breyersoft Kanzlei

Handbuch

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 2 von 140
Copyright by
Dipl. Ing. (FH), Dipl. WirtschaftsIng. (FH) Dirk Breyer
Rechtsanwalt Dr. Jörg Breyer
Stand: V5.0 (build 711)
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 3 von 140
1 Inhaltsverzeichnis
1 Inhaltsverzeichnis ................................................................................ 3
2 Handbuchkonventionen ...................................................................... 9
3 Installation von breyersoft Kanzlei ..................................................... 9
3.1 Systemanforderungen ............................................................................. 9
3.1.1 Systemanforderungen (Server) ......................................................... 10
3.1.2 Systemanforderungen (Arbeitsplätze) ............................................... 10
3.2 Installation .............................................................................................. 10
3.2.1 Überblick ........................................................................................... 10
3.2.2 Netzwerk einrichten für breyersoft Kanzlei ........................................ 10
3.2.3 Rechte zur Anmeldung am SQL Server ............................................ 12
3.2.4 Installationsroutine von breyersoft Kanzlei ........................................ 12
3.2.5 Anbindung einer Telefonanlage (CTI) ............................................... 15
3.3 Deinstallation von breyersoft Kanzlei ................................................... 15
4 Einstieg in breyersoft Kanzlei ........................................................... 17
4.1 Servicevertrag......................................................................................... 17
4.2 Allgemeines ............................................................................................ 17
4.3 Voreinstellungen in Windows................................................................ 18
4.4 breyersoft Kanzlei starten ..................................................................... 18
4.4.1 Erster Start auf den Arbeitsplätzen .................................................... 19
4.4.2 Anmeldung ........................................................................................ 19
4.4.3 Datenverzeichnis ............................................................................... 20
4.4.4 Lizenznummern ................................................................................. 20
4.4.5 Installierter Drucker ........................................................................... 21
4.4.6 Individuelle Druckereinstellungen einrichten ..................................... 21
4.4.7 Angaben zur eigenen Kanzlei............................................................ 22
4.4.8 Auswahl des Briefkopfes ................................................................... 22
4.4.9 Einstellungen für Sicherungskopien .................................................. 22
4.4.10 Stundensätze pro Mitarbeiter und Auftraggeber ................................ 22
4.5 Standardwerte einstellen (Update/ Neuinstallation) ............................ 23
4.6 Symbolleiste ........................................................................................... 24
4.7 Wichtige Tastenkombinationen............................................................. 24
5 Kanzleiübersicht ................................................................................. 26
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 4 von 140
6 Akten.................................................................................................... 27
6.1 Inhalt der Akten ...................................................................................... 27
6.1.1 Akte suchen per Auswahlmenü ......................................................... 27
6.1.2 Globale Suche nach Akteninhalten ................................................... 28
6.1.3 zuletzt und danach aufgerufene Akten auswählen ............................ 28
6.1.4 Neue Akte anlegen ............................................................................ 29
6.1.5 Aktenzeichen vergeben beim Jahreswechsel.................................... 30
6.1.6 Abzurechnen nach ............................................................................ 31
6.1.7 Aktenablage ...................................................................................... 32
6.1.8 Aktenvorblatt ..................................................................................... 32
6.1.9 Beteiligte zu Akten ............................................................................. 32
6.1.10 Übersicht der zuletzt aufgerufenen Akten ......................................... 35
6.1.11 Übersicht über alle vorhandenen Akten ............................................ 35
6.1.12 Änderungen von Akten ...................................................................... 35
6.2 Dokumente .............................................................................................. 37
6.2.1 Word- und Exceldokumente anlegen ................................................ 38
6.2.2 Formulare für das Mahnverfahren ..................................................... 41
6.2.4 EDA-Mahn- und Vollstreckungsbescheid .......................................... 50
6.2.5 Pfändungsauftrag .............................................................................. 50
6.2.6 Eidesstattliche Versicherung ............................................................. 51
6.2.7 Pfändungs- und Überweisungsbeschluss ......................................... 52
6.2.8 Formular für Notizen .......................................................................... 53
6.2.9 eMail über Outlook automatisch versenden ...................................... 54
6.2.10 Internes Mailsystem .......................................................................... 54
6.2.11 Formular für ein allgemeines Dokument ............................................ 54
6.2.12 Weitere Formulare ............................................................................. 54
6.3 Termine ................................................................................................... 55
6.4 Aktenkonten ............................................................................................ 56
6.4.1 Neues Aktenkonto anlegen ............................................................... 57
6.4.2 RVG-Gebühren eingeben .................................................................. 59
6.4.3 BRAGO Gebühren eingeben ............................................................. 61
6.4.4 Anrechnen von Gebühren ................................................................. 63
6.4.5 StBGebV-Gebühren eingeben........................................................... 64
6.4.6 KostO-Gebühren eingeben ............................................................... 64
6.4.7 Pauschalhonorar eingeben ............................................................... 64
6.4.8 Zeithonorar eingeben ........................................................................ 64
6.4.9 Auslagen eingeben ............................................................................ 65
6.4.10 Eingehendes Fremdgeld ................................................................... 66
6.4.11 Ausgehendes Fremdgeld .................................................................. 66
6.4.12 Gebührenteilung mit Korrespondenzanwälten und Sonderfälle ........ 67
6.4.13 Aktenkonto filtern ............................................................................... 68
6.4.14 Aktenkonto wechseln ........................................................................ 68
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6.4.15 Aktenkonto kopieren .......................................................................... 69
6.4.16 Aktenkonto drucken ........................................................................... 69
6.4.17 Kostenfestsetzung beantragen .......................................................... 70
6.4.18 Rechnungsvorschau anlegen ............................................................ 71
6.4.19 Rechnung anlegen ............................................................................ 71
6.4.20 Alle Rechnungen anzeigen ............................................................... 72
6.5 Offene Posten ......................................................................................... 73
6.6 Forderungskonten .................................................................................. 75
6.6.1 Anlegen/ Auswahl von Forderungskonten ......................................... 75
6.6.2 Buchungsmöglichkeiten im Forderungskonto .................................... 77
6.6.3 Stapelbuchen .................................................................................... 81
6.6.4 Import/ Export von Forderungskonten ............................................... 81
6.6.5 Drucken von Forderungskonten ........................................................ 82
6.6.6 Überweisungsträger ausfüllen ........................................................... 82
7 Adressen ............................................................................................. 82
7.1 Grundsätzliche Angaben zur Adresse .................................................. 83
7.2 Persönliche Daten .................................................................................. 85
7.3 Finanzielle Daten .................................................................................... 86
7.4 Beteiligung an Akten .............................................................................. 86
7.5 Beteiligung an Dokumenten .................................................................. 86
7.6 Beteiligung an Terminen ........................................................................ 87
7.7 Beteiligung an Aktenkonten .................................................................. 87
7.8 Beteiligung an Offenen Posten ............................................................. 87
7.9 Änderungen von Adressen aufzeichnen .............................................. 87
7.10 Internetadressen ..................................................................................... 88
7.11 Geburtstagsliste ..................................................................................... 88
7.12 Übersicht über alle Internetadressen ................................................... 88
8 Bibliothek ............................................................................................ 89
8.1 Rechtsprechung ..................................................................................... 90
8.2 Literatur ................................................................................................... 91
8.3 Normen .................................................................................................... 91
8.4 Vorlagen .................................................................................................. 91
8.5 Verschiedenes ........................................................................................ 91
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 6 von 140
9 Weitere Funktionen ............................................................................ 91
9.1 Drucker und Druckerschächte .............................................................. 91
9.2 Zeiterfassung .......................................................................................... 92
9.2.1 Automatische Zeiterfassung .............................................................. 92
9.2.2 Manuelle Zeiterfassung ..................................................................... 94
9.3 Textbausteine ......................................................................................... 96
9.4 Anbindung der Telefonanlage ............................................................... 97
9.4.1 Eingehende Gespräche ..................................................................... 97
9.4.2 Ausgehende Gespräche .................................................................... 98
9.4.3 Gespräch weiter verbinden................................................................ 99
9.4.4 Gespräch automatisch umleiten ...................................................... 100
9.4.5 Systemvoraussetzungen ................................................................. 100
9.5 Übersichten ........................................................................................... 101
9.5.1 Übersicht Dokumente ...................................................................... 101
9.5.2 Übersicht Termine ........................................................................... 103
9.5.3 Übersicht Akten (Akten ohne Wiedervorlagen)................................ 105
9.5.4 Übersicht Aktenkonten .................................................................... 105
9.5.5 Übersicht Offene Posten ................................................................. 106
9.6 Falliste ................................................................................................... 107
9.7 Literaturliste .......................................................................................... 107
9.8 Rechtsprechungsliste .......................................................................... 107
9.9 Fahrtenbuch .......................................................................................... 107
9.10 Vorwahlen ............................................................................................. 108
9.11 Sonderrufnummern .............................................................................. 108
9.12 Entfernungen ........................................................................................ 109
9.13 Banken .................................................................................................. 109
9.14 Gerichtszuständigkeiten ...................................................................... 110
9.15 Berechnungstools ................................................................................ 112
9.15.1 Altersberechnung ............................................................................ 112
9.15.2 Gebührenberechnung ..................................................................... 112
9.15.3 Zinsberechnung ............................................................................... 113
9.15.4 Währungsrechner ............................................................................ 113
9.15.5 Mehrwertsteuerrechner ................................................................... 114
9.16 Aufkleber für Aktenordner ................................................................... 115
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9.16.1 benötigte Vordrucke ........................................................................ 115
9.16.2 Ausfüllen der Vordrucke .................................................................. 115
9.17 Anzahl von Akten, Adressen usw. ...................................................... 116
9.18 Adressenexport für PDAsr .................................................................. 116
9.19 Trainingsversion ................................................................................... 116
9.19.1 Updaten der Trainingsversion ......................................................... 117
9.20 Info zu breyersoft ................................................................................. 117
9.21 Info zum Computer ............................................................................... 118
10 Dokumentenverwaltung ............................................................... 119
10.1 Überblick ............................................................................................... 119
10.2 Scannen von Dokumenten .................................................................. 120
10.3 Einlesen von Dokumenten ................................................................... 120
10.4 Einlesen von E-Mails ............................................................................ 121
10.5 Dokumente nachträglich verbinden .................................................... 122
11 Übersicht über Schecks und Überweisungen ........................... 122
11.1 Scheckvordrucke .................................................................................. 123
11.2 Überweisungsvordrucke ...................................................................... 123
12 Auswertungen ............................................................................... 123
12.1 Auswertung Rechnungen .................................................................... 123
12.2 Auswertung Zeithonorare .................................................................... 123
12.3 Auswertung interner Honorare............................................................ 124
13 Wirtschaftsgüter............................................................................ 124
14 Programmrechte und Anmeldungen........................................... 125
14.1 Mitarbeiter und Rechte ......................................................................... 125
14.1.1 Automatisches Schließen aller Arbeitsplätze................................... 125
14.2 An- und Abmeldungen ......................................................................... 126
14.3 Fehlermeldungen .................................................................................. 126
14.4 Erweiterte Einstellungen ...................................................................... 126
15 Datensicherung ............................................................................. 129
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15.1 Einstellen der Backupoptionen ........................................................... 129
15.2 Automatische Sicherungskopien ........................................................ 131
15.3 Manuelle Sicherungskopien ................................................................ 132
15.3.1 Strategie bei Datensicherungen ...................................................... 132
15.4 Datenwiederherstellung (Restore) ...................................................... 133
15.4.1 Überblick ......................................................................................... 133
16 Fehlermeldungen .......................................................................... 134
17 Markenhinweis .............................................................................. 136
18 Abbildungsverzeichnis ................................................................. 137
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 9 von 140
2 Handbuchkonventionen
Beispiel Erläuterung
Bibliothek --> Rechtsprechung In der Menüleiste Bibliothek auswählen und
dann innerhalb von Bibliothek den Unterpunkt
Rechtsprechung anklicken
Die Schaltfläche OK drücken
3 Installation von breyersoft Kanzlei
3.1 Systemanforderungen
Im System werden 2 Arten von Rechnern unterschieden.
Server (hier werden alle Daten (Akten, Adressen, Vorlagen usw.) zentral
gespeichert.).
Clients (Arbeitsplatzrechner, an denen gearbeitet wird und die auf die
zentralen Daten des Servers zugreifen). Die Benutzeroberfläche nennt
man auch Frontend.
Es muss einen Server im System geben; die Anzahl der Clients ist praktisch unbegrenzt
(hängt von Ihrer Hard- und Softwareausstattung ab). Der Microsoft SQL
Server darf nur auf dem Server installiert sein, nicht auf den Clients, auch nicht
zusätzlich. Jeder Rechner, auf dem SQL Server installiert ist, wird als Server erkannt.
Wenn es mehr als einen Server in einem System gibt, hätte dies zur Folge,
dass gewisse Funktionen von breyersoft Kanzlei nicht mehr einwandfrei arbeiten
könnten.
Um Kosten (einen Rechner) zu sparen, kann der Rechner, der als Server fungiert,
auch als normaler Arbeitsplatz verwendet werden. Es sollte dann allerdings ein
leistungsstarker Rechner sein, der die Doppelbelastung ohne Probleme verträgt. Je
nach Hardwareausstattung Ihrer Rechner und der Anzahl der Arbeitsstationen, die
auf die Daten zugreifen, verändert sich die Arbeitsgeschwindigkeit.
Da auf dem Server sämtliche Daten und Dokumente gespeichert sind, sollten zum
Server nur geschulte Personen Zugang haben, damit durch eine etwaige Fehlbedienung,
kein Datenverlust bzw. Ausfallzeiten auftreten.
Um breyersoft Kanzlei zu installieren, muss Ihr System folgende Anforderungen
erfüllen:
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3.1.1 Systemanforderungen (Server)
Windows XP/ Vista/ Server 2003/ Server 2008
Internet Explorer 5.0 oder höher
Adobe Acrobat Reader 6.0 oder höher
Falls der Server auch ein Arbeitsplatz ist, Microsoft Office 2000/ XP/ 2003/
2007 mit Word, Excel und Outlook. Für die Dokumentenverwaltung wird
Office XP/ 2003/ 2007 benötigt
RAM und CPU abhängig vom Betriebssystem
Farbmonitor mit mind. 1024x768 Pixel Auflösung
Für die Dokumentenverwaltung ist eine Auflösung von mind. 1280x1024
Pixel nötig
Maus und Tastatur
DVD-ROM Laufwerk
3.1.2 Systemanforderungen (Arbeitsplätze)
Windows 2000/ XP/ Vista
Internet Explorer 5.0 oder höher
Adobe Acrobat Reader 6.0 oder höher
Microsoft Office 2000/ XP/ 2003/ 2007 mit Word, Excel und Outlook. Für
die Dokumentenverwaltung wird Office XP/ 2003/ 2007 benötigt
RAM und CPU abhängig vom Betriebssystem
Farbmonitor mit mind. 1024x768 Pixel Auflösung. Für die Dokumentenverwaltung
ist eine Auflösung von mind. 1280x1024 Pixel nötig
Maus und Tastatur
CD-ROM Laufwerk
3.2 Installation
3.2.1 Überblick
Für die Installation von breyersoft Kanzlei 5.0 sind Grundkenntnisse von Windowssystemen
von Vorteil, bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Support von
breyersoft. Auf der Installations-DVD finden Sie auch eine aktuelle Anleitung für die
Installation von breyersoft Kanzlei 5.0 wie auch eine Installationshilfe, falls Sie SQL
Server 2008 Express manuell installieren müssen.
3.2.2 Netzwerk einrichten für breyersoft Kanzlei
Breyersoft Kanzlei benötigt ein Standardnetzwerk auf TCP/ IP Basis. Falls Sie
noch kein geeignetes Netzwerk haben sollten oder Erweiterungen wie einen Internetzugang
wünschen, wenden Sie sich bitte an breyersoft. Auch bei einem Einzelplatz
empfiehlt es sich das Windows Netzwerk zu aktivieren.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 11 von 140
Egal, ob Sie einen oder mehrere Arbeitsplätze einrichten möchten, es muss immer
ein Computer als Server (Hauptrechner) definiert werden. Auf diesem werden
dann alle Daten zentral gespeichert und alle anderen Computer greifen über das
Netzwerk zentral auf die Daten zu. Dies hat den Vorteil, dass die Änderungen eines
Mitarbeiters von allen anderen angesehen werden können und Ergänzungen/ Änderungen
nicht auf jedem Arbeitsplatz nochmals durchgeführt werden müssen. Zum
Beispiel Adressen oder Akten werden im System nur einmal gespeichert, so dass
jeder den gleichen Stand und alle Änderungen sieht. Bei einem Einzelplatz ist der
einzig vorhandene Computer automatisch der Server und speichert die Daten. Bei
kleinen Kanzleien ist es möglich, auch den Server als Arbeitsplatz zu verwenden.
Empfohlen wird dies nicht. In jedem Fall muss auch auf dem Server breyersoft
Kanzlei installiert und gestartet werden.
Alle anderen Computer sind Arbeitsplätze (Clients). Dort muss jeweils ein Netzwerkpfad
zum Server eingerichtet werden, der auf das zentrale „\breyersoft\ Verzeichnis“
des Servers verweist. Je nach Speicherort des \breyersoft Verzeichnisses
(dieser kann bei der Installation von breyersoft Kanzlei individuell angegeben
werden) richtet sich die Freigabe von Laufwerk oder Verzeichnis. Wenn Sie einen
Speicherort angegeben haben, der auf der obersten Ebene (z.B. C:\breyersoft oder
F:\breyersoft) liegt, dann muss das gesamte Laufwerk freigegeben werden. Falls
Sie nur ein Verzeichnis freigeben möchten und nicht ein gesamtes Laufwerk, muss
das gesamte \breyersoft Verzeichnis eine Ebene tiefer gelegt werden (z.B.
C:\breyersoft\breyersoft). Sie können dann C:\breyersoft freigeben und ihm einen
Laufwerksbuchstaben zuordnen. Auf dem Server wie auch auf allen Clients wird
dann im Anmeldefenster von breyersoft Kanzlei dieser Laufwerksbuchstabe als
Datenverzeichnis eingetragen.
Daraus ergibt sich, dass Sie ein Verzeichnis (nicht ein Laufwerk) freigeben müssen,
wenn Sie das \breyersoft Verzeichnis nicht auf die oberste Verzeichnisebene legen
möchten.
Wie schon erwähnt, muss der Netzwerkpfad immer als Unterverzeichnis das
\breyersoft Verzeichnis haben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Freigabe
mit ausreichenden Rechten versehen ist.
Um eine Netzwerkverbindung zu erstellen, müssen folgende Schritte durchgeführt
werden (abhängig vom Betriebssystem):
das Laufwerk oder Verzeichnis des Servers, auf das Sie von woanders
zugreifen wollen, muss freigegeben werden. Achten Sie bitte auch darauf,
dass Sie ausreichende Rechte (auch Schreibrechte) für das freigegebene
Verzeichnis zugeteilt haben.
auf den Clients müssen Sie das Serverlaufwerk als Netzlaufwerk mit einem
noch nicht vorhandenen Laufwerksbuchstaben verbinden. (es wird
z.B. der Inhalt vom Serverlaufwerk „C:“ als Laufwerk „L:“ angezeigt). Es
gibt mehrere Wege ein Laufwerk zu verbinden, z.B. im Explorer über
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 12 von 140
Netzwerkumgebung � Benachbarte Computer, Name des Rechners auswählen,
freigegebenes Laufwerk auswählen, Kontextmenü Netzwerklaufwerk
verbinden.
auf dem Server empfiehlt es sich als Datenverzeichnis im Anmeldefenster
von breyersoft Kanzlei das lokale Verzeichnis einzutragen und dafür kein
Netzlaufwerk zu verwenden.
Wir empfehlen im Zweifelsfall fachkundige Unterstützung in Anspruch zu nehmen.
3.2.3 Rechte zur Anmeldung am SQL Server
Wir empfehlen für die Anmeldung beim SQL Server 2008 die Verwendung der Windows
Sicherheit. Die benötigten Berechtigungen können sie mittels des mitgelieferten
SQL Server Management Studios vornehmen. Hierfür sind Grundkenntnisse
von Datenbanken und MS SQL Server nötig.
3.2.4 Installationsroutine von breyersoft Kanzlei
Legen Sie die Installations-DVD in Ihr DVD-ROM Laufwerk ein, der Installationsassistent
startet dann automatisch. Falls er nicht automatisch starten sollte, starten
Sie ihn bitte manuell in dem Sie auf die „Setup.exe“ doppelt klicken.
Im Folgenden müssen Sie dem Lizenzvertrag zustimmen.
Ein weiteres Fenster dient der Auswahl der zu installierenden Komponenten. Wenn
Sie das Setup der Demoversion ausführen, können Sie nur „Demoversion installieren“
wählen, bei der Vollversion können Sie zwischen den anderen 3 Möglichkeiten
wählen.
Einzelplatzversion
wenn Sie breyersoft Kanzlei nur auf einem Arbeitsplatz installieren möchten
bzw. für die Testversion.
Mehrplatz – Hauptcomputer (Server)
wenn Sie mind. 2 Arbeitsplätze haben
einer der Computer muss die Serveraufgaben übernehmen, d.h. es werden
dort zentral die Daten gespeichert – welcher Computer dies sein soll,
kann von Ihnen frei gewählt werden – für den ausgewählten Computer
verwenden Sie bitte diese Installationsoption
Mehrplatz – Arbeitsstationen (Clients)
wenn Sie mind. 2 Arbeitsplätze haben
für alle anderen Computer, die keine Serveraufgaben übernehmen müssen,
verwenden Sie bitte diese Installationsoption
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 13 von 140
Wenn Sie bei der Auswahl unsicher sind, kontaktieren Sie bitte breyersoft.
Auf der nächsten Seite werden, je nach getätigter Auswahl auf der Vorseite, die zu
installierenden Komponenten angezeigt. Bei einer Erstinstallation sollten Sie
keine Änderungen an den Standardvorgaben machen. Bei nachfolgenden Installationen
wählen Sie bitte nur die von Ihnen benötigten Komponenten aus.
MS Access und Adobe Acrobat Reader werden automatisch auf Vorhandensein
geprüft. Falls einer dieser Komponenten noch nicht installiert sein sollte, wird sie
zur Installation vorgeschlagen.
Abbildung 1: Auswahl der verfügbaren Komponenten
Die Daten von breyersoft Kanzlei werden an zwei verschiedenen Orten gespeichert:
Akten, Adressen, Akten- und Forderungskonten werden in den Datendateien des
MS SQL Servers gespeichert. Diese befanden sich bisher standardmäßig auf dem
Server unter C:\Programme\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data\
Seit breyersoft Kanzlei 5.0 wird als Standardpfad C:\breyersoftDatenbanken verwendet.
Word- und Exceldokumente und Dokumentvorlagen werden standardmäßig auf
dem Server unter C:\breyersoft\ gespeichert. Falls Sie auf dem Server nur das
\breyersoft Verzeichnis freigeben möchten und nicht das gesamte Laufwerk, ist es
nötig, das gesamte \breyersoft Verzeichnis eine Ebene tiefer zu legen und unter
\breyersoft\ zu speichern. Dies ergibt dann z.B. C:\breyersoft\breyersoft\Akten.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 14 von 140
Ansonsten ist es auch möglich, dieses Verzeichnis woanders hinzulegen, es muss
aber immer der Netzwerkpfad von den Clients auf den Server die Struktur
\breyersoft\ haben. Wenn Sie den Netzwerkpfad öffnen, muss es ein \breyersoft
Verzeichnis geben, in dem sich die übrigen Unterverzeichnisse (Akten, Programm,
Vorlagen uvm.) befinden.
Wenn Sie breyersoft Kanzlei auf einem Server (wo die Daten gespeichert werden)
installieren, muss im nächsten Fenster der Standort des oben beschriebenen Datenverzeichnisses
angegeben werden.
Bei einer Erstinstallation wählen Sie den für Sie optimalen Standort; bei einem
Update müssen Sie hier angeben, wo sich das schon vorhandene \breyersoft
(=Datenverzeichnis) befindet.
Wenn Sie an der Standardeinstellung nichts geändert haben, befindet es sich unter
C:\breyersoft.
Die richtige Angabe dieses Standortes ist für ein funktionierendes System unbedingt
erforderlich.
Abbildung 2: Auswahl des Datenverzeichnisses
Das letzte Fenster fasst nochmals Ihre gemachten Einstellungen zusammen. Anschließend
werden die Dateien auf Ihre Festplatte kopiert.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 15 von 140
Wenn der Fortschrittsbalken rechts angekommen ist, startet der zweite Teil der
Installation. In diesem werden Komponenten wie MS Access Runtime und MS
SQL Server installiert. Falls Sie während diesen Teils gefragt werden, ob Sie den
Rechner neu starten möchten, verneinen sie dies bitte, bis die Installation abgeschlossen
ist. Bei Vista starten sie bitte nach dem Neustart die breyersoft Installation
Routine nochmals und installieren den MS SQL Server nach.
Falls Sie zu früh neu gestartet haben sollten, kann es vorkommen, dass nicht alle
benötigten Komponenten installiert werden konnten. Diese müssten dann nachinstalliert
werden. Ganz am Schluss empfiehlt es sich den Computer neu zu starten.
3.2.5 Anbindung einer Telefonanlage (CTI)
Um bei einem Anruf automatisch die Rufnummer, Daten des Anrufers und deren
Akten von breyersoft Kanzlei angezeigt zu bekommen, muss die Computeranlage
mit der Telefonanlage verbunden werden. Falls Sie keine Telefonanlage verwenden,
kann unter gewissen Umständen auch eine ISDN Karte verwendet werden.
Da die Funktionalität erheblich von den vorhandenen Geräten abhängt, fragen Sie
Ihren Anlagenhersteller oder sehen in der Bedienungsanleitung nach.
In jedem Fall muss ein geeigneter TAPI Treiber auf dem Server installiert sein.
3.3 Deinstallation von breyersoft Kanzlei
Falls Sie breyersoft Kanzlei wieder von Ihrem Rechner entfernen wollen, können
Sie über Start � Einstellungen � Systemsteuerung � Software die Deinstallationsroutine
verwenden. Für eine komplette Entfernung der Anwendung müssen
noch zusätzlich, folgende Programme entfernt werden. Prüfen Sie bitte vor der
Deinstallation, ob eventuell noch andere Programme auf Ihrem Rechner die genannten
Komponenten benötigen.
Microsoft Access 2007 Runtime
auf dem Server: Microsoft SQL Server 2008 Express
auf dem Server: Verzeichnis \breyersoft (enthält alle externen Dokumente
– bitte vorher genau prüfen, ob Sie die Daten wirklich löschen möchten)
auf dem Server: Unter C:\breyersoftDatenbanken die 4 Datendateien
kanzleiDaten.mdf, kanzleiDaten_log.ldf, kanzleiDatenTrianing.mdf, kanzleiDatenTraining_log.ldf
zurück.
Diese Dateien enthalten Ihre Daten und werden nicht automatisch deinstalliert.
Bitte prüfen Sie ganz genau, ob Sie Ihre Daten wirklich nicht mehr
benötigen. Im Zweifel sollten Sie in jedem Falle Sie eine Kopie der beiden
Dateien archivieren, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch darauf
zugreifen können.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 16 von 140
Die Dateien kanzleiDatenTraining.mdf und kanzleiDatenTraining_log.ldf
enthalten eine Kopie Ihrer Originaldaten, die aber nicht aktuell sein muss.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 17 von 140
4 Einstieg in breyersoft Kanzlei
Dieses Handbuch soll Ihnen einen schnellen Einstieg in die Benutzung des Programms
ermöglichen. Wenn Sie weitere Fragen haben, erreichen Sie uns zu den
üblichen Bürozeiten unter:
breyersoft
Tel.: 089 / 820 70 990
Handy 0172 / 832 88 88
Fax: 089 / 820 70 992
info@breyersoft.de
www.breyersoft.de
4.1 Servicevertrag
Kanzleien mit Servicevertrag wenden sich bitte auch an oben genannte Nummern.
Wir helfen Ihnen auch gerne in dringenden Notfällen und außerhalb üblicher Geschäftszeiten
weiter. Bitte haben Sie aber Verständnis, dass solche Fälle unter
Umständen gesondert abgerechnet werden müssen. Unsere Preisliste für Serviceleistungen
finden Sie unter www.breyersoft.de bzw. nach individueller Vereinbarung.
4.2 Allgemeines
Ein Computer und besonders ein Datenbankprogramm (zu dieser Art gehört auch
die Anwaltssoftware) ist keine bloße Schreibmaschine. Neben dem reinen “zu Papier
bringen” von Text soll das Programm Informationen liefern (Adressen, Telefon-
und Faxnummern, Daten und Briefe einer Akte, Kosten, Zahlungen usw.). Vorhandene
Felder sollten deshalb möglichst vollständig und richtig ausgefüllt werden. Das
bringt Ihnen viele Vorteile: z. B. können Sie am Telefon ohne Vorlage der Papierakte
schnell Auskünfte zum aktuellen Forderungsstand geben. Bei entsprechender
Anbindung Ihres Telefons können Sie direkt aus der Akte wählen (ohne die Nummer
eintippen zu müssen), bei Anbindung eines Fax-Programms daraus faxen usw.
einmal eingegebene Adressen können Sie für künftige Akten wieder verwenden.
Anhand einer Adresse können Sie feststellen an welchen Akten die Person schon
beteiligt war (Kollisionsprüfung).
Falls der Kunde nicht alle Module von breyersoft Kanzlei erworben hat, kann es
sein, das Funktionen, die hier im Handbuch beschrieben werden, nicht verfügbar
sind.
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4.3 Voreinstellungen in Windows
Viele Währungsfunktionen (vor allem die Anzeige des Währungssymbols) von
breyersoft Kanzlei basieren auf den Währungseinstellungen von Windows. Diese
können unter Start � Einstellungen � Systemsteuerung � Ländereinstellungen
� Währung geändert werden. Besonders wichtig ist, dass Sie das richtige
Währungssymbol ausgewählt haben. Windows 2000 installiert als Standardeinstellung
das Währungssymbol „DM“, auch wenn die Installation nach der Umstellung
auf EUR stattfindet. Sie müssen es in diesem Falle manuell auf „€“ ändern, da
sonst teilweise Beträge, die eigentlich Euro sind, so angezeigt werden als wenn es
DEM wären.
Die folgende Einstellung muss nur bei der Verwendung einer MS Access Vollversion
überprüft werden. Bei der mitgelieferten MS Access Runtime Version ist sie
nicht nötig. Das Programm ist darauf ausgerichtet, dass wesentliche Teile mit der
Tastatur bedient werden können. Um hier einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten,
muss unter Extras � Optionen � Tastatur links oben unter Cursor mit
Eingabetaste bewegen die Einstellung von Zu nächstem Feld bewegen auf
Nicht bewegen geändert sein.
Auf dem Server sollte kein Bildschirmschoner aktiviert werden, da sonst das
System nach Backups evtl. nicht mehr reagiert und mittels Strg+Alt+Entf neu gestartet
werden muss.
4.4 breyersoft Kanzlei starten
Grundsätzlich muss nach dem Installieren einer neuen Version von breyersoft
Kanzlei zuerst die Anwendung auf dem Server gestartet werden. Erst wenn dort
ein evtl. Update gelaufen ist, darf breyersoft Kanzlei auch auf den Clients gestartet
werden.
Beim ersten Start von breyersoft Kanzlei müssen Sie verschiedene Angaben zu
Ihrer Konfiguration eintragen.
� Den Instanznamen des installierten SQL Servers. Standard ist
SQLEXPRESS und sollte nur von erfahrenen Anwendern geändert werden.
� den Pfad zu den installierten Backenddateien (dies sind die Dateien, wo
ihre Akten, Adressen usw. gespeichert werden). Sie müssen für die Originalversion
den Ort der kanzleiDaten.mdf Datei angeben und für die Trainingsversion
den Ort der kanzleiDatenTraining.mdf Datei.
� den Datenpfad (Pfad zum \breyersoft Verzeichnis auf dem Server), damit
das System weiß, wo sich die Dokumente befinden.
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Grundsätzlich ist zu beachten, dass auch auf einem Server an dem nicht gearbeitet
werden soll, breyersoft Kanzlei gestartet sein muss. Eine Lizenz ist in diesem
Fall nicht nötig, da Backups und Telefonanbindung lizenzfrei sind.
4.4.1 Erster Start auf den Arbeitsplätzen
Mit Arbeitsplätzen sind alle Rechner gemeint außer dem Server. breyersoft Kanzlei
muss als erstes eine Verbindung zu den Daten auf dem Server aufbauen. Es wird
deshalb automatisch geprüft, ob bereits eine brauchbare Verbindung besteht und
falls nicht, öffnet sich das folgende Fenster.
