proALPHA ® Einkauf

proALPHA ® Einkauf
Das Richtige optimal beschaffen

Mit proALPHA ® auf globalen Märkten optimal
einkaufen
Die Reduzierung der Fertigungstiefe und die Konzentration
vieler mittelständischer Unternehmen auf
know-how-intensive Bereiche
hat zwangsläufig
die Erhöhung des Einkaufsvolumens
zur Folge.
Gleichzeitig hat sich die
Anzahl der Anbieter für
Waren und Dienstleistungen
durch die Globalisierung
des Beschaffungsmarktes
drastisch erhöht.
Qualität, Termintreue
sowie Minimierung der
Beschaffungskosten sind
die Kriterien bei der Lieferantenauswahl.
Der Unternehmenserfolg
hängt maßgeblich
von der Flexibilität
und Zuverlässigkeit des
Beschaffungswesens ab.
Der proALPHA ® Einkauf bietet die komplette Funktionalität
von der Lieferantenauswahl, Bestellabwicklung
und -überwachung bis hin zum Wareneingang,
der sich anschließenden Rechnungskontrolle
und der Lieferantenbewertung. Aber auch die verschiedensten
Fälle von Warenrücklieferungen
sowie Belastungsanzeigen werden unterstützt.
Der proALPHA ® Einkauf ist ebenfalls in das
proALPHA ® Gesamtkonzept vollständig integriert.
Alle für den Einkäufer relevante Daten stehen hier
per Mausklick zur Verfügung. Über die Workflow-
Automation ist auch der Einkauf im proALPHA ® -Informationsfluss
vollständig integriert. Ob zum Beispiel
Einkaufsdaten einer neu einzusetzenden Baugruppe
aus der Konstruktion zu pflegen sind oder ob spezielle
Preisanfragen aus dem Vertrieb für die Angebotserstellung
benötigt werden. Bei allen Vorgängen
organisiert die proALPHA ® Einkaufskonditionen – so
unterschiedlich wie die
Bezugsquellen
Bei den vielschichtigen Anforderungen
des Einkäufers
geht es einerseits darum,
komplexe und langfristig
vereinbarte Konditionen zu
verwalten. Andererseits ist
die kurzfristige Beschaffung
eines breiten, sich ständig
ändernden Spektrums an
Bauteilen und Rohstoffen
notwendige Bedingung
eines flexiblen Einkaufs.
An Bedeutung gewonnen
hat die komplette Fremdvergabe von Komponenten,
teilweise mit Bestellung eigener Bauteile, oder
die Beschaffung von Veredelungsdienstleistungen,
angestoßen aus dem eigenen Fertigungsprozess,
wie zum Beispiel das Härten oder Galvanisieren.
Der proALPHA
WorkflowAutomation,
dass jeder zum richtigen Zeitpunkt informiert ist und
entsprechend agieren kann. Hier wird wertvolle
Zeit im Informationsprozess eingespart.
® Einkauf ist das geeignete Werkzeug
hierfür. Preise und Rabatte haben grundsätzlich
eine zeitliche Gültigkeit, können in Staffeln
verwaltet und in beliebiger Fremdwährung angegeben
werden. Sie beziehen sich entweder auf die
Bestellmengeneinheit oder sind gewichtsbezogen
definiert. Neben frei einstellbaren Preiseinheiten
kennt proALPHA ® eine Vielzahl absoluter und prozentualer
Rabatte und Zuschläge.
Die Verwaltung der sonstigen Konditionen, wie
Liefer- und Zahlungsbedingungen, Mindestbestellmengen
und -werte oder Lieferzeiten zeichnet sich
durch eine komfortable Handhabung aus. Zum
proALPHA ® Fakten:
proALPHA
-Standard gehört auch die komplette
Funktionalität zur Abwicklung von Kontrakten und
Lieferabrufen.
® Einkauf bietet komplette Funktionalität
Vollständige Integration in das Gesamtkonzept
Einbindung des Einkaufs in den Informationsfluss
durch die WorkflowAutomation
Inhalt:
Mit proALPHA ® auf globalen Märkten >
optimal einkaufen
Einkaufskonditionen – so unterschiedlich wie
die Bezugsquellen
Anfragen – auf der Suche nach dem
günstigsten Angebot
Komfortabel bestellen und zuverlässig
überwachen
Wareneingang, Qualitätskontrolle, Rücklieferung
Rechnungskontrolle – die Lieferanten fest im Griff
Mit Papier oder via Internet – die
Entscheidung trifft der Anwender
Informationen im Einkauf – Notwendigkeit für
eine erfolgreiche Beschaffungspolitik

Fakten:
Komfortable Verwaltung vielfältiger und
komplexer Einkaufskonditionen
Auch die Abwicklung von Kontrakten und
Lieferabrufen ist im proALPHA ® -Standard
Anfragen – auf der Suche nach dem günstigsten
Angebot
Ein globaler, sich rasant entwickelnder Beschaffungsmarkt
zwingt Unternehmen zur permanenten
Suche nach qualitativ hochwertigen, schnellstmöglich
lieferbaren, preiswerten Waren und Dienstleistungen.
