Handbuch FLORY, version Deutsch - Logistikbasis der Armee LBA

Eidgenössisches Departement für Verteidigung,
Bevölkerungsschutz und Sport VBS
Schweizer Armee
Logistikbasis der Armee LBA
Anwenderhandbuch
Truppenrechnungswesen Hotline
031 325 03 55
Anwenderhandbuch (Version: 2.0 vom 01.02.2011)
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Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung
Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name, Rolle
0.1 22.12.2009 Erstellung Jörg von Känel
1.0 15.01.2010 Freigabe Jörg von Känel
1.1 05.03.2010 Überarbeitung Jan Smetana
2.0 Januar 2011 Überarbeitung Jörg von Känel
Definitionen, Akronyme and Abkürzungen
Begriff Bedeutung
NRM Bund Neues Rechnungsmodell des Bundes
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INHALTSVERZEICHNIS
1 Allgemein ........................................................................................................................ 6
1.1 Was ist MIL Office? 6
1.2 Was ist FLORY in MIL Office? 6
1.3 Ziel und Zweck des Dokuments 6
1.4 Zielgruppe 6
1.5 Abgrenzungen 6
1.6 Lizenzierung 6
2 Aufbau ............................................................................................................................. 7
2.1 Beschreibung von Funktionen 7
3 Systemübersicht ............................................................................................................ 8
4 Erste Schritte mit FLORY .............................................................................................. 9
4.1 Starten 9
4.1.1 Startbildschirm FLORY .................................................................................... 10
Buchhaltung .................................................................................................................. 10
Mannschaft ................................................................................................................... 10
Unterkunft ..................................................................................................................... 10
Verpflegung .................................................................................................................. 10
Geschäftsvorfälle .......................................................................................................... 10
Auszahlungen ............................................................................................................... 10
Berichte 11
Lernen 11
4.2 Buchhaltung 12
4.2.1 Buchhaltungen ................................................................................................ 12
4.2.1.1 Buchhaltungsfile importieren ........................................................................... 12
4.2.1.2 Buchhaltung konfigurieren ............................................................................... 14
Mannschaft ................................................................................................................... 15
Konto 15
Soldabzüge ................................................................................................................... 15
Perioden ....................................................................................................................... 16
5 Funktionen .................................................................................................................... 16
5.1 Exportieren 16
5.2 Abschliessen 17
5.3 Als Standardbuchhaltung festlegen 17
5.4 Rechnungsführerwechsel 18
5.5 Wiedereröffnen 20
5.6 Münzplanung verwalten 20
5.6.1 Kassenbestand ............................................................................................... 20
5.6.2 Ausstehende Zahlungen .................................................................................. 21
5.6.3 Münzbestellung ............................................................................................... 21
5.6.4 Speichern / Rückgängig .................................................................................. 22
5.7 Lieferanten 23
5.7.1 Lieferant erstellen / bearbeiten / löschen ......................................................... 23
5.7.2 Ist Verpfleger ................................................................................................... 24
6 Mannschaft ................................................................................................................... 25
6.1 Erste Übernahme der Daten aus dem Pers 25
6.2 AdA‘s 27
6.2.1 Mannschaftskontrolle ...................................................................................... 27
6.2.1.1 Aktualisieren .................................................................................................... 27
6.2.1.2 AdA’s Exportieren ............................................................................................ 28
6.2.2 AdA‘s ............................................................................................................... 29
6.2.2.1 Bearbeiten ....................................................................................................... 29
6.2.2.2 Abwesenheiten verwalten ................................................................................ 30
Urlaub unbesoldet ......................................................................................................... 30
Besoldung nach Art. 13 der MDV .................................................................................. 31
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Spitalaufenthalt ............................................................................................................. 32
6.2.2.3 Vorzeitig entlassen .......................................................................................... 32
6.2.2.4 Befördern ........................................................................................................ 36
6.2.3 Sold ................................................................................................................. 36
6.2.3.1 Soldzulagen .................................................................................................... 37
6.2.3.2 Flugzulagen ..................................................................................................... 39
6.2.3.3 Soldabzüge / Vorbezüge ................................................................................. 41
6.2.3.4 Soldbeleg erstellen .......................................................................................... 42
6.2.3.5 Etiketten drucken ............................................................................................. 45
6.2.4 EO ................................................................................................................... 45
6.2.4.1 Verwalten ........................................................................................................ 46
EO-Karten erneut drucken ............................................................................................ 47
Bestätigung drucken ..................................................................................................... 48
6.2.4.2 Drucken ........................................................................................................... 49
6.2.4.3 Für VDT’s drucken .......................................................................................... 51
6.2.4.4 Dienstleistungscode setzen ............................................................................. 52
7 Unterkunft ..................................................................................................................... 54
7.1 Unterkünfte 54
7.1.1 Position bei Unterkunftsabrechnung hinzufügen .............................................. 56
7.1.1.1 Kostenart ......................................................................................................... 57
7.2 Belegungen 58
7.2.1 Unterkunft direkt via AdA belegen ................................................................... 58
7.2.2 Belegungsvorlagen bearbeiten ........................................................................ 60
7.2.2.1 Doppelbelegungen .......................................................................................... 63
7.2.3 Fremdbelegung bearbeiten ............................................................................. 64
7.2.4 Unterkunft abrechnen ...................................................................................... 65
8 Verpflegung .................................................................................................................. 68
8.1 Verpflegung verwalten 68
8.1.1 Verpflegung „von“ ............................................................................................ 69
8.1.2 Verpflegung „bei“ ............................................................................................. 71
8.1.2.1 Transit ............................................................................................................. 73
8.1.3 Pensionsverpflegung abrechnen“ .................................................................... 74
8.1.3.1 Pensionsverpflegung mit einem Leistungserbringer abrechnen“ ...................... 74
8.1.3.2 Pensionsverpflegung an Angehörige der Armee abrechnen“ ........................... 75
8.1.4 Gutschein drucken .......................................................................................... 76
8.2 Verpflegungsbilanz 77
8.2.1 Lieferschein erfassen ...................................................................................... 78
8.2.2 Belastungen / Gutschriften .............................................................................. 80
8.2.2.1 Belastungs- und Gutschriftsanzeigen Armeeproviant“ ..................................... 80
8.2.2.2 Belastungen und Gutschriften Portionen ......................................................... 82
8.2.3 Warenvorrat SESO erfassen ........................................................................... 83
8.2.4 Verpflegungsbilanz erstellen ........................................................................... 85
9 Geschäftsvorfälle ......................................................................................................... 86
9.1 Geschäftsvorfälle 86
9.1.1 Buchen ............................................................................................................ 87
9.1.2 Bearbeiten ....................................................................................................... 87
9.1.2.1 Stornieren........................................................................................................ 87
9.1.2.2 Korrigieren ....................................................................................................... 89
9.1.3 Löschen .......................................................................................................... 90
9.2 Geschäftsvorfall-Definitionen 91
9.3 Favoriten 91
9.4 Abrechnung über vereinzelte Diensttage 92
9.4.1 Generelle Informationen .................................................................................. 93
9.4.2 Vereinzelte Diensttage .................................................................................... 94
9.4.3 Diverse Posten ................................................................................................ 95
9.4.4 Einzahlungsschein .......................................................................................... 96
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10 Auszahlungen ............................................................................................................... 98
10.1 Banken 98
10.1.1 Bankenstamm importieren ............................................................................... 98
10.1.2 Erstellen / Bearbeiten / Löschen .................................................................... 100
10.2 Einzahlungsscheine drucken 100
10.3 Postkonto und Absenderadresse ändern 101
10.4 Zahlungsverbindungen 102
11 Berichte ....................................................................................................................... 103
11.1 Belegliste 103
11.2 Bilanz / ER 104
11.3 Soldabrechnung Report 106
11.4 Erfolgsrechnung nach Kostenträger 107
11.5 Kontoauszug 108
11.6 Verpflegungsabrechnung 109
11.7 Kennzahlen 111
11.8 Rechnungsführer Wechsel 111
12 Lernen ......................................................................................................................... 114
12.1 Training 114
13 Abschluss ................................................................................................................... 117
13.1 Abschlissen 117
13.2 Wiedereröffenen 120
14 Funktionen vorgesetzter Rechnungsführer (schematisch) ................................... 122
14.1 Kontoauszüge 122
14.2 Mannschaftskontrolle 123
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1 Allgemein
1.1 Was ist MIL Office?
Das militärische Softwarepaket "MIL Office" wird von der Truppe und der Verwaltung bei der
Bewirtschaftung von militär- und fachdienstspezifischen Büroarbeiten eingesetzt.
1.2 Was ist FLORY in MIL Office?
Mit FLORY in MIL Office können die Rechnungsführer der Truppe aller Stufen sowie die Rechnungsführer
der Verwaltungseinheiten Verteidigung die Buchhaltung führen. Es dient zur Erstellung,
Bewirtschaftung und Kontrolle der Truppenbuchhaltung. Der Rechnungsführer erfasst
gemäss Vorgaben die Abrechnungen, welche zu Lasten der Truppenkredite bezahlt werden
(Bsp: Sold, Unterkunft, Verpflegung, etc.).
1.3 Ziel und Zweck des Dokuments
Dieses Dokument beschreibt die Funktionen der Fachapplikation FLORY in MIL Office.
Es werden folgende Elemente verwendet, um wichtige Informationen graphisch hervorzuheben:
1.4 Zielgruppe
Hinweis: Hinweise enthalten Zusatzinformationen, welche die Benutzung von FLORY vereinfachen
und die Zusammenhänge erklären.
Tipp: Tipps geben dem erfahrenen Benutzer zusätzliche Hinweise, um das Arbeiten mit
FLORY noch effizienter zu gestalten.
Warnung: Warnungen geben dem Benutzer Hinweise auf mögliche Bediener- oder Konfigurationsfehler,
deren Auswirkungen und wie man sie umgehen kann.
Das Dokument richtet sich an Benutzer von FLORY in MIL Office 4. Es sind Grundkenntnisse in
der Bedienung von Windows XP oder VISTA und Office Werkzeugen, wie beispielsweise MS
Office oder Open Office, vorausgesetzt.
Die Bedienung ist an die Ribbons von MS Office 2007 angelehnt.
1.5 Abgrenzungen
• In dieser Anleitung werden die Prozesse von MIL Office Pers und Plan nicht behandelt.
• Installation / Deinstallation von MIL Office.
• Systemanforderungen.
1.6 Lizenzierung
Für den Gebrauch von FLORY ist keine Lizenz nötig.
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2 Aufbau
2.1 Beschreibung von Funktionen
Jede Funktion in FLORY, wie beispielsweise der Sold ist in einem Kapitel beschrieben. Ein solches
Kapitel startet jeweils mit einer Beschreibung der Übersicht, in die Sie als erstes bei einem
Funktionsaufruf gelangen. Dann ist in einem Unterkapitel beschrieben, welche Aktionen die
Funktion beinhaltet. Bei Bedarf sind in weiteren Unterkapiteln umfangreiche Aktionen beschrieben.
Die Zuteilung der einzelnen Aktionen auf eine Funktion erfolgt in diesem Dokument nach der
Auffassung des Truppenrechnungswesens. Es ist gut möglich, dass der Einzelne eine Aktion
einer anderen Funktion zuordnen würde.
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3 Systemübersicht
Die Fachapplikation FLORY in MIL Office ist ein "lebendes und lernendes" Produkt. Sie ist so
aufgebaut, dass einzelne Module angepasst, erneuert oder gar ausgewechselt werden können.
Auch ist es möglich, zukünftige Funktionen zu integrieren.
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4 Erste Schritte mit FLORY
4.1 Starten
Abbildung 1 Einstiegsbildschirm MIL Office für FLORY
Nachdem Sie den gewünschten Dienst gestartet haben, befinden Sie sich in der Konfigurationsansicht
des Cockpits für den entsprechenden Dienst. Diese Ansicht ist in folgende Bereiche
aufgeteilt:
� Cockpit
Enthält Angaben zum gestarteten Dienst und bietet auch Möglichkeit, den Dienst zu konfigurieren.
� Hilfe
Bietet Hilfe für den Bereich Pers und Plan, jedoch nicht für den Bereich FLORY. Hier ist
auch die aktuell verwendete MIL Office Version ersichtlich.
� Pers
Ermöglicht die Bearbeitung der Daten Pers.
� Plan
Ermöglicht die Bearbeitung der Daten Plan.
� FLORY
Ermöglicht die Erstellung der militärischen Buchhaltung.
� VH Office
Stellt die nötigen Grundlagen (VH = Vorlagenhierarchie) zur Verfügung.
„Starten“ Sie FLORY, indem Sie das Raster FLORY anwählen.
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4.1.1 Startbildschirm FLORY
Die Anwahl des Rasters FLORY führt Sie zum Startbildschirm des Truppenbuchhaltungsteils in
MIL Office.
Aus Sicherheitsgründen kann die Buchhaltung nur auf einem Computer geführt werden. Ein
Zugriff über das Netz oder eine Splittung der Buchhaltung auf mehrerer Computer ist nicht
möglich.
Abbildung 2 Startbildschirm FLORY in MIL Office
Ihnen stehen acht Optionen zur Erstellung der Truppenbuchhaltung zur Verfügung:
Buchhaltung
Wählen Sie diese Option, um das Buchhaltungsfile zu importieren resp. zu exportieren, die
Buchhaltung zu konfigurieren, eine Münzplanung vorzunehmen und um Leistungsbezüger resp.
–erbringer (Lieferanten) zu erfassen.
Mannschaft
Wählen Sie diese Option, um zu den Funktionen für den Bereich der Mannschaft (Sold, Soldzulage,
EO) zu gelangen.
Unterkunft
Ermöglicht die Erfassung von Unterkünften und deren Belegung.
Verpflegung
Beinhaltet die Funktionen zum Erstellen der Abrechnung im Bereich Verpflegung (Verpflegungsabrechnung
sowie Verpflegungsbilanz).
Geschäftsvorfälle
Wählen Sie diese Option, um die Buchhaltung zu bebuchen. Sie beinhaltet sämtliche Möglichkeiten,
um eine Buchung systemtechnisch vorzunehmen.
Auszahlungen
Dieser Bereich bietet die Möglichkeit, einen Bankenstamm via Internet zu importieren und Zahlungsadressen
für die Abrechnungen über vereinzelte Diensttage zu erfassen.
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Berichte
Diese Option bietet die Möglichkeit, diverse Auswertungen (Bsp.: Bilanz / ER, Verpflegungsabrechnung,
etc.) zu erstellen.
Lernen
Um die Schulung in den Kaderlehrgängen der Armee zu ermöglichen, werden zu
Ausbildungszwecken in diesem Bereich noch diverse Funktionen aufgeführt. Diese stehen
aber in „nicht Übungsbuchhaltungen“ nicht zur Verfügung und werden daher nicht im
Handbuch behandelt.
Hier können durch das Truppenrechnungswesen vordefinierte Lernprogramme absolviert werden.
Alle acht Optionen sind nur aktiv, wenn eine aktive Buchhaltung angewählt wurde. Sie
müssen daher zuerst eine Buchhaltung importieren.
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4.2 Buchhaltung
4.2.1 Buchhaltungen
4.2.1.1 Buchhaltungsfile importieren
Erster Schritt, um eine Truppenbuchhaltung führen zu können, ist der Import des durch das
Truppenrechnungswesen generierten Buchhaltungsfiles. Diese File muss vor dem Dienst bestellt
werden. Es besteht keine Möglichkeit, ohne File eine Buchhaltung zu erstellen.
Ohne Bestellung kein File!
Dasselbe File darf nicht für zwei Buchhaltungen verwendet werden. Dieses Vorgehen führt
zu komplettem Datenverlust!
Wählen Sie unter der Option Buchhaltung die Funktion Importieren an
Abbildung 3 Funktion Importieren in Option Buchhaltung
Suchen Sie in allen Laufwerken Ihres PC nach dem zu importierenden File. In der Regel
sollte dieses File auf einem USB-Stick zu finden sein. Diese Suche starten Sie über
die Funktion Auswählen…
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Abbildung 4 Auswahl der Importdatei
Dieser Schritt ist von grösster Wichtigkeit. Ist die Buchhaltung einmal importiert, kann sie
nicht mehr gelöscht werden. Es ist daher zwingend notwendig, sich davon zu überzeugen,
dass das richtige File importiert wird.
Die Namensgebung der zu importierenden Datei weist folgende Struktur auf:
• Nummer aus fünfzehn Stellen, wobei die letzten zwei Stellen durch einen
Bindestrich abgetrennt werden
• Name der Buchhaltung (gemäss Bestellung)
• .fit Zusatz
047177300099-01_Handbuch.fit
Abbildung 5 Beispiel Name Importdatei Buchhaltung
Nach dem Import (dieser kann unter Umständen einige Minuten in Anspruch nehmen)
sollte Ihr System folgenden Bildschirm anzeigen:
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Abbildung 6 Bildschirm FLORY nach Import der Buchhaltung
4.2.1.2 Buchhaltung konfigurieren
Nach dem Import muss nun die Buchhaltung konfiguriert werden. Sie können dies tun,
indem Sie die Funktion Konfigurieren anwählen.
Abbildung 7 Bildschirm Start Buchhaltungskonfiguration
Die Konfiguration kann auch druch Doppelklick auf die Buchhaltung aufgerufen werden.
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Abbildung 8 Bildschirm Buchhaltungskonfiguration
Mannschaft
Geben Sie die zur Erstellung der Buchhaltung geforderte Mannschaft ein. Die Auswahl
erfolgt aus den im Pers aufgeführten AdA (PISA Liste 401).
Zur Erstellung einer Buchhaltung ist zwingend eine als AdA (Pers) definierte Person nötig.
Ohne Person kann die Buchhaltung nicht abgeschlossen werden.
Sie können anstelle der Funktion Auswählen… die gewünschte Person auch direkt ins Feld
eingeben. Mit Enter wird die Suche ausgelöst.
Konto
Das Abrechnungskonto wird durch das File mitgegeben und kann nicht angepasst
werden. Fakultativ können Sie jedoch die durch Sie für Geldbezüge benutzte Postcard
Nummer eingeben.
Geben Sie die durch Sie benutzte Postcard Nummer ein. Diese Eingabe erleichtert bei der
Revision durch den Qm die Zuordnung der Bezüge gemäss Auszug PostFinance auf die
Belege der einzelnen Bchhaltungen.
Soldabzüge
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine generelle Einstellung der Soldabzüge zu machen.
Diese Einstellung wird auf jeden Dienstleistenden gemäss Mannschaftskontrolle übertragen.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
• Keine
• Pro Tag
• Pauschal
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Abbildung 9 Bildschirm Auswahl Soldabzug
Die Soldabzüge werden nicht verbucht. Diese Einstellungen dienen lediglich dazu, die
Münzbestellung sowie die Etiketten für die Auszahlung des Soldes korrekt erstellen zu
können.
Wird diese Einstellung erst vorgenommen, nachdem bereits eine Buchung vorgenommen
wurde, die den Sold betrifft, kann zwar die Soldetikette temporär angepasst werden, die
Änderung wird aber nicht gespeichert.
Perioden
Bearbeitung nur nach Rücksprache und Bewilligung des Truppenrechnungswesens.
Die Bearbeitung erfolgt unter Anleitung des Truppenrechnungswesens.
5 Funktionen
5.1 Exportieren
Der Export der Buchhaltung dient dazu, nach Abschluss einer Buchhaltungsperiode die
Daten so zu bereitzustellen, dass:
a) der vorgesetzte Rechnungsführer (falls vorhanden) sie in seinen Dienst importieren
kann (siehe separates Kapitel) und
b) das Truppenrechnungswesen die Daten elektronisch ins Gesamtsystem Verteidigung
einspeisen kann
Ein Export ist daher nur dann zu machen, wenn eine abgeschlossene Buchhaltung vorliegt.
Der Export ist unter Buchhaltung, Buchhaltungen, Exportieren anzusteuern.
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Abbildung 10 Bildschirm Buchhaltungsexport
Wenn Sie sicher sind, dass Sie die angewählte Buchhaltung exportieren wollen, bestätigen
Sie die Eingabeaufforderung mit Ja. Der darauffolgende Export kann einige Minuten
in Anspruch nehmen.
Die Datei wird nach dem Export im Verzeichnis Secdata/MILOffice 4 abgelegt. Verschieben
Sie nun die exportierte Datei auf einen externen Datenspeicher (USB-Stick).
Sie haben die Möglichkeit, sich den Speicherort durch bestätigen der Eingabeaufforderung
(Ja) direkt anzeigen zu lassen.
Belassen Sie keine „alten“ Dateien im Verzeichnis Secdate/MIL Office 4. Das System wird
bei einem allfälligen Import (Bsp.: Neuer Dienst wurde erstellt) automatisch die in diesem
Verzeichnis abgelegten Fils zum Import anbieten.
5.2 Abschliessen
Die Thematik des Abschlusses wird in einem separaten Kapitel behandelt.
5.3 Als Standardbuchhaltung festlegen
Die als Standardbuchhaltung bezeichnete Buchhaltung ist diejenige, in welcher gebucht
werden kann, resp. welche angezeigt wird. Solange „nur“ eine Buchhaltung vorhanden
ist, wird diese jeweils automatisch als Standardbuchhaltung festgelegt.
Die manuelle Festlegung erfolgt via Buchhaltung, Buchhaltungen, Als Standardbuchhaltung
festlegen.
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Abbildung 11 Bildschirm Standardbuchhaltung
Bei mehreren Buchhaltungen ist jeweils diejenige die Standardbuchhaltung, welche mit
diesem Symbol gekenzeichnet ist.
5.4 Rechnungsführerwechsel
Die Funktion Rechnungsführerwechsel wird benötigt, um den Wechsel des Rechnungsführers
systemtechnisch zu erfassen. Jede andere Art, den Rechnungsführer zu
wechseln, wird systemtechnisch nicht unterstützt.
Der Wechsel ist via Buchhaltung, Buchhaltungen, Rechnungsführerwechsel anzusteuern.
Abbildung 12 Bildschirm Rechnungsführerwechsel
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Abbildung 13 Rechnungsführerwechsel
Der neue Rechnungsführer muss vor dem Wechsel im Pers als AdA erfasst werden. Beim
Wechsel wird diese Angabe gefordert (Auswählen…)
Achtung: Bitte das Datum der Übergabe genau festlegen. Das Kennzahlenblatt ausdrucken.
Abbildung 14 Kennzahlenblatt Rechnungsführerwechsel
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Nach einem Wechsel des Rechnungsführers muss der Dienst und damit die Datenbank
gewechselt werden. Ein Weiterarbeiten auf dem „alten“ Dienst ist nicht mehr möglich.
Exportieren Sie die Buchhaltung – nicht abschliessen – und übergeben Sie das File dem
neuen Rechnungsführer. Dieser muss es auf dem neuen Dienst importieren. Die
Personendaten (Pers) dürfen nur mittels Replikation auf den „neuen“ Dienst übertragen
werden.
5.5 Wiedereröffnen
Die Thematik des Wiedereröffnens wird in einem separaten Kapitel behandelt.
5.6 Münzplanung verwalten
Die Münzplanung kann via Buchhaltung, Münzplanung verwalten aufgerufen werden.
Die Münzplanung soll dazu dienen, die Arbeiten bei der Bestellung des benötigten
Geldes, unter Berücksichtigung des Kassenbestandes und der noch nicht gebuchten,
aber erfassten Zahlungen (Zahlungsart Kasse) sowie des Soldes (inkl. Abzüge und
Vorbezüge) zu erleichtern.
Abbildung 15 Bildschirm Münzplanung verwalten
5.6.1 Kassenbestand
Die Münzplanung bietet die Möglichkeit, den aktuellen Kassenbestand zu erfassen und
diesen zu speichern.
Abbildung 16 Kassenbestand erfassen
20/133

