Büroorganisation - Plantyn

2 Textformulierung
Organisation der Textverarbeitung
Die Organisationsabteilung der Laupheimer Büromöbel AG hat festgestellt, dass
es einigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern schwerfällt, gute Briefe zu
schreiben. Deshalb soll nicht nur moderne Bürotechnologie eingeführt, sondern
auch sprachlich ein moderner und einheitlicher Stil gepflegt werden. So ist
z. B. das Ziel der Marketingphilosophie Corporate Identity (CI), ein Wir-Gefühl zu
schaffen. Dazu gehören ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design),
das Verhalten (Corporate Behaviour) und die Kommunikation (Corporate Communication).
Formulierungsgrundsätze
■ Der Partner sollte direkt angeredet werden.
Bitte unterschreiben Sie den Vertrag und senden Sie uns ein Exemplar zurück.
(statt: Wir bitten Sie, den Vertrag zu unterschreiben und uns ein Exemplar zurückzuschicken.)
■ Verbalstil verwenden.
Ihre Vorschläge berücksichtigen wir bei der nächsten Tagung.
(statt: Ihre Vorschläge werden bei der nächsten Tagung Berücksichtigung finden.)
■ Formulierungen mit „werden“ möglichst vermeiden.
Sie erhalten die Schreibtische am Freitag.
(statt: Sie werden die Schreibtische am Freitag erhalten.)
■ In den meisten Fällen ist der Konjunktiv überflüssig.
Wir freuen uns, Sie am Tag der offenen Tür zu begrüßen.
(statt: Wir würden uns freuen, Sie am Tag der offenen Tür begrüßen zu dürfen.)
■ Sachverhalte präzise ausdrücken (keine „Bandwurmsätze“).
Sind Sie mit unseren Änderungen einverstanden?
(statt: Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie uns darüber benachrichtigen würden, ob
Sie mit den von uns vorgeschlagenen Änderungen einverstanden sind.)
■ Positiv formulieren.
Mit Schreibtischen, die höhenverstellbar sind, erfüllen Sie die Anforderungen an
einen ergonomisch gestalteten Arbeitsplatz. Deshalb wurde das Modell „Office“
durch „Ergo Office“ ersetzt.
(statt: Leider können wir das von Ihnen bestellte Modell „Office“ nicht mehr liefern.
Als Ersatz schlagen wir Ihnen aber unser neues Modell „Ergo Office“ vor, ein
ergonomisch gestalteter Schreibtisch.)
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Wie schreibe und
gestalte ich einen
Geschäftsbrief?
Anschrift
• z. H.
weglassen
• Name direkt unter
den Firmennamen
setzen
Brieftext
• Partner direkt
anreden
• Fragen stellen
• keine veralteten
Formulierungen
verwenden
Briefschluss
Brief wird meistens
abgeschlossen mit
• „Freundliche
Grüße“
• „Mit freundlichen
Grüßen“
• „Mit freundlichem
Gruß“
veraltet:
• … und verbleiben
mit freundlichen
Grüßen
E-Mails sind wie
Geschäftsbriefe zu
behandeln.