Mit dem proALPHA ® Anfragewesen können
nicht nur Lieferantenanfragen erstellt, sondern
auch eine zuverlässige Auswahl der geeigneten
Bezugsquellen getroffen werden.
Die Anfragen können direkt aus Bestellvorschlägen
generiert oder manuell erfasst werden, um sie dann
an potenzielle Lieferanten zu versenden. Die daraufhin
eingehenden Angebote werden vergleichend
gegenübergestellt. Aus der Übersicht aller Angebote
zu der angefragten Position wählt der Einkäufer
nun unter Berücksichtigung aller Entscheidungskriterien
das günstigste aus.
Die Auswahl kann aber auch gesplittet werden, so
dass beispielsweise der preiswerteste Lieferant mit
der Hauptlieferung bedacht wird, zur kurzfristigen
Bedarfsdeckung jedoch eine Teilmenge bei dem
Lieferanten mit der kürzesten Lieferzeit bezogen
wird. Dieser Prozess kann bereits im proALPHA ®
Projektmanagement für Langlaufteile, die beim
Auftrags- oder Unikatfertiger typisch sind, angestoßen
werden. Ebenso können Anfragen auch für
Fremdbearbeitung (zum Beispiel Härten) oder Fremdbeschaffung
(komplette Baugruppen) aus der Produktion
berücksichtigt werden.
Fakten:
Erstellung von Lieferantenanfragen und zuverlässige
Auswahl der geeigneten Bezugsquellen
Auch Berücksichtigung von Anfragen für
Fremdbearbeitung oder Fremdbeschaffung
aus der Produktion
Anlageprozess im
Einkauf
>
proALPHA ® Einkauf
Komfortabel bestellen und zuverlässig überwachen
Neben der manuellen Erfassung von Bestellungen
und der Übernahme von Lieferantenangeboten besteht
die Möglichkeit der automatischen Bestellgenerierung.
Dem Einkäufer werden alle entscheidungsrelevanten
Daten wie Preis- und Rabattstaffeln,
Dispositionsdaten, Bestellobligo und Kreditlimit angezeigt.
Abweichende Bestell- und Rechnungsadressen
lassen sich ebenso variabel angeben wie
verschiedene Lieferanschriften. Beschaffungsvarianten
wie Rahmen- und Abrufbestellungen oder Streckengeschäfte
werden praxisgerecht abgewickelt.
Einmalige oder seltene Geschäftsvorfälle können
mit Hilfe sogenannter diverser Artikel und Lieferanten
zeitsparend erledigt werden.
Unabhängig von der Art der Bestellgenerierung
haben alle Bestellungen eines gemeinsam. Sie stehen
mit dem Bestelldruck für die Kreditorenbuchhaltung
im proALPHA ® Finanzwesen zur Verfügung
und werden ab da sofort in der Liquditätsprognose
berücksichtigt.
Ein zentrales Dispositionskonto dient der ständigen
Überwachung des Gleichgewichts zwischen Bedarfsverursachung
und Bedarfsdeckung. Jede Bestellposition
wird hier sofort nach Menge und Termin
als Bedarfsdeckung des betreffenden Artikels
ausgewiesen. Sollten die Termine der Auftragsbe-

stätigung von den Bestellterminen abweichen, erfolgt
die Aktualisierung unmittelbar mit Erfassung
der Auftragsbestätigung.
Mit dem proALPHA ® Intercompany-Modul lassen
sich für bestimmte Artikel direkt aus dem Vertrieb
Bestellungen generieren, die als „verlängerte Werkbank“
in einem Produktionsmandanten gefertigt
werden. Die Bestelldaten gehen automatisch in den
Produktionsmandanten und werden nach der Produktion
und Lieferung auch wieder automatisch
zum Wareneingang im ursprünglichen Mandanten.
Der gesamte wertmäßige Belegfluss kann ebenfalls
über diesen Weg automatisch abgewickelt werden.
Damit wird der Einkauf für Standardvorgänge entlastet,
es können sich keine Fehler in der Informationsübertragung
einschleichen und vor allem wird die
Auftragsdurchlaufzeit erheblich reduziert.