5.6.2 Ausstehende Zahlungen
In diesem Bereich können Zahlungen erfasst werden, die noch zu leisten sind und
• die noch nicht im System erfasst sind,
• deren Höhe noch nicht genau bekannt ist sowie
• Reserven.
Diese Beträge können unter Ausstehende Zahlungen, Hinzufügen erfasst und unter
Entfernen gelöscht werden.
Abbildung 17 Ausstehende Zahlungen
Die Ausstehenden Zahlungen werden in der grösst möglichen Stückelung berechnet.
5.6.3 Münzbestellung
Die Münzbestellung wird mit der Funktion Münzbestellung generiert.
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Abbildung 18 Startbildschirm Münzbestellung
Die Münzbestellung kann ausgedruckt und direkt zu Handen des vorgesetzten Rechnungsführer
verwendet werden.
Abbildung 19 Layout ausgedruckte Münzbestellung
Der Sold und seine Bestandteile werden jeweils zum Zeitpunkt der Erstellung der
Münzbestellung berechnet (Systemzeit). Dabei berücksichtigt das System sämtliche
eingegebenen Transaktionen im Bereich Sold welche zum Zeitpunkt der Erstellung noch
offen sind. Die Erstellung der Münzbestellung kann daher einige Minuten in Anspruch
nehmen.
Das System geht automatisch davon aus, dass der Betrag für den Soldabzug in Bar
vorhanden sein muss.
5.6.4 Speichern / Rückgängig
Die erfassten Angaben wie Kassenbestand, ausstehende Zahlungen können gespei-
22/133

chert werden. Mit Rückgängig werden gemachte Anpassungen verworfen.
Abbildung 20 Münzbestellung Speichern / Rückgängig
5.7 Lieferanten
Achtung: Gespeicherte Informationen kann das System nicht automatisch anpassen. Daher
müsse allfällige Korrekturen manuell erfasst werden.
Hier müssen alle Leistungserbringer resp. –bezüger, welche nicht in den Bereich „VON
und BEI“ fallen, erfasst werden. Die Lieferanten werden bei den Verbuchungen von
Zahlungen benötigt.
Abbildung 21 Bildschirm Lieferanten
5.7.1 Lieferant erstellen / bearbeiten / löschen
Lieferanten können erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden. Dabei sind Pflichtfelder
auszufüllen. Als fix hinterlegter Lieferant ist der Betrieb in Brenzikofen (AProv) erfasst.
Dieser Lieferant kann angepasst, aber nicht gelöscht werden.
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Abbildung 22 Bildschirm Lieferant erstellen / bearbeiten
5.7.2 Ist Verpfleger
Mit der Option wird dem System mitgeteilt, dass es den entsprechenden
Lieferanten für die Verpflegungsbilanz (Verpflegungsbilanz = Nachfolger der Zwischenbilanz)
aufbereiten soll. Lieferanten, bei welchen diese Option angekreuzt wird,
stehen zur Weiterbearbeitung in der Verpflegungsbilanz zur Verfügung.
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6 Mannschaft
Durch Anwählen der Funktion Mannschaft gelangen Sie in den Bereich der Mannschaftskontrolle
. Die Bezeichnung Mannschaftskontrolle ist buchhaltungsspezifisch
und beinhaltet folgende Bereiche:
• AdA’s
Aktualisierung der Daten aus dem Pers, Exportfunktion (Excel) sowie AdAspezifische
Daten
• Sold
Verwaltung des Soldes und dessen Bestandteile (Soldzulage, Flugzulage, Soldabzüge
/ Vorbezüge, Soldbeleg sowie Soldetiketten)
• EO
Verwalten der EO-Karten, Druck der EO-Karten, EO für 17.46, Code der DL
Die Bereiche AdA’s resp. Sold zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:
• Es werden nur Angaben angezeigt, welche in eine Buchhaltungsperiode fallen, die
auf dem File vorhanden ist.
• Alle Daten werden aus dem Pers übernommen.
• Anpassungen im Pers werden nicht automatisch in die Mannschaftskontrolle übernommen,
die Aktualisierung muss manuell angesteuert werden (gilt auch für die
EO).
Abbildung 23 Bildschirm Mannschaft
6.1 Erste Übernahme der Daten aus dem Pers
Bei der der ersten Übernahme der Personendaten aus dem Pers verlangt das System
eine Bestätigung. Nach dieser ersten Übernahme erfolgt die Aktualisierung jeweils ohne
weitere Bestätigung. Treten Abweichungen auf, informiert das System mit einer
Übersicht über die Änderungen. Die Kenntnisnahme dieser Abweichungen muss mit
Ok bestätigt werden.
25/133

Abbildung 24 Bildschirm erste Übernahme Daten aus Pers - Bestätigung
Die Daten aus dem Pers können (im selben Dienst) lediglich mit einer Mannschaftskontrolle
synchronisiert werden. Das System lässt keine „doppelte“ Synchronisation zu.
MIL Office (Pers) vergibt pro AdA eine sogenannte ID. Diese ID bleibt bei einer Replikation
bestehen. AdA mit gleicher ID in zwei unterschiedlichen Buchhaltungen werden nicht
geduldet. Dieses Vorgehen führt zu kompletten Datenverlust. Sollen AdAs in eine andere
Buchhaltung exportiert werden ist zwingend die Funktion MILO Export resp. MILO Import zu
verwenden und es müssen neue Dienstvormerke erstellt werden.
Nach dem ersten Import zeigt das System die Mannschaftskontrolle an. Die Darstellung
der Funktionen im Kopf der Anwendung können von Computer zu Computer unterschiedlich
sein (Auflösungsproblem).
Abbildung 25 Bildschirm Mannschaftskontrolle
26/133

6.2 AdA‘s
Im Bereich Mannschaft, AdA’s können Sie Funktionen anwählen, die
• im Teil Mannschaftskontrolle die ganze Mannschaftskontrolle betreffen und
• im Teil AdA‘s den einzelnen Angehörigen der Armee betreffen.
Abbildung 26 Bildschirm AdA's
6.2.1 Mannschaftskontrolle
Der Bereich Mannschaftskontrolle unterteilt sich in folgende Gebiete:
• Aktualisieren
• Exportieren
6.2.1.1 Aktualisieren
Die Mannschaftskontrolle muss manuell mit dem Pers aktualisiert werden. Bei der Aktualisierung
werden aus dem Pers alle Daten übernommen, welche für die Erstellung
der Buchhaltung und deren Bestandteile relevant sind. Abweichungen zum Bestand in
der Mannschaftskontrolle werden informativ angezeigt.
Abbildung 27 Bildschirm Aktualisieren Mannschaftskontrolle
27/133

Abbildung 28 Bildschirm Änderungshinweise Mannschaftskontrolle
Aktualisieren Sie die Mannschaftskontrolle immer, bevor Sie eine Aktion (Buchung, etc.)
ausführen, die den Bestand betrifft. Achtung: auch VON und BEI betreffen den Bestand.
6.2.1.2 AdA’s Exportieren
Die Mannschaftskontrolle kann mit der Funktion Exportieren ins Excel ausgelagert
werden. Die einmal ins Excel exportierten Daten werden nicht mehr nachgeführt.
Abbildung 29 Bildschirm Export Mannschaftskontrolle
28/133

6.2.2 AdA‘s
Der Bereich AdA’s unterteilt sich in folgende Gebiete:
• Bearbeiten
• Abwesenheiten verwalten
Hier können die buchhalterisch relevanten Abwesenheiten der AdA kontrolliert
werden
• Vorzeitig entlassen
Hier können die AdAs entlassen werden, welche nicht bis zum Dienstende im Bestand
bleiben
• Befördern
Abbildung 30 Bildschirm Funktionen AdA's
6.2.2.1 Bearbeiten
Durch Anwählen eines AdA in der Mannschaftskontrolle und anschliessendes Klicken
von Bearbeiten wechselt das System direkt ins Pers, Dienstleisender (Ansicht des
ausgewählten AdAs). Alle nun folgenden Arbeiten werden im Pers ausgeführt und sind
daher nicht Bestandteil dieses Handbuchs.
Abbildung 31 Bildschschirm AdA bearbeiten
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6.2.2.2 Abwesenheiten verwalten
Mit der Funktion Abwesenheiten verwalten können die buchhalterisch relevanten Abwesenheiten
je AdA angeschaut werden. Die Abwesenheit wird dabei jedoch im Pers
eingegeben. Folgende Abwesenheiten werden angezeigt:
• Urlaub unbesoldet
• Besoldung nach Art. 13 der Verordnung über die Militärdienstpflicht (MDV)
• Spitalaufenthalt
• Urlaub gemäss Art. 40 der MDV (wird unter Soldzulage behandelt)
Urlaub unbesoldet
Bei der Anzeige der unbesoldeten Urlaube wird rechts unter Abwesenheit das Gesamttotal
der Urlaubstage als unbesoldet angegeben. Für alle Berechnungen werden jedoch
die Reisetage korrekt (als besoldet) betrachtet.
Abbildung 32 Bildschirm Urlaub unbesoldet
Durch Anwählen von Editieren kann bei einen unbesoldeten Urlaub noch angegeben
werden, dass die Unterkunft für die Zeit während des unbesoldeten Urlaubes durchbe-
zahlt wird. Dazu muss das Flag angekreuzt werden. Diese Aktion erfordert
die Bewilligung des Truppenrechnungswesens.
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Abbildung 33 Bildschirm Urlaub unbesoldet editieren
Besoldung nach Art. 13 der MDV
Bei der Besoldung nach Art. 13 der MDV handelt es sich um die Besoldung der Tage
zwischen zwei Ausbildungsdiensten. Diese Urlaubsart hat zur Folge, dass diese Tage
für die Soldberechnung und die EO-Karte verwendet werden, aber bei der Dauer der
Dienstleistung nicht angezeigt werden. Dies muss so sein, da die Dienstleistungsdauer
gemäss Aufgebotstableau angezeigt werden muss.
Abbildung 34 Bildschirm Art 13 MDV
Achtung: Wird die EO-Karte gedruckt, bevor diese Mutationen eingegeben wurden, kann
diese Mutation nicht mehr nachträglich auf die EO-Karte übertragen werden – das System
speichert den Status zur Zeit des Ausdruckes. In einem solchen Fall muss die EO-Karte von
Hand erstellt werden.
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Spitalaufenthalt
Die Abwesenheit Spitalaufenthalt führt nicht zu einer unmittelbaren Reaktion des Systems.
Der entsprechende AdA wird lediglich mit einem roten Flag markiert , sobald er
gemäss Rechtsgrundlage entlassen werden müsste (nach drei Tagen Spitalaufenthalt).
Zudem gibt das System unten links eine Warnmeldung aus. Die eigentliche Entlassung
muss via Pers (anschliessend Synchronisation der Mannschaftsdaten) erfolgen.
Abbildung 35 Bildschirm Spitalaufenthalt
6.2.2.3 Vorzeitig entlassen
Bei Auswahl der Funktion Vorzeitig entlassen führt das System eine Operation aus,
bei der ermittelt wird, ob zum momentanen Zeitpunkt (Systemzeit) ein AdA entlassen
werden muss resp. bereits hätte entlassen werden müssen. Ist dies der Fall, meldet
das System die Anzahl AdA, die noch zu entlassen sind.
Abbildung 36 Bildschirm Abfrage vorzeitig entlassen
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Nach Bestätigung der Abfrage mit Ja erstellt das System automatisch den entsprechenden
Soldbeleg – ein Beleg pro AdA – und wechselt in die Ansicht der noch nicht
verbuchten Geschäftsvorfälle und zeigt die entsprechenden Belege an. Das offene
Buch zeigt an, dass der Beleg noch nicht verbucht wurde.
Abbildung 37 Bildschirm nach Erstellung Soldbeleg für vorzeitig Entlassenen
In der Fusszeile des Systems unten links wird immer die letzte durch das System
durchgeführte Operation angezeigt.
Mit Bearbeiten kann nun der erstellte Beleg angeschaut und bearbeitet werden. Es
stehen nun mehrere Optionen zur Verfügung. Sie haben nun die Möglichkeit, die Soldetikette
für diesen einzelnen AdA auszudrucken, die Zahlungsart kann gewählt werden
(Kasse oder Post) sowie die Soldab- und Vorbezüge für den vorzeitig entlassenen AdA
können bearbeitet werden.
33/133

