Geschäftsbriefe

Geschäftsbriefe 

Diese Sahneschnittchen lesen Ihre Kunden gerne 

Reproduktionen, Übersetzungen, Weiterverarbeitung oder 

ähnliche Handlungen zu kommerziellen Zwecken sowie 

Wiederverkauf sind ohne die schriftliche Zustimmung der Autorin 

nicht gestattet. 

Ausnahme: Haben Sie das eBook im Rahmen der CharityAktion 

2010/11 heruntergeladen, ist die kostenlose Weitergabe 

ausdrücklich erwünscht. 

© 2009 Gisela Behrendt. Alle Rechte vorbehalten.

Diese Publikation wurde nach bestem Wissen recherchiert und erstellt. Viele der 

Ratschläge sind erfolgreich in der Praxis erprobt. Die Autorin übernimmt jedoch 

keinerlei Haftung für die Richtigkeit der Angaben, Ideen, Tipps und Sachverhalte. 

Leser dieses eBooks werden ausdrücklich darauf hingewiesen, dass mit diesem 

Werk weder ein Erfolg versprochen noch Verantwortung für etwaige Folgen im 

Zusammenhang mit diesem Buch übernommen wird. Der Leser ist für die aus 

diesem Buch resultierenden Erkenntnisse, Folgen, Ideen und Aktionen selbst 

verantwortlich. 

In diesem eBook geht es nicht um Tipps bezüglich der korrekten Form eines 

Geschäftsbriefes nach DIN 5008. Dass man diese beherrscht, wird vorausgesetzt. 

Sie kennen aber sicher das: Viele Standardbriefe lesen sich irgendwie gleich. Das 

muss nicht sein, Sie können es besser machen! Wie, das zeigt Ihnen dieses 

eBook! Denn wenn Sie Ihre Geschäftsbriefe aufwerten und mit Ihren Kunden 

wirklich kommunizieren, dann können diese zu einem echten „Sahneschnittchen“ 

für Ihr Unternehmen werden. 

Einige Hinweise: 

• Dieses eBook enthält Web-Links, die sich im Laufe der Zeit verändern können. Alle Links 

habe ich geprüft. Sollten Sie ihn nicht mit der rechten Maustaste öffnen können, kopieren 

Sie bitte den Link in die Adresszeile oben. 

• Zu den Firmen und Organisationen, auf die ich hier verweise, stehe ich in keinerlei 

geschäftlichem Kontakt! Sie dienen hier lediglich als Beispiel. 

• Die Kapitel „Weihnachts- und Neujahrsbriefe“ kommen in ähnlicher Form in meinem 

Weihnachts-eBook vor. 

Coverfoto: photocase, Thomas K. – Es grünt so grün 

Dieses eBook steht als Charity-Aktion für ein Schulprojekt des Ambalangoda e.V. kostenlos als 

Download zur Verfügung (Normalpreis 10,99 €). Spendenkonto: 139 360 bei der 

SSK Emmerich-Rees (BLZ 358 500 00), bei www.betterplace.org oder www.spendenportal.de. 

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Inhalt: Geschäftsbriefe 

Vorwort 

1. Was sind eigentlich Geschäftsbriefe? S. 7 

2. Bekannte Floskeln: nicht mehr in Ihrer Korrespondenz! S. 8 

3. Warum ist es wichtig, kundenorientiert zu schreiben? S. 8 

4. Nehmen Sie jeden Baustein eines Geschäftsbriefes unter die Lupe! S. 10 

5. Gestalten Sie den Brief kurz und lesefreundlich S. 12 

6. Ihre Handschrift erhöht die persönliche Note S. 13 

7. Inhaltliche Erfolgsfaktoren Ihres Geschäftsbriefes S. 14 

8. Sprachliche Erfolgsfaktoren: positiv, bildhaft und persönlich S. 15 

9. Freundlicher und persönlicher mit der Sie – Perspektive! S. 17 

10. Formulierungen für Ihren kundenorientierten Briefstil S. 18 

11. Sie haben die Wahl: „Sehr geehrte …“ oder kreative Begrüßungen S. 19 

12. Setzen Sie ein Komma in der Anrede oder nicht? S. 20 

13. Finden Sie kreative Schlussformeln S. 21 

14. Aus jedem Angebot einen Werbebrief mit dem gewissen Etwas 

verfassen S. 22 

15. Auch ein Begleitschreiben kann kreativ daherkommen S. 23 

16. Beispiel eines humorvollen Begleitschreibens S. 24 

17. Einladungsschreiben, die neugierig machen S. 25 

18. Dankschreiben mit besonderer Note S. 27 

19. Gratulation schreiben zur Beförderung S. 28 

20. Glückwünsche zur Geburt mal anders S. 29 

21. Ein schwieriges Kapitel: Trauerbriefe S. 30 

22. Sorry-Brief: eine kundenorientierte Reklamationsantwort S. 31 

23. Einen kundenfreundlicher Rechnungstext gestalten S. 32 




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24. Humorvolle Mahnungen kommen gut an S. 34 

25. Formulieren Sie Ihre Weihnachtspost individuell S. 35 

26. Eine gute Alternative zur Weihnachtspost: Neujahrsgrüße S. 36 

27. Zum Schluss ein paar Tipps zur Rechtschreibung S. 38 




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Vorwort 

Wodurch unterscheidet sich Ihr Unternehmen von anderen? Klar, durch die 

Produkte oder Dienstleistungen, Mitarbeiter, das Firmenlogo, die Farben … 

Aber auch durch die Sprache? Wohl weniger. Dabei ist es doch mehr als deutlich: 

Menschen, Marken und Unternehmen „sprechen“ eine typische Sprache. Ihre 

Sprache. Denken Sie nur an Ikea … 

Ein Unternehmen kann sich also auch mit Worten profilieren. Nämlich dann, 

wenn es in all seinen Texten eine einheitliche Sprache spricht. Das ist auch – und 

besonders einfach und effektiv! - in der Geschäftskorrespondenz möglich. Sie 

muss nur verständlich abgefasst sein und auf Augenhöhe mit dem Kunden 

kommunizieren. Dann kann es sogar vorkommen, dass sich Kunden für einen 

freundlichen Brief bedanken. 

Fangen Sie daher bei Ihren Geschäftsbriefen an! 

Formulieren Sie diese bitte mit Sahne! Und warum sollten Sie das tun? Ein 

Beispiel gefällig? Die Bremer Sparkasse versandte Mahnbriefe an Kunden, die ihr 

Konto überzogen hatten. 48 Prozent bezahlten nach der ersten Mahnung. Danach 

ließ die Sparkasse ihre Mahnbriefe von einer Agentur für Sprache umformulieren 

- und kam auf sagenhafte 75 Prozent von Kunden, die nach der ersten Mahnung 

bezahlten. 

Wörter werden also wieder wichtiger! Dabei sollten Sie allerdings die richtigen 

wählen. Beginnen Sie daher den Weg zu den Herzen Ihrer Kunden bei Ihrer 

alltäglichen Geschäftskorrespondenz. Das ist ein relativ schnell umzusetzender 

und wirkungsvoller erster Schritt. Nutzen Sie diese großartige Chance! Denn 

jeder Text, sei es ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung, transportiert durch 

seine Form und den Inhalt das Image Ihres Unternehmens. 

Heben Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab, die immer noch die standardisierten 

Floskeln „Sehr geehrte ... “ oder „Mit freundlichen Grüßen“ verwenden. Setzen 




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Sie auf persönliche Komponenten, bei denen es zum Beispiel in einer Mahnung 

heißen könnte: Haben Sie unsere Vereinbarung vergessen? 

Stellen Sie sich bei dem Thema „Sprache in unserem Unternehmen“ einfach die 

folgenden Fragen: 

Mit welchen Worten/sprachlichen Formulierungen 

• begrüßen wir Neukunden? 

• beantworten wir Anfragen? 

• gestalten wir unser Angebot? 

• mahnen wir? 

• verfassen wir die Anrede? 

• schreiben wir das Datum? 

• gestalten wir unsere Korrespondenz lesefreundlich? 

• können wir unseren Schriftverkehr zusätzlich für unsere Werbung nutzen? 

• gewährleisten wir eine kundenfreundliche Ansprache? 

