Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 

Elektronische Archivierung und elektronisches Records 

Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte 

Dr. Ulrich Kampffmeyer 

VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz 

PROJECT CONSULT 

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 

VSA Jahresversammlung 2012 

Elektronische Archivierung und 

elektronisches Records Management: 

Herausforderungen, Konzepte und Rezepte 


Frauenfeld, 13.09.2012 

Postfach 20 25 55 

20218 Hamburg 


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www.PROJECT-CONSULT.com 

© PROJECT CONSULT 2012 


|Einführung 

||Ordnung 

|||Aufbewahrung 

||||Ausblick 

Agenda 

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung 2012 

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1 

12.09.2012








Die Themen des Vortrags drehen sich alle 

um das Thema „dOCUMENTieren“ 

Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx 

Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptx 

Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet 

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© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr‐ Ulrich Kampffmeyer 2001‐2002 

PROJECT CONSULT 2002 


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|EINFÜHRUNG 


|Einführung| 

|Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren|| 

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer 



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Am Anfang war die Sprache 



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Ein uraltes Thema 


Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren 

wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen 

zu überliefern: 

Das Dokument war geboren. 

© 


PROJECT CONSULT 2002 

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung Vom Aufbewahren 2012 und Archivieren 6 


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What is a document? 


“Object --- Document? 

Star in sky -- No 

Photo of star -- Yes 

Stone in river -- No 

Stone in museum -- Yes 

Animal in wild -- No 

Animal in zoo -- Yes 

There is discussion of an antelope. An antelope running 

wild on the plains of Africa should not be considered a 

document, she rules. But if it were to be captured, taken to 

a zoo and made an object of study, it has been made into a 

document. It has become physical evidence being used by 

those who study it. Not only that, but scholarly articles 

written about the antelope are secondary documents, since 

the antelope itself is the primary document.” 

Quelle: Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997): 804‐809 


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Ein altes Thema 


Durch die elektronische Informationsverarbeitung 

wird der Dokumentbegriff neu definiert: 

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles 

Datenobjekt. 



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Die Geburt des Archivs 


Viele Dokumente erfordern Ordnung! 

Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der 

Zahl von Dokumenten erfunden. 

Die Geburt des Archivs liegt mindestens 

5000 Jahre zurück. 

Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren. 

Ein eher überschaubarer Zeitraum. 



9 

Der Begriff Archiv 


„Der populäre Sprachgebrauch verwendet den Begriff 

‚Archiv‘ heute derart inflationär, dass beinahe alles, 

was Altes, aber noch Wertvolles bzw. Nützliches 

aufbewahrt und zugänglich macht, als Archiv 

bezeichnet wird.“ 

„Archiv leitet sich aber nicht von griechisch archaios 

(alt) ab, sondern von arché (Regierung, Behörde, 

Amt).“ 


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Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx 



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EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UND 

AUFBEWAHREN 



Der Mensch und Ordnung 


„Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der 

Mensch Information zum Überleben!“ 

Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität 

eingeschränkt und muss um den Überblick zu 

behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. 

(Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren. 


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Quelle: Hartmann, Gerd: Auf der Suche nach einer allgemeinen Ordnung der Information, 



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||ORDNUNG 


||Ordnung| 

||Ordnung|Records Management| 

||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien| 

||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards| 

||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos| 

||Ordnung|Aufbewahrung||| 



Ordnungssystem 


„Ordnungssystem definiert eine Ordnung und beschreibt 

ein Ordnungsprinzip 

• Typische Ordnungsprinzipien sind Klassifikation, 

Register, Facettenklassifikation, Begriffskombination, 

Freitextsuche und Vektorraummodell 

• Die Größe eines Ordnungssystems ergibt sich aus 

der Anzahl der in ihm enthaltenen verbindlichen 

Deskriptoren und Relationen.“ 

• Ordnungssysteme sind die Grundlage des Records 

Managements. 

• Aufgabe des Records Managements ist es, 

Ordnung zu schaffen und Ordnung zu halten. 

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Ordnungssystem 


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||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT 



Definitionen: Record 


Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1) 

Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt 

wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person 

bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug 

einer geschäftlichen Handlung zu dienen. 

“Information created, received, and maintained as 

evidence and information by an organization or 

person, in pursuance of legal obligations or in the 

transaction of business.” 

Quelle: ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management – Part 1 : General 


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Neu: Definition „Record“ ISO 30300 

“Information created, received, and maintained as 

evidence and /or as an asset by an organization or 

person, in pursuance of legal obligations or in the 

transaction of business or for its purposes, regardless 

of medium, form or format.” 

Quelle: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732 


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Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (1) 

Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen 

gesetzlichen und geschäftlichen Wert. Er ist ein 

beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes 

Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen 

Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit 

Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein 

Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine 

Klassifikation bestimmt. 

„Records can be defined by their attributes like business 

value, legal value, context, integrity, persistence, 

authenticity, defined metadata, consistency, classification, 

and more. These attributes separate records from other 

types of documents and information objects.“ 


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Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer 



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Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (2) 

Records werden durch ihre Eigenschaften definiert und von 

anderen Informationsobjekten wie Datensätzen, 

Dokumenten, Content etc. abgegrenzt. Die wichtigsten 

Eigenschaften eines Record sind: 

• Betriebswirtschaftlicher Wert 

• Rechtlicher Wert 

• Kontext 

• Integrität 

• Unveränderlichkeit 

• Authentizität 

• Kontrollierte Metadaten 

• Konsistenz 

• Deklaration und Klassifikation 

• Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungswürdigkeit 


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Definitionen: Records Management 



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Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, 

Teil 1) 

Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und 

systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, 

Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und 

Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge 

zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und 

Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in 

Form von Akten. 

“Field of management responsible for the efficient and 

systematic control of the creation, receipt, maintenance, use 

and disposition of records, including processes for capturing 

and maintaining evidence of and information about business 

activities and transactions in the form of records.” 


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Neu: Definition „Records Management“ nach ISO 

30300 

• ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management 

System 

• Ein Records System erfasst und verwaltet Records und 

macht sie langfristig zugänglich 

• Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und 

Technologien zur Kontrolle (control) von Records 

• Das „Management System for Records" führt und 

kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner 

aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen 

Hinweis: „Control“ meint hier Steuerung und nicht Kontrolle! 


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Definition „Records Management“ nach 

PROJECT CONSULT (1) 

Records Management ist der übergreifende 

Anwendungsbereich für die systematische und kontrollierte 

Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen und 

aufbewahrungswürdigen Informationen in Politik, 

Gesellschaft, Jurisprudenz, Exekutive, Unternehmen, 

Organisationen und öffentlichen Verwaltungen, die deren 

Tätigkeit in Bezug auf die Konformität mit gesetzlichen, 

regulativen, geschäftlichen, moralischen, ethischen und 

anderen Vorgaben nachvollziehbar machen. 



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Definition „Records Management“ nach 

PROJECT CONSULT (2) 

Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften 

auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen: 

• Dedizierte Klassifikation und Deklaration von Information als Record 

• Abbildung von Ordnungssystematiken, Aktenplänen und anderen 

strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen 

• Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung 

von Informationen 

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und 

Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) 

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf 

einzelnen Inhaltskomponenten in Records 

• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest 

unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen 

Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen. 


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Definition: Record Keeping 



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• Record Keeping ist ein weiterer Begriff, der durch die 

ARMA in acht Prinzipien „Generally Accepted Record 

Keeping Principles“ (GARP) beschrieben und mit 

Records Management weitgehend identisch ist. 

• Record Keeping umfasst die Verwaltung von 

Informationsobjekten in Hinblick auf die unmittelbaren 

und zukünftigen regulatorischen und rechtlichen 

Anforderungen an Unternehmen sowie unterstützende 

Maßnahmen zur Risikominderung. 

• Records Keeping kann als Grundlage für das Records 

Management betrachtet werden. 

Quelle: http://www.arma.org/garp/garp.pdf 


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||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHT 

GRUNDPRINZIPIEN 



ARMA 


• Internationaler Berufsverband der Records Manager 

„ARMA Association of Records Managers and 

Administrators“ 

• Gegründet 1955, über 11.000 Mitglieder (Records 

Manager, Archivare, Bibliothekare, Imaging Spezialisten, 

Legal Professionals, IT Manager, Berater, Lehrende etc.); 

inzwischen auch mit einem Chapter in der Schweiz! 

• Zugleich Verwaltungsbehörde für Richtlinien zum 

elektronischen Records Management in den USA 

• Veröffentlichte 2011 grundlegende Prinzipien zum 

Records Keeping (GARP - Generally Accepted Record 

Keeping Principles) 


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ARMA – Übersicht der GARP 


GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“ 

Principle [EN] Prinzip [DE] 

1 Principle of Accountability Prinzip der Verantwortlichkeit 

2 Principle of Integrity Prinzip der Integrität 

3 Principle of Protection Prinzip der Sicherung 

4 Principle of Compliance Prinzip der Compliance 

5 Principle of Availability Prinzip der Verfügbarkeit 

6 Principle of Retention Prinzip der Aufbewahrung 

7 Principle of Disposition Prinzip der Entsorgung 

8 Principle of Transparency Prinzip der Transparenz 


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1) Prinzip der Verantwortlichkeit 


Innerhalb eines Unternehmens sollte es eine Führungskraft 

geben, die ein Records Management-System überwacht 

und System-Verantwortung an geeignete Personen 

delegiert sowie bestimmte Programm- Anforderungen 

adaptiert. 

• Der verantwortliche Manager sollte eine Methode zur Gestaltung und 

Durchführung einer Struktur der Aufzeichnungspflichten vorgeben 

• Für die Umsetzung von Records-Keeping-Maßnahmen sollte eine 

Governance-Struktur und Vorgehensweise geschaffen werden 

• Zu den notwendigen Komponenten gehören eine verantwortliche 

Person und ein festgelegtes Maßnahmenprogramm 

• Ein Record-Keeping-Programm sollte für seine Umsetzung über 

dokumentierte und auf Genehmigungen basierende Richtlinien und 

Verfahren verfügen 

• Eine Nachvollziehbarkeit des Programms ermöglicht es, seine 

Aufgaben zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren 


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2) Prinzip der Integrität 


Die Integrität, und somit auch die Authentizität und 

Zuverlässigkeit der Informationsobjekte in einem 

Record Keeping-Umfeld, sollten folgendes 

berücksichtigen: 

• Richtigkeit und Einhaltung der Richtlinien und Verfahren 

des Unternehmens (Governance und Compliance) 

• Zuverlässige, angemessene und wiederholte 

Information Management Ausbildung 

• Zuverlässigkeit und Richtigkeit von Records Inhalten 

und Kontext 

• Verlässliches und auswertbares Audit-Trail 

• Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems 


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3) Prinzip der Sicherung 


Das Prinzip der Sicherung deckt Sicherheits-, 

Verfügbarkeits- und Schutzansprüche ab. Es erfordert 

• Ein angemessenes Maß an Schutz für private, vertrauliche, 

privilegierte, als auch geheime oder für die 

Unternehmensabläufe wesentliche Records und Informationen 

• Sichere Aufbewahrung von Informationen entsprechend den 

vorgeschriebenen gesetzlichen, regulativen oder durch 

Unternehmens-Richtlinien (Policy) definierte Vorgaben 

• Angemessene Steuerungs- und Kontrollmechanismen für den 

gesamten Lebenszyklus von Informationsobjekten 

• Angemessene Sicherheitsstrukturen mit exklusiven 

Zugangsberechtigungen für Administratoren, die den Zugang 

zum System durch Key-Cards oder ähnlichen elektronischen 

sowie physischen Schranken, kontrollieren 


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4) Prinzip der Compliance 


Die verpflichtende Einhaltung regulativer Compliance- 

Vorgaben beinhaltet folgende Aspekte: 

• Das Records Management System muss Informationen über 

die ordnungsgemäße Durchführung der 

Unternehmensaktivitäten enthalten und eine vollständige 

Dokumentation beinhalten 

• Das Records Management System selbst ist Gegenstand der 

gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. Anforderungen an 

Steuer- oder sonstige Aufzeichnungen 


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4) Prinzip der Compliance 


Daraus lässt sich folgern, dass jedes Unternehmen 

• Wissen muss, welche Informationen als Records und 

Aufzeichnungen geführt werden müssen, um einen 

Nachweis der ordnungs-, rechts- und gesetzmäßigen 

Durchführung der Geschäftsaktivitäten zu besitzen 

• Seine Informationen in der gesetzlich vorgeschriebenen 

Weise als Records deklarieren und im Kontext 

wiederauffindbar aufbewahren muss 

• Die Informationsobjekte für den gesetzlich oder durch 

regulative Vorgaben bestimmten Zeitraum aufbewahren 

und dies nachweisen können muss 


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5) Prinzip der Verfügbarkeit 


Organisationen müssen in der Lage sein, alle 

Informationsobjekte die für die Aufbewahrung relevant 

sind zu erkennen, zu klassifizieren, zu lokalisieren und 

abrufen zu können. Diese Aufzeichnungen werden 

benötigt von 

• Einzelpersonen und Gruppen, die die Informationen für 

ihre Tätigkeit als Referenz oder Bearbeitungsobjekt 

benötigen. 