Abbildung 38 Bildschirm Beleg vorzeitig Entlassener
Bei Anwahl der Option Soldabzüge/ -vorbezüge… gelangen Sie in eine Übersicht des
entsprechenden AdA, auf welcher die Soldzahlung (inkl. Bestandteile) sowie die Ab-
und Vorbezüge ersichtlich sind. Die Soldab- und Vorbezüge können hier nun für jeden
einzelnen AdA festgelegt werden.
Abbildung 39 Bildschirm Übersicht AdA Soldab- und Vorbezüge
Die Soldab- und Vorbezüge können auch nach der Verbuchung angepasst werden, die
Buchung ist davon – das System verbucht den Bruttosold – nicht betroffen. Die Soldetikette
kann mit den geänderten Angaben ausgedruckt werden. Nach Verlassen der Ansicht wird
jedoch aus Kontrollgründen wieder der Zustand bei der Buchung ergestellt.
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Der Beleg muss nun ausgedruckt werden (Drucken), und der AdA hat den Empfang
des Geldes zu bestätigen. Danach kann das Beleg gebucht werden (Buchen).
Abbildung 40 Ausdruck Beleg vorzeitig Entlassener
Dieser Ausdruck gilt als Beleg und ist der Buchhaltung beizulegen.
Wird der Beleg nicht gebucht, sondern die Arbeit mit Speichern beendet, verbleibt es
in den Geschäftsvorfällen als nicht gebucht. Ist der Beleg verbucht, wechselt das System
in die Ansicht der ausgeführten Geschäftsvorfälle. Das geschlossene Buch (blau)
zeigt an, dass das Beleg verbucht ist.
Abbildung 41 Bildschirm vorzeitig Entlassener verbucht
Die Buchung kann, solange Sie sich noch in der gleichen Buchhaltungsperiode befinden,
jederzeit storniert werden. Dazu muss über die Geschäftsvorfälle, Bearbeiten
35/133

der Beleg geöffnet werden. Nun kann mit der Option Stornieren die Buchung aufgehoben
werden.
Abbildung 42 Bildschirm vorzeitig Entlassener - Stornieren
6.2.2.4 Befördern
Durch Anwählen eines AdA in der Mannschaftskontrolle und anschliessendes Klicken
von Befördern wechselt das System direkt ins Pers, Dienstleisender (Ansicht des ausgewählten
AdAs). Alle nun folgenden Arbeiten werden im Pers ausgeführt und sind daher
nicht Bestandteil dieses Handbuchs.
6.2.3 Sold
Der Bereich Sold unterteilt sich in folgende Gebiete:
• Soldzulagen
Hier können die Berechtigungen für Soldzulagen hinterlegt werden
• Flugzulage
Hier können die Berechtigungen für Flugzulagen hinterlegt werden
• Soldabzüge / Vorbezüge
Hier können die Soldabzüge und Vorbezüge individuell für jeden AdA hinterlegt
werden
• Soldbeleg erstellen
Hier kann das Soldbeleg bei Dienstende resp. Ende der Buchhaltungsperiode erstellt
werden
• Etiketten drucken
Hier können die Soldetiketten für alle AdAs gemäss Mannschaftskontrolle erstellt
und gedruckt werden.
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Abbildung 43 Startbildschirm Sold
6.2.3.1 Soldzulagen
Die Berechtigungen für Soldzulagen müssen manuell auf die einzelnen AdA hinterlegt
werden. Dazu leuchten Sie den entsprechenden AdA an und wählen dann Sold, Soldzulage.
Abbildung 44 Startbildschirm Soldzulagen
Nun befinden Sie sich in der für die Hinterlegung der Berechtigungen nötigen Übersicht.
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Abbildung 45 Bildschirm Berechtigungen Soldzulagen hinterlegen
Sie können sich gleichzeitig mehrere AdA in der Übersicht anzeigen lassen, indem Sie sie in
der Mannschaftskontrolle markieren.
Wenn Sie den Anzeigeberich ändern wollen, wählen Sie die entsprechenden Daten aus und
bestätigen Sie die Eingabe mit Setzen.
Wählen Sie nun den entsprechenden Tag / Tage aus und drücken sie die rechte
Maustaste. Nun erscheint eine Auswahlliste mit allen möglichen Ansätzen der Soldzulage.
Wählen Sie aus der Liste aus und legen diese Berechtigung fest.
Abbildung 46 Bildschirm Auswahlliste Soldzulagen
Mit Zulage(n) entfernen können einmal zugewiesene Soldzulagen entfernt werden.
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Abbildung 47 Bildschirm Berechtigung Soldzulagen hinterlegt
Um die Berechtigung wirksam werden zu lassen, bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Unbesoldete Urlaube etc. werden – Aktualisierung der Mannschaftskontrolle nicht vergesen
– automatisch berücksichtigt. Der Ansatz bleibt in der Berechtigung hinterlegt, wird aber bei
Berechnungen nicht berücksichtigt.
Bei Abwesenheiten gemäss Art. 40 MDV bleibt der Ansatz in den Berechtigungen hinterlegt,
die Soldzulage wird aber nicht für die Soldauszahlung berücksichtigt.
6.2.3.2 Flugzulagen
Die Berechtigungen für Flugzulagen müssen manuell auf die einzelnen AdA hinterlegt
werden. Dazu leuchten Sie den entsprechenden AdA an und wählen dann Sold, Flugzulage.
Abbildung 48 Startbildschirm Flugzulagen
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Nun befinden Sie sich in der für die Hinterlegung der Berechtigungen nötigen Übersicht.
Abbildung 49 Bildschirm Berechtigung Flugzulagen hinterlegen
Sie können sich gleichzeitig mehrere AdA in der Übersicht anzeigen lassen, indem Sie sie in
der Mannschaftskontrolle markieren.
Wenn Sie den Anzeigebereich ändern wollen, wählen Sie die entsprechenden Daten aus
und bestätigen Sie die Eingabe mit Setzen.
Wählen Sie nun den entsprechenden Tag / Tage aus und drücken Sie die rechte
Maustaste. Nun erscheint eine Auswahlliste mit allen möglichen Ansätzen der Soldzulage.
Wählen Sie aus der Liste aus und legen diese Berechtigung fest.
Abbildung 50 Bildschirm Auswahlliste Flugzulagen
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Abbildung 51 Bildschirm Berechtigung Flugzulagen hinterlegt
Um die Berechtigung wirksam werden zu lassen, bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Unbesoldete Urlaube etc. werden – Aktuallisierung der Mannschaftskontrolle nicht vergesen
– automatisch berücksichtigt. Der Ansatz bleibt in der Berechtigung hinterlegt, wird aber bei
Berechnungen nicht berücksichtigt.
6.2.3.3 Soldabzüge / Vorbezüge
Soldabzüge und Vorbezüge können individuell für jeden AdA einzeln festgelegt resp.
festgehalten werden. Die Funktion wird über Sold, Soldabzüge / Vorbezüge aufgerufen.
Abbildung 52 Startbildschirm Soldabzüge / Vorbezüge
Im Gegensatz zu den in der Konfiguration festgelegen Soldabzügen (diese sind auf der
Übersicht ersichtlich) kann hier jeder AdA einzeln angesteuert werden.
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Sie befinden sich nun in der Übersicht (Soldtage, Sold, Soldzulagen, Flugzulagen, Abzug,
Soldvorbezug, Ausbezahlt) über alle AdA.
Abbildung 53 Bildschirm Übersicht Soldabzüge / Vorbezüge
Verlassen Sie die Übersicht mit OK.
Soll die Übersicht gedruckt werden, ist dies zur Zeit nur via Print Screen und anschliessendem
Einfügen in Word (etc.) möglich.
Die Soldab- und Vorbezüge können auch nach der Verbuchung angepasst werden, die
Buchung ist davon – das System verbucht den Bruttosold – nicht betroffen. Die Soldetikette
kann mit den geänderten Angaben ausgedruckt werden. Nach Verlassen der Ansicht wird
jedoch, aus Kontrollgründen, wieder der Zustand bei der Buchung hergestellt.
6.2.3.4 Soldbeleg erstellen
Mit dieser Funktion kann der Soldbeleg am Ende der Dienstleistung resp. am Ende einer
Buchhaltungsperiode erstellt werden. Steuern Sie die Funktion via Sold, Soldbeleg
erstellen an.
Das Erstellen des Soldbelegs kann, je nach Personalbestand, einige Minuten in Anspruch
nehmen.
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Abbildung 54 Startbildschirm Soldbeleg erstellen
Der Soldbeleg kann nur dann erstellt werden, wenn alle vorzeitige Entlassenen buchhalterisch
verarbeitet wurden.
Ohne erstellen Soldbeleg kann kein Abschluss erstellt werden. Dies gilt auch für Buchhaltungen,
welche keine „Mannschaftskontrolle“ haben. In einem solchen Fall muss ein
Soldbeleg mit dem Betrag 0.00 erstelle und verbucht werden.
Nach der Berechnung des Soldbelegs zeigt das System die Berechnungen an. Nun
bestehen diverse Eingabepflichten resp. –möglichkeiten:
• Buchungs- resp. Valutadatum (Pflichtfelder)
Hier kann das Datum eingegeben werden, wann die Buchung erfolgen soll (Buchgungsdatum)
und wann sie finanziell wirksam sein soll (Valutadatum).
• Bemerkungen
Hier können Sie freie Bemerkungen eingeben.
• Gegenkonto (Pflichtangabe)
Sie können je Kostenart (Sold, Soldzulage und Flugzulage) auswählen, wie die
Zahlung erfolgen soll (Kasse, Post).
• Buchungstext
Hier können Sie noch freien Text eingeben.
• Drucken (Pflichtfeld)
Das Soldbeleg muss gedruckt werden.
• Speichern
Wenn Sie das Beleg nicht direkt verbuchen wollen sondern noch in die Geschäftsvorfälle
als nicht verbucht ablegen wollen, haben Sie mit Speichern die Möglichkeit,
dies zu tun.
• Soldabzüge / Vorbezüge
Auch von hier können die Soldabzüge und Vorbezüge bearbeitet werden.
• Etiketten drucken
Die Soldetiketten können, mit den aktuellsten Daten, gedruckt werden.
• Buchen / Abrechen
Der Beleg wird verbucht oder die Aktion wird verworfen.
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Abbildung 55 Bildschirm Soldbeleg
Abbildung 56 Ausdruck Soldbeleg
Wenn Sie die Totale der einzelnen Spalten (Bsp.: Soldtage) interessieren, so sind diese auf
der gedruckten Version des Soldbeleges ersichtlich.
Dieser Ausdruck gilt als Beleg und ist der Buchhaltung beizulegen.
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6.2.3.5 Etiketten drucken
Mit der Funktion Soldetiketten drucken können zu einem beliebigen Zeitpunkt alle
Etiketten für die Beschriftung der Soldsäckli gedruckt werden. Das System berechnet
den zum Zeitpunkt des Druckes im System vorhanden Datenstand und erstellt entsprechend
die Soldetiketten.
Abbildung 57 Startbildschirm Etiketten drucken
Abbildung 58 Ausdruck Soldetiketten
Sobald das Soldbeleg gespeichert oder verbucht ist, keine weiteren Perioden mehr folgen
und der Abschluss der Periode, für welche das Soldbeleg erstellt wurde, noch nicht erstellt
wurde ,können die Soldetiketten nur noch via den Soldbeleg ausgedruckt werden.
Die Soldetiketten werden zusammen mit den Soldsäckli via Formularpaket Sold geliefert.
6.2.4 EO
Im Bereich EO stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
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• Verwalten
Hier können die EO-Karten nach dem ersten Druck erneut gedruckt resp. die Bestätigungen
angesteuert werden
• Drucken
Mit Hilfe dieser Funktion erfolgt der Erstdruck der EO-Karte
• Für VDT’s drucken
Hier können die EO-Karten für die Vereinzelten Diensttage gedruckt werden
• Dienstleistungscode setzen
Mit dieser Funktion kann dem AdA der Dienstleistungscode für die EO-Karte zugewiesen
werden.
Abbildung 59 Startbildschirm EO
6.2.4.1 Verwalten
Mit der Funktion Verwalten gelangen Sie in die Übersicht derjenigen EO-Karten, die
bereits gedruckt wurden resp. derjenigen EO-Karten, die erneut gedruckt wurden.
Abbildung 60 Bildschirm EO-Karten verwalten
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Abbildung 61 Bildschirm Übersicht EO verwalten
Hier stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
• EO-Karten erneut drucken
• Bestätigung drucken
EO-Karten erneut drucken
Wählen Sie den AdA an, dessen EO-Karte Sie erneut drucken wollen. Durch Anwahl
der Option EO-Karte erneut drucken kann nun der erneute Druck der EO-Karte gestartet
werden. Das System verlangt eine Begründung, weshalb die Karte erneut gedruckt
werden soll.
Abbildung 62 Bildschirm EO-Karte erneut drucken
Wenn Sie die Begründung eingegeben haben, erstellt das System die EO-Karte erneut
und zeigt den AdA, für welchen die EO-Karte erneut gedruckt wurde, in der Übersicht
unter „Erneut gedruckte EO-Karten“ an.
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Abbildung 63 Bildschirm EO-Karte erneut gedruckt nach Druck
Es ist nicht möglich, für mehr als einen AdA gleichzeitig die EO-Karte erneut zu drucken.
In der Mannschaftskontrolle wird je AdA immer angezeigt, bis zu welchem Datum die EO-
Karte(n) bereits gedruckt ist / sind.
Ist die EO-Karte einmal gedruckt und werden danach an einem AdA noch Mutationen
vorgenommen, wird die EO-Karte nicht nachgeführt.
Bestätigung drucken
Wenn Sie nicht mit Sicherheit wissen, ob die erste gedruckte EO-Karte vernichtet wurde,
dürfen Sie gemäss Rechtsgrundlagen „nur“ eine Bestätigung und keine EO-Karte
mehr drucken. Wählen Sie dazu in der Übersicht Verwalten eine, AdA aus und klicken
danach Bestätigung drucken. Das System erstellt nun die Bestätigung zu Handen der
Ausgleichskasse.
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Abbildung 64 Ausdruck Bestätigung EO
6.2.4.2 Drucken
Mit dieser Funktion starten Sie den Erstdruck der EO-Karten mit einem von Ihnen bestimmten
Stichtag. Wählen Sie dazu einen AdA an und starten den Druck mit drucken.
Abbildung 65 Startbildschirm EO-Karten Erstdruck
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Sie werden nun aufgefordert, den Stichtag für die EO-Karte einzugeben. Mit diesem
Datum legen Sie fest, bis zu welchem Tag die EO-Karte gedruckt werden soll (Bsp.:
nach dem zehnten Tag in der Rekrutenschule, etc.). Mit dieser Funktion kann der
Druck der EO-Karten (bei längeren Diensten) in die gewünschten Perioden aufgeteilt
werden.
Abbildung 66 Bildschirm Stichtag EO-Karten
Das System erstellt nun die EO-Karte in der im Pers festgelegten Sprache des AdAs.
Abbildung 67 Ausdruck EO-Karte
Bei AdAs, die sowohl auf der Mannschaftskontrolle sind als auch Abrechnungen über
vereinzelte Diensttage aufweisen, wird „nur“ eine Karte erstellt.
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Durch Anwahl von mehreren AdAs in der Manschaftskontrollen werde alle EO-Karten
gleichzeit erstellt.
6.2.4.3 Für VDT’s drucken
Mit Hilfe dieser Funktion können die EO-Karten für AdAs erstellt werden, die nicht auf
der Mannschaftskontrolle aufgeführt sind, da sie „nur“ über eine Abrechnung für vereinzelte
Diensttage besoldet werden.
Abbildung 68 Startbildschirm EO-Karte für VDT's drucken
Der in der Mannschaftskontrolle angewählte AdA hat keinen Einfluss auf die Funktion für
VDT’s drucken
In der Übersicht werden nun diejenigen AdAs angezeigt, für welche eine Abrechnung
über vereinzelte Diensttage erstellt wurde und deren EO-Karte noch nicht ausgedruckt
wurde.
Abbildung 69 Übersicht AdA mit VDT
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Aus der Liste muss nun der gewünschte AdA ausgewählt werden und das System erstellt
– nach Eingabe des Stichtages – dessen EO-Karte.
Abbildung 70 Ausdruck EO-Karte nur VDT
Nach der Erstellung der EO-Karte ist auch dieser AdA in der Übersicht unter verwalten zu
finden.
Ein AdA, der auf der Mannschaftskontrolle aufgeführt ist und für welchen noch eine
Abrechnung über vereinzelte Diensttage erstellt wurde, bekommt nur eine EO-Karte.
Der auf der EO-Karte zur Verfügung stehende Platz unter „Mutationen“ reicht aus, um ca.
acht Dienstperioden (Bsp.: 12.03. – 12.03.09 VDT) gleichzeitig anzuzeigen. Danach muss
eine separate Karte erstellt werden.
6.2.4.4 Dienstleistungscode setzen
999.74.999.999
Sdt Ötli Oliver
3003 Bern
Viktoriastrasse 85
Die durch PISA zugestellten Personendaten enthalten in der Regel (Ausnahme: Rekrutierung)
alle nötigen Angaben, um den Code der Dienstleistung automatisch berechnen
zu können. Das System versieht daher jeden AdA mit einem Code. Sollte dieser Vorschlag
nicht korrekt sein, so kann mit der Funktion Dienstleistungscode setzen ein
neuer Code vergeben werden.
Wählen Sie den zu bearbeitenden AdA an und klicken Sie auf Dienstleistungscode setzen
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Abbildung 71 Startbildschirm Dienstleistungscode setzen
Um bei mehreren AdAs gleichzeitig den Code zu ändern – Voraussetzung ist, dass sie den
gleichen Code benötigen – können diese zusammen ausgewählt werden.
Wählen Sie nun aus der Liste den benötigten Code aus und bestätigen Sie die Eingabe
mit OK. Der Code wird nun angepasst.
Abbildung 72 Auswahlliste EO-Code
Eine Änderung des EO-Codes wird – als einzige Ausnahme – auch nach dem ersten Druck
der EO-Karte übernommen und bei einem erneuten Druck der EO-Karte angepasst.
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7 Unterkunft
Im Bereich Unterkunft stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
• Unterkünfte
Hier erfassen Sie die durch die Truppe belegten Unterkünfte und rechnen diese ab.
• Belegungen
Hier erfassen Sie die Belegungen und weisen diese einer Unterkunft zu.
Abbildung 73 Startbildschirm Unterkunft
7.1 Unterkünfte
Hier haben Sie die Möglichkeit ,die durch die Truppe bezogenen Unterkünfte zu erfassen.
Via Unterkunft, Unterkünfte gelangen Sie auf die Übersicht der bereits erfassten
Unterkünfte.
Abbildung 74 Bildschirm Übersicht bereits erfasster Unterkünfte ohne Unterkunft
Abbildung 75 Bildschirm bereits erfasster Unterkünfte mit Unterkünften
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Um eine neue Unterkunft anzulegen, klicken Sie auf Erstellen. Nun müssen Sie die
Angaben zur Unterkunft erfassen:
• Unterkunft
Geben Sie einen Namen für die Unterkunft ein (Bsp.: Hotel Kronen (CHF 70)).
• Plz/Ort
Geben Sie die PLZ und den Ort der Unterkunft ein.
• Belegt von bis
Geben Sie die Daten der Belegung ein. Diese Daten steuern den Hilfsbeleg. Der
Hilfsbeleg wird jeweils für den hier gewählten Zeitraum berechnet.
Eine Abrechnung über mehrere Buchhaltungsperioden ist ohne Probleme möglich.
• Pro Tag / Pro Nacht
Wählen Sie aus, ob sie Unterkünfte abrechnen die Pro Tag (ZSA) oder pro Nacht
(Hotel) abgerechnet werden.
• Buchungsdatum / Valutadatum
Wählen Sie, wann Sie die Rechnung buchen (Buchungsdatum) resp. wann Sie bezahlt
wird (Valutadatum).
• Bemerkungen
Hier können Sie frei Bemerkungen eingeben.
• Positionen
Fügen Sie die benötigten Positionen hinzu.
• Buchungstext
Hier können Sie freien Text eingeben.
• „Abschliessen“
Wählen Sie von Ihnen gewünschte Option (Drucken, etc.) aus.
Abbildung 76 Bildschirm Unterkunft erfassen
Eine Belegung kann nur auf eine erfasste Unterkunft zugewiesen werden. Daher wird nach
der Erstellung der Unterkunft die Aktion sinnvollerweise mit Speichern beendet. Die
Positionen können zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden.
Mit der Wahl der Abrechnungsart wird entschieden, welche Optionen zur Abrechnung zur
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Verfügung stehen. Wird Bsp. die Abrechnungsart pro Tag gewählt, können keine
Hotelzimmer pro Nacht abgerechnet werden.
Wird eine Position hinzugefügt und danach die Abrechnungsart (Bsp.: von Tag zu Nacht)
geändert, werden alle bisher erfassten Positionen gelöscht.
Nach der Wahl der Abrechnungsart (pro Tag reps. pro Nacht) darf nicht mit dem Tabulator
weitergefahren werden. Mit dem Tabulator wird die Abrechnungsart gewechselt.
7.1.1 Position bei Unterkunftsabrechnung hinzufügen
Für eine angelegte Unterkunft können Sie eine beliebige Anzahl Positionen, welche
abzurechnen sind, hinzufügen. Die Auswahlliste steht Ihnen durch Anklicken von Hinzufügen
zur Verfügung.
Abbildung 77 Startbildschirm Position zu Unterkunft hinzufügen
Nach Anklicken von Hinzufügen erscheint der Bildschirm für die Auswahl der einzelnen
Positionen. Hier müssen Sie nun folgende Angaben ergänzen:
• Kostenart
Hier können Sie aus einer Liste vordefinierter Kostenarten auswählen.
• Masseinheit
Geben Sie hier die Masseinheit an (Bsp.: Tage, Nächte, m 2 , etc.).
• Anzahl
Geben Sie an, wie viele Masseinheiten Sie abrechnen wollen.
• Ansatz
Geben Sie an, zu welchem Ansatz die definierte Anzahl Masseinheiten abgerechnet
werden soll.
• VR-Ziffer
Geben Sie die VR-Ziffer an, mit welcher Sie die Abrechnung begründen.
• Zusatz
Hier können Sie freien Text eingeben.
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Abbildung 78 Bildschirm Position bearbeiten Unterkunft
7.1.1.1 Kostenart
Die Liste der vordefinierten Kostenarten ist alphabetisch aufgebaut. Die hier zur Verfügung
stehende Liste verändert sich durch die Anwahl der Belegung pro Tag resp. pro
Nacht.
Abbildung 79 Bildschirm Liste Kostenart erfassen Unterkunft
Mit der Wahl der Abrechnungsart wird entschieden, welche Optionen zur Abrechnung zur
Verfügung stehen. Wird Bsp. die Abrechnungsart pro Tag gewählt, können keine
Hotelzimmer pro Nacht abgerechnet werden.
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7.2 Belegungen
Wird eine Position hinzugefügt und danach die Abrechnungsart (Bsp.: von Tag zu Nacht)
geändert, werden alle bisher erfassten Positionen gelöscht
Via Unterkunft, Belegungen gelangen Sie in die Funktion Belegungen. Hier können
Sie die angelegten Unterkünfte mit den AdAs gemäss Mannschaftskontrolle belegen.
Abbildung 80 Startbildschirm Belegungen Unterkünfte
Mit Hilfe der angezeigten Mannschaft können Sie nun die angelegten und noch nicht
abgerechneten Unterkünfte belegen. Sie haben folgende Möglichkeiten:
• Unterkünfte direkt via AdA belegen
Mit dieser Funktion können Sie jeden einzelnen AdA auf eine oder mehrere Unterkünfte
zuweisen.
• Belegungsvorlagen bearbeiten
Mit Hilfe von Belegungsvorlagen können Sie die gleiche Belegung gleichzeitig mehreren
AdA zuweisen.
• Fremdbelegung bearbeiten
Hier können Sie AdA, welche nicht in Ihrer Mannschaftskontrolle sind, zur Abrechnung
einer Belegung auf eine Unterkunft zuweisen.
Abbildung 81 Bildschirm Belegungen Unterkunft
7.2.1 Unterkunft direkt via AdA belegen
Durch Doppelklick auf einen AdA gelangen Sie in die Übersicht der erfassten Unterkünfte.
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Abbildung 82 Bildschirm Belegungszuweisung via AdA
Bezeichnen Sie nun die Belegung und wählen die Belegung via die Unterkunft aus. Mit
der rechten Maustaste können Sie durch Auswählen die Belegung aktivieren.
Abbildung 83 Bildschirm Belegung einzelner AdA
Durch Erfassen bestätigen Sie die Belegung und das System wechselt in die Übersicht
der AdA. In der Übersicht sind nun die Anzahl der belegten Unterkünfte sowie die
Anzahl Tage resp. Nächte ersichtlich.
Abbildung 84 Bildschirm Übersicht Belegung
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Pro AdA kann mehr als eine Unterkunft zugewiesen werden.
Die unbesoldeten Urlaube werden automatisch in der Berechnung bezüglich abzurechnende
Tage resp. Nächte integriert.
Um Probleme mit der Belegungszuweisung zu vermeiden, empfiehlt es sich, diese Arbeiten
so spät wie möglich vorzunehmen.
Ist eine Abrechnung verbucht (Status: abgerechnet) und muss storniert werden, kann die
Belegung nur noch via AdA neu zugeordnet werden.
7.2.2 Belegungsvorlagen bearbeiten
Mit Hilfe der Funktion Belegungsvorlagen bearbeiten wird die Zuweisung der AdA
auf die erfassten Unterkünfte vereinfacht. Eine Belegungsvorlage funktioniert wie eine
Mustervorlage – AdAs mit gleicher Belegung kann eine Belegungsvorlage zugewiesen
werden.
Abbildung 85 Startbildschirm Belegungsvorlagen bearbeiten
Sie können eine beliebige Anzahl Belegungsvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen.
Wählen Sie Hinzufügen, um eine Belegungsvorlage zu erstellen.
Abbildung 86 Bildschirm Belegungsvorlage hinzufügen
Bezeichnen Sie die Vorlage und geben Sie die Belegung durch Anwahl der Tage mit
der rechten Maustaste und Auswählen an. Bestätigen Sie die Eingabe mit Erfassen.
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Abbildung 87 Bildschirm Belegungsvorlage erfassen – ohne Auswahl
Abbildung 88 Bildschirm Belegungsvorlage erfassen – mit Auswahl
Pro Belegungsvorlage kann mehr als eine Unterkunft zugewiesen werden.
Die unbesoldeten Urlaube werden automatisch in der Berechnung bezüglich abzurechnende
Tage resp. Nächte integriert.
Der Anzeigebereich kann durch Anwahl der Daten und Bestätigung mit Setzen
eingeschränkt werden.
Bezeichnen Sie die Vorlagen aussagekräftig. Es ist Bsp. zu empfehlen, für die Abrechnung
der Hotelzimmer je Ansatz eine Unterkunft und entsprechend auch eine Belegungsvorlage
zu erfassen.
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Nach Bestätigung mit Erfassen wechselt das System in die Übersicht der angelegten
Vorlagen. Dabei ist die Anzahl Unterkünfte pro Vorlage und die belegten Tag resp.
Nächte ersichtlich.
Abbildung 89 Bildschirm Übersicht Belegungsvorlagen
Weisen Sie nun die Belegungsvorlagen auf einen resp. mehrere AdA zu. Dazu markieren
Sie den entsprechenden AdA, mit der rechten Maustaste rufen Sie die erfassten
Belegungsvorlagen auf und weisen durch Anwahl der gewünschten Vorlage die Belegung
auf den AdA zu.
Abbildung 90 Bildschirm Zuweisung Belegung auf AdA via Vorlage
Ohne eine Zuweisung der Vorlage auf einen oder mehrere AdA ist keine Belegung erfasst.
Das System zeigt nun in der Übersicht die Anzahl Unterkünfte pro AdA und die entsprechenden
Tage resp. Nächte an.
62/133