... und halten Sie die Antworten in einem firmeneigenen Sprachmanual für die 

Mitarbeiter fest. Denn solch eine kundenorientierte Geschäftskorrespondenz wirkt 

nur, wenn alle aus dem Unternehmen die Vorschläge beherzigen und anwenden. 

In jeder Rechnung, jedem Fax und jedem E-Mail. 




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1. Was sind eigentlich Geschäftsbriefe? 

Einfache Frage, mögen Sie denken. Doch Gerichte haben sich schon mit deren 

Beantwortung beschäftigen müssen und Folgendes festgestellt: 

Als Geschäftspost gilt in der Regel der gesamte externe Schriftverkehr eines 

Unternehmens. Also gehören auch all Ihre E-Mails, Newsletter oder Faxe dazu. 

Seit dem 1. Januar 2007 ist daher noch einmal festgestellt worden, welche 

Angaben grundsätzlich in der gesamten Geschäftspost enthalten sein müssen, 

daher vorweg diese Hinweise (ohne rechtliche Gewähr): 

• vollständiger Firmenname, also wie er im Handels-, Partnerschafts- oder 

Genossenschaftsregister eingetragen ist 

• Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, AG, e.K., OHG) 

• Sitz des Unternehmens (Hauptsitz, wenn der Brief von einer 

Zweigniederlassung verschickt wurde) 

• Registernummer des Unternehmens 

• Registergericht des Unternehmens 

• bei einer GmbH: alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenen Vor- und 

Zunamen 

• der Aufsichtsratvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen 

• bei AGs: alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenen Vor- und 

Zunamen, der Vorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen 

Für wen gelten diese Pflichtangaben? 

Für alle Einzelkaufleute, Personenhandelsgesellschaften wie OHG, GmbHs, 

Aktiengesellschaften, Partnerschaftsgesellschaften, Genossenschaften. 

Für wen gelten diese Angaben nicht? 

Nicht betroffen sind Freiberufler, GbRs und Einzelunternehmer, die keine 

Kaufleute sind. 

Doch auch wenn Geschäftsbriefe diesen rechtlichen Anforderungen genügen 

müssen, können sie als „Sahneschnittchen“ in Ihrer Kommunikation 

daherkommen. Das ist kein Widerspruch. 




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2. Bekannte Floskeln: nicht mehr in Ihrer Korrespondenz! 

Sie halten mal wieder einen Geschäftsbrief in den Händen. Und wissen schon 

nach wenigen Sekunden: langweilig und voll gespickt mit Floskeln. Sie gähnen 

und denken: Da hat sich einer absolut keine Mühe gegeben. Und der will mich 

mit diesem Standardbrief persönlich ansprechen? 

Um solche Floskeln wie diese geht es: 

• Sehr geehrte Damen und Herren, 

• Bezug nehmend auf unser gestriges Telefonat teile ich Ihnen mit … 

• Hiermit unterbreiten wir Ihnen das folgende Angebot … 

• Falls unser Angebot Ihr Interesse geweckt haben sollte … 

• Beiliegend senden wir Ihnen die gewünschten Unterlagen … 

• Wir hoffen, Ihnen hiermit gedient zu haben … 

• Wir stehen Ihnen (für Rückfragen) jederzeit zur Verfügung. 

• Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen … 

Sicher hat der Schreiber dieser Zeilen alles richtig gemacht, was zum Beispiel die 

Rechtschreibung oder Grammatik angeht. Aber darüber hinaus kommt durch 

seinen Sprachstil keine persönliche Ansprache oder gar Kundenfreundlichkeit 

zum Ausdruck – in diesen Floskeln steckt einfach kein Herz. 

Sie haben dieses eBook erworben, weil Sie sich endgültig von diesen Floskeln 

verabschieden möchten und nach Alternativen suchen. Herzlichen Glückwunsch, 

denn einen kundenorientierten Geschäftsbrief zu schreiben ist gar nicht so 

schwer. Daher finden Sie auf den nächsten Seiten viele Tipps und Beispiele. 

3. Warum ist es wichtig, kundenorientiert zu schreiben? 

Sie kommunizieren jeden Tag auf unterschiedliche Weise mit Ihren Kunden. 

Diese erhalten zum Beispiel E-Mails, Angebote mit Begleitschreiben, 




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Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Dankschreiben, Werbebriefe, 

Gratulationen, Antworten auf Reklamationen und vieles mehr. 

Neben der Korrespondenz, die an sie persönlich adressiert ist, lesen Ihre 

(potenziellen) Kunden auch Ihre Internettexte, Prospekte, PR-Texte oder 

Anzeigen. Hier kommt es bei jedem der Texte auf einen guten ersten Eindruck 

an. Denn der wirbt durch seinen Inhalt, seine Formulierungen und äußere 

Gestaltung für Ihr Unternehmen. Jeder Text – also auch ein Geschäftsbrief - 

fungiert wie eine Visitenkarte und transportiert damit das Image Ihres 

Unternehmens. 

Wenn Sie sich einmal die Geschäftsbriefe, die täglich auf Ihren Schreibtisch 

flattern, daraufhin kritisch anschauen, wirken diese noch oft floskelhaft. Manche 

sind sogar im umständlichen Amtsdeutsch verfasst, was sicher nicht dem 

modernen Verständnis der Kundenorientierung entspricht und eher negative 

Gefühle auslöst. 

Denn Unternehmen oder Organisationen, die Interessenten, Kunden oder 

Geschäftspartner freundlich und persönlich ansprechen, vermitteln ein 

angenehmeres Bild von sich selbst als Unternehmen, die sich hinter Floskeln 

verstecken. Und sind damit letzten Endes erfolgreicher. 

So schreiben Sie kundenorientiert: 

• Schreiben Sie für Ihre Kunden. Stellen Sie sich den Empfänger vor und 

schreiben Sie so, als ob Sie sich mit Ihrem Kunden in einem Dialog 

befänden. 

• Heben Sie Ihre schriftliche Kommunikation positiv aus dem grauen 

Einheitsbrei heraus: durch Individualität und partnerbezogene 

Formulierungen. 

• Denn Ihre Texte haben doch das Ziel, dass sie gelesen und wohlwollend 

aufgenommen werden sollen. Selbst Mahnungen können so freundlich 

formuliert werden, dass Ihr Kunde sich nicht ärgert, sondern bezahlt. 




9

• Im Grunde genommen geht es bei diesem Thema in erster Linie um Ihre 

Einstellung zum Thema Kundenorientierung und nicht alleine um den Stil 

der Texte. Daher ist ein kundenorientiert formulierter Geschäftsbrief ein 

wichtiger Erfolgsfaktor in Ihrem Unternehmen, zu dem sich andere 

gesellen sollten. 

4. Nehmen Sie jeden Baustein eines Geschäftsbriefes unter die Lupe! 

Wie verläuft der Blick eines Lesers über Ihren Brief, wenn er ihn nicht sogleich in 

den Papierkorb wirft? Zunächst schaut er sich das Logo an und fragt sich: Wer 

schreibt mir? Dann folgt die Anrede und Adresse, die auf Vollständigkeit und 

Richtigkeit geprüft werden. 

Der nächste Blick gilt der Schlagzeile, bei der sich der Leser fragt: Interessiert 

mich das eigentlich? Im nächsten Schritt scannt er den Text, liest ihn sozusagen 

quer, wobei er auch dessen Länge abgeschätzt. Muss ich da viel lesen, lautet die 

Frage. 

Als interessant für den Leser erweist sich auch die Unterschrift und das PS, in 

dem ja eine zusätzliche Information steht. Diese Zeile wird sogar immer gelesen! 

Wenn der Brief dann als insgesamt lesenswert eingestuft wird, liest der 

Empfänger noch einmal die Schlagzeile und dann erst den Inhalt. 

Im Folgenden habe ich eine kleine Übersicht über die verschiedenen Bausteine 

erstellt, mit denen Sie sich einzeln befassen sollten. Denn alle sind wichtig, daher 

sollten Sie jede Kleinigkeit – zum Beispiel: Wie schreiben wir das Datum? – 

überprüfen und gegebenenfalls durch eine neue Variante ersetzen. 