Die Bestellüberwachung zielt auf die Sicherung der
disponierten Termine und die Einschätzung der Termintreue
des Lieferanten. Mit der proALPHA ® Lieferantenbewertung
erhält der Einkäufer weitere Kriterien,
welche zur Beurteilung der Qualität des
Geschäftspartners herangezogen werden können.
Informationen wie Mengen- und Preisabweichungen,
Anzahl und Menge von Rücklieferungen oder
Liefermahnungen werden direkt aus den Geschäftsvorfällen
ermittelt. Abgerundet wird der Nutzen für
den Entscheider dadurch, dass diese automatisch
aus den Einkaufsbelegen ermittelten Daten um eigene
Erfahrungswerte ergänzt und gewichtet werden
können.
Lieferantenbewertung
>
Fakten:
Automatische Bestellgenerierung
Bestellungen stehen mit Bestelldruck im
proALPHA ® Finanzwesen zur Verfügung und
werden in der Liquiditätsprognoseberücksichtigt
Zentrales Dispositionskonto
zur Überwachung
des Gleichgewichts
zwischen
Bedarfsverursachung
und -deckung
Intercompany-Modul
ermöglicht direktes
Generieren von Bestellungen
aus dem
Vertrieb, die als verlängerte
Werkbank
in einem Produktionsmandanten gefertigt werden
proALPHA ® Lieferantenbewertung zur Beurteilung
der Qualität des Geschäftspartners
Wareneingang, Qualitätskontrolle, Rücklieferung
Mit dem Wareneingang ist die automatische Aktualisierung
der Bestände und der Bestellüberwachung
verbunden. Wareneingänge werden entweder auf
ein QS-Lager oder direkt auf das Ziellager gebucht.
Der Anwender bestimmt selbst, für welche Artikel
eine gesonderte Freigabe nach erfolgter Prüfung
erfolgen soll. Fehlerbehaftete Ware kann sowohl
direkt aus dem QS-Lager als auch aus allen anderen
Lägern an den betreffenden Lieferanten zurückgeliefert
werden. proALPHA ® erzeugt die nötigen
Lieferpapiere und überwacht die offenen Rücklieferscheine.
Zur Erhöhung des Überblicks lassen sich
sowohl beim Wareneingang als auch bei Rücklieferung
nicht nur eigene Seriennummern, sondern
auch die Seriennummern der Lieferanten der Ware
zuordnen.
Durch die Referenzierung der Wareneingänge auf
offene Bestellungen oder Rücklieferungen ist eine
direkte Kontrolle aller denkbaren Lieferabweichungen
möglich. Beispielsweise kann neben der

Mengenprüfung auch die Zulässigkeit einer Gewichtsabweichung
festgestellt werden. Bei vorliegenden
Bedarfen mit hoher Priorität – wenn zum
Beispiel die soeben eingetroffene Lieferung dringend
für bereits freigegebene
Aufträge benötigt
wird – erstellt proALPHA ®
einen Vorschlag zur
Verteilung dieser Ware.
Die firmenindividuell
erstellbaren Warenbegleitscheine
enthalten
alle für den Transport und
die Einlagerung beziehungsweise
sofortige
Bereitstellung relevanten
Informationen.
>
Fakten:
Mit Wareneingang automatisches Aktualisieren
der Bestände und Bestellüberwachung
Direkte Kontrolle aller denkbaren Lieferabweichungen
möglich
Bei Bedarfen mit hoher Priorität kann
proALPHA ® die Warenverteilung vorschlagen
Rechnungskontrolle – die Lieferanten fest im Griff
Ähnlich und doch unterschiedlich sind die organisatorischen
Abläufe und Prozesse von Beschaffung,
Wareneingang, Rechnungskontrolle und Finanzund
Rechnungswesen. Alle praktisch relevanten Varianten
sind eingeflossen.
Unabhängig von der konkreten Ablauforganisation
ist bei der Rechnungskontrolle die Übereinstimmung
von Bestellung, tatsächlicher Lieferung und Eingangsrechnung
zu prüfen. Analog ist bei Gutschriften zu
verfahren. Der Kontrolleur entscheidet, ob und inwieweit
er eventuell auftretende Abweichungen in
Menge, Termin und Konditionen toleriert. Aus nicht
tolerierten Differenzen kann er automatisch eine
Belastungsanzeige generieren. Dabei steht ihm
auch das proALPHA ® -eigene Dokumentenmanagement-System
(DMS) zur Verfügung. Wareneingangsbelege
mit handschriftlichen Notizen können über
proALPHA ® Einkauf
Übersichtliche Rechnungskontrolle im Einkauf
das DMS einfach und komfortabel den jeweiligen
Belegen zugeordnet werden. Somit hat der Kontrolleur
alle Entscheidungsdaten per Mausklick zur
Verfügung. Er kann umgehend handeln und der
Prozess wird nicht durch lästiges Nachfragen behindert.