• Die für Qualitäts-, Rechts-, Revisions- und 

Prüfungsfragen Verantwortlichen im Unternehmen und 

gegebenenfalls von extern 

• Manager und Managementgruppen für Bewertung, 

Steuerung und Entscheidungsfindung. 


33 

6) Prinzip der Aufbewahrung 


Das Prinzip der Aufbewahrung orientiert sich an der 

Funktionalität, die auch für Archivsysteme gilt. Prinzipien 

wie Vollständigkeit, Integrität, Unverändertheit, 

Wiederfindbarkeit und andere kommen zur Anwendung. Es 

• Beschreibt die Aufbewahrungsdauer und den 

Lebenszyklus von Informationsobjekten während der 

Aufbewahrung 

• In der Regel muss eine Organisation seine Records für 

eine angemessene, zum Teil vorgegebene Zeit unter 

Berücksichtigung der 

• rechtlichen, 

• aufsichtsrechtlichen, 

• steuerlichen, 

• betrieblichen 

• und historischen Rahmenbedingungen aufbewahren. 


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7) Prinzip der Entsorgung 


Das Prinzip der Entsorgung schließt die Disposition mit 

logischen Löschen wie auch die physische Entsorgung als 

Deletion ein. 

• Eine Organisation muss eine sichere und angemessene 

Disposition für Informationsobjekte bestimmen, um die 

geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policies 

einzuhalten 

• Organisation sind dazu verpflichtet sicher zu stellen, 

dass alle Kopien und Versionen der Daten entsorgt 

werden und einen Nachweis hierüber zu führen 

• Dies betrifft auch Migrations- und 

Konvertierungsprozesse, die zu dokumentieren sind 


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8) Prinzip der Transparenz 


Die Prozesse und Aktivitäten eine Organisation, werden 

von dem Records Management System in einer 

verständlichen Art und Weise dokumentiert und werden für 

alle befugten Nutzer verfügbar gemacht. 

Es ist im Interesse eines jeden Unternehmens und auch 

der Gesellschaft im Allgemeinen, allen Beteiligten deutlich 

zu machen, 

• Dass ein Unternehmen seine Aktivitäten in rechtmäßiger 

und angemessener Weise durchführt 

• Dass das Records Management System die relevanten 

Informationen der Organisation genau und vollständig 

erfasst 

• Dass das Records Management System selbst in einer 

rechtmäßigen und angemessenen Art und Weise 

strukturiert und dokumentiert ist 

• Dass die Implementierung, Betrieb und Nutzung des 

Records Management Systems ordnungsgemäß erfolgen 


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||ORDNUNG|RECORDS 

MANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDS 



Wildwuchs 


Wildwuchs, wie wir ihn im Records Management und 

bei der Archivierung nicht zulassen würden: 

Es gibt einfach zu viele Records Management 

Standards. 


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ISO 

NORMEN 




ISO 15489:2001 


ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- 

Records management -- Part 1: General 

ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation 

-- Records management -- Part 2: Guidelines 

Ausrichtung: 

• Allgemein / High Level 

• Geeignet für Records Management Policies 

• Technologie-unabhängig 

• International 

• Alle Branchen 

• Keine „echte“ Zertifizierung 

http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 


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ISO 15489:2001 


Gemäß ISO 15489 sollten Records aufweisen: 


• Glaubwürdigkeit 


• Brauchbarkeit 


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ISO 15489:2001 


Wesentliche Inhalte: 

• Die Norm verlangt, Verantwortlichkeiten und 

Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung 

festzulegen, zuzuweisen und in der gesamten 

Organisation bekannt zu machen (Ziff. 6.3). 

• Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und 

Bewahrung authentischer, aussagefähiger, 

zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein 

Schriftgutverwaltungsprogramm einzuführen («To 

do this, organizations should institute and carry out 

a comprehensive records management 

programme»; Ziff. 7.1). 


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ISO 22310:2006 


ISO 22310:2006 Information and documentation -- 

Guidelines for standards drafters for stating records 

management requirements in standards 

• Ermöglicht die angemessene Einbeziehung von 

Records- Anforderungen nach ISO 15489-1, ISO / 

TR 15489-2 und 23081-1 in andere Standards, die 

die Erstellung und Aufbewahrung von Records 

erfordern 

• Verdeutlichung der verschiedenen Elemente, die für 

ein umfassendes Records-Management- 

Framework berücksichtigt werden müssen 


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ISO 23081-1:2006 


ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- 

Records management processes -- 

Metadata for records -- Part 1: Principles 

• Beinhaltet die Grundsätze zu Records Management 

Metadaten 

• Diese Prinzipien sind über den Lebenszyklus der 

Information anzuwenden auf: 

• Records und ihre Metadaten 

• Alle Prozesse, die mit den Records in Verbindung 

stehen 

• Jedes System, dem die Records angehören 

• Jede Organisation, die für das Records Management 

zuständig ist 


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ISO/TS 23081-2:2009 


ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation -- 

Managing metadata for records -- 

Part 2: Conceptual and implementation issues 

• Schafft den Rahmen für die Definition von Metadaten- 

Elementen passend zu den Grundsätzen und 

Implementierungsvorschlägen aus ISO 23081-1:2006 

• Zielsetzung: 

• Standardisierten Beschreibungen für Records 

• Ein allgemeines Verständnis zur Aggregation schaffen, um 

die Interoperabilität von Records und relevanter 

Informationen zwischen organisatorischen Systemen zu 

schaffen 

• Wiederverwendung und Standardisierung der Metadaten 

ermöglichen, damit Records langfristig, anwendungsübergreifend 

und ortsunabhängig gemanaged werden 

können 


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ISO 23081-3:2011 


ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records 

Management Processes-Metadata Records 

• Gibt eine Anleitung zur Selbsteinschätzung von Records 

Metadaten im Verhältnis zur Erstellung, Erfassung und 

Kontrolle von Records 

• Die Selbsteinschätzung hilft : 

• Den aktuellen Zustand der Erfassung und des Managements 

von Metadaten in Unternehmen oder darüber hinaus zu 

ermitteln 

• Prioritäten zu setzen was zu bearbeiten ist und wann 

• Hauptanforderungen aus ISO 23081-1:2006 und ISO 23081- 

2:2009 zu bestimmen 

• Den Fortschritt der Entwicklung einer Metadatenstruktur zur 

Implementierung spezifischer Ssysteme und Projekte zu 

evaluieren 

• Den System- und Projektstatus zu evaluieren (die nächste 

Phase eines Systems oder Projektes starten) während die 

Records Metadaten Funktionalität in ein System integriert 

wird 


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ISO/TR 26122:2008 


ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- 

Work process analysis for records 

• Bietet Anleitung aus der Perspektive der Erstellung, 

Erfassung und Kontrolle von Records 

• Feststellung zweier Analysearten: 

1. Funktionsanalyse (Zerlegen der Funktionen in 

Prozesse), und 

2. Ablaufanalyse (Erhebung des Arbeitsablaufs) 


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ISO 13008:2012 


ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital 

records conversion and migration process (ersetzt 

ANSI/ARMA 16-2007 “The Digital Records Conversion 

Process”) 

• Gibt Anleitungen für das organisatorische und 

wirtschaftliche Verfahren zur Konvertierung und 

Migration in die elektronischen Umgebung und zum 

Verständnis von Aufbewahrungsanforderungen in 

diesem Verfahren 

• Die Verfahren behandeln nicht umfassend 

• 1) Backup Systeme 

• 2) Langzeitarchivierung 

• 3) Funktionalität von zuverlässigen digitalen Repositories 

• 4) den Prozess der Konvertierung analoger Formate in 

digitale Formate und umgekehrt 


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ISO/TR 13028:2010 



Implementation guidelines for digitization of records 

• Gibt Anleitungen zur Erstellung und Aufbewahrung von 

Records, die nur für Records in digitalem Format gelten 

• Gibt Best Practice Richtlinien zur Digitalisierung um die 

Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der 

Records sicher zu stellen 

• Gibt Best Practice Richtlinien für die Zuverlässigkeit der 

digitalisierten Records die sich auf die gesetzliche 

Zulässigkeit und die erwiesene Bedeutung solcher Records 

auswirkt 

• Gibt Best Practice Richtlinien für den Zugang zu digitalisierten 

Records so lange sie verfügbar sein müssen 

• Spezifiziert Strategien um digitale Records zu erstellen die für 

langfristige Aufbewahrungsfristen geeignet sind 

• Gibt Best Practice Richtlinien zum Management von Records 

die aus nicht-digitalen Quellen kommen und digitalisiert 

wurden 


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ISO/TR 13028:2010 



Implementation guidelines for digitization of records 

• Anwendbar beim Design und der Durchführung verantwortlicher 

Digitalisierung von allen Unternehmen, die digitalisieren - 

entweder beim Geschäftsvorgang oder bei späteren 

Erfassungsprojekten für Records Management 

• Zwecke, wie beschrieben in ISO 15489-1:2001 und ISO/TR 

15801:2009 

• Nicht anwendbar auf: 

• Erfassen und Management original erstellter digitaler Records 

• Technische Spezifikationen für das digitale Erfassen von 

Records 

• Entscheidungsfindungsverfahren über den letztendlichen 

Verbleib der Records 

• Technische Spezifikationen für die Langfristaufbewahrung 

digitaler Records 

• Digitalisierung bestehender Archivbestände für die 

Langzeitarchivierung 


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ISO/TR 15801:2009 


ISO/TR 15801:2009 Document Management -- 

Information Stored Electronically -- 

Recommendations for Trustworthiness and Reliability 

• Beschreibt die Implementierung und den Betrieb von 

Dokumenten-Management-Systemen von denen man 

ausgeht, elektronische Informationen sicher und 

zuverlässig zu speichern 

• Nutzbar durch jede Organisation die ein Dokumenten- 

Mangement-System einsetzt, um authentische, sichere 

und nutzbare/lesbare elektronische Informationen im 

gesamten Zeitablauf zu speichern 

• Behandelt keine Prozesse die benutzt werden um zu 

evaluieren, ob Information nach vorheriger Speicherung 

oder Import in das System echt bzw. authentisch ist 


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ISO 16175-2.2 


• ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- 

Principles and functional requirements for records in 

electronic office environments -- 

Part 1: Overview and statement of principles 

• ISO 16175-2:2011 Information and documentation-- 

Guidelines and functional requirements for records in 

electronic office environments 

Ursprung: ICA-Req / ICA-ISDF 


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ISO 16175-2.2 


ISO 16175-2.2 verweist auf Good - Practice-Methoden 

und Richtlinien, Risiken und ihre Minderungen für 

• Die Verbesserung des Records Managements in 

Unternehmen 

• Die Unterstützung von Unternehmensanforderungen, 

die zu einer effektiveren und effizienteren 

Arbeitsweise führen 

• Eine Compliance gestützten, sicheren Arbeitsweise 

• Die Entwicklung von Schlüsselprinzipien für ein 

funktionierendes automatisiertes Records 

Management-System 

• Eine einheitliche „Sprache“ zwischen Anbietern und 

Anwendern 


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ISO 30300:2011 



Management systems for records -- 

Fundamentals and vocabulary 

Inhalt: 

• Management Standards für Records 

• Fundamentale Erläuterungen zu Begrifflichkeiten 

• Kernprinzipien eines Records Management- 

Systems 

• Terminologie und Definitionen Records 

Management-Systeme betreffend 


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ISO 30300:2011 



Management systems for records -- 

Fundamentals and vocabulary 

Zielsetzung: 

• Grundsätze und Prinzipien zur Anwendung eines 

Records Management Systems (elektronisch und 

physisch) 

• Beschreibung prozessorientierter Ansätze 

• Spezifizierung der Rollen für das „Top 

Management“ 

• Definitionen der angewandten Terminologie 

innerhalb der ISO 30300 


55 

ISO 30301:2011 



Management systems for records -- Requirements 

Inhalt: 

• Funktionale Anforderungen an ein RM-System 

• Voraussetzungen für eine Zertifizierung des 

Records Management-Systems nach ISO 30301 


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ISO 30301:2011 



Management systems for records -- Requirements 

Zielsetzung: 

• Spezifizierung von Anforderungen an ein Records 

Management System 

• Richtlinien für eine Records Management Policy 

innerhalb eines Unternehmens 

• Hilfestellung zur Erreichung von optimalen 

Unternehmenszielen durch die Implementation 

eines regelkonformen Records Management- 

Systems 

• Bezieht sich auf unterschiedlichste 

Organisationsformen 


57 

ISO 30300 und ISO 30301 


• ISO 30300 und ISO 30301 wurden entwickelt, um 

kompatibel mit und komplementär zu anderen ISO - 

Management System Standards zu sein. Dazu 

zählen u.a.: 

• ISO 9001 (quality management) 

• ISO 14001 (environmental management) 

• ISO/IEC 27001 (information security management) 

• Weitere Standards der ISO 30300 Serie sind in 

Bearbeitung 


58 


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Angestrebte Vorteile: 

ISO 30300 und ISO 30301 

• Einheitliche und weltweit geltende Standards 

• Sicherheit und Compliance-Anforderungen 

entsprechend bei gewissenhafter Anwendung 

• Compliance auf nationaler und internationaler Ebene 

• Unterstützung im Risk Management, sowie im 

Reputation Management 

• Weniger redundante Informationen im Unternehmen 

• Konsistenter Informationsfluss 

• Weniger Verwaltungsaufwand 

• etc.. 