Abbildung 3: Abfrage des Servernamens
Dort geben Sie bitte den Namen des Servers ein. Wo Sie diesen finden, wird ebenfalls
erklärt. Dieses ist auf dem Server nicht nötig, da dieser den eigenen Namen
automatisch ermittelt und sich mit den Daten verbindet.
4.4.2 Anmeldung
Sie müssen sich bei breyersoft Kanzlei nicht mehr explizit anmelden, sondern es
wird die Windowsanmeldung verwendet. Sie sollten also dafür sorgen, dass Ihre
Anmeldung bei Windows aussagekräftig ist, z.B. Ihren Namen beinhaltet. Sie haben
aber auch Möglichkeit innerhalb von breyersoft Kanzlei für jeden Anwender einen
gesonderten Namen anzugeben. Dieser wird dann anstelle des Windows Namen
angezeigt.
Diese Anmeldung wird auch für die Protokollierung zahlreicher Aktionen und
Daten verwendet, z.B. wer und wann ein Forderungskonto angelegt bzw. geändert
hat.
Wenn Sie die Anwendung das erste Mal starten muss ein Datenverzeichnis eingetragen
werden. Dies ist nötig, damit das System weiß, wo sich die zentralen Daten
auf dem Server befinden. Bei allen weiteren Starts sind diese Angaben nicht mehr
nötig.
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4.4.3 Datenverzeichnis
Nach der Installation ist, nur beim ersten Start, die Angabe des Datenverzeichnisses
nötig. Außer beim ersten Start ist diese Eingabe nur noch bei Änderungen am
Netzwerk (z.B. Umbenennung von Netzwerkpfaden) nötig. Sie können das Verzeichnis
auswählen, indem Sie den Pfad in das weiße Feld eintragen oder durch
Drücken auf die gelbe Datei Öffnen Schaltfläche.
Auf dem Server ist das Datenverzeichnis das lokale Laufwerk, auf dem sich das
\breyersoft\ Verzeichnis befindet.
Auf den Clients ist das Datenverzeichnis ein Netzverzeichnis (kein lokales Verzeichnisverzeichnis).
Dieses verweist auf das Serververzeichnis, auf dem sich das
\breyersoft Verzeichnis befindet. Der Pfad kann beliebig gewählt werden, auch
Unterverzeichnisse sind möglich. Er kann auf jedem Arbeitsplatz unterschiedlich
sein, was allerdings nicht empfohlen wird. Das Entscheidende ist, dass alle Daten
zentral auf dem Server unter \breyersoft liegen und alle Datenverzeichnisse auf
dieses Verzeichnis verweisen müssen.
4.4.4 Lizenznummern
Die Lizenznummern werden auf jedem Arbeitsplatz getrennt für sich eingetragen,
Sie können also auf verschiedenen Arbeitsplätzen auch unterschiedliche Funktionalitäten
freischalten, also z.B. einen Arbeitsplatz für Forderungen und einen für Dokumente
einrichten.
Lizenznummern können auch von einem Arbeitsplatz auf einen anderen übertragen
werden. Hierzu gehen Sie zu Grundeinstellungen � Lizenzen � Lizenzen den
Arbeitsplätzen zuordnen und wählen Sie eine andere Nr. des Arbeitsplatzes aus.
Im Auswahlmenü werden alle Arbeitsplatznummern angezeigt, die bereits irgendwo
im System mind. einmal vergeben wurden. Eintragen per Hand ist ebenfalls möglich,
die Nr. des Arbeitsplatzes entspricht der Festplatten ID des C: Laufwerkes.
Breyersoft Kanzlei besteht aus 6 einzelnen Modulen die beliebig kombiniert werden
können, d.h. Sie müssen nur die Funktionalität kaufen, die Sie auch wirklich benötigen.
Für jedes Modul für jeden Arbeitsplatz, wo die Funktionalität freigeschaltet
werden soll, benötigen Sie eine Lizenznummer. Welche Lizenznummer welchem
Modul entspricht, können Sie an den ersten beiden Buchstaben jeder Lizenznummer
erkennen, also z.B. „FO“ = Forderungsmodul oder „GR“ = Grundmodul.
Sie können die eingegebenen Lizenzen auch als Textdatei (.txt) exportieren und
auch wieder importieren. Der Export ist hilfreich, um die Lizenzen bei einem evtl.
Neuaufspielen von breyersoft Kanzlei (z.B. nach einem Festplattendefekt oder
Rechnerwechsel) nicht wieder neu eingeben zu müssen. In solch einem Fall kön-
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 21 von 140
nen sie einmal importiert werden und stehen Sekunden später wieder zur Verfügung.
Vor allem hilfreich bei größeren Installationen mit vielen Lizenznummern.
4.4.5 Installierter Drucker
Es ist wichtig, dass auf allen Rechnern mindestens ein Drucker installiert ist.
Dieser muss nicht unbedingt angeschlossen sein, es sei den man möchte etwas
ausdrucken. Auch auf Laptops sollte man einen, notfalls beliebigen, Drucker installieren.
Einen Drucker können Sie in Windows über Start – Einstellungen – Drucker
– Neuer Drucker installieren. Sie müssen nur noch den Anweisungen auf
dem Bildschirm folgen.
4.4.6 Individuelle Druckereinstellungen einrichten
Unter Verwaltung � erweiterte Einstellungen � Drucker – Voreinstellungen
können zahlreiche Einstellungen vorgenommen werden, die das Drucken von Berichten
betreffen (Mahnbescheide, Forderungskonten usw.). Die Einstellungen
gelten für jeden Arbeitsplatz getrennt, so dass ein hohes Maß an Flexibilität ermöglicht
wird.
Bisher war es nötig, die gewünschten Druckerschächte direkt im Druckertreiber
einzutragen, dies hat nicht mit allen Druckertreibern problemlos funktioniert. Aus
diesem Grunde wurde die Druckerschachtsteuerung in breyersoft Kanzlei 5.0
grundlegend geändert. Der Anwender kann jetzt für jeden Drucktyp (Formulare,
weißes Papier usw.) wie auch getrennt für die 1. Seite und die Folgeseiten interner
Kopien jeweils einen individuellen Druckertreiber angeben. Sie installieren ihren
Drucker(treiber) einfach mehrfach und definieren dort jeweils fest die gewünschten
Druckereinstellungen wie z.B. den Schacht. Anschließend wählen sie den richtigen
Drucker in breyersoft Kanzlei in den Grundeinstellungen aus. Auf diese Weise ist
eine höhere Flexibilität beim Drucken möglich.
Bei „Übersicht Dokumente“ besteht seit V5.0 die Möglichkeit Dokumente automatisch
ausdrucken zu lassen. Hierzu markieren sie alle Dokumente die gedruckt
werden sollen mit dem Stand „Autodruck“. Gestartet wird die Druckfunktion mittels
des Buttons „automat. Drucken“ rechts oben in der „Übersicht Dokumente“. Die
Anzahl der Ausdrucke wird über das Feld „Exemplare“ bei den Beteiligten in der
jeweiligen Akte gesteuert.
Um auch beim automatischen Drucken entscheiden zu können, ob ein Word-
Dokument mit oder ohne Briefkopf gedruckt werden soll (also aus welchem Schacht
das Papier kommen soll), legen sie sich verschiedene Word-Vorlagen an. Wenn
beim Word-Vorlagennamen am Ende ein „#BK#“ steht, bedeutet dies, dass die
Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren, mit Briefkopfpapier gedruckt werden.
Alle anderen werden ohne Briefkopfpapier gedruckt.
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4.4.7 Angaben zur eigenen Kanzlei
Kanzleianschrift muss ausgefüllt sein, da zahlreiche Funktionen, wie z.B. der
Ausdruck eines Forderungskontos, davon abhängen. Bitte erfassen Sie zuerst Ihre
Kanzlei als Adresse (Hauptübersicht – Adressen) und wählen Sie diese dann aus
dem oben befindlichen Auswahlmenü aus. Es werden die meisten Felder bereits
vorbesetzt; ergänzen Sie bitte alle noch fehlenden Angaben.
4.4.8 Auswahl des Briefkopfes
Briefkopf für Rechnungen muss nur dann ausgefüllt werden, wenn für den Rechnungsdruck
kein vorgedruckter Briefbogen verwendet werden soll. Bei der Verwendung
von vorgedruckten, lassen Sie die 6 Briefkopffelder einfach leer. Für eine
einfachere Gestaltung kann eine Vorschau der Rechnung am Bildschirm angesehen
bzw. ausgedruckt werden. Sie müssen also nicht erst Rechnungen anlegen,
um Ihren Briefkopf im Original zu sehen. Falls Sie einen aufwendigeren Briefkopf
wünschen, gibt es auch die Möglichkeit ihn von breyersoft gestalten und einzubauen
zu lassen.
4.4.9 Einstellungen für Sicherungskopien
Sicherungskopien einstellen bietet umfangreiche Möglichkeiten automatische
und manuelle Sicherungskopien zu erstellen. Sie können wählen zwischen einer
täglichen Kopie und/ oder mehrmaligen Kopien pro Tag bzw. manuellen Kopien.
Die Funktion ist auch komplett deaktivierbar. Ausführliche Erläuterungen finden Sie
unter 15 Datensicherung .
4.4.10 Stundensätze pro Mitarbeiter und Auftraggeber
Hier können Sie Vorbesetzungen für Stundensätze aller neuen Mitarbeiter und
Adressen, einer bestimmten Gruppe oder eines einzelnen Mitarbeiters/ Adresse
vornehmen. Diese Vorbesetzungen werden z.B. bei der automatischen Zeiterfassung
verwendet.
Im oberen Teil des Fensters wird der Standardstundensatz definiert, der automatisch
beim Anlegen von neuen Mitarbeitern und neuen Adressen eingetragen wird.
In der Mitte des Fensters können Sie eine Gruppe von Stundensätzen ändern. Als
erstes wird der Wert eingetragen, der geändert werden soll und dann der neue
Wert. Wenn Sie dann auf klicken, durchsucht das
System alle Mitarbeiter oder Adressen, die den zu ändernden Stundensatz beinhalten
und ändert ihn jeweils auf den neuen Wert (z.B. der Stundensatz aller Mitarbeiter,
der 100 EUR beträgt, wird auf 130 EUR geändert).
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 23 von 140
Der untere Teil des Fensters ist dafür gedacht, dass man den Stundensatz eines
einzelnen Mitarbeiters oder einer einzelnen Adresse ändern kann. Also z.B. nur
den Stundensatz von Hr. Müller anpassen, die Stundensätze der anderen Mitarbeiter
ändern sich dadurch nicht.
Wie für Vorbesetzungen üblich, gelten diese jedes Mal, wenn das definierte Ereignis
eintritt (z.B. Ereignis neuen Mitarbeiter eintragen). Darüber hinaus besteht die
Möglichkeit den vorbesetzten Wert abzuändern, z.B. im Fenster der automatischen
Zeiterfassung. Solche Änderungen werden nicht gespeichert. Wenn Sie eine Änderung
speichern möchten, müssen Sie wie oben beschrieben die Vorbesetzung
ändern.
4.5 Standardwerte einstellen (Update/ Neuinstallation)
Aus Sicherheitsgründen ist es empfehlenswert unter Verwaltung � Grundeinstellungen
alle Einstellungen nach dem Update einmal zu kontrollieren.
Unter Verwaltung � Rechteverwaltung � Rechte sollten der Anwendername,
Kurzzeichen, Mitarbeiterstatus und Eingangstempelzuordnung eingetragen werden.
Durch die erheblich erweiterte Zwangsvollstreckung (Pfändungsauftrag, Pfändungs-
und Überweisungsbeschluss, Vorpfändung, Eidesstattliche Versicherung) ist es
nötig, dass sie zu jedem Formular ihre eigenen Textbausteine eintragen. Dies können
Sie unter Dokumente � Textbausteine erledigen.
Ebenfalls durch die erweiterte Zwangsvollstreckung ist es nötig und sinnvoll für
jedes Formular Standardwerte für Überschrift, Unterschrift und Wiedervorlagen
einzutragen. Diese können Sie unter Verwaltung � Erweiterte Einstellungen �
Dokumente - Name des gewünschten Formulars eintragen.
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4.6 Symbolleiste
In nahezu allen Eingabeformularen befindet sich oben die breyersoft Kanzlei
Symbolleiste. Die Schaltflächen von links nach rechts haben folgende Bedeutung:
Speichern von Daten (Eingaben und Änderungen werden meistens automatisch
gespeichert)
letzten Schritt rückgängig machen (muss bei Fehleingaben sofort verwendet
werden, da nur 1 Schritt rückgängig gemacht werden kann)
Pfeil nach links mit blauem Strich – zu der ersten Akte springen, die heute
aufgerufen wurde auf diesem Arbeitsplatz
Pfeil nach links – zurückspringen, zu der vor der aktuellen aufgerufenen
Akte
Pfeil nach rechts – zu der als nächstes aufgerufenen Akte springen
Pfeil nach rechts mit blauem Strich – zu der als letztes aufgerufenen Akte
springen
Manuelle Zeiterfassung öffnen
zur Hauptübersicht zurück
4.7 Wichtige Tastenkombinationen
Allgemein
F11 breyersoft Kanzlei starten (muss manuell eingerichtet werden)
F3 In der Akte: nach Mandanten suchen
In den Adressen: nach Nachnamen suchen
F2 In der Akte: nach Aktenzeichen suchen
In den Adressen: nach Adressnummern suchen
Shift + F2 Den Inhalt eines Textfeldes in einem größeren Fenster ansehen
ESC Schließen des aktuellen Fensters
(Escape)
Zum Betätigen der Schaltfläche per Tastatur von einem
1,2,3,4,5,6
,…..
beliebigen Feld aus (funktioniert nur in bestimmten Fenstern)
Bei den Was möchten Sie tun? Auswahlfeldern im Aktenkonto,
bei den Forderungen und beim Anlegen von Formularen wie
Mahnbescheid usw., kann man durch Eingabe der zum Auswahlpunkt
passenden Zahl und anschließendes , die Auswahl
sehr viel schneller vornehmen.
Strg + q Abmelden per Tastatur
Strg+Alt+
Entf
Öffnen des Taskmanagers
Falls Sie die geschlossene breyersoft Kanzlei Anwendung nicht
wieder gestartet bekommen, kann es sein, dass ein Prozess
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 25 von 140
Datumsfelder
Bild-Hoch,
Bild-
Runter
Pfeiltaste-
Hoch,
Pfeiltaste-
Runter
+ / - Taste
hängt.
In diesem Falle müssen Sie den Windows Task-Manager öffnen,
dort auf die Karteikarte Prozesse klicken, den Prozess
MSAccess.exe suchen, ihn markieren und dann auf Prozess
beenden klicken.
Dieses sollten Sie nur machen, wenn breyersoft Kanzlei auf
Ihrem Rechner geschlossen ist und Sie die Anwendung nicht
mehr gestartet bekommen. Andernfalls kann es sein, dass die
letzen Änderungen verloren gehen.
Jeweils 1 Monat vor- oder zurück
Jeweils 1 Tag vor- oder zurück
Jeweils 1 Tag vor- oder zurück
Datum+Zeitfelder (z.B. bei der manuellen Zeiterfassung)
Bild-Hoch, Jeweils 1 Stunde vor- oder zurück
Bild-
Runter
Pfeiltaste- Jeweils 15 Minuten vor- oder zurück
Hoch,
Pfeiltaste-
Runter
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 26 von 140
5 Kanzleiübersicht
Beim Start von breyersoft Kanzlei wird die zu diesem Zeitpunkt noch leere Aktenmaske
geöffnet.
Zusätzlich wird die neue Kanzleiübersicht angezeigt, auf der die wichtigsten
Eckdaten der Kanzlei übersichtlich zu sehen sind. Unter anderem die Anzahl der
Fristen, Wiedervorlagen, Anzahl der Dokumente und wichtige finanzielle Kanzleidaten.
Diese Übersicht kann über Infos – Kanzleiübersicht aufgerufen werden und wird
vor dem Beenden von breyersoft Kanzlei über Verwaltung -breyersoft Kanzlei
beenden oder Adressen – breyersoft Kanzlei beenden ebenfalls angezeigt.
Mittels Kurzzeichen (z.B. ALT+D für die Übersicht Dokumente) sind die wichtigsten
Eckdaten direkt aufrufbar.
Abbildung 4: Kanzleiübersicht von breyersoft Kanzlei
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 27 von 140
6 Akten
Der Bereich Akten ist wohl der am häufigsten verwendete Teil der Software. Er
besteht aus mehreren Karteikarten, die alle wichtigen Informationen zu Akte, Dokumenten,
Terminen, Aktenkonten, Offenen Posten und Forderungskonten übersichtlich
darstellen.
Abbildung 5: Übersicht über die Karteikarte Akten
6.1 Inhalt der Akten
6.1.1 Akte suchen per Auswahlmenü
Wenn Sie das Aktenfenster öffnen befindet sich der Cursor in dem linken oberen
Feld neben dem Wort Suche =>. Hier können Akten sehr schnell und präzise über
die Eingabe des Aktenzeichens gefunden werden. Geben Sie das Aktenzeichen
ohne „/“, also z.B. 49900 für 499/00, ein und drücken Sie . Um von einer
beliebigen Stelle der kompletten Akte wieder zu diesem Feld zurück zu kommen,
reicht ein Druck auf die Taste F2.
Für den Fall, dass Sie lieber nach dem Namen des Auftraggebers (Ihres Mandanten)
suchen möchten, ist das Feld rechts daneben vorgesehen. Dort geben Sie den
Namen Ihres Mandanten ein, dann “/” und den Namen des Gegners. Wenn eine
Übereinstimmung gefunden wurde, wird der Eintrag automatisch ergänzt und kann
ausgewählt werden. Wenn Sie abschließend auf (die Taste mit dem
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Zeichen: �) drücken, wird die gewünschte Akte aufgerufen. Über die Taste F3 erreichen
Sie dieses Suchfeld von jeder beliebigen Stelle in einer Akte aus.
6.1.2 Globale Suche nach Akteninhalten
Um nach dem Inhalt einer Akte zu suchen, also gezielt nach einem Teil einer Akte,
nach Beteiligten, Dokumenten oder Terminen, drücken Sie auf das Vergrößerungsglas
oben in der Mitte auf dem Karteireiter Akten.
Um noch Zielgerichteter suchen zu können, wählen Sie dann, ob Sie nach Akten,
Beteiligten, Dokumenten, Terminen oder Offenen Posten suchen möchten. In dem
jeweiligen Suchfenster geben Sie bitte Ihren Suchbegriff ein und drücken .
Darunter werden dann alle Datensätze angezeigt, in denen Ihr Suchbegriff vorkommt.
Durch Doppelklick auf eines der Ergebnisfelder können Sie direkt zu der jeweiligen
Akte gelangen. Das Suchfenster bleibt offen, damit Sie komfortabel mehrere gefundene
Datensätze durchsehen können, ohne jedes Mal eine neue Suche starten zu
müssen. Falls Sie nach einem anderen Suchbegriff suchen möchten, ändern Sie
einfach den Suchbegriff und schon wird nach nochmaligem Druck auf das
neue Ergebnis angezeigt. Die darunter liegenden Fenster sind während der Suche
voll bedienbar, d.h. Sie können ohne das Suchergebnis zu verlieren, z.B. in die
Adressen gehen oder ein Forderungskontos aufrufen.
Das Suchfenster kann durch Escape geschlossen werden.
Abbildung 6: Suchen nach Akten
6.1.3 zuletzt und danach aufgerufene Akten auswählen
Manchmal wird man beim Bearbeiten eines Falles durch einen anderen Vorgang
gestört und muss dafür schnell eine andere Akte aufrufen. Damit man dann nicht
mehr lange überlegen muss, welche Akte man denn vorher gerade bearbeitet hatte,
gibt es eine Funktion in breyersoft Kanzlei, die das für Sie erledigt.
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Bei geöffneten Akten sehen Sie in der obigen Symbolleiste 4 Schaltflächen, die wie
rote Pfeile (Dreiecke) aussehen. Von links nach rechts haben sie folgende Funktionalität:
� Springen zur ersten Akte
� Springen zur zuletzt aufgerufenen Akte
� Springen zur danach aufgerufenen Akte
� Springen zur letzten Akte
Abbildung 7: Akte mit den 4 Navigationsschaltflächen
6.1.4 Neue Akte anlegen
Möchten Sie eine neue Akte anlegen, so gehen Sie in der Menüleiste unter Akten
auf neue Akte.
Im dann angezeigten Fenster wählen Sie Auftraggeber und ggf. den Gegner in
dieser Akte aus.
Wenn Sie im laufenden Jahr eine neue Akte anlegen möchten, drücken Sie dann
auf klicken. Bei einem neuen Jahr klicken Sie auf
die daneben liegende Schaltfläche. Es wird daraufhin geprüft, ob es Kollisionen mit
bereits vorhandenen Akten gibt. Falls Überschneidungen gefunden wurden, werden
Ihnen diese in einem extra Fenster angezeigt. Sie sollten dann prüfen, ob Sie die
gewünschte Akte trotzdem anlegen wollen.
Wie Sie die wichtigsten Felder einer Akte ausfüllen, wird im Folgenden näher erklärt:
Nachdem das kleine Jahreswechsel-Fenster geschlossen ist, füllen Sie die einzelnen
Felder der Reihe nach aus (in das nächste Feld kommen Sie jeweils mit der
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Tabulator-Taste; Erläuterungen zum Ausfüllen der wichtigsten Felder finden Sie
jeweils am unteren Bildschirmrand, sobald sie den Cursor in das betreffende Feld
setzen).
Die wichtigsten Felder sind:
Az Das in der Zählung nächste Aktenzeichen wird vom Programm
automatisch eingefügt. Damit die Daten verschiedener Akten
nicht durcheinander geraten, kann das Aktenzeichen nicht
geändert werden.
Sollten Sie einmal versehentlich eine neue Akte angelegt haben,
die Sie (noch) nicht brauchen, so lassen Sie Felder einfach
frei und füllen Sie sie mit den Daten der nächsten neu
anzulegenden Akte aus.
Rubrum. Dieses Feld die Informationen „Auftraggeber ./. Gegner“.
Der Auftraggeber, wie auch der Gegner werden automatisch
aus den Beteiligten einer Akte ausgelesen. Deshalb müssen
Auftraggeber und Gegner zunächst einmalig als Adresse erfasst
worden sein und dann als Beteiligte der jeweiligen Akte
zugeordnet werden.
Es werden automatisch die 31 ersten Zeichen aus der Adresse
(Felder Nachname und Vorname, bei Unternehmen analog)
genommen und für das Rubrum verwendet. Falls Sie an dieser
Angabe etwas ändern möchten, können Sie in den Adressen
in das Feld Name im Rubrum einen von Ihnen frei wählbaren
Text eingeben. Dieser darf max. 31 Zeichen lang sein und wird
dann für alle Akten, an denen diese Adresse beteiligt ist, verwendet.
wegen Geben Sie hier kurz ein, worum es in der Akte geht (ReNr. ...,
Kündigung vom ..., o.ä.). Vermeiden Sie möglichst Bezeichnungen
wie “offene Rechnungen” o. ä., da diese den Fall kaum
von anderen unterscheidbar machen.
Bearbeiter Hier sollten Sie die für die Akte verantwortliche Person (i.d.R.
den Anwalt) eingeben.
Sachgebiet Die Angabe dient der späteren Auswertung. Die Liste kann
unter von Ihnen angepasst werden.
Beim Neuanlegen einer Akte wird außerdem automatisch ein Datensatz für einen
Beteiligten, für Abzurechnen Nach und ein Allgemeines Aktenkonto angelegt.
6.1.5 Aktenzeichen vergeben beim Jahreswechsel
Im juristischen Bereich ist es üblich die Aktenzählung jährlich unter Angabe der
jeweiligen Jahreszahl neu zu beginnen. Das setzt voraus, dass jeweils mit Beginn
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eines neuen Jahres die bisherige Zählung beendet wird und stattdessen das neue
Jahr mit dem Zähler 1 als Aktenzeichen beginnt, z.B.: 500/02 zu 1/03.
Während des Zeitraumes von Dezember bis Ende April wird für diesen Zweck
eine weitere Schaltfläche unten links in das Anlageformular eingeblendet. Im übrigen
Jahr und nach durchgeführtem Jahreswechsel ist diese Schaltfläche unsichtbar.
Wenn der Jahreswechsel bis Ende April noch nicht durchgeführt wurde, wird im
Anfang Mai zwangsweise ein Jahreswechsel vorgenommen. Im Normalfall ist es
sinnvoll den Jahreswechsel am ersten Arbeitstag eines neuen Jahres durchzuführen.
Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor:
� öffnen Sie den Reiter
� klicken Sie auf
� unten links dann auf die Schaltfläche mit dem nächsten Jahr.
Das Programm legt daraufhin eine neue Akte bestehend aus der nächstfolgenden
Jahreszahl und dem Zähler 1 an, die Sie wie gewohnt verwenden können. Auch
eine Wiedervorlage mit dem Vermerk Bearbeiten und ein leerer Beteiligter als
Auftraggeber werden zur Sicherheit automatisch eingetragen. Weitere Akten für
dieses Jahr legen Sie dann wieder wie bisher durch einen Klick auf an.
6.1.6 Abzurechnen nach
Hier kann eingetragen werden, wonach in dieser Akte abgerechnet wird, z.B. nach
BRAGO oder nach Zeithonorar.
Bei BRAGO und StBGebV sollte der Gegenstandswert für diese Akte eingetragen
werden, da er als Vorbesetzung für die Kostenerfassung dient. Es wird auch unterschieden
nach welcher Gebührenfassung abgerechnet werden soll. Dies dient als
Vorlage für die Vorbesetzungen im Aktenkonto. Je nach Eintrag wird dort automatisch
die richtige Gebührenfassung und der eingetragene Gegenstandswert vorbesetzt.
Falls kein Eintrag bei „Abzurechnen nach“ vorhanden ist, wird das Anlagedatum
der jeweiligen Akte für die Vorbesetzungen im Aktenkonto verwendet.
Bei Zeithonorar sollte der aktuelle Stundensatz für diese Akte eingetragen werden,
da er als Vorbesetzung für manuelle und automatische Zeiterfassungen dient.
Bei Pauschalhonoraren kann außerdem gespeichert werden für welchen Zeitraum
(Monat, Quartal, Jahr…) das eingetragene Honorar vereinbart wurde.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 32 von 140
Es darf immer nur ein Datensatz aktuell (angekreuzt) sein.
6.1.7 Aktenablage
Im Laufe der Zeit werden zahlreiche Akten erstellt; viele davon sind erledigt und
können abgelegt werden. Um eine Akte abzulegen, tragen Sie einfach in der jeweiligen
Akte ein Ablagedatum bei abgelegt unten rechts unter den Beteiligten ein.
Falls Sie eine Akte wieder zu einer aktuellen Akte machen wollen, müssen Sie sie
aufrufen (siehe unten) und dann das Ablagedatum entfernen.
Diese Akte wird vom nächsten Start der Software an mit mehr angezeigt. Um sie
trotzdem wieder sichtbar zu machen, drücken Sie einfach (Schaltfläche
sieht jetzt eingedrückt aus). Dadurch wird die Ablage hinzugeschaltet und Sie
können aus allen jemals angelegten Akten auswählen. Durch nochmaligen Druck
auf Ablage ein wird die Ablage wieder ausgeschaltet und es werden nur die nicht
abgelegten Akten angezeigt.
6.1.8 Aktenvorblatt
Hier wird eine kompakte Übersicht über alle wichtigen Informationen einer Akte
übersichtlich zum Ausdrucken angezeigt. Bei Beteiligten werden zusätzlich Anschriften
und Kommunikationsarten mit angezeigt. So hat man für unterwegs alle
wichtigen Informationen greifbar.
6.1.9 Beteiligte zu Akten
Wie schon erwähnt wird bei der Neuanlage einer Akte auch ein Beteiligter mit eingetragen.
Dieser Datensatz kann später mit Daten gefüllt werden. Bei jedem
Beteiligtendatensatz befinden sich an der linke Seite 3 kleine Schaltflächen; einer
zum Löschen eines Beteiligten (rotes Kreuz), einer zum Ändern (gelbe Akte) und
einer zum Neuanlegen (weißes Blatt). Nach dem Drücken auf eine dieser Schaltflächen
geht jeweils ein kleines Fenster mit weiteren Informationen auf.
Das Rubrum wird bei allen Aktionen automatisch an die neue Situation angepasst.
Es darf in jeder Akte nur jeweils ein Auftraggeber und ein Gegner angekreuzt sein.
Dieser wird dann im Rubrum angezeigt.
6.1.9.1 Ersten Beteiligten einer Akte eintragen
Um eine Adresse in den leeren Datensatz des ersten Beteiligten einer Akte einzutragen,
muss unterschieden werden, ob es die Adresse bereits gibt oder nicht.
Wenn es die gewünschte Adresse bereits gibt, braucht Sie bei Name nur ausgewählt
werden. Falls die Adresse neu angelegt werden muss, klicken Sie entweder
doppelt auf das Namensfeld oder drücken dort um in die Adressen zu
gelangen (genauso als wenn Sie von einem eingetragenen Beteiligten aus in die
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Adressen springen). In den Adressen klicken Sie auf Neue Adresse, tragen die
Adressdaten ein und kehren zur Akte zurück. Dort kann jetzt die eben neu eingetragene
Adresse in dem Auswahlmenü ausgesucht werden.
6.1.9.2 Beteiligte löschen
Mit dem roten Kreuz kann ein Beteiligter gelöscht werden. Dieser Datensatz wird
nach der Sicherheitsabfrage wirklich gelöscht und ist nicht wieder herstellbar.
6.1.9.3 Daten eines Beteiligten ändern
Mit dem gelben Datei Öffnen Symbol können die Daten eines Beteiligten ändern.
Durch OK werden die neuen Daten gespeichert. Mit Abbruch werden Ihre Änderungen
verworfen und die bisherigen Daten bleiben erhalten. Unten sehen Sie
wann und von wem der Beteiligte eingetragen wurde.
6.1.9.4 Beteiligten neu anlegen
Bei der Neuanlage wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie zunächst die Art des Beteiligten
auswählen müssen, also z.B. Auftraggeber oder Gericht. Diese Auswahl steht
fest und kann nicht geändert werden. Sie dient dazu, um die Sortierreihenfolge und
andere Funktionen zu steuern.
Es gibt auch die Möglichkeit mehrere Beteiligte zu verbinden. Beispielsweise
kann man einen Rechtsanwalt einem Gegner zuordnen. Um dies sehr einfach zu
ermöglichen, wählen Sie bei der Anlage eines neuen Beteiligten (z.B. des RA)
einfach die weiße Schaltfläche, die sich neben dem Gegner befindet. Sie treffen
also eine Auswahl, indem Sie eine bestimmte Schaltfläche drücken. Wenn Sie
nun z.B. RA als Art für den neuen Beteiligten auswählen, werden Sie gefragt, ob
der neue Beteiligte zu dem von Ihnen ausgewählten Gegner gehört. Wenn ja, wird
intern die Adressnummer des Gegners beim RA gespeichert und in der Übersicht
wird er zu dem Gegner sortiert. Sie können so sofort sehen, welche Beteiligten
zusammengehören.
Hinweis: Um die richtige Reihenfolge der eingetragenen Beteiligten zu bekommen,
ist es notwendig, dass Sie bei zusammenhängenden Beteiligten zuerst den
Auftraggeber bzw. Gegner und dann die daran hängenden Beteiligten z.B. RA
oder Sonstiger eintragen. Im anderen Falle wird der Rechtsanwalt des Auftraggebers
zum Beispiel oberhalb des Auftraggebers einsortiert. Um dies nachträglich zu
ändern, müssten Sie den Rechtsanwalt des Auftraggebers löschen und neu eingeben.
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Abbildung 8: neuen Beteiligten einer Akte hinzufügen
Es sind dann folgende Felder auszufüllen (nicht bei jeder Auswahl ist jedes Feld
sichtbar):
� Bei näherer Bezeichnung kann eine genauere Bezeichnung eingetragen
werden; sie kann vom Anwender frei gewählt werden. Mit einem
Mausklick auf den kleinen Pfeil (oder den Tasten: + ,
bzw. + ) erhalten Sie eine Auswahl, die fast alle Fälle abdeckt.
Sehr detailliert muss die Bezeichnung nicht sein, sie dient v. a.
der schnellen Orientierung.
� Die Unterscheidung zwischen Kläger und Beklagtem ist für automatische
Funktionen an anderer Stelle nötig.
