Büroorganisation - Plantyn

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Anforderungen
an geschäftliche
Kommunikationsvorgänge
Für was eignet sich
die schriftliche
Kommunikation
Informationsaustausch
2.2 Die schriftliche Kommunikation
Erfassung, Vermittlung, Verarbeitung und Archivierung von Informationen bleiben zentrales Thema
der Technologie. Ist hier noch Platz für Papier? Ist Papier antiquiertes Relikt klassischer Kontore?
■ Die letzte Frage könnte auch anders gestellt werden: Ist die schriftliche Kommunikation
antiquiertes Überbleibsel des alten Büros? Nehmen Sie Stellung.
Viele Mitarbeiter stehen oft mehrmals täglich vor der Frage, ob sie eine Information
telefonisch und damit mündlich oder schriftlich an einen Adressaten übermitteln sollen.
Die Antwort wird davon abhängen, welche Anforderungen an einen geschäftlichen
Kommunikationsvorgang gestellt werden.
Bei der schriftlichen Kommunikation werden als Kommunikationsmittel Buchstaben,
Ziffern, Sonderzeichen, Zeichnungen, Bilder usw. verwendet. Sie unterscheidet sich von
der mündlichen Kommunikation vor allem durch die Dauerhaftigkeit. Die Information
wird schriftlich fixiert (festgehalten). Die schriftliche Kommunikation eignet sich deshalb
besonders
– als Gedächtnisstütze (über ein Gespräch wird eine Gesprächsnotiz angefertigt, um
sich später wieder an den Inhalt des Gesprächs erinnern zu können, komplexe
Arbeitsanweisungen und betriebliche Vorgänge werden schriftlich festgehalten),
– als Beweismittel (bei wichtigen Verträgen, bei Auseinandersetzungen z. B. vor Gericht),
– wenn der Absender dem Empfänger Zeit lassen will, um sich die Antwort zu überlegen
(z. B. bei einem umfangreichen Angebot) und
– wenn man der Gefahr ausweichen will, dass undurchdachte Antworten gegeben werden
(durch die telefonische Information kann sich der Empfänger überrumpelt fühlen
und deshalb falsch reagieren).
Die Liste würde sich noch beliebig fortsetzen lassen, es ging hier lediglich darum, zu
zeigen, dass die schriftliche Kommunikation in vielen Situationen vorteilhafter ist als die
mündliche. Was der schriftlichen gegenüber der mündlichen Kommunikation fehlt, ist
der Tonfall, der Gesichtsausdruck, die Gebärde und die Körperhaltung, die die Sachinformation
unterstützen. Ob dies vor- oder nachteilig ist, kommt auf den Einzelfall an.