Dazu gibt es erste stichwortartige Tipps im Überblick: 

Logo und Briefkopf 

Wichtiges Element, unverwechselbar, soll 

auf allen Schriftstücken gleich sein 

(corporate design), genügend Weißraum 

lassen 




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Adresse 

Dr. Hildegard Müller-Leifert 

Stienmeier GmbH 

Wasserstraße 14 

56789 Bad Bergheim 

Datum 

1. September 2008 

Am 7. Mai bei Windstärke 8 

Am Tag unseres Telefongesprächs 

Schlagzeile 

1. Holen Sie mich ruhig vom 

Sportplatz! 

2. Danke für Ihre Anregung! 

3. Ihre Kritik war erwünscht! 

4. Schön, dass Sie uns besucht haben! 

5. Hier können Sie nicht widerstehen! 

Begrüßung 

Guten Tag, Herr Grüner, 

Grüß Gott, Frau Mader, 

Moin, moin ... 

Schön, Sie bei uns zu begrüßen! 

Vollständiger Vorname und Titel, erst 

Namen der Person, dann Firmenname 

(Ausnahme: Rechnung/Mahnung), „An“ 

sowie „Herr/Frau“ wird heute weggelassen, 

bitte hier keine Kundennummern etc. 

verwenden 

Das ist kundenorientiert: 

einstellige Zahlen ohne 0 schreiben, 

Monatsname ausschreiben, Jahreszahl 

vierstellig, linksbündig durchaus möglich, 

ohne Ort (nur bei Ausnahmen), heute kein 

„den“ mehr, veraltet: Rees, den 08.02.09 

Manchmal: lockere Varianten möglich 

Besonders bei Werbebriefen: kreative 

Schlagzeilen, z.B. mit Wortspielen 

Betreff weglassen, persönlich formulieren: 

dabei nach Möglichkeit einen Bezug zu 

Ihrer Branche herstellen 

s. auch Kapitel „kreative Begrüßungen“ 

individuell 

überraschend 

Handschrift möglich? 

regionale Sprache 

allgemeine Anrede 

Text KISS-Regel (keep it short and simple) 

Schriftgröße 10 -12, Abschnitte von etwa 

fünf Zeilen, gar keine/sehr wenige 

Hervorhebungen, breite Seitenränder, 

Lösungen anbieten, individuell, Dialogform 

und Fragen benutzen 




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Verabschiedung und Gruß 

Mit sommerlichen Grüßen 

Begeisterte Grüße aus ... 

Herzliche Grüße aus dem Ruhrgebiet 

Mit feurigen Grüßen (Kaminbauer) 

Mit kreativen Grüßen aus der GB- 

Marketingpraxis 

s. auch Kapitel „besondere Formulierungen“ 

Unterschrift ausgeschriebener Vorname 

PS 

Übrigens: Am 14. April erscheint unser 

neues ... 

Anlagen, Beilagen 

Nicht vergessen: 

Tisch reservieren 

0211 – 34 56 78 98 

Martina Loser verlangen 

handschriftlich mit dem Füller 

darunter Maschinenschrift 

Sehr werbewirksam, also kein Brief ohne 

PS, kann durch „Übrigens“ ersetzt werden, 

ermöglicht zusätzliche Hinweise 

wird immer gelesen! 

Platzieren Sie die Informationen am besten 

im Text: 

... die aktuelle Preisliste hat ... 

... in Ihren Händen halten Sie ... 

... im Prospekt finden Sie auf der Seite 4 ... 

… auf unserer Website lesen Sie … 

Originell: gelbe Post-it-Zettel in einen 

Werbebrief kleben, gleich als Erinnerung 

geschrieben 

5. Gestalten Sie den Brief kurz und lesefreundlich 

„Lange Texte schreibt man nur, wenn man nicht genug Zeit hat, kurz zu 

schreiben.“ Dieses Zitat von Blaise Pascal bringt es auf den Punkt: Auch und 

gerade bei Geschäftsbriefen liegt die Würze in der Kürze. 




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Ideal ist es daher, den Text des Briefes auf einer DIN-A4-Seite unterzubringen 

und dabei die Tipps zur Lesefreundlichkeit zu beherzigen. Denn wir wollen ja, 

dass unsere Kunden den Brief gerne lesen und nicht schon durch die äußere 

Aufmachung abgeschreckt werden. 

Verwenden Sie daher keine zu kleine Schriftgröße, ideal sind 10 pt bis 12 pt 

sowie eine schnörkellose Schriftart wie Arial, Helvetica oder Verdana. Vermeiden 

Sie am besten auch Hervorhebungen in Fettdruck oder Farbe. Auch 

Unterstreichungen gehören allenfalls in einen Werbebrief. Absätze von etwa fünf 

Zeilen sowie der Flattersatz (die rechte Seite des Briefes ist nicht als Block 

gestaltet) erleichtern den Augen das Lesen. 

Ebenso spielt die Blickführung des Lesers eine Rolle. Lenken Sie den Leser durch 

den Brief. Zuerst fällt der Blick auf das Logo Ihres Geschäftspapiers, auf Bilder, 

Symbole oder Farben, denn die ziehen den Blick automatisch auf sich. Danach 

läuft der Blick wie in einer Art Kurve durch den Brief. Er verweilt besonders lang 

beim Anfang und Ende des Briefes sowie der Schlagzeile (früher: Betreff). 

Weißraum unterstreicht die Wirkung Ihres Briefes, daher sollten Sie möglichst 

viel Platz lassen. Halten Sie sich an die alte Designerregel: Weniger ist mehr! 

Beweisen Sie zusätzlich Ihren Stil und Ihre Individualität, indem Sie neben Ihrer 

Unterschrift die Anrede mit dem Füller schreiben. Falls Ihr Geschäftsbrief in die 

Reihe der Werbebriefe gehört oder einen zusätzlichen Werbeeffekt hervorrufen 

soll: Schreiben Sie immer ein PS (oder: Übrigens …, Haben Sie gewusst, dass …) 

als letzten Satz. Denn auch dort bleibt der Blick der Leser am ehesten hängen. 

6. Ihre Handschrift erhöht die persönliche Note 

Geschäftsbriefe müssen auch im Bereich der formalen Gestaltung nicht immer als 

Standardschreiben daher kommen. Nutzen Sie daher, wo immer es möglich ist, 

die positive Wirkung Ihrer Handschrift. 




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Denn die mit der Hand geschriebene Anrede, Schlussformel und Unterschrift 

verleihen jedem Schreiben eine persönliche Note. Schreiben Sie zum Beispiel die 

Begrüßungsformel und den Schluss ausschließlich mit dem Füller und verzichten 

auf einen Kugelschreiber, dadurch wirkt der Brief zudem stilvoll. 

Wann sind die handgeschriebenen Elemente in einem Geschäftsbrief zu 

empfehlen? Immer dann, wenn Sie neben Fakten auch emotionale Aspekte 

betonen möchten. Sie laden zum Beispiel zu einer Veranstaltung ein, übermitteln 

Geburtstags- oder Weihnachtsgrüße, danken einem Kunden für eine Empfehlung, 

reagieren auf eine Anfrage oder entschuldigen sich für ein Versehen in Ihrem 

Unternehmen oder Ihrer Organisation. 

7. Inhaltliche Erfolgsfaktoren Ihres Geschäftsbriefes 

Machen Sie sich in einem ersten Schritt vor dem Formulieren eines Briefes klar, 

welches der drei nachfolgenden Ziele Sie eigentlich mit dem Geschäftsbrief 

erreichen wollen. 

Sie möchten Informationen weitergeben. Oder wollen Sie jemanden für sich 

gewinnen, also überzeugen? Vielleicht möchten Sie mit Ihrem Brief 

Veränderungen erreichen und den Adressaten zu bestimmten Handlungen 

auffordern. 

Notieren Sie dann Ihr Anliegen stichwortartig. Danach lässt sich um dieses 

herum der übrige Text formulieren. Der soll auf die wichtigen W-Fragen: Wer tut 

was, wann, wie, wo und zu welchem Zweck antworten. 

Hier lesen Sie ein Beispiel für eine kundenorientiert formulierte 

Buchungsbestätigung: 

Frau Müller, Ihr Zimmer ist vom 13. bis zum 20. Mai für Sie reserviert. Freuen 

Sie sich schon? Gute Anreise. 




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Verknüpfen Sie die Beschreibung Ihres Produktes oder Ihrer Dienstleistung mit 

dem Nutzen für Ihre Kunden. Formulieren Sie diesen so bildhaft wie möglich. 

Beispiel: In einem individuellen Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen gerne, 

welche Ihrer Wünsche in unserem Modellhaus kinderleicht berücksichtigt werden 

können. 