Einkäufer von Unternehmen mit grenzüberschreitenden
Geschäftsbeziehungen wissen die umfangreiche
Fremdwährungsfunktionalität besonders zu
schätzen. proALPHA ® verwaltet pro Lieferant beliebig
viele Fremdwährungen. Zur Erleichterung der
Plausibilitätskontrolle kann während der Belegbearbeitung
stets zwischen Fremd- und Eigenwährung
umgeschaltet werden. Die Daten für die Meldung
der Intrahandelsstatistik generiert proALPHA ® automatisch.
Wesentliche Rationalisierungseffekte ergeben sich
durch den hohen Integrationsgrad von proALPHA ® .
Nach Abschluss der Bearbeitung und erfolgter Freigabe
sind entsprechend der gewählten Organisationsvariante
auch die betroffenen Vorgänge außerhalb
des Einkaufs erledigt. So sind beispielsweise
Wertkorrekturen auf Grund des vom Bestellpreis abweichenden
Rechnungspreises durchgeführt, Zahlungen
freigegeben und die entsprechenden Kostenstellen
mit dem berechneten Verbrauchsmaterial belastet.
Fakten:
Alle Entscheidungsdaten zur Rechnungskontrolle
per Mausklick zur Verfügung
Umfangreiche Fremdwährungsfunktionalität
für grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen
Wesentliche Rationalisierungseffekte durch
hohen Integrationsgrad

Mit Papier oder via Internet – die Entscheidung
trifft der Anwender
Neben der Versendung von Bestellungen und anderen
Belegen des Einkaufs auf dem Postwege werden
alle aktuellen Kommunikationswege unterstützt.
Per Fax oder E-Mail, mittels eines EDI-Konverters
umgewandelt oder über einen Internet-Browser: Der
proALPHA ® -Anwender oder seine Kunden treffen
die Entscheidung – proALPHA ® bereitet den Weg.
Die transaktionsgesteuerte B2B-Komponente erlaubt
beispielsweise den direkten Zugriff auf das eigene
Lagerhaltungssystem. Auf diese Weise kann die
Verantwortung für die verzögerungsfreie Versorgung
mit C-Teilen unter Beachtung der Prämisse niedriger
Lagerbestände auf den Zulieferer verlagert werden:
Nach der Vergabe entsprechender Zugriffsrechte
übernimmt der Lieferant die Bestands- und Bedarfsermittlung
und entscheidet eigenständig über die
Lieferungen im Umfang der Rahmenvereinbarungen.
Diese Auslagerung von Tätigkeiten auf die
Lieferanten beschleunigt den Beschaffungsprozess
und entlastet gleichzeitig den Einkauf.
Fakten:
Unterstützung sämtlicher Kommunikationswege
B2B-Komponente ermöglicht Verlagerung der
Bestands- und Bedarfsermittlung auf den Zulieferer
unter Beachtung der Prämisse geringer
Lagerbestände
Einfacher Zugang für den Lieferanten (B2B)
>
Informationen im Einkauf – Notwendigkeit für
eine erfolgreiche Beschaffungspolitik
Dem Informationsbedürfnis über Lieferanten,
Artikel und Artikelgruppen sind keine
Grenzen gesetzt. Wer liefert was zu
welchen Konditionen? Welche
Mengen eines Artikels wurden in
den letzten 18 Monaten bei welchen
Lieferanten geordert? Wie
sehen alle einer archivierten
Rechnung vorgelagerten
Bestellungen und
Wareneingangsbelege
aus? Wurde
ein bestimmter
Artikel schon
angefragt, von welchen
Lieferanten stehen noch Angebote
aus? Das proALPHA ® Informations- und
Controllingsystem (MIS) beantwortet diese und
andere Fragen umfassend und sofort.