Abbildung 91 Bildschirm Übersicht Belegung je AdA
7.2.2.1 Doppelbelegungen
Doppelbelegungen können ganz einfach wie Belegungen erfasst werden. Dazu muss
beim entsprechenden AdA bei beiden (oder mehr) Unterkünften die Belegung ausgewählt
werden.
Abbildung 92 Bildschirm Erfassung Doppelbelegung
Nach Bestätigung der Eingabe mit Erfassen wechselt das System in die Übersicht
Belegung je AdA. Hier ist nun die Doppelbelegung ersichtlich.
63/133

Abbildung 93 Bildschirm Übersicht Belegung - Doppelbelegung
7.2.3 Fremdbelegung bearbeiten
Diese Funktion dient dazu, AdA einer Unterkunft zuzuweisen, welche nicht auf der
Mannschaftskontrolle sind. Die Aktion starten Sie via Fremdbelegung bearbeiten.
Abbildung 94 Startbildschirm Fremdbelegung bearbeiten
Geben Sie nun an den entsprechenden Tagen die Anzahl AdA ein, die von fremden
Einheiten bei Ihnen übernachten. Klicken Sie dazu auf die rechte Maustaste und geben
Sie die entsprechende Anzahl AdA ein. Beenden Sie die Eingabe mit Auswählen.
Abbildung 95 Bildschirm Fremdbelegung erfassen
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Bestätigen Sie nun die Eingabe mit Erfassen. Das System wechselt danach in die
Übersicht der Belegungen je AdA.
Abbildung 96 Bildschirm beenden Erfassung Fremdbelegung
Die Fremdbelegung ist nur via Fremdbelegung bearbeiten und auf dem Hilfsbeleg der
entsprechenden Unterkunft sichtbar.
7.2.4 Unterkunft abrechnen
Rufen Sie via Unterkunft, Unterkünfte die Übersicht der erfassten Unterkünfte auf. Im
Bereich Belegungen ist ersichtlich, ob auf eine Unterkunft Belegungen erfasst wurden.
Wählen Sie die Unterkunft, die abgerechnet werden soll, mit Doppelklick oder via Bearbeiten
auf. Wählen Sie in der nun zur Bearbeitung offenen Unterkunft Hilfsbeleg
drucken
Abbildung 97 Bildschirm Unterkunft abrechnen
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Auf dem Hilfsbeleg ist nun die Anzahl der Tage resp. Nächte ersichtlich, welche über
die ausgewählte Unterkunft abgerechnet werden sollen.
Abbildung 98 Ausdruck Kopf Hilfsbeleg zur Unterkunftsabrechnung
Abbildung 99 Ausdruck Total Hilfsbeleg zur Unterkunftsabrechnung
Erfassen Sie nun auf der offenen Unterkunft die entsprechenden Positionen und drucken
den Beleg aus. Danach beenden Sie die Aktion entweder mit Speichern oder
Buchen.
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Abbildung 100 Bildschirm Unterkunftsabrechnung
Das System wechselt in die Übersicht der erfassten Unterkünfte und markiert die entsprechende
Unterkunft als abgerechnet.
Abbildung 101 Bildschirm Übersicht erfasste Unterkünfte abgerechnet
Die Abrechnung von Unterkünften resp. von unterkunftsähnlichen Bereichen (Bsp.:
Rapportraum, Büro, etc.) ist nur über das Modul Unterkunft möglich.
Benutzen Sie für Berechnungen nicht die angezeigte Zahl der Belegungen in dieser
Übersicht. Diese Berechnungen werden zur Zeit nicht korrekt ausgeführt. Benutzen Sie die
Hilfsbelege.
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8 Verpflegung
Im Bereich Verpflegung stehen zwei Grundoptionen zur Verfügung:
• Verpflegung verwalten
Hier erfassen Sie alle Veränderungen, welche den Verpflegungskredit (Portionen)
erhöhen resp. vermindern können, sowie die Pensionsverpflegung.
• Verpflegungsbilanz
Hier erfassen Sie alle Vorgänge, welche die Verpflegungsbilanz sowie die Verpflegungsabrechnung
(geldwirksam) betreffen.
Abbildung 102 Startbildschirm Verpflegung
8.1 Verpflegung verwalten
In diese Funktion gelangen Sie via Verpflegung, Verpflegung verwalten. Sie dient
dazu, Verschiebungen von Portionen vorzunehmen und Pensionsverpflegung abzurechnen.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
• Leistungsbezüger reps. –erbringer erstellen, bearbeiten und löschen
Erfassen von Leistungsbezüger und –erbringer für den Portionenaustausch
• Verpflegung „von“
Portionentausch „von“
• Verpflegung „bei“
Portionentausch „bei“
• Pensionsverpflegung abrechnen
Erstellen der Abrechnungen Pensionsverpflegung
• Gutschein drucken
Druck der Gutscheine BEI
Abbildung 103 Startbildschirm Verpflegung verwalten
Um – ausser die Pensionsverpflegung – eine Aktion vornehmen zu können, müssen
zuerst Leistungsbezüger resp. –erbringer erfasst werden. Die Erfassung starten Sie mit
Erstellen.
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Abbildung 104 Bildschirm Leistungsbezüger resp. –erbringer Verpflegung
Es werden keine Leistungsbezüger und –erbringer aus dem Modul Lieferanten
übernommen.
Geben Sie eine möglichst genaue Adresse an. Diese Adresse wird dann direkt auf den für
die Abrechnung benötigten Beleg übertragen.
Geben Sie nun den Namen des Leistungserbringers resp. –bezügers ein. Weiter muss
angegeben werden, ob mit diesem Leistungserbringer resp. –bezüger via Portionenaustausch
(VON und BEI) oder mit Geld (Pensionsverpflegung) abgerechnet wird. Beenden
Sie die Aktion mit Speichern.
Abbildung 105 Bildschirm Übersicht erfasste Leistungsbezüger resp. –erbringer Verpflegung
8.1.1 Verpflegung „von“
Mit dem Modul Verpflegung „von“ haben Sie die Möglichkeit, Mutationen vorzunehmen,
die den Verpflegungsbestand erhöhen.
Abbildung 106 Startbildschirm Verpflegung „von“
Das Modul Verpflegung „von“ steht nur mit synchronisierter Mannschaftskontrolle zur
Verfügung.
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Wählen Sie in der Übersicht die entsprechende, Ihnen Portionen übergebende Einheit
aus und klicken auf die rechte Maustaste. Geben Sie im nun erscheinenden Feld die
Anzahl Portionen ein und bestätigen Sie mit Auswählen.
Abbildung 107 Bildschirm Portionen VON erfassen
Es stehen nur diejenigen Leistungserbringer zur Verfügung, an welche Portionen
„geschoben“ werden können.
Das System wechselt nun in die Übersicht Portionen VON je Tag.
Abbildung 108 Bildschirm erfasste Portionen VON je Tag
Bestätigen Sie die Erfassung der Portionen mit Ok. Das System wechselt in die Übersicht
der erfassten Leistungsbezüger resp. –erbringer. Je Leistungsbezüger resp. –
erbringer wird noch eine „Bilanz“ der Totalportionen angezeigt.
Abbildung 109 Bildschirm Übersicht erfasste Leistungsbezüger resp. –erbringer Verpflegung mit
„Bilanz“
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Es können keine Portionengutscheine „von“ ausgedruckt werden. Die Portionengutscheine
„bei“ stellen für die empfangende Einheit die Portionengutscheine „von“ dar.
8.1.2 Verpflegung „bei“
Mit dem Modul Verpflegung „bei“ haben Sie die Möglichkeit, Mutationen vorzunehmen,
die den Verpflegungsbestand verringern.
Abbildung 110 Startbildschirm Verpflegung „bei“
Die Zuteilung der Portionen für die Auszahlung einer Pensionsverpflegung erfolgt auch über
das Modul Verpflegung „bei“.
Das Modul Verpflegung „bei“ steht nur mit synchronisierter Mannschaftskontrolle zur
Verfügung.
Klicken Sie auf Verpflegung „bei“ und das System wechselt in eine Übersicht aller
AdA gemäss Mannschaftskontrolle und aller zur Verfügung stehenden Leistungserbringern
(inkl. Pensionsverpflegung).
Abbildung 111 Bildschirm Übersicht AdA/Leistungserbringer Verpflegung „bei“
Wählen Sie nun den entsprechenden Angehörigen der Armee und den Leistungserbringer
aus und klicken auf die rechte Maustaste. Teilen Sie nun anhand der erscheinenden
Liste die Portionen auf den Leistungsbezüger zu.
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Abbildung 112 Bildschirm Portionen BEI erfassen
Achtung: Die Erfassung erfolgt je Tag.
Durch Markieren mehrerer Angehöriger der Armee, können die Portionen gleichzeitig
zugeteilt werden.
Es ist wichtig, dass die korrekte Anzahl Portionen resp. deren Zusamensetzung aus der
Liste gewählt wird. Um die Abrechnung vorzunehmen, ist das System auf diese Angaben
angewiesen.
Das System wechselt in die Übersicht der erfassten Portionen je Angehöriger der Armee
und Tag.
Abbildung 113 Bildschirm erfasste Portionen VON je Tag
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Mit der Funktion Verpflegung kopieren, können Sie einmal erfasste Verteilungen einfach auf
einen anderen Tag kopieren.
Durch Bestätigung der Eingabe mit Ok speichert das System die Informationen und
wechselt in die Übersicht der erfassten Leistungsbezüger resp. –erbringer.
8.1.2.1 Transit
Abbildung 114 Bildschirm Übersicht erfasste Leistungsbezüger resp. –erbringer Verpflegung
mit „Bilanz“ BEI
Pro Angehöriger der Armee und Tag kann maximal eine Tagesportion verteilt werden.
Mit Hilfe der Funktion Transit können Portionen aus dem Bereich Verpflegung „von“
über den Bereich Verpflegung „bei“ an einen dritten Leistungserbringer weitergegeben
werden. Gehen Sie dazu auf den entsprechenden Tag und markieren den Datensatz
Transit. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und geben Sie die entsprechende Anzahl
Portionen ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Auswählen.
Abbildung 115 Bildschirm Verpflegung „bei“ – Transit
Es können nur an einem Tag Portionen via das Transit weitergegeben werden, an welchem
auch Portionen „von“ eingegeben wurden. Zudem kann maximal die Anzahl Portionen
weitergegeben werden, die auch (je Tag) im „von“ erfasst wurden.
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8.1.3 Pensionsverpflegung abrechnen
Mit der Funktion Pensionsverpflegung abrechnen haben Sie die Möglichkeit, zuvor
über die Funktion Verpflegung „bei“ erfassten Portionen abzurechnen. Die Abrechnung
erfolgt in zwei Kategorien:
• Pensionsverpflegung mit einem Leistungserbringer abrechnen
• Pensionsverpflegung an Angehörige der Armee (Mannschaftskontrolle) abrechnen
8.1.3.1 Pensionsverpflegung mit einem Leistungserbringer abrechnen
Markieren Sie in der Liste der Leistungserbringer das entsprechende Restaurant und
klicken Sie auf Pensionsverpflegung abrechnen.
Abbildung 116 Startbildschirm Pensionsverpflegung abrechnen
Das System erstellt nun anhand der via die Funktion Verpflegung „bei“ eingegebenen
Portionen einen Beleg. Hier können Sie nun – falls nötig – die Anzahl Mahlzeiten resp.
die Ansätze anpassen.
Abbildung 117 Bildschirm Beleg Pensionsverpflegung Restaurant
Wird die Anzahl Mahlzeiten korrigiert, führt das System eine automatische Korrektur der
Portionen im Bereich Verpflegungskredit aus. Diese Korrektur kann nur mit Bewilligung des
Truppenrechnungswesens „ausgebucht“ werden.
Eine Abrechnung über mehrere Buchhaltungsperioden ist ohne Probleme möglich.
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Portionen aus dem Bereich Transit müssen manuell auf der Abrechnung korrigiert werden.
Diese Portionen werden als Folge der oben erwähnten Autokorrektur bei der
Portionenberechtigung abgezogen. In diesem Fall darf eine Gutschrift (siehe Kapitel
Portionengutschrift) erfolgen.
Drucken Sie nun den Beleg mit Drucken aus und beenden Sie die Aktion mit Speichern
oder Buchen.
Abbildung 118 Ausdruck Beleg Pensionsverpflegung
8.1.3.2 Pensionsverpflegung an Angehörige der Armee abrechnen
Markieren Sie in der Liste der Leistungserbringer den Datensatz Pensionsverpflegung
an AdA und klicken Sie auf Pensionsverpflegung abrechnen.
Abbildung 119 Startbildschirm Pensionsverpflegung abrechnen
Das System sucht nun nach AdA, auf welche via Verpflegung „bei“ eine Mahlzeit in
Pensionsverpflegung zugewiesen wurden und zeigt eine entsprechende Liste an.
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Abbildung 120 Bildschirm Liste AdA mit Pensionsverpflegung
Durch Anklicken von Auswählen erstellt das System nun – analog der Abrechnung
Pensionsverpflegung mit Restaurant – einen Beleg. Drucken Sie den Beleg aus und
beenden Sie die Aktion mit Speichern oder Buchen.
8.1.4 Gutschein drucken
Um Gutscheine zu drucken, wählen Sie den entsprechenden Leistungsbezüger in der
Liste an und klicken auf Gutschein drucken.
Abbildung 121 Startbildschirm Gutschein drucken
Das System erstellt nun den entsprechenden Portionengutschein „bei“.
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Abbildung 122 Ausdruck Portionengutschein „bei“
Ein Portionengutschein kann beliebig oft und zu einem beliebigen Zeitpunkt ausgedruckt
werden.
Es können keine Portionengutscheine „von“ ausgedruckt werden. Die Portionengutscheine
„bei“ stellen für die empfangende Einheit die Portionengutscheine „von“ dar.
8.2 Verpflegungsbilanz
In diesem Modul finden sich die Funktionen, welche die Führung der Verpflegungsabrechnung
(„Cash in and out“) sowie der Verpflegungsbilanz (Lieferungen) ermöglichen.
Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
• Lieferscheine erfassen
Erfassung der täglichen Lieferungen an die Küche (Selbstsorge und AProv).
• Belastungen / Gutschriften
Erfassen der Belastungs- und Gutschriftsanzeigen des Nachschubbetriebes Brenzikofen
sowie der Portionenbelastungen resp. –gutschriften.
• Warenvorrat SESO erfassen
Erfassung des Warenvorrates Küche.
• Verpflegungsbilanz erstellen
Ausdruck der Verpflegungsbilanz.
Abbildung 123 Startbildschirm Verpflegungsbilanz
Durch Anklicken von Verpflegung, Verpflegungsbilanz gelangen Sie in die Übersicht
der Lieferanten von Verpflegungsmitteln und der täglichen Lieferungen an die Küche.
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In dieser Übersicht findet sich eine Information bezüglich dem Stand des Verpflegungskredites
zum Zeitpunkt „Heute“ (anhand der erfassten Informationen) und des
Kredites der Periode – unter der Annahme, dass alle nötigen Informationen erfasst
wurden und sich nicht mehr verändern.
Abbildung 124 Bildschirm Verpflegungsbilanz
Im Bereich Periode besteht die Möglichkeit, diejenige Periode auszuwählen, die Sie
anschauen möchten (bei mehreren Perioden). Bestätigen Sie die Auswahl mit Ok.
Abbildung 125 Bildschirm Auswahl Perioden für Verpflegungsbilanz
8.2.1 Lieferschein erfassen
Erfassen Sie hier alle Lieferungen an die Küche (inkl. Selbstsorge). Markieren Sie den
gewünschten Lieferanten und starten Sie die Erfassung via Lieferschein erfassen.
Abbildung 126 Startbildschirm Lieferschein erfassen
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Der Lieferant AProv ist standartmässig erfasst und muss nicht zusätzlich erfasst werden.
In der Übersicht werden nur Lieferanten angezeigt, bei denen beim Erfassen (Buchhaltung,
Lieferanten) das Flag „Ist Verpfleger“ aktiviert wurde.
Das System wechselt nun in die Übersicht der bereits auf den ausgewählten Lieferanten
erfassten Lieferscheinen. Mit Hinzufügen starten Sie die Erfassung eines neuen
Lieferscheines.
Abbildung 127 Bildschirm Übersicht erfasste Lieferscheine
Geben Sie nun die geforderten Daten ein und bestätigen die Eingabe mit Ok. Das System
wechselt erneut in die Übersicht der auf den gewählten Lieferanten erfassten Lieferscheine.
Abbildung 128 Bildschirm Erfassung Lieferschein
Ein einmal erfasster Lieferschein kann nicht gelöscht werden. Die Buchung kann nur mit
einer Negativbuchung in gleicher Höhe ausgeglichen werden.
Beenden Sie den Dialog mit Hinzufügen. Das System wechselt in die Übersicht Verpflegungsbilanz.
Die erfassten Lieferscheine werden angezeigt.
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Abbildung 129 Bildschirm Verpflegungsbilanz mit erfassten Lieferscheinen
In der Übersicht Verpflegungsbilanz werden nur die saldierten Zahlen abgebildet.
Der am Ende der Buchhaltung (letzter Abschluss) in der Küche vorhandene Armeeproviant,
welcher gemäss VR an den Nachschubbetrieb Brenzikofen retourniert werden kann, muss
mittels Erfassung eines Lieferscheins als Negativbuchung aus der Verpflegungsbilanz
entfernt werden.
In der Verpflegungsbilanz werden keine Geldflüsse im eigentlichen Sinn abgebildet. Hier
werden die Warenflüsse ausgedrückt in CHF erfasst. Es erfolgt keine automatische
Übernahme aus den geldbezogenen Buchungen.
8.2.2 Belastungen / Gutschriften
Hier werden die Angaben erfasst, die Einfluss auf die Verpflegungsabrechnung haben.
Sie haben die Möglichkeit, Belastungs- resp. Gutschriftsanzeigen des Nachschubbetriebes
Brenzikofen zu erfassen sowie Belastungen resp. Gutschriften im Bereich Portionen
einzugeben. Starten Sie den Dialog mit Belastungen / Gutschriften.
Abbildung 130 Startbildschirm Belastungen / Gutschriften
8.2.2.1 Belastungs- und Gutschriftsanzeigen Armeeproviant
Sie befinden sich nun in der Übersicht der bereits erfassten Belastungs- und
Gutschriftsanzeigen des Nachschubbetriebes Brenzikofens sowie Portionenbelastungen
resp. -gutschriften. Durch Klicken von AProv hinzufügen können Sie entweder
eine Belastungs- oder eine Gutschriftsanzeige neu erfassen.
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Abbildung 131 Bildschirm Übersicht erfasste Belastungs- und Gutschriftsanzeigen
Geben Sie nun die benötigten Angaben ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok.
Abbildung 132 Bildschirm Erfassung Belastungs- und Gutschriftsanzeigen
Die Eingabe erfolgt in Form von CHF. Die Wareninventare müssen mit den bisherigen
Hilfsmitteln geführt werden.
Das am Ende der Buchhaltungsperiode resp. Ende der Dienstleistung vorhandene Inventar
Armeeproviant darf nicht mit dieser Funktion gutgeschrieben werden. Diese Eingabe ist Teil
der Abschlussarbeiten.
Das System zeigt erneut das Fenster mit den erfassten Belastungs- resp. Gutschriftsanzeigen.
Beenden Sie den Erfassungsdialog mit Schliessen.
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Abbildung 133 Bildschirm Übersicht erfasste Belastungs- und Gutschriftsanzeigen mit Einträgen
8.2.2.2 Belastungen und Gutschriften Portionen
Sie befinden sich nun in der Übersicht der bereits erfassten Belastungs- und
Gutschriftsanzeigen des Nachschubbetriebes Brenzikofen sowie Portionenbelastungen
resp. -gutschriften. Durch Klicken von Verpflegungsport. hinzufügen können Sie
entweder eine Portionenbelastungs- oder eine -gutschrift neu erfassen.
Abbildung 134 Bildschirm Übersicht erfasste Portionenbelastungen und -gutschriften
Geben Sie nun die benötigten Angaben ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok.
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Abbildung 135 Bildschirm Erfassung Portionenbelastungen und -gutschriften
Die Eingabe erfolgt in Form von Portionen. Ausser den automatischen Buchungen und den
Korrekturen von Transitportionen (siehe Transit) dürfen hier nur Buchungen mit Bewilligung
des Truppenrechnungswesens vorgenommen werden.
Das System zeigt erneut das Fenster mit den erfassten Belastungs- resp. Gutschriftsanzeigen.
Beenden Sie den Erfassungsdialog mit Schliessen.
Abbildung 136 Bildschirm Übersicht erfasste Belastungs- und Gutschriftsanzeigen mit Einträgen
8.2.3 Warenvorrat SESO erfassen
Diese Funktion erlaubt die Erfassung des Warenvorrates SESO (Küche). Die Erfassung
kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Starten Sie die Funktion mit Warenvorrat
SESO erfassen.
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Abbildung 137 Startbildschirm Warenvorrat SESO erfassen
Sie befinden sich nun in der Übersicht der bereits erfassten Warenvorräte. Mit Hinzufügen
können Sie eine neue Erfassung starten.
Abbildung 138 Bildschirm Warenvorrat SESO erfassen - Hinzufügen
Geben Sie nun die geforderten Daten ein und beenden Sie den Dialog mit Ok. Das
System wechselt in die Übersicht der bereits erfassten Warenvorräte SESO.
Abbildung 139 Bildschirm Warrenvorrat SESO (Küche) erfassen
Beenden Sie die Funktion mit Ok. Das System wechselt in die Übersicht Verpflegungsbilanz.
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Abbildung 140 Bildschirm Übersicht Warenvorräte SESO mit Einträgen
Die Warenvorräte sind in der Bildschirmversion der Verpflegungsbilanz nicht sichtbar, in der
Druckversion jedoch schon.
Die Gutschrift der Warenvorräte erfolgt jeweils automatisch am nächsten Tag. Es muss
keine manuelle Gutschrift vorgenommen werden.
Der Bestand (was ist vorhanden zu welchem Preis) muss mit den bisherigen Mitteln
aufgenommen werden.
8.2.4 Verpflegungsbilanz erstellen
Mit Verpflegungsbilanz erstellen generiert das System die Druckversion der Verpflegungsbilanz.
Abbildung 141 Ausdruck Verpflegungsbilanz
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9 Geschäftsvorfälle
Im Bereich Geschäftsvorfälle stehen drei Grundoptionen zur Verfügung:
• Geschäftsvorfälle
Hier haben Sie die Übersicht über die bereits verbuchten Belege. Stornos und Korrekturen
starten Sie ebenfalls mit dieser Option
• Geschäftsvorfall-Definition
Via diese Option können Sie alle generischen Geschäftsvorfälle ansteuern
• Favoriten
Pro Buchhaltung können die persönlichen Favoriten aus den Geschäftsvorfall-
Definitionen zusammengestellt werden
Abbildung 142 Startbildschirm Geschäftsvorfälle
9.1 Geschäftsvorfälle
In diese Funktion gelangen Sie via Geschäftsvorfälle, Geschäftsvorfälle. Sie bietet eine
Übersicht der erfassten (gespeicherten), verbuchten und stornierten Belege. Sie haben
folgende Möglichkeiten:
• Buchen
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie mehrere gespeicherte Belege gleichzeitig verbuchen
• Bearbeiten
Hier können Sie alle Beleg in der Übersicht zur Bearbeitung öffnen.
• Löschen
Mit dieser Funktion können Sie gespeicherte Belege löschen. Einmal gebucht,
kann nicht mehr gelöscht werden
Abbildung 143 Bildschirm Übersicht Geschäftsvorfälle
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9.1.1 Buchen
Wählen Sie den zu verbuchenden Geschäftsvorfall aus und verbuchen ihn mit Hilfe der
Funktion Buchen.
9.1.2 Bearbeiten
Diese Funktion entbindet den Rechnungsführer nicht von seiner Pflicht, die Verantwortung
für den verbuchten Betrag zu übernehmen. Vor dem Buchen muss daher sichergestellt
werden, dass nur korrekte Einträge auf den Belegen vorhanden sind.
Um gleichzeitig mehrere Geschäftsvorfälle zu verbuchen, markieren Sie die entsprechenden
Datensätze in der der Übersicht.
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie gespeicherte Geschäftsvorfälle öffnen, um sie zu
bearbeiten und gebuchte Geschäftsvorfälle öffnen, um sie zu stornieren oder zu korrigieren.
9.1.2.1 Stornieren
Einmal verbuchte Belege können nicht mehr gelöscht werden. Sie müssen storniert
oder korrigiert werden. Öffnen Sie den gewünschten Geschäftsvorfall und wählen Sie
Stornieren.
Abbildung 144 Bildschirm Stornierung Geschäftsvorfall
Das System „kehrt“ nun den Buchungssatz um und korrigiert die falsche Buchung zu
100%. Die Beträge und Kontos können nicht angepasst werden. Beenden Sie die Aktion
mit Buchen.
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Abbildung 145 Bildschirm Stornobeleg
Der Stornobeleg kann zur Zeit nicht ausgedruckt werden.
In der Übersicht der gebuchten Geschäftsvorfälle wechselt die Farbe des Buches von
blau auf schwarz
Abbildung 146 Bildschirm Übersicht Geschäftsvorfälle mit Storno
Auf dem stornierten Geschäftsvorfall ist nun automatisch die Beleg-Nr. ersichtlich, mit
welcher storniert wurde.
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Abbildung 147 Bildschirm stornierter Geschäftsvorfall
Es können nur Geschäftsvorfälle in einer offenen Buchhaltungsperidoe storniert werden.
9.1.2.2 Korrigieren
Mit Hilfe dieser Funktion können Buchungen aus bereits abgeschlossenen Buchhaltungsperioden
korrigiert werden. Wählen Sie dazu den zu korrigierenden Geschäftsvorfall
aus und klicken auf Bearbeiten. Nun ist die Anwahl der Option Korrigieren… möglich.
Abbildung 148 Bildschirm Geschäftsvorfall korrigieren
Durch Anklicken von Korrigieren… erstellt das System einen Beleg, welcher jedoch im
Gegensatz zur Stornobuchung lediglich fix die Konten vorgibt. Der zu korrigierende Betrag
und die „Richtung“ der Korrektur muss manuell ergänzt werden.
Den zu korrigierenden Betrag können Sie via Bearbeiten eingeben. Die „Richtung“ der
Buchung korrigieren Sie via Bewegungen umkehren. Beenden Sie die Aktion mit Buchen.
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Abbildung 149 Bildschirm Korrekturbeleg vor Korrektur
Auf dem korrigierten Geschäftsvorfall wird angegeben, mit welchem Beleg korrigiert
wurde.
Abbildung 150 Bildschirm korrigierter Geschäftsvorfall
9.1.3 Löschen
Es können nur Geschäftsvorfälle in einer abgeschlossenen Buchhaltungsperiode korrigiert
werden. Es sind mehrere Korrekturen auf einem Beleg möglich.
Mit der Funktion Löschen können Sie erfasste (gespeicherte) Geschäftsvorfälle löschen.
Verbuchte Geschäftsvorfälle können nicht gelöscht werden.
Bei der Löschung geht die Belegnummer verloren. Sie wird nicht erneut vergeben.
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9.2 Geschäftsvorfall-Definitionen
Hier sind alle buchbaren Geschäftsvorfälle aufgelistet. Nicht aufgelistet sind Aktionen,
die auf anderen Wegen angesteuert werden müssen (Bsp.: Sold und Unterkunft).
Sie haben zwei Möglichkeiten:
• Ausführen
Mit dieser Aktion starten Sie den Geschäftsvorfall.
• Zu Favoriten hinzufügen
Mit dieser Aktion fügen Sie einen Geschäftsvorfall zu Ihren Favoriten hinzu.
Abbildung 151 Bildschirm Geschäftsvorfall-Definitionen
9.3 Favoriten
Die Suche nach einem Geschäftsvorfall nehmen Sie am besten mit der Suchfunktion vor
(Volltextsuche) .
Durch Anwahl der Funktion Favoriten werden in der Übersicht der Geschäftsvorfall-
Definitionen die persönlichen Favoriten angezeigt.
Durch nochmaliges Anklicken von Favoriten wird die Anzeige geschlossen.
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Abbildung 152 Bildschirm Favoriten
9.4 Abrechnung über vereinzelte Diensttage
Via Geschäftsvorfall-Definition kann eine Abrechnung über vereinzelte Diensttage
[VdT] (17.46) gestartet werden. Dieser Geschäftsvorfall ist in dem Sinne etwas besonderes,
da es sich hier nicht um eine Programmierung auf Basis der Generik handelt.
Abbildung 153 Starbildschirm VdT
Starten Sie die Erstellung der Abrechnung mit Ausführen. Sie können nun folgende
Angaben erfassen:
• Generelle Informationen
Angaben zur Person, Auszahlungsart, etc.
• Vereinzelte Diensttage
Erfassung der Tage, Nächte und Mahlzeiten
• Diverse Posten
Erfassung von diversen Ausgaben möglich
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Abbildung 154 Bildschirm Abrechnung VdT
9.4.1 Generelle Informationen
Hier erfassen Sie die generellen Angaben zu dem AdA, für welchen eine Abrechnung
erstellt werden soll.
Abbildung 155 Bildschirm VdT - Generelle Informationen
Es können nur AdA ausgewählt werden, welche einen Dienstvormerk haben. Die Auswahl
muss zwingend über den Button Auswählen erfolgen.
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Entspricht der Grad zur Zeit der Dienstleistung nicht dem Grad zur Zeit der Abrechnung, ist