� In dem Feld Name beginnen Sie mit dem Nachnamen bzw. der Firma.
Wenn das Programm die Person schon kennt, wird sie automatisch
ergänzt (Achtung: hier ist der vollständige Name erforderlich wie er in
der Adressverwaltung steht, d.h. Abkürzungen werden nicht gefunden).
In diesem Falle wird eine Eingabe mit
abgeschlossen.
Wird der Name nicht ergänzt, so ist die von Ihnen gesuchte Person
noch nicht im System erfasst. Über , werden Sie
dann zu den Adressen geleitet, um die Person neu eingeben zu können.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage und geben Sie die neue
Person ein. Mittels bei den Adressen
kehren Sie zur Akte zurück und die neue Adresse wird als neuer Beteiligter
eingefügt.
Hinweis: Prüfen Sie, ob das Programm die Person wirklich noch
nicht kennt (ggf. auch durch Klick auf den rechten Pfeil). Eine mehrfache
Eingabe derselben Person mit der gleichen Adresse sollten Sie
soweit wie möglich vermeiden. Zwar würde das Programm eine beliebige
Anzahl von Adressen speichern, aber Sie als Anwender würden
im Laufe der Zeit den Überblick verlieren und könnten sich nicht mehr
darauf verlassen, dass eine Adresse, Telefon- oder Faxnummer aktuell
ist!
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 35 von 140
� Unter Betreff geben Sie kurze Stichworte oder Zahlen für den jeweiligen
Beteiligten ein (z. B. die Aktenzeichen der Gerichte und Behörden,
außerdem ggf. von den Mandanten verwendete Kundennummern
o. ä.). Das Programm trägt diesen Betreff später automatisch in
alle Briefe und Rechnungen, die Sie in der konkreten Akte an diese
Person schreiben (und nur an diese) ein.
� Bei Auftraggebern besteht ferner noch die Möglichkeit anzugeben, ob
eine Vollmacht vorliegt oder nicht.
� Über den Beteiligten rechts sind zwei Schaltflächen mit denen Sie
neue Dokumente bzw. Formulare anlegen können.
6.1.10 Übersicht der zuletzt aufgerufenen Akten
Wenn man eine vor kurzen aufgerufene Akte (z.B. vor einem unerwarteten Telefongespräch)
wieder öffnen möchte, hilft diese Liste weiter. Es werden alle Akten aufgelistet,
die auf diesem Arbeitsplatz aufgerufen wurden, zeitlich absteigend sortiert.
Also die zuletzt aufgerufene Akte ganz oben.
Durch einen Doppelklick auf Aktenzeichen, Rubrum oder Zeitpunkt kann die gewünschte
Akte geöffnet werden.
Abbildung 9: zuletzt aufgerufene Akten
6.1.11 Übersicht über alle vorhandenen Akten
Hier wird eine Liste angezeigt, die alle Akten mit Aktenzeichen, Rubrum, Aktenbezeichnung
und Anlagedatum auflistet. Sortiert ist die Liste nach dem Rubrum in
absteigender Reihenfolge (A-Z). Durch Doppelklick auf einer der 3 Felder wird direkt
die ausgewählte Akte aufgerufen.
6.1.12 Änderungen von Akten
Wenn der Inhalt eines Aktenfeldes geändert wurde, wird dies protokolliert. Die Angaben
wann, von wem und was vorher in diesem Feld stand, werden gespeichert.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 36 von 140
Bei mehreren Änderungen an einer Akte ohne zwischenzeitlichen Aktenwechsel
wird nur die erste Änderung erfasst. Durch Doppelklick auf eines der Felder kann
die ausgewählte Akte direkt aufgerufen werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 37 von 140
6.2 Dokumente
Für häufig in der gleichen Form vorkommende Dokumente stellt Ihnen breyersoft
umfangreiche Automatisierungshilfen zur Verfügung, z. B. Word- und
Exceldokumente, Notizen, Mahn- und Vollstreckungsbescheide, Mahnschreiben,
Pfändungsauftrag, Pfändungs- und Überweisungsbeschluss, Eidesstattliche Versicherung
und eingelesene Dokumente. Alle diese Dokumente werden zu einer oder
auch mehreren Akten verbunden. Diese Verbindung kann jederzeit einfach geändert
werden.
Rechts über den Dokumenten befinden sich 2 Schaltflächen (von links nach rechts):
� Mit dem gelben Briefumschlag können alle Arten von Formularen angelegt
werden
� Mit dem Posteingangkorb öffnet sich ein Fenster mit dem Dokumente aus
verschiedenen Quellen eingelesen werden können. In unteren Teil des
Fensters können Dokumente zu Akten und zur Bibliothek verbunden werden.
Von links nach rechts ist in den Schaltflächen folgende Funktionalität eingebaut:
� Mit der gelben Schaltfläche können Informationen zu einem Dokument geändert
werden, z.B. Empfängergericht, Text, Bearbeiter.
Außerdem kann das Dokument zu einer anderen Akte verschoben werden.
Dies ist nützlich, wenn man aus Versehen ein Dokument zur einer falschen
Akte verbunden hat und dies nun korrigieren möchte.
� Durch Doppelklick auf die Spalte Kategorie+Stichwort können Sie das Dokument
direkt aufrufen. Es spielt dabei keine Rolle, um was für ein Dokument
es sich handelt.
� Mit der Schaltfläche wird eine Notiz angelegt und das ausgewählte Dokument
automatisch als Anlage angehängt. So lässt sich schnell und effektiv
ein Dokument z.B. per E-Mail versenden.
� Mit dem Feld Stand können Sie zwischen Datensätzen unterscheiden, die
noch angesehen werden müssen, noch nicht fertig sind oder in einer bestimmten
Art weiterverarbeitet werden müssen, wie z.B. gedruckt oder per
Fax/ E-Mail versendet werden.
� Das Feld löschen ist dafür gedacht, um versehentlich angelegte und erledigte
Dokumente aus der Ansicht zu entfernen. Wichtig ist, dass dabei die
Datensätze nicht wirklich gelöscht werden, sondern nur als abgelegt
markiert werden. Über die Hauptübersicht, Übersicht Dokumente, Auswahl
gelöschte Dokumente kann man jederzeit alle als abgelegt markierten
Dokumente wiederherstellen, d.h. in die obige Ansicht zurückholen.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 38 von 140
Abbildung 10: Dokumente einer Akte
6.2.1 Word- und Exceldokumente anlegen
Um den täglichen Schriftverkehr zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit mit
breyersoft Kanzlei Word- und Exceldokumente anzulegen und die wichtigen Eckdaten
zu speichern. Damit eine große Menge an Dokumenten sich nicht negativ auf
die Verarbeitungsgeschwindigkeit auswirkt, werden die Dokumente extern in Verzeichnissen
gespeichert. Dies hat außerdem den Vorteil, dass Sie im Notfall auch
ohne breyersoft Kanzlei an Ihre Dokumente herankommen können, was bei interner
Speicherung nicht möglich wäre.
Eine Alternative, die von manchen Dokumentmanagementsystemen verwendet
wird, ist die Speicherung in so genannten Containerdateien (alle Dateien befinden
sich in einer Datei). Dies hat zwar den Vorteil, dass man den Zugriff auf die Dokumente
vollständig kontrollieren kann, aber gleichzeitig auch den großen Nachteil,
dass Sie ohne die Erstellungssoftware nicht mehr an Ihre Daten herankommen. Sie
wären dann vollständig vom Programmhersteller abhängig. Da wir dies nicht gut
finden, werden Dokumente bei breyersoft Kanzlei in einzelnen Dateien gespeichert
und das in den Standardformaten von Microsoft Word und Excel. Damit ist gewährleistet,
dass Sie jederzeit an Ihre Daten herankommen.
Word- und Exceldokumente (wie auch alle anderen Dokumente) können Sie mittels
dem kleinen, gelben Briefumschlag anlegen, der sich auf den ersten beiden Karteireitern
(Akte und Dokumente) befindet. Ein gezieltes Anlegen mit Vorbesetzung
des Empfängers kann mittels der rechts in jedem Beteiligtendatensatz befindlichen
gelben Schaltflächen erledigt werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 39 von 140
Abbildung 11: Anlegen von Word und Exceldokumenten
Oben wir zuerst die Art der gewünschten Vorlage ausgewählt. Dann muss der
Empfänger bzw. Absender ausgewählt werden, also nächstes das Diktatzeichen
und das Datum des Dokumentes, eine Kategorie und ein freiwilliges Stichwort zur
näheren Beschreibung.
Nach dem Öffnen der Officeanwendung werden zahlreiche Vorbesetzungen in
dem neuen Dokument vorgenommen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie in Ihren
Wordvorlagen Textmarken an den richtigen Stellen eingesetzt haben. Nachfolgend
eine Übersicht über die vorhandenen Textmarken für Wordbriefe mit Beispielen:
Word-Textmarken in breyersoft Kanzlei
Es werden folgende Textmarken unterstützt:
� VollerName
� AdresseEigeneEinzeilig
� Faxnummer
� AnredeBrief
� Grussformel
� AzID
� Bearbeiter
� BeteiligteBetreff
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 40 von 140
� Rubrum
� Aktenbezeichnung
� Kopfzeile
� Schreibanfang
� DatumDokument
� AzZusatz
Um die Textmarken in Word verwenden zu können, müssen Sie die erzeugte Textmarke
in Word genauso nennen wie oben gedruckt. Im Folgenden jeweils Beispiele
zu den Textmarken:
1) VollerName (zusammengesetzter Empfängerblock)
Herrn
Dipl.-Ing. (FH) Dirk Breyer
Postfach 60 01 36
81201 München
2) AdresseEigeneEinzeilig
Rechtsanwälte Dr. Meier, Dr. Huber - Hauptstrasse 45 - 67548 Hamburg
3) Faxnummer (die neueste, aktuelle Faxnummer des Empfängers)
089 82070992
4) AnredeBrief (ist in den Adressen gespeichert)
Hallo Dirk,
5) Grussformel
Mit freundlichen Grüßen
6) AzID (das Aktenzeichen der Akte)
164/98
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 41 von 140
7) Bearbeiter (der Bearbeiter der Akte und der ausgewählte Bearbeiter aus dem
Dokumenten-Anlagefenster)
st/B
8) BeteiligteBetreff (Betreff des Beteiligten, wird auf der ersten Seite der Akten bei
den Beteiligten eingetragen)
dies ist ein Betreff des Beteiligten
9) Rubrum (in den Akten 1. Seite direkt unter dem Aktenzeichen)
Müller / Meier
10) Aktenbezeichnung (in den Akten 1. Seite direkt unter dem Rubrum)
Steuererklärung 1998
11) Kopfzeile der Dokumentseiten (in Word in die Kopfzeile, wird auf allen Seiten
angezeigt)
Rechtsanwälte Dr. Meier, Dr. Huber
12) Schreibanfang (Position des Cursors nach dem Anlegen des Dokumentes, dort
wo man anfangen möchte den Brief zu schreiben)
13) Datum der Anlage des Dokumentes
23.1.2006
14) Zusatztext zum Aktenzeichen
Müller20070812_003
6.2.2 Formulare für das Mahnverfahren
6.2.2.1 Überblick
Sie können die Mahnschreiben, manuelle Mahn- und Vollstreckungsbescheide,
wie auch die neueren Vordrucke des automatisierten Mahnverfahrens mit
breyersoft Kanzlei ausfüllen. Die Formulare sind der Papierform möglichst weitgehend
nachgebildet, aber mit den Annehmlichkeiten einer automatischen Datenverbreyersoft
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 42 von 140
arbeitung ausgestattet, wie z.B. automatische Gebührenberechnung. Die ausgefüllten
Vordrucke werden in der Datenbank gespeichert und können jederzeit wieder
aufgerufen werden.
Die Formulare werden mittels dem kleinen, gelben Briefumschlag angelegt, der
sich auf den ersten beiden Karteireitern (Akte und Dokumente) befindet.
Oben wir zuerst die Art der gewünschten Vorlage ausgewählt. Dann muss der
Empfänger bzw. Absender ausgewählt werden, also nächstes das Diktatzeichen
und das Datum des Dokumentes, eine Kategorie und ein freiwilliges Stichwort zur
näheren Beschreibung.
Beim Anlegen eines Vollsteckungsbescheides muss zusätzlich noch der dazu gehörige
Mahnbescheid bestimmt werden.
Hinweise zum Ausfüllen der Vordrucke entnehmen Sie bitte den folgenden Seiten
und den Anleitungen auf der Rückseite der vorgedruckten Papierformulare.
Über bzw. neben den jeweiligen Schaltflächen wird die Währung des jeweiligen
Formulars angezeigt. Mahn- und Vollstreckungsbescheide werden zum 1.1.2002
NICHT in Euro umgerechnet, damit sie so erhalten bleiben, wie sie weggeschickt
wurden. Dies hat zur Folge, dass alle Mahn- und Vollstreckungsbescheide, die
vor dem 1.1.2002 angelegt wurden in DEM lauten und alle nach dem 1.1.2002
automatisch in EUR lauten. Vollstreckungsbescheide erhalten automatisch die
gleiche Währung wie der dazu gehörige Mahnbescheid, egal wann Sie angelegt
werden. Verschiedene Mahnbescheide können unterschiedliche Währungen haben.
6.2.2.2 Mahnschreiben
Das Mahnschreiben wird in der Regel am Anfang eines Mahnverfahrens benötigt.
Sie können es zu einer Akte anlegen, indem Sie den kleinen, gelben Briefumschlag,
der sich auf den ersten beiden Karteireitern (Akte und Dokumente) befindet,
drücken und dort auswählen, außergerichtliche Mahnung anlegen.
Das Eingabeformular besteht aus 2 Karteireitern, auf der ersten Seite werden die
Angaben abgefragt, die später ins Mahnschreiben eingefügt werden; auf der zweiten
Seite stehen Gebühren, Druckoptionen und Buchungseinstellungen.
Um bei Forderungskonto etwas auswählen zu können, muss zur Akte ein Forderungskonto
existieren. Dieses wird benötigt um die Summe zu berechnen, die der
Schuldner zu zahlen hat. Mit dem Auswahlmenü über dem großen Textfeld können
Textbausteine eingefügt werden. Diese Textbausteine müssen vorher über Doku-
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 43 von 140
mente � Textbausteine definiert und dem Mahnschreiben zugeordnet worden
sein. Näheres können Sie im Abschnitt Textbausteine nachlesen.
Es stehen 3 Platzhalter zur Verfügung.
� #auftraggeber#
� #zahlungsdatum#
� #zahlungbetrag #
Diese 3 Platzhalter können an beliebiger Stelle in den Text des Textbausteines
eingefügt werden. Sie müssen allerdings genau so wie oben stehend, mit den Rauten
davor und dahinter, eingefügt werden. Die ersten beiden (#auftraggeber# und
#zahlungsdatum#) werden durch die aktuellen Angaben ersetzt, wenn Sie den
Textbaustein aus dem Auswahlmenü auswählen und der Text in das große Textfeld
eingefügt wird. Sie können dadurch Ihren Text beliebig gestalten und sind nicht an
feste Vorgaben gebunden. Dazu müssen natürlich ein Auftraggeber und eine Frist
vorher festgelegt worden sein. Da der Zahlungsbetrag von den auf der zweiten
Seite noch auszuwählenden Gebühren abhängt, wird dieser erst mittels der Schaltfläche
berechnet und dann eingefügt.
Der Platzhalter #zahlungsbetrag# wird durch die Summe ersetzt. Falls Sie nach
dem erstmaligen Einfügen feststellen, dass Sie die Gebühr oder das Forderungskonto
noch mal ändern müssen, ist es nötig die Summe manuell wieder durch den
Platzhalter zu ersetzen. Dann wird die Schaltfläche wieder freigegeben und die
Summe kann erneut aktualisiert eingefügt werden. Eventuell ist es einfacher den
Text komplett zu löschen, dann den Textbaustein neu auszuwählen und dann noch
den Zahlungsbetrag einzufügen. Der Text ist jederzeit manuell beliebig änderbar.
Im unteren Teil der zweiten Seite können Sie bestimmen, wie viele Exemplare des
Mahnschreibens mit Anhängen gedruckt werden sollen. Die Exemplare werden
bereits sortiert ausgedruckt. Außerdem kann bestimmt werden, ob in das Aktenkonto
bzw. in das Forderungskonto gebucht werden soll und ob eine Wiedervorlage
angelegt werden soll. Die Voreinstellungen bei den Wiedervorlagen können,
wie auch beim Drucken von Mahn- und Vollstreckungsbescheiden, über die Programmanpassungen
eingestellt werden.
Mit den 3 unteren Schaltflächen kann das Mahnschreiben, wie auch die beiden
Anlagen, vor dem Drucken überprüft werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 44 von 140
Abbildung 12: 1. Seite eines Mahnschreibens
Abbildung 13: Gebührenberechnung in einem Mahnschreiben
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 45 von 140
6.2.2.3 manueller Mahnbescheid
Beim manuellen Mahnbescheid werden nach Eingabe des Betrages der Hauptforderung
automatisch die Anwalts- und Gerichtsgebühren berechnet und eingetragen.
Auch die Kosten des Verfahrens wie auch der Gesamtbetrag werden automatisch
berechnet. Man spart sich also die Berechnung und vermeidet Rechenfehler.
Die zuständigen Gerichte werden nach Eintragung des Antragstellers bzw. Antraggegners
automatisch ermittelt und eingetragen. Je nach Streitwert wird das
Amts- bzw. Landgericht eingetragen.
Vor dem Drucken wird ein Fenster geöffnet. Sie können dort auswählen, ob die
angegebenen Gebühren automatisch in die Kostenerfassung gebucht werden
sollen. Sie müssen dann die Vordrucke in Ihren Drucker einlegen und die große,
beschriftete Schaltfläche unten drücken. Es werden dann alle Seiten des Mahnbescheides
nacheinander in die Originalvordrucke gedruckt. Wir empfehlen zum
Ausdrucken handelsübliche Laserdrucker, da Tintenstrahldrucker in manchen Fällen
einen zu breiten nicht bedruckbaren Rand haben.
Abbildung 14: manueller Mahnbescheid
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 46 von 140
6.2.2.4 manueller Vollstreckungsbescheid
Beim manuellen Vollstreckungsbescheid verhält es sich ähnlich wie beim Mahnbescheid.
Man kann alle nötigen Felder bequem am Bildschirm ausfüllen, außerdem
werden alle Berechnungen vom System durchgeführt, so dass man eine Menge
Arbeit und eventuelle Rechenfehler vermeiden kann.
Vor dem Drucken wird gefragt, ob man die Vordrucke in den Drucker eingelegt
hat. Wenn man dies bestätigt, werden alle Seiten eines Vollstreckungsbescheides
nacheinander in die Originalvordrucke gedruckt. Wir empfehlen zum Ausdrucken
handelsübliche Laserdrucker, da Tintenstrahldrucker in manchen Fällen einen zu
breiten nicht bedruckbaren Rand haben.
Abbildung 15: manueller Vollstreckungsbescheid
6.2.2.5 automatisierter Mahnbescheid
Der automatisierte Mahnbescheid besteht aus 3 Eingabeseiten.
Auf der ersten werden Angaben zum Antragsgeber und Antragssteller abgefragt.
Auf der zweiten Seite sind die Hauptforderungen und deren Verzinsung einzutragen.
Die dritte Seite wird nur verwendet, wenn mehr als 3 Hauptforderungen eingetragen
werden müssen. Man hat dort die Möglichkeit beliebig viele Hauptforde-
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 47 von 140
rungen und deren Verzinsung einzugeben. Gedruckt werden diese auf einem Extrablatt.
Alle wichtigen Auswahlmöglichkeiten werden durch Auswahlmenüs unterstützt, so
dass keine Falscheingaben möglich sind und man nicht erst in der Anleitung nachsehen
muss, welche Eingaben hier richtig sind, z.B. wird nach Auswahl eines
Streitgerichtes automatisch die zugehörige Postleitzahl eingetragen.
Die zuständigen Gerichte werden nach Eintragung des Antragstellers bzw. Antraggegners
automatisch ermittelt und eingetragen. Je nach Streitwert wird das
Amts- bzw. Landgericht eingetragen und der Sonderfall für GmbH & Co KG wird
ebenfalls beachtet.
PLZ und Ort des Empfängergerichtes und das Kurzzeichen des Bearbeiters werden
automatisch in der Übersicht der Dokumente eingetragen.
Vor dem Drucken werden zahlreiche Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Falls
das System Ungereimtheiten finden sollte, werden diese ausführlich in einer Meldung
angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit, die Eingaben zu ändern oder
trotzdem mit dem Druckdialog weiterzumachen.
Im Druckfenster können Sie auswählen, ob für Ihre eigenen Unterlagen eine Kopie
ausdruckt werden soll (dies spart das lästige Kopieren des Mahnbescheides)
und ob die angegebenen Gebühren automatisch in die Kostenerfassung gebucht
werden sollen.
Sie müssen dann die Vordrucke in Ihren Drucker einlegen und die große, beschriftete
Schaltfläche unten drücken. Es werden dann alle Seiten des Mahnbescheides
nacheinander in die Originalvordrucke gedruckt. Wir empfehlen zum Ausdrucken
handelsübliche Laserdrucker, da Tintenstrahldrucker in manchen Fällen
einen zu breiten nicht bedruckbaren Rand haben. Die in den Zahlenfeldern stehenden
Nullen (0) werden nicht mitgedruckt.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 48 von 140
Abbildung 16: automatisierter Mahnbescheid
Falls der Gegenstandswert über dem von Ihnen festgelegten Wert liegt (Änderbar
über Erweiterte Einstellungen � Mahnbescheid/ Vollstreckungsbescheid – Einstellungen),
werden Sie im Anschluss automatisch gefragt, ob ein Formular zum Anfordern
der Kosten angelegt werden soll.
6.2.2.6 automatisierter Vollstreckungsbescheid
Beim Anlegen des Vollstreckungsbescheides werden Daten aus dem Mahnbescheid
ausgelesen, damit die Zeile „wegen“ automatisch ausgefüllt werden kann.
Es wird die Katalogbezeichnung der ersten Hauptforderung mit der Gesamtsumme
aller Hauptforderungen eingetragen.
Vor dem Drucken werden zahlreiche Plausibilitätsprüfungen durchgeführt u. a. wird
geprüft:
� ob der Antrag des Vollstreckungsbescheides vor Ablauf von 2 Wochen nach
Zustellung des Mahnbescheides gestellt wird
� ob Zeile 2 und Zeile 6 korrekt ausgefüllt wurden
� ob vergessen wurde vorhandene Zahlungen einzutragen
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 49 von 140
Da automatisierte Vollstreckungsbescheide meistens bereits teilweise ausgefüllt
vom Amtsgericht zurückkommen, besteht vor dem Drucken die Möglichkeit zwischen
2 verschiedenen Ausdruckvarianten zu wählen.
� Wenn ein bereits teilweise ausgefüllter Vollstreckungsbescheid bedruckt
werden soll, wählt man die Variante ohne Antragsgegner, Antragssteller,
Mahngerichtsadresse, Zustelldatum des Mahnbescheides und Geschäftszeichen.
� Falls man einen noch nicht ausgefüllten Vordruck bedrucken möchte,
wählt man die Variante, wo auch die oben genannten Felder mitgedruckt
werden.
Danach wird gefragt, ob man die Vordrucke in den Drucker eingelegt hat. Wenn
man dies bestätigt, wird der Vollstreckungsbescheid in die Originalvordrucke gedruckt.
Wir empfehlen zum Ausdrucken handelsübliche Laserdrucker, da Tintenstrahldrucker
in manchen Fällen einen zu breiten nicht bedruckbaren Rand haben.
Nach dem Druck des Vollstreckungsbescheides wird zum Schluss gefragt, ob man
eine Kopie für die eigenen Unterlagen auf Blankopapier mitdrucken möchte. Man
kann sich dadurch eine manuelle Fotokopie sparen.
Abbildung 17: automatisierter Vollstreckungsbescheid
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 50 von 140
6.2.4 EDA-Mahn- und Vollstreckungsbescheid
Diese Funktion wird in Kürze in der nächsten Version von breyersoft Kanzlei verwendbar
sein.
6.2.5 Pfändungsauftrag
Trotz seiner außerordentlich zurückgegangenen Bedeutung für den Vollstreckungserfolg
stellt der Pfändungsauftrag noch immer in einer Vielzahl von Fällen, in denen
keine anderen Informationen über den Schuldner zur Verfügung stehen, den Einstieg
in die Zwangsvollstreckung dar. Außerdem ist ein aktueller Pfändungsauftrag
(regelmäßig aus den letzten 6 Monaten) gem. § 807 Abs. 1 Nr. 1 ZPO Voraussetzung
für die Einholung der eidesstattlichen Versicherung.
breyersoft übernimmt hier Auftraggeber und Gegner bereits aus der Akte, so dass
diese in 90 % der Fälle nicht mehr geändert werden müssen, schlägt Ihnen einen
sowohl für jeden individuellen Pfändungsauftrag als auch als allgemeine Vorlage
anpassbaren Text vor, übernimmt den aktuellen Stand der Forderungsaufstellung
(änderbar), berechnet schließlich die anfallenden Gebühren und trägt sie dann beim
Buchen automatisch in Aktenkonto und Forderungskonto ein, so dass die Konten
ohne jeden manuellen Aufwand stets aktuell geführt werden.
Abbildung 18: 1. Seite eines Pfändungsauftrages
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 51 von 140
6.2.6 Eidesstattliche Versicherung
Die eidesstattliche Versicherung ist regelmäßig für den Gläubiger die umfassendste
Erkenntnisquelle, anhand derer er weitere Vollstreckungsmaßnahmen gegen den
Schuldner planen kann und daher in Zeiten, in denen andere Auskünfte immer
schwieriger zu erlangen sind (Halter eines Kfz oder der bestehende Arbeitsplatz),
vielfach die einzige Möglichkeit derartige Informationen zu bekommen. Immer wieder
stellt ein solcher Auftrag, gegebenenfalls um einen Haftbefehl erweitert, ein
Druckmittel gegenüber dem Schuldner dar, diesen doch zu Ratenzahlungen zu
bewegen.
breyersoft stellt Ihnen auch für diese Vollstreckungsmaßnahme den gleichen umfangreichen
Komfort zur Verfügung wie für den Vollstreckungsauftrag. Der Auftrag
wird sofort in der erforderlichen Anzahl von Kopien ausgedruckt, mit allen notwendigen
Anlagen versehen und die entsprechende Wiedervorlage in der Akte eingetragen.
Abbildung 19: Druckoptionen Eidesstattliche Versicherung
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 52 von 140
6.2.7 Pfändungs- und Überweisungsbeschluss
Der Pfändungs- und Überweisungsbeschluss ist heute in vielen Fällen die aussichtsreichste
Vollstreckungsmöglichkeit, wenn der Gläubiger die notwendigen
Informationen z. B. über eine vorausgegangene eidesstattliche Versicherung erst
einmal in Erfahrung gebracht hat. Er ist aber auch gleichzeitig eine der kompliziertesten
Vollstreckungsmaßnahmen, da je nach Art der zu pfändenden Forderung
Drittschuldner und Pfändungstext außerordentlich variieren.
Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Pfändungstexten übersichtlich zu verwalten und
bei Bedarf stets parat zu haben, hat daher eine hohe Bedeutung. Hinzu kommt die
Möglichkeit, auf diese Weise Standardfälle wie die Lohn- oder Kontenpfändung
besonders rationell bearbeiten zu können. Zusätzlich zum Ausdruck aller notwendigen
Exemplare durch einen einzigen Klick, das automatische Buchen der angefallenen
Gebühren in Akten und Forderungskonto und die Vergabe der Wiedervorlage,
kommt hier noch die Anlage des Schecks zur Zahlung der Gerichtskosten sowie
die Anlage der vielfach mit dem Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses
verbundenen Vorpfändung. Anderenfalls sehr umfangreiche
Arbeiten können so in einem Bruchteil der Zeit zuverlässig und richtig durchgeführt
werden.
Abbildung 20: Gebührenberechnung in einem PfÜB
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 53 von 140
6.2.8 Formular für Notizen
Über die Formulare kann auch ein elektronischer Notizzettel angelegt werden.
Wenn man ein bereits vorhandenes Dokumente als Anlage an einen Notizzettel
hängen möchte, bietet sich der Schaltfläche bei den Dokumenten an. Hier wird
das aktuelle Dokument automatisch als Anlage an die neue Notiz gehängt.
Oben können ein paar Angaben zum Empfänger/ Absender, Datum und Betreff
gemacht werden. Darunter befindet sich ein großes Feld, um unfangreiche Notizen
aufnehmen zu können. Ganz unten können bis zu 3 Dateien an die Notiz gehängt
werden. Mittels der gelben Schaltfläche können die Dateien bequem aus einem
Verzeichnis ausgewählt werden.
Mittels werden die Eingaben gespeichert, mit Abbruch werden Ihre Änderungen
verworfen. Die Notiz mit den angehängten Dateien kann auch per E-Mail versendet
bzw. gedruckt werden. Zum E-Mail Versand müssen Sie vorher einen Empfänger
mit E-Mail Adresse auswählen. Falls bei dem von Ihnen gewünschten Empfänger
keine E-Mail Adresse angezeigt wird, tragen Sie bitte in den Adressen eine
E-Mail als Kommunikationsart ein.
Abbildung 21: Notizzettel
In der Menüleiste über Dokumente � Notiz ohne Akte anlegen, kann man einfach
und unkompliziert (also ohne erst eine Akte aufrufen zu müssen) eine Notiz
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 54 von 140
anlegen, die noch keine Verbindung zu einer Akte hat. Falls sich später herausstellen
sollte, dass doch eine Aktenverbindung nötig ist, kann man dies über Dokumente
� Übersicht Notizen ohne Akte - gelbe Schaltfläche, jederzeit
nachholen.
6.2.9 eMail über Outlook automatisch versenden
Eine weitere neue Funktion von breyersoft Kanzlei 5.0 ist eine deutlich verbesserte
eMail Funktionalität. Wenn sie beim Anlegen eines neuen Dokumentes als Vorlage
eine von ihnen erstellte Outlookvorlage auswählen mit dem Namen „email.oft“,
dann wird automatisch eine neue eMail geöffnet, die über Outlook versendet wird
und in breyersoft gespeichert wird. In der unteren Hälfte des Anlegefensters können
mögliche Dateianhänge ausgewählt werden. Anhänge werden in der eMail gespeichert
und nicht mehr als extra Dokumente.
6.2.10 Internes Mailsystem
Man kann Notizen nicht nur per E-Mail an externe Personen versenden, sondern
auch intern an Arbeitskollegen. Dies geschieht innerhalb von breyersoft Kanzlei und
es wird keine Internetverbindung benötigt. In der obersten Zeile der Notiz können
Sie einen internen Empfänger auswählen. Der Empfänger erhält dann Ihre Nachricht
innerhalb von Sekunden, vorausgesetzt er ist bei breyersoft Kanzlei angemeldet.
Unter Dokumente � interne Notizen ansehen werden alle Notizen angezeigt, die
Sie erhalten haben. Sie können von dort bequem geöffnet oder gelöscht werden.
Um sie aus der Liste zu entfernen ohne sie zu löschen, brauchen Sie die Notiz nur
zu öffnen und den internen Empfänger zu entfernen. Wird der interne Empfänger
neu ausgewählt, wird der Empfänger neu über den Eingang einer Nachricht für ihn
informiert. Bei mehreren eingehenden Nachrichten, wird die entsprechende Anzahl
im Benachrichtigungsfenster angezeigt bzw. erhöht sich dementsprechend.
6.2.11 Formular für ein allgemeines Dokument
Dies ist ein einfacher Vordruck für einen Brief mit einem Empfänger, Überschrift
einen großen Textfeld, der Möglichkeit mehrere Originale zu drucken und eine
Wiedervorlage automatisch eintragen zu lassen.
Es kann z. B. zum Anfordern von Kosten für Mahnbescheide verwendet werden.
Verschiedene Dokumentarten können Sie mit einem unterschiedlichen Inhalt im
Feld Text auf dem Karteireiter Dokumente versehen.
6.2.12 Weitere Formulare
Vordrucke für Verkehrsunfälle, Ehescheidungen, Unterhaltsforderungen und Mietforderungen
können ebenfalls angelegt werden.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 55 von 140
6.3 Termine
Hier werden Wiedervorlagen, Fristen, Gerichtstermine, Besprechungstermine usw.
für jede Akte getrennt angezeigt. Sie können beliebig viele Wiedervorlagen zu einer
Akte anlegen.
Um einen neuen Termin einzutragen drücken Sie .