59 

ISO 30300 und ISO 30301 


Unterschiede zur ISO 15489: 

• Die neuen (MSR Standards) ISO Normen beziehen sich 

hauptsächlich auf die standardisierte Kontrolle und das 

Management von Unternehmensprozessen innerhalb 

des Records Managements (Policies, 

Mitarbeiterführung, Planung und Aufsicht etc..) 

• ISO 15489 bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten 

Aspekte bezüglich Records Management 

• Bei der ISO 15489 geht es um die Records, um ihre 

Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse 

• Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der 

ISO 15489! 


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ISO 30300 und ISO 30301 


Unterschiede zur ISO 15489: 

• Unterschiede zwischen „management system for 

records“ und „records system“ 

“A ‘management system for records’ is the management 

system to direct and control an organization with regard 

to records. It focuses on controlling the organization.” 

Ein Management System für Records führt und 

kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner Records. 

Der Fokus liegt hierbei auf der Kontrolle im Sinne von 

Steuerung. 

• Anwendungsgebiet für die ISO 30300 und ISO 30301 


61 

ISO 30300 und ISO 30301 


Unterschiede zur ISO 15489 

Unterschiede zwischen „management system for records“ 

und „records system“ 

A ‘records system’ is an information system which 

captures, manages and provides access to records over 

time. It is usually a combination of people, processes, 

tools and technology specifically to control records. 

• Ein Records System erfasst Records, verwaltet sie und 

macht sie langfristig zugänglich. Es handelt sich hierbei 

um eine Zusammenarbeit zwischen menschlichen 

Prozessen und Technologien zur Kontrolle von Records. 

• Anwendungsgebiet von ISO 15489! 


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PD ISO/TR 17068 


PD ISO/TR 17068 Information and documentation -- 

Records Management -- 

The Trusted Third Party Repository for Electronic 

Records 

• Verantwortliches Kommittee: 

IDT/2/17 Archive/Records Management 

• Status: Genehmigung 

• Dieser Standard ist noch in der Entwicklung und 

wird kategorisiert in: 

• Allgemein 

• Terminologie 

• Standardisierung & Dokumentation 

• Informationswissenschaften 

• IT Anwendungen 


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ANDERE STANDARDS 




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ICA 


INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES 



ICA - Req 


ICA International Council on Archives: 

ICA – Req: Principles and Functional Requirements 

for Records in Electronic Office Environments 

Das Ziel des Standards ist es, global einheitliche 

Prinzipien und funktionelle Anforderungen an 

Software, die zum Erzeugen und Managen von 

elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren. 

ICA Standards wurden auch als ISO-Normen 

veröffentlicht. 


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ICA – Req: Scope 


• ICA Committee of Best Practices and Standards 

(CBPS): 

International Standard for Describing Functions 

(ICA-ISDF) 

• Dieser Standard setzt auf verschiedene 

Informationselemente 

• Allgemein gehalten 

• Auch für Mittelstand (SME) 

• Auch für Entwicklungsländer 

• Häufig „archivisch“ gedacht 

• Zertifizierung geplant 


67 

ICA – Req 


Die ICA-Req Suite von Richtlinien und funktionellen 

Anforderungen ist in drei Modulen organisiert: 

Module 1 Overview and Statement of Principles 

Module 2 Guidelines and Functional Requirements for 

Electronic Records Management Systems 

Module 3 Guidelines and Functional Requirements for 

Records in Business Systems 


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DLM FOUNDATION 



MoReq ® 


Europäische Kommission und DLM Forum: 

Model Requirements for the Management of Electronic 

Records MoReq ® 

• Ist keine Norm – besser: eine Empfehlung 

• Ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie 

• Wird wie ein de facto Standard behandelt 

• Ist in einigen moderneren Gesetzgebungen 

europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder 

als Grundlage benutzt 

• Erfüllung der Anforderungen wird teilweise bei der 

Beschaffung von Records-Management-Lösungen 

gefordert 

• Ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD 

5015.2 

MoReq ® , MoReq2 ® und MoReq2010 ® sind geschützte Warenzeichen der DLM Foundation, United Kingdom, 

http://www.DLMForum.eu, siehe auch http://bit.ly/NyO4jN 


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MoReq ® 


• MoReq ® wurde 2000/2001 im Rahmen des europäischen IDA- 

Projektes entwickelt. Träger der Entwicklung war das von der 

Europäischen Kommission gefördete DLM Forum. 

• MoReq ® sollte als europäische Empfehlung für das Records 

Management bei Dokumenten der Verwaltungen der 

europäischen Mitgliedsstaaten und der europäischen 

Kommission dienen. Eine entsprechende Verankerung in 

Verordnungen oder Richtlinien ist jedoch nie erfolgt. 

• MoReq ® wurde im Jahr 2001 veröffentlicht und seit dem in 

zahlreiche Sprachen übersetzt. 

• MoReq ® war nicht durch technische Spezifikationen, ein 

Testverfahren und eine Zertifizierung gestützt. Es konnte sich 

daher bei Anbietern von Records Management Systemen 

nicht etablieren 

• Nach der Veröffentlichung von MoReq2 ® bürgerte sich die 

Bezeichnung MoReq 1® für das ursprüngliche MoReq ® ein. 


71 

MoReq2 ® 


MoReq2 ® 

• war eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq ® 

(nunmehr vielfach als MoReq 1® bezeichnet) 

• verbesserte, modularisierte und erweiterte MoReq 1® 

• aktualisierte MoReq 1® in Bezug auf neue Technologien und 

Regularien 

• stellte den Bezug zu anderen Normen und Standards her (ISO 

15489, ISO 23081) 

• ergänzte MoReq 1® um XML-Schema, Testsuite und ein 

Zertifizierungs-verfahren für Softwareprodukte unter der 

Federführung des DLM-Forums (seit 2010 DLM Foundation) 

MoReq2 ® wurde im Februar 2008 elektronisch und in gedruckter 

Form veröffentlicht. 

Die Entwicklung und die Zertifizierung von MoReq2 ® wurde 

defacto 2009 eingestellt. 

Die MoReq2 ® Spezifikation wird immer noch übersetzt und als 

Standard für beschreibende Funktionalität von Records 

Management Lösungen benutzt. 


72 


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MoReq2 ® : Die Spezifikation 


• 235 Seiten Text mit 794 Anforderungen 

• 13 Anhänge 

• ca. 1000 Seiten Test Cases und Test Daten 

• Metadaten Modell auf Basis ISO 23081 (nicht so 

vollständig wie andere, aber besser strukturiert) 


73 

MoReq2010 ® 


• 2009 wurde die Überarbeitung von MoReq2 ® 

beschlossen (mangelnde Akzeptanz bei Anbietern) 

• Der überarbeitete Standard trägt die Bezeichnung 

MoReq2010 ® , wobei MoReq ® nunmehr „Modular 

Requirements for Records Systems“ bedeutet 

• Im Juni 2011 wurde die MoReq2010 ® Spezifikation 

1.0 als PDF veröffentlicht 

• Die gedruckte Version ist kostenfrei bestellbar unter 

http://bookshop.europa.eu/en/modularrequirements-for-records-systems-pbKAAF11S01/ 

• In 2012 wurden weitere, noch fehlende Module von 

MoReq2010 ® zum Review bereitgestellt 


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Das High-level von MoReq2010 ® 



75 

Die 10 Grundmodule von MoReq2010 ® 


1. System Services 

1.1 Servicebasierte Architektur 

1.2 Model Services und Plug-in Modules 

1.3 Die Anwenderoberfläche 

MoReq2010 ® (MCRS) als 

Gruppierung voneinader abhängiger 

Dienste mit Service-basierter 

Architektur. 


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2. Benutzer, Rollen und Berechtigungen 

2.1 Berechtigungsanforderungen an das Records 

Management System 

2.2 Many – to – many – Beziehungen der Nutzer 

2.3 Zugangskontrollen durch Rollendefinition 

In dem MCRS haben die 

Nutzer eine Many-to-Many 

Beziehung 


77 



3. Klassifikation von Records 

4. Record Service 

5. System-Metadaten und kontextuelle Metadaten 

6. Das MoReq2010 ® Record Lifecycle Management 

Vererbung der Klassifikationen im 

MCRS 

Lifecycle eines Records 


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7. Disposal Holding Service 

8. Searching and Reporting Service 

9. Export Service 

10. Komponenten und Container 


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Speicherung von Komponenten 

(Outdated) MoReq® Roadmap 






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Aktuelles zum DLM-Forum 


• Seit 2010 ist der Träger des DLM Forum die DLM 

Foundation, die das DLM Network EEIG abgelöst 

hat 

• Seit Juli 2012 ist John Leigh der neue Managing 

Director der DLM Foundation und des DLM Forum 

• Das MGB MoReq ® Governance Board wurde 2012 

neu konstituiert und um Kommitees für Schulung, 

Weiterentwicklung, Zertifizierung, Vermarktung etc. 

ergänzt 


81 

DLM-Forum: Publications Policy 


• Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie 

für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum: 

Publications Policy“ ( http://bit.ly/NyO4jN ). 

• Nicht mehr gewünscht, Publikationen des DLM Forum, 

besonders zu MoReq2010 ® , auf anderen Servern zur 

Verfügung zu stellen. Nur noch der offizielle Download 

auf der Webseite des DLM Forum ( www.DLMforum.eu ) 

soll benutzt werden 

• Die Verwendung von Namen, Logos, Texten und 

Grafiken aus MoReq2010 ® ist stark reglementiert. Sie ist 

auf kommerziellen Seiten und bei kommerziellen 

Veranstaltungen nur nach vorheriger Genehmigung und 

entsprechender Lizensierung möglich 

• Im Gegensatz zu MoReq ® und MoReq2 ® hat die 

Europäische Kommission keine Rechte an 

MoReq2010 ® . Diese liegen ausschließlich bei der DLM 

Foundation (damit ist MoReq2010 ® auch kein offener 

Standard der Europäischen Union mehr) 


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MoReq2012® Consultation Portal 


• Das DLM Forum hat das MoReq2010 ® 

Consultation Portal für eine neue Diskussionsrunde 

zu den Zusatzmodulen von MoReq2010 ® aktiviert 

• Gegenstand der Erörterung sind die plug-in & 

extension modules "402 File Aggregations and 

Volumes" und "502 Security Categorization Service“ 

• Die Entwürfe wurden auf der DLM Forum Webseite 

publiziert. 


83 

Security 

MoReq2012 ® Erweiterungsmodule 



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MoReq2012 ® Erweiterungsmodule 2012 


File Aggregation / Container 


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OMG 





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Object Management Group 


Die Object Management Group (OMG) ist ein 1989 

gegründetes Konsortium, das sich mit der Entwicklung 

von Standards für die herstellerunabhängige 

systemübergreifende Objektorientierte 

Programmierung beschäftigt. 

• Hauptsitz in Needham, Massachusetts 

• Über 800 Mitglieder 

• Entwicklung international anerkannter Standards 

• Bekannteste Entwicklungen sind die Common 

Object Request Broker Architecture (CORBA), 

sowie Unified Modeling Language (UML) 


87 

OMG Records Management 


Specification for Records Management Services 

Die Spezifikation beinhaltet Modelle für Software- 

Services im Sinne von SOA im Bereich des 

elektronischen Records Management: 

• PSM-1: Web Services definition for Records 

Management Services in Web Service Description 

Language (WSDL). 

• PSM-2: Records Management Service XSD. 

• PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for 

capturing and communicating attribute profiles to 

permit flexible attribution of certain types of Records 

Management Objects. 


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NATIONALE STANDARDS 



USA: DoD 5015.2 


DoD Department of Defense Standard DoD 5015.2 

• Wird in USA (und Kanada) eingesetzt 

• Militär und militärnahe Industriebetriebe 

• In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche 

Verwaltung 

• Maßstab für Records Management und Enterprise 

Content Management in den USA 

• Zertifizierung mit mehreren Stufen 

• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen 

• Informationsmanagement 

• Systemmanagement 

• Zuletzt aktualisiert 2007 


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DoD 5015.2 


DoD 5015.2 ist international und bei den 

Systemanbietern immer noch der am Weitesten 

verbreiteste und akzeptierte Standard 


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ANSI 

ARMA 

AIIM 





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ANSI/ARMA 19-2012 


American National Standard ANSI-ARMA 19-2012: 

Policy Design for Managing Electronic Messages 

• Definiert die Strategieanforderungen für das 

Management von elektronischen Nachrichten als 

Records über deren gesamten Lebenszyklus 

hinweg – von der Erstellung bis zur endgültigen 

Zerstörung oder dem Verbleib 

• Erstreckt sich auch auf textbasierte elektronische 

Nachrichten oder Kommunikation und schließt 

E-Mail (und dazugehörige Anhänge/Metadaten), 

Instant Messaging, und Text Messaging mit ein 

• Beinhaltet keine Anforderungen für Anwendungen 

wie Video Messaging, Voicemail/Audio-basierte 

Nachrichten, und andere elektronische Messaging 

Plattformen im Kontext von Social Media 


93 



American National Standard ANSI-ARMA 5-2010 

Vital Records Programs: Identifying, Managing, and 

Recovering Business-Critical Records 

• Gibt Anleitungen zur Einführung unerlässlicher 

Records Management Programme um wichtige 

Records zu erkennen, zu bewerten und zu 

schützen 

• Hilft, die Auswirkung auf die Organisation bei 

eventuellem Verlust oder Zerstörung der Records 

einzuschätzen 


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American National Standard ANSI-ARMA 18-2011: 

Implications of Web-Based, Collaborative 

Technologies in Records Management 

• Gibt Anleitungen für das Erstellen von Strategien 

und Prozessen bei der Benutzung von Web- 

Portalen, Wikis, Blogs, Mash-Ups und verwandter 

kollaborativer Teamtechnologien 

• Beinhaltet Best Practice Empfehlungen 


95 

ANSI/AIIM TR31-2004 


ANSI/AIIM TR31-2004: 

Legal Acceptance of Records Produced by 

Information Technology Systems 

• Dieser Bericht aus 2004 ist eine Materialzusammenstellung 

aus den Veröffentlichungen 1992- 

1994 als ANSI/AIIM TR31-1992, ANSI/AIIM TR31- 

1993, und ANSI/AIIM TR31-1994 (Teil III). 

• Teil I gibt einen Überblick über rechtliche 

Beweisführung (evidence law) 

• Teil II stellt eine Leistungs-Richtlinie für die 

gesetzliche Anerkennung von Records dar die 

durch IT-Systeme erstellt wurden 

• Teil 3 III bietet eine Selbst-Einschätzung zur 

Bewältigung der Leistungs-Richtlinie 


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AIIM ARP1-2009 


AIIM Recommended Practice AIIM ARP1-2009: 

Analysis, Selection, and Implementation of Electronic 

Document Management Systems (EDMS) 

• Diese branchenweite Empfehlung stellt ein Set von 

Verfahren und Aktivitäten dar, die entweder 

berücksichtigt und/oder ausgeführt werden sollten – 

während aller Aspekte der Analyse, Auswahl und 

Implementierung von elektronischen Dokumenten- 

Management-Systemen 

• Liefert eine Kategorisierung relevanter nationaler 

und internationaler Standards und Reports 

• Hilft Anwendern und Organisationen , schnell die 

erforderlichen Informationen für alle Aspekte des 

ECMS Projektes zu erkennen und zu finden 


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DEUTSCHLAND 

SCHWEIZ 




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Deutschland: OkeVa 


Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit 

OkeVa 

• Nachfolger von DOMEA 

• Mai 2012 vom Bundesinnenministerium 

veröffentlicht 

• Bestandteile: 

• Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) 

einschließlich der elektronischen 

Langzeitspeicherung und Aussonderung 

• Elektronische Prozessunterstützung 

durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, 

elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren 

• Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht 

fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführt 


99 

Deutschland: OkeVa 


Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem 

aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar: 

• Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte 

• Grundlagen und Bedarfsanalyse 

• E-Akte 

• E-Vorgangsbearbeitung 

• E-Zusammenarbeit 

• Projektleitfaden 

Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: 

• E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) 

• E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) 

• Scan-Prozess (in Arbeit) 

• Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) 

• E-Fachverfahren (in Planung) 


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Deutschland 


Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für 

das Records Management: 

• Bundes-CIO, IT-Planungsrat und neues E- 

Governmentgesetz 

• Open Government Data 

• nPa und EID 

• De-Mail 

Aber auch noch: 

• DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt 

Lücken im OkeVa 

• FAVORIT 


101 

Deutschland 


In Deutschland gibt es den Begriff 

„Records Management“ 

in der öffentlichen Verwaltung eigentlich nicht. 

Schriftgutverwaltung 

– die deutsche Übersetzung aus der ISO – 

trifft es weder begrifflich 

noch von der Philosophie noch funktional. 


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OkeVa 


Deutschland versucht Lehren 

aus dem „Debakel“ um DOMEA zu ziehen, einfacher, 

modularer, ohne Zertifizierung von Produkten. 

Jedoch 

das neue Organisationskonzept 

ist bereits jetzt wieder mit „Sonderlocken“ überfrachtet. 


103 

Schweiz 


Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER 

• Am 23.01.2008 hat der Bundesrat beschlossen, für die 

gesamte Bundesverwaltung eine elektronische 

Geschäftsverwaltung (GEVER) einzuführen 

• GEVER Office ist in der Bundesverwaltung als zweites 

GEVER-System im Sinne der Mehrproduktestrategie 

des Informatikrats Bund IRB positioniert und basiert auf 

Standardtechnologien 

• Lösung für papierlose Bundesverwaltung auf Basis von 

Microsoft SharePoint, jedoch im November 2011 

eingestellt: 

„Wir mussten in einer detaillierten Untersuchung 

feststellen, dass die Weiterentwicklung von GEVER 

Office wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Deshalb ist der 

einzig nachhaltige Weg, die Weiterentwicklung von 

GEVER Office abzubrechen.“ 


104 


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Quelle: http://www.igrm.ch/news/aktuell/beitrag-j2/ 



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GEVER 


Bei einem Vortrag in der Schweiz: 

No comment! 


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AUSTRALIEN 

BRASILIEN 

FINNLAND 

KANADA 

NEUSEELAND 

NORWEGEN 




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Australien 


AGRMS Australian Government Recordkeeping Metadata 

Standard Version 2.0 

• Gibt Richtlinien zu Metadatenelementen und Unterelementen 

für Records Management 

• Basiswerkzeug, “das Informationen zu Records und den 

Kontext in dem sie in den australischen Behörden 

erfasst und genutzt werden”, beschreibt 

• Soll australischen Behörden helfen, “wirtschaftliche, 

Rechenschaftspflichts- und Archivanforderungen zu 

erfüllen: systematisch und konsequent – durch 

verlässliche, aussagekräftige und zugängliche Records” 

• Der Standard wurde in zwei Teilen erstellt: 

• Der erste beschreibt seinen Zweck und die Merkmale 

• Der zweite Teil stellt die speziellen Metadatenelemente 

und Unterelemente dar 


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Australien 


AGLS Australian Government Locator Service, 

veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010 

• Metadaten-Standard um Informationen online zu finden und 

auszutauschen 

• Aktualisiert die 2002er Version und beinhaltet die Änderungen, 

die von der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) gemacht 

wurden 

• Einige der wesentlichen Änderungen und Verbesserungen sind: 

• Überarbeitung von Terminologie, Beschreibung der 

Eigenschaften und Formatierungsempfehlungen um mit der 

Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) konsistent zu bleiben 

• Zuordnen von unabhängiger Beschreibung an 

Metadatenbegriffe 

• Einfügen einer neuen Pflichtangabe ‘Empfohlen’ 

• Aktualisierung von Verweisen auf die neuesten Versionen des 

Request for Comment (RFC) Standards und ISO Standards 

• Beispiele in eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML) 


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Australien 


AS Australian Standard AS 5090:2003: 

Work process analysis for recordkeeping 

• Ergänzt AS ISO 15489 

• Gibt Richtlinien zum Verstehen von 

Geschäftsprozessen und Workflow, damit Records- 

Aufbewahrungsanforderungen festgelegt werden 

können 


109 

Brasilien 


National Council of Archives of Brazil: 

e-ARQ Brasil (v1.1) 

• Der brasilianische Standard wurde ursprünglich 

2006 erstellt und 2009 aktualisiert 

• Der Standard heißt im Original “Modelo de 

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão 

Arquivística de Documentos, v1.1” 


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Finnland 


Arkistolaitos Arkivverket: 

SÄHKE2 

• Veröffentlicht in 2008 

• Ist der finnische Nationalstandard für elektronisches 

Records Management 

• Setzt sich zusammen aus: 

• SÄHKE2 Verordnung 

• Anhang 1 – Erstellen von Metadaten 

• Anhang 2 – Metadatenmodell 

• XML Schema für Übergabedateien 

• Anleitung über das Übertragen von Records an den 

National Archives Service 


111 

Kanada 


Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB-72.34- 

2005 (“72.34”) 

Inhalt: 

1. Management Autorisierung und Rechenschaftspflicht 

2. Verfahrensdokumentation um Records zu managen 

3. “Zuverlässigkeitsprüfung” elektronischer Records gemäß den 

gesetzlichen Regelungen 

4. Verfahrenshandbuch und CRO Chief Records Officer 

5. Produktionsbereitschaft (the “prime directive”) 

6. Records die erfasst und aufbewahrt sind gemäß “im üblichen 

ordnungsgemäßen Geschäftsgang” und “System Integrität,” – dies 

sind die Schlüsselsätze des Evidence Acts in Kanada 

7. Aufbewahrungsdauer und Vernichtung von elektronischen Records 

8. Backup und Records System Recovery 

9. Sicherheit und Schutz. Von diesen Standards haben Anwender 

viele spezielle Tests für das Auditing, die Erstellung und das 

Verfahren zur Änderung von elektronischen Records Management 

Systemen abgeleitet 


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Neuseeland 


Archives New Zealand: 

DRS Digital Recordkeeping Standard 

• 2010 veröffentlicht 

• “Ermessens Best Practice” Standard 

• Ersetzt den Electronic Recordkeeping Systems 

Standard (ERKSS) ”gemäß des Public Records Act 

2005” 

• Ähnlich des australischen Ansatzes, ist der DRS 

der ICA Standard, Principles and Functional 

Requirements for Records in Electronic Office 

Environments (ICA-Req) der zur ISO 16175 wurde, 

inklusive einer hinzugefügten Section One, um zu 

erklären, wie der Standard in andere 

neuseeländische Recordsaufbewahrunganleitungen 

– und standards hineinpasst 


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Norwegen 


Arkivverket Digitalarkivet: 

Norwegian Archive Standard NOARK 5 

• Wurde in 2009 veröffentlicht 

• Noark ist die norwegische Abkürzung für: 

Norsk arkivstandard 

• Wurde ursprünglich als 

Aufbewahrungsanforderungen für elektronische 

Records-Aufbewahrungssysteme in der 

Öffentlichen Verwaltung in 1984 entwickelt und 

etablierte sich schnell zum de facto standard 


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Wildwuchs 


Würde es nicht Sinn machen, 

alle nationalen und technischen Standards des 

Records Management zu „vergessen“ und 

auf eine einfache – aber weltweit gültige – Leitlinie wie 

GARP General Accepted Records Keeping Principles 

zu setzen`? 


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||ORDNUNG|RECORDS 

MANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOS 




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Suchen in chaotischen Datenbeständen 

„Enterprise Search“ 

vs. 

Ordnung schaffen 

„Records Management“ 


117 

Googlerisation 


Eine Erwartungshaltung: 

• Man erwartet, dass alles ganz einfach nur über die Eingabe in 

einem einzigen Feld rasend schnell zum richtigen Ergebnis 

führt 

• Inhouse-Systeme (E-Mail-Postfach, große 

Datenbankanwendungen) können mit der 

Geschwindigkeitserwartung nicht mehr mithalten 

• Die Benutzeroberfläche, der „eine Schlitz der Wahrheit“, hat 

sich längst als Metapher für optimales Suchen und Finden in 

unsere Verhaltensmuster eingeprägt 

• Krieg zwischen den Lösungen für Ordnung wie z.B. Records 

Management und übergreifendem, universellen Finden wie 

Enterprise Search ab 

• Metadaten helfen, doch kann nicht bitte das System dies 

selbst ermitteln? Oder sich irgendwoher downloaden? Und 

warum sieht die Suche im Archiv nicht aus wie bei Google? 

• Semantische Technologien, die die Beziehungen zwischen 

Eigenschaften ermitteln, können irgendwann die bisherigen 

ECM-Strategien des Records Management obsolet machen 


118 


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Consumerization 


• Steht für die neue treibende Kraft bei der 

Entwicklung von Oberflächen, Funktionalität und 

Nutzungsmodellen 

• Bisher: Aufwändige Clienten, an Funktionalität 

überbordende Oberflächen, volle Bildschirme 

• Heute: Betriebssysteme werden bereits so designt, 

dass sie auf allen Arten von Geräten nutzbar sind 

• Der Maßstab sind nicht mehr die Oberflächen der 

Unternehmens-IT sondern die der Verbraucherwelt, 

die des Consumers 

• Intuitive Benutzbarkeit, einfachste fehlerfreie 

Installation, Performance, Attraktivität und viele 

andere Kriterien der „Benutzerfreundlichkeit“ spielen 

jetzt bei der Entwicklung von Anwendungen die 

entscheidende wichtige Rolle 


119 

Thesen 

Enterprise Search vs. Records Management 


• Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von 

geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten 

versehener Schriftgutverwaltung. 

• Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in 

einem Feld zu finden – 

die aufwändige facettierte Suche ist out! 

• Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur 

Überwindung des Flaschenhalses der 

Informationserfassung. 

• Compliance Anforderungen sind zur Zeit die letzte 

Bastion des klassischen Records Managements 


120 


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||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNG 



Records Lifecycle Management 



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Viele Dokumente 

Einige Records 

Wenige 

Archiv‐Objekte 


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Lifecycle 


Die entscheidende Frage ist: 

Wie schafft man bei wachsender Datenflut 

ohne quälerische manuelle Sysyphus-Arbeit und 

bei Wahrung der Ordnungsanforderungen 

den Schritt vom Document zum Record 

und 

den Schritt vom Record zum Archiv-Objekt? 


123 

|||AUFBEWAHRUNG 


|||Aufbewahrung| 

|||Aufbewahrung|Archivierung| 

|||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert| 

|||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke| 

|||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.| 

|||Aufbewahrung|Zukunft|||| 




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Aufbewahrung ≠ Archivierung 


• Der vom Gesetzgeber (in Deutschland) verwendete 

Begriff für Archivierung vor der eigentlichen 

Langzeitarchivierung ist „Aufbewahrung“ 

• Nur Bundes- und Landesarchivgesetze kennen den 

Begriff der Archivierung. Dieser bezieht sich auf die 

„Langzeitarchivierung“ archivisch (historisch) 

relevanter Information. 

• GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DVgestützter 

Buchführungssysteme, HGB 

(Handelsgesetzbuch) oder auch AO 

(Abgabenordnung) sprechen nur von 

„Aufbewahrung“ 


125 


|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG 




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Archiv 


Unter einem Archiv 

(abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion 

Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem 

gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) 

versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer 

angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder 

Informationen. 


127 

Begriffsverwirrung 


Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative 

Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu 

verstehen ist 

(siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika) 

In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe 

auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit 

neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten 

… heute herrscht Begriffsverwirrung 


128 


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Begriffsverwirrung 


• Aufbewahrung 

• Archivierung 

• Elektronische Archivierung 

• Digitales Archiv 

• Digitale Archivierung 

• Langzeitarchivierung 

• Langzeitspeicherung 

• Revisionssichere Archivierung 

• Rechtssichere Archivierung 

• Rechtskonforme Archivierung 

• Vertrauenswürdige Archivierung 

• Beweiswerterhaltende Archivierung 

• Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung 

• usw. 


129 

In Englisch synonym oder divergent? 


• Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?) 

• Digital Preservation (elektronische 

Langzeitarchivierung?) 

• Archive (Archiv?) 

• Electronic Archiving (Datensicherung! 

Archivierung?) 

• Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?) 

• Trusted Archive (Vertrauenswürdige 

Langzeitarchivierung?) 


130 


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Revisionssichere Archivierung 


Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von 

Records Management und elektronische Archivierung: 

Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man 

Archivsysteme, die nach den Vorgaben der 

Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der 

GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, 

vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei 

reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar 

verwalten. 


131 

Digitales Archiv 


• „Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem, 

dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale 

Ressourcen aufzubewahren und einer definierten 

Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen. 

• Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für 

digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es 

für analoge Inhalte tun. 

• Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber 

auch lokales Intranet, CDs und andere 

Trägermedien nutzen.“ 

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Digitales_Archiv 


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Langzeitarchivierung 


Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht 

man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten 

über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren. 

Archivare in historischen Archiven verstehen unter 

Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte 

Archivierung. 


133 


ARCHIVIERUNGSSTANDARDS 




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ISO 14721 

CCSDS OAIS MAGENTA BOOK 



ISO 14721:2003 


National Aeronautics and Space Administration NASA/ 

Consultative Committee for Space Data Systems 

CCSDS: 

OAIS: 

Reference Model for an Open Archival Information 

System 

• 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1) 

• 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen 

• Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler 

Informationen 

• Logisch strukturiert und damit unabhängig von 

Implementierung 

• Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des 

Informationsflusses darstellbar 


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CCSDS OAIS MAGENTA BOOK 


The Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: 

Reference Model for an Open Archive Information System 

(OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA 

BOOK, June 2012 

• Entwicklung des OAIS Standards wurde von der NASA 

(National Aeronautics and Space Administration) initiiert und 

gemeinsam mit der Raumfahrtorganisation ESA und 

Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada, 

Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland 

vorangetrieben 

• Mai 1999 erster Entwurf "Referenzmodell für ein offenes 

Archiv-Informationssystem (OAIS)“ 2003 in den ISO Standard 

14721 überführt 

• 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“ 

• Version 2 von OAIS wurde im Juni 2012 von der CCSDS als 

"Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von 

der ISO als ISO 14721:2012 übernommen 


137 

ISO 14721:2012 


ISO 14721:2012 Space data and information transfer 

systems -- Open archival information system (OAIS) -- 

Reference model 

• Version 2.0 der ISO 14721:2012 wurde am 21.08.2012 

veröffentlicht 

• Diese Norm gilt als der weltweit akzeptierte Standard für 

die elektronische Archivierung 

• Auch die Version 2.0 basiert wieder auf dem Standard 

der Weltraumbehörden CCSDS 

• Während die ISO käuflich erworben werden muss, ist die 

"bis auf das Deckblatt" identische CCSDS-Version frei im 

Download verfügbar 

• Zahlreiche Unklarheiten beseitigt: Betrifft konzeptionelle 

"Schwammigkeiten" aber auch neue Abschnitte zu 

Zugriffsrechten, Authentizität und anderen Funktionen 

• Grafiken vollständig überarbeitet 


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Inhalt ISO 14721:2012 [EN] 


1 INTRODUCTION 

1.1 PURPOSE AND SCOPE 

1.2 APPLICABILITY 

1.3 RATIONALE 

1.4 CONFORMANCE 

1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED 

STANDARDS 

1.6 DOCUMENT STRUCTURE 

1.7 DEFINITIONS 

2 OAIS CONCEPTS 

2.1 OAIS ENVIRONMENT 

2.2 OAIS INFORMATION 

2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS 

3 OAIS RESPONSIBILITIES 

3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES 

3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING 

RESPONSIBILITIES 


139 



4 DETAILED MODELS 

4.1 FUNCTIONAL MODEL 

4.2 INFORMATION 

4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS 

5 PRESERVATION PERSPECTIVES 

5.1 DIGITAL MIGRATION 

5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE 

SERVICES 

6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 

6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION 

BETWEEN OAIS ARCHIVES 

6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED 

ARCHIVES 


140 


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ANNEX A COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW 

(NORMATIVE) 

ANNEX B RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS 

OR EFFORTS (INFORMATIVE) 

ANNEX C BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING 

LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE) 

ANNEX D INFORMATIVE REFERENCES 

(INFORMATIVE) 

ANNEX E A MODEL FOR SOFTWARE USE IN 

REPRESENTATION INFORMATION 

(INFORMATIVE) 

ANNEX F SECURITY CONSIDERATIONS 

(INFORMATIVE) 


141 


ZUSAMMENFASSUNG INHALT 

ISO ISO 14721:2012 

NACH KAPITELN 




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OAIS Introduction 

• Zweck ist, das Referenzmodell der Internationalen 

Organisation für Standardisierung (ISO) für ein Offenes 

Archiv-Informations-System (OAIS) zu definieren 

• Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die 

Teil einer größeren Organisation sein kann, aus 

Menschen und Systemen besteht, das die 

Verantwortung übernommen hat, Information zu erhalten 

und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu 

machen. 

• Erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die in der Norm 

definiert werden 

• Erlaubt Unterscheidung von einem OAIS-Archiv von 

anderen Verwendungen des Begriffs „Archiv“. 


143 



Das OAIS Referenzmodell: 

• Bietet Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte 

Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen 

Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig 

sind 

• Bietet Konzepte, die es nicht-archivischen Organisationen 

ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken 

• Bietet Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur 

Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der 

Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive 

• Bietet Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich 

verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und -techniken 

• Bietet Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter 

digitaler Information und für die Diskussion, inwiefern sich 

Datenmodelle und die zugrundeliegende Information über die 

Zeit verändern können 


144 


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OAIS 

• bietet einen Rahmen, der durch andere Bemühungen 

ausgeweitet werden kann, um auch die 

Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B. 

physische Datenträger oder physische Proben) 

abzudecken 

• erweitert Konsens über die Elemente und Prozesse der 

digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs 

und begünstigt einen größeren Markt, den Anbieter 

unterstützen können 

• gibt Hinweise für die Identifikation und Anfertigung 

OAIS-verwandter Standards 

• kann in jedem Archiv angewandt werden 

• definiert oder verlangt keine bestimmte Methode zur 

Umsetzung der Konzepte 


145 



• Ein OAIS-konformes Archiv kann weitere Funktionen für 

Benutzer zur Verfügung stellen, die über die von einem 

OAIS verlangten Leistungen hinausgehen. 

• Nutzungshinweise: 

• Alle Leser sollten die Unterabschnitte „Zweck und 

Aufgabenstellung“ (1.1), „Anwendbarkeit“ (1.2) und 

„Konformität“ (1.4) lesen, um einen Überblick über die 

Themen und Aufgabenstellungen dieses Dokuments zu 

gewinnen 

• Diejenigen, die lediglich einen Überblick über die 

Hauptkonzepte wollen, sollten außerdem „OAIS-Konzepte“ 

(Abschnitt 2) und „OAIS-Aufgabenbereiche“ (Abschnitt 3) 

lesen 

• Wer ein OAIS-Archiv umsetzen oder tagtäglich verwalten 

möchte, sollte das ganze Dokument lesen 


146 


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2 OAIS CONCEPTS 


OAIS Concepts 

• Begründet und beschreibt zentrale OAIS-Konzepte 

• Umgebung des OAIS 

• Informationsgewinnung aus Daten 

• Konzepte und Beziehungen innerhalb eines 

Informationspakets 

• Externe Daten des OAIS-Archivs 

• Interaktion mit den Produzenten 

• Interaktion mit den Endnutzern 


147 

Environment Model of an OAIS 



148 


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Obtaining Information from data 



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Information Package 

Concepts and Relationships 



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OAIS Archive External Data 



151 

3 OAIS RESPONSIBILITIES 


OAIS Responsibilities 

• Definiert Minimalanforderungen, die ein OAIS 

erfüllen sollte. 

• Darauf aufbauend einige Beispiele von 

Mechanismen, um diese Aufgaben zu erfüllen, 

geboten (z.B. Verhandeln und Annehmen von 

Information, Ausreichende Kontrolle für die 

Langzeitarchivierung erlangen, Vorgesehene 

Zielgruppe bestimmen,…) 

• Hinweise zu einigen relevanten Standards 


152 


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4 DETAILED MODELS 


OAIS Detailed Models 

• Detailliertere, modellhafte Sicht auf die 

Funktionseinheiten des OAIS und der im OAIS 

bearbeiteten Information 

• Funktionales Modell 

• Datenfluss-Diagramme 

• Informationsmodell 

• Transformationen von Informationspaketen 

• Unterstützt Gestalter künftiger OAIS Systeme und 

stellt ein präziseres Set von Begriffen und 

Konzepten für die Bewertung bestehender Systeme 

zur Verfügung 


153 

OAIS Functional Entities 



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Ingest Functional Entity - Functions 



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Archival Storage 

Functional Entity - Functions 



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Data Management 




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Administration Functional Entity - Functions 



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Preservation Planning 




159 

Access Functional Entity - Functions 



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OAIS Data Flow Diagram 



161 

Administration Context Diagram 



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Information Object 



163 

Representation Information Object 



164 


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Information Object Taxonomy 



165 

Information Package Contents 



166 


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Information Package Taxonomy 



167 

Archival Information Package (AIP) 



168 


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Preservation Description Information 



169 

Package Description 



170 


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Archival Information Package 

(Detailed View) 



171 

Archival Specialization of the AIP 



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Archival Specialization of the Package 



173 

Archival Information Unit (AIU) 



174 


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Unit Description 



175 

Archive Information Collections Logical View 



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Collection Description 



177 

Data Management Information 



178 


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High-Level Data Flows in an OAIS 



179 

Problemzonen im OAIS-Reference Model (1) 



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Problemzone 1: 

Interfaces 



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Problemzonen im OAIS-Reference Model (2) 


SIP 

AIP AIP DIP 


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Problemzone 2: 

Container‐Formate 

5 PRESERVATION PERSPECTIVES 


OAIS Preservation Perspectives 

• Verschiedene Verfahren, die angewendet werden oder 

angewendet werden könnten, um digitale Information 

und Zugriffsservices zu digitaler Information langfristig 

nutzbar zu erhalten 

• Stützt sich auf die Funktions- und Prozessmodelle (aus 

Abschnitt 4.2), wendet sie auf die verschiedenen 

Verfahren an und erweitert die Terminologie, um 

wesentliche Aspekte der verschiedenen Verfahren zu 

unterscheiden 

• Mehrere Optionen zur Aufbewahrung von beliebiger 

digitaler Informationen gegeben – die 

Aufbewahrungslösung sollte so ausgewählt werden, 

dass sie mit den Interaktionen von Administration und 

Erhaltungsplanung einhergeht 

• Digitale Migration: Gründe, Kontext, Typen 

• Erhaltung des Zugriffs- und Nutzungsservice 


182 



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Conceptual View of Relationships 

among Names and AIP Components 



183 

6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 


OAIS Archive Interoperability 

• Ein OAIS kann geografisch getrennt sein jedoch mit 

einheitlichem Management, z.B. dem Archival 

Storage Functional Entity, das auf mehrere 

separate Orte aufgeteilt werden kann, um 

Störungen zu reduzieren 

• Mehrere OAIS Archive mit getrennten 

Managements, die miteinander kooperieren 

müssen 

• Technische Ebenen der Kooperation von Archiven 

• Archivverbund 

• Archive mit geteilten Funktionsbereichen 


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Cooperating Archives 

with Mutual Exchange Agreement 



185 

Cooperating Archives 

with Standard Ingest and Access Methods 



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An OAIS Federation 

Employing a Common Catalog 



187 

Archives with Shared Storage 



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Annex A: 

Composite of Functional Entities 



189 

Annex C: Key to UML Relationships 



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Annex E: Layered Information Model 



191 

Deutschsprachige Version der ISO 14721 


Da es bereits eine deutsche Übersetzung des 

CCSDS OAIS „Pink Book“ 

als nestor Materialien gibt und 

das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book 

übereinstimmt, 

und die ISO 14721 im Prinzip nur das Magenta Book 

übernommen hat, 

wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm 

geben (können) 


192 


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ISO 14721 


Die Frage bleibt: 

Beschreibt die ISO 14721 Verfahren, 

die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud 

noch relevant sind? 


