Sitzungsvorlage - Gemeinde Lindlar

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nerbetriebliche Kontrolle dar, die eine mögliche Korruption in diesem Stadium
grundsätzlich erschwert.
- Eine zentrale Vergabestelle wurde bisher nicht eingerichtet. In diesem Zusammenhang
sehen wir es als kritisch an, dass die Auswahl der Bieter bei einer beschrankten
Vergabe dem Fachamt bekannt ist, dass die Zusammenstellung der
Angebotsunterlagen und der Versand an die Bieter, die rechnerische Prüfung der
Angebote als auch die Erstellung des Preisspiegels durch verschiedene Mitarbeiterinnen/er,
die mit den Vergabeangelegenheiten befasst sind, dezentral durchgeführt
wird.
- Wir empfehlen der Gemeinde Lindlar, die Erweiterung des Verantwortungsbereiches
der zentralen Submissionsstelle hin zu einer zentralen Vergabestelle zu prüfen,
bzw. darauf hin zu wirken, dass die Zusammenstellung und der Versand der
Angebotsunterlagen, die rechnerische Prüfung sowie die Erstellung des Preisspiegels
nicht durch das jeweilige Fachamt, sondern an zentraler Stelle durchgeführt
wird. Wegen der begrenzten Kapazitäten innerhalb der Verwaltung konnte zu
diesem Zweck auch eine interkommunale Kooperation in Erwagung gezogen werden.
- Die mit der Planung befasste Stelle sollte bei beschrankten Ausschreibungen keine
Kenntnis der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber haben. Es sollte
die Möglichkeit gegeben sein, die aufgestellten Bieterlisten vor der Aufforderung
zur Angebotsabgabe ohne Absprache mit dem Fachamt überarbeiten zu können,
um auf diese Weise ggfs. Unwägbarkeiten über die Zusammensetzung des Bieterkreises
zu schaffen.
- Eine zentrale Vergabedatei besteht nicht. Wir empfehlen der Gemeinde, alle Auftragsvergaben
(VOL, VOB, VOF) in die Vergabedatei aufzunehmen.
Antwort der Verwaltung:
Die GPA hat der Gemeinde Lindlar insbesondere empfohlen, die Erweiterung des
Verantwortungsbereiches der zentralen Submissionsstelle hin zu einer zentralen Vergabestelle
zu prüfen, bzw. darauf hin zu wirken, dass die Zusammenstellung und der
Versand der Angebotsunterlagen, die rechnerische Prüfung sowie die Erstellung des
Preisspiegels nicht durch das jeweilige Fachamt, sondern an zentraler Stelle durchgeführt
wird. Wegen der begrenzten Kapazitäten innerhalb der Verwaltung könnte zu
diesem Zweck auch eine interkommunale Kooperation in Erwägung gezogen werden.
Der Oberbergische Kreis nimmt bereits die Aufgaben einer zentralen Vergabestelle
für die Gemeinde Engelskirchen wahr. Aus diesem Grund hat die Verwaltung mit dem
Leiter des Rechnungsprüfungsamtes beim Oberbergischen Kreis diesbezüglich Kontakt
aufgenommen und um Abgabe eines konkreten Angebotes für die Gemeinde
Lindlar gebeten. Hierzu wurden vom Kreis zwischenzeitlich weitere „Eckdaten“ zum
Vergabewesen in der Gemeinde Lindlar erbeten. Sobald ein konkretes Angebot vorliegt,
wird die Angelegenheit abschließend beraten.
In diesem Zusammenhang soll auch der Punkt der Führung einer zentralen Vergabedatei
mit aufgegriffen werden.
17. Sitzung HFA 07.03.2012 TOP 06 Prüfberichte der GPA NRW.doc