die Korrektur nicht im Bereich Personelles (Pers) vorzunehmen. Unter Grad ist der Grad zur
Zeit der Dienstleistung zu wählen. Das System zeigt dort automatisch den Grad zur Zeit der
Abrechnung an.
9.4.2 Vereinzelte Diensttage
Hier werden die Angaben zur Dienstleistung erfasst. Mit Hinzufügen können Sie die
Angaben zu den Diensttagen erfassen.
Abbildung 156 Bildschirm VdT - Vereinzelte Diensttage
Geben Sie nun die Angaben zu den Diensttagen ein und beenden Sie die Aktion mit
Speichern.
Abbildung 157 Bildschirm VdT - Vereinzelte Diensttage Eingabe
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Besammlungsort, Reise mit, Eingerückt sowie Entlassen sind Pflichtfelder wobei zu
beachten ist, dass bei den Datumsangaben auch die Zeit einzugeben ist.
Bei Eingerückt und Entlassen werden automatisch die Daten des Dienstvormerkes
eingefügt, auf welchem der VdT basiert.
Die Getränke zum Mittagessen und Abendessen werden automatisch ermittelt.
9.4.3 Diverse Posten
Hier können noch diverse Posten erfasst werden, die im eigentlichen Sinne nicht in Zusammenhang
mit dem Diensttag stehen (Bsp.: Kdt Kredit, etc.). Mit Hinzufügen starten
Sie die Erfassung.
Abbildung 158 Bildschirm VdT - Diverse Posten
Geben Sie nun den abzurechnenden Betrag ein, beschreiben Sie die Ausgabe und
wählen die Kategorie der Abrechnung aus. Es dürfen nur die aufgelisteten Ausgaben
getätigt werden. Beenden Sie die Aktion mit Speichern.
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Abbildung 159 Bildschirm VdT- Diverse Posten Erfassung
9.4.4 Einzahlungsschein
Sofern Sie dem entsprechenden AdA eine Zahladresse hinterlegt haben (siehe Kapitel
Auszahlungen), können Sie nun einen Einzahlungsschein drucken. Starten Sie die Aktion
mit Drucken.
Abbildung 160 Bildschirm VdT - Einzahlungsschein
Die Zahladresse kann auch nach Erstellung der Abrechnung eingegeben werden. Es kann
aber sein, dass danach nicht alle Angaben korrekt übernommen werden.
Beenden Sie die Erstellung der Abrechnung mit Speichern oder Buchen.
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Abbildung 161 Ausdruck VdT
Die Abrechnung ist durch den vorgesetzten Kommandanten zu unterschreiben.
Erfassen Sie nicht mehr als acht Tage auf einer Abrechnung, ansonsten fehlt der Platz auf
der EO-Karte.
Die Abrechnung kann nur verbucht werden, wenn die sie zuvor ausgedruckt wurde.
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10 Auszahlungen
Der Bereich Auszahlungen ermöglicht das Verwalten von Zahlungsverbindungen sowie
der Erstellung von Einzahlungsscheinen (nur für Abrechnung über vereinzelte Diensttage).
Es stehen vier Optionen zur Verfügung:
• Banken
Erlaubt das Importieren und Verwalten eines Bankenstamms.
• Einzahlungsscheine drucken
Ermöglicht das Ausdrucken einer Anzahl von Einzahlungsscheinen.
• Postkonto und Absenderadresse ändern
Hier kann die eigene Absenderadresse erfasst werden.
• Zahlungsverbindunge
Ermöglicht die Erfassung von Zahladressen.
Abbildung 162 Startbildschirm Auszahlungen
10.1 Banken
Diese Option erlaubt das Importieren und Verwalten eines Bankenstamms. Es stehen
folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
• Bankenstamm importieren
Hier können Sie einen Bankenstamm aus dem Internet importieren.
• Erstellen, Bearbeiten, Löschen
Hier können Sie eine „Bank“ erstellen, bearbeiten und löschen.
Abbildung 163 Startbildschirm Banken
10.1.1 Bankenstamm importieren
Diese Funktion steht leider in der momentanen Version von FLORY nicht zur Verfügung.
Hier können Sie einen, via das Internet bezogenen Bankenstamm – importieren. Gehen
Sie dazu wie folgt vor:
• Klicken Sie unter http://www.currency-iso.org/de/tkicch_bankenstamm/ auf Download
BC-Bankenstamm.
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Abbildung 164 Bildschirm SIX Interbank Clearing
Klicken Sie auf das ASCII-File und downloaden die Datei im .zip-Format mit der Option
Speichern. Öffnen Sie die Datei mit „Notpad“ resp. „Editor“. Speichern Sie das Dokument
ab.
Abbildung 165 Bildschirm SIX Interbank Clearing - ASCII
Klicken Sie nun im FORY auf Auszahlungen, Banken, Bankenstamm und wählen
Sie mit Auswählen die gemäss Anleitung oben gespeicherte Datei aus.
Abbildung 166 Bildschirm Import Bankenstamm
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Das System legt nun einen Bankenstamm im FLORY an.
Die aus dem Internet importierten Banken werden in der ersten Zeile der Bankdaten (je
Bank) mit der Meldung „Die Bank wurde importier“ markiert.
10.1.2 Erstellen / Bearbeiten / Löschen
Wenn Sie eine „Bank“ manuell neu erstellen wollen, bietet die Funktion Erstellen diese
Möglichkeit. Geben Sie alle nötigen Daten ein und beenden Sie die Aktion mit OK.
Abbildung 167 Bildschirm erfassen Bank
Die manuell erfassten Banken werden in der ersten Zeile der Bankdaten (je Bank) mit der
Meldung „Die Bank wurde vom Benutzer erfasst“ markiert.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Daten einer Bank zu bearbeiten resp. eine Bank zu
löschen.
Wird eine Bank gelöscht, die in einer Zahladresse verwendet wird, kommt keine
Fehlermeldung. Dies gilt auch dann, wenn eine Bank bei einem Neuimport des
Bankenstamms nicht mehr vorhanden ist.
10.2 Einzahlungsscheine drucken
Mit dieser Funktion gelangen Sie in die Übersicht der im System vorhandenen Einzahlungsscheine.
Wählen Sie den auszudruckenden Einzahlungsschein an und starten Sie
den Druck mit Einzahlungsschein drucken.
Abbildung 168 Bildschirm Einzahlungsschein drucken
Das System zeigt beim Wechsel in die Übersicht immer nur die Einzahlungsscheine an,
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welche noch nie gedruckt wurden. Sie können aber die Auswahl oben links anpassen.
Wählen Sie aus, ob die Absenderadresse aufgedruckt werden soll oder nicht.
Abbildung 169 Bildschirm Einzahlungsschein drucken - Absenderkonto
Bestätigen Sie die Eingabe mit Ok und das System druckt den Einzahlungsschein aus.
Abbildung 170 Ausdruck Einzahlungsschein
10.3 Postkonto und Absenderadresse ändern
Hier können Sie die eigene Absenderadresse und Ihr eigenes Postkonto erfassen. Geben
Sie alle Angaben ein und beenden Sie die Aktion mit OK.
Abbildung 171 Bildschirm Absenderadresse
Es müssen alle Zeilen ausgefüllt sein.
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10.4 Zahlungsverbindungen
Hier können Sie die Zahlungsverbindungen der AdA verwalten. Um eine neue Verbindung
zu erfassen, resp. um eine alte zu bearbeiten, markieren Sie den entsprechende
AdA und klicken Sie auf Bearbeiten.
Abbildung 172 Bildschirm Zahlungsverbindungen
Geben Sie alle notwendigen Daten ein und beenden Sie die Aktion mit OK.
Abbildung 173 Bildschirm Zahlungsverbindungen – Erfassen
In der Übersicht wird danach die erfasste Verbindung angezeigt.
Abbildung 174 Bildschirm Zahlungsverbindungen - mit Verbindung
Bei den Banken stehen unter Auswählen… die Banken zur Verfügung, die via
Bankenstamm erfasst wurden. Mit Neu… gelangen Sie direkt in den Bankenstamm.
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11 Berichte
Im Berichtsmodul können Sie diverse Reports zu Ihrer Buchhaltung resp. als Qm zu Ihren
Buchhaltungen (Stufe Truppenkörper) erstellen. Sie haben folgende Möglichkeiten:
• Belegliste
Hier können Sie Listen der verbuchten Belege nach diversen Kriterien erstellen.
• Bilanz / ER
Hier können Sie eine Bilanz und Erfolgsrechnung nach diversen Kriterien erstellen.
• Soldabrechnung Report
Zeigt die Soldabrechnung für einen AdA an.
• Erfolgsrechnung nach Kostenträger
Zeigt eine Erfolgsrechnung nach einem bestimmten Kostenträger an
• Kontoauszug
Zeigt ein Konto mit allen Bewegungen an.
• Verpflegungsabrechnung
Zeigt die Abrechnung (Cash in and out) über die gesamte Verpflegung an.
• Kennzahlen
Auflistung der Kennzahlen: Aktuelle- und vergangene Buchhaltungsperiode.
• Rechnungsführer Wechsel
Auflistung der Kennzahlen für die Übergabe der Buchhaltung.
Abbildung 175 Startbildschirm Berichte
11.1 Belegliste
Hier können Sie eine Liste mit Belegen erstellen, die gewisse Kriterien erfüllen. Wählen
Sie aus, nach welchen Kriterien Sie eine Belegliste erstellen wollen und starten Sie die
Erstellung mit Report generieren.
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Abbildung 176 Bildschirm Berichte – Belegliste
Abbildung 177 Ausdruck Belegliste (Bsp.)
11.2 Bilanz / ER
Dieser Report kann mit Report exportieren ins Excel übertragen werden.
Hier können Sie eine Bilanz / ER nach kaufmännischen Grundsätzen erstellen. Legen
Sie fest, nach welchen Kriterien die Bilanz / ER erstellt werden soll. Sie haben die Möglichkeit
die Bilanz / ER nach
• Buchhaltung zu erstellen
Abbildung 178 Bildschirm Berichte - Bilanz / ER nach Buchhaltung
„inkl. Kostenwirksame Fremdbuchungen“ ist eine Option welche nur in der Verwaltung
Auswirkung auf die Bilanz / ER hat.
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• Nach MLZ für eine oder mehrere Buchhaltung(en) zu erstellen
Abbildung 179 Bildschirm Berichte - Bilanz / ER nach MLZ
„inkl. Kostenwirksame Fremdbuchungen“ ist eine Option, welche nur in der Verwaltung
Auswirkung auf die Bilanz / ER hat.
• Nach DU CdA zu erstellen
Abbildung 180 Bildschirm Berichte - Bilanz / ER nach DU CdA
„inkl. Kostenwirksame Fremdbuchungen“ ist eine Option, welche nur in der Verwaltung
Auswirkung auf die Bilanz / ER hat.
Starten Sie die Erstellung des Reports mit Report generieren.
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Abbildung 181 Ausdruck Bilanz / ER (Bsp.)
Dieser Report kann mit Report exportieren ins Excel übertragen werden.
11.3 Soldabrechnung Report
Dieser Bericht bietet die Möglichkeit, je AdA eine detaillierte Soldabrechnung anzuzeigen.
Abbildung 182 Bildschirm Berichte – Soldabrechnung
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Abbildung 183 Ausdruck Soldabrechnung
Dieser Report kann mit Report exportieren ins Excel übertragen werden.
11.4 Erfolgsrechnung nach Kostenträger
In diesem Bericht kann eine Erfolgsrechnung nach Kostenträger (Bsp. WEF, etc.) erstellt
werden. Dies ist eine Funktion, die der Truppe zwar zur Verfügung steht, die aber
vermutlich nicht zur Anwendung kommt, da sie auf spezifische Bedürfnisse der Verwaltung
zugeschnitten ist.
Abbildung 184 Bildschirm Berichte - ER nach Kostenträger
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Abbildung 185 Ausdruck ER nach Kostenträger
Dieser Report kann mit Report exportieren ins Excel übertragen werden.
11.5 Kontoauszug
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Auszug pro Konto für eine oder mehrere Buchhaltungen
zu generieren. Sie können die Auszüge wie folgt erstellen (siehe Berichte,
Bilanz / ER):
• Nach Buchhaltung
• Nach MLZ
• Nach DU CdA
Abbildung 186 Bildschirm Berichte - Kontoauszug
„inkl. Kostenwirksame Fremdbuchungen“ ist eine Option, welche nur in der Verwaltung
Auswirkung auf die Bilanz / ER hat.
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Abbildung 187 Ausdruck Kontoauszug
Dieser Report kann mit Report exportieren ins Excel übertragen werden.
Wird ein Kontoauszug aus mehreren Buchhaltungen erstellt, wird pro Tag und Buchhaltung
„nur“ ein Eintrag gemacht.
Abbildung 188 Ausdruck Kontoauszug über mehrere Buchhaltungen
Mit Hilfe dieses Auszuges kann z. B. der Kontoauszug Yellownet auf Stufe Truppenkörper
kontrolliert werden.
11.6 Verpflegungsabrechnung
Diese Option erstellt die Verpflegungsabrechnung der momentan offenen Buchhaltungsperiode.
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Abbildung 189 Bildschirm Berichte - Verpflegungsabrechnung
Es wird die Verpflegungsabrechnung der momentan offenen Buchhaltungsperiode erstellt.
Achtung: Warenvorrat Armeeproviant ist somit in den Berechnungen nicht vorhanden.
Abbildung 190 Ausdruck Verpflegungsabrechnung
Dieser Report kann mit Report exportieren ins Excel übertragen werden.
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11.7 Kennzahlen
Erstellt ein Kennzahlenblatt mit Zahlen aus der aktuellen und der vergangenen Buchhaltungsperiode.
Wählen Sie aus für welche Buchhaltung und für welche Periode Sie
den Report erstellen wollen und klicken Sie Report generieren.
Abbildung 191 Bildschirm Berichte - Kennzahlen
Abbildung 192 Ausdruck Kennzahlenblatt
Dieser Report kann mit Report exportieren ins Excel übertragen werden.
11.8 Rechnungsführer Wechsel
Erstellt das Kennzahlenblatt anlässlich eines Wechsel des Rechnungsführers.
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Abbildung 193 Bildschirm Berichte - Rechnungsführer Wechsel
Dieser Bericht steht nur zur Verfügung, wenn ein Wechsel des Rechnungsführers
stattgefunden hat.
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Abbildung 194 Ausdruck Kennzahlenblatt Rechnungsführer Wechsel
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12 Lernen
Im Bereich Lernen stehen durch das Truppenrechnungswesen vordefinierte Fragen zur
Verfügung. Der Rechnungsführer bekommt damit die Gelegenheit, sich auf einfache
Art und Weise und in kurzer Zeit auf den Dienst vorzubereiten. Die Fragen können von
Buchhaltung zu Buchhaltung unterschiedlich sein. Es steht eine Option zur Verfügung:
• Training
12.1 Training
Starten Sie die Trainingssequenz mit Training.
Abbildung 195 Startbildschirm Lernen
Ist noch keine Sequenz angelegt, fragt das System ob Sie ein Training anlegen wollen.
Bestätigen Sie mit Ja.
Abbildung 196 Bildschirm Lernen - Training
Starten Sie nun das Training mit Starten.
Abbildung 197 Bildschirm Lernen - Start Training
Beantworten Sie nun die Fragen und beenden Sie die Aktion mit Schliessen.
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Abbildung 198 Bildschirm Training - Fragen
Wollen Sie die Sequenz abschliessen klicken Sie auf Abschliessen.
Abbildung 199 Bildschirm Training - Abschliessen
Das System erstellt nun einen Auswertung über das Training.
Abbildung 200 Ausdruck Auswertung Training
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Mit Neu kann jederzeit ein neues Training gestartet werden. Die Fragen werden dabei in
einer anderen, zufälligen Reihenfolge gestellt.
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13 Abschluss
Mit der Funktion Abschluss wird die Buchhaltungsperiode abgeschlossen und für die
Übergabe an den vorgesetzten Rechnungsführer resp. das Truppenrechnungswesen
vorbereitet. Zwei Optionen werden in diesem Kapitel behandelt:
• Abschliessen
Abschluss der Buchhaltungsperiode
• Wiedereröffnen
Wiedereröffnung der letzten Buchhaltungsperiode einer Buchhaltung
13.1 Abschliessen
Wählen Sie die abzuschliessende Buchhaltung aus und starten Sie den Abschluss mit
Abschliessen.
Abbildung 201 Startbildschirm Abschluss
Wählen Sie die abzuschliessende Buchhaltungsperiode aus und bestätigen Sie mit Ok.
Abbildung 202 Bildschirm Abschluss - BP-Auswahl
Eine Buchhaltungsperiode kann nur abgeschlossen werden, wenn alle vorherigen Perioden
abgeschlossen sind.
Geben Sie den manuell berechneten Warenvorrat Armeeproviant ein und klicken Sie
Weiter.
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Abbildung 203 Bildschirm Abschluss - Eingabe Warenvorrat AProv
Das System prüft nun, ob alle Abschlussbedingungen erfüllt wurden und erstellt eine
Übersicht. Dabei werden folgende Flags verwendet:
= alles in Ordnung
= eine Begründung muss angegeben werden
= kann nicht übergangen werden. Eine Korrektur/Arbeit ist notwendig
Bei einem roten Flag muss der Abschluss abgebrochen werden und die nötige
Korrektur/Arbeit muss vorgenommen werden.
Um eine Begründung einzugeben, markieren Sie den Datensatz mit dem gelben Flag
und klicken auf Begründung. Geben Sie eine Begründung ein.
Abbildung 204 Bildschirm Abschlussbedingungen prüfen
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Die Begründungen werden auf dem Kennzahlenblatt, welches nach dem Abschluss
auszudrucken und durch den Kommandanten zu unterzeichnen ist, aufgedruckt.
Die Abweichung zwischen Verpflegungsbilanz und Verpflegungsabrechnung darf nicht
grösser als 3% sein. Ist sie grösser, ist der Abschluss nicht möglich.
Wenn nur noch grüne Flags vorhanden sind uns Sie sicher sind, dass Sie den Ab-
schluss durchführen wollen, bestätigen Sie dies mit und klicken Sie
auf Weiter.
Abbildung 205 Bildschirm Abschluss bestätigen
Das System erstellt nun den Abschluss und zeigt eine Liste mit Dokumenten an, welche
ausgedruckt werden müssen. Beenden Sie den Abschluss mit Schliessen.
Abbildung 206 Bildschirm Abschlussreport drucken
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Abbildung 207 Ausdruck Revisionscheckliste
Bei mehreren Buchhaltungsperioden hat das System die Überträge in die nachfolgende
Periode automatisch vorgenommen.
13.2 Wiedereröffenen
Der letzte Abschluss einer Buchhaltung kann wiedereröffnet werden. Bei Periodenabschlüssen
steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung.
Starten Sie die Wiedereröffnung, indem Sie die entsprechende Buchhaltung markieren
und auf Wiedereröffnen klicken.
Abbildung 208 Startbildschirm Buchhaltung Wiedereröffnen
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Das System prüft ob eine Periode vorhanden ist, die wiedereröffnet werden darf und
verlangt bei positiver Prüfung eine Bestätigung, dass eine Wiedereröffnung vorgenommen
werden soll. Bestätigen Sie mit Ja.
Abbildung 209 Bildschirm Bestätigung Wiedereröffnung
Das System wechselt in die Übersicht der auf dem Dienst vorhanden Buchhaltungen
und schliesst damit die Wiedereröffnung ab.
Abbildung 210 Bildschirm Übersicht Buchhaltung nach Wiedereröffnung
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14 Funktionen vorgesetzter Rechnungsführer (schematisch)
Als vorgesetzter Rechnungsführer haben Sie die Möglichkeit, mehrere Buchhaltungsfiles
auf einen Dienst zu importieren. Dadurch entsteht die Voraussetzung um Kontoauszüge
auf Bsp. Stufe Schule resp. Bataillon erstellen zu können. Wenn Sie mehr als
ein Buchhaltungsfile importiert haben, verändert sich die Übersicht der Buchhaltung
dahingehend, dass mehrere Buchhaltungen angezeigt werden und jeweils die Standartbuchhaltung
manuell ausgewählt werden muss.
Abbildung 211 Startbildschirm bei mehreren Buchhaltungen
14.1 Kontoauszüge
Im Berichtsmodul haben Sie nun die Möglichkeit, Kontoauszüge aus mehreren Buchhaltungen
erstellen zu lassen. Wählen Sie dazu über Berichte die Funktion Kontoauszug
an. Treffen Sie die Auswahl um dem System anzuzeigen aus welchen Buchhaltungen
ein Auszug erstellt werden soll.
Abbildung 212 Bildschirm Kontoauszug - Auswahl mehrere Buchhaltungen
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Abbildung 213 Bildschirm Kontoauszug - mehrerer Buchhaltungen
Den Report erstellen Sie über Report generieren.
14.2 Mannschaftskontrolle
Die Synchronisation des Bereiches Personelles ist nur mit einem File möglich. Nach
der ersten Synchronisation lässt das System keine weitere Verknüpfung zu.
Abbildung 214 Bildschirm Synchronisatin Mannschaftskontrolle mehrere Buchhaltungen
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Stichwortverzeichnis
A
Abrechnen einer Unterkunft ...................................................................................................................................................... 65
Abrechnung ............................................................................................................................................................................... 92
Abrechnungskonto .................................................................................................................................................................... 15
Abschliessen ..................................................................................................................................................................... 17, 117
Abschluss ................................................................................................................................................................................ 117
Abschliessen....................................................................................................................................................................... 117
Wiedereröffnen .................................................................................................................................................................. 120
Absenderadresse ..................................................................................................................................................................... 101
AdA
Unterkunftsbelegung zuweisen ............................................................................................................................................ 58
AdA‘s .................................................................................................................................................................................. 27, 29
AdA’s
Abwesenheiten verwalten .................................................................................................................................................... 30
AdA‘s ................................................................................................................................................................................... 29
Bearbeiten ............................................................................................................................................................................ 29
Befördern ............................................................................................................................................................................. 36
Mannschaftskontrolle ........................................................................................................................................................... 27
Vorzeitig entlassen ............................................................................................................................................................... 32
Aktualisieren Mannschaftskontrolle.......................................................................................................................................... 27
Armeeproviant verbuchen ......................................................................................................................................................... 80
Art. 13 MDV ............................................................................................................................................................................. 31
Art. 40 MDV ............................................................................................................................................................................. 39
Ausstehende Zahlungen ............................................................................................................................................................ 21
Auszahlungen ...................................................................................................................................................................... 10, 98
Absenderadresse ................................................................................................................................................................. 101
Bank erstellen, bearbeiten , löschen ................................................................................................................................... 100
Banken ................................................................................................................................................................................. 98
Bankenstammimportieren .................................................................................................................................................... 98
Einzahlungsscheine drucken .............................................................................................................................................. 100
Zahlungsverbindungen ....................................................................................................................................................... 102
B
Banken ...................................................................................................................................................................................... 98
Bankenstamm ............................................................................................................................................................................ 98
Bearbeiten Geschäftsvorfälle .................................................................................................................................................... 87
Befördern .................................................................................................................................................................................. 36
Bei - Verpflegung
Transit .................................................................................................................................................................................. 73
Bei – Verpflegung ..................................................................................................................................................................... 71
Belastung und Gutschriften Portionen ...................................................................................................................................... 82
Belastungsanzeigen ................................................................................................................................................................... 80
Belegliste ................................................................................................................................................................................ 103
Belegungen ............................................................................................................................................................................... 58
Belegungsvorlagen ............................................................................................................................................................... 60