Folgende Verben helfen Ihnen dabei, einen Nutzen zu formulieren: 

• können Sie, bedeutet für Sie, führt Sie, heißt für Sie 

• gewährt, erhöht, bringt, zeigt, erhält, hilft, erfüllt, erlaubt, ermöglicht, 

erleichtert, optimiert Ihnen 

• steigert, maximiert, vermindert Ihr/e 

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: 

Ihr Produkt .... (Verb) ..... Nutzen 

Unser XY erhöht Ihre Leistungsfähigkeit. 

8. Sprachliche Erfolgsfaktoren: positiv, bildhaft und persönlich 

Wussten Sie, dass unser Gehirn in Bildern denkt? Und dass es sich nur positive 

Bilder vorstellen kann? Wenn Sie also formulieren: Lauf nicht durch die Pfütze! 

Dann entsteht sofort das Bild im Kopf, wie jemand durch die Pfütze läuft. Und 

genau das wollten Sie ja nicht. 

Daher verwenden Sie bitte immer nur positive Formulierungen, die zudem noch 

bei den Lesern angenehmere Gefühle hervorrufen. Verbannen Sie daher die 

Wörter „nicht, nein, nie, niemand und müssen“ ab sofort aus Ihrem Wortschatz. 

Negativbeispiele: - Wir können Ihnen die Ware nicht sofort liefern. 

- Leider müssen wir ... 




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Besser: - Gute Nachricht für Sie! Die Ware ist bereits am 27. September 

lieferbar. 

Warum sollten Sie auch in Geschäftsbriefen eine bildhafte Sprache verwenden? 

Eine Formulierung in Form von Bildern ist gehirngerecht, wird länger im 

Gedächtnis gespeichert, ruft Nähe und Verständnis hervor und weckt Emotionen. 

Malen Sie daher mit Ihren Worten ein Bild der Information, die Sie übermitteln 

möchten. Verwenden Sie Begriffe, unter denen jeder sich etwas vorstellen kann. 

Beschreiben Sie Eigenschaften mit leicht verständlichen Adjektiven. 

Beispiel: 

Sie genießen gerne eine Tasse Tee in geselliger Runde? Wir bieten Ihnen daher 

mit großem Vergnügen unseren neuen Kakao – Chili - Tee XY mit dem kräftigen 

Geschmack an. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, zu jeder Tages- und Nachtzeit 

einen außergewöhnlichen Tee zu genießen, der zudem noch der Gesundheit 

dient. 

Bestimmt ist beim Lesen dieses Textes auch bei Ihnen sofort ein angenehmes 

Bild entstanden. Sie sehen, eine bildhafte Sprache zu verwenden, ist recht 

einfach. 

Als weiterer sprachlicher Erfolgsfaktor hat sich die persönliche Ansprache des 

Lesers erwiesen. 

Nennen Sie den Namen des Lesers, wenn Sie auf etwas Besonderes hinweisen 

möchten – auch im Verlaufe des Textes: Liebe Frau Schulze, …. 

Verwenden Sie ein Verb zu Beginn oder im ersten Teil eines Satzgefüges, wenn 

Sie zu einer Handlung auffordern möchten: 

- Unterschreiben Sie ... 

- Bestellen Sie … 

- Fordern Sie noch heute … 

- Senden Sie … 




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9. Freundlicher und persönlicher mit der Sie - Perspektive! 

„Hiermit unterbreiten wir Ihnen das folgende Angebot“. Mit dieser 

Standardformulierung beginnen viele Geschäftsbriefe. Sicher, dieser Satz ist 

inhaltlich richtig – aber ist er auch freundlich und persönlich gehalten? Bestimmt 

nicht, denn dieser Satz nimmt nicht die Perspektive Ihrer Kunden ein. Und die 

sollten doch im Mittelpunkt Ihres Unternehmens stehen. 

Hauchen Sie dem Leitbild Ihres Unternehmens sowie Ihren Werbesprüchen doch 

Leben ein, indem Sie Ihre Kunden auch in den Geschäftsbriefen die wichtigste 

Rolle zukommen lassen. Wie das geht, lesen Sie hier. 

In Geschäftsbriefen finden Sie drei Perspektiven: 

• Wir-Perspektive: Sie schreiben aus der Sicht des Unternehmens. 

• Sie-Perspektive: Diese zeigt den Nutzen für Ihre Kunden auf und nimmt 

seine Sichtweise ein. 

• Es-Perspektive: Sie schildert, was geschieht. 

Kundenorientierte Unternehmen wählen häufig die Sie - Perspektive, am besten 

doppelt so oft wie die Wir-Version. Dazu gehören auch die Possessivpronomen 

Ihre/Ihnen (statt: mein/unser). 

So formuliert lautet der einleitende Satz so: 

• „Für Sie haben wir folgendes Angebot ausgearbeitet: …“, der einfach 

persönlicher wirkt. 

Weitere Beispiele: 

• Schön, wenn wir Sie bald als Kunde begrüßen dürfen. 

• Herr Müller, ich freue mich auf Post von Ihnen. 

• Haben Sie Verständnis für diese Verzögerung? 

• Konnten wir Ihre Begeisterung wecken? 

• Für Ihre Fragen nehmen wir uns gerne Zeit. 




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• Herzlichen Dank für Ihre E-Mail. 

• Erwin Meier beantwortet unter … gern Ihre weiteren Fragen. 

10. Formulierungen für Ihren kundenorientierten Briefstil 

Sie sind auf der Suche nach einer passenden Formulierung für einen Ihrer 

Geschäftsbriefe? Wie wäre es mit diesen Vorschlägen? 

• Viel Vergnügen bei der Durchsicht unserer Unterlagen. 

• Herzlichen Dank für Ihr aussagekräftiges Angebot. Sie haben uns die 

Auswahl damit sehr erleichtert. 

• Danke für Ihre rasche Reaktion auf unsere Anfrage. 

• Margret Koch aus unserem Innendienst-Team freut sich auf alle weiteren 

Schritte: Schön, wenn wir Sie bald schon als Kunde begrüßen dürfen. 

• Für Ihre Fragen nehmen wir uns gerne Zeit. 

• In dem Dokument/Prospekt haben wir für Sie die Stellen markiert, die 

Ihren speziellen Bedürfnissen entsprechen. 

• Freuen Sie sich bereits auf viele unterhaltsame Aktivitäten. 

• Wir freuen uns, wenn wir Sie mit Spitzenleistungen begeistern können. 

• Herr Fischer, ich freue mich auf Post von Ihnen. 

• Wir freuen uns auf Ihre Entscheidung. 

• Herzlichen Dank für Ihren Anruf. 

• Für Sie haben wir folgendes Angebot ausgearbeitet: 

• Bitte prüfen Sie ... 

• Haben Sie Verständnis für diese Verzögerung? 

• Welche Fragen sind für Sie noch offen? 

• Dürfen wir Sie außerhalb unserer Bürozeit beraten? Wählen Sie dazu 

unsere kostenlose Hotline … 

• Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Am 10. September bin ich in gewohnter 

Frische wieder für Sie da. Meine Mails werden in der Zwischenzeit von 

Monika Albrecht gelesen und beantwortet. 

• Dürfen wir Sie in der dritten Augustwoche anrufen? 

• Konnten wir Ihre Begeisterung wecken? 

• Ist der Funke übergesprungen? Wir freuen uns auf Ihren Anruf. 

• Erwin Oller beantwortet unter 0211-45 67 89 gern Ihre weiteren Fragen. 




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• Herzlich willkommen bei ... 

Auch wenn Sie häufig bestimmte Begriffe verwenden, sollten Sie sich immer für 

die kundenfreundliche Variante entscheiden: 

• Vielen Dank für Ihren Hinweis (statt Beschwerde) 

• verantwortlich (statt zuständig) 

• spannend oder außergewöhnlich (statt interessant) 

• mit Vergnügen (statt kein Problem) 

• Entwicklung (statt Veränderung) 

• Investition (statt Kosten) 

• Kondition (statt Preise) 

• wertvoll (statt teuer) 

• leistungsstark (statt hochpreisig) 

• Ihre Frage ist berechtigt. 

• Nett, dass Sie nachgefragt haben. 

• Sie haben einen wichtigen Punkt angesprochen. 

