H&H-News 2019

7 Erfahrungsbericht Inventur-APP
Erfahrungsbericht der Stadt Neumünster
zum Einsatz proDoppik Inventur-APP
Die erste Bewährungsprobe für das neue System erfolgte
Mitte Juni 2016. Hier stand eine Inventur in
einem Regionalen Berufsbildungszentrum (RBZ) an.
Dieses RBZ besitzt um die 2500 Inventarobjekte. Das
Übertragen des Inventurstapels erfolgt per W-LAN und
dauerte nur einige Sekunden.
Im Gegensatz zur Inventur mit den alten Scannern,
besteht nun die Möglichkeit eine Reihe von Daten im
Rahmen der Inventur zu verändern. Neben der Bezeichnung
können u.a. auch die Standorte und die
Gerätenummer verändert oder
auch ein Foto des Objektes gemacht
werden.
Die großen Vorteile spielt die
Inventur-APP jedoch in der
Nachbereitung der Inventur
aus. Nach dem Durchführen
der Inventur in einem Zimmer
lassen sich schnell die noch
offenen Gegenstände ermitteln.
Außer der Bezeichnung des Anlagegutes und der
Inventarnummer werden viele relevanten Daten angezeigt,
die bei der Klärung des Verbleibs des Inventarobjektes
helfen können.
Da auch vorhandene Bilder aus den Inventarobjekten
auf das Tablet überspielt werden können, lassen sich
auch Gegenstände identifizieren, die keinen Inventaraufkleber
haben. Fotos die im Rahmen der Inventur
gemacht werden, lassen sich bei der Rückübertragung
der Daten vom Tablet in die Datenbank übergeben, so
dass sie dann bei dem jeweiligen Inventarobjekt gespeichert
werden und bei der nächsten Inventur bei
Bedarf wieder zur Verfügung stehen.
Von großem Vorteil ist die Möglichkeit, bereits bei der
Aufnahme von Inventargütern einen Marker zu setzen,
„Der Zeitaufwand
gerade bei großen
Inventuren hat sich bei
der Stadt Neumünster
halbiert.“
so dass nach Abschluss der Inventur defekte Etiketten
neu gedruckt werden können. Diese Funktionalität
ist besonders in Schulen und Kindertagesstätten von
Nutzen, da hier die Etiketten doch öfters beschädigt
werden.
Ist das Tablet mit einer SIM-Karte ausgestattet oder besteht
während der Inventur ein Zugriff auf das W-LAN,
kann während der Inventur direkt mit der Anlagenbuchhaltung
in proDoppik ein Abgleich erfolgen. So kann
man zum Beispiel die Herkunft eines Inventarobjektes
prüfen, das ggf. nicht im aktuellen
Inventurstapel vorhanden
ist. Wird eine solche Nummer
gescannt, fragt die APP, ob in
der Datenbank nach der Nummer
gesucht werden soll. Danach
kann man entscheiden,
ob der Gegenstand umgebucht
werden soll, oder an seinem alten
Standort verbleibt.
Im Ergebnis bleibt festzuhalten,
dass die Inventur-App eine große Erleichterung für
die Inventuren ist. Der Zeitaufwand gerade bei großen
Inventuren hat sich bei der Stadt Neumünster durch
den Einsatz der App im Gegensatz zu den Inventuren
mit Listen halbiert.
Natürlich muss noch immer jeder Gegenstand in Augenschein
genommen werden, aber die Abarbeitung
der nicht aufgefundenen Gegenstände ist durch die
Vielzahl an zur Verfügung stehenden Informationen erheblich
einfacher und damit schneller geworden.
Steffen Kretschmer
Stadt Neumünster
Auszug aus dem Erfahrungsbericht der Stadt Neumünster. Den vollständigen
Erfahrungsbericht können Sie auf unserer Webseite lesen.