Im Neuanlagefenster können festgesetzte Wochenfristen mittels des Auswahlmenüs
rechts neben dem Datum automatisch eingesetzt werden. In der unteren
Hälfte haben Sie die Möglichkeit einen Alarm festzusetzen, d.h. zu dem von Ihnen
festgelegten Zeitpunkt erscheint auf dem Arbeitsplatz auf dem Sie angemeldet sind,
ein kleines Fenster und erinnert Sie an den bevorstehenden Termin. Standardmäßig
wird beim Alarm aktivieren der oben eingetragene Termin als Alarmzeitpunkt
eingetragen. Dieser Wert kann vom Anwender jederzeit individuell angepasst
werden, z.B. kann festgelegt werden, dass man 2 Stunden vor einer Besprechung
erinnert werden will oder auch 2 Tage vor einem Gerichtstermin, der 400 km entfernt
wahrgenommen werden muss. Man muss nur noch die gewünschte Vorlaufzeit
für die Erinnerung auswählen.
Um einen vorhandenen Termin zu ändern, drücken Sie bitte auf das Datei öffnen
Symbol auf der linken Seite (befindet sich bei jedem Datensatz).
Um einen Termin weiterzulegen (also einen neuen Termin einzutragen, der aber
auf den Daten eines vorhandenen basiert), drücken Sie die gelbe Schaltfläche
auf der linken Seite. Standardmäßig wird der Alarm beim neuen Termin nur
eingeschaltet, wenn auch der alte Termin einen eingetragenen Alarm hatte.
Mit der Schaltfläche mit den schwarzen Linien auf der rechten Seite kann von
dem jeweiligen Termin ein handlicher Terminzettel gedruckt werden.
Das Löschen von Terminen ist aus Sicherheitsgründen (Verlust von Wiedervorlagen)
nicht möglich. Durch das Ankreuzen des Feldes erledigt wird der Termin nicht
gelöscht, sondern nur als erledigt gekennzeichnet, was nur die Sortierreihenfolge
der Termine untereinander beeinflusst. Die jeweils nächste Wiedervorlage wird auf
jeder Aktenseite mit Datum und Bemerkung angezeigt und bei Änderungen oder
Neueingaben automatisch aktualisiert. Fristen werden in rot angezeigt.
Wenn im Termin ein Alarm eingetragen wurde, wird die aktuelle Alarmzeit rechts
neben der Zeit des Termins angezeugt.
Termine, die auf ein Wochenende treffen, werden farbig hervorgehoben. Wenn
Sie versuchen ein bereits vergangenes Datum einzutragen, wird zur Sicherheit
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 56 von 140
eine Meldung angezeigt. Sie können so besser kontrollieren, ob Ihre Eingaben auch
wirklich korrekt sind.
Damit man keine Termine verpasst, ist eine automatische Terminerinnerungsfunktion
eingebaut. Auf Ihrem Arbeitsplatz (wird über die Anmeldung gesteuert) erscheint
zum Zeitpunkt des Termins ein kleines Fenster. In der unteren Hälfte werden alle
heutigen Termine, die sie betreffen, aufgelistet. In der oberen Hälfte werden weitere
Einzelheiten des jeweils unten ausgewählten Termins angezeigt. Durch Doppelklick
können Sie direkt in die jeweilige Akte springen. Das Terminfenster macht auch
akustisch auf sich aufmerksam, praktisch wenn man gerade nicht mit dem Computer
arbeitet. Durch den oberen Haken kann die akustische Erinnerung jederzeit ein-
und ausgeschaltet werden.
Nach dem Anmelden auf einem Arbeitsplatz wird ebenfalls das Terminerinnerungsfenster
mit allen heutigen Terminen der angemeldeten Person angezeigt. Dieses
Fenster kann auch über Akten � heutige Termine jederzeit erneut geöffnet werden.
Um den Komfort zu erhöhen und ein stupides Piepsen des Computers zu verhindern,
kann kanzleiweit eine beliebige .WAV Musikdatei anstelle des standardmäßigen
„Piep“ verwendet werden. Auch die Wiederholhäufigkeit des Signals kann beliebig
eingestellt werden. Beide Einstellungen finden Sie unter Erweiterte Einstellungen
� Termine � Erinnerungsfunktion.
Abbildung 22: Neuen Termin eintragen
6.4 Aktenkonten
Das Aktenkonto dient vor allem der Abrechnung des Anwalts gegenüber seinem
Auftraggeber (Mandanten). Es kann aber auch dazu genutzt werden, die Gebühren
des Anwalts im Namen des Mandanten gegenüber Gerichten, Behörden o.ä.
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abzurechnen. Die Aktenkonten sind technisch so ausgelegt, dass sie die Erstellung
einer Rechnung (Fakturierung) optimal unterstützen.
Im Gegensatz dazu dienen die Forderungskonten der Abrechnung des Mandanten
gegenüber seinem Schuldner, aus der Sicht des Anwalts also einer Fremdabrechnung.
Sie setzen bereits erstellte Rechnungen voraus und unterstützen umfassend
deren Beitreibung, z. B. durch Berücksichtigung des § 367 BGB, durch die
Berechnung von Zwischenzinsen u. ä.
Aus diesen technischen Unterschieden ergibt sich auch, dass Kostenfestsetzungsanträge,
die für den Anwalt (bis auf die Fälle der Festsetzung nach § 19 BRAGO)
eine Fremdabrechnung sind, gleichwohl über die Aktenkonten angelegt werden, da
sie eine Rechnungserstellung benötigen. Umgekehrt ist es zweckmäßig für bereits
erstellte Anwaltsrechnungen, die gegen den eigenen Mandanten nur noch beigetrieben
werden müssen ein Forderungskonto anzulegen, obwohl es sich insoweit
um Eigenabrechnungen des Anwalts handelt.
Wir empfehlen Ihnen alle anfallenden Gebühren, Auslagen und Fremdgelder
sobald sie anfallen im Aktenkonto einzugeben (die Mahnbescheidsgebühr mit Erstellung
des Mahnbescheides, die Prozessgebühr mit Einreichung der Klage oder
der Klageerwiderung, die Verhandlungsgebühr wenn Sie vom Termin zurückkommen
usw.). Auf diese Weise wissen Sie stets welche noch nicht abgerechneten
Gelder Ihnen der Mandant noch schuldet und Sie können schnell beurteilen, ob es
wieder an der Zeit ist eine Rechnung zu schicken. Sie können so dem Mandanten
auch jederzeit Auskunft darüber erteilen welche Kosten schon angefallen sind.
Ferner können Sie bei Geldeingang vom Gegner innerhalb von Sekunden die Abrechnung
erstellen anstatt erst mühsam die u. U. dicke Akte daraufhin durchblättern
zu müssen, welche Gebühren, Auslagen und Fremdgelder bislang angefallen sind.
Es sind insgesamt 2 Aktenkonten pro Akte möglich, ein Allgemeines und eines für
Kostenfestsetzung. Beim Anlagen einer neuen Akte wird automatisch ein Allgemeines
Aktenkonto angelegt. Das Aktenkonto für die Kostenfestsetzung kann bei
Bedarf später manuell hinzugefügt werden. Eines der Aktenkonten ist durch das
Kreuz im Feld Aktuell immer als das aktuelle Aktenkonto in dieser Akte gekennzeichnet.
6.4.1 Neues Aktenkonto anlegen
Sie sollten in jeder Akte ein Aktenkonto anlegen, auf dem Sie die bei Ihnen anfallenden
Gebühren, Auslagen und Fremdgelder eintragen. Um ein neues Aktenkonto
anzulegen, wählen Sie in dem Feld „Was möchten Sie tun?“ entweder den entsprechenden
Punkt aus dem Auswahlmenü aus, tippen die ersten Buchstaben oder
die Ziffer 19 ein und bestätigen mit . Sie können dafür auch die weiße
Schaltfläche rechts daneben verwenden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 58 von 140
Tipp: Aus einem Aktenkonto können beliebig viele Rechnungen erstellt werden.
Da das Aktenkonto der Abrechnung Ihrer eigenen Gebühren dient, ist Gläubiger
grundsätzlich der Anwalt und Schuldner der jeweilige Auftraggeber (Ihr Mandant).
Das Allgemein Aktenkonto ist für Abrechnungen nach Gebührenordnung wie auch
nach Zeithonorar bestimmt. Die Bezeichnung steht in Ihrem Belieben. breyersoft
schlägt Ihnen hier die allgemeine Aktenbezeichnung vor.
Nach Anlage eines Aktenkontos steht Ihnen in dem Feld „Was möchten Sie tun?“
der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Das Auswahlmenü hat sich entsprechend
erweitert. Sie können jeden Punkt aus der Liste wieder entweder durch Eingabe
der ersten Buchstaben oder der am rechten Rand angegebenen Zahlen auswählen.
Die Verwendung der Zahlen ist insbesondere für geübte Anwender nützlich,
da sie eine schnellere Eingabe ermöglicht, andererseits jedoch auch voraussetzt,
dass man die Zahl kennt.
Links über den Datensätzen wird jederzeit angezeigt, wie viele Aktenkonten zu
dieser Akte existieren und welches zur Zeit ausgewählt ist.
Die Reihenfolge eingegebener Positionen wird immer chronologisch, also nach
Datum aufsteigend sortiert. Die Reihenfolge im Aktenkonto entspricht der Reihenfolge
der Positionen in der Rechnung. Für eine Rechnung können alle Positionen
eines Aktenkontos verwendet werden. Wenn Sie Positionen mehrerer Aktenkonten
für eine Rechnung brauchen sollten, müssen Sie die Positionen auch in ein Aktenkonto
schreiben.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 59 von 140
Abbildung 23: Buchungsmöglichkeiten im Aktenkonto
6.4.2 RVG-Gebühren eingeben
In breyersoft Kanzlei können Sie Gebühren nach RVG 2004 und jetzt neu auch
nach RVG 2006 eingeben. Dazu steht eine übersichtliche Eingabemaske zur Verfügung.
Im oberen Feld wird die Gebührenordnung bestimmt und im darunter liegenden
Auswahlmenü werden alle Gebühren mit minimaler und maximaler Quote
angezeigt.
Abbildung 24: alle RVG Gebühren
Nach Auswahl einer Gebühr wird automatisch die Quote mit dem Mittelwert vorbesetzt
und, falls ein gültiger Gegenstandswert in der Akte hinterlegt ist, wird auch
bereits der richtige Gegenstandswert eingetragen.
In den anderen Feldern kann die Gebührenhöhe, die Tabelle nach der abgerechnet
werden soll und Mehrwertsteuersatz bestimmt werden.
Rechts unten wird festgelegt, zu welcher Angelegenheit die neue Gebühr gebucht
werden soll. Zur Auswahl stehen die aktuelle Angelegenheit wie auch eine neue.
Abbildung 25: Eingabemaske für RVG Gebühren
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Alle gebuchten Gebühren werden übersichtlich in einem großen Fenster dargestellt.
Über das „Was möchten Sie tun?“ stehen zahlreiche Anzeigefilterungen zur Verfügung,
wie z.B. alleinige Anzeige der Zeitgebühren oder der RVG Gebühren. Dadurch
wird bei Aktenkonten mit vielen Gebühren die Übersichtlichkeit erheblich
verbessert.
Abbildung 26: gebuchte RVG Gebühren
Über den Button „Musterrechnungen“ können Sie einfach und bequem 4 häufig
auftretende Standardvorgänge buchen, wodurch einiges an Zeit eingespart wird.
Abbildung 27: Musterrechnungen zum einfachen Buchen
Bei gewissen Gebühren wie z.B. der 7005 wo detaillierte Zusatzinformationen nötig
sind, wird ein kleines Zusatzfenster eingeblendet, wo diese Angaben bequem vorgenommen
werden können.
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Mittels des Buttons „BRAGO – RVG Synopse“ steht ein ausführlicher Vergleich
zwischen den BRAGO Gebühren und den RVG Gebühren zur Verfügung. Nach
Auswahl einer BRAGO Gebühr wird darunter der ausführliche Text zu dieser Gebühr
angezeigt und auf der rechten Seite sind die dazu analog passenden RVG
Gebühren zu sehen. Diesen Vergleich gibt es in breyersoft Kanzlei für RVG 2004,
wie auch für RVG 2006.
Abbildung 28: Gebühren-Zusatzeingabemaske
6.4.3 BRAGO Gebühren eingeben
Bei Eingabe von Gebühren nach der Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung muss
zunächst die richtige Fassung der BRAGO bestimmt werden. Gemäß § 134 Abs. 1
Satz 1 BRAGO ist die Vergütung nach bisherigem Recht zu berechnen, wenn der
unbedingte Auftrag zur Erledigung derselben Angelegenheit i.S. des § 13 vor dem
Inkrafttreten einer Gesetzesänderung erteilt oder der Rechtsanwalt vor diesem
Zeitpunkt gerichtlich bestellt oder beigeordnet worden ist. breyersoft Kanzlei schlägt
Ihnen daher automatisch diejenige Fassung vor, die Sie auf der ersten Seite der
Akte bei „Abzurechnen nach“ bestimmt haben. Falls dort kein Eintrag vorhanden ist,
wird die zum Zeitpunkt der Anlage der Akte gültige Fassung vorgeschlagen. In den
meisten Fällen müssen Sie deshalb insoweit keine Änderungen vornehmen. Etwas
anderes könnte etwa bei Zwangsvollstreckungsakten gelten, bei denen erst nach
längerer Zeit ein erneuter Vollstreckungsauftrag erteilt wird. Hier ist jedoch manches
Auslegungsfrage. Eindeutig dürften lediglich die Fälle sein, in denen seit dem
ersten Auftrag mehr als zwei Kalenderjahre vergangen sind, da dann gemäß § 13
Abs. 5 Satz 2 BRAGO stets eine neue Angelegenheit gegeben ist. In derartigen
Fällen müsste dann die jeweilige BRAGO-Fassung per Hand geändert werden.
Im nächsten Feld Gebühr ist der jeweilige Gebührentatbestand auszuwählen. Die
sog. Auslagenpauschale des § 26 BRAGO darf hier nicht ausgewählt werden, da
sie von breyersoft automatisch berücksichtigt wird.
Bei Feld Quote wird die übliche Quote vorgeschlagen (bei Satzrahmengebühren
die sog. Mittelgebühr), die aber stets manuell erhöht oder reduziert werden kann.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 62 von 140
Bei § 27 BRAGO Schreibauslagen für Abschriften/Dokumentenpauschale werden
die Kosten pro Fotokopie automatisch berechnet (die ersten 50 Stück zu je 1 DEM/
0,50 EUR, danach je 0,30 DEM/ 0,15 EUR).
Der Gegenstandswert wird von breyersoft automatisch aus dem auf der ersten
Seite befindlichen Feld „abzurechnen nach“ aus dem dort angekreuzten Datensatz
genommen.
Im folgenden Feld Datum sollten Sie eintragen, wann die Gebühr entstanden ist
(die Prozessgebühr mit Auftragserteilung, die Verhandlungsgebühr mit Stellung der
streitigen Anträge vor Gericht usw.). Dieses Feld dient insbesondere der besseren
Übersicht bei einer Vielzahl von Gebühren. Man stelle sich etwa eine Akte mit zahlreichen
Zwangsvollstreckungsmaßnahmen vor. Hier kann man leicht den Überblick
darüber verlieren, ob eine einzelne Gebühr bereits abgerechnet wurde oder noch
berücksichtigt werden muss.
Zur besseren Übersicht dient auch das folgende Feld Notiz, durch das es insbesondere
bei mehreren gleichartigen Maßnahmen möglich ist, diese durch eine kurze
Ergänzung vom Rest zu unterscheiden. Bei fünf Zwangsvollstreckungsmaßnahmen
entsteht z.B. jeweils die 3/10 Gebühr gem. § 57 BRAGO. Im Feld „Notiz“ kann
dann ergänzt werden, welche Gebühr den Pfändungsauftrag, welche den Auftrag
zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung und welche den Pfändungs- und
Überweisungsbeschluss betraf. Diese Information wird auch in die Rechnung übernommen
und dient so der besseren Information des Mandanten.
Im Feld Nettobetrag zeigt Ihnen breyersoft die Nettogebühr ohne Mehrwertsteuer
und ohne Auslagenpauschale an. Der Betrag kann an dieser Stelle nicht geändert
werden. Soweit eine Änderung gewünscht wird, muss entweder die Quote oder der
Gegenstandswert geändert werden.
Im folgenden Feld kann der Satz der Mehrwertsteuer geändert werden. Dadurch
können zum einen mehrwertsteuerfreie Rechnungen an Mandanten erstellt werden,
die Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sind und ihr Unternehmen im Ausland
betreiben (§§ 3a IV Nr. 3, III 1 UStG). Zum anderen sind aber auch Rechnungen mit
ermäßigtem Steuersatz möglich wie er z. B. für die Erstellung wissenschaftlicher
Gutachten anfällt (§ 12 Nr. 7c UStG).
Bei der Tabelle können Sie zwischen einer Abrechnung nach den vollen Gebühren
gem. § 11 BRAGO und den ermäßigten Gebühren für die Prozesskostenhilfe gem.
§ 123 BRAGO wählen. Die Auswahl einer Abrechnung nach den Grundsätzen der
Beratungshilfe (§§ 131 ff BRAGO) erfolgt nicht an dieser Stelle, da hierfür eigene
Gebührentatbestände bestehen. Sie werden im Feld Gebühr ausgewählt.
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Im Feld Ermäßigung können die Ermäßigungen nach dem Einigungsvertrag berücksichtigt
werden. Durch Aufklappen des Auswahlmenüs kann man sogleich
sehen, bis wann welcher Ermäßigungssatz galt.
Soweit mit der Gebühr eine neue Angelegenheit entsteht, ist dies hier anzukreuzen.
Alternativ kann im folgenden Feld die Nummer derjenigen Angelegenheit angegeben
werden, zu der die Gebühr hinzu zu rechnen ist. Die Frage, ob eine neue
Angelegenheit entsteht, hat insbesondere dafür praktische Bedeutung, ob der Anwalt
eine weitere Auslagenpauschale berechnen kann.
Beim Eintragen einer Gebühr wird automatisch geprüft, ob bei „Abzurechnen nach“
auf der ersten Seite der Akte bereits die gültige Gebührenfassung mit Gegenstandwert
hinterlegt ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird automatisch ein Eintrag vorgenommen,
der wiederum beim nächsten Buchen einer BRAGO-Gebühr automatisch
für eine richtige Vorbesetzung sorgt.
Abbildung 29: Aktenkonto mit BRAGO Gebühren
6.4.4 Anrechnen von Gebühren
In einer Reihe von Fällen sieht die BRAGO eine Anrechnung von einzelnen Gebühren
auf andere Gebühren vor (z. B. in § 43 Abs. 2, § 118 Abs. 2, § 31 Abs. 2 BRA-
GO). Bei der Anrechnung ist jeweils die anzurechnende Gebühr um den Anrechnungsbetrag
zu kürzen. Das wird in breyersoft durch eine Gegenbuchung mit umgekehrtem
Vorzeichen ermöglicht. Hierzu finden Sie im Aktenkonto bei jeder bereits
gebuchten Gebühr einen kleinen Button mit einem gelben A. Das A steht für Anrechnung
und ermöglicht generell eine Gegenbuchung, d.h. eine Anrechnung ein-
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zelner Gebühren. Ein Klicken auf den Button schlägt ihnen eine vollständige Gegenbuchung
für die jeweilige Gebühr vor. Die Gegenbuchung (Anrechnung) kann
aber auch nur in Höhe eines Teiles der Gebühr erfolgen. Auf diesem Wege sind
auch Spezialfälle wie die Reduzierung von Gebühren gemäß § 13 Abs. 3 BRAGO
zu buchen. Man bucht hier zunächst die vollen Gebühren und sodann eine Gegenbuchung
in Höhe des zu ermäßigenden Betrages.
6.4.5 StBGebV-Gebühren eingeben
Hier gilt das zu den BRAGO-Gebühren Gesagte entsprechend.
Die Auswahl der Tabellen erfolgt jeweils automatisch nach der ausgewählten Gebühr.
6.4.6 KostO-Gebühren eingeben
Hier gilt das zu den BRAGO-Gebühren Gesagte entsprechend.
6.4.7 Pauschalhonorar eingeben
Auch hier gibt es nichts Besonderes. Individueller Text kann sowohl im Feld Bezeichnung
als auch im Feld Notiz eingetragen werden. Üblicherweise wird es im
Feld Notiz eingetragen.
6.4.8 Zeithonorar eingeben
Die Länge der berechneten Zeit kann entweder durch konkrete Eingabe in den
Feldern von und bis oder durch eine pauschale Eingabe im Feld Dauer bestimmt
werden. Bei direkter Eingabe in das Feld Dauer wird jeweils der Beginn angepasst,
da man die Dauer üblicherweise erst dann bestimmen kann, wenn die Tätigkeit
bereits ausgeführt wurde.
Um die Eingabe der Anfangs- und Endzeit möglichst komfortabel zu gestalten, wird
beim ersten Aufrufen der Maske in beiden Feldern die aktuelle Zeit, gerundet auf
die letzte Viertelstunde, mit Dauer 1 Stunde vorbesetzt. Durch die Cursortasten
(Pfeiltasten) „hoch“ und „runter“ können die Zeiten um jeweils 15 Minuten erhöht
oder erniedrigt werden. Also aus z.B. „14:30“ kann mit einem Tastendruck „14.45“
oder „14:15“ gemacht werden. Um größere Differenzen zu überbrücken, kann außerdem
mit der (page up) und (page down) Taste, die
Zeiteingabe um jeweils 60 Minuten erhöht oder erniedrigt werden.
Beim Stundensatz schlägt Ihnen breyersoft automatisch einen Stundensatz vor,
wenn dieser auf der ersten Seite im Feld abzurechnen nach als Zeithonorar eingetragen
und angekreuzt ist. Anderenfalls muss der Stundensatz von Hand eingegeben
werden.
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Abbildung 30: Aktenkonto mit Zeithonorar
6.4.9 Auslagen eingeben
An dieser Stelle dürfen nur solche Auslagen eingegeben werden, die beim Anwalt
durchlaufende Posten darstellen.
Hierzu gehört weder die Auslagenpauschale des § 26 BRAGO, da diese steuerlich
keine Auslage, sondern eine Gebühr (Honorar bzw. Einnahme) ist, noch die Dokumentenpauschale
des § 27 BRAGO. Fotokopien, die nach § 27 Abs. 2 BRAGO
iVm. Nr. 9000 der Anlage 1 zu § 11 GKG für die ersten 50 Seiten mit € 0,50 pro
Seite und für jede weitere Seite mit € 0,15 pro Seite abgerechnet werden, sind
keine Auslagen, sondern Gebühren und unter „BRAGO-Gebühren eingeben“ über §
27 BRAGO zu buchen. Dort wird auch die Regel berücksichtigt, dass im Rahmen
der gleichen Angelegenheit für die ersten 50 Seiten € 0,50 pro Seite und für jede
weitere Seite € 0,15 zu berechnen sind. Lediglich solche Fotokopierkosten, die
durch eine Rechnung der Landesjustizkasse oder eines Copy-Shops entstanden
sind, wären hier als Auslagen zu buchen. Gleichfalls keine Auslagen sind gezahlte
Mehrwertsteuerbeträge (§ 25 Abs. 2 BRAGO), da die Mehrwertsteuer kein durchlaufender
Posten i.S. des § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG ist (vgl. Schmidt, EStG, § 4, Rz.
388).
Im ersten Feld sollte die Art der Auslagen bestimmt werden.
Die Bezeichnung dient einer freien Eingabe durch den Anwender.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 66 von 140
Die Anzahl wird von breyersoft mit dem Einzelpreis multipliziert. Hier können etwa
2,5 Gerichtsgebühren automatisch berechnet werden, wenn beim Einzelpreis eine
volle Gerichtsgebühr eingegeben wird.
Das letzte Feld Wie bezahlen Sie? ermöglicht die Kennzeichnung der Zahlungsart
und muss ausgefüllt werden. Soweit Scheck oder Überweisung ausgewählt werden,
stellt breyersoft automatisch einen neuen Scheck oder einen Überweisungsträger
zur Verfügung. Es ist jeweils ein Vordruck hinterlegt, dessen Daten direkt in Papiervordrucke
gedruckt werden können. Sie brauchen dazu nur überall erhältliche Vordrucke
für Schecks und Überweisungen im A4 Format. Beachten Sie beim Ausfüllen,
dass manche Felder in Schecks und Überweisungen maximal 27 Zeichen erlauben.
Eintragungen mit mehr Buchstaben werden von den Banken nicht beachtet
und fallen bei der Weiterverarbeitung automatisch raus.
Ausgefüllte Vordrucke können mittels eines Doppelklicks auf das Feld Zahlungsart
unten bei den Datensätzen jederzeit wieder aufgerufen werden. Eine Übersicht
über alle angelegten Schecks und Überweisungen finden Sie bei den Finanzen,
die über die Hauptübersicht zugänglich sind.
6.4.10 Eingehendes Fremdgeld
Hier werden Einzahlungen gebucht, die noch nicht auf eine Rechnung erfolgen.
Soweit eine Rechnung bezahlt wird, ist der Betrag dagegen unter Offene Posten
auf die jeweilige Rechnung zu buchen, damit die Offen Posten Liste entsprechend
ausgeglichen wird.
Bei gezahlt am sollte der Tag der Wertstellung eingegeben werden, der vom Buchungstag
abweichen kann.
Unter bezahlt von sollte der konkret Bezahlende eingetragen werden (soweit Geld
vom Gerichtsvollzieher kam, also der Gerichtsvollzieher und nicht der Schuldner),
um auf diese Weise den Lauf von Zahlungen im Streitfall besser verfolgen zu können.
6.4.11 Ausgehendes Fremdgeld
Hier ist außerdem noch einzutragen, wie bezahlt werden soll. Bei der Angabe von
Scheck oder Überweisung wird von breyersoft zugleich ein neuer Scheck oder
Überweisungsträger zur Verfügung gestellt. Solche Zahlungen mit Scheck oder
Überweisung können nachträglich nicht mehr aus dem Aktenkonto gelöscht werden.
Alle anderen Zahlungsarten können gelöscht werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 67 von 140
Abbildung 31: Beispiel für einen Scheck
Abbildung 32: Beispiel für eine Überweisung
6.4.12 Gebührenteilung mit Korrespondenzanwälten und Sonderfälle
Wenn Sie einen Kollegen beauftragen, z. B. den Termin bei einem weiter entfernten
Gericht wahr zu nehmen und dann mit ihm vereinbaren, die vom Mandanten zu
entrichtenden Gebühren zu teilen, so sind folgende Fälle zu unterscheiden:
Schickt Ihnen der Kollege eine an den Mandanten adressierte Rechnung über die
Hälfte, so müssten Sie eine weitere Rechnung über die Ihnen zustehende Hälfte
erstellen. Das machen Sie buchhalterisch am besten dadurch, dass Sie sämtliche
angefallenen Gebühren zwar mit dem richtigen Streitwert erfassen, aber die Quote
halbieren (z. B. statt einer 10/10 Prozessgebühr nur eine 5/10 Prozessgebühr bzw.
statt einer 1,3 Verfahrensgebühr nur eine 0,65 Verfahrensgebühr). Die Rechnung
des Kollegen und Ihre eigene Rechnung schicken Sie an den Mandanten mit der
Bitte um Ausgleich an Sie bzw. den Kollegen.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 68 von 140
Stellt Ihnen der Kollege dagegen eine an Sie selbst adressierte Rechnung über die
ihm zustehende Hälfte, so erfassen Sie diese im Aktenkonto als Auslage (die tatsächliche
Überweisung kann ja aufgeschoben werden, bis der Mandant bezahlt hat)
und buchen die Ihnen zustehende Hälfte der Gebühren hinzu. Ihre Hälfte und die
als Auslage erfasste Hälfte des Kollegen stellen Sie dann dem Mandanten als gemeinsamen
Betrag in Rechnung, den dieser an Sie auszugleichen hat.
Im dritten Fall, in dem Sie selbst der Korrespondenzanwalt sind, verfahren Sie entsprechend
umgekehrt.
Buchhalterisch unsauber wird es nur, wenn Sie dem Mandanten den vollen Betrag
in Rechnung stellen und dann eine Hälfte des erhaltenen Geldes an den Kollegen
weiter überweisen. Das führt im Ergebnis zu einer zusätzlichen Auslage im Aktenkonto,
die aber gegenüber dem Mandanten nicht mehr abgerechnet werden darf,
weil dieser ansonsten mehr bezahlen müsste als er schuldet. Auf diese Weise würde
auch die Auswertung Ihrer Honorareinnahmen falsch, da dort der gesamte Betrag
als Honorar erfasst wird, Ihnen aber tatsächlich nur die Hälfte zusteht.
6.4.13 Aktenkonto filtern
Mittels der Auswahl aus Was möchten Sie tun? können Sie die angezeigten Datensätze
des Aktenkontos nach verschiedenen Kriterien filtert, z.B. nur die RVG
oder BRAGO Gebühren anzeigen usw. Auslagen und Fremdgelder werden jeweils
dazu mit angezeigt.
6.4.14 Aktenkonto wechseln
Das passende Fenster kann mittels Was möchten Sie tun? Auswahlmenü oder
per gelber Schaltfläche geöffnet werden. Hier wird eine Übersicht über alle in der
Akte zur Verfügung stehenden Aktenkonten angezeigt. Die Auswahl erfolgt durch
Doppelklick auf das jeweils gewünschte Aktenkonto. Mit dem Button über den Pfeilen
rechts kann bestimmt werden, wie die Aktenkonten standardmäßig sortiert werden
sollen. Diese Einstellung wird gespeichert und ist auch nach einem Neustart
noch gültig. Die Einstellung gilt systemweit, also nicht pro Arbeitsplatz.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 69 von 140
Abbildung 33: Auswahl eines Aktenkontos
6.4.15 Aktenkonto kopieren
Kopieren sollten Sie ein Aktenkonto z. B., wenn Sie aufgrund Ihrer eigenen Abrechnung
gegenüber dem Mandanten auch einen Kostenfestsetzungsantrag gegenüber
dem Gericht erstellen wollen. Ferner kann eine Kopie bei mehreren Gesamtschuldnern
Sinn machen, wenn diesen gegenüber verschieden abgerechnet werden
muss.
Bei Auswahl dieses Punktes erhalten Sie ein Fenster, in dem Ihnen die zur Akte
bisher angelegten Aktenkonten angezeigt werden. Hier setzen Sie den Cursor in
das Feld, das Sie kopieren wollen. Ferner bestimmen Sie unten die Art des neuen
Aktenkontos und drücken dann auf .
Es wird dann ein neues Aktenkonto angelegt und angezeigt mit dem Inhalt und den
Positionen Ihres ausgewählten Aktenkontos. Es können nur ganze Aktenkonten
kopiert werden, keine einzelnen Positionen.
6.4.16 Aktenkonto drucken
Diese Funktion soll keine Rechnung ersetzen, sondern nur die Möglichkeit geben,
einen Kontoauszug zu drucken. Dieser kann z.B. an Mandanten übersandt werden,
damit er sieht, wie der augenblickliche Stand von angefallenen Gebühren, Auslagen
und Zahlungen ist.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 70 von 140
Abbildung 34: Aktenkonto kopieren
6.4.17 Kostenfestsetzung beantragen
Hier erstellen Sie alle Kostenfestsetzungsanträge, egal, ob sie sich gegen den
prozessualen Gegner (§§ 103 ff ZPO) oder gegen den eigenen Mandanten (§ 19
BRAGO) richten. Basis für die Erstellung eines Kostenfestsetzungsantrags ist die
Rechnung, die an den Mandanten gerichtet wurde. Dieses muss in ein neues Aktenkonto
kopiert werden, das die Bezeichnung Kostenfestsetzung erhält. Nur aus
einem solchen kann ein Kostenfestsetzungsantrag erstellt werden. Alternativ dazu
könnten die Gebühren auch für den Kostenfestsetzungsantrag neu eingegeben
werden, was aber regelmäßig unnötiger Mehraufwand ist.
Als Empfänger des Kostenfestsetzungsantrags wird das zuständige Gericht ausgewählt.
Die Überschrift wird mit Kostenfestsetzungsantrag vorbesetzt.
Betreff ist das Aktenzeichen des jeweiligen Gerichts.
Im Feld Text können mit Hilfe des darüber liegenden Auswahlmenüs übliche Texte
als Textbausteine eingesetzt werden.
Bitte kreuzen Sie dann an, wenn der Antragsteller nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt
ist. In diesem Fall wird ein entsprechender Text in das Textfeld eingefügt.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 71 von 140
Darunter sehen Sie die einzelnen Positionen des Kostenfestsetzungsantrages, die
an dieser Stelle nicht änderbar sind. Wenn Sie sie ändern möchten, wechseln Sie
bitte in das Aktenkonto zurück.
