focus - Deutsche Meteorologische Gesellschaft eV (DMG)

und 450 Personen zu finden erwies sich als nicht
einfach: – größere oder kleinere Räumlichkeiten
waren dagegen in ausreichender Anzahl vorhanden
– entschied sich das LOK für den an der
Überseebrücke liegenden Museumsfrachter „Cap
San Diego“.
• Rahmen- bzw. Partnerprogramm. Dem LOK war
bewusst, dass die Stadt Hamburg und ihr Umfeld
für die Partner der Tagungsteilnehmer derart
viele Möglichkeiten der Besichtigungen, Unterhaltungen
bis hin zum Shopping bietet, dass
jeglicher persönlicher Freiraum sich rasch durch
Eigeninitiative schließen ließ. Dennoch gelang
es, den Partnern der Teilnehmer die Teilnahme
an zwei Exkursionen anzubieten. Dabei erfreute
sich der Besuch des Airbuswerkes in Hamburg-
Finkenwerder großer Beliebtheit.
•
•
Information der Medien. Über die Pressevertei-
ler der Senatskanzlei der Freien und Hansestadt
Hamburg, des Büros der Präsidentin der Universität
Hamburg sowie des Deutschen Wetterdienstes
wurden die Medien rechtzeitig, aber nicht zu früh,
über Ort und Zeitpunkt und vor allem Inhalte der
Tagung informiert. Vertreter des LOK warben in
Live-Interviews der lokalen Fernsehsender für die
Tagung, dort insbesondere für den öffentlichen
Abendvortrag am Dienstag. Die anfängliche Planung,
nämlich zu einer eigenständigen Pressekonferenz
am Vormittag des Dienstag einzuladen,
wurde Abstand genommen, da die Anwesenheit
der beiden prominenten Grußwortredner im
An schluss an die Eröffnungsveranstaltung am
Nachmittag des Montags sich gut für ein Pressegespräch
nutzen ließ. Die sehr zahlreich erschienenen
Vertreter der schreibenden Presse wie auch
von Funk und Fernsehen bestätigten uns, dass diese
Entscheidung des LOK richtig war. Jeder der
Tagungsteilnehmer, der sich „prominent“ fühlte,
konnte einen Medienvertreter als Gesprächspartner
finden.
Da es sich bereits früh abzeichnete, dass mit einer
sehr großen Anzahl von Teilnehmern zu rechnen
sei, wurde mit der Firma Copernicus in Katlenburg-Lindau/Harz
[www.copernicus.org] „the
Professional Congress Organizer“, ein Vertrag
über das „abstract & programme management“
abgeschlossen, um der Vielzahl der zu erwartenden
Anmeldungen zu mündlichen Vorträgen
und Postersitzungen gerecht zu werden. Es zeigte
sich, dass dies eine weitsichtige Entscheidung
war: statt der erwarteten 460 Teilnehmer konnten
insgesamt 530 begrüßt werden. Wegen dieser ungewöhnlich
hohen Teilnehmerzahl musste kurzfristig
die Zahl der Parallelsitzungen von anfangs
drei auf nunmehr vier erhöht werden. Das LOK
bedauerte diese Entscheidung, aber ohne sie hätten
noch mehr Vortragsanmeldungen in die Postersitzungen
verschoben oder gar abgelehnt werden
müssen.
focus
• Studentische Hilfskräfte für die verschiedensten
Aufgaben, die im Verlaufe der Tagung anfielen,
wurden über die Job-Börse der Universität Hamburg
gewonnen und rechtzeitig in ihre Aufgabenfelder
eingewiesen.
• Die letzte, schwierige Hürde war das Festlegen
des Tagungsbeitrages. Es war abzuschätzen, mit
wie vielen Teilnehmern insgesamt zu rechnen sei.
Diese Anzahl war bei der Kostenkalkulation zu
unterteilen in: Vollzahler bzw. studentischer Teilnehmer
wiederum jeweils unterteilt in: Mitglieder
einer der drei Gesellschaften bzw. nicht Mitglied.
Auch die Kosten für die Partnerprogramme und
den maritimen Abend mussten bedacht werden.
Ob die Kostenkalkulation aufgeht, wird sich zum
Ende dieses Jahres zeigen, da zum Zeitpunkt der
Verfassung dieses Berichtes noch einige Rechnungen
offen sind.
Nach der Sommerpause 2007 war das Organisationskomitee
nahezu durchgehend im Einsatz, um letzte
Entscheidungen zu fällen. Bereits am Morgen des
Montag, dem 10. September 2007, konnten die ersten
Tagungsteilnehmer begrüßt werden. Der Nachmittag
verlief zwar unter großer Anspannung, da die Handys
der Mitglieder des LOK wegen der Anbahnung von
Presseterminen ununterbrochen klingelten, genossen
haben wir dennoch den Abschluss des ersten Tages in
gemütlicher Runde beim Icebreaker im Untergeschoss
des Geomatikums.
Die 3 ½ Tage mit den vier Parallelsitzungen verliefen,
ohne dass auffällige Kümmernisse gemeldet wurden:
die Vortragstechnik bereitete zu keinem Zeitpunkt
Schwierigkeiten, Aushänge über die Vorträge und Poster
und die zugehörigen Sitzungsräume wie auch die
Wetterinformationen der Niederlassung Hamburg des
DWD waren stets auf dem neuesten Stand, die Versorgung
mit Kaffee, Tee, Wasser und Keksen war nicht nur
in den dafür angekündigten Pausen, sondern ganztägig
gesichert. Auch die Stände der Aussteller erfreuten sich
in den Vortragspausen eines guten Besucherzuspruchs.
Am Freitagnachmittag verabschiedeten die Mitglieder
des LOK in den einzelnen Sitzungsräumen die Tagungsteilnehmer
und dankten allen dafür, dass sie zum erfolgreichen
Gelingen der Tagung beigetragen haben.
In der Zwischenzeit hat der „Editor in Chief“ der Meteorologischen
Zeitschrift die Tagungsteilnehmer gezielt
angeschrieben und für eine Veröffentlichung ihres
Vortrages bzw. Posters in einem Themenheft der Meteorologischen
Zeitschrift geworben.
Die nächste Meteorologen-Tagung, die DACH-2010,
wird der Zweigverein Rheinland organisieren. Die entsprechenden
Einladungen werden rechtzeitig erfolgen.
In 20 Themensitzungen (Sessions) wurden 238 Vorträge
und 169 Poster präsentiert, insgesamt also 407
Beiträge eingereicht. Das bedeutet, dass 75 % der
540 Teilnehmer einen fachlichen Beitrag zur DACH
2007 geliefert haben.
Mitteilungen 04/2007
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