193 


ISO 16363 

ISO 18492 

ISO 28500 




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ISO 16363:2012 


ISO 16363:2012 -- 

Space data and information transfer systems -- 

Audit and certification of trustworthy digital repositories 

• Praxisempfehlung zum Beurteilen der 

Vertrauenswürdigkeit digitaler Langzeitarchive 

• Anwendbar auf den Gesamtumfang digitaler 

Langzeitarchive 

• Audit- und Zertifizierungsstandard, der in drei 

weitgefassten Kategorien organisiert ist: 

1. Organisation Infrastruktur 

2. Digital Object Management 

3. Technische Infrastruktur und Sicherheits-Risiko- 

Management. 

• Repräsentiert den “Gold Standard" für Audits und 

Zertifizierung für vertrauenswürdige Langzeitarchive 


195 

ISO TR 18492 (2005) 


ISO TR 18492 (2005) -- 

Long Term Preservation of Electronic Document Based 

Information 

• Liefert praktische Methodenrichtlinien für die langfristige 

Aufbewahrung und das Wiederfinden der authentischen 

elektronischen dokumentbasierten Information, wenn 

der Aufbewahrungszeitraum die Lebenserwartung der 

Technologie (Hardware und Software) überschreitet, die 

benutzt wurde, um die vorhandenen Informationen zu 

erstellen und aufzubewahren. 

• Nimmt die Rolle der ISO 15489 zur Kenntnis, aber deckt 

nicht die Prozesse zur Erfassung, Klassifizierung, 

Bereitstellung von authentischen elektronischen 

dokumentbasierter Informationen ab 


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WARC ISO 28500 


ISO 28500 -- Information and documentation – 

WARC file format 

• Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn 

sich eine Webseite verändert. 

• Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information 

und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische 

Interoperabilität 

• WARC ist aber nur ein Dateiformat 

• Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger, 

angesammelter Ressourcen aus dem Internet 

• Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und 

Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen 

zu können 

• Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten 

• Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei 

• Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen 

• WARC speichert jede Art von digitalen Inhalten 

Quelle: http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1255 


197 

WARC – Beispiel und Kritik 


Das Problem an WARC liegt darin, dass die eigentlichen Inhalte 

weiterhin genauso vorliegen, wie sie auf der Webseite 

ursprünglich vorhanden waren. Hier ein Beispiel aus der 

Spezifikation selbst (ISO 28500:2009): 

WARC/1.0 

WARC-Type: response 

WARC-Target-URI: http://www.archive.org/images/logoc.jpg WARC-Warcinfo-ID: 

WARC-Date: 2006-09-19T17:20:24Z 

WARC-Block-Digest: sha1:UZY6ND6CCHXETFVJD2MSS7ZENMWF7KQ2 WARC-Payload- 

Digest: sha1:CCHXETFVJD2MUZY6ND6SS7ZENMWF7KQ2 WARC-IP-Address: 

207.241.233.58 

WARC-Record-ID: Content-Type: 

application/http;msgtype=response WARC-Identified-Payload-Type: image/jpeg 

Content-Length: 1902 

HTTP/1.1 200 OK 

Date: Tue, 19 Sep 2006 17:18:40 GMT 

Server: Apache/2.0.54 (Ubuntu) 

Last-Modified: Mon, 16 Jun 2003 22:28:51 GMT 

ETag: "3e45-67e-2ed02ec0" 

Accept-Ranges: bytes 

Content-Length: 1662 

Connection: close 

Content-Type: image/jpeg 

[image/jpeg binary data here] < PROBLEM 


198 


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WARC – Beispiel und Kritik 


• Der Inhalt ist weiterhin eine normale JPEG-Datei, d.h. 

auch mit WARC wird das Format-Problem nicht gelöst, 

sondern es wird einzig ein Container über die Daten 

gestülpt. 

• Das löst zwar das Problem, der standardisierten 

Speicherung von HTTP-Informationen und Metadaten 

zusammen mit einem Objekt in einem WARC-File, nicht 

aber das eigentliche Kernproblem, dass die Webformate 

selbst (Videos, CSS, Javascripts, Bildformate, Flash, 

etc.) nicht langzeittauglich sind. 

• Ein WARC-Reader ist sehr einfach zu schreiben, aber für die 

Darstellung der Inhalte wieder auf eine normale Rendering- 

Engine angewiesen. 

• Mehr dazu: Diskussion auf XING in der Gruppe Information & 

Document Management http://bit.ly/srUTkX 


199 

NIST 


STANDARDS FÜR MEDIENERHALTUNG 




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200 



100 

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NIST SP 500-252 


National Institute of Standards and Technology (NIST): 

NIST SP 500-252 -- Information Technology – 

Care and Handling of CDs and DVDs— A Guide for 

Librarians and Archivists 

• Gibt Hinweise, wie man CDs und DVDs behandelt 

und pflegt um ihre Lebensdauer zu maximieren und 

Abnutzung oder Fehler zu reduzieren, die durch 

umweltbedingte Faktoren und physischen Umgang 

entstehen 


201 

NIST SP 800-88 


National Institute of Standards and Technology (NIST): 

NIST SP 800-88 – Computer Security – 

Guidelines for Media Sanitization 

• Gibt Richtlinien für die ordnungsgemäße Übertragung, 

Wiedernutzung oder Vernichtung von Medien, um die 

Qualität zu erhalten und die Wahrscheinlichkeit von 

Sicherheitsverletzungen beim Wiederherstellen und 

Hacken von Daten gebrauchter Platten oder Fehlern 

hervorgerufen von Medienalterung zu reduzieren 

• Sanitization (Löschung von Daten) bezieht sich auf den 

allgemeinen Datenentfernungsprozess aus den 

Speichermedien, damit es eine sinnvolle Absicherung 

gibt, damit die Daten nicht leicht wiedergefunden und 

wiederhergestellt werden können 


202 


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101 

12.09.2012








BSI TR 03125 

DEUTSCHE (?) FÜR NACHSIGNIEREN 



BSI TR-ESOR 03125 


BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: 

TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch 

signierter Dokumente, Version 1.1 

• Erschienen am 18.02.2011 

• Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der 

TR-VELS 03125 

• Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur 

kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen 

der früheren Version konnten als 

Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede 

Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung 

missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der 

neuen Version nun klarer formuliert. 


204 


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203 



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BSI TR-ESOR 03125 


• Das Einsatzfeld der TR 03125 ist dann gegeben, wenn 

eine gesetzliche Notwendigkeit oder der freiwillige 

Wunsch zur Nachsignatur besteht. Für die meisten 

Anwendungsfälle elektronischer Dokumente im DMS- 

Markt in Deutschland dürfte die TR-ESOR allerdings 

keine Anwendung finden, da diese Dokumente entweder 

nicht initial signiert werden müssen oder keine 

Nachsignatur erforderlich ist, obwohl sie initial signiert 

wurden. 

• Vornehmlicher Anwendungsbereich der vorliegenden 

Technischen Richtlinie sind die Bundesbehörden im 

Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. 

Andere Unternehmen können frei entscheiden, ob sie 

diese Spezifikation oder andere Verfahren einsetzen, 

solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten 

werden. 


205 

TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte 


1. Module: 

# Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul 

# Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul 

# Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul 

2. Schnittstellen: 

# Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation 

# Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der 

Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework 

# Anlage TR-ESOR-F: Formate und Protokolle 


206 


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103 

12.09.2012







Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR 


• Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“ 

• Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu 

veröffentlichen 

• Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06 

"AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch 

signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TR- 

ESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der 

Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden. 

• Erweiterung Geltungsbereich auch außerhalb von 

Bundesbehörden 

• Zertifizierung von Produkten geplant 


207 

ISO 


FÜR OBJEKT-FORMATE 




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208 



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12.09.2012







PDF Standards 


ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe 

PDF/X-1a = ISO 15930-1 

PDF/X-3 = ISO 15930-3 

ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF 

(Universal Accessability) 

ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung 

(PPML/VDX) 

ISO 19005 PDF/A PDF Archive 

Format für die Dokumentenarchivierung 

PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 

PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 

PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012 

ISO 24517 PDF/E PDF Engineering 

Format für technische Zeichnungen 

ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF 

PDF= ISO 32000-1 

PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health) 


209 

PDF ISO 32000-1 


• Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO 

32000-1:2008 ein offener Standard. 

• Funktionen: 

• Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und 

Plattform 

• Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen 

• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen 

Plattformen hinweg 

• Digitale Signaturen 

• Sicherheits- und Rechtemechanismen 

• Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere 

Formate 

• Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration 

mit Business-Systemen 


210 


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PDF/A ISO 19005 


• PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und 

verfolgt vier grundsätzliche Ziele: 

• Maximierung der Geräteunabhängigkeit 

• Maximierung des „Self-Containment“ 

• Maximierung der Selbst-Dokumentation 

• Maximierung der Informationsdurchlässigkeit 

• Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind: 

• Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt, 

• PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder 

benutzten, 

• Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-A- 

Informationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt, 

• Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei 

man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann, 

• Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt. 


211 

PDF/A-2 


• Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1 

• Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen 

• Keine Migration von einem Normteil zum anderen 

• Beispiel: 


212 


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PDF/A-3 


• Veröffentlichung wird 2012 erwartet 

• Erweiterung des Standards PDF/A-2 um 

Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF- 

Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und 

Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein 

vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit 

PDF/A-2 

• Ziel: 

Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander 

verbinden 

• Aber: weiterhin elektronisches Papier 

Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3? 


213 


Compliance Level 

PDF/A Übersicht 

• Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit 

der Strukturinformation 

• Sonst Level „b“ oder „u“ 

Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3? 


214 


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12.09.2012








WWF-FORMAT 



WWF-Format 


• Seit 30.11.2010 von der WWF World Wide Fund 

For Nature veröffentlicht 

• Ein PDF-Format, dass nicht ausgedruckt werden 

kann 

• Soll unnötige Druckerei verhindern, um die Umwelt 

zu schonen 

• Motto „SAVE AS WWF, SAVE A TREE” 

• Software kann kostenfrei unter 

http://www.saveaswwf.com/en/ heruntergeladen 

werden 

• Ca. 53.000 Firmen, Organisationen und 

Einzelpersonen haben WWF-Format bisher 

heruntergeladen 


216 


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215 



108 

12.09.2012








|||AUFBEWAHRUNG| 

ARCHIVIERUNG|COMPLIANCE VS. 

HISTORISCHEM WERT 




Compliance 

Compliance und historisch 

Betrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach 

kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, 

qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen 

Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit 

ändern und auch zur Löschung führen. 

Historisch 

Nicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst 

aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen 

Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt 

zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab 

nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig 

und die Aufbewahrung ist dauerhaft. 


218 


20218 Hamburg 

217 



109 

12.09.2012







Compliance 


Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren 

Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines 

Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und 

seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen 

Ge- und Verbote begründen. 

Compliance ist die Übereinstimmung mit und die 

Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. 


219 

Compliance: Grundsätzliche Kriterien 



• Vollständigkeit 

• Nachvollziehbarkeit 

• Zugriffssicherheit 

• Geordnetheit 


• Auffindbarkeit 

• Reproduzierbarkeit 

• Unverändertheit 

• Richtigkeit 

• Prüfbarkeit 

• Portabilität 

• Vertrauenswürdigkeit 


220 


20218 Hamburg 



110 

12.09.2012







GRC 


Governance, Risk management & Compliance GRC 

vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, 

Risikomanagement und Compliance als durchgängiges 

Vorgehensmodell 


221 

Der historische Wert 


• Archivare müssen aus einer großen Zahl von 

Unterlagen diejenigen herausfiltern, die 

nachfolgenden Generationen ein möglichst 

umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern 

• „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen 

• Einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das 

Verständnis der deutschen Geschichte 

• Die Sicherung berechtigter Belange der Bürger 

• Die Bereitstellung von Informationen für 

Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung 

dar 

• Um sie auszuwählen bedarf es bestimmter Kriterien 

und Methoden 

Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx 


222 


20218 Hamburg 



111 

12.09.2012







Der historische Wert 


„Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung 

ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das 

als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit 

staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber 

auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe 

oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen 

seines rechtlich-verwaltungsmäßigen, seines 

historischen, aber auch seines wissenschaftlichtechnischen 

oder künstlerischen Quellenwertes als 

‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt 

wird. “ 


Quelle: Eckhart G. Franz 

223 

Archive als „Gedächtnisspeicher“ 


„Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie 

tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen 

also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als 

„Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen 

sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden 

sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in 

einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu 

sein.“ 

„Electronic Archives are the Memory of the Information 

Society“. 