11. Sie haben die Wahl: „Sehr geehrte …“ oder kreative Begrüßungen 

Sie verfassen Werbebriefe oder möchten an Ihre Stammkunden schreiben? Oder 

Sie suchen generell nach einer Begrüßungsformel, die zu Ihrem Unternehmen 

passt? Hier lesen Sie eine kleine Auswahl: 

• Guten Tag, Herr Müller, 

• Einen schönen, guten Tag 

• Liebe Monika Meier, 

• Grüezi, 

• Liebe Kollegen, 

• Verehrte Freunde, 

• Liebe Leser, 

• Lieber Gartenfreund, 

• Liebe Teilnehmer, 

• Seien Sie gegrüßt, Frau Müller, 

• Hereinspaziert, 




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• Eine passende Verszeile aus einem Lied oder Gedicht verwenden 

• Hallo, Frau Meier, 

• Ein fröhliches Hallo, 

• Liebe Energiesparer, 

12. Setzen Sie ein Komma in der Anrede oder nicht? 

Viele Unternehmen oder Organisationen verwenden in ihrer Geschäftspost immer 

häufiger zeitgemäße Anredeformeln. Wer etwas Besonderes anzubieten hat oder 

sich kundenfreundlich präsentieren möchte, redet seine Kunden daher nicht mehr 

mit dem förmlichen „Sehr geehrte“ an, sondern greift zu der freundlicheren 

Formulierung „Guten Tag“ oder „Hallo“. Eine Frage taucht allerdings in den Büros 

dabei oft auf: Ist innerhalb dieser Anrede ein Komma zu setzen oder nicht? 

Heißt es also „Guten Tag, Frau Müller“ oder „Guten Tag Frau Müller“? Hierzu gibt 

es keine eindeutige Klärung. Schaut man sich die eingehende Korrespondenz 

jedoch einmal genauer an, scheint die Variante, kein Komma zu setzen, die 

bevorzugte zu sein. Ein Komma zu setzen ist aber durchaus möglich und richtig, 

vor allem dann, wenn man - wie man bei der Gesellschaft für deutsche Sprache 

nachlesen kann - die Anrede besonders hervorheben möchte. 

Auch liest sich eine etwas umfangreicher formulierte Anrede wie „Guten Tag, 

sehr verehrter Herr Jakob“ mit einem Komma in der Mitte etwas leichter. Zudem 

sollte sich ein Unternehmen auf eine einheitliche Schreibweise im Sinne einer 

„corporate communication“ verständigen. Damit hat es die folgenden Aspekte 

miteinander vereinbart: die Rechtschreibregeln der neuen deutschen 

Rechtschreibung, die Lesefreundlichkeit, die gewünschte persönliche Ansprache 

der Kunden und das Unternehmensimage. 

Wenn Sie ein Komma in der Anrede setzen, liegen Sie immer richtig: 

Hallo, Herr Meier, (in E-Mails bei Kunden, die Sie gut kennen) 

Guten Tag, Frau Schulze, 

Guten Tag, sehr geehrte Frau Weiß, 




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Grüezi, Herr Loft, 

Grüß Gott, Frau Kirchner, 

Moin moin, Herr Landers, 

Salü, Frau Schmidt, 

Servus, Herr Noll, 

13. Finden Sie kreative Schlussformeln 

Fast jeder Geschäftsbrief endet standardmäßig so: „Mit freundlichen Grüßen“. 

Diese zwar korrekte, aber unpersönliche 08/15 - Formulierung wirkt auf den 

Adressaten nicht besonders kreativ oder individuell. Verwenden Sie daher neben 

Ihrer Firmenfarbe, Ihrem Logo und Slogan auch in Ihrer Geschäftskorrespondenz 

ansprechende Formulierungen, die die Persönlichkeit Ihres Unternehmens 

unterstreichen. 

Gehen Sie dabei so vor: In einer Kreativrunde sammeln Sie Vorschläge. Dabei 

kann durchaus Ihr Produkt, Ihre Dienstleistung, Ihre Stadt oder Region, die 

Jahreszeit oder das Wetter eine Rolle spielen. 

Entwerfen Sie eine – oder mehrere - firmeneigene Schlussformeln, die Sie dann 

für alle Schreiben inklusive der E-Mails verwenden. Die sollte dem Stil und der 

Philosophie des Unternehmens entsprechen und dem Kunden das Gefühl einer 

persönlichen Ansprache vermitteln. 

Anregende Beispiele für Ihre kreative Phase: 

• Sonnige Herbsttage 

• Schöne Frühlings-Ausblicke 

• Herzliche Grüße aus der Lesewelt, der Bierwelt, dem Baumarkt, dem 

Übersetzungsbüro … 

• Mit den besten Grüßen aus Rees, der ältesten Stadt am unteren 

Niederrhein 

• Ein kräftiges Alaaf aus Köln 

• Freundliche Grüße aus dem sonnigen Schwarzwald 




21

• Mit kreativen Grüßen frisch vom Texterschreibtisch 

• Mit rauchfreien Grüßen 

• Besinnliche Feiertage 

• Wir grüßen Sie aus unserer Weihnachtsbäckerei 

• Wir wünschen Ihnen Gesundheit 

• Mit energiesparenden Grüßen 

• Mit technikbegeisterten Grüßen 

• Schreibfreudige Grüße aus der Marketingwelt 

14. Aus jedem Angebot einen Werbebrief mit dem gewissen Etwas 

verfassen 

Manche Geschäftsbriefe klingen so, als entstammten Sie einer längst 

vergessenen Welt. „Wir hoffen, Ihnen mit diesen Unterlagen gedient zu haben“. 

Oder: „Hiermit senden wir Ihnen unser unverbindliches Angebot.“ Heute 

formuliert man dagegen individuell, klar, erfrischend und kundenfreundlich, so 

dass der Leser den Eindruck gewinnt: Hier schreibt mir ein modernes 

Unternehmen, das Wert auf eine gute Kommunikation mit seinen Kunden legt. 

Wenn es um ein Angebotsschreiben geht, sind diese Beispiele hilfreich, die 

besonderen Wert auf den Beginn und den Schluss legen. Beide Teile des Briefes 

sollten entsprechende Aufmerksamkeit erhalten und mit einer direkten 

Ansprache persönlich formuliert werden. 

• Frau Andechs beantwortet Ihnen unter Tel. 0211 – 12 34 56 78 gerne Ihre 

Fragen. 

• Informieren Sie uns bitte per Mail oder Telefon, wenn Sie mit unserem 

Vorschlag (Angebot) einverstanden sind. 

• Margret Meier aus unserem Team freut sich schon auf die nächsten Schritte. 

• Schön, wenn wir Sie bald als Kunde begrüßen dürfen. 

• Welche Fragen sind für Sie noch offen? 

• Wir freuen uns auf Ihre Entscheidung. 

• Für Sie haben wir folgendes Angebot ausgearbeitet … 




22

• Wir freuen uns, wenn wir Sie mit unseren Top-Leistungen begeistern 

können. 

• Herr Klausen, ich freue mich auf Post von Ihnen. 

• Konnten wir Ihre Begeisterung wecken? Wir freuen uns auf Ihren Anruf. 

So versenden Sie Ihre Angebotsschreiben mit Pep und machen aus ihnen einen 

Werbebrief. 

• Immer eine zweite und dritte Version präsentieren, damit die Kunden 

auswählen können. 

• Vorteile und Kundennutzen wiederholen. 

• Visualisieren Sie Ihre Offerte durch Schemen, Skizzen und Grafiken bzw. 

Fotos. 

• Gestalten Sie eine Angebotsmappe, in die Sie Ihre Visitenkarte und Beilagen 

heften können. 

• Setzen Sie Farben ein. 

• Verwenden Sie ein Deckblatt. 

• Formulieren Sie ein kundenorientiertes Begleitschreiben. 

• Beschreiben Sie den Bestellvorgang und den Ablauf des Auftrags genau. 

15. Auch ein Begleitschreiben kann kreativ daherkommen 

Hält man eines der üblichen Begleitschreiben in den Händen, in dem solche 

Floskeln wie „In Bezug auf Ihre Anfrage …“ oder „In der Anlage erhalten Sie …“ 

zu lesen sind, tritt dieses schnell den Weg in den Papierkorb an. Schade, denn 




23

mit solch inhaltlosen Begleitschreiben wird eine Chance vergeben, in positiver 

Weise auf sich aufmerksam zu machen. 