Doppelbelegungen................................................................................................................................................................ 63
Fremdbelegung bearbeiten ................................................................................................................................................... 64
Via AdA ............................................................................................................................................................................... 58
Belegunsvorlagen bearbeiten .................................................................................................................................................... 60
Berichte ............................................................................................................................................................................. 11, 103
Belegliste ............................................................................................................................................................................ 103
Bilanz ................................................................................................................................................................................. 104
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ER ...................................................................................................................................................................................... 104
ER nach Kostenträger......................................................................................................................................................... 107
Kennzahlen......................................................................................................................................................................... 111
Kontoauszug....................................................................................................................................................................... 108
Rechnungsführer Wechsel .................................................................................................................................................. 111
Soldabrechnung .................................................................................................................................................................. 106
Verpflegungsabrechnung ................................................................................................................................................... 109
Besoldung nach Art.13 MDV.................................................................................................................................................... 31
Bilanz ...................................................................................................................................................................................... 104
Buchen Geschäftsvorfälle ......................................................................................................................................................... 87
Buchhaltung ........................................................................................................................................................................ 10, 12
Buchhaltungen ..................................................................................................................................................................... 12
Fileimport ............................................................................................................................................................................. 12
Lieferanten ........................................................................................................................................................................... 23
Münzplanung verwalten ....................................................................................................................................................... 20
Buchhaltungen .......................................................................................................................................................................... 12
Abschliessen......................................................................................................................................................................... 17
Buchhaltungsfileimport ........................................................................................................................................................ 12
Exportieren ........................................................................................................................................................................... 16
Konfigurieren ....................................................................................................................................................................... 14
Rechnungsführerwechsel ..................................................................................................................................................... 18
Standardbuchhaltung ............................................................................................................................................................ 17
Wiedereröffnen .................................................................................................................................................................... 20
Buchhaltungsfileimport ............................................................................................................................................................. 12
Buchhaltungsperioden ............................................................................................................................................................... 16
C
Card Nr. .................................................................................................................................................................................... 15
D
Dienstleistungscode setzen ........................................................................................................................................................ 52
Doppelbelegungen .................................................................................................................................................................... 63
Drucken EO-Karten .................................................................................................................................................................. 49
Drucken EO-Karten für VDT‘s ................................................................................................................................................. 51
E
Einzahlungsschein ..................................................................................................................................................................... 96
Einzahlungsscheine ................................................................................................................................................................. 100
EO ............................................................................................................................................................................................. 45
Dienstleistungscode setzen ................................................................................................................................................... 52
Drucken ................................................................................................................................................................................ 49
Für VDT’s drucken .............................................................................................................................................................. 51
Karten erneut drucken .......................................................................................................................................................... 47
Verwalten ............................................................................................................................................................................. 46
EO-Karten drucken ................................................................................................................................................................... 49
EO-Karten erneut drucken ........................................................................................................................................................ 47
EO-Karten für VDT’s drucken .................................................................................................................................................. 51
EO-Karten verwalten ................................................................................................................................................................ 46
ER ................................................................................................................................................................................... 104, 107
Erstellen Soldbeleg ................................................................................................................................................................... 42
Etiketten drucken ...................................................................................................................................................................... 45
Exportieren ................................................................................................................................................................................ 16
Exportieren Mannschaftskontrolle ............................................................................................................................................ 28
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F
Favoriten ................................................................................................................................................................................... 91
File
Import ................................................................................................................................................................................... 12
FLORY .......................................................................................................................................................................................9
Startbildschirm ..................................................................................................................................................................... 10
Starten ....................................................................................................................................................................................9
Flugzulagen ............................................................................................................................................................................... 39
Fremdbelegung bearbeiten ........................................................................................................................................................ 64
Funktionen ................................................................................................................................................................................ 16
G
Geschäftsvorfall-Definitionen ................................................................................................................................................... 91
Geschäftsvorfälle ................................................................................................................................................................ 10, 86
Abrechnung über vereinzelte Diensttage .............................................................................................................................. 92
Bearbeiten ............................................................................................................................................................................ 87
Buchen ................................................................................................................................................................................. 87
Definitionen ......................................................................................................................................................................... 91
Favoriten .............................................................................................................................................................................. 91
Geschäftsvorfälle.................................................................................................................................................................. 86
Korrigieren ........................................................................................................................................................................... 89
Löschen ................................................................................................................................................................................ 90
Stornieren ............................................................................................................................................................................. 87
Gutschein drucken..................................................................................................................................................................... 76
Gutschriftsanzeigen ................................................................................................................................................................... 80
I
Ist Verpfleger ............................................................................................................................................................................ 24
K
Kassenbestand ........................................................................................................................................................................... 20
Kennzahlen ............................................................................................................................................................................. 111
Kommandant ............................................................................................................................................................................. 15
Konfiguration ............................................................................................................................................................................ 14
Abrechnungskonto ............................................................................................................................................................... 15
Buchhaltungsperioden .......................................................................................................................................................... 16
Card Nr. ................................................................................................................................................................................ 15
Kommandant ........................................................................................................................................................................ 15
Mannschaft ........................................................................................................................................................................... 15
Perioden ............................................................................................................................................................................... 16
Rechnungsführer .................................................................................................................................................................. 15
Soldabzüge ........................................................................................................................................................................... 15
Verantw. Truppenhaushalt ................................................................................................................................................... 15
Kontoauszug ................................................................................................................................................................... 108, 122
Korrigieren Geschäftsvorfälle ................................................................................................................................................... 89
L
Lernen ............................................................................................................................................................................... 11, 114
Training .............................................................................................................................................................................. 114
Lieferant bearbeiten .................................................................................................................................................................. 23
Lieferant erstellen ..................................................................................................................................................................... 23
Lieferant löschen ....................................................................................................................................................................... 23
Lieferanten ................................................................................................................................................................................ 23
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Bearbeiten ............................................................................................................................................................................ 23
Erstellen ............................................................................................................................................................................... 23
Erstellen – ............................................................................................................................................................................ 24
Löschen ................................................................................................................................................................................ 23
Lieferschein erfassen ................................................................................................................................................................. 78
Löschen Geschäftsvorfälle ........................................................................................................................................................ 90
M
Mannschaft .......................................................................................................................................................................... 10, 25
AdA‘s ................................................................................................................................................................................... 27
Erste Übernahme .................................................................................................................................................................. 25
Mannschaftskontrolle ........................................................................................................................................................... 25
Mannschaftskontrolle .................................................................................................................................................. 25, 27, 123
Aktualisieren ........................................................................................................................................................................ 27
Exportieren ........................................................................................................................................................................... 28
MDV
Art. 13 .................................................................................................................................................................................. 31
MDV Art. 13 ............................................................................................................................................................................. 31
MDV Art. 40 ............................................................................................................................................................................. 39
Münzbestellung ......................................................................................................................................................................... 21
Münzplanung ............................................................................................................................................................................ 20
Ausstehende Zahlungen ....................................................................................................................................................... 21
Kassenbestand ...................................................................................................................................................................... 20
Münzbestellung .................................................................................................................................................................... 21
P
Pensionsverpflegung ................................................................................................................................................................. 74
Pensionsverpflegung an AdA abrechnen................................................................................................................................... 75
Pensionsverpflegung mit Restaurant abrechnen ........................................................................................................................ 74
Perioden .................................................................................................................................................................................... 16
R
Rechnungsführer ............................................................................................................................................................... 15, 111
Rechnungsführerwechsel .......................................................................................................................................................... 18
S
Sold ........................................................................................................................................................................................... 36
Etiketten drucken ................................................................................................................................................................. 45
Flugzulagen .......................................................................................................................................................................... 39
Soldabzüge ........................................................................................................................................................................... 41
Soldbeleg .............................................................................................................................................................................. 42
Soldzulagen .......................................................................................................................................................................... 37
Vorbzüge .............................................................................................................................................................................. 41
Soldabrechnung ....................................................................................................................................................................... 106
Soldabzüge .......................................................................................................................................................................... 15, 41
Soldbeleg .................................................................................................................................................................................. 42
Soldbeleg erstellen .................................................................................................................................................................... 42
Soldetiketten
Drucken ................................................................................................................................................................................ 45
Soldetiketten drucken ................................................................................................................................................................ 45
Soldvorbezüge........................................................................................................................................................................... 41
Soldzulagen ............................................................................................................................................................................... 37
Art. 40 MDV ........................................................................................................................................................................ 39
127/133

