Sybille Grätz - Zahnärztlicher Bezirksverband Schwaben

ZBV Info
Einzug der Beiträge eine Einzugsermächtigung
erteilt haben. In den meisten Fällen
erheben die Banken bei einer Rückbelastung
des Beitragseinzuges erhebliche
Gebühren, die wir an Sie weitergeben müssen,
wenn Sie die Änderungsmeldung versäumt
haben.
Gesetzliche und
vertragliche
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit
dem Schluss des Kalenderjahres, in dem
die letzte Eintragung in die Unterlagen vorgenommen
wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz,
der Jahresabschluss aufgestellt,
der Handels- oder Geschäftsbrief
empfangen bzw. abgesandt, der
Buchungsbeleg entstanden oder die Aufzeichnung
vorgenommen wurde.
Dies ist aber ausnahmsweise dann nicht
zulässig, wenn die Unterlagen noch für laufende
Verfahren – zum Beispiel für eine
begonnene Betriebsprüfung, ein Straf- oder
Klageverfahren benötigt werden.
Demnach können bei einer zehnjährigen
Aufbewahrungsfrist Unterlagen aus dem
Jahr 1995 und früher mit Ablauf des
31.12.2005 vernichtet werden!
Dies betrifft folgende Unterlagen:
Bücher oder Aufzeichnungen (z.B. das
vom Zahnarzt selbst geführte Ärzte-Journal
oder die vom Steuerberater erstellte Buchführung)
sowie die Einnahme-Überschuss-Rechnung
(Gewinnermittlung) und
AfA-Listen.
Hinweis: Die Frist verlängert sich, wenn die
Einnahme-Überschuss-Rechnung erst ver-
spätet erstellt wird. Ist sie beispielsweise für
2003 erst in 2005 erstellt worden, dürfen die
Unterlagen zur Gewinnermittlung erst in
2016 vernichtet werden.
Kassenbücher, Tageskassenberichte oder
Kassenjournale nach der letzten Eintragung.
Patientenrechnungs-Ausgangsbuch nach
der letzten Eintragung sowie Patientenrechnungs-Durchschriften
mit Zahlungsvermerken.
Quartalsabrechnungen der KZV mit Anlagen,
Eingangsrechnungen und Abrechnungen
des Fremdlabors, gegebenenfalls
Abrechnungen einer Privatverrechnungsstelle.
Unterlagen für die Girokonten der Praxis
(Konto-Auszüge mit Überweisungs-, Einzahlungs-
und Abhebungsbelegen) und
sonstige Kreditunterlagen.
Rechnungen über den Kauf von Einrichtung
und Inventar sowie Belege über die
laufenden Kosten für den Praxisbetrieb –
wie z. B. Kfz-Kosten, Reparatur und Wartung
der Praxiseinrichtung, Bürobedarf,
Beiträge und Versicherungen, Bewirtungen,
Geschenke für Geschäftsfreunde usw.
Patienten-Karteikarten, aus denen sich
die in Rechnung gestellten Beträge bzw.
Eigenanteile und Vermerke über die Zahlungen
der Patienten ergeben (entscheidend
ist das Datum der letzten Eintragung).
Bei einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist
können Unterlagen aus dem Jahre 1999
und früher mit Ablauf des 31.12.2005 vernichtet
werden!
Dies betrifft folgende Unterlagen:
Schriftverkehr, z. B. mit der KZV, dem
Fremdlabor, den Patienten, dem Vermieter,
soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung
sind.
ZNS 5/2006 15