Wenn Sie eine Ware oder eine Broschüre, ein Magazin, einen Flyer, einen 

Katalog, ein Angebot oder einen Fragebogen versenden, sollten Sie auf ein 

ansprechendes, kundenorientiertes Begleitschreiben daher nicht verzichten. Es 

enthält neben dem Dank für die Bestellung einige wichtige zusätzliche 

Informationen für den Kunden. Zum Beispiel über weitere Produkte, 

Dienstleistungen oder interessante Termine. Dabei sollten Sie die Sie - 

Perspektive wählen und die Vorteile für den Kunden erwähnen. 

Diese Formulierungen können hilfreich sein: 

• Gleich nach Ihrer Anfrage habe ich Ihnen den Katalog/die Unterlagen … 

herausgesucht und die für Sie wichtigen Informationen markiert. 

• Wir hoffen, dass unser Angebot in Ihrem Sinne ist, denn wir haben alle 

Ihre Wünsche berücksichtigt. Sie können sicher sein: Wenn individuelle 

Lösungen gefragt sind, sind Sie bei uns in den besten Händen. Betrachten 

Sie daher das Angebot als ersten Schritt auf unserem gemeinsamen Weg. 

• Wenn Sie auf unsere Website klicken, erfahren Sie … 

16. Beispiel eines humorvollen Begleitschreibens 

Hier lesen Sie ein humorvoll formuliertes Begleitschreiben, das Mitglieder eines 

Vereins erreichte, die ein Paket voller Flyer mit der Bitte erhielten, diese 

weiterzureichen: 

17. Juli 2009 

Guten Tag, sehr verehrte Mitglieder, 

jetzt halten Sie unsere nagelneuen Flyer in den Händen. Die haben ihre erste 

Bewährungsprobe schon hinter sich, denn sie feierten beim Open-Air-Kino im Stadtgarten 

Dieses eBook steht als Charity-Aktion für ein Schulprojekt des Ambalangoda e.V. kostenlos als 24 


SSK Emmerich-Rees (BLZ 358 500 00), bei www.betterplace.org oder www.spendenportal.de.

eine gelungene Premiere. Wir wünschen uns daher, dass unsere Flyer noch mehr 

Verbreitung finden – durch Sie. 

Was können Sie damit tun? 

Sie können Ihre Exemplare zum Beispiel 

• in den Schrank legen und auf immer und ewig vergessen 

• zu Schwalben falten und sie in Ihrem Büro fliegen lassen 

… aber dann verschwenden Sie Ihr eigenes Geld, denn wir haben die Flyer auch von 

Ihren Mitgliedsbeiträgen bezahlt. 

Überdies halten wir unseren Flyer für gut gelungen. Denn aus ihm geht hervor, wer wir 

eigentlich sind, welche Ziele wir haben und was wir alles so tun. Wussten Sie das 

eigentlich selbst schon alles? Ebenso finden Sie Argumente für eine Mitgliedschaft bei 

uns. Verteilen Sie also ein Exemplar an interessierte Unternehmen und werben für uns! 

Denn wir möchten unsere Belange ja aktiv bündeln und engagiert vertreten. 

Dazu brauchen wir Ihre aktive Unterstützung. 

Daher bitten wir Sie herzlich, Ihre Exemplare 

• als ersten Informations- und Werbeträger zu verstehen und 

• an Interessierte zu verteilen 

Und wenn Sie Papierschwalben lieben, … da müsste doch etwas Altpapier in Ihrem Büro 

zu finden sein! 

Mit freundlichen Grüßen 

XXXX 

Vorsitzender des YYY 

Übrigens: Haben Sie sich schon für unseren Mitgliederausflug „Hardrockcafé auf dem 

Schiff“ am 10. August angemeldet? 




25

17. Einladungsschreiben, die neugierig machen 

Im beruflichen Umfeld gibt es viele Anlässe für diverse Veranstaltungen, zu 

denen Einladungsschreiben an Gäste wie Mitarbeiter, Geschäftspartner, Politiker, 

Journalisten und viele mehr versandt werden sollen. Da steht ein 

Neujahrsempfang auf dem Programm, oder eine Jubiläumsfeier ist angesagt. Ein 

Bauprojekt soll mit einem offiziellen Spatenstich eröffnet werden oder zur 

alljährlichen Weihnachtsfeier oder einem Betriebsausflug eingeladen werden. 

Im Einladungsschreiben, das auch in Form einer Einladungskarte verschickt 

werden kann, sollen daher alle wichtigen Informationen für die Gäste enthalten 

sein. Zudem soll es neugierig machen, denn wir wollen ja, dass sich möglichst 

viele der Gäste angesprochen fühlen und ihre Teilnahme zusagen. 

Welche Fakten sollten Sie bei einem Einladungsschreiben erwähnen? 

Den Anlass, das Datum, der Ort, die Zeit, Kleidungswünsche, evtl. einen Hinweis 

als Leckerbissen auf den Inhalt der Veranstaltung, Antwortkarte oder -fax (Zu- 

oder Absage), evtl. Wegbeschreibung 

Hier lesen Sie ein Beispiel aus meiner Praxis: 

Sehr verehrte Mitglieder des XX, 

sagen Sie für den Abend des 16. November 2007 ab 19 Uhr alle Termine ab. Denn dann 

steht für Sie, Ihre/n Partner/in sowie Ihre Gäste ein Spitzenereignis auf dem Programm, 

das Rees noch nie gesehen hat, 

unser erster Gala-Abend 

im Bürgerhaus XY. Es erwartet Sie ein Sektempfang und ein exquisites Menü, das von 

leiser Pianomusik begleitet wird. Bei anregenden Gesprächen können Sie Kontakte 

knüpfen, ehe Sie von einem Vortrag des Niederkasseler Kabarettisten Christoph Brüske 

mit einigen Einsichten zum Thema Wirtschaft „brüskiert“ werden. 

Weiterhin kündigen wir Ihnen einige Programmpunkte an, über die wir Ihnen an 




26

dieser Stelle nur so viel verraten: Sie werden daran Ihren Spaß haben. 

Reservieren Sie Ihren Platz für sich und Ihre Gäste am besten sofort, dann können Sie 

später erzählen: Ich war am ersten Gala-Abend des XX dabei. 

Wir freuen uns auf Sie! 

Der Vorstand des XX e.V. 

18. Dankschreiben mit besonderer Note 

Auch bei besonderen Anlässen sollte in Ihrer Geschäftskorrespondenz immer die 

persönliche Note eine Rolle spielen. Sie sprechen zum Beispiel allen Kunden 

Ihren Dank aus, gratulieren einem Mitarbeiter zur Geburt eines Kindes oder einer 

Beförderung, wünschen viel Erfolg zur Geschäftseröffnung oder kondolieren 

einem Geschäftspartner zum Tod des Partners. 

Im Internet gibt es zu jeder dieser Gelegenheiten Vorlagen zu kaufen. Wenn Sie 

dieses in Erwägung ziehen, sollten Sie diese jedoch so umwandeln, dass sie zu 

dem Empfänger passen. Je genauer Sie diesen kennen, desto persönlicher 

können Sie sich ausdrücken. 

An dieser Stelle gebe ich auch gerne Hinweise auf mögliche Zitate, Aphorismen, 

Sprüche oder Redewendungen, die zum Beispiel anlässlich einer Geburt 

vorgeschlagen werden. Das ist an sich eine gute Idee. Dennoch möchte ich 

ausdrücklich davor warnen, diese spontan anzuwenden. Mir hat zum Beispiel fast 

nichts zum Thema „Geburt“ gefallen, die Sprüche fand ich sehr überzogen und zu 

emotional, manche sogar richtig kitschig. Also Vorsicht bei deren Anwendung! 

Wählen Sie diese nur aus, wenn Sie sich ganz sicher sind, dass diese wirklich 

zum Anlass und dem Empfänger Ihres Schreibens passen. 

Ein Beispiel für einen Dankesbrief aus meiner Praxis: 

Ein Dankeschön für alle Teilnehmer/innen an unserem Gewinnspiel 

Guten Tag, Herr/Frau …., 




27

wir haben uns sehr darüber gefreut, dass Sie bei unserem Gewinnspiel mitgemacht haben. Leider 

gehören Sie jedoch nicht zu den Gewinnern unserer kostenlosen XXX - Lasertherapie zur 

Raucherentwöhnung. 