Die Unterschrift wird standardmäßig mit dem Wort Rechtsanwalt besetzt. Dies
kann über Verwaltung � Erweiterte Einstellungen � Rechnung/Kostenfestsetzungsantrag
Einstellungen angepasst werden (z.B. für Inkassoinstitute,
Rechtsabteilungen oder Hausverwaltungen).
Erstellte Kostenfestsetzungsanträge können über den Dokumenten-Karteireiter
aufgerufen werden.
6.4.18 Rechnungsvorschau anlegen
Über diesen Punkt können Rechnungen in einer Art Entwurfsstadium als Vorschau
angelegt werden. Es dient dazu, dass das Sekretariat die Rechnung soweit wie
möglich fertig stellt und Sie sie vor der endgültigen Anlage mit Vergabe der Rechnungs-Nr.
noch überprüfen und gegebenenfalls ändern können. Eine Änderung der
Rechnungspositionen erfolgt auch hier nicht direkt im Vorschaufenster, sondern
über das Aktenkonto, zu dem Sie über den Button Ändern rechts neben den Rechnungspositionen
wechseln können. Es wird auch kein Eintrag in der OP-Liste vorgenommen.
6.4.19 Rechnung anlegen
Diese Möglichkeit dient im Gegensatz zur Vorschau dazu eine endgültige Rechnung
anzulegen. Sie können Sie entweder nach Erstellung der Vorschau oder auch
direkt verwenden, wenn Sie sich sicher sind, dass die Positionen im Aktenkonto
richtig und vollständig sind. breyersoft Kanzlei trägt in diesem Fall automatisch eine
neue Wiedervorlage ein, wenn Sie dies wünschen. Sowohl Datum als auch Text der
Wiedervorlage können angepasst werden.
Die zu vergebene Rechnungsnummer kann über Verwaltung � Erweiterte Einstellungen�
Rechnungsnummer - nächster zu vergebender Wert jederzeit an
individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Dies empfiehlt sich speziell dann, wenn
von einer manuellen Rechnungsverwaltung auf breyersoft Kanzlei umgestiegen
wird und bei den Rechnungsnummern nicht wieder mit 1 angefangen werden soll.
Beachten Sie bitte die dortigen Hinweise.
Rechnungen können aus Aktenkonten mit den Bezeichnungen Zeit und Allgemein
angelegt werden. Zum Anlegen einer Rechnung wählen Sie durch Ankreuzen die
Positionen eines Aktenkontos aus, die abgerechnet werden sollen. Positionen aus
mehreren Aktenkonten können nicht zusammen abgerechnet werden. Standardmäßig
sind die Positionen nach Eingabereihenfolge sortiert, die neueste ganz unten.
Diese Reihenfolge kann mit den rechten Pfeiltasten verändert werden. Dazu
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 72 von 140
setzen Sie den Cursor in die Position, die Sie verschieben wollen und drücken dann
entweder den Pfeil nach oben (eine Position nach oben) oder nach unten (eine
Position nach unten). Alternativ ist auch eine Sortierung nach Datum möglich.
Dafür drücken Sie bitte auf die „A bis Z“ Schaltfläche rechts außen. Nach nochmaligem
Drücken wird wieder nach Eingabereihenfolge sortiert.
Rechnungen wie auch eine Rechnungsvorschau können von den Dokumenten
(Karteireiter Akten) aus aufgerufen werden. Wenn Sie von der Übersicht Dokumente
aus eine Rechnungsvorschau aufrufen, können Sie mittels bequem zum richtigen Aktenkonto
springen.
Falls Sie eine Rechnung mit falschen Positionen angelegt haben sollten, müssen
Sie diese in der OP-Liste wieder stornieren und eine neue Rechnung mit den gewünschten
Änderungen anlegen. Zum Stornieren einer Rechnung wählen Sie
Stornierung eingeben bei Was möchten Sie tun? aus. Beim Stornieren einer
Rechnung werden alle Positionen im Aktenkonto wieder freigegeben.
Angaben wie Rechungsempfänger, Überschrift usw. können auch bei einer endgültigen
Rechnung nachträglich angepasst werden, dagegen können die Positionen
nicht mehr geändert werden. Um eine Rechnung zu ändern, öffnen Sie die gewünschte
Rechung, drücken in der Symbolleiste auf und
nehmen die Änderungen in dem dann erscheinenden Fenster vor.
Um eine Übersicht über die ausgedruckten Rechnungen zu haben, werden alle
Ausdrucke nach einem ersten Original als Kopie gekennzeichnet. Um ein weiteren
Original zu drucken, drücken Sie den Button Ausdruck einer Originalrechnung
freischalten. Es kann dann wieder ein Original gedruckt werden.
Sie haben die Wahl, ob die Zweitwährung (meist DEM) in der Rechnung angezeigt
werden soll oder nicht. Das gleiche gilt für den Kostenfestsetzungsantrag und für
die Übersicht der Rechnungen. Eingestellt werden kann dies in den erweiterten
Einstellungen und Dokumente – Rechnungen – Zweitwährung ausblenden.
Bei Rechnung und Kostenfestsetzungsantrag werden jetzt auch die Bearbeiter
angezeigt und mit ausgedruckt.
6.4.20 Alle Rechnungen anzeigen
Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Einzelpositionen, die dem Mandanten
gegenüber in dieser Akte bereits abgerechnet wurden. Bei recht umfangreichen
Akten und mehreren Zwischenrechnungen erleichtert das die Übersichtlichkeit
darüber, was noch abzurechnen ist. Diese Übersicht kann auch ausgedruckt wer-
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 73 von 140
den. Darüber hinaus sehen Sie alle bereits abgerechneten Positionen auch noch
einmal im Aktenkonto in hellgrauer Farbe (inaktiv).
Bei jedem Aufruf eines Aktenkontos erhalten Sie in den unteren Summenfeldern
sofort eine aktuelle Übersicht über sämtliche angefallenen Stunden (von Bedeutung
vor allem beim Zeit-Aktenkonto) sowie über die Beträge der oben angekreuzten
Rechnungspositionen. Auf diese Weise kann durch An- oder Abkreuzen einzelner
Positionen schnell der Gesamtrechnungsbetrag ermittelt werden. Soll nicht die
Auslagenpauschale des § 26 BRAGO verwendet werden, wäre tatsächliche Auslagen
auszuwählen.
6.5 Offene Posten
Hier werden die über das Aktenkonto angelegten Rechnungen automatisch als
offene Posten eingetragen. Eingehende wie auch ausgehende Zahlungen können
erfasst werden, ohne sie bereits in der Buchführung zu aktivieren, was Sie bei der
(unter Anwälten üblichen) Einnahme-Überschuss-Rechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG
auch strikt vermeiden müssen.
Um eine Aktion auszuwählen kann man entweder mit der Maus das Auswahlmenü
öffnen und auf einen Eintrag klicken oder die Anfangsbuchstaben des Eintrages
mit der Tastatur eingeben oder als ganz schnelle Methode die zum Eintrag
passende Zahl eintippen.
Bei Was möchten Sie tun? wählt man zuerst die gewünschte Aktion aus, füllt dann
alle Felder aus und drückt abschließend auf .
Mittels der Schaltfläche kann schnell zur Übersicht OP-
Liste verzweigt werden. Diese kann auch von der Hauptübersicht aus aufgerufen
werden. In der Übersicht haben Sie weit reichende Auswahlmöglichkeiten zum
Filtern von aktuellen offenen Posten. Des Weiteren kann zwischen einer Sortierung
nach Rechnungsdatum und nach Rechnungsempfänger gewählt werden. Näheres
finden Sie bei „Übersicht Offene Posten“.
Eine eingehende Zahlung ist auf eine angelegte Rechnung (Vorzeichen +) möglich,
also auf einen Betrag, den jemand anderes schuldet. Falls Sie z.B. einen
Scheck als Zahlung bekommen haben und dieser wird von der Bank nicht eingelöst,
da das Konto wider erwartend nicht gedeckt ist, ändern Sie im Zahlungsdatensatz
einfach den Betrag auf 0 € und schreiben eine aussagekräftige Bemerkung
dazu. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie jederzeit nachvollziehen können,
das es einen Scheck gegeben hat und das dieser geplatzt ist.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 74 von 140
Bei Stornieren einer Rechnung kann eine bereits vorhandene Rechnung storniert
werden. Es werden dabei alle Rechnungspositionen im Aktenkonto wieder freigegeben.
Weitere Informationen finden Sie auf der vorherigen Seite dieses Handbuches
unter Kostenfestsetzung beantragen.
Wenn Sie in das Feld Text nichts eintragen wird beim Buchen automatisch ein
Rechnungstext vergeben.
Eine ausgehende Zahlung ist nur auf eine Rechnung mit negativem Vorzeichen
möglich, also auf einen Betrag, den die Kanzlei jemandem anderes schuldet. Als
Zahlungsart können u. a. Schecks und Überweisungen angelegen lassen und dann
in leere Standardvordrucke drucken. Sie sparen sich das aufwendige und fehleranfällige
Ausfüllen von Schecks und Überweisungen per Hand oder Schreibmaschine.
Außerdem sind alle wichtigen Daten, wie Betrag und Empfänger, zentral gespeichert
und können jederzeit wieder aufgerufen werden. Bei Schecks wird automatisch
ein fortlaufende Schecknummer vergeben, die Sie nach eigenen Notwendigkeiten
bei den Erweiterte Einstellungen konfigurieren können.
Bei Ausbuchen können Sie einen Teilbetrag einer Rechnung tilgen, der aus irgendwelchen
Gründen nicht mehr bezahlt werden wird. Dadurch wird die Rechnung
auf 0 gesetzt und erscheint nicht mehr in der Offenen-Posten-Liste. Falls Sie mal
eine Ausbuchung zurücknehmen müssen, setzen Sie einfach den Ausbuchbetrag
auf 0 € und schreiben eine aussagekräftige Bemerkung dazu. So können Sie jederzeit
nachvollziehen was geschehen ist und wie es dazu kam.
Die Auflistung der einzelnen Buchungen (Rechnungen, Zahlungen usw.) ist nach
Rechnungsnummern gruppiert. Es sind also alle Buchungen, die eine Rechnungsnummer
betreffen zusammen. Sortiert sind diese in absteigender Reihenfolge,
d.h. oben stehen die neueren mit höherer Rechnungsnummer und unten die
älteren mit niedrigerer Rechnungsnummer.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 75 von 140
Abbildung 35: offene Posten Liste
6.6 Forderungskonten
6.6.1 Anlegen/ Auswahl von Forderungskonten
Dieser Programmteil betrifft die Forderungen Mandant – Schuldner. Sie können
beliebig viele Forderungskonten gegenüber den Schuldnern anlegen. Aus Gründen
der Übersichtlichkeit empfehlen wir aber nur bei fachlicher Notwendigkeit eine neue
Aufstellung anzulegen.
Ein Forderungskonto kann einmal über den Punkt Neues Forderungskonto aus
dem Was möchten Sie tun? Auswahlmenü oder alternativ mittels der weißen
Schaltfläche rechts daneben, angelegt werden.
Abbildung 36: Neuanlegen eines Forderungskontos
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 76 von 140
Geändert werden kann eine Aufstellung analog dazu ebenfalls auf zwei Wegen.
Einmal mittels des Punktes Forderungskonto wechseln aus dem Was möchten
Sie tun? Auswahlmenü oder mittels der gelben Schaltfläche rechts daneben.
In allen vier Fällen öffnet sich das Fenster Forderungskonten. Bei der Anlage
eines neuen Forderungskontos müssen ein Schuldner, ein Gläubiger und eine
Erläuterung eingegeben werden. Geändert werden können diese Angaben später,
in dem man den Menüpunkt Forderungskonto wechseln aus dem Was möchten
Sie tun? Auswahlmenü wählt oder der gelben Schaltfläche rechts daneben drückt
und in der unteren Hälfte des Fensters die Änderungen vornimmt.
Abbildung 37: Auswählen eines Forderungskontos
Auch zum Auswählen eines Forderungskontos öffnen Sie das Fenster Forderungskonten,
markieren unten die gewünschte Aufstellung und wählen sie entweder
durch Doppelklick oder durch aus.
Eine weitere Hilfe ist, dass alle Forderungskonten durchnumeriert sind, sodass
Sie schnell und eindeutig sehen können, welches Forderungskonto Sie gerade
auswählen. Dies ist nützlich bei Forderungskonten mit ähnlichen oder gleichen
Schuldnern/ Gläubigern. Zur weiteren Übersicht wird auf der 6. Seite der Akten links
über den Buchungen angezeigt, wie viele Forderungskonten insgesamt existieren
und welche Sie zur Zeit ausgewählt haben.
Im kleinen Fenster Forderungskonten unten befindet sich rechts ein Feld, mit dem
Sie bestimmen können, ob ein Forderungskonto aktuell ist. Die Sortierung ist so
gestaltet, dass von oben nach unten zuerst die aktuellen Forderungskonten angezeigt
werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 77 von 140
6.6.2 Buchungsmöglichkeiten im Forderungskonto
Mittels des Was möchten Sie tun? Auswahlmenüs können Sie die Art der Eingabe
bestimmen.
Zur Auswahl stehen:
� Hauptforderung (Rechnungen o. ä.)
� Kosten (z.B. Kosten für einen Mahnbescheid)
� Zahlung (z.B. wenn ein Schuldner eine Zahlung leistet)
� Gutschrift (z.B. bei Korrekturen an Rechnungen)
� Zinsbetrag (wenn ein Zinsbetrag einzeln eingegeben werden soll)
� Ausbuchen (z.B. wenn wenige Cent Schulden übrig bleiben, die nicht mehr
eingefordert werden sollen).
Zur Information: Vor dem 1.1.2002 wird immer in DEM gebucht, danach immer in
EUR, d.h. Fremdwährungen werden vor dem Buchen automatisch in EUR umgerechnet.
6.6.2.1 Hauptforderungen eingeben
Das Programm kann in einem Forderungskonto beliebig viele Hauptforderungen,
auch mit verschiedenem Zinsbeginn und mit verschiedenen Zinssätzen, berücksichtigen.
Außerdem besteht die Möglichkeit außer einem festen Zinssatz auch einen über die
Laufzeit variablen anzugeben. Sie können z.B. angeben, dass der Zinssatz immer
5% über dem Basiszinssatz der Bundesbank liegen soll. Es wird dann über die
gesamte Laufzeit dieser Hauptforderung der jeweilig gültige Basiszinssatz verwendet
und jeweils 5 % draufgerechnet. Für diese Funktion ist es allerdings unbedingt
nötig, dass in den Programmanpassungen der jeweilig aktuelle Basiszinssatz
eingetragen ist. Breyersoft wird bei Updates die Zinssätze jeweils aktualisieren. Da
Zinsentscheidungen der Bundesbank (oder Europäischen Zentralbank) teilweise
sehr kurzfristig kommen, ist es nicht immer möglich rechtzeitig ein Update zur Verfügung
zu stellen. Aus diesem Grunde können Sie bei breyersoft Kanzlei die Zinssätze
auch manuell nachtragen. Sie müssen also nicht auf ein Update warten und
solange die Arbeit einstellen, sondern können ohne Unterbrechung weiterarbeiten.
Bei Text können Sie eine Beschreibung der Hauptforderung eintragen. Darunter
besteht die Möglichkeit eine Rechnungsnummer o. ä. einzutragen mit einem
Rechnungsdatum oder Rechnungszeitraum. Als nächstes folgt der Betrag, der
in zahlreichen Währungen eingetragen werden kann. Dann der schon erwähnte
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 78 von 140
Zinssatz mit der Möglichkeit eines festen oder variablen Zinssatzes. Zum Schluss
noch das Datum, ab der die Hauptforderung verzinst werden soll.
Wenn Sie das Rechnungsdatum ändern, wird der Zeitpunkt, ab dem verzinst werden
soll, automatisch auf 30 Tage nach dem Rechnungsdatum vorbesetzt. Dies
funktioniert auch, wenn Sie die Cursortasten bzw. Bild-Hoch und –Runter Tasten
zum Datum ändern verwenden.
Abbildung 38: Buchen von Hauptforderungen
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 79 von 140
6.6.2.2 Kosten eingeben
Das Programm kann in einem Forderungskonto beliebig viele Kosten, auch mit
verschiedenem Zinsbeginn und mit verschiedenen Zinssätzen, berücksichtigen.
Es besteht die Möglichkeit einen festen wie auch einen variablen Zinssatz anzugeben.,
z.B. 5% über Basiszinssatz. Es wird dann über die gesamte Laufzeit dieser
Hauptforderung der jeweilig gültige Basiszinssatz verwendet und jeweils 5 %
draufgerechnet. Für diese Funktion ist es allerdings unbedingt nötig, dass in den
Programmanpassungen der jeweilig aktuelle Basiszinssatz eingetragen ist. Da
Zinsentscheidungen der Bundesbank (oder Europäischen Zentralbank) sehr kurzfristig
kommen, muss dieser Punkt vom Anwender selbst gepflegt werden. Vorteil:
Sie müssen nicht auf ein Programm-Update warten, sondern können ohne Unterbrechung
weiterarbeiten.
Bei Text können Sie eine Beschreibung der Kosten eintragen Dann folgt der Betrag,
der in zahlreichen Währungen eingetragen werden kann. Als nächstes folgt
der schon erwähnte Zinssatz mit der Möglichkeit eines festen oder variablen Zinssatzes.
Zum Schluss noch das Datum, ab der die Kosten verzinst werden sollen.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 80 von 140
6.6.2.3 Zahlung eingeben
Auch hier können Sie einen beschreibenden Text bei Text eingeben. Dann folgt der
Betrag, der in zahlreichen Währungen eingetragen werden kann. Dann der Zeitpunkt
an dem die Zahlung eingegangen ist und zum Schluss die Anrechnungsmethode.
Zur Auswahl stehen
� Anrechnung nach §376 BGB (zuerst die Kosten, dann die Zinsen und dann
die Hauptforderungen)
� Anrechnung nach BGB § 497 III/ §11 III VerbrKrGFehler! Textmarke nicht
definiert. (zuerst die Kosten, dann die Hauptforderungen und dann die Zinsen)
� manuelle Anrechnung mit beliebiger Verteilung (Zahlungen auf die Hauptforderungen
werden nacheinander eingetragen – Zahlungen auf Kosten und
Zinsen können bei jedem Durchgang mit eingetragen werden) Links neben
den Eingabefeldern wird immer der Betrag angezeigt, den Sie schon auf
Forderungen verteilt haben. Wenn der gesamte Betrag verteilt wurde, wird
die Buchung automatisch abgeschlossen.
Abbildung 39: Buchen einer Zahlung
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 81 von 140
6.6.2.4 Gutschrift eingeben
Auch hier können Sie einen beschreibenden Text bei Text eingeben. Dann folgt der
Betrag, der in zahlreichen Währungen eingetragen werden kann. Dann der Zeitpunkt
an dem die Gutschrift eingegangen ist, beispielsweise bei Stornierungen
oder Änderungen von Rechnungen seitens des Mandanten. Zum Schluss die Anrechnungsmethode.
Zur Auswahl stehen
� Anrechnung nach §376 BGB (zuerst die Kosten, dann die Zinsen und dann
die Hauptforderungen)
� Anrechnung nach BGB § 497 III/ §11 III VerbrKrG (zuerst die Kosten,
dann die Hauptforderungen und dann die Zinsen)
� manuelle Anrechnung mit beliebiger Verteilung (Zahlungen auf die Hauptforderungen
werden nacheinander eingetragen – Zahlungen auf Kosten und
Zinsen können bei jedem Durchgang mit eingetragen werden). Links neben
den Eingabefeldern wird immer der Betrag angezeigt, den Sie schon auf
Forderungen verteilt haben. Wenn der gesamte Betrag verteilt wurde, wird
die Buchung automatisch abgeschlossen.
6.6.2.5 Zinsbetrag eingeben
Auch hier können Sie einen Beschreibung bei Text eingeben. Dann einen Betrag
mit der passenden Währung. Zum Schluss den Zeitpunkt auf den der Zinsbetrag
berechnet werden soll.
6.6.2.6 Ausbuchen
Bei diesem Menüpunkt muss nur ein Datum eingegeben werden, das kennzeichnet
an welchem Tag der Saldo auf 0 gesetzt werden soll. Zu diesem Tag werden alle
Hauptforderungen, Kosten und Zinsen ausgeglichen durch eine fiktive Zahlung.
6.6.3 Stapelbuchen
Hier können mehrere Buchungssätze nacheinander eingegeben werden, die erst
nach dem Drücken auf Stapelbuchen, in das System übernommen werden. Einzige
Einschränkung ist, dass keine manuelle Anrechnung möglich ist.
6.6.4 Import/ Export von Forderungskonten
Über das Auswahlmenü in den Forderungskonten Was möchten Sie tun?, Punkt
Forderungskonto Import/ Export können Sie einzelne Forderungskonten als
Excel Dateien exportieren bzw. als Excel Dateien vorliegende Forderungskonten
importieren.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 82 von 140
Im Import/ Export Fenster muss zunächst ausgewählt werden, ob ein Import oder
Export durchgeführt werden soll.
Beim Export muss das gewünschte Forderungskonto ausgewählt und schließlich
gedrückt werden. Die Exportdateien (fo.xls und foDetails.xls) befinden sich
unter Datenverzeichnis\breyersoft\Akten.
Beim Import muss eine der beiden Importdateien ausgewählt werden und dann
gedrückt werden.
Hinweis: Beide Dateien (fo.xls und foDetails.xls) müssen für den Import im gleichen
Verzeichnis liegen und es braucht nur eine der beiden Dateien auswählt werden.
Die zweite Datei wird automatisch importiert. Ein Import ist nur möglich, wenn beide
Dateien vorhanden sind und zum gleichen Forderungskonto gehören.
6.6.5 Drucken von Forderungskonten
Beim Drucken wird das aktuelle Forderungskonto als Bericht angezeigt, der auch
geeignet ist zur Weitergabe an andere Personen. Im Berichtsfenster kann mittels
der Drucken Schaltfläche oben links oder mit STRG + P der Druck ausgelöst werden.
6.6.6 Überweisungsträger ausfüllen
Hier können Sie ein Blanko-Überweisungsformular nach Ihren Vorgaben ausfüllen
und ausdrucken. Die Angaben werden gespeichert und stehen beim nächsten Mal
wieder zur Verfügung.
Diese Funktion ist praktisch, um z.B. Schuldnern fertig ausgefüllte Überweisungsvordrucke
mitzuschicken, in der Hoffnung, dass die Zahlung dann eher eintrifft. Es
ist auch flexibler als von seiner Hausbank vorgefertigte Vordrucke kaufen zu müssen.
Alles was Sie dafür brauchen sind Blanko-Überweisungsvordrucke aus dem
Schreibwarenhandel.
7 Adressen
Außer den Akten ist wohl der Adressenbestand das wichtige in einer Anwaltskanzlei.
Da auch dieser Bereich sehr umfangreich ist, wurde er auf mehrere Karteikarten
verteilt.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 83 von 140
7.1 Grundsätzliche Angaben zur Adresse
Hier werden die Stammdaten (Name, Beruf, Anschriften, Kommunikationsmöglichkeiten
und vieles mehr) einer Person oder eines Unternehmens eingetragen.
Zum Eintragen einer neuen Adresse gehen Sie in der Menüleiste unter Adressen
auf Neue Adresse.
Danach muss zuerst das Feld Unternehmen ausgefüllt werden. Dieses Feld kreuzen
Sie an, wenn es sich bei der Adresse um ein Unternehmen oder eine Firma
handelt. Bei einer Person darf das Feld nicht angekreuzt werden. Über dieses Feld
wird gesteuert, ob in einem Brief die Reihenfolge Vorname Nachname (für eine
Person) oder Firmenname, Niederlassung (für eine Firma) verwendet wird. Ansonsten
ist der Ausdruck „Firma“ nicht im streng juristischen Sinne zu verstehen,
sondern nur zur Steuerung der Namensreihenfolge.
Das Feld Name im Rubrum dient für die Anzeige dieser Adresse in allen Akten, an
denen sie beteiligt ist entweder als Auftraggeber oder als Gegner. Es werden automatisch
die 31 ersten Zeichen aus der Adresse (Felder Nachname und Vorname,
analog bei Unternehmen) genommen und für das Rubrum verwendet. Falls Sie an
dieser Angabe etwas ändern möchten, können Sie in den Adressen Feld Name im
Rubrum den Text frei ändern. Max. 31 Zeichen sind erlaubt.
Wenn Sie eine Anrede für den Brief auswählen, wird automatisch der Name der
Person an Ende der Anrede ergänzt. Außerdem wird je nach Brief-Anrede die passende
Grußformel eingetragen. Beides kann natürlich auch manuell angepasst
werden.
Um eine neue Anschrift oder einen neuen Kommunikationsdatensatz einzutragen,
drücken Sie die jeweilige Schaltfläche und füllen dann die vorhandenen
Felder aus. Der Cursor befindet sich automatisch auf dem neuen Datensatz und
das Auswahlmenü wird geöffnet. Neue Datensätze werden immer als oberster
Datensatz angezeigt. Einzige Ausnahme sind die Anschriften, dort ist ein neuer
Datensatz immer an zweiter Stelle zu sehen. Einsortiert werden Sie erst beim
nächsten Aufrufen der betreffenden Adresse. Beim Anlegen einer neuen Adresse
werden automatisch eine Anschrift und eine Bankverbindung mit angelegt.
Bei den Anschriften muss immer mindestens ein Datensatz vorhanden sein, der die
Standardanschrift für Briefe darstellt. Bei mehreren Anschriften muss bei einem
Datensatz das Feld Brief angekreuzt sein (es kann immer nur eine Anschrift angekreuzt
werden).Ansonsten können beliebig viele Anschriften zu einer Adresse eingetragen
werden. Zum Löschen einer Anschrift kreuzen Sie das Feld löschen an,
die Anschrift wird dadurch nicht unwiederbringlich gelöscht, sondern nur ausge-
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 84 von 140
blendet. Mittels der Schaltfläche alle einblenden können Sie die „gelöschten“ Anschriften
wieder sichtbar machen.
Wenn eine Adresse nur eine Anschrift hat, ist ein Löschen dieser Anschrift nicht
möglich. Um die gerade aktuelle Anschrift zu löschen, muss erst eine andere Anschrift
angekreuzt werden (also zur aktuellen gemacht werden).
Es können auch beliebig viele Kommunikationseinträge (Tel., Fax, E-Mail usw.) zu
einer Adresse erfasst werden. Zum Löschen eines Kommunikationseinträge kreuzen
Sie das Feld löschen an, der Datensatz wird dadurch nicht unwiederbringlich
gelöscht, sondern nur ausgeblendet. Mittels der Schaltfläche alle einblenden können
Sie die „gelöschten“ Datensätze wieder sichtbar machen. Alle Telefoneinträge
werden bei der Rufnummernerkennung berücksichtigt. Bei einem Telefoneintrag
sind deshalb nicht alle Zeichen erlaubt; es dürfen nur folgende eingetragen werden:
� ( ) / - Leerzeichen Zahlen 0-9
Zum Suchen bitte die Suchschaltflächen (schwarzes Fernglas) oben in der Mitte
verwenden. Sie können hier nach den meisten Adressfeldern, Namen, Anschriften,
Kommunikationseinträgen oder Bankverbindungen suchen. Sie geben nur Ihren
Suchbegriff ein und sehen darunter alle Datensätze, die mit Ihrem Suchbegriff
übereinstimmen. Durch Doppelklick kann auch hier direkt zu den jeweils gefundenen
Datensätzen gesprungen werden.
Das Suchfenster bleibt offen, damit Sie komfortabel mehrere gefundene Datensätze
durchsehen können, ohne jedes Mal eine neue Suche starten zu müssen. Falls Sie
den Suchbegriff ändern, werden die Ergebnisdatensätze nach nochmaligem Druck
auf automatisch aktualisiert. Die Anwendung ist voll bedienbar, während
das Suchfenster offen ist, d.h. Sie können ohne das Suchergebnis zu verlieren, z.B.
zu den Akten gehen oder einen anderen Bereich der Anwendung benützen.
Das Suchfenster kann durch geschlossen werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 85 von 140
Abbildung 40: Übersicht über die Adressen
7.2 Persönliche Daten
Auf der zweiten Karteikarte können Sie weitere persönliche Daten wie z.B. Familienstand,
Nationalität und Geburtsdatum (bei einer Firma Gründungsdatum) eingeben.
Um Verwandtschaftsverhältnisse erfassen zu können, finden Sie links unten verbundene
Adressen. Hier können Sie eine bereits erfasste Adresse und das dazu
passende Verwandtschaftsverhältnis auswählen, also z.B. Vater, Mutter, Sohn. Es
sind beliebig viele pro Adresse möglich.
Um einem bestimmten Mandantenkreis zu einem bestimmten Ereignis z.B. Weihnachten,
eine Karte oder einen Brief ohne großen Aufwand schicken zu können,
gibt es das Feld Rundschreiben. Sie wählen bei den von Ihnen gewünschten Adressen
die passende Art z.B. „Weihnachtskarte“ aus und können die ausgewählten
Adressen entweder zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren oder Adressaufkleber
drucken.
Darüber gibt es die Möglichkeit alle Adressen in Listenform auszudrucken. Dies
kann praktisch sein, wenn man für eine gewisse Zeit keinen Zugriff auf die Anwendung
hat (Urlaub, Krankheit o. ä.), aber trotzdem die eine oder andere Adresse
benötigt. Aus Platzgründen stehen in der Liste nur die wichtigsten Daten wie Name,
Standardanschrift und Telefonnummern. Vorsicht beim Ausdrucken dieser Liste, sie
kann schnell 100 Seiten und mehr lang werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 86 von 140
Für den Fall, dass nur ein bestimmter Bereich der Adressen benötigt wird, können
Sie beliebige Seitenzahlen vor dem Drucken angeben und dadurch die Liste verkürzen.
7.3 Finanzielle Daten
Auf der dritten Karteikarte werden finanzielle Zusatzangaben eingetragen, wie z.B.
Einkommen, Vermögen und beliebig viele Bankverbindungen. Bei deutschen Banken
wird nach Eingabe der Bankleitzahl automatisch der dazu gehörige Bankname
eingetragen. Manuelle Ergänzungen oder Änderungen sind möglich. Es kann außerdem
1 Kontoverbindung als die aktuelle definiert werden. Sie wird dann beim
Ausfüllen von Überweisungen verwendet. Dabei ist es auch möglich einen anderen
Kontoinhaber zu definieren als den, zu der die Bankverbindung eingetragen wurde.
Auch dies wird bei Überweisungen beachtet.
7.4 Beteiligung an Akten
Hier werden alle Akten angezeigt, bei denen die aktuelle Person oder Firma beteiligt
ist. So können Sie z. B. feststellen, an welchen Akten Herr X beteiligt ist. Das
kann nützlich sein, wenn Sie nach einer bestimmten Person suchen, aber nicht
wissen in welchen Akten er beteiligt ist. Zum Beispiel, wenn Sie eine Zahlung erhalten
ohne Angabe des Falles oder eines Aktenzeichens.
Durch Doppelklick kann die gewünschte Akte jederzeit bequem aufgerufen werden.
7.5 Beteiligung an Dokumenten
Hier werden alle Dokumente angezeigt, bei denen die aktuelle Person oder Firma
beteiligt ist.
Dies kann nützlich sein, wenn man zwar weiß, an wenn man einen Brief geschrieben
hat, aber nicht mehr in welcher Akte.
Durch Doppelklick auf die Dateiart kann das gewünschte Dokument jederzeit bequem
aufgerufen werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 87 von 140
Abbildung 41: Dokumente an Adressen beteiligt
7.6 Beteiligung an Terminen
Hier werden alle Termine der Akten angezeigt, bei denen die ausgewählte Person
(Adresse) als Auftraggeber bei den Beteiligten eingetragen ist.
7.7 Beteiligung an Aktenkonten
Hier werden alle Aktenkonten angezeigt, bei denen die ausgewählte Person (Adresse)
als Schuldner eingetragen ist.
7.8 Beteiligung an Offenen Posten
Hier werden alle Offenen Posten der Akten angezeigt, bei denen die ausgewählte
Person (Adresse) als Auftraggeber bei den Beteiligten eingetragen ist.
7.9 Änderungen von Adressen aufzeichnen
Wenn der Inhalt eines Adressenfeldes geändert wird, wird dies protokolliert. Die
Angaben wann, von wem und was vorher in diesem Feld stand, werden gespeichert.