MDV Art. 40 ........................................................................................................................................................................ 39
Spitalaufenthalt ......................................................................................................................................................................... 32
Standardbuchhaltung ................................................................................................................................................................. 17
Startbildschirm FLORY ............................................................................................................................................................ 10
Starten FLORY ...........................................................................................................................................................................9
Stornieren Geschäftsvorfälle ..................................................................................................................................................... 87
T
Training ................................................................................................................................................................................... 114
Transit ....................................................................................................................................................................................... 73
U
Übernahme Mannschaftsdaten aus Pers .................................................................................................................................... 25
Unterkünfte ............................................................................................................................................................................... 54
Unterkunft ........................................................................................................................................................................... 10, 54
Abrechnen ............................................................................................................................................................................ 65
Belegungen........................................................................................................................................................................... 58
Position hinzufügen .............................................................................................................................................................. 56
Unterkünfte .......................................................................................................................................................................... 54
Urlaub unbesoldet ..................................................................................................................................................................... 30
V
VdT
Diverse Posten ...................................................................................................................................................................... 95
Einzahlungsschein ................................................................................................................................................................ 96
Generelle Informationen ...................................................................................................................................................... 93
Vereinzelte Diensttage ......................................................................................................................................................... 94
Verantwortlicher Truppenhaushalt ............................................................................................................................................ 15
Verpflegung ........................................................................................................................................................................ 10, 68
Armeeproviant verbuchen .................................................................................................................................................... 80
Bei ........................................................................................................................................................................................ 71
Belastungsanzeigen .............................................................................................................................................................. 80
Bilanz ................................................................................................................................................................................... 77
Gutschein drucken ................................................................................................................................................................ 76
Gutschriftsanzeigen .............................................................................................................................................................. 80
Lieferschein erfassen ............................................................................................................................................................ 78
Pensionsverpflegung ............................................................................................................................................................ 74
Pensionsverpflegung an AdA abrechnen .............................................................................................................................. 75
Pensionsverpflegung mit Restaurant abrechnen ................................................................................................................... 74
Transit .................................................................................................................................................................................. 73
Verpflegungsbilanz ........................................................................................................................................................ 77, 85
Verwalten ............................................................................................................................................................................. 68
Von ....................................................................................................................................................................................... 69
Warenvorrat SESO ............................................................................................................................................................... 83
Verpflegungsabrechnung ........................................................................................................................................................ 109
Verpflegungsbilanz ............................................................................................................................................................. 77, 85
Lieferschein erfassen ............................................................................................................................................................ 78
Verwalten EO-Karten ............................................................................................................................................................... 46
Via AdA Belegung zuweisen .................................................................................................................................................... 58
Von – Verpflegung.................................................................................................................................................................... 69
Vorgesetzter Rechnungsführer ................................................................................................................................................ 122
Kontoauszug....................................................................................................................................................................... 122
Mannschaftskontrolle ......................................................................................................................................................... 123
128/133