Ein überaus effizientes Planungs- und Steuerungsinstrument
ist das proALPHA ® Kennzahlensystem, welches
für den Einkauf eine Vielzahl von Logistikkennzahlen
bereithält. Beispiele dafür sind Messgrößen
zu Wunschterminabweichungen, zur Liefertermintreue
oder zum Lieferbereitschaftsgrad. Das Kennzahlensystem
kann gleichzeitig als Frühwarnsystem
genutzt werden. So lassen sich für die einzelnen
Kennzahlen Grenzwerte („Warngrenzen“) festlegen,
bei deren Über- oder Unterschreitung proALPHA ®
automatisch eine individuell definierbare Kettenreaktion
auslöst. Diese kann aus einer Warnmeldung
an den Einkaufsleiter oder einen definierten Personenkreis,
aber auch aus weitergehenden Aktionen
bestehen.
Somit stehen mit dem proALPHA ® MIS und dem
Kennzahlensystem ausgezeichnete Mittel zur Verfügung,
um wiederkehrende Auswertungen mit sehr
vielen Parametern und komplexen Verknüpfungen
schnell, komfortabel und sicher zu generieren. Was
aber, wenn die gewünschte Auswertung in der
Form im MIS oder Kennzahlensystem nicht vorhanden
ist, allerdings ad hoc für eine Besprechung

estimmte Informationen benötigt werden? Für
genau diesen Anwendungsfall hat die proALPHA
Software AG den proALPHA ® Analyzer entwickelt.
Mit ihm ist es möglich,
ohne Programmierkenntnisse
ad hoc beliebige
Abfragen zu
gestalten und Datenmehrdimensional
auszuwerten.
Dabei macht die
graphische Unterstützung
den
Umgang mit dem
OLAP-basierten Analysewerkzeug sehr einfach.
Per Mausklick kann sich der Anwender immer
weiter in die Tiefe der Daten „zoomen“. Die detaillierten
Analyseergebnisse können mit einem Reportingtool
für anschließende Präsentationen einfach
aufbereitet werden.
Insbesondere Analysen über den Wareneingang
sind für den Einkauf von großem Interesse. Aus
dem Wareneingangsprotokoll lassen sich mit Hilfe
des proALPHA ® Analyzers beliebige Ad-hoc-
Fragestellungen umgehend beantworten.
Ein Beispiel für eine solche Analyse kann die jährliche
Verhandlung beim Lieferanten sein. Dazu
werden viele wichtige Kennzahlen benötigt, die je
nach Anwendungsfall nur ad hoc ermittelt werden
können. Die Lieferterminabweichung über den
Lieferanten allgemein oder in Abhängigkeit der
Produktgruppen oder anderer Kriterien unterstützt
die eigene Argumentationsstrategie. Eine fundierte
Analyse der Rücklieferungsquote kann ebenfalls
sinnvoll für das Erreichen von Rabatten oder anderen
Nachlässen sein. Die Analyse kann im Hause
oder beim Lieferanten vor Ort vorgenommen werden.
Dies ermöglicht auch das Beantworten von
Fragestellungen, auf die man sich nicht vorbereiten
konnte. Ebenso lässt sich die Betrachtung von
Preisindizes beziehungsweise Preistrends nach den
unterschiedlichsten Merkmalen individuell und einfach
darstellen. Alles mit dem Ziel, die richtigen
Argumente und den nötigen Druck für die
Verhandlung aufzubauen.
Auswertung aus dem
Analyzer
proALPHA ® Einkauf
Ebenso lassen sich
auch Kennzahlen
über eine Gruppe von Lieferenten einfach und individuell
generieren, um zum Beispiel ein Benchmarking
in einem Zulieferbereich durchzuführen. Hier
werden die Möglichkeiten einer klassischen Lieferantenbewertung
weit übertroffen, da die Auswertungen
flexibel und ad hoc durchgeführt werden
können. Zudem lassen sich auch kommerzielle
Branchenbenchmarks mit ihren Auswertungen einfach
verbinden.
Dass sich alle Auswertungen und Grafiken unkompliziert
und komfortabel auf Papier, per E-Mail oder
in unterschiedlichen Dateiformaten für die gezielte
Weitergabe an den Lieferanten exportieren lassen,
ist selbstredend.
Ob Ad-hoc-Analysen oder vorformulierte Abfragen –
proALPHA ® bietet für jede Art der Auswertung das
richtige Werkzeug.
Fakten:
proALPHA ® MIS als Informations- und Controllingsystem
für wiederkehrende Auswertungen
proALPHA ® Analyzer als OLAP-basiertes
Analysewerkzeug für Ad-hoc-Auswertungen
MIS und Analyzer sind vollständig in die ERP-
Komplettlösung proALPHA ® integriert und bieten
für jede Art der Auswertung das richtige
Werkzeug

proALPHA Software AG
Auf dem Immel 8
67685 Weilerbach
Telefon: +49 (6374) 800-0
Telefax: +49 (6374) 800-199
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