Bei mehreren Änderungen an einer Adresse ohne zwischenzeitlichen Adressenwechsel
wird nur die erste Änderung erfasst. Durch Doppelklick auf eines der
Felder wird direkt die ausgewählte Adresse aufgerufen.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 88 von 140
7.10 Internetadressen
Aufrufen können Sie diesen Punkt in der Menüleiste über Adressen � Internetadressen.
Es werden alle Kommunikationsarten aufgelistet, die bei den Adressen das
Kennzeichen „Internet“ haben. Zur besseren Übersicht kann nach der Kommunikationsart
und nach der Internetadresse (URL) gefiltert werden. Mit der Schaltfläche
Rotes Kreuz können Sie den jeweiligen Datensatz löschen. Per Doppelklick die
dazugehörigen Adressen aufrufen und den Status „aktuell“ setzen.
7.11 Geburtstagsliste
Über Adressen � Geburtstagsliste finden Sie eine übersichtliche Aufstellung aller
gespeicherten Geburtstage zum Ansehen und Ausdrucken.
Der genaue Geburtstag, der Name der Person und das Alter werden nach Monaten
gruppiert und nach Tagen des Monats (vom Anfang des Monats angefangen)
sortiert dargestellt.
7.12 Übersicht über alle Internetadressen
Über Adressen � Internetadressen können Sie alle gespeicherten Einträge aus
den Kommunikationsarten der Adressen übersichtlich ansehen, bei denen als
Kommunikationsart „Internet“ eingetragen wurde.
Nach den beiden Spalten Bemerkung (mittlere Spalte bei den Adressen) und
Nummer (entspricht der Nummer bei den Adressen) kann bequem gesucht werden.
Als Platzhalter müssen Sie ein Sternchen (*) verwenden. Wenn Sie also z.B.
nach „Huber“ suchen, aber nicht sicher sind in welchem Zusammenhang Sie den
Namen verwendet haben, sollten Sie lieber nach „*Huber*“ suchen.. Es werden
dann alle Datensätze gefunden, wo „Huber“ als Teil des Inhaltes vorkommt.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 89 von 140
8 Bibliothek
Die Bibliothek unterteilt sich in 5 Bereiche:
� Rechtsprechung
� Literatur
� Normen
� Vorlagen
� Verschiedenes
In jedem dieser 5 Bereiche kann nach dem Inhalt gesucht werden. Dazu dient die
Suchschaltfläche in Form eines schwarzen Fernglases jeweils unten in der Mitte
des Fensters.
Im Suchfenster müssen Sie nur Ihren Suchbegriff eingeben und dann
drücken und sehen dann darunter alle Datensätze, die mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen.
Durch Doppelklick auf eines der Ergebnisse kann hier direkt zu der
ausführlichen Ansicht gewechselt werden.
Das Suchfenster bleibt solange offen, bis Sie es schließen. Dies hat den Vorteil,
dass Sie komfortabel mehrere gefundene Datensätze durchsehen können ohne
jedes Mal eine neue Suche starten zu müssen. Falls Sie den Suchbegriff ändern
genügt nochmaliges und die Ergebnisse werden automatisch aktualisiert.
Der Rest der Anwendung ist während das Suchfenster offen ist, voll bedienbar,
d.h. Sie können ohne das Suchergebnis zu verlieren, z.B. zu den Akten gehen.
Das Suchfenster kann durch geschlossen werden.
Zu allen 5 Bibliotheksbereichen können Dokumente verbunden werden. Dies ist
über Dokumente � Dokumente verbinden möglich.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 90 von 140
8.1 Rechtsprechung
Hier können Sie Urteile in zahlreiche Felder eintragen. Jeder Eintrag kann gedruckt
werden.
Abbildung 42: Bibliotheksteil „Rechtsprechung“
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 91 von 140
8.2 Literatur
Hier können Sie zahlreiche Angaben zu Büchern, Zeitschriften und anderer Literatur
eintragen. Jeder Eintrag kann gedruckt werden.
8.3 Normen
Hier können Sie Normen eintragen. Bei fremdsprachlichen Normen gibt es die Möglichkeit
parallel dazu die übersetzte Fassung zu speichern. Jeder Eintrag kann
gedruckt werden.
8.4 Vorlagen
Hier werden Vorlagen in Form von Checklisten, Vordrucken und Fragebögen eingetragen.
Durch Doppelklick auf eines der drei Felder können Sie direkt in die Detailansicht
springen. Mit (ESC) gelangen Sie wieder zurück zur Übersicht. Mit den
Pfeiltasten (Cursortasten) Rechts und Links können Sie zwischen den Feldern hin
und her springen. Mit den Pfeiltasten Oben und Unten können Sie zum darüber
liegenden Datensatz bzw. zum darunter liegenden Datensatz gelangen. Jeder Eintrag
kann gedruckt werden.
8.5 Verschiedenes
Bei manchen Informationen fällt es schwer sie in eine der vorherigen Kategorien
einzuteilen. Solche Informationen können Sie unter Verschiedenes speichern. Jeder
Eintrag kann gedruckt werden.
Um die immer wichtiger werdenden Internetadressen bequem verwalten zu können,
gibt es das Feld URL. Dort kann die Internetadresse (z.B. http://www.breyersoft.de)
eingetragen und durch Doppelklick auch aufgerufen werden.
9 Weitere Funktionen
9.1 Drucker und Druckerschächte
Da manche Schriftstücke auf vorgedruckten Briefbögen gedruckt werden sollen und
andere nicht, ist es wichtig, dass man für jedes Dokument unterschiedliche Druckerschächte
ansteuern kann. Mit breyersoft Kanzlei können Sie dies unter Verwaltung
� erweiterte Einstellungen � Drucker –> Voreinstellungen für jeden
Arbeitsplatz individuell angeben. Welcher Drucker auf welchem Arbeitsplatz verwendet
werden soll, in welchem Schacht sich das weiße Papier befindet und wo die
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 92 von 140
vorgedruckten Briefköpfe und Formulare liegen. Außerdem kann noch eingestellt
werden, ob mit Duplex (automatisch beidseitiges Drucken) gedruckt werden soll
und die Anzahl der Ausdrucke. Bei allen Berichten, die vor dem Drucken angezeigt
werden, können die Druckereinstellungen noch mal speziell für diesen einen Ausdruck
geändert werden.
Wenn eine Kanzlei mehrere Netzwerkdrucker besitzt, kann es notwendig werden,
dass jeder Arbeitsplatz standardmäßig auf einen anderen Drucker zugreifen kann.
Sonst müssten alle Mitarbeiter immer auf den gleichen Drucker zugreifen, was
schnell zu Wartezeiten führen kann. Man kann so auch bequem verschiedene Drucker
z.B. Laser- und Farbtintenstrahldrucker verwenden.
9.2 Zeiterfassung
Es gibt zwei Arten von Zeiterfassungen, die automatisch und die manuelle.
Bei der automatischen Zeiterfassung wird die Zeit während der Arbeit erfasst; bei
der manuellen dagegen können Sie die Zeiten kompakt nach der Arbeit effektiv zu
allen bearbeiteten Akten eintragen.
Beide Arten können über die Menüleiste aufgerufen werden. Die automatische
zusätzlich über die Eieruhr-Schaltfläche und über das Fenster der manuellen Zeiterfassung.
9.2.1 Automatische Zeiterfassung
Um das Bedienungsfenster anzuzeigen, wählen Sie in der Menüleiste Akten �
Zeiterfassung Automatisch. Dadurch wird ein kleines Fenster geöffnet und die
Zeiterfassung beginnt automatisch an zu laufen. Ein gesondertes Starten ist hier
nicht mehr nötig. Die Erfassung kann nur gestartet werden, wenn eine Akte geöffnet
ist, da die erfasste Zeit später zur Akte gespeichert wird. Die Erfassung erfolgt immer
für die aktuelle Akte. Aktenzeichen und Rubrum werden in dem blauen Bereich
des Fensters angezeigt.
Während die Zeiterfassung läuft, können Sie sich in breyersoft Kanzlei frei bewegen,
d.h. Sie können zu beliebigen Funktionen wechseln ohne dass die Zeiterfassung
davon beeinflusst wird. Das kleine Fenster bleibt solange die Zeiterfassung
läuft immer sichtbar und im Vordergrund. Die Schaltflächen haben folgende Bedeutung:
� Pause – hiermit können Sie die Zeiterfassung anhalten und später wieder
fortsetzen
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 93 von 140
� Speichern – hiermit wird die Zeiterfassung gestoppt, die Daten im Aktenkonto
gespeichert und das Infofenster geschlossen Dies ist nicht nur bei geöffneter
Akte möglich, sondern von überall.
� Verwerfen – hiermit wird die Zeiterfassung gestoppt, die Daten werden nicht
gespeichert und das Infofenster geschlossen
� Aktuelle Akte – hiermit wird die bisherige Zeiterfassung gespeichert und eine
neue zu der aktuellen Akte geöffnet
� Weißes Feld - für Notizen (wird mit gespeichert)
� Details – hier wird ein kleines Zusatzfenster geöffnet, in dem Sie verschiedene
Einstellungen machen können
Um eine bequeme und gleichzeitig flexible Auswahl des gewünschten Stundensatzes
zu gewährleisten, kann zu jedem Mitarbeiter und zu jedem Auftraggeber
einer Akte ein individueller Stundensatz gespeichert werden. Bei der Auslieferung
der Software ist ein Stundensatz von 100 EUR als Standard eingestellt. Änderungen
sind über Hauptformular � Finanzen � Stundensätze jederzeit beliebig
möglich.
Je nachdem was für eine Honorarvereinbarung Sie mit Ihren Mandanten geschlossen
haben, kann es gewünscht werden, die gemessenen Anfangs- und Endzeiten
auf einen bestimmten Wert zu runden. Dafür steht unter dem Stundensatz ein
weiteres Auswahlmenü zur Verfügung. Sie können zwischen folgenden Rundungen
auswählen:
� auf volle Minuten
� auf volle 10 Minuten
� auf volle 15 Minuten
� auf volle 30 Minuten
� auf volle 60 Minuten
Anfangszeiten werden immer abgerundet und Endzeiten immer aufgerundet.
Den Standardwert, der beim Öffnen des Fensters für die automatische Zeiterfassung
angezeigt wird, kann über die Programmanpassungen individuell eingestellt
werden. Der Wert gilt systemweit.
Mittels können Sie eine der drei Abrechnungsarten (nach Akten, nach
Mitarbeitern, nach Auftraggeber) auswählen. Es wird dann der voreingestellte Stundensatz
verwendet und angezeigt. Sie können ihn auch manuell ändern, ohne dass
sich dadurch der gespeicherte Standardwert ändert. Die Änderung gilt nur für die
aktuelle Zeiterfassung.
Nach 60 Minuten erscheint ein Erinnerungsfenster und es wird ein vorher bei den
erweiterten Einstellungen eingestellter Ton oder Sound abgespielt. Sie sollten dann
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 94 von 140
nochmals überprüfen, ob die laufende Zeiterfassung weiterhin richtig ist. Es besteht
auch die Möglichkeit den Ton ab- oder auch wieder anzuschalten.
Sie haben außerdem die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie mehrere Zeilen (Datensätze)
pro Tag und Akte möchten oder ob alle Zeiten aufsummiert werden sollen.
Das Aufsummieren hat den Vorteil, das spätere Rechnungen übersichtlicher werden,
vor allem wenn viele kurze Zeiten angefallen sind. Die Einstellung erfolgt über
Verwaltung � erweitere Einstellungen � Aktenkonto - Zeiterfassung - Anzahl
Datensätze pro Tag.
9.2.2 Manuelle Zeiterfassung
Im Gegensatz zu der automatischen Zeiterfassung ist die manuelle dafür gedacht,
um z.B. einen ganzen Arbeitstag schnell und Akten übergreifend erfassen zu können.
Aufgerufen wird sie über die Menüleiste Akten � Zeiterfassung manuell.
Da auch hier jede erfasste Zeit zur richtigen Akte gespeichert werden soll, muss als
erstes eine Akte ausgewählt werden. Dann haben Sie je nach Wunsch 3 verschiedene
Möglichkeiten die nötigen Eingaben zu tätigen. Es gibt 3 Felder, die immer
ausgefüllt sein müssen. Sie sind gelb markiert.
� die Akte
� die Dauer
� der Stundensatz
Alle anderen Felder werden teilweise automatisch mit Standardwerten besetzt, falls
sie nicht ausgefüllt wurden.
Für die Eingabe der Daten gibt es mehrere Möglichkeiten:
� Ausführlich: Sie können von Feld zu Feld springen und alle Felder ausfüllen
� Schnell: Sie füllen nur die 3 gelben Felder aus. Als Anfangs- und Endzeit
wird dann automatisch der heutige Tag ab 1 Uhr morgens für die eingegebene
Dauer eingetragen.
� Sehr schnell: Sie kreuzen Kurzeingabe an (diese Einstellung bleibt bis zum
Schließen der Anwendung erhalten). Es muss dann nur noch eine Akte und
eine Dauer eingetragen werden. Als Anfangs- und Endzeit wird auch hier
automatisch der heutige Tag ab 1 Uhr morgens für die eingegebene Dauer
eingetragen. Der Stundensatz wird versucht aus der ausgewählten Akte
auszulesen. Falls dort keiner eingetragen ist, wird versucht den Standardstundensatz
für neue Datensätze zu verwenden. Falls auch dieser leer sein
sollte, wird 0 als Stundensatz gespeichert. Diese Angabe wie auch die anderen
können über das Aktenkonto jederzeit geändert bzw. ergänzt werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 95 von 140
Die Buchungen werden automatisch in das Aktenkonto für die Zeiterfassung (Art ist
„Zeit“) der jeweiligen Akte gebucht. Falls zu einer Akte solch ein Aktenkonto noch
nicht existiert, wird automatisch eines angelegt.
Außerdem kann bestimmt werden, ob nach dem Eintragen eines Datensatzes, die
ausgefüllten Felder nicht geleert werden sollen. Falls Sie mehrere Buchungen
nacheinander mit ähnlichen Daten haben, kann diese Funktion sehr praktisch sein.
In der unteren Hälfte werden alle Buchungen angezeigt, die am heutigen Tage
angelegt wurden. Sie können auch Datensätze löschen (rotes Kreuz) oder nachträglich
verändern (gelbes Symbol). Bei Änderungen wird kein neues Fenster geöffnet,
sondern Sie können die Anpassungen bequem in den oberen Feldern vornehmen.
Abbildung 43: Fenster für manuelle Zeiterfassung
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 96 von 140
9.3 Textbausteine
In breyersoft Kanzlei ist eine kleine, aber effektive Textbausteinverwaltung eingebaut.
Sie kann über Dokumente � Textbausteine geöffnet werden und besteht
aus 2 Karteireitern. Auf dem ersten werden die Textbausteine erfasst und auf dem
zweiten werden sie dann den verschiedenen Formularen zugeordnet. Es können
beliebig viele Textbausteine zugeordnet werden. Diese zugeordneten Textbausteine
werden dann in den Auswahlmenüs z.B. der Rechnung oder des Kostenfestsetzungsantrages
angezeigt und können dort ausgewählt werden.
Die Textbausteine, die einem Bereich zugeordnet wurden, werden nur verbunden
und nicht kopiert. Dies hat den Vorteil, dass man nur eine Version eines Textbausteines
verwalten muss und nicht zahlreiche Versionen, von denen keiner mehr
weiß welche Änderungen an jedem einzelnen vorgenommen wurden. Man hat also
durch einmalige, zentrale Anpassung des Textbausteines in allen verbundenen
Auswahlmenüs die aktuelle Version zum Einfügen in die Dokumente.
Man kann jedem Textbaustein eine Überschrift zuordnen und nach dem Inhalt der
Textbausteine suchen. Die Reihenfolge aller Textbausteine wird durch das Feld
Sortierung auf der linken Seite gesteuert. Man kann sie ändern, indem man die
vorhandene Zahl durch eine andere ersetzt. Ganz oben steht die größte Zahl, nach
unten hin werden die Zahlen immer kleiner (absteigende Sortierung). Neu durchsortiert
wird nur beim Öffnen der Textbausteinfensters, damit man nicht den Überblick
verliert durch automatisches Umsortieren.
Auf dem zweiten Karteireiter gilt analog das gleiche für die Sortierung, nur das hier
die zugeordneten Textbausteine absteigend sortiert werden, also so wie sie auch in
den Auswahlmenüs in den einzelnen Formularen (Rechnungen, Notiz…) stehen.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 97 von 140
9.4 Anbindung der Telefonanlage
Da eine Telefonanlage eigentlich auch nichts anderes ist ein kleiner Computer mit
besonderen Anschlussmöglichkeiten, liegt es eigentlich nahe eine Verbindung zwischen
der Computeranlage und der Telefonanlage herzustellen. Dies ist mit vielen
modernen Telefonanlagen möglich und wird mittels eines TAPI-Treibers des Herstellers
der Telefonanlage realisiert. Bei manchen Herstellern (z.B. Tenovis) kann
eine CSTA Schnittstelle vorhanden sein, die dann über einen TAPI Treiber umgeleitet
wird. Im Folgenden wird beschrieben wie die Anbindung grundsätzlich funktioniert
mit gängigen Telefonanlagen für ca. 1-40 Nebenstellen. Es ist hier leider nicht
möglich, evtl. Besonderheiten von Telefonanlagen zu berücksichtigen. Im Zweifel
wenden Sie sich bitte an den Hersteller Ihrer Telefonanlage. Falls Sie eine neue
Telefonanlage kaufen möchten, empfiehlt es sich unbedingt vorher abzuklären, ob
die Telefonanlage alle Voraussetzungen mitbringt, um an einen Computer angeschlossen
zu werden bzw. ob ein geeigneter TAPI-Treiber zur Verfügung steht.
Falls Sie Hilfe brauchen, können Sie sich gerne an breyersoft, Tel. 089/ 820 70
990 wenden. Wir haben erfahrene Spezialisten zur Verfügung, die Sie gerne beraten
und Installation/ Wartung übernehmen.
9.4.1 Eingehende Gespräche
Bei ankommenden Gesprächen wird versucht den Anrufer zu identifizieren. Dies
geschieht durch einen Vergleich der eingehenden Rufnummer und allen in
breyersoft Kanzlei gespeicherten Telefonnummern. Da liegt auch der entscheidende
Vorteil einer Anbindung über breyersoft Kanzlei im Gegensatz zu Telefonbüchern
in Telefonen, Telefonanlagen bzw. einer externen Software. Um eine hohe
Erfolgsrate bei der Identifikation des Anrufers zu bekommen, müssen alle Telefonnummern
von allen in Frage kommenden Personen/ Firmen gespeichert sein. Diese
sind in breyersoft Kanzlei sowieso schon vorhanden und man braucht sie nicht
nochmals in ein zweites System, wie ein Telefon oder eine Telefonanlage einzugeben.
Auch Änderungen und Ergänzungen brauchen nur einmal eingegeben zu
werden.
Wenn der Anrufer durch breyersoft Kanzlei identifiziert werden konnte, erscheint auf
dem angerufenen Arbeitsplatz ein kleines Informationsfenster mit
� eingehender Rufnummer
� dem Namen des Anrufers
� sämtlichen aktuellen (nicht abgelegten) Akten, an denen der Anrufer
beteiligt ist
Wenn eine Rufnummer übertragen wurde, aber keine Identifikation stattfinden
konnte (es werden auch Rufnummern gefunden, wo nur ein Teil der Nummer über-
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 98 von 140
einstimmt), wird trotzdem die Rufnummer des Anrufers in einem kleinen Fenster
angezeigt. Diese Auswertung ist meistens so schnell, dass Sie die Informationen
sehen, bevor Sie den Telefonhörer abheben. Man sieht also sofort, wer anruft und
kann ihn direkt mit Namen begrüßen. Außerdem hat man sofort eine Übersicht zur
Verfügung, welche Akten der Anrufer gerade laufen hat. Jede dieser Akten kann
durch Doppelklick schnell geöffnet werden. Sehr viel schneller als wenn Sie erst in
den Adressen nach dem Anrufer suchen und dann eine Akte auswählen müssten.
Nach Aufruf einer Akte bleibt das Auswahlfenster geöffnet, damit man komfortabel
mehrere Akten nacheinander ansehen kann. Nach einem einfachen Druck auf
(ESC) wird das Fenster geschlossen. Gleiches gilt für das kleine Fenster
nur mit der Rufnummer des Anrufers. Falls der Anrufer keine Rufnummer übermittelt
hat (Anrufer hat keinen ISDN Anschluss oder er unterdrückt die Rufnummer),
wird im Fenster „unbekannt“ angezeigt.
Abbildung 44: Anrufererkennung mit Adresse und Akten
9.4.2 Ausgehende Gespräche
Wenn Sie raustelefonieren möchten, mussten Sie bisher die Rufnummer heraussuchen
und diese dann bei Ihrem Telefon eintippen in der Hoffnung sich nicht zu
vertippen. Mit breyersoft Kanzlei ist dies so nicht mehr nötig. Sie suchen sich die
gewünschte Adresse, wählen eine eingetragene Rufnummer durch Doppelklick aus,
bestätigen die Nummer nochmals und schon wählt Ihr Computer für Sie. Je nach
Telefonanlage klingelt dann Ihr Telefon bzw. es wird die Freisprecheinrichtung des
Telefons aktiviert und Sie können den Hörer abheben und telefonieren.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 99 von 140
Abbildung 45: Wählen einer Rufnummer per Computer
9.4.3 Gespräch weiter verbinden
Ein entgegengenommenes Gespräch kann mit breyersoft Kanzlei an eine andere
Nummer weitegeleitet werden. Sie haben die Auswahl zwischen zwei verschiedenen
Weiterleitungstypen.
� ohne Gesprächsmöglichkeit
Sie wählen die neue Nummer, an die Sie Ihr aktuelles Gespräch weiter verbinden
möchten, es klingelt an dem Telefon und wenn dort abgehoben wird,
ist diese Person gleich mit Ihrem Gesprächspartner verbunden. Sie können
also nicht mehr vorher mit dem neuen Empfänger sprechen, bevor Sie auflegen
und der neue Empfänger mit ihrem Gesprächspartner verbunden wird.
� mit Gesprächsmöglichkeit
Sie wählen die neue Nummer, an die Sie Ihr Gespräch weiter verbinden
möchten. Wenn dort abgehoben wird, können Sie mit dieser Person sprechen
und erst Sie auflegen wird der eingehende Anruf weiter verbunden. Sie
können also Informationen weitergeben.
Abbildung 46: Konfiguration der Telefonanlagenanbindung
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 100 von 140
9.4.4 Gespräch automatisch umleiten
Bei Anruf an Nebenstelle umleiten auf ist es möglich alle Gespräche die z.B. an die
Nebenstelle 11 kommen automatisch an z.B. die Nebenstelle 13 umzuleiten. Diese
Umleitung betrifft alle Gespräche an die NSt. 11 und erfolgt normalerweise ohne
Signalisierung an der NSt. 11. Das Telefon klingelt also nur an der NSt. 13 und
nicht mehr an der NSt. 11. Auch ein Weiterverbinden auf die NSt. 11 ist dann nicht
mehr möglich, da ja alle Gespräche automatisch bei der NSt. 13 landen.
9.4.5 Systemvoraussetzungen
� Telefonanschluß, der Rufnummern überträgt (ISDN)
� Konfigurierte Telefonanlage mit TAPI Treiber bzw. ISDN Karte mit TAPI
Treiber.
Um die beschriebene Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie einige Angaben
in breyersoft Kanzlei vornehmen. Dies können Sie unter Verwaltung � erweiterte
Einstellungen � Telefonanlagenanbindung und Anrufererkennung (CTI).
Wenn Sie Ihre Telefonanlage konfiguriert haben und auf dem Server den TAPI
Treiber dazu installiert haben, stellt Ihnen Ihre Telefonanlage für jede konfigurierte
Nebenstelle eine TAPI-Line zur Verfügung.
Abbildung 47: Nebenstellen und MSN einer Elmeg Anlage
Jedem Arbeitsplatz, der an die Telefonanlage angeschlossen werden soll, muss
eine TAPI-Line (Nebenstelle) zugeordnet werden. Wenn die neu ausgewählte Nebenstelle
bisher noch auf keinem Arbeitsplatz in Verwendung war, müssen Sie
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 101 von 140
nach der Änderung der Nebenstelle breyersoft Kanzlei auf dem Server neu starten.
Es muss die Anwendung, nicht aber der Rechner neu gestartet werden.
Abbildung 48: Zuordnung der Telefonnebenstellen
Wenn Sie ein Kreuz bei Anruferfenster aktivieren machen, wird das Informationsfenster
auf diesem Arbeitsplatz angezeigt, ansonsten erscheint es nicht.
Je nach Konfiguration Ihrer Telefonanlage kann es nötig sein, dass Sie z.B. eine 0
vor der eigentlichen Rufnummer wählen müssen. Dies ist meistens nötig, um eine
Leitung zum Raustelefonieren zu bekommen. Bei Endgeräten (Telefon, Fax…)
kann dies meist durch das Einschalten der spontanen Amtsholung für die betreffende
Nebenstelle verhindert werden. Die Telefonanlage wählt dann automatisch
das nötige Zeichen um eine freie Leitung zu bekommen. Da breyersoft Kanzlei aber
nicht über eine einzelne Nebenstelle an die Telefonanlage angeschlossen ist, sondern
direkt über einen TAPI-Treiber ist eine spontane Amtsholung hier normalerweise
nicht möglich. Es muss also meistens ein Zeichen vorweg gewählt werden.
Bei eingehenden Gesprächen kann es je nach Telefonanlage nötig sein, dass eine
führende Null bei der übergebenden Nummer entfernt wird. Bitte nehmen Sie in
diesem Falle die Einstellung im Konfigurationsfenster von breyersoft Kanzlei vor.
9.5 Übersichten
9.5.1 Übersicht Dokumente
Hier kann aus allen Dokumenten mittels zahlreicher Kriterien wie z.B. Datum und
Bearbeiter, ausgewählt werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 102 von 140
Insgesamt kann aus folgenden Kriterien gewählt werden:
� Zeitraum der Dokumentanlage mit Anfangs- und Enddatum
� Bearbeiter des Dokumentes
� Stand des Dokumentes, wie z.B. erledigt, drucken, ansehen
� nur die gelöschten, nur die nicht gelöschten oder alle Dokumente (Kriterium
ist bei allen Einstellungen von Stand außer bei „durchzusehende“ verfügbar)
Die jeweilig sichtbare Auflistung der Dokumente kann mit gedruckt
werden, wobei vorher noch eine Vorschau angezeigt wird.
Der Inhalt des Formulars wird bei jedem Öffnen aktualisiert. Wenn man nun das
Formular länger offen hat, bietet sich eine Aktualisierung an, damit man auch neu
hinzugekommene Dokumente sieht. Dies geht mit .
Beim Ankreuzen des Feldes Löschen werden die Dokumente nicht wirklich gelöscht,
sondern nur als „deaktiviert“ gekennzeichnet. Es wird also verhindert, dass
Informationen durch unbeabsichtigtes Löschen verloren gehen können. Um diese
abgelegten Dokumente wieder sichtbar machen zu können, müssen Sie die gelöschten
Dokumente anzeigen lassen.
In das Feld Stand kann der Anwender nicht nur die voreingestellten Bezeichnungen,
sondern kann auch eigene eingeben. Dies hat allerdings zur Folge, dass eine
Auswahl über das Suchfeld Stand keine 100% Suche sein kann. Als Beispiel: Anwender
trägt statt ansehen, per Hand anzusehen oder anschauen ein. Wenn Sie
nun oben ansehen auswählen, wird der Datensatz anschauen natürlich nicht gefunden.
Es empfiehlt sich also, darauf zu achten, dass beim Stand möglichst nur die
Angaben verwendet werden, die sich in der Auswahl befinden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 103 von 140
Abbildung 49: Übersicht Dokumente mit Suchmöglichkeiten
Mittels des gelben Datei Öffnen Buttons können Angaben zum Dokument z.B.
Empfänger, Bearbeiter geändert bzw. eingetragen werden. Außerdem ist es möglich
Dokumente zu anderen Akten zu verschieben (falls das Dokument schon zu
einer Akte verbunden ist) oder neu zu einer Akte zu verbinden.
9.5.2 Übersicht Termine
Hier verhält es sich ähnlich wie bei Übersicht Dokumente, nur dass hier alle Termine
ausgewählt werden können.
Oben bei Was möchten Sie ansehen? müssen Sie auswählen, welche Termine
Sie anzeigen möchten.
Beim Menüpunkt „künftige Termine u. Fristen eines Beteiligten“ können Sie die
künftigen Termine eines Beteiligten ansehen. Der gewünschte Beteiligte wird bei
Beteiligte ausgewählt.
Bei allen anderen Auswahlpunkten kann zwischen mehreren Kriterien ausgewählt
werden, nicht allerdings nach Beteiligten.
Folgende Kriterien stehen zur Verfügung:
� Zeitpunkt der Termine mit Anfangs- und Enddatum
� Art der Termine, also ob es z.B. eine Frist oder eine Wiedervorlage ist
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 104 von 140
� Bearbeiter der Termine (es wird nach Bearbeiter und Rechtsanwalt gesucht)
� nur die nicht erledigten Termine oder alle
Die jeweilig sichtbare Auflistung der Termine kann gedruckt werden,
wobei vorher noch eine Vorschau angezeigt wird.
Bei allen Ansichten werden zusätzlich zur Auswahl noch bereits erledigte Fristen
von Heute und der Zukunft mit angezeigt. Fristen werden rot angezeigt, damit sie
noch besser sichtbar sind und nicht übersehen werden.
In der Übersicht werden maximal 100 000 Datensätze als Ergebnismenge angezeigt.
Darüber hinaus müssen Sie die Kriterien so setzen, dass weniger Datensätze
gefunden werden.
Hinweis: Eine Ergebnismenge von mehreren Tausend Datensätzen hat kaum einen
praktischen Nutzen. Wir empfehlen daher soweit wie möglich die Kriterien so
zu setzen, dass möglichst wenige Datensätze als Ergebnis angezeigt werden. Eine
große Ergebnismenge hat außerdem den großen Nachteil, dass sehr viele Daten
über das Netzwerk vom Server zum Arbeitsplatz transportiert werden müssen. Dies
kann je nach Netzwerkgeschwindigkeit und Anwenderanzahl das Netzwerk beträchtlich
belasten bzw. verlangsamen.
Abbildung 50: Übersicht Termine mit Suchmöglichkeiten
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 105 von 140
9.5.2.1 Künftige Termine
Hier wird das gleiche Fenster wie bei Übersicht Termine verwendet mit dem Unterschied,
dass nur die künftigen Termine angezeigt werden und die Wiedervorlagen
nicht dabei sind. Dies ist praktisch für den Fall, dass nur künftige Termine gewünscht
werden.
Fristen werden in Rot angezeigt, damit sie besonders auffallen.
In der Übersicht werden maximal 100 000 Datensätze als Ergebnismenge angezeigt.
Darüber hinaus müssen Sie die Kriterien so setzen, dass weniger Datensätze
gefunden werden.
Hinweis: Eine Ergebnismenge von mehreren Tausend Datensätzen hat kaum einen
praktischen Nutzen. Wir empfehlen daher soweit wie möglich die Kriterien so
zu setzen, dass möglichst wenige Datensätze als Ergebnis angezeigt werden. Eine
große Ergebnismenge hat außerdem den großen Nachteil, dass sehr viele Daten
über das Netzwerk vom Server zum Arbeitsplatz transportiert werden müssen. Dies
kann je nach Netzwerkgeschwindigkeit und Anwenderanzahl das Netzwerk beträchtlich
belasten bzw. verlangsamen.
9.5.3 Übersicht Akten (Akten ohne Wiedervorlagen)
Jede noch laufende Akte sollte eine Wiedervorlage haben, damit sie irgendwann
wieder zur Hand genommen wird und nicht in der Masse der Akten verloren geht.
In dieser Liste werden alle noch laufenden Akten angezeigt, die keine aktuelle Wiedervorlage
haben. Im Idealfall sollte diese Liste also bei Ihnen leer sein.
9.5.4 Übersicht Aktenkonten
Hier werden alle noch nicht abgerechneten, angekreuzten Positionen aus allen
aktuellen Aktenkonten aufgelistet. Sie müssen also nicht erst sämtliche Akten und
Aktenkonten durchsehen, um herauszufinden, welche und wie viele Positionen
zwar erfasst, aber noch nicht abgerechnet wurden.