Doch wir haben uns für Sie ein kleines Dankeschön ausgedacht: Falls Sie sich doch noch für eine 

XXX - Lasertherapie entscheiden sollten, gewähren wir Ihnen 15 Euro Ermäßigung auf 

unseren Normalpreis von 165 Euro. Bringen Sie diesen Brief einfach zum Termin Ihrer 

Therapiesitzung mit. Dann bezahlen Sie nur 150 Euro. 

Sie möchten ernsthaft mit dem Rauchen aufhören? Dann haben wir einen Tipp für Sie: 

Schauen Sie doch einfach hin und wieder mal auf unsere Homepage www.XXX.de. Dort 

finden Sie viel Interessantes und Wissenswertes rund um das Thema „Raucherentwöhnung mittels 

Lasertherapie“. Zum Beispiel können Sie sich unter dem Link „Vorteile“ einen ganz aktuell 

eingestellten Aktionsplan herunterladen. Der gibt Ihnen für Ihre Entscheidung, mit dem Rauchen 

aufzuhören, wertvolle Hinweise. Und demnächst finden Sie dort auch einige Geschichten von Kunden, 

die von ihren ganz persönlichen Erfahrungen mit uns berichten. 

Zum Schluss möchten wir Ihnen versichern, dass wir Ihnen keine weiteren Informationen zur 

XXX-Lasertherapie zukommen lassen werden, wenn Sie das nicht ausdrücklich gewünscht 

haben. Wir haben Ihnen Vertraulichkeit im Umgang mit Ihren Daten zugesichert und daran halten 

wir uns. 

Vielleicht können wir uns ja eines Tages einmal persönlich kennen lernen! 

Wir wünschen Ihnen ein frohes Osterfest und 

verbleiben mit rauchfreien Grüßen 

Ihre 

XXX Therapie GmbH 

i.A. nnnn 

19. Gratulation schreiben zur Beförderung 

Bei dieser Gelegenheit können Sie gut ein Zitat anwenden, das Sie zum Beispiel 

auf der folgenden Seite finden: http://zitate.net/zitate/erfolg/zitate.html 




28

„Erfolg hat nur, wer etwas tut, während er auf den Erfolg wartet“. Thomas Alva 

Edison, Erfinder 

„Erfolg ist kein Sofa zum Ausruhen, sondern ein Sprungbrett in die Zukunft“. 

Harold McMillan, englischer Premierminister 

„Erfolg besteht darin, dass man genau die Fähigkeiten hat, die im Moment 

gefragt sind“. Henry Ford, amerikanischer Autobauer 

Sehr geehrter Herr …, oder 

Liebe Frau Müller, 

Zitat (s.o) … und Sie sind das beste Beispiel dafür. Denn Ihr Einsatz für unser 

Unternehmen war herausragend. Sie haben es geschafft, …. 

Deshalb freuen sich die Mitarbeiter und ich uns darüber, dass neue Herausforderungen 

auf Sie warten. 

• Dazu sendet Ihnen die gesamte Geschäftleitung ihre herzlichsten 

Glückwünsche. 

• Ihre Einsatzbereitschaft und Ihr Können haben Sie in diese 

verantwortungsvolle Position geführt. 

• Nun warten neue Herausforderungen als Leiterin …. auf Sie. 

• Meine herzlichen Glückwünsche begleiten Sie in Ihren neuen Arbeits- 

/Wirkungsbereich. 

• Ich habe mich sehr gefreut, als ich von Ihrer Berufung/Beförderung 

zum/zur Abteilungsleiter/in …. erfahren habe. 

• Ich freue mich sehr, dass Ihr langjähriges Engagement sich nun für Sie 

auszahlt. 

• Wir freuen uns für Sie, sind aber gleichzeitig ein wenig traurig, dass wir 

Sie nun gehen lassen müssen. 

• Ihre Beförderung freut uns, auch wenn wir diese mit einem lachenden und 

einem weinenden Auge sehen. Denn mit Ihnen verlieren wir eine beliebte 

Mitarbeiterin/einen verantwortungsvollen Chef/… 




29

20. Glückwünsche zur Geburt mal anders 

„Wir gratulieren herzlich zur Geburt Ihrer Tochter/Ihres Sohnes und wünschen 

ihr/ihm viel Glück und Gesundheit im Leben.“ So oder ähnlich wird ein 

Glückwunschbrief aussehen, wenn Sie diesen an jemanden versenden, der Ihnen 

nicht besonders nahe steht. 

Kennen Sie allerdings die frisch gebackenen Eltern näher, sollten Sie auch hier 

wieder unbedingt einige persönliche Sätze einflechten, zum Beispiel: 

„Herzlichen Glückwunsch zum lang ersehnten Stammhalter.“ Oder „ … dem 

neuen Mitglied des Fußball-/Karnevalsvereins … “ 

Ganz originell verfahren Sie, wenn Sie ein Schreiben an das Kind persönlich 

richten: 

„Liebe/r ….., 

herzlichen Glückwunsch zum Start in dein Leben. Ich wünsche dir viele Jahrzehnte voller 

Glück, Gesundheit und Zufriedenheit. Falls du eines Tages jemanden brauchst, der mit 

dir ein Lied singt oder Fußball spielt: Ich bin gerne für dich da. Ruf mich dann einfach an. 

Sage auch deinen Eltern liebe Grüße von mir 

Dein XXXX“ 

21. Ein schwieriges Kapitel: Trauerbriefe 

Kondolenzschreiben gehören zu den schwierigsten Kapiteln im Bereich der 

Geschäftsbriefe, denn in diesem so sprachlos machenden Moment flüchten sich 

sehr viele Menschen in nichts sagende Floskeln. Doch auch hier können Sie die 

richtigen Worte finden. Die fallen natürlich unterschiedlich aus, je nachdem, ob 

Sie die verstorbene Person bzw. die Hinterbliebenen persönlich gut kannten oder 

nicht. 

Ein Trauerbrief sollte die verstorbene Person würdigen und gleichzeitig Trost 

spenden. Daher sollte er immer individuell formuliert werden und am besten mit 

der Hand geschrieben werden. 




30

Heben Sie Verdienste und Stärken des Verstorbenen hervor, erinnern an 

gemeinsame Erlebnisse, berichten von eigenen Erfahrungen, sprechen Ihre 

Solidarität aus oder machen Hilfsangebote. 

Viele gute Tipps finden Sie unter: 

http://www.stil.de/themenschwerpunkt/beileid.html 

Sehr geehrte Frau Müller, 

als ich vom Tod Ihres Mannes erfahren habe, hat mich das sehr nachdenklich und traurig 

gemacht. Seien Sie versichert: Ich fühle mit Ihnen. Denn ich erinnere mich gerne an die 

gemeinsame Zeit, die wir auf dem Tennisplatz miteinander verbracht haben. 

Nehmen Sie sich die Zeit zum Trauern. Bitte nehmen Sie sich aber auch das Recht, eines 

Tages wieder zu lächeln ... 

22. Sorry - Brief: eine kundenorientierte Reklamationsantwort 

Niemand erhält gerne eine Reklamation. Dennoch können unsere Produkte oder 

Dienstleistungen nicht immer fehlerfrei sein. Wenn also eine Reklamation in Ihr 

Haus flattert, überraschen Sie Ihren Kunden mit einer kundenorientierten 

Antwort. 

Was können Sie tun? Außer den rechtlichen Vorgaben wie Gewährleistung, 

Umtausch oder Nachbesserung hilft zum Beispiel eine mündliche Entschuldigung, 

ein netter „Sorry - Brief“, dem Sie ein kleines Geschenk in Form von Kinokarten, 

ein Los oder eine Einladung zu einem Kundenessen oder zu einer Veranstaltung 

beilegen können. 

Dabei sollten Sie in vier Schritten vorgehen: 

1. sich bedanken, Verständnis zeigen 




31

2. einen individuellen Lösungsvorschlag anbieten – denken Sie sich in den 

Kunden hinein 

3. den Kunden informieren 

4. einen positiven Ausblick in die Zukunft verfassen 

Tipps für die Reklamationsantwort 

• positive Formulierungen: also nicht das Wort „Reklamation oder 

Beschwerde“ verwenden, sondern stattdessen „Frage, Angelegenheit, 

Hinweis, Kommentar“ 

• Bereits in drei Tagen senden wir Ihnen eine neues ... 