Quelle 1: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx 

Quelle 2: Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999) 


224 


20218 Hamburg 



112 

12.09.2012








|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIE 

WOLKE 



Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz 


Storage 

Server 

Archiv 

Tape 

Storage 


226 


20218 Hamburg 

Server 

Archiv 

User 

Mobile Nutzer 

Storage 

Server 

225 



113 

12.09.2012







Anschluss von Archivsystemen 


Dediziert versus virtualisiert: 

• Viele Archivsysteme verwenden persistente 

Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei 

Veränderungen in virtualisierten Systemen 

gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen 

• Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme 

verlangen dedizierte Adressen. 

• Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle 

Skalierbarkeit. 

• Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem 

und in der Netzwerkadministration muss 

harmonisiert sein. 


227 

Sichere Auslegung von Archivsystemen 

Eigen- 

Anwender 


Eigen- 

Anwender 

mit outgesourctemSicherheitsarchiv 

SaaS & 

Outsourcing 

„Inhouse“ 

on premise 

Archiv 

operativ 

Archiv 

operativ 

Archiv 

Sicherung 


228 


20218 Hamburg 

„Outhouse“ 

outsourced 

Archiv 

Sicherung 

Archiv 

operativ 

Archiv 

Sicherung 



114 

12.09.2012







Der Unternehmens-Trend 2012: 

Cloud Computing 



229 


Infra‐ 

structure 

as a 

Service 

IaaS 

Amazon Elastic Compute 

Cloud (EC2) 


The Cloud 

Platform as 

a Service 

PaaS 

Microsoft Azure 

Amazon Glacier 

Amazon Simple Storage Service (S3) 

PayPal 


230 


20218 Hamburg 

Software 

as a 

Service 

SaaS 

Google Docs / SkyDrive 

Salesforce 

Box 

Dropbox 



115 

12.09.2012









Chancen Risiken 

• Schnellere Verfügbarkeit 

von Innovationen 

• Theoretisch unbegrenzte 

Skalierbarkeit 

• Kosteneinsparung bei 

Hardware, Personal und 

Lizenzen 

• Aufwandersparnis bei 

Programmupdates 

• Schnelle Anpassung an 

sich ändernde 

Anforderungen 

• Kostenkontrolle durch 

Pay-for-use 

& • Provider 

• Vertrauen 

• Kontrolle 

• Abhängigkeit 

• Zuverlässigkeit der Cloud 

• Engpässe in der 

Datenübertragung 

• Software-Lizenzen 

• Eigentumsrechte 


231 

Archivierung in der Cloud 


• Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem 

ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und 

Dropbox sowie zunehmend die großen Web- 

Konzerne wie Amazon, Apple und Google 

• Probleme: 

• Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer 

Plattform hat, dann kann man nur mit großem 

Aufwand auf eine andere Plattform wechseln. 

• Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte 

die Anwender hochladen 

• Sicherheit nur bei „sicheren“ Leitungen und 

kryptografischer Codierung, jedoch Probleme beim 

Recovery von kryptografisch codierten 

Informationsobjekten 


232 


20218 Hamburg 



116 

12.09.2012







Cloud 


„On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte 

Systeme gelten als „outdated“ (veraltet). 


233 


|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUF- 

GABE WEB & CO. 




20218 Hamburg 

234 



117 

12.09.2012








DATENBANKARCHIVIERUNG 



Datenbankarchivierung 


• Komplette Archivierung von Datenbanken 

einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und 

Nutzungsmodell 

• Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen 

• Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine 

entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem 

OAIS-Modell entsprechen 

• Traditionellen Formen der Archivierung von Listen 

und anderen Ausgabeformaten 

• Zahlreiche Lösungsansätze 

• Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein 

Suchen in den Tabellen ist somit gegeben. 


236 


20218 Hamburg 

235 



118 

12.09.2012







Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken 


Backups Archivierung 

• Kurze Wiederherstellungs- • Suche in Zeiträumen • Offenes Archivformat 

zeiten 

• Entlastung der Datenbank • DB-Herstellerunabhängigkeit 

• Inkrementelle 

Archivierung 

• Wiederherstellung der 

Datenbestände 

• Redundanz wg. Sicherung 

• Kompletter Datenumfang ⇒ 

keine Storage-Vorteile 

• Behandlung von abhängigen 

Daten 

• Berücksichtigung von 

DB-Teilausschnitten 


237 

Datenbanksystem - basierte Archivierung 


Anwendung mit 

Archivierungsfunktionalität 

DBMS 

Datenbank 


238 


20218 Hamburg 

Archiv 



119 

12.09.2012







Datenbanksystem - integrierte Archivierung 


DBMS mit 

Archivierungsfunktionalität 

Datenbank Archiv 


239 


20218 Hamburg 

Datenbanksystem 

Ablauf der Archivierung bei SAP 


• Schreiben der zu archivierenden Daten aus der 

Datenbank in Archivdateien 

• Löschen der Daten aus der Datenbank 


240 



120 

12.09.2012







Daten- und Datenbank-Archivierung 


Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken 

und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier 

Objekte entstehen und genutzt werden, die später in 

Archive überführt werden sollen. 

Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der 

Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation – 

stellt Archive vor große Herausforderungen. 

Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare, 

abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt. 


241 


ARCHIVIERUNG VON 

WEBINHALTEN 




20218 Hamburg 

242 



121 

12.09.2012







Webarchivierung 


• Das Internet verändert den Dokument-Begriff: 

• Websites, CMS Content-Management-Systemen und 

Portale und WCM Web Content Management 

• Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang 

zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, 

Layout und Format bewusst aufgelöst 

• Das Web – ein schnelllebiges Medium: 

• Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen 

Inhalten 

• Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität 

und Aktualität der Information 

• Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten 

verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu 

dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen 

• Abhängigkeit von Browsern und Viewern 


243 

Web Content Management System 



244 


20218 Hamburg 



122 

12.09.2012







Webarchivierung 


Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten 

• Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und 

Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen 

• Standardschnittstellen 

• Verwaltung einheitlicher Metadaten 

• Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und 

Journalfunktionen 

• Konverter und Rendition-Management 

• Versionierung 

• Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken 

• Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und 

den zugehörigen Objekten 

• Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem 

• Migrationswerkzeuge 


245 

Web-Archivierung: Herausforderungen 



246 


20218 Hamburg 



123 

12.09.2012







Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik 


• Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich 

einer Archivierung „widersetzen“: 

• Indvidualisierung und Personalisierung 

• Tweeds 

• Blogs und Foren 

• Wikis 

• Multi-Media-Objekte 

• Links 

• Mashups 

• usw. 

• Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was 

„archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich 

• Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine 

einheitliche Strategie nahezu unmöglich 


247 

Web-Archivierung 


Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen. 

Zukünftige Historiker werden unsere Ära das 

„dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ 

nennen. 


248 


20218 Hamburg 



124 

12.09.2012








MOBILE 



Die Mobile Revolution 


• Apps sind Wiedergeburt des Fat Client 

in mikroskopischer Form 

• Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei 

Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle 

Betriebssystemplattformen und werden die neue 

Form des Anwendungsprogrammes 

• Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, 

Smartphones, Pads und andere mobile Services 

erzeugt auch Druck für ECM: 

• Nutzeroberflächen verändern sich und 

• Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie 

Software zukünftig bedient werden soll. 


250 


20218 Hamburg 

249 



125 

12.09.2012







Archivierung im Bereich Mobile 


• Mobile Geräte verfügen über keine eigenen 

Archivspeicher. Zu archivierende Information muss 

daher anders abgespeichert werden, in internen 

Archivsystemen oder in Archiven als Software as a 

Service 

• Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder 

archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich 

einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend 

ungeklärt 

• Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder 

Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, 

die auf ihren Servern Kommunikation wie auch 

Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt 

das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, 

Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in 

der ersten Reihe. 


251 

Die Mobile Revolution 


• Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, 

elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe 

von Apps genutzt werden. 

• Viele ECM-Anbieter haben daher Apps 

für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte. 

• Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf 

Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und 

freigeben ja, erstellen und editieren nein. 


252 


20218 Hamburg 



126 

12.09.2012







Mobile Inhalte 


Inhalte für mobile Geräte werden Zukünftig die 

Mehrheit aller Informationen und den größten Teil des 

Netzverkehrs ausmachen. 

Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten 

und mobiler Kommunikation unter rechtlichen 

Gesichtspunkten in ein Records Management und 

unter Gesichtspunkten des Werts von Information in 

ein Archiv gehört. 


253 


|||AUFBEWAHRUNG| ZUKUNFT 




20218 Hamburg 

254 



127 

12.09.2012








NEUE HERAUSFORDERUNGEN 

DURCH MASH-UP, 

INDIVIDUALISIERUNG UND 3D 



Mash-Up 



256 


20218 Hamburg 

255 



128 

12.09.2012







Mash-Up: Probleme für die Archivierung 


• Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile 

eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung 

• Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, 

individuell und situationsbezogen zusammengebaut 

– für die Archivierung ist dies oft schwer 

nachvollziehbar 

• z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, 

Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen 

Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc. 


257 

Mash-Up Klimakarte 



258 


20218 Hamburg 



129 

12.09.2012







Mash-Up: Probleme für die Archivierung 


• Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine 

vernünftige Lösung in Sicht. 

• Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter 

gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können 

als Einzelobjekte archiviert werden, was die Archiv- 

Formatauswahl erschwert. 

• Das Problem ist die Anwendung proprietärer 

Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer 

Alternative. 


259 

Web 3D 


• 3D-Anwendungen sind im Kommen 

• Zukunftsvisionen sind 

• 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities, 

3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 

3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche - 

selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 

3D-Homepages 

• Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D 

geschieht, hängt von technischer Entwicklung und 

Usability ab 


260 


20218 Hamburg 



130 

12.09.2012







Individualisierung von Websites 


Probleme für die Archivierung: 

• Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen 

gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte 

• PROXY-Server erschweren die Archivierung 

• Formular-Archivierung erschwert 

• Rekonstruktion allgemein schwierig 


261 

3D - Architektur 



262 


20218 Hamburg 



131 

12.09.2012







3D: Probleme für die Archivierung 


Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein 

unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, 

die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle 

Verknüpfungen zu externen Daten. 

Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit - 

archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle 

Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind 

berücksichtigen: 

• Farbtabellen, Tonspuren, Overlays 

• Technische Squenzierung 

• Dynamik, Brillianz, Auflösung 

• Digital Rights Management 

• Interaktive Steuerung 

• Metadaten, Viewer 

• Verknüpfungen zu externen Daten 

• eigene Anwendung mit eigener Navigation 


263 

||||AUSBLICK 


||||Ausblick| 

||||Ausblick|Herausforderungen| 

||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets| 

||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars| 

||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe||||| 




20218 Hamburg 

264 



132 

12.09.2012








||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN 




Beschleunigung! 

Herausforderung 


266 


20218 Hamburg 

265 



133 

12.09.2012







Rasantes Wachstum 



267 

Informationsüberflutung 



20218 Hamburg 

Web 

3D 

Quelle: http://wiki.ugotit.de/images/3/3e/Entwicklung_Internet-klein-klein.jpg 

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und 

müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam 

suchen. 

Die systematische Erschließung der exponentiell 

wachsenden Information muss strategisch geplant, 

konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert 

werden. 


268 



134 

12.09.2012







Explosion der Unternehmensinformationen 


Quelle: http://www.it.com/images/datagrowth.png 


269 

Die Herausforderung des Informationswachstums 


Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und 

kein ausreichendes “Management” der Informationen. 

Problemfelder: 

• Unkontrollierte Redundanz 

• Fehlende Einschätzung des Wertes von Information 

• Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit 

und Richtigkeit der Information 

• etc. 


270 


20218 Hamburg 



135 

12.09.2012







Das digitale Universum 


IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf 


271 

Abhängigkeit… 


…von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information 

Die Abhängigkeit von elektronischer Information 

wird unterschätzt. 

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von 

elektronischer Information wächst ständig. Ganze 

Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer 

Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch 

mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, 

sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht 

überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, 

Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist 

längst eine Existenzfrage geworden. 


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||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|GROßE 

AUFGABE, K(L)EINE BUDGETS 



Verzettelung in der 

öffentlichen Verwaltung (1) 



• Denken und Verfahren sind auf dem Stand des 

vergangenen Jahrtausends (die Potentiale moderner 

Lösungen werden nicht ausgeschöpft) 

• Die Mittel für einzelne Verwaltungen reichen nicht für 

durchgängige Lösungen (die meisten Lösungen sind 

„Einzelschicksale“) 

• Jeder meint er sei anders (und brauche daher eine 

spezielle für ihn angepasste Lösung) 

• Die Chancen gemeinschaftlicher Lösungen, z.B. in der 

Cloud, werden nicht genutzt (jeder meint es selbst 

machen zu müssen) 

• Ohne Reform der Verwaltungen und der Prozesse 

enden viele Projekte als Elektrifizierung der 

vorhandenen Ineffizienz 


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Verzettelung in der 

öffentlichen Verwaltung (2) 



• Geplante Lösungen nehmen häufig auf die 

Endanwender keine Rücksicht 

• Systeme scheitern an ihrer eigenen eingebauten 

Komplexität (entscheidend ist heute die 

Anpassungsfähigkeit) 

• Wirtschaftliche Interessen führen durch Lobby-Gruppen 

zu unnötigen „Sonderlocken“ 

• Es gibt nicht genügend Vertrauen in Automatisierung 

(aber Automatisierung ist die einzige Chance den 

Flaschenhals der manuellen Erschließung zu 

überwinden) 

• Die Angst vor dem demographischen Wandel ist noch 

nicht groß genug um ausreichend Willen und Mittel für 

die notwendigen Systeme zum Wissensmanagement zu 

mobilisieren 


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Obama und das Records Management 


Die Bedeutung des Records Management steigt, 

wie z.B. die Initiative und Gesetzgebung 

Präsident Obamas in den USA zeigt. 