W
Warenvorrat SESO .................................................................................................................................................................... 83
Wiedereröffnen ................................................................................................................................................................. 20, 120
Z
Zahlungsverbindungen ............................................................................................................................................................ 102
129/133

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 Einstiegsbildschirm MIL Office für FLORY .......................................................... 9
Abbildung 2 Startbildschirm FLORY in MIL Office ................................................................ 10
Abbildung 3 Funktion Importieren in Option Buchhaltung ..................................................... 12
Abbildung 4 Auswahl der Importdatei ................................................................................... 13
Abbildung 5 Beispiel Name Importdatei Buchhaltung ........................................................... 13
Abbildung 6 Bildschirm FLORY nach Import der Buchhaltung ............................................. 14
Abbildung 7 Bildschirm Start Buchhaltungskonfiguration ..................................................... 14
Abbildung 8 Bildschirm Buchhaltungskonfiguration .............................................................. 15
Abbildung 9 Bildschirm Auswahl Soldabzug ........................................................................ 16
Abbildung 10 Bildschirm Buchhaltungsexport ...................................................................... 17
Abbildung 11 Bildschirm Standardbuchhaltung .................................................................... 18
Abbildung 12 Bildschirm Rechnungsführerwechsel .............................................................. 18
Abbildung 13 Rechnungsführerwechsel ............................................................................... 19
Abbildung 14 Kennzahlenblatt Rechnungsführerwechsel ..................................................... 19
Abbildung 15 Bildschirm Münzplanung verwalten ................................................................ 20
Abbildung 16 Kassenbestand erfassen ................................................................................ 20
Abbildung 17 Ausstehende Zahlungen ................................................................................ 21
Abbildung 18 Startbildschirm Münzbestellung ...................................................................... 22
Abbildung 19 Layout ausgedruckte Münzbestellung ............................................................ 22
Abbildung 20 Münzbestellung Speichern / Rückgängig ........................................................ 23
Abbildung 21 Bildschirm Lieferanten .................................................................................... 23
Abbildung 22 Bildschirm Lieferant erstellen / bearbeiten ...................................................... 24
Abbildung 23 Bildschirm Mannschaft ................................................................................... 25
Abbildung 24 Bildschirm erste Übernahme Daten aus Pers - Bestätigung ........................... 26
Abbildung 25 Bildschirm Mannschaftskontrolle .................................................................... 26
Abbildung 26 Bildschirm AdA's ............................................................................................ 27
Abbildung 27 Bildschirm Aktualisieren Mannschaftskontrolle ............................................... 27
Abbildung 28 Bildschirm Änderungshinweise Mannschaftskontrolle .................................... 28
Abbildung 29 Bildschirm Export Mannschaftskontrolle ......................................................... 28
Abbildung 30 Bildschirm Funktionen AdA's .......................................................................... 29
Abbildung 31 Bildschschirm AdA bearbeiten ........................................................................ 29
Abbildung 32 Bildschirm Urlaub unbesoldet ......................................................................... 30
Abbildung 33 Bildschirm Urlaub unbesoldet editieren .......................................................... 31
Abbildung 34 Bildschirm Art 13 MDV ................................................................................... 31
Abbildung 35 Bildschirm Spitalaufenthalt ............................................................................. 32
Abbildung 36 Bildschirm Abfrage vorzeitig entlassen ........................................................... 32
Abbildung 37 Bildschirm nach Erstellung Soldbeleg für vorzeitig Entlassenen ..................... 33
Abbildung 38 Bildschirm Beleg vorzeitig Entlassener ........................................................... 34
Abbildung 39 Bildschirm Übersicht AdA Soldab- und Vorbezüge ......................................... 34
Abbildung 40 Ausdruck Beleg vorzeitig Entlassener ............................................................ 35
Abbildung 41 Bildschirm vorzeitig Entlassener verbucht ...................................................... 35
Abbildung 42 Bildschirm vorzeitig Entlassener - Stornieren ................................................. 36
Abbildung 43 Startbildschirm Sold ....................................................................................... 37
Abbildung 44 Startbildschirm Soldzulagen ........................................................................... 37
Abbildung 45 Bildschirm Berechtigungen Soldzulagen hinterlegen ...................................... 38
Abbildung 46 Bildschirm Auswahlliste Soldzulagen ............................................................. 38
Abbildung 47 Bildschirm Berechtigung Soldzulagen hinterlegt ............................................. 39
Abbildung 48 Startbildschirm Flugzulagen ........................................................................... 39
Abbildung 49 Bildschirm Berechtigung Flugzulagen hinterlegen .......................................... 40
Abbildung 50 Bildschirm Auswahlliste Flugzulagen .............................................................. 40
Abbildung 51 Bildschirm Berechtigung Flugzulagen hinterlegt ............................................. 41
Abbildung 52 Startbildschirm Soldabzüge / Vorbezüge ........................................................ 41
Abbildung 53 Bildschirm Übersicht Soldabzüge / Vorbezüge ............................................... 42
Abbildung 54 Startbildschirm Soldbeleg erstellen ................................................................ 43
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Abbildung 55 Bildschirm Soldbeleg ...................................................................................... 44
Abbildung 56 Ausdruck Soldbeleg ....................................................................................... 44
Abbildung 57 Startbildschirm Etiketten drucken ................................................................... 45
Abbildung 58 Ausdruck Soldetiketten ................................................................................... 45
Abbildung 59 Startbildschirm EO ......................................................................................... 46
Abbildung 60 Bildschirm EO-Karten verwalten ..................................................................... 46
Abbildung 61 Bildschirm Übersicht EO verwalten ................................................................ 47
Abbildung 62 Bildschirm EO-Karte erneut drucken .............................................................. 47
Abbildung 63 Bildschirm EO-Karte erneut gedruckt nach Druck .......................................... 48
Abbildung 64 Ausdruck Bestätigung EO .............................................................................. 49
Abbildung 65 Startbildschirm EO-Karten Erstdruck .............................................................. 49
Abbildung 66 Bildschirm Stichtag EO-Karten ....................................................................... 50
Abbildung 67 Ausdruck EO-Karte ........................................................................................ 50
Abbildung 68 Startbildschirm EO-Karte für VDT's drucken ................................................... 51
Abbildung 69 Übersicht AdA mit VDT .................................................................................. 51
Abbildung 70 Ausdruck EO-Karte nur VDT .......................................................................... 52
Abbildung 71 Startbildschirm Dienstleistungscode setzen ................................................... 53
Abbildung 72 Auswahlliste EO-Code ................................................................................... 53
Abbildung 73 Startbildschirm Unterkunft .............................................................................. 54
Abbildung 74 Bildschirm Übersicht bereits erfasste Unterkünfte ohne Unterkunft ................ 54
Abbildung 75 Bildschirm bereits erfasst Unterkünfte mit Unterkünften ................................. 54
Abbildung 76 Bildschirm Unterkunft erfassen ....................................................................... 55
Abbildung 77 Startbildschirm Position zu Unterkunft hinzufügen .......................................... 56
Abbildung 78 Bildschirm Position bearbeiten Unterkunft ...................................................... 57
Abbildung 79 Bildschirm Liste Kostenart erfassen Unterkunft .............................................. 57
Abbildung 80 Startbildschirm Belegungen Unterkünfte ........................................................ 58
Abbildung 81 Bildschirm Belegungen Unterkunft ................................................................. 58
Abbildung 82 Bildschirm Belegungszuweisung via AdA ....................................................... 59
Abbildung 83 Bildschirm Belegung einzelner AdA ................................................................ 59
Abbildung 84 Bildschirm Übersicht Belegung ....................................................................... 59
Abbildung 85 Startbildschirm Belegungsvorlagen bearbeiten ............................................... 60
Abbildung 86 Bildschirm Belegungsvorlage hinzufügen ....................................................... 60
Abbildung 87 Bildschirm Belegungsvorlage erfassen – ohne Auswahl ................................. 61
Abbildung 88 Bildschirm Belegungsvorlage erfassen – mit Auswahl .................................... 61
Abbildung 89 Bildschirm Übersicht Belegungsvorlagen ....................................................... 62
Abbildung 90 Bildschirm Zuweisung Belegung auf AdA via Vorlage .................................... 62
Abbildung 91 Bildschirm Übersicht Belegung je AdA ........................................................... 63
Abbildung 92 Bildschirm Erfassung Doppelbelegung ........................................................... 63
Abbildung 93 Bildschirm Übersicht Belegung - Doppelbelegung .......................................... 64
Abbildung 94 Startbildschirm Fremdbelegung bearbeiten .................................................... 64
Abbildung 95 Bildschirm Fremdbelegung erfassen .............................................................. 64
Abbildung 96 Bildschirm beenden Erfassung Fremdbelegung ............................................. 65
Abbildung 97 Bildschirm Unterkunft abrechnen.................................................................... 65
Abbildung 98 Ausdruck Kopf Hilfsbeleg zur Unterkunftsabrechnung .................................... 66
Abbildung 99 Ausdruck Total Hilfsbeleg zur Unterkunftsabrechnung ................................... 66
Abbildung 100 Bildschirm Unterkunftsabrechnung ............................................................... 67
Abbildung 101 Bildschirm Übersicht erfasste Unterkünfte abgerechnet ............................... 67
Abbildung 102 Startbildschirm Verpflegung ......................................................................... 68
Abbildung 103 Startbildschirm Verpflegung verwalten ......................................................... 68
Abbildung 104 Bildschirm Leistungsbezüger resp. –erbringer Verpflegung .......................... 69
Abbildung 105 Bildschirm Übersicht erfasste Leistungsbezüger resp. –erbringer
Verpflegung.................................................................................................. 69
Abbildung 106 Startbildschirm Verpflegung „von“ ................................................................ 69
Abbildung 107 Bildschirm Portionen VON erfassen ............................................................. 70
Abbildung 108 Bildschirm erfasste Portionen VON je Tag ................................................... 70
Abbildung 109 Bildschirm Übersicht erfasste Leistungsbezüger resp. –
131/133

erbringer Verpflegung mit „Bilanz“ ................................................................ 70
Abbildung 110 Startbildschirm Verpflegung „bei“ ................................................................. 71
Abbildung 111 Bildschirm Übersicht AdA/Leistungserbringer Verpflegung „bei“ ................... 71
Abbildung 112 Bildschirm Portionen BEI erfassen ............................................................... 72
Abbildung 113 Bildschirm erfasste Portionen VON je Tag ................................................... 72
Abbildung 114 Bildschirm Übersicht erfasste Leistungsbezüger resp. –erbringer Verpflegung
mit „Bilanz“ BEI ............................................................................................ 73
Abbildung 115 Bildschirm Verpflegung „bei“ – Transit .......................................................... 73
Abbildung 116 Startbildschirm Pensionsverpflegung abrechnen .......................................... 74
Abbildung 117 Bildschirm Beleg Pensionsverpflegung Restaurant ...................................... 74
Abbildung 118 Ausdruck Beleg Pensionsverpflegung .......................................................... 75
Abbildung 119 Startbildschirm Pensionsverpflegung abrechnen .......................................... 75
Abbildung 120 Bildschirm Liste AdA mit Pensionsverpflegung ............................................. 76
Abbildung 121 Startbildschirm Gutschein drucken ............................................................... 76
Abbildung 122 Ausdruck Portionengutschein „bei“ ............................................................... 77
Abbildung 123 Startbildschirm Verpflegungsbilanz .............................................................. 77
Abbildung 124 Bildschirm Verpflegungsbilanz ..................................................................... 78
Abbildung 125 Bildschirm Auswahl Perioden für Verpflegungsbilanz ................................... 78
Abbildung 126 Startbildschirm Lieferschein erfassen ........................................................... 78
Abbildung 127 Bildschirm Übersicht erfasste Lieferscheine ................................................. 79
Abbildung 128 Bildschirm Erfassung Lieferschein ................................................................ 79
Abbildung 129 Bildschirm Verpflegungsbilanz mit erfassten Lieferscheinen ........................ 80
Abbildung 130 Startbildschirm Belastungen / Gutschriften ................................................... 80
Abbildung 131 Bildschirm Übersicht erfasste Belastungs- und Gutschriftsanzeigen ............ 81
Abbildung 132 Bildschirm Erfassung Belastungs- und Gutschriftsanzeigen ......................... 81
Abbildung 133 Bildschirm Übersicht erfasste Belastungs- und Gutschriftsanzeigen mit
Einträgen ..................................................................................................... 82
Abbildung 134 Bildschirm Übersicht erfasste Portionenbelastungen und -gutschriften......... 82
Abbildung 135 Bildschirm Erfassung Portionenbelastungen und -gutschriften ..................... 83
Abbildung 136 Bildschirm Übersicht erfasste Belastungs- und Gutschriftsanzeigen mit
Einträgen ..................................................................................................... 83
Abbildung 137 Startbildschirm Warenvorrat SESO erfassen ................................................ 84
Abbildung 138 Bildschirm Warenvorrat SESO erfassen - Hinzufügen .................................. 84
Abbildung 139 Bildschirm Warrenvorrat SESO (Küche) erfassen ........................................ 84
Abbildung 140 Bildschirm Übersicht Warenvorräte SESO mit Einträgen .............................. 85
Abbildung 141 Ausdruck Verpflegungsbilanz ....................................................................... 85
Abbildung 142 Startbildschirm Geschäftsvorfälle ................................................................. 86
Abbildung 143 Bildschirm Übersicht Geschäftsvorfälle ........................................................ 86
Abbildung 144 Bildschirm Stornierung Geschäftsvorfall ....................................................... 87
Abbildung 145 Bildschirm Stornobeleg ................................................................................ 88
Abbildung 146 Bildschirm Übersicht Geschäftsvorfälle mit Storno ....................................... 88
Abbildung 147 Bildschirm stornierter Geschäftsvorfall ......................................................... 89
Abbildung 148 Bildschirm Geschäftsvorfall korrigieren ......................................................... 89
Abbildung 149 Bildschirm Korrekturbeleg vor Korrektur ....................................................... 90
Abbildung 150 Bildschirm korrigierter Geschäftsvorfall ........................................................ 90
Abbildung 151 Bildschirm Geschäftsvorfall-Definitionen ...................................................... 91
Abbildung 152 Bildschirm Favoriten ..................................................................................... 92
Abbildung 153 Starbildschirm VdT ....................................................................................... 92
Abbildung 154 Bildschirm Abrechnung VdT ......................................................................... 93
Abbildung 155 Bildschirm VdT - Generelle Informationen .................................................... 93
Abbildung 156 Bildschirm VdT - Vereinzelte Diensttage ...................................................... 94
Abbildung 157 Bildschirm VdT - Vereinzelte Diensttage Eingabe ........................................ 94
Abbildung 158 Bildschirm VdT - Diverse Posten .................................................................. 95
Abbildung 159 Bildschirm VdT- Diverse Posten Erfassung .................................................. 96
Abbildung 160 Bildschirm VdT - Einzahlungsschein ............................................................ 96
Abbildung 161 Ausdruck VdT ............................................................................................... 97
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Abbildung 162 Startbildschirm Auszahlungen ...................................................................... 98
Abbildung 163 Startbildschirm Banken ................................................................................ 98
Abbildung 164 Bildschirm SIX Interbank Clearing ................................................................ 99
Abbildung 165 Bildschirm SIX Interbank Clearing - ASCII .................................................... 99
Abbildung 166 Bildschirm Import Bankenstamm .................................................................. 99
Abbildung 167 Bildschirm erfassen Bank ........................................................................... 100
Abbildung 168 Bildschirm Einzahlungsschein drucken ....................................................... 100
Abbildung 169 Bildschirm Einzahlungsschein drucken - Absenderkonto ............................ 101
Abbildung 170 Ausdruck Einzahlungsschein ...................................................................... 101
Abbildung 171 Bildschirm Absenderadresse ...................................................................... 101
Abbildung 172 Bildschirm Zahlungsverbindungen .............................................................. 102
Abbildung 173 Bildschirm Zahlungsverbindungen – Erfassen ............................................ 102
Abbildung 174 Bildschirm Zahlungsverbindungen - mit Verbindung ................................... 102
Abbildung 175 Startbildschirm Berichte ............................................................................. 103
Abbildung 176 Bildschirm Berichte – Belegliste ................................................................. 104
Abbildung 177 Ausdruck Belegliste (Bsp.) ......................................................................... 104
Abbildung 178 Bildschirm Berichte - Bilanz / ER nach Buchhaltung ................................... 104
Abbildung 179 Bildschirm Berichte - Bilanz / ER nach MLZ ............................................... 105
Abbildung 180 Bildschirm Berichte - Bilanz / ER nach DU CdA ......................................... 105
Abbildung 181 Ausdruck Bilanz / ER (Bsp.) ....................................................................... 106
Abbildung 182 Bildschirm Berichte – Soldabrechnung ....................................................... 106
Abbildung 183 Ausdruck Soldabrechnung ......................................................................... 107
Abbildung 184 Bildschirm Berichte - ER nach Kostenträger ............................................... 107
Abbildung 185 Ausdruck ER nach Kostenträger ................................................................ 108
Abbildung 186 Bildschirm Berichte - Kontoauszug ............................................................. 108
Abbildung 187 Ausdruck Kontoauszug .............................................................................. 109
Abbildung 188 Ausdruck Kontoauszug über mehrere Buchhaltungen ................................ 109
Abbildung 189 Bildschirm Berichte - Verpflegungsabrechnung .......................................... 110
Abbildung 190 Ausdruck Verpflegungsabrechnung ............................................................ 110
Abbildung 191 Bildschirm Berichte - Kennzahlen ............................................................... 111
Abbildung 192 Ausdruck Kennzahlenblatt .......................................................................... 111
Abbildung 193 Bildschirm Berichte - Rechnungsführer Wechsel ........................................ 112
Abbildung 194 Ausdruck Kennzahlenblatt Rechnungsfüher Wechsel ................................ 113
Abbildung 195 Startbildschirm Lernen ............................................................................... 114
Abbildung 196 Bildschirm Lernen - Training ....................................................................... 114
Abbildung 197 Bildschirm Lernen - Start Training .............................................................. 114
Abbildung 198 Bildschirm Training - Fragen ...................................................................... 115
Abbildung 199 Bildschirm Training - Abschliessen ............................................................. 115
Abbildung 200 Ausdruck Auswertung Training ................................................................... 115
Abbildung 201 Startbildschirm Abschluss .......................................................................... 117
Abbildung 202 Bildschirm Abschluss - BP-Auswahl ........................................................... 117
Abbildung 203 Bildschirm Abschluss - Eingabe Warenvorrat AProv .................................. 118
Abbildung 204 Bildschirm Abschlussbedingungen prüfen .................................................. 118
Abbildung 205 Bildschirm Abschluss bestätigen ................................................................ 119
Abbildung 206 Bildschirm Abschlussreport drucken ........................................................... 119
Abbildung 207 Ausdruck Revisionscheckliste .................................................................... 120
Abbildung 208 Startbildschirm Buchhaltung Wiedereröffnen .............................................. 120
Abbildung 209 Bildschirm Bestätigung Wiedereröffnung .................................................... 121
Abbildung 210 Bildschirm Übersicht Buchhaltung nach Wiedereröffnung .......................... 121
Abbildung 211 Startbildschirm bei mehreren Buchhaltungen ............................................. 122
Abbildung 212 Bildschirm Kontoauszug - Auswahl mehrere Buchhaltungen ...................... 122
Abbildung 213 Bildschirm Kontoauszug - mehrerer Buchhaltungen ................................... 123
Abbildung 214 Bildschirm Synchronisatin Mannschaftskontrolle mehrere Buchhaltungen . 123
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