• Geben Sie Fehler zu, schreiben Sie, dass Sie diesen auf den Grund gehen 

werden. 

• Wenn Sie auf Grund der Beschwerde Abläufe in Ihrem Unternehmen 

ändern, teilen Sie das dem Kunden in einem weiteren Schreiben mit. 

• Seien Sie diplomatisch, wenn der Fehler beim Kunden liegt. 

• Selbst wenn der Kunde droht: Bitte nicht zurückdrohen. 

• Reden Sie den Kunden mit Namen an, evtl. auch im Verlauf des Briefe 

Beispiele für eine kundenorientierte Formulierung: 

Ich danke Ihnen sehr für die konstruktive Kritik an ... 

Ihr Hinweis/Kommentar hat uns auf ... aufmerksam gemacht. Dafür danken wir 

Ihnen, denn nur aus Fehlern kann man lernen. 

Wir wollen das in Zukunft besser machen. 

23. Einen kundenfreundlichen Rechnungstext gestalten 

Rechnungen müssen bestimmte Vorschriften erfüllen, um eventuellen 

gerichtlichen Nachprüfungen Stand halten zu können. Das bedeutet jedoch nicht, 

dass sie unpersönlich und im Amtsdeutsch formuliert daher kommen müssen: 

Kundennummer, Bearbeitungszeichen, Konten, Rechnungstabellen usw.? 




32

Kundenfreundliche Unternehmen sehen in jedem Schreiben, das ihr Haus 

verlässt – auch bei einer Rechnung - die Möglichkeit, Kunden zu informieren. Sie 

stellen die Leistung des Unternehmens noch einmal heraus, sie bedanken sich 

und formulieren die Bitte zur Weiterempfehlung oder nutzen die Korrespondenz, 

um eine Werbebotschaft zu platzieren. Solch eine Rechnung hebt Ihr 

Unternehmen positiv hervor und wird erinnert. 

Die Leistung herausstellen: 

Klar, dass Sie alle Leistungen aufschreiben, die bezahlt werden müssen. Aber 

gerade bei Handwerkern oder Freiberuflern hat der Kunde Leistungen erhalten, 

die nicht berechnet werden. Warum also nicht notieren: Erstberatung am 18. 

März … kostenlos oder 0,00 €. So sieht der Kunde genau, was er alles für seine 

Investition erhalten hat. 

Nun zu den Textbausteinen: 

Der Standard lautet so: Vielen Dank für Ihren Auftrag. 

Kundenorientiert heißt es: 

• Herzlichen Dank für die konstruktive Zusammenarbeit bei dem Projekt … 

• Es hat uns sehr viel Freude bereitet, Ihre Wohnung farblich zu gestalten. 

• Sie verfügen nun über eine Website, die vom Konzept und Text her genau 

auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. 

• Wir danken für den Auftrag und wünschen Ihnen viel Erfolg damit. 

• Wir haben gern für Sie gearbeitet. 

Wir bitten Sie, bis spätestens zum 14. April … die Summe … zu bezahlen. 

Bitte zahlen Sie bis spätestens … 

Wenn Ihnen unsere Zusammenarbeit gefallen hat, dürfen Sie uns gerne 

weiterempfehlen. 




33

24. Humorvolle Mahnungen kommen gut an 

Eine Mahnung zu schreiben ist eine unangenehme Aufgabe. Wenn Sie den 

säumigen Kunden nicht verlieren möchten, drohen Sie nicht gleich. Behandeln 

Sie ihn auch nicht wie einen Kapitalverbrecher, hübsches Wortspiel, nicht wahr? 

Nutzen Sie lieber die Situation zur Kundenorientierung und verfassen das 

Mahnschreiben humorvoll. Damit heben Sie sich positiv von den Mitbewerbern ab 

und tun etwas für Ihr Image. Heben Sie zunächst das Versehen hervor, das 

gebietet die Fairness. 

Humorvoll präsentiert sich eine Mahnung zum Beispiel dadurch, indem Sie eine 

passende Redewendung verwenden und eine kurze Geschichte dazu erzählen. 

Zum Schluss formulieren Sie eine persönliche Zahlungserinnerung mit 

Aufforderungscharakter. Folgende Redewendungen können Sie verwenden: 

„etwas auf die lange Bank schieben, jemandem die Leviten lesen, nicht auf eine 

Kuhhaut gehen, in der Kreide stehen, etwas auf dem Kerbholz haben“. 

Wenn Sie die letzte gewählt haben, schreiben Sie doch gleich eine Erklärung für 

diese Redewendung dazu: Bis weit ins 18. Jahrhundert hinein verwendeten vor 

allem Handwerker, Händler oder Priester etwa fußlange Stäbe an Stelle eines 

Schuldbuches. Denn zu diesen Zeiten waren noch nicht alle Menschen des Lesens 

und Schreibens kundig. In die so genannten „Kerbhölzer“ ritzte man Kerben, die 

die Schulden aufzeichneten. Der Schuldner wie der Gläubiger besaßen je eine 

Hälfte dieser identischen Kerbhölzer. Am Zahltag dann wurde das Kerbholz 

präsentiert und abgerechnet. Etwas auf dem Kerbholz haben hieß also „bei 

jemandem Schulden haben“. Zahlte man diese Schulden, wurde das Kerbholz 

vernichtet. 

Formulieren Sie zum Schluss etwa so: Wir möchten gerne Ihr Kerbholz 

verbrennen und bitten Sie bis zum 12. Dezember 2009 um Ausgleich. Bitte 

überweisen Sie die Summe von 678,45 Euro auf unser Konto. 




34

25. Formulieren Sie Ihre Weihnachtspost individuell 

„Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie frohe Weihnachten und ein gutes neues 

Jahr“. Solche wenig phantasievoll formulierten Weihnachtswünsche erhalten wir 

vor dem Weihnachtsfest zuhauf, und Langeweile macht sich breit. Wie wäre es 

mit einem individuell formulierten Weihnachtsbrief? Nicht nur für Ihre privaten 

Grüße, sondern auch für die Post an Ihre Geschäftspartner und Kunden. 

Zunächst einmal finden Sie hier einige Tipps für den Inhalt: 

• Formulieren Sie einen kurzen persönlichen Rückblick unter der Überschrift: 

„Daran denken wir gerne“ auf das vergangene Jahr, indem Sie die folgenden 

Fragen beantworten: Was ist alles passiert? Was hat sich verändert? Über 

welche Erfolge können Sie berichten? Vielleicht können Sie sogar mit einer 

Anekdote aufwarten? 

• Oder Sie verfassen den Rückblick etwas allgemeiner: „Jedes Jahr hat seine 

eigene Geschichte. Weswegen bleibt uns 2009 in Erinnerung?“ 

• Blicken Sie positiv auf das neue Jahr. 

• Spende statt Geschenke: Erläutern Sie, warum und an welches Projekt Sie 

spenden und auf Kundengeschenke verzichten. 

• Verwenden Sie ein Zitat wie dieses von Joseph Adison: „Um glücklich zu sein 

im Leben, brauchen wir etwas zu arbeiten und etwas, auf das wir hoffen 

können“. Oder eines von Mahatma Gandhi: „Es gibt Wichtigeres im Leben als 

beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen“. Es darf auch ein Zitat aus der 

Bibel sein, wenn Sie einem Christen schreiben, denn Weihnachten ist ein 

christliches Fest: „Gesegnete Weihnachten“. 

• Beziehen Sie sich auf gemeinsame Erlebnisse: „Danke, dass Sie uns im 

letzten Jahr unterstützt haben“. „Danke für die vielen frohen Stunden“. 




35

• Machen Sie sich Gedanken zu der folgenden Frage: Was wäre, wenn es das 

Weihnachtsfest nicht gäbe? „Mir würde das Zusammensein mit vielen lieben 

Menschen fehlen. Oder die Ruhe, um zu sich selbst zu kommen. Die Stunden, 

in denen man sich entspannen kann, ganz unbeschwert der Familie widmen 

kann“. 

• Dankeschön sagen: für die Zusammenarbeit, für die Freundschaft … 

Und zum Schluss noch ein paar Ideen für die äußere Form Ihrer individuellen 

Weihnachtspost: 