Diesem Vorbild sollte gefolgt werden. 


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Ohnmacht in den Archiven (1) 


Elektronische Archivierung 

• Ablage-Lösungen zur Aufbewahrung werden nur 

halbherzig eingeführt und folgen keinen 

einheitlichen Standards 

• Die Welle der elektronischen Informationen ist bei 

den meisten Archiven noch gar nicht richtig 

angekommen. Man beschäftigt sich vielfach immer 

noch mit Piloten. 

• Kleine Archive können sich den Aufwand für eine 

professionelle, sichere Langzeitarchivierung weder 

in der Beschaffung und Befüllung noch in der Pflege 

und im Betrieb leisten. 

• Konzeptionell ist man noch nicht beim „Universal- 

Archiv“ Gedanken sondern denkt immer noch in 

Sparten- und Medientyp-abhängigen Archiven. 


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Ohnmacht in den Archiven (2) 


Elektronische Archivierung 

• Das bisherige Konzept der Einzel-Bewertung von 

Archivgütern in Bezug auf die Archivierungswürdigkeit 

lässt sich mangels geeigneter Kriterien 

und zu großer Menge nicht mehr bewältigen 

• Archive setzten immer auf Auszüge und die Lücke 

im Bestand. Die historische Bedeutung der 

Informations-, Kommunikations- und 

Publikationsflut selbst erfordert neue archivische 

Konzepte. 

• Die für Aufbewahrung und Archivierung 

eingesetzten Mittel sind ein Tropfen auf den heißen 

Stein und werden der Herausforderung nicht 

gerecht. 


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Internationale und 

europäische Projekte 


International 

• Internet Archive (open source, Oracle) – am 

Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den 

Produkten der Zeit gewachsen 

Europa 

• Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der 

Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B. 

aus APENET im Archivbereich? 

• Europeana – eine Ausnahme? 

Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/ 


279 

Blogforever 


• Bis August 2013 gefördertes Projekt: 

• EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro, mit 

der Eigenbeteiligung der Hochschulen in 

Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick 

kommen 4 Millionen Euro zusammen 

• Bis August 2013 wollen Forscher ein System 

entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen 

für die Ewigkeit zu sichern 

• Die Inhalte sollen authentisch und vollständig 

erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu 

analysieren sein 

• Und was passiert nach August 2013? 


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Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/ 



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Konkurrenz bei der 

Aufbewahrung und Archivierung 


Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google 

(Postini, GDrive) und andere drängen in den 

kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor. 

Internet-Anbieter machen den traditionellen 

Informationsangeboten von Archiven, Museen und 

Bibliotheken zunehmend Konkurrenz. 


281 

Verantwortung 


Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit der 

er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte. 

Wir alle kaufen aber Softwareprodukte, 

die nicht archivieren können! 

Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr 

in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten 

und zu bewahren, da sollten die Anbieter von 

Software, die hierfür keine Lösung in ihre 

Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen 

und andere Standardsoftware eingebaut haben, 

verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine 

weltweit und dauerhaft angelegte elektronische 

Archivierung zu investieren. 


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Und wer denkt an den Privatmann? 


Auch Zuhause ist der Bestand an 

Dokumenten, Bildern, Videos, Musik und Medien 

so gewachsen, dass man auch hier 

professionelle Lösungen für das Informations- und 

Archivmanagement brauchen würde. 


283 

Devise 


Aber Records Management, Aufbewahrung und 

Archivierung sind immer noch Themen, die mental als 

unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig 

herabgewürdigt werden. 

Die Devise könnte/müsste lauten: 

„Archivare, Bibliothekare und Records Manager, 

raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“ 

Archivare und Records Manager müssen für ihre 

(unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten, 

Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun. 


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||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE 

ROLLE DES ARCHIVARS 



Wer braucht NOCH 

Archivare und Records Manager? 


Records Management und Archivierung gelten als 

„staubige“ Berufsbilder. 

Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt. 

Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein. 

Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen 

Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht 

gewachsen. 

Einige Provokationen: 


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Archivare 

lieben Metadaten. 

Sie sind komplexe 

Dateneingabeformulare 

gewohnt. 

Einige Provokationen 


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Archivare sind 

ausgezeichnet in der 

strukturierten Suche. 

Sie sind es gewohnt 

umfangreiche 

Suchformulare mit vielen 

Feldern zu verwenden. 



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2.0 User hassen komplexe 

Dateneingabeformulare! 

Sie vertrauen der 

automatischen 

Kategorisierung. 

2.0 User hassen komplexe 

Suchformulare! 

Sie lieben “single field 

search” á la Google, die 

alles irgendwo findet. 


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Archivare kennen die Relevanz 

eines Informationskontextes. 

Sie sind es gewohnt, 

stundenlang geordnete 

Strukturen zu entwickeln und 

die Objekte zuzuordnen. 


289 



Archivare wissen genau, wie 

sie durch hierarchische 

Bäume und Ordner- 

Unterordner-Band-Register- 

Strukturen navigieren. 

Es macht ihnen einfach Spaß. 


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2.0 User sind faul! 

Sie kümmern sich nicht 

darum, wo sie ihren 

Kram ablegen. 

2.0 User verlieren die 

Geduld, wenn das 

Interface nicht wie eine 

Medienbibliothek oder 

YouTube funktioniert. 

Sind sie von der Software 

genervt, geben sie die 

Suche einfach auf. 


290 



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Archivare sind sich der Relevanz 

der Bewertung und 

Aussonderung von Information 

bewusst. 

Sie arbeiten bis spät in die 

Nacht, um ihre Ablagen in 

Ordnung zu halten. 


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Archivare sind Spezialisten im 

Ermitteln des Werts von 

Records. 

Sie arbeiten eifrig daran, 

Informationen ständig 

zugänglich und langfristig 

verfügbar zu halten. 


20218 Hamburg 

2.0 User wissen, dass 

eine TeraByte Hard Disk 

im Kaufhaus nur 100 € 

kostet. 

Sie glauben, dass es 

immer genügend Platz für 

Alles und Jedes da sein 

wird. 

2.0 User haben keine 

Ahnung, was ein Record ist 

oder wer für die sichere 

Verwahrung verantwortlich 

ist. 

Jeder bekommt Kopien 

von Allem, also wird sich 

schon irgendjemand um 

die Aufbewahrung 

kümmern. 


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Archivare lieben ihre Aktenpläne, 

Thesaurus, Taxonomien, 

Ontologien und 

Klassifikationsschema. 

Sie werden sieben oder mehr 

Hierarchieebenen durchforsten, 

um den richtigen Ort für eine 

kleine Notiz zu finden. 


293 



Archivare sind darauf eingestellt, 

jede einzelne Funktion ihrer 

Records-Management-Software 

zu erlernen. 

Mit intensiven Training kann jede 

Art von Software-Interface in ein 

brauchbares Werkzeug 

verwandelt werden. 


20218 Hamburg 

2.0 User glauben an 

Folksonomy. 

Wenn genügend 

Anwender den selben 

“Tag” verwenden, kann es 

nicht falsch sein. 

2.0 User lieben ihren iPod! 

Wenn das Benutzer-Interface 

nicht „sexy“ genug ist und 

nicht so funktioniert wie 

Facebook, dann machen sie 

die Anwendung einfach 

dicht. 


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Archivare wissen auswendig, 

wo sich jedes Objekt befindet. 

Sie haben die Kontrolle über 

alles, sowohl im elektronischen 

Bereich als auch in der Welt der 

Papierdokumente. 


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2.0 Users, die „Digital 

Natives“ leben in einer 

virtuellen Welt und haben 

ihre Objekte in der „Cloud“. 

…und die Systeme sind nicht 

länger in ihren „Silicon cages“ 

gefangen. Mit RFID, Robotik, 

Kameras und Sensoren 

dringen sie in die reale Welt 

vor und sie übernehmen. 

Digital Natives – eine falsche Hoffnung? 


Viele glauben dass die heranwachsende Generation, 

die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, 

besser mit der elektronischen virtuellen Welt 

zurechtkommen wird. 

Dies ist ein Trugschluss! 

Vielfach geht es beim Digital Native nur um die 

Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches 

Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden 

Technologien und Informationsstrukturen. 

Der Bedarf an Information Professionals wächst und 

wird durch die Lehre nicht befriedigt. 

Quelle: Ulrich Kampffmeyer 


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||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE 

KULTURELLE UND GESELLSCHAFTLICHE 

AUFGABE 



Ubiquitous Computing 


„Rechenleistungsallgegenwart“ 

• Allgegenwärtigkeit der rechnergestützten 

Informationsverarbeitung … alles und überall wird 

von Software gesteuert und ausgewertet 

• Für jede Person viele Computer eingebettet, die in 

der Umgebung vernetzt arbeiten und ein „Netz der 

Dinge“ bilden 

• Computer im Sinne des Ubiquitous Computing 

kommunizieren meist über ein mobiles Ad-hoc-Netz 

und können auf diese Weise auch ein verteiltes 

System bilden 

• Miniaturisierung und Telekommunikation treiben 

Ubiquitous Computing voran 


298 


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• Jenseits von PC, Notebook, Telefon und Tablett … 

Der persönliche Computer als Gerät wird 

verschwinden und durch „intelligente Gegenstände“ 

ersetzt werden. Die immer kleineren Computer 

arbeiten ohne „abzulenken“ oder überhaupt 

„aufzufallen“ 

• Statt selbst Gegenstand der menschlichen 

Aufmerksamkeit zu sein, soll das „Internet der 

Dinge“ den Menschen bei seinen Tätigkeiten 

unmerklich unterstützen. Es beinhaltet aber auch 

das Risiko der totalen Kontrolle und mehr noch der 

unkontrollierten Beeinflussung 


299 

Unsichtbarkeit an der Oberfläche, 

alles geht in den Untergrund 


“In the future, content management will become like 

air, invisible to users. The content will be automatically 

managed. We won't have to spend any thoughts 

on how to manage our content. We won't have to care 

about different formats or types of content, where the 

content is stored, or what version of it that is the 

correct one. Instead we will be able to concentrate 

entirely on how to communicate effectively.” 

Quelle: Oscar Berg, 2011 


300 


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Unsichtbarkeit an der Oberfläche, 

alles geht in den Untergrund 


“Library services such as version control and 

checkout/checkin are happening behind the scenes.“ 

“Cloud-based storage and automatic synchronization 

services enables seamless working across any 

device.” 

“Nothing is deleted. Ever.“ 

Quelle: Oscar Berg, 2011 


301 



Wir haben keine Archivierungsstrategien für 

Distributed Ubiquitous Computing. 


302 


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Herausforderungen… 


…für die Informationsgesellschaft 

Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? 

Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und 

Computer. 

„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere 

Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten 

verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar 

nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen 

im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann 

sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur 

Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“ 

Quelle: Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; 


303 

Konsequenzen von „Always online“ 


Was ist mit der Einstellung zur Privatsphäre ? 

Haben wir bald keine Bedenken mehr unsere 

Gedanken, Vorlieben und Fotos der ganzen Welt zu 

offenbaren? 

Wie steht es um die Sicherheit vertraulicher 

Firmeninformationen im Zeitalter von „Social“? 

Was davon ist archivierungspflichtig oder zumindest 

archivierungswürdig? 

Dank real-time Updates von Facebook oder Twitter 

können wir prüfen, was derjenige, den wir anrufen 

gerade tut. Wir wissen eher, was die Ex-Freundin wo 

zu Mittag isst, als was in unserem Unternehmen 

passiert! 


304 


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( 

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Was ist das Selbstverständnis des Arbeiters im Büro 

der Zukunft? 

Nur noch Monitoring und vielleicht Kontrolle von 

automatisch ablaufenden Prozessen? 

Wird die echte Interaktion zur Ausnahme, übernehmen 

allgegenwärtiges Verfolgen, Multimedia, Video, 

Sprachsteuerung und Spracherkennung die 

Herrschaft über uns? 

Moderne Kommunikation verändert unser Verhalten! 

Verändert es auch unsere Gene? 


305 



Wir haben keine Archivierungsstrategien für die 

wachsende Menge individueller und unstrukturierter 

Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen – 

geschweige denn Konzepte zur Handhabung der 

Menge von Informationen unter traditionellen 

archivischen Gesichtspunkten. 


306 


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Gesellschaftliche Herausforderung 


Die Informationsgesellschaft wird von Software 

getragen, gesteuert und manipuliert. 

Informationsverfügbarkeit verändert soziale 

Schichtung. 

Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns 

zunehmend. 

Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – 

steht am Horizont: 

„Homo socialus electronicus“ 


307 


Hoffnung 


Ist dies alles nur 

ein Problem 

unserer Generation? 



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PROJECT CONSULT 

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 



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Danke! 

Ulrich Kampffmeyer 

E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com 

Präsentation, weitere Informationen... 


Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx 

Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptx 

Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet 


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12.09.2012

Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer

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