Um den Überblick über viele Positionen zu erleichtern, besteht die Möglichkeit mit
Hilfe eines Auswahlmenüs gezielt nach einer Adresse zu filtern und nur Datensätze
zu den Akten anzuzeigen, bei denen diese Person Beteiligter ist. Für diese Funktion
ist es nötig, dass alle Beteiligten einer Akte auch als solche eingetragen werden.
Dies ist zwar am Anfang etwas mehr Arbeit, lohnt sich aber im Endeffekt, da größere
Suchaktionen überflüssig werden und dies erheblich Zeit und Geld spart.
Alle angezeigten Übersichten können auch ausgedruckt werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 106 von 140
Unten finden Sie die gleichen Summenfelder, wie im Aktenkonto auch.
9.5.5 Übersicht Offene Posten
Jede Kanzlei, die Rechnungen erstellt und verschickt, muss auch kontrollieren, ob
diese bezahlt werden. Hierfür ist eine OP-Liste zweckmäßig, in der alle noch nicht
vollständig bezahlten Rechnungen aufgelistet sind.
Hier verhält es sich ähnlich wie bei Übersicht Dokumente, nur dass hier aus allen
noch offenen Rechnungen ausgewählt werden kann.
Folgende Kriterien stehen zur Verfügung:
� Zeitpunkt der Rechnung mit Anfangs- und Enddatum
� Empfänger der Rechnung
� Rechnungsnummer
� Bearbeiter der Rechnung
� Rechnungsbetrag
Sie können diese Offene Posten Liste entweder nach Rechnungsdatum oder nach
Rechnungsempfänger sortieren lassen. Auf Wunsch werden alle Datensätze ausgedruckt,
die Sie im Formular sehen können.
Abbildung 51: Übersicht Offene Posten
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 107 von 140
9.6 Falliste
Hier können Sie eine Falliste anlegen, in dem Sie unter allen Akten nach dem Rubrum,
dem Referat und dem aktiven Jahr (das Jahr in dem die Akte aktiv war, also
bearbeitet wurde) filtern. Die Überschrift für den Ausdruck kann geändert werden
und es werden nur die angekreuzten Datensätze ausgedruckt. Um ein Auswählen
zu erleichtern, kann man alle Kreuze von den gefilterten Datensätzen mit einem
Klick entfernen oder hinzufügen (=alle sollen gedruckt werden). Es kann außerdem
gewählt werden, ob das Rubrum mitgedruckt werden soll. Das Weglassen des
Rubrums anonymisiert den Ausdruck, so dass er vielseitiger verwendet werden
kann.
9.7 Literaturliste
Hier kann eine Liste aller Literaturdatensätze angezeigt werden, dessen Notizfeld
mit dem Suchkriterium übereinstimmt.
Die Überschrift für den Ausdruck kann per Eingabe geändert werden. Es werden
alle Datensätze ausgedruckt, die angekreuzt sind. Um bei vielen Datensätzen die
Änderung der Kreuze zu erleichtern, besteht die Möglichkeit entweder alle Datensätze
mit Kreuzen zu versehen (=alle sollen gedruckt werden) oder alle Kreuze zu
entfernen (=nichts soll gedruckt werden). Es werden dabei nur die angezeigten
Datensätze berücksichtigt.
9.8 Rechtsprechungsliste
Hier kann eine Liste aller Rechtsprechungsdatensätze angezeigt werden, die dem
vorher ausgewählten Kriterium entsprechen.
Die Überschrift für den Ausdruck kann per Eingabe geändert werden. Es werden
alle Datensätze ausgedruckt, die angekreuzt sind. Um bei vielen Datensätzen die
Änderung der Kreuze zu erleichtern, besteht die Möglichkeit entweder alle Datensätze
mit Kreuzen zu versehen (=alle sollen gedruckt werden) oder alle Kreuze zu
entfernen (=nichts soll gedruckt werden). Es werden dabei nur die angezeigten
Datensätze berücksichtigt.
9.9 Fahrtenbuch
Hier können Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen.
Zum Eintragen eines neuen Datensatzes müssen Datum der Fahrt, Anfangs- und
Endkilometerstand, das Fahrziel, der Fahrzweck und ob es eine private oder
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 108 von 140
berufliche Fahrt war, angegeben werden. Die gefahrene Entfernung wird automatisch
nach Eingabe von Anfangs- und Endkilometerstand berechnet und eingetragen.
Es können Auszüge des Fahrtenbuches bequem gedruckt werden, z.B. für einen
Tag, eine Woche, einen Monat oder einen beliebigen Zeitraum. Standardmäßig
werden alle Fahrten des heutigen Tages gedruckt.
9.10 Vorwahlen
Hier sind Tausende Telefonvorwahlen von Städten und Ländern hinterlegt, zusätzlich
noch die Sondernummern der Telekom.
Sie können nach dem Land, dem Ortsnamen und nach der Vorwahl suchen. Um
z.B. München zu finden, geben Sie einfach in das Feld „Ortsname“ z.B. „Mün*“ ein
und drücken abschließend . Es erscheinen dann alle Orte, die am Anfang
die Buchstabenfolge „mün“ haben, also auch „Münchberg“ und „Münchsteinach“.
Es sind alle 3 Suchkriterien gleichzeitig bzw. in Kombination möglich. Also z.B. alle
Orte die „Augs“ („Augs*“) anfangen und als Vorwahl eine „3“ („*3*“) haben.
9.11 Sonderrufnummern
Die so genannten Sonderrufnummern werden im täglichen Legen immer wichtiger,
nicht zuletzt weil immer mehr Firmen solche Rufnummern verwenden für den Kundenkontakt.
Da manche dieser Rufnummern sehr teuer sind, ist es wichtig zu wissen,
wie teuer ein Anruf unter der angegebenen Nummer denn eigentlich wird.
Hier sind die gängigsten Nummern aufgelistet, meistens mit dem gültigen Tarif. Wir
können allerdings keinerlei Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser
Angaben übernehmen, da die Betreiber der Nummern die Tarife teilweise sehr
schnell ändern.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 109 von 140
9.12 Entfernungen
Hier kann die Entfernung zwischen zwei ausgewählten Orten komfortabel abgelesen
werden.
Sie brauchen nur Ihren Suchbegriff in das Suchfeld oben eintragen und
drücken und sofort wird eine Volltextsuche gestartet und alle gefundenen Datensätze
angezeigt.
Änderungen können direkt im Fenster eingetragen werden. Eigene, neue Verbindungen
können in den untersten, leeren Datensatz eingetragen werden. Sie stehen
dann bei der nächsten Suche zur Verfügung.
9.13 Banken
Hier sind Tausende Banken mit BLZ, Ort und Banknamen hinterlegt.
Sie können nach der Bankleitzahl (BLZ), dem Ort, in dem sich die Bank befindet
und nach dem Banknamen suchen. Um z.B. die Commerzbank zu finden, geben
Sie einfach in das Feld „Bank“ z.B. „Commer*“ ein und drücken abschließend .
Es erscheinen dann alle Banken, die „Commer“ am Anfang haben. Es sind
alle 3 Suchkriterien gleichzeitig möglich.
Um den Datenbestand aktuell zu halten, kann die von der Deutschen Bundesbank
kostenlos im Internet zur Verfügung gestellte Datendatei komfortabel eingelesen
werden. Diese Funktion kann nur auf dem Server ausgeführt werden.
Sie müssen nur im Internet unter www.bundesbank.de, dann Zahlungsverkehr, die
aktuelle BLZ-Datei auf Ihren Rechner laden. Von breyersoft Kanzlei wird das PC/
Textformat unterstützt, die Datei heißt also z.B. blz0203pc.exe. Durch Doppelklicken
auf die Datei, öffnet sich das Hilfsprogramm zum Dekomprimieren. Speichern
Sie die beiden Dateien an einem gut zugänglichen Ort. Die eine Datei heißt
Satzaufbauxxx.doc und die andere blzxxxx.txt. xxx steht für die aktuelle Version.
Öffnen Sie dann das Bankenfenster in breyersoft Kanzlei und drücken auf Datenbestand
aktualisieren. Sie müssen dann die Bankleitzahlendatei auswählen
(blzxxxx.txt) und auf Öffnen drücken. Wenn Sie dann noch die Sicherheitsabfrage
bestätigen, wird die Bankleitzahlendatei eingelesen und damit Ihr Datenbestand
aktualisiert.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 110 von 140
Abbildung 52: Banken mit Suchmöglichkeiten
9.14 Gerichtszuständigkeiten
Unter Infos � Gerichtszuständigkeiten ist das komplette Ortsverzeichnis hinterlegt.
Hier werden nach Eingabe der gewünschten Postleitzahl die wichtigsten, zuständigen
Gerichte wie auch Staatsanwaltschaft, Mahngericht und Finanzamt angezeigt.
Jeweils mit Adresse, Telefonnummer und falls vorhanden, E-Mailadresse. Um alle
vorhandenen Informationen abzurufen, klicken Sie entweder doppelt auf den gewünschten
Datensatz oder klicken auf den rechten, gelben Button.
Da es auch hier zahlreiche Ausnahmen gibt, reicht bei manchen Orten die PLZ
nicht aus, sondern die Zuständigkeit muss anhand des Straßennamens und evtl.
sogar der Hausnummer (z.B. gerade oder ungerade) ermittelt werden. In solch
einem Fall werden Sie darauf hingewiesen und können die betreffende Straße in
ein Auswahlmenü eingeben.
Auch bei der Zuständigkeit der Finanzämter bestehen Ausnahmen. Hier wird beim
Bestehen einer Ausnahme automatisch ein kleines Extrafenster angezeigt, in dem
die Ausnahmen näher erklärt werden.
Für den Fall, dass Sie keine Zuständigkeit suchen, sondern nur die Adresse oder
Telefonnummer eines Gerichtes oder Finanzamtes brauchen, ist der darunter liegende
Menüpunkt Gerichte/ FA suchen gedacht. Dort können Sie nach Gerichten
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 111 von 140
sortiert, sich z.B. ein Arbeitsgericht suchen und wiederum durch Doppelklick auf
den Datensatz alle Angaben ansehen.
Trotz großer Sorgfalt können wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben
übernehmen.
Abbildung 53: zuständige Gerichte/ Finanzämter
Abbildung 54: Suchmöglichkeiten
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 112 von 140
9.15 Berechnungstools
9.15.1 Altersberechnung
Hier können Sie Altersberechnungen durchführen bzw. beliebige Zeiträume berechnen.
Sie müssen nur ein Anfangsdatum eingeben und schon sehen Sie unten genau
� wie viele Tage
� wie viele Monate und Tage
� wie viele Jahre, Monate und Tage
es bis zum heutigen Tag sind. Wenn Sie bei Enddatum etwas eintragen, wird statt
dem heutigen Datum das von Ihnen eingetragene verwendet. Wenn Sie eines der
beiden Datumsfelder ändern, passt sich der Zeitraum automatisch an.
9.15.2 Gebührenberechnung
Hier können Sie die anfallenden Gebühren abhängig vom Gegenstandswert berechnen,
die
� außergerichtlich
� im gerichtlichen Mahnverfahren
� in der 1. Instanz
� in der 2. Instanz
anfallen. So ist es jederzeit schnell und einfach möglich dem Mandanten Auskunft
über die zu erwartenden Gebühren zu geben und damit eine Risikoabschätzung
durchzuführen.
Die Gebührensätze, die Postpauschale und die Mehrwertsteuer können individuell
für alle 4 Bereiche einzeln angepasst werden.
Die Gebühren können berechnet werden nach verschiedenen BRAGO Versionen
berechnet werden. Auch nach der neuen, die ab 1.1.2002, EUR als Währung verwendet.
Zusätzliche Auslagen können in die weißen Zusatzfelder eingetragen werden. Für
jede Instanz einzeln. Die Gebühren nach der BRAGO, die bis 31.12.2001 gültig
waren und in DEM sind, werden standardmäßig natürlich in Dem angezeigt, können
aber optional auch zusätzlich in einem eigenen Fenster in EUR angezeigt werden.
Man spart sich dadurch das Umrechnen.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 113 von 140
Abbildung 55: Berechnung von Gebühren
9.15.3 Zinsberechnung
Hier können Sie einfach und schnell Zinsberechnungen durchführen. Der Zinssatz,
die Betragshöhe und der Zinszeitraum können beliebig angepasst werden. Des
Weiteren können Sie zwischen der Berechnungsmethode der Banken mit 360 Tagen
und der genaueren mit 365 Tagen wählen. Es werden die angefallenen Gesamtzinsen,
wie auch der Zins pro Tag und die Anzahl der Zinstage angezeigt.
Automatische Anpassung der Ergebnisse nach Änderung eines der Parameter ist
selbstverständlich. Für eine Berechnung müssen alle 4 Felder ausgefüllt sein. Beim
Öffnen der Zinsberechnung wird automatisch ein Zinssatz 5% über Basiszinssatz
vorbesetzt.
Das Ergebnis kann komfortabel in die Zwischenablage übergeben werden, um es
in beliebige Anwendungen einzufügen. Zur besseren Kontrolle wird der Inhalt der
Zwischenablage nochmals angezeigt.
9.15.4 Währungsrechner
Er hilft Ihnen zwischen dem Euro und den 11 Eurowährungen beliebig umzurechen.
Auch zahlreiche außereuropäische Währungen wie der US-Dollar und der kanadische
Dollar können ausgewählt werden.
Zum Umrechnen geben Sie eine beliebige Summe links oben in das Feld ein und
wählen darunter die dazu passende Währung aus. Zum Schluss wählen Sie noch
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 114 von 140
auf der rechten Seite die Zielwährung und schon sehen Sie rechts oben das
gewünschte Ergebnis.
Sie können die 11 Eurowährungen direkt in andere Eurowährungen umrechnen
lassen, natürlich wird intern über den Euro und nach den amtlichen Umrechnungskriterien
gerechnet.
Die Nicht-Eurowährungen können jeweils in Euro umgerechnet werden. Nach
Auswahl einer Nicht-Eurowährung auf der rechten Seite wird links automatisch Euro
als Währung bestimmt.
Mittels Kurse anpassen können alle nicht festgelegten Umrechnungskurse (alle
nicht EU-Währungen) auf einen aktuellen Stand gebracht werden.
Abbildung 56: Umrechnung von Währungen
9.15.5 Mehrwertsteuerrechner
Hier können Sie Beträge mit und ohne MwSt. umrechnen, d.h. die MwSt. kann aus
dem Betrag herausgerechnet werden bzw. MwSt. auf den Betrag drauf geschlagen
werden.
Der MwSt. Satz kann ausgewählt werden.
In der ersten Zeile wird der eingegebene Betrag zuzüglich MwSt. angezeigt; in
Klammern dahinter der Betrag der enthaltenen MwSt.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 115 von 140
In der zweiten Zeile wird der eingegebene Betrag abzüglich MwSt. angezeigt; in
Klammern dahinter der Unterschied zwischen Netto (ohne MwSt.) und Brutto (mit
MwSt.).
Mittels Zwischenablage können die berechneten Daten, wie bei der Zinsberechnung,
in die Zwischenablage kopiert werden und dann in beliebige Anwendungen
eingefügt werden.
9.16 Aufkleber für Aktenordner
Mit dieser Funktion können Aufkleber für Aktenordner bedruckt werden.
9.16.1 benötigte Vordrucke
Sie können hier standardisierte Aufkleber für breite und schmale Ordner bedrucken.
Sie benötigen dafür A4 Bögen für Computerdrucker, die Sie überall im Bürowarenhandel
beziehen können. Es gibt Bögen für breite Ordner mit 8 cm Rückenbreite
und 4 Aufklebern pro Blatt und welche für schmale Ordner mit 4 - 4,5 cm Breite
mit 7 Aufklebern pro Blatt.
9.16.2 Ausfüllen der Vordrucke
Es kann zwischen breiten und schmalen Ordnern umgeschaltet werden. Die Standardeinstellung
ist für breite Ordner vorgesehen.
Zum schnellen und komfortablen Löschen aller bisherigen Eintragungen können Sie
den symbolischen Bleistift mit Radiergummi verwenden.
Um Aufkleber für schmale Ordner anfertigen zu können, müssen Sie folgende
Schritte durchführen:
� Am unteren Rand die Option „schmale Ordner (7x)“ auswählen
� Alle 7 Aufkleber ausfüllen (die 3 zusätzlichen Aufkleber sind durch nach
rechts verschieben mit der Maus erreichbar oder durch Weiterschalten mit
)
� Vordruck für schmale Ordner in den Drucker einlegen (am besten in den
Einzelblatteinzug)
� Abschließend drücken
� Die eingegebenen Texte werden für den nächsten Gebrauch gespeichert
und brauchen bei jedem neuen Druck nur noch individuell angepasst zu
werden.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 116 von 140
9.17 Anzahl von Akten, Adressen usw.
Eine kleine, aber nützliche Übersicht über die zur Zeit vorhandenen Akten, Adressen
und Dokumenten finden Sie unter Infos – Anzahl Akten, Adressen usw.
Zusätzlich wird unten der an diesem Arbeitsplatz angemeldete Anwender angezeigt.
9.18 Adressenexport für PDAsr
Sie können sämtliche Adressen mit Anschriften, Kommunikationsangaben und
Bankverbindungen in eine Access 2000 Datenbank kopieren lassen. Alle Daten
befinden sich dann in einer Tabelle. Dies ist nützlich, wenn Sie z.B. Ihre Adressen
in einen älteren Handheldcomputer (z.B. Psion) exportieren wollen, der keine Beziehungen
zwischen Tabellen darstellen kann.
Die Access 2000 Datenbank heißt Adressen.mdb und befindet sich unter
Datenverzeichnis\breyersoft\Akten.
9.19 Trainingsversion
Falls man einem neuen Mitarbeiter (z.B. einer Aushilfe) die wichtigsten Funktionen
der Software erklären will, hat man normalerweise das Problem, dass man nur
ungern Akten, Adressen o. ä. anlegen möchte, da dies zu Mülldatensätzen führen
würde. Um das Problem zu verringern, suchte man diese dann später wieder heraus
und füllte Sie dann mit realen Daten auf. Dies war sehr aufwendig und gefährlich,
da zwischen Demodaten und realen Daten unterschieden werden musste.
Um dieses Problem zu lösen, können Sie bei breyersoft Kanzlei zwischen 2 Datenquellen
wechseln. Die eine ist die Arbeitsversion mit Ihren realen Daten und die
zweite identische kann vollkommen unabhängig von Ihren realen Daten mit Testdatensätzen
gefüllt werden.
Falls Sie nicht sicher in der Anwendung dieser Funktion sind, fragen Sie bitte vor
der Anwendung einen kundigen Kollegen oder rufen beim breyersoft Support an.
Wechseln können Sie über den Menüpunkt Trainingsversion ein-/ ausschalten
im Menü Verwaltung. Zur sicheren Unterscheidung zwischen den beiden Versionen
wird in der Trainingsversion ein großer Schriftzug und ein farbiges Fenster
eingeblendet.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 117 von 140
Bei der Erstinstallation und bei einem Update wird eine neue Trainingsversion eingespielt,
d.h. die bisherige Version wird überschreiben (Update). Da nach der Installation/
Update eventuell noch Lizenznummern und Benutzereinstellungen in der
Originalversion vorgenommen werden, empfiehlt es sich nach der Konfiguration die
Trainingsversion upzudaten wie weiter unten beschrieben.
Sie können in der Trainingsversion auch mit externen Dokumenten arbeiten. Es ist
möglich Dokumente anzulegen und einzulesen ohne Gefahr für die Originaldaten.
Alle neuen Dokumente werden in das Extraverzeichnis „\breyersoft\AktenTraining“
kopiert und sind damit getrennt von Ihren Originaldokumenten.
Beachten Sie bitte, dass Sie nur auf die Dokumente der jeweiligen Version zugreifen
können. Wenn Sie sich gerade in der Trainingsversion befinden, ist es nicht
möglich, Dokumente die mit der Originalversion erstellt wurden zu öffnen und zu
verändern. Umgekehrt gilt das gleiche. Es wird damit verhindert, dass wichtige
Dokumente unbrauchbar werden.
Backups (Sicherungskopien) können in der Trainingsversion nicht angelegt werden.
Auch dies dient zur Datensicherheit, damit man nicht aus Versehen die Sicherungskopien
der Originaldaten und der Trainingsdaten durcheinander bringen kann.
9.19.1 Updaten der Trainingsversion
Ein Update der Trainingsversion ist nur auf dem Server möglich und es darf kein
Arbeitsplatz zu dem Zeitpunkt eine Verbindung zur Trainingsversion (im Verbindungsfenster
Auswahl „kanzleiDatenTraining“) haben. Sie können das Update
durchführen mittels der Menüleiste Verwaltung – Trainingsversion updaten.
Wenn Sie ein Update durchführen, beachten Sie bitte, dass dabei die bisherigen
Daten der Trainingsversion unwiederbringlich gelöscht werden.
Hinweis:
Falls Sie SQL Server Standard oder Enterprise Edition verwenden, muss der Enterprise
Manager geschlossen sein während des Updates. Andersfalls bricht das
Update mit einer Meldung ab.
9.20 Info zu breyersoft
Hier können Informationen über die verwendete Programmversion eingesehen
werden.
Des Weiteren ist der Lizenznehmer und Kontaktinformationen über breyersoft hier
zu finden und der angemeldete Anwender dieses Arbeitsplatzes.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 118 von 140
9.21 Info zum Computer
Hier werden zahlreiche Informationen über Ihren Computer zur Verfügung gestellt,
u.a. Computername, verwendetes Betriebssystem, IP-Adresse, verfügbare Laufwerke
und freier Speicherplatz, verwendete Bildschirmauflösung und Farbtiefe. Mit
Hilfe dieser Informationen kann leicht ermittelt werden, ob die Festplatte zu klein ist
oder eine Speicheraufrüstung sinnvoll. Für umfangreichere Informationen empfehlen
sich externe Tools, die es als Share- oder sogar als Freeware gibt.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 119 von 140
10 Dokumentenverwaltung
10.1 Überblick
In breyersoft Kanzlei ist eine kleine Dokumentenverwaltung eingebaut, d.h. Sie
können in allen vorhandenen Dokumenten, egal ob sie zu einer Akte verbunden
sind oder nicht, nach beliebigen Wörtern suchen. Auch ob es sich um ein Word-,
ein Excel-, eine Bilddatei oder anderes Dateiformat handelt, ist egal.
Aufgerufen wird die Dokumentenverwaltung über die Menüleiste Dokumente �
Dokumentenverwaltung. Sie befinden sich dann im Suchfenster, wo ein Suchbegriff
eingetragen werden kann. Als Platzhalter verwenden Sie bitte auch hier das
Sternchen (*). Dadurch können Sie exakt nach einer Zeichenfolge suchen (ohne
Sternchen) oder nur nach einem Teil (mit Sternchen).
Wenn ein Dokument gefunden wurde, kann dieses durch Doppelklick oder
aufgerufen werden. Es wird zu jedem Dokument das Original Bearbeitungsprogramm
gestartet, so sind Sie vollkommen unabhängig von Dateiformaten. Es
reicht, wenn Sie ein Programm auf Ihrem Computer installiert haben, welches das
gewünschte Format anzeigen kann und es in Windows mit dem Dateiformat verbunden
ist. Also z.B. Microsoft Word ist automatisch verbunden und zuständig für
Worddateien (.doc), Excel für Exceldateien (.xls) usw.
Des Weiteren können Sie E-Mails aus Microsoft Outlook einlesen und vorhandene
Dokumente aus einem Verzeichnis einlesen.
Die meisten Funktionen können von der Dokumentenverwaltung aus aufgerufen
werden, über die Menüleiste oder direkt vom Dokumenten Karteireiter in der Akte.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 120 von 140
Abbildung 57: Dokumentenverwaltung - Suchfenster
10.2 Scannen von Dokumenten
Um eine hohe Flexibilität für den Kunden zu erreichen, wurde das Scannen von
Dokumenten ausgelagert und kann jetzt mittels beliebiger Scanprogramme und
damit auch beliebiger Scannern erledigt werden. Sie sind also nicht an einen festen
Standard (TWAIN oder ISIS) oder Hersteller gebunden. Über Dokumente �
Scanprogramm öffnen können Sie eine Anwendung, die Sie vorher unter Verwaltung
� erweiterte Einstellungen � Scannen - Pfad zum Programm starten
hinterlegt haben, bequem starten.
10.3 Einlesen von Dokumenten
Um beliebige Dokumente in breyersoft Kanzlei einzulesen, kopieren Sie alle einzulesenden
Dokumente auf dem Server nach \breyersoft\Einlesen. Anschließend
öffnen Sie das Dokumente einlesen/ Scannen Fenster und innerhalb weniger
Sekunden erscheint ein Fenster, in welches Sie Aktenzeichen und andere Daten
eintragen können. Diese Daten werden dann zum Dokument gespeichert. Wenn
Sie mehrere Dokumente einlesen möchten, erscheint das Fenster solange immer
wieder bis alle Dokumente eingelesen sind bzw. das Einlesen Verzeichnis leer ist.
Für dieses Fenster ist eine Auflösung von 1024x768 Punkten notwendig.
Während des Einlesevorganges wird bei jedem Dokument geprüft, ob ein Aktenzeichen
ermittelt werden kann. Falls kein Aktenzeichen automatisch vorgeschlagen
werden konnte, können Sie manuell eins auswählen. Des Weiteren wird geprüft, ob
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 121 von 140
eine Akte geöffnet ist. Falls ja, wird von dort das Aktenzeichen als Vorbesetzung
entnommen. Aktenzeichen direkt aus dem Dokument haben Vorrang.
Um ein Aktenzeichen automatisch aus dem Dokument auslesen zu können, muss
es in der Form “1234-99“ im Dateinamen stehen. Aktenzeichen in der Form
„1234/99“ wie bei E-Mails sind nicht erlaubt, da MS Windows den Querstrich „/“ bei
Dateinamen nicht erlaubt. Alle über breyersoft Kanzlei angelegten Word- und
Exceldokumente haben in den Dokumenteigenschaften alle relevanten Daten automatisch
gespeichert.
Die meisten Dokumentarten werden im Fenster als Vorschau angezeigt, damit Sie
sich leichter orientieren können, um welches Dokument es sich aktuell handelt.
Zusätzlich ist es möglich, mittels Anwendung öffnen die Originalanwendung für
diesen Dateityp (z.B. MS Word für .doc Dateien) zu öffnen und das Dokument dort
zu betrachten bzw. zu bearbeiten.
10.4 Einlesen von E-Mails
Außer Dokumenten besteht auch die Möglichkeit Emails aus Outlookordnern (MS
Outlook, nicht Outlook Express) einzulesen. Eingelesene E-Mails werden direkt als
.MSG Dateien in breyersoft Kanzlei gespeichert und können als E-Mail geöffnet
werden. Dateianhänge werden automatisch erkannt und zusätzlich zu der E-Mail
als eigene Dokumente gespeichert.
Zum Einlesen muss der gewünschte Outlookordner, z. B. Posteingang, ausgewählt
werden, bei Bedarf zusätzlich ein Unterordner. Ein solcher Unterordner muss zuvor
natürlich in Outlook angelegt worden sein und kann erst dann in breyersoft Kanzlei
ausgewählt werden. Die Outlookordner können unter Verwaltung � Erweiterte
Einstellungen � Outlookordner zum Einlesen von E-Mails auswählen eingetragen
und geändert werden.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie keine eingehenden E-Mails aus Versehen in den
Postausgangsordner oder umgekehrt verschieben. Das Einlesen funktioniert dann
nicht mehr einwandfrei.
Im Betreff der E-Mail wird automatisch von links nach rechts nach einem möglichen
Aktenzeichen gesucht, z.B. 123/03. Wenn ein Aktenzeichen gefunden wurde, wird
dieses automatisch vorbesetzt. Zum Verbinden von E-Mails zu Akten oder der Bibliothek
wird ein Extrafenster automatisch geöffnet. Für dieses Fenster ist eine Auflösung
von 1024x768 Punkten notwendig. Angezeigt wird das Dokument (E-Mail)
durch Drücken von Anwendung öffnen.
Eine neue Funktion von breyersoft Kanzlei ist das automatische Einlesen der
gesendeten Objekte und Entwürfe aus MS Outlook. Wenn Sie diese Option in den
erweiterten Einstellungen aktivieren, wird immer, wenn die Akte geöffnet ist, aubreyersoft
Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 122 von 140
tomatisch der Ordner "gesendete Objekte" und der Ordner "Entwürfe" aus MS Outlook
nach breyersoft Kanzlei eingelesen. Dieses Verhalten kann für jeden Anwender
individuell festgelegt werden.
Bereits vorhandene eMails werden dabei aktualisiert, noch nicht vorhandene eMails
werden über ein Einlesefenster verbunden.
Beim manuellen einlesen von eMails werden jetzt die Anhänge nicht mehr als extra
Dokument gespeichert, sondern können direkt über die jeweilige eMails geöffnet
werden.
10.5 Dokumente nachträglich verbinden
Falls Sie noch nicht verbundene Dokumente zu einer Akte oder zur Bibliothek verbinden
möchten, wählen Sie Dokumente � Dokumente verbinden. Hier können
Sie gezielt Dokumente einer Akte oder der Bibliothek zuordnen. Es sind auch beide
Verbindungen gleichzeitig möglich, wie auch Verbindungen zu mehreren Akten
bzw. Bibliotheksdatensätzen. Letzteres ist sinnvoll, wenn sich das Dokument
nicht eindeutig zuordnen lässt. Sie sehen es dann bei mehreren Akten/ Bibliotheksdatensätzen,
es ist aber physikalisch nur einmal vorhanden. Sie greifen also immer
auf das gleiche Dokument zu. Damit man bei größeren Dokumentmengen den
Überblick nicht verliert, kann nach Datum und Stichwort gefiltert werden. Mit der
gelben Schaltfläche an der linken Seite können die Verbindungen neu gelegt bzw.
geändert werden.
Abbildung 58: Dokumentenverbindungen ändern
11 Übersicht über Schecks und Überweisungen
Hier finden Sie jeweils eine Übersicht über alle ausgestellten Schecks und Überweisungen.
Einzeln aufrufbar und nach Kontoverbindungen filterbar.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 123 von 140
11.1 Scheckvordrucke
Im Aktenkonto besteht die Möglichkeit bei Zahlungen einen Scheck am Bildschirm
auszufüllen und dann auszudrucken.. Diese Daten werden gespeichert und können
hier als Übersicht angezeigt werden.
Die Schecks können durch einen Doppelklick auf ein beliebiges Feld aufgerufen
werden.
11.2 Überweisungsvordrucke
Im Aktenkonto besteht neben der Möglichkeit bei Zahlungen einen Scheck auszufüllen,
auch die Alternative ein Überweisungsvordruck zu verwenden. Auch dieser
kann am Bildschirm ausgefüllt und direkt in die Vordrucke gedruckt werden. Die
Daten werden gespeichert und sind als Übersicht verfügbar.
Die Überweisungsvordrucke können durch einen Doppelklick auf ein beliebiges
Feld aufgerufen werden.
12 Auswertungen
Hier werden verschiedene Auswertungen der in breyersoft Kanzlei vorhandenen
Daten angeboten.
12.1 Auswertung Rechnungen
Hier können die eingetragenen Rechnungsdaten vielfältig gefiltert und ausgewertet
werden. Nach Jahren, Referaten, Adressen und Gebühren oder eine Übersicht
nach Jahren um den Umsatzverlauf zu ermitteln. Es ist auch möglich sich anzeigen
zu lassen, welcher Anwalt in welchem Jahr, wie viel Umsatz generiert hat. Die
Auswertungen können angesehen und auch gedruckt werden. Bei den meisten
müssen Sie nur das gewünschte Jahr auswählen und dann auf drücken.
Bei allen anderen reicht ein Druck auf und die Auswertung erscheint.
12.2 Auswertung Zeithonorare
Damit Sie nicht den Überblick über den Aufwand eines Falles verlieren, auch wenn
dieser nach Zeithonorar abgerechnet wird, ist in breyersoft Kanzlei die Auswertung
nach Zeithonoraren möglich.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 124 von 140
Sie wählen einen Schuldner und einen gewünschten Zeitraum aus und darunter
wird angezeigt wie viel Arbeitsstunden für diesen Schuldner bisher aufgewendet
wurden. Die genaue Zuordnung zu den einzelnen Akten ist in der unteren Hälfte
ersichtlich. Die Auswertung kann auch ausgedruckt werden, um sie z.B. einem
Mandanten zu erklären.
12.3 Auswertung interner Honorare
In dieser Auswertung können Sie die Kosten eines Mitarbeiters über einen bestimmten
Zeitraum ermitteln. Also die geleisteten Stunden x des internen Stundensatzes
des Mitarbeiters.
Die Auswertung kann durch die Auswahl eines Mitarbeiters und eines Zeitraumes
eingeschränkt werden. Zum Archivieren oder mitnehmen kann diese Übersicht
auch ausgedruckt werden.
13 Wirtschaftsgüter
Auf der Karteikarte Wirtschaftsgüter können alle Wirtschaftsgüter einer Kanzlei
eingetragen werden. Zu jedem Eintrag kann u. a. die Bezeichnung, Seriennummer,
wo und wann gekauft, und wie lange Garantie gewährt wird, vermerkt werden. Bei
Gütern, die über längere Zeit genutzt werden, können auch die Abschreibungen
verwaltet werden.
Mit einem Druck auf kann eine Übersicht von einem Eintrag gedruckt
werden.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 125 von 140
14 Programmrechte und Anmeldungen
14.1 Mitarbeiter und Rechte
Auf dem ersten Karteireiter finden Sie eine Übersicht über alle Anwender, die sich
bisher mal angemeldet hatten. Hier kann auch ein von der Windows Anmeldung
differenter Anwendername eingetragen werden, wie auch ein Kurzzeichen und der
Anwender, der den Eingangstempel einstellen soll. Ausgeschiedene Mitarbeiter
können hier als ausgeschieden gekennzeichnet werden, damit sie nicht mehr in den
Auswahlmenüs erscheinen.
Zum Ändern ist es nötig, sich in Windows mit Administratorenrechten anzumelden.
Neue Mitarbeiter werden vom System automatisch eingetragen, wenn sie sich zum
ersten Mal breyersoft Kanzlei öffnen, auf einem Rechner auf dem sie in Windows
mit Ihrem Namen angemeldet sind.
14.1.1 Automatisches Schließen aller Arbeitsplätze
Für administrative Arbeiten (z.B. Änderungen an der Datenstruktur) ist es nötig,
dass alle Anwender abgemeldet (ausgeloggt) sind. Um dies bequem und effektiv zu
erreichen, vor allem wenn die Arbeitsstationen auf mehrere Stockwerke bzw. Gebäude
verteilt sind, gibt es in breyersoft Kanzlei die Möglichkeit automatisch auf
allen Arbeitsplätzen breyersoft Kanzlei zu schließen. Es wird allen Anwendern 2-3
Minuten vorher signalisiert, dass sie ihre Arbeit unterbrechen müssen und alles
speichern sollten. Nach Ablauf dieser Zeitspanne wird breyersoft Kanzlei automatisch
geschlossen. Administratoren können sich weiterhin anmelden, sollten dies
aber nur nach Absprache untereinander machen, um die administrativen Arbeiten
nicht zu behindern.
Nachdem alle Änderungen durchgeführt wurden, muss der Administrator wieder
das normale Öffnen der Anwendung erlauben, damit die Mitarbeiter weiterarbeiten
können.
Es bietet sich an, solche Arbeiten an Wochenenden, Feiertagen oder abends nach
Büroschluss durchzuführen, damit der normale Geschäftsbetrieb möglichst wenig
gestört wird.
Die gewünschte Funktionalität können sie mittels der Schaltfläche Anwendung auf
allen Plätzen schließen einstellen.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 126 von 140
14.2 An- und Abmeldungen
Auf dem zweiten Karteireiter finden Sie eine zeitlich sortierte Aufstellung über An-
und Abmeldungen aller Mitarbeiter. Sie können so einfach herausfinden, welche
Person sich wann und an welchem Arbeitsplatz angemeldet bzw. abgemeldet hat.
Diese Übersicht kann nach Personen (alle, die sich bisher angemeldet hatten) und
nach einem Zeitraum gefiltert werden. In der unteren Hälfte werden dann alle Anmeldungen
angezeigt, die diesen Kriterien genügen (z.B. alle An-/ und Abmeldungen
von Hr. Müller zwischen dem 12.3.2002 und dem 16.3.2002). Zum Drucken
können Sie das Druckersymbol verwenden.
14.3 Fehlermeldungen
Auf der dritten Karteikarte finden Sie eine zeitlich sortierte Aufstellung aller aufgetretenen
Fehlermeldungen. Dieses ist ausschließlich für den Support von breyersoft
gedacht, um wichtige Informationen auslesen zu können.
Die komplette Liste kann auch mittels
an den Support von breyersoft geschickt werden. Falls dies nötig sein sollte,
werden Sie explizit dazu gebeten. Im normalen Betrieb ist dies nicht der Fall.
14.4 Erweiterte Einstellungen
Hier können Sie sämtliche Auswahlmenüs (z.B. Branchen, Kontenrahmen) individuell
anpassen, d.h. Einträge ändern, löschen und neue eintragen. Auch die Sortierung
ist bei vielen individuell anpassbar. Im Folgenden ein paar Beispiele.
Bei Standort (Land) können Sie das Land eingeben, in dem Sie sich befinden bzw.
in dem Sie die Anwendung benutzen. Es werden dadurch länderspezifische Einstellungen,
z.B. Adressen nach US-Standard, automatisch vorgenommen.
MB/ VB Ort ist der Standardwert, der bei neuen Mahn- und Vollstreckungsbescheiden
im Feld Ort eingetragen wird.
Bei Lizenzinhaber ändern können Sie einen Lizenztext für Ihre Kanzlei eintragen
bzw. später ändern. Dieser wird auf allen Arbeitsstationen im Fenster Info zu
breyersoft angezeigt. Zum Aufrufen dieses Fensters wählen Sie in der Menüleiste
den Punkt ? � Info zu breyersoft.
Telefonnummer für Anrufererkennung bestimmt die Telefonnummer des jeweiligen
Arbeitsplatzes. Zum Verwenden müssen die technischen Voraussetzungen
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 127 von 140
erfüllt sein. Jeder Arbeitsplatz bekommt dann eine individuelle Telefonnummer
(Durchwahl) zugeordnet, damit eingehende Anrufe richtig verteilt werden können.
Nur auf dem richtigen Arbeitsplatz erscheint dann ein Fenster mit den Anruferdaten
und evtl. Akten. Die anderen Arbeitsplätze merken von diesem Vorgang nichts.
Falls Sie diese Funktionalität nicht wünschen, können die Funktion ausgeschaltet
werden (Kreuz entfernen).
Bei der Anrufererkennung müssen die Durchwahlnummern ohne Zusatzzeichen
(wie z.B. Querstriche (/) oder Bindestriche (-) eingetragen werden. Leerzeichen sind
erlaubt, aber überflüssig. Es darf keine Landes- oder Ortsvorwahl eingetragen werden.
Also statt „089 82070991“, nur „82070991“ eintragen.
Protokoll beim Dokumente öffnen aktiviert eine Protokollierfunktion für Word und
Exceldokumente. Es werden u. a. Informationen über das Öffnen, Speichern, Drucken
und Schließen der Dokumente gespeichert. Zum Beispiel der Dokumentenpfad
mit Dateiname, das aktuelle Datum und der Benutzer, der die Dokumentenaktion
durchgeführt hat.
Je nach Leistungsfähigkeit Ihrer Computeranlage (vor allem des Servers) kann die
Protokollierung, die Arbeitsgeschwindigkeit mehr oder weniger stark beeinflussen.
Es empfiehlt sich, die Protokollierfunktion nur auf leistungsstarken Systemen einzusetzen.
Die aufgezeichneten Daten können über die Menüleiste über Dokumente
� Dokumente Protokollaktionen abgerufen werden.
Outlook Fehleranbindung kann hier ein- und ausgeschaltet werden. Wenn sie
eingeschaltet ist, wird beim Auftreten eines Fehlers automatisch eine E-Mail mit
allen wichtigen Fehlerdaten erstellt und über Outlook versendet. Den Inhalt der E-
Mail können Sie jederzeit in Outlook ansehen, es werden keine Daten versteckt,
verschlüsselt oder Anhänge mitgeschickt. Alle Daten sind in einfachem Text offen
einsehbar. Falls Sie dies nicht möchten, schalten Sie die Funktion einfach aus.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 128 von 140
Abbildung 59: Erweiterte Einstellungen
Abbildung 60: Beispiel für Änderungsmöglichkeiten
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 129 von 140
15 Datensicherung
Datensicherung ist wichtig (!) und muss auf jeden Fall regelmäßig durchgeführt
werden. Gefahren für Ihre Daten können z. B. durch Hardwarefehler (die Festplatte
ist defekt), Probleme mit dem Betriebssystem (Windows lässt sich nicht mehr starten),
auf Grund von Viren (eine durch das Internet rasant steigende Gefahr!), durch
Fehlbedienungen (versehentliches Löschen von Daten), durch Programmfehler
oder auch durch mechanische Einflüsse entstehen (Umkippen einer Kaffeetasse).
Derartige Probleme können Sie nur durch eine regelmäßige Datensicherung in
Grenzen halten.
15.1 Einstellen der Backupoptionen
Es wird unterschieden zwischen
� täglicher Sicherungskopie
� Sicherungskopie nach Intervallen (z.B. stündlich)
� manueller Sicherungskopie
Bei der täglichen Kopie kann eingestellt werden:
� zu welcher Uhrzeit die Sicherung stattfinden soll
� ob eine E-Mail über den Verlauf der Kopie versendet werden soll und wenn
ja, an welche E-Mail Adresse
� in welches Verzeichnis gesichert werden soll
� wie viele Tage bereits vorhandene Kopien aufgehoben werden sollen
Sie umfasst die Grundsicherung und sollte immer durchgeführt werden.
Bei der Kopie nach Intervallen kann eingestellt werden:
� in welchem täglichen Zeitraum (von wann bis wann) Kopien gemacht
werden sollen und in welchen Intervallen (alle 5 Min., jede Stunde o.
ä.)
� ob nur die DATEN gesichert werden sollen oder auch alle DOKU-
MENTE
Achtung: Die DOKUMENTE haben meistens eine erhebliche Datenmenge,
so dass das Sichern einige Zeit dauern kann und währenddessen
die Arbeitsleistung des Servers beeinträchtigt ist. Wir empfehlen
die Dokumente nicht mitzusichern, falls das von Ihnen gewünschte
Intervall zu kurz ist. Diese Empfehlung ist natürlich stark von Ihrer individuellen
Hardware und Sicherheitsbedürfnissen abhängig.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 130 von 140
� in welches Verzeichnis gesichert werden soll
� wie viele Tage bereits vorhandene Kopien aufgehoben werden sollen
Eine zusätzliche Sicherung nach Intervallen ist eine Möglichkeit die Sicherheit zu
erhöhen, falls die Sicherheit einer täglichen Kopie nicht ausreichend ist. Dies kann
z.B. der Fall sein, wenn innerhalb eines Tages so viele Änderungen an den Daten
und Dokumenten durchgeführt werden, dass häufiger gesichert werden muss.
Bei der manuellen Kopie kann eingestellt werden:
� was gesichert werden soll, d.h. nur die DATEN, nur die DOKUMENTE
oder BEIDES
� in welches Verzeichnis gesichert werden soll
� ob ALLE Kopien in dem eingegebenen Pfad bei Erstellung einer neuen
Kopie gelöscht werden sollen
Sie ist vorgesehen, um zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. vor einem Hardware-
oder Softwareumbau, die Daten und Dokumente sichern zu können, ohne die oberen
Einstellungen ändern zu müssen.
Außerdem besteht die Möglichkeit die Sicherungskopien zu komprimieren mit
WinZip 8.1 ®. Um die Kopien zu komprimieren müssen Sie auf dem Server WinZip
8.1® und die WinZip Befehlszeilen-Erweiterung installiert haben. WinZip 8.1® können
Sie im Computer-Fachhandel kaufen. Die Befehlszeilen-Erweiterung können
Sie von http://www.winzip.de/wzcline.htm kostenfrei herunterladen. Aus lizenzrechtlichen
Gründen dürfen wir die Erweiterung leider nicht mitliefern. Zur Aktivierung der
Funktion muss die Option in breyersoft Kanzlei angekreuzt werden.
Als Sicherungsverzeichnis darf „C:\breyersoft“ nicht verwendet werden. Außerdem
beachten Sie bitte, dass immer nur eine Verzeichnisebene auf einmal neu angelegt
werden kann, d.h. wenn Sie „C:\Kopien\Hauptkopien“ vollständig neu anlegen
möchten, müssen Sie dies in 2 Schritten tun, erst „C:\Kopien“ und dann
„C:\Kopien\Hauptkopien“.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 131 von 140
Abbildung 61: Einstellungen für Backups
15.2 Automatische Sicherungskopien
Mittels breyersoft Kanzlei können automatisch tägliche Sicherungskopien angelegt
werden. Gesteuert wird dies über die Funktion Sicherungskopien einstellen in
den Grundeinstellungen, wo u. a. der Speicherort und die Speicherzeit bestimmt
werden können.
Um Sicherungskopien anlegen zu können, muss breyersoft Kanzlei auf dem Server
installiert und gestartet sein.
In dem von Ihnen bestimmten Verzeichnis wird jeden Tag ein Unterverzeichnis
angelegt, welches zusätzlich das Datum und die Uhrzeit der Sicherung enthält. Auf
dem Sicherungslaufwerk sollte ausreichend Speicherplatz vorhanden sein; bei
Wechseldatenträgern (MO, CD oder ähnliches) sollte für einen täglichen Wechsel
des Mediums gesorgt werden. Falls nicht ausreichend Speicherplatz vorhanden ist,
kann keine Sicherungskopie gemacht werden. Wir empfehlen in diesem Falle dringend,
so bald wie möglich, für ausreichend Speicherplatz zu sorgen. Dies kann
durch löschen nicht mehr benötigter Daten (bitte vorher unbedingt kontrollieren, ob
die Daten wirklich nicht mehr benötigt werden) oder durch Einbau einer neuen
Festplatte bzw. dem Austausch einer zu klein gewordenen erfolgen. Überlassen Sie
diese datenkritischen Arbeiten am Computer einem kundigen Fachmann, da sonst
Datenverlust eintreten kann. Sie haben sonst im Notfall keine Kopie Ihrer Daten und
Dokumente, was evtl. totalen Datenverlust bedeuten kann.
breyersoft Kanzlei – Vom Anwalt für den Anwalt

Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 132 von 140
Das Sicherungslaufwerk muss vom Server aus zugängig sein. Die Sicherungskopie
sollte, soweit möglich, auf einem anderen Rechner oder zumindest einer anderen
Festplatte gespeichert werden, damit im Notfall (Festplattencrash, Virenbefall
usw.) nicht Ihre Originaldaten und alle Sicherungskopien verloren sind.
Gesteuert wird die tägliche Sicherungskopie vom Server aus. Dies bedeutet,
dass auch auf dem Server, egal ob an ihm gearbeitet wird oder nicht, eine Arbeitsoberfläche
(Frontend) installiert und gestartet sein muss.
Primär müssen 2 Bereiche gesichert werden. Zum einen die Daten (Backend), in
dem Akten, Adressen und alle sonstigen Daten gespeichert sind und das
breyersoft Verzeichnis des Servers, dies enthält alle Dokumente (z.B. Word,
Excel), Vorlagen und zahlreiche andere Dateien.
Je nach Umfang Ihrer Daten und Dokumente kann das Sichern einige Minuten und
länger dauern. Es wird deshalb empfohlen, die Sicherungskopien auf nachts (z.B.
23:00) einzustellen. Es wird außerdem empfohlen eine Zeit vor Mitternacht zu
wählen. Es könnte sonst das folgende Problem auftreten: Wenn nachts ein Fehler
aufgetreten sein sollte (z.B. Medium ist voll, da vergessen wurde es zu wechseln)
und man diesen morgens bei Arbeitsbeginn beseitigt (man wechselt jetzt das Medium)
versucht die Anwendung den ganzen Tag über die versäumte Sicherungskopie
nachzuholen. Konkret ausgedrückt, die Sicherungskopie würde dann morgens
ausgeführt werden, was evtl. zu einer geringeren Produktivität führen könnte (System
ist während der Sicherungskopie teilweise ausgelastet).
15.3 Manuelle Sicherungskopien
Eine manuelle Sicherungskopie mit breyersoft Kanzlei unterscheidet sich kaum von
einer automatisch erstellten. Der einzige Unterschied ist, dass die Kopie gleich
nach dem Drücken eines der drei Schaltflächen in der unteren Hälfte des Formulars
angelegt wird. Dies ist praktisch, wenn man zu einem bestimmten Zeitpunkt eine
Kopie braucht und nicht erst kompliziert Einstellungen ändern will.
15.3.1 Strategie bei Datensicherungen
Eine sorgfältige Datensicherung setzt eine mind. tägliche Kopie aller Daten voraus.
Je nach Änderungsvolumen und Sicherheitsbedürfnis kann auch eine häufigere
Sicherung sinnvoll sein.
Auch die beste Backup-Strategie macht wenig Sinn, wenn die angelegten Kopien
mitsamt der übrigen EDV (also auch den Originalen) durch Feuer, Diebstahl, Erdbeben,
Überschwemmungen oder Sabotage zerstört werden. Deshalb gilt allgemein,
dass Sie die Sicherungsmedien möglichst nicht alle an einem Ort (dort wo
Ihre EDV-Anlage steht) aufbewahren sollten. Es empfiehlt sich z.B. ein Medium
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 133 von 140
zuhause oder in einem Banktresor aufzuheben. Damit beugt man einem totalen
Datenverlust vor.
Es gibt verschiedene Verfahren, Sicherungskopien systematisch anzulegen:
Standard
Sie verwenden 7 Datenträger: Beschriften Sie jeden mit einem Wochentag und
legen Sie nacheinander täglich einen Datenträger in das Laufwerk ein. In der folgenden
Woche beginnen Sie wieder von vorne.
Erweitert
Eine größere Sicherheit erhalten Sie bei Verwendung weiterer Datenträger. So
können Sie jeweils zusätzlich noch eine Kopie der letzten Woche, des letzten Monats
usw. aufheben. Sehr sicher und weit verbreitet ist das so genannte Großvater-
Vater-Sohn Prinzip (GVS), da man zu jedem Zeitpunkt eine möglichst neue Sicherungskopie
zur Verfügung hat.
Großvater ist die aufgehobene Monatskopie, z.B. von jedem ersten Werktag eines
Monats.
Vater ist die aufgehobene Wochenkopie, z.B. von jedem Freitag einer Woche.
Sohn ist die tägliche Kopie von jedem Werktag bzw. von jedem Tag an dem gearbeitet
wurde.
Im Idealfall bräuchten Sie 12 Monatsbänder (Medien), 5 Wochenbänder (max.) und
5-7 Tagesbänder.
15.4 Datenwiederherstellung (Restore)
15.4.1 Überblick
Im normalen Ablauf (ohne Probleme wie Viren, Stromausfall, Diebstahl, Feuer usw.)
ist es NICHT nötig, eine Datenwiederherstellung (ein Restore des Backend) durchzuführen.
Es wäre sogar schädlich, da dadurch die neuesten Änderungen vernichtet
werden würden.
Eine Datenwiederherstellung (Restore) kann nur durchgeführt werden, wenn Sie
eine vorher angelegte Sicherungskopie Ihrer Daten (Backup) haben. Durch die
Wiederherstellung mit einer älteren Version Ihrer Daten gehen alle in der Zwischen-
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 134 von 140
zeit gemachten Datenänderungen verloren. Führen Sie also eine Datenwiederherstellung
(Restore) nur durch, wenn Sie sich sicher sind, dass die bisherige Datendatei
nicht mehr verwendet werden kann. Falls Sie keine Sicherungskopie haben
sollten und die bisherige Datendatei unverwendbar ist (bitte von einem Fachmann
prüfen lassen), können Sie die von breyersoft mitgelieferte Datendatei (.mdf und
.ldf) verwenden. Beachten Sie aber bitte, dass dies nur im äußersten Notfall
sinnvoll ist, da dadurch ALLE IHRE DATEN VERNICHTET werden. Im Zweifelsfall
kontaktieren Sie bitte VOR der Aktion einen Datenrettungsbetrieb oder
breyersoft.
!! Eine Datenwiederherstellung sollte nur vom Datenbankadministrator oder einer
anderen fachkundigen Person durchgeführt werden, da direkt mit den Originaldaten
gearbeitet wird. Bei unsachgemäßer Durchführung besteht die Gefahr von
Datenverlust !!
Die Anweisungen sind absichtlich etwas fachlich gehalten, da damit verhindert
werden soll, dass Laien die nicht ganz einfache Prozedur versuchen ausführen. Bei
Fragen wenden Sie sich bitte vor einem evtl. Versuch an den Support von
breyersoft.
15.4.1.1 Vorbeugemaßnahmen
Ein Virenbefall sollte durch mind. einen guten Virenscanner schon im Vorhinein
verhindert werden. Man sollte genau darauf achten, aus welchen Quellen man
Programme und E-Mails auf seine Computer lässt. Im Zweifel lieber vorsichtiger
handhaben.
Stromausfälle und Spannungsschwankungen können effektiv durch die Verwendung
einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) vorgebeugt werden.
Diese Geräte überwachen die Stromversorgung des Servers und sorgen für eine
gleichmäßig gute Strom-Qualität. Bei Stromausfall übernimmt die USV automatisch
die Stromversorgung für einige Minuten und sorgt für ein ungefährliches Herunterfahren
des Servers.
16 Fehlermeldungen
Im Folgenden die am häufigsten auftretenden Fehlermeldungen und deren Abhilfe
Probleme
Installation
bei der Lösungsmöglichkeiten
Setup konnte den Dies tritt auf, wenn Sie den MS SQL Server ein zweites
Server nicht konfigu- Mal probieren zu installieren und ihn vorher deinstalliert
rieren
(tritt am Schluss der
hatten.
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Handbuch breyersoft Kanzlei V5.0 135 von 140
Installation des MS
SQL Servers auf) Trotz Deinstallation bleiben unter C:\Microsoft SQL
Server\MSSQL\Data\ mehrere Datenbanken (.ldf und
.mdf Dateien) zurück, z.B. master.mdf. Wenn Sie diese
manuell löschen und dann MS SQL Server nochmals
installieren, tritt das Problem nicht mehr auf. Beachten
Sie aber bitte, dass Sie die kanzleiDaten.mdf und die
kanzleiDaten_log.ldf Dateien nicht löschen. Sie enthalten
Ihre Daten und sind für das Funktionieren von
Der angegebene
Instanzname ist
ungültig
(tritt am Schluss der
Installation des MS
SQL Servers auf)
Die Installation von
MSDE (SQL Server
Desktop Edition) wird
nicht vollständig
ausgeführt, sondern
der Farbbalken bewegt
sich kurz vor
dem Ziel wieder
rückwärts und es ist
danach kein SQL
Server auf dem System
zu finden. (tritt
meistens unter Windows
NT 4 auf)
Meldungen beim
Starten
breyersoft Kanzlei
konnte das Datenbankfenster
nicht
erstellen
breyersoft Kanzlei unbedingt erforderlich.
Sie haben bereits eine Instanz des MS SQL Servers auf
Ihrem System installiert.
Sie müssten diese Version deinstallieren oder per
Kommandozeile eine weitere Instanz des SQL Servers
mit anderem Namen installieren. Bei der Downloadversion
ist dies nicht möglich, bitte fordern Sie die CD-
Version dafür an.
Bitte sprechen Sie vorher unbedingt mit Ihrem Administrator,
ob der bereits installierte SQL Server noch benötigt
wird bzw. ob dieser evtl. für breyersoft Kanzlei ver-
wendet werden kann.
Überprüfen Sie, ob ein verwendungsfähiges TCP/IP
Netzwerk und eine Netzwerkkarte installiert wurde.
Es muss der Server-Dienst auf dem System laufen
(auch auf den Clients). Ohne Netzwerk kann dieser
nicht gestartet werden, was beim Starten von Windows
durch eine Meldung (mind. 1 Dienst konnte nicht gestartet
werden) mitgeteilt wird.
Eventuell kann es außerdem nötig sein, alle verfügbaren
Updates und Patches, die Microsoft über das Online-Update
zur Verfügung stellt herunter zu laden und zu
installieren. Dadurch ist es möglich, dass der Server-
Dienst ordnungsgemäß startet und damit auch die Installation
der MSDE ermöglicht wird.
Kann beim Starten von breyersoft Kanzlei auftreten.
Sie haben evtl. auf dem Server die Installation für einen
Client aufgeführt, wodurch mehrere Komponenten fehlen.
Deinstallieren Sie die Clientversion und installieren
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Bitte führen Sie ein
Update auf eine
neuere Version von
Microsoft Internet
Explorer durch.
Fehlermeldung beim
Öffnen des Anmeldefensters
Meldungen beim
Betrieb
Meldung: „Objekterstellung
durch Active-
X Komponente nicht
möglich.“ (z.B. beim
Buchen von Gebühren
im Aktenkonto
oder in einem Forderungskonto)
17 Markenhinweis
Sie die Serverversion. Bei einem Einzelplatz und bei der
Demoversion verwenden Sie bitte die explizit ausgewiesenen
Installationsroutinen.
oder
Sie haben auf Ihrem Computer MS Access 2000 installiert.
Breyersoft Kanzlei erfordert aber das mitgelieferte
MS Access XP.
Ursache könnte sein, dass statt MS Access XP, die
Access 2000 Version automatisch mit breyersoft Kanzlei
startet.
Wenn möglich deinstallieren Sie MS Access 2000.
Sie müssen darauf achten, dass die Freigabe des Verzeichnisses
bzw des Laufwerkes mit ausreichenden
Rechten ausgestattet ist, im Regelfall sind Administratorrechte
bzw. Vollzugriff nötig (einzustellen mittels
rechter Maustaste – Freigabe – Berechtigungen).
Prüfen Sie, ob MS Office bzw. die Einzelprogramme
Word, Excel und Outlook in der Version 2000 oder höher
installiert haben.
Auf allen Arbeitsplätzen muss MS Office installiert sein;
auf einem Server ohne Arbeitsplatzfunktion ist kein
Office nötig.
Um auf dem Server Sicherungskopien anfertigen zu
können, muss dort breyersoft Kanzlei gestartet werden.
Ein reiner Server für Backups braucht keine kostenpflichtige
Lizenz.
Microsoft Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000,
Windows XP, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, SQL Server,
MSDE, Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP sind Marken der Microsoft Corporation,
Redmond, USA.
WinZip ist eine Marke der WinZip Computing, Inc.
Alle Produktbezeichnungen, Logos und Firmen sind Marken der jeweiligen Hersteller.
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18 Abbildungsverzeichnis
ABBILDUNG 1: AUSWAHL DER VERFÜGBAREN KOMPONENTEN .......................... 13
ABBILDUNG 2: AUSWAHL DES DATENVERZEICHNISSES ..................................... 14
ABBILDUNG 3: ABFRAGE DES SERVERNAMENS .................................................. 19
ABBILDUNG 4: KANZLEIÜBERSICHT VON BREYERSOFT KANZLEI ....................... 26
ABBILDUNG 5: ÜBERSICHT ÜBER DIE KARTEIKARTE AKTEN .............................. 27
ABBILDUNG 6: SUCHEN NACH AKTEN ................................................................ 28
ABBILDUNG 7: AKTE MIT DEN 4 NAVIGATIONSSCHALTFLÄCHEN ....................... 29
ABBILDUNG 8: NEUEN BETEILIGTEN EINER AKTE HINZUFÜGEN ......................... 34
ABBILDUNG 9: ZULETZT AUFGERUFENE AKTEN ................................................. 35
ABBILDUNG 10: DOKUMENTE EINER AKTE ......................................................... 38
ABBILDUNG 11: ANLEGEN VON WORD UND EXCELDOKUMENTEN ...................... 39
ABBILDUNG 12: 1. SEITE EINES MAHNSCHREIBENS ............................................. 44
ABBILDUNG 13: GEBÜHRENBERECHNUNG IN EINEM MAHNSCHREIBEN ............... 44
ABBILDUNG 14: MANUELLER MAHNBESCHEID .................................................... 45
ABBILDUNG 15: MANUELLER VOLLSTRECKUNGSBESCHEID ................................ 46
ABBILDUNG 16: AUTOMATISIERTER MAHNBESCHEID .......................................... 48
ABBILDUNG 17: AUTOMATISIERTER VOLLSTRECKUNGSBESCHEID ...................... 49
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ABBILDUNG 18: 1. SEITE EINES PFÄNDUNGSAUFTRAGES .................................... 50
ABBILDUNG 19: DRUCKOPTIONEN EIDESSTATTLICHE VERSICHERUNG ............... 51
ABBILDUNG 20: GEBÜHRENBERECHNUNG IN EINEM PFÜB ................................. 52
ABBILDUNG 21: NOTIZZETTEL ............................................................................ 53
ABBILDUNG 22: NEUEN TERMIN EINTRAGEN ...................................................... 56
ABBILDUNG 23: BUCHUNGSMÖGLICHKEITEN IM AKTENKONTO .......................... 59
ABBILDUNG 24: ALLE RVG GEBÜHREN .............................................................. 59
ABBILDUNG 25: EINGABEMASKE FÜR RVG GEBÜHREN ...................................... 59
ABBILDUNG 26: GEBUCHTE RVG GEBÜHREN ..................................................... 60
ABBILDUNG 27: MUSTERRECHNUNGEN ZUM EINFACHEN BUCHEN ...................... 60
ABBILDUNG 28: GEBÜHREN-ZUSATZEINGABEMASKE ......................................... 61
ABBILDUNG 29: AKTENKONTO MIT BRAGO GEBÜHREN .................................... 63
ABBILDUNG 30: AKTENKONTO MIT ZEITHONORAR ............................................. 65
ABBILDUNG 31: BEISPIEL FÜR EINEN SCHECK ..................................................... 67
ABBILDUNG 32: BEISPIEL FÜR EINE ÜBERWEISUNG............................................. 67
ABBILDUNG 33: AUSWAHL EINES AKTENKONTOS ............................................... 69
ABBILDUNG 34: AKTENKONTO KOPIEREN ........................................................... 70
ABBILDUNG 35: OFFENE POSTEN LISTE ............................................................... 75
ABBILDUNG 36: NEUANLEGEN EINES FORDERUNGSKONTOS ............................... 75
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ABBILDUNG 37: AUSWÄHLEN EINES FORDERUNGSKONTOS ................................ 76
ABBILDUNG 38: BUCHEN VON HAUPTFORDERUNGEN ......................................... 78
ABBILDUNG 39: BUCHEN EINER ZAHLUNG .......................................................... 80
ABBILDUNG 40: ÜBERSICHT ÜBER DIE ADRESSEN ............................................... 85
ABBILDUNG 41: DOKUMENTE AN ADRESSEN BETEILIGT ..................................... 87
ABBILDUNG 42: BIBLIOTHEKSTEIL „RECHTSPRECHUNG“ .................................... 90
ABBILDUNG 43: FENSTER FÜR MANUELLE ZEITERFASSUNG ................................ 95
ABBILDUNG 44: ANRUFERERKENNUNG MIT ADRESSE UND AKTEN ..................... 98
ABBILDUNG 45: WÄHLEN EINER RUFNUMMER PER COMPUTER .......................... 99
ABBILDUNG 46: KONFIGURATION DER TELEFONANLAGENANBINDUNG .............. 99
ABBILDUNG 47: NEBENSTELLEN UND MSN EINER ELMEG ANLAGE ................. 100
ABBILDUNG 48: ZUORDNUNG DER TELEFONNEBENSTELLEN ............................. 101
ABBILDUNG 49: ÜBERSICHT DOKUMENTE MIT SUCHMÖGLICHKEITEN .............. 103
ABBILDUNG 50: ÜBERSICHT TERMINE MIT SUCHMÖGLICHKEITEN .................... 104
ABBILDUNG 51: ÜBERSICHT OFFENE POSTEN ................................................... 106
ABBILDUNG 52: BANKEN MIT SUCHMÖGLICHKEITEN ........................................ 110
ABBILDUNG 53: ZUSTÄNDIGE GERICHTE/ FINANZÄMTER .................................. 111
ABBILDUNG 54: SUCHMÖGLICHKEITEN ............................................................. 111
ABBILDUNG 55: BERECHNUNG VON GEBÜHREN................................................ 113
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ABBILDUNG 56: UMRECHNUNG VON WÄHRUNGEN ........................................... 114
ABBILDUNG 57: DOKUMENTENVERWALTUNG - SUCHFENSTER ......................... 120
ABBILDUNG 58: DOKUMENTENVERBINDUNGEN ÄNDERN .................................. 122
ABBILDUNG 59: ERWEITERTE EINSTELLUNGEN ................................................ 128
ABBILDUNG 60: BEISPIEL FÜR ÄNDERUNGSMÖGLICHKEITEN ............................ 128
ABBILDUNG 61: EINSTELLUNGEN FÜR BACKUPS ............................................... 131
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