breyersoft Kanzlei

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 38 von 140
Abbildung 10: Dokumente einer Akte
6.2.1 Word- und Exceldokumente anlegen
Um den täglichen Schriftverkehr zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit mit
breyersoft Kanzlei Word- und Exceldokumente anzulegen und die wichtigen Eckdaten
zu speichern. Damit eine große Menge an Dokumenten sich nicht negativ auf
die Verarbeitungsgeschwindigkeit auswirkt, werden die Dokumente extern in Verzeichnissen
gespeichert. Dies hat außerdem den Vorteil, dass Sie im Notfall auch
ohne breyersoft Kanzlei an Ihre Dokumente herankommen können, was bei interner
Speicherung nicht möglich wäre.
Eine Alternative, die von manchen Dokumentmanagementsystemen verwendet
wird, ist die Speicherung in so genannten Containerdateien (alle Dateien befinden
sich in einer Datei). Dies hat zwar den Vorteil, dass man den Zugriff auf die Dokumente
vollständig kontrollieren kann, aber gleichzeitig auch den großen Nachteil,
dass Sie ohne die Erstellungssoftware nicht mehr an Ihre Daten herankommen. Sie
wären dann vollständig vom Programmhersteller abhängig. Da wir dies nicht gut
finden, werden Dokumente bei breyersoft Kanzlei in einzelnen Dateien gespeichert
und das in den Standardformaten von Microsoft Word und Excel. Damit ist gewährleistet,
dass Sie jederzeit an Ihre Daten herankommen.
Word- und Exceldokumente (wie auch alle anderen Dokumente) können Sie mittels
dem kleinen, gelben Briefumschlag anlegen, der sich auf den ersten beiden Karteireitern
(Akte und Dokumente) befindet. Ein gezieltes Anlegen mit Vorbesetzung
des Empfängers kann mittels der rechts in jedem Beteiligtendatensatz befindlichen
gelben Schaltflächen erledigt werden.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt