auszuführen.Ist ein Dokument, welches der Benutzer / die Benutzerin elektronisch oder vonHand auszufüllen hat.Sind verfügte Anweisungen für den Benutzer / die Benutzerin.Gibt dem Benutzer / der Benutzerin Vorschläge für ein zu gestaltendes Dokument.Gestaltung von Dokumenten im QMS:Für die Gestaltung der Dokumente werden entsprechende elektronische Vorlagen verwendet. Es werden einheitlicheKopf- und Fusszeilen verwendet.Systembeschrieb (Kopf- und Fusszeile):UnterstützungDokumentationLenkung von Dokumenten und DatenSBVersion 10erstellt:Bertogg, Felix /12.05.2003geprüft:Takacs, Peter /17.12.2014freigegeben:Takacs, Peter /17.12.2014Seite 1 von 6erstellt:Bertogg, Felix /12.05.2003geprüft:Takacs, Peter /17.12.2014freigegeben:Takacs, Peter /17.12.2014Seite 1 von 6

UnterstützungDokumentationLenkung von Dokumenten und DatenAA 3.3.1Version 10Lenkung von Vorgabedokumenten (extern erstellte Dokumente)SL Schulleitung HolpflichtDir Direktor / DirektorinVize A Vizedirektor A / Vizedirektorin AVize B Vizedirektor B / Vizedirektorin BL Z D Leiter / Leiterin Zentrale DiensteGV Giftverantwortlicher, - verantwortlicheLP LehrpersonenWird geliefertMuss geholt werdenWer?Wie oft?Wo? Wie? Womit?Verordnungen über die berufliche Grundbildung X Vize B vierteljährlich BBT-HomepageBildungspläne X Vize B vierteljährlich BBT-HomepageEidgenössische und kantonale Gesetze, Verordnungenund Weisungen zur BerufsbildungX SL bei Bedarf HomepageEKAS-Richtlinien X L Z D bei Bedarf HomepageGiftgesetzgebung X GV jährlich HomepageRahmenkontraktJahreskontraktGesetzessammlung der Stadt ChurPersonalverordnungIT-CodexMobbing und DiskriminierungXXXXXXLenkung von Vorgabedokumenten (intern erstellte Dokumente)SL Schulleitung AktualisierungDir Direktor / DirektorinVize A Vizedirektor A /Vizedirektorin AVize B Vizedirektor B /Vizedirektorin BL Z D Leiter / Leiterin zDiensteLP LehrpersonenErstellungPrüfung / FreigabeZugriffsberechtigungWer?Wann? Wie oft?Rückzug / AufhebungArchivierungArchivierungsklasseQMS SL Dir alle QL laufend SL ja 10Stundentafeln Vize B Vize B alle Vize B bei Bedarf Vize B neinInterne Schullehrpläne LP Vize A/B alle LP bei Bedarf Vize A/B neinStundenpläne Vize A SL alle Vize A bei Bedarf SL ja 10Schulagenda Vize A Vize A alle Vize A bei Bedarf Vize A ja IntranetArchivierungsklassen:10 10 Jahre archivierenerstellt:Bertogg, Felix /12.05.2003geprüft:Takacs, Peter /17.12.2014freigegeben:Takacs, Peter /17.12.2014Seite 3 von 6

UnterstützungDokumentationLenkung von Dokumenten und DatenAA 3.3.1Version 10Lenkung von NachweisdokumentenPA Personalamt ArchivierungVorg. Vorgesetzter / VorgesetzteSL SchulleitungDir Direktor / DirektorinQL Qualitätsleiter / QualitätsleiterinRV Ressortverantwortlicher/ RessortverantwortlicheL Z D Leiter / Leiterin ZentraleDiensteLP LehrpersonenZ D Zentrale DiensteAfB Amt für BerufsbildungVize Vizedirektor / VizedirektorinNotenlisten (Semesternoten)Verantwortlich für Ablage während Gebrauch?ZugriffsberechtigungAbsenzenlistenLPLP Keine Vorschriften bezüglich Ablage während Gebrauch undSemesterpläneLPArchivierungUnterlagen Stoff / Lehrinhalte LPAnmeldungen / AbschlussnotenBWSZ D Z D/SL/ LPZ D Archiv Papier KV (Noten)Klassenlisten BWS ZD Z D/SL ZD Archiv Papier 10/ LPZeugnisnoten / Schulzeugnisse Z D Z D/SL Z D Eco + elektronisch KV/ LPArchiv + PapierAufnahmeprüfung BM Z D Z D/SL Z D Z D Papier R / 10Abschlussprüfung BM Z D Z D/SL RModulprüfungen Informatiker Z D Z D/SL RERFA-Noten Z D Z D/SL V AfB AfB KASchlussprüfung (SP) ABU LP ChefexperteVertiefungsarbeiten (VA) LP Z D/SL Z D VA- Papier R/ LPArchivProjektarbeiten (IDPA) BM LP LP RV BM Archiv CD 10Ausschreibungen/Anmeldungen Z D Z D/SL Z D Archiv Papier 10Frei-, Förderkurse/ RVBerichte Frei-, Förderkurse Z D Z D/SL Z D Archiv Papier 10/ RVKlassenlisten Frei-, Förderkurse ZD Z D/SL Z D Archiv Papier 10/ RVPersönliche Personaldaten VorgesetzterDir /PA Vorg. Vorg. Papier 01/ Vorg.Lernendendaten, -verzeichnisse z D z D/SL Z D Archiv Papier KVUrlaubsgesuche / Absenzen Z D Z D/SL Z D Archiv Papier 10Geschäftsberichte Z D Z D/SL ZD Archiv Papier KVGeschichtliches zur GBC Z D Z D/SL ZD Archiv Papier KVBericht SL-Review QL Alle QL QL Papier 10Bericht interne Audits QL Alle QL QL Papier 10Bericht externe Audits QL Alle QL QL Papier 10VZugriffsberechtigung KlassifizierungWer?Wo?Wie?RArchivierungsklasseerstellt:Bertogg, Felix /12.05.2003geprüft:Takacs, Peter /17.12.2014freigegeben:Takacs, Peter /17.12.2014Seite 4 von 6

UnterstützungDokumentationLenkung von Dokumenten und DatenAA 3.3.1Version 10Cockpitzahlen QL QL, SL QL QL Papier 10Zielformulierungen GBC QL/RV Alle QL QL Papier 10Vorschlagswesen (intern) QL Alle Vize B Vize B Papier 10Beschwerde-, RückmeldungsbearbeitungSL SL KA(extern)Verweise Z D Z D/SL Z D Archiv Papier 10Verfügungen Amt Z D Z D/SL Z D Archiv Papier 10Verträge und Vereinbarungen Z D Z D/SL Z D Archiv Papier 10Buchhaltung L Z D V Gemäss Vorschriften Stadt ChurJahresrechnung L Z D Z D/SL Z D Archiv Papier 10Subventionsabrechnung L Z D Z D/SL V Z D Archiv Papier 10Sitzungsprotokolle BerufsschulratSL SL/Z D V Z D Z D Papier KVSitzungsprotokolle Vorsteherin Dir Dir V KADepartement II Stadt ChurVollzugsmeldung Hospitation Dir Dir V KAVollzugsmeldung SemesterplanungDir Dir V KAArchivierungsklassen:KV Keine Vernichtung R Aufbewahrung bis Rekursfrist abgelaufenKA Keine Archivierung 01 1 Jahr archivierenEco Notenprogramm Eco-Open 10 10 Jahre archivierenDatenschutz und DatensicherungSämtliche Bestimmungen sind im IT-Kodex der Stadt Chur geregelt, welche für alle Mitarbeitenden gilt.Regelung UnterschriftsberechtigungFunktionDirektor / DirektorinVizedirektor / Vizedirektorin (Stellvertreter / Stellvertreterindes Direktors / der Direktorin)Vizedirektor / VizedirektorinBereicheAlle Bereiche der Schulführung, der Schulverwaltung und derQualitätssicherungBei Abwesenheit des Direktors / der Direktorin: alle Bereicheder Schulführung, der Schulverwaltung und der Qualitätssicherung.Gegenüber Lehrpersonen, Amtsstellen, OdA‘s und Institutionenin allen Bereichen, in denen er / sie gemäss Pflichtenheftweisungsberechtigt ist.Gegenüber vorgesetzten Behörden nach Absprache mit demDirektor / der Direktorin.Gegenüber Lehrpersonen, Amtsstellen, OdA‘s und Institutionenin allen Bereichen, in denen er / sie gemäss Pflichtenheftweisungsberechtigt ist.Gegenüber vorgesetzten Behörden nach Absprache mit demDirektor / der Direktorin.erstellt:Bertogg, Felix /12.05.2003geprüft:Takacs, Peter /17.12.2014freigegeben:Takacs, Peter /17.12.2014Seite 5 von 6

UnterstützungDokumentationLenkung von Dokumenten und DatenAA 3.3.1Version 10Giftverantwortlicher / GiftverantwortlicheLeiter / Leiterin zentrale DiensteProjektverantwortlicher / ProjektverantwortlicheQualitätsleiter / QualitätsleiterinRessortverantwortlicher / RessortverantwortlicheSicherheitsbeauftragter / SicherheitsbeauftragteHauswarteMitarbeitende Zentrale DiensteLehrpersonenGegenüber Lehrpersonen in allen Bereichen, in denen siegemäss Pflichtenheft weisungsberechtigt sind.Gegenüber vorgesetzten Behörden, Amtsstellen, OdA‘s undInstitutionen in Absprache mit der Schulleitung.In Absprache mit dem/der Leiter/Leiterin Zentrale DiensteBriefe, Rundschreiben, Einladungen, etc., die mit dem Logoder GBC versehen sind, in Absprache mit dem/der direktenVorgesetzten.erstellt:Bertogg, Felix /12.05.2003geprüft:Takacs, Peter /17.12.2014freigegeben:Takacs, Peter /17.12.2014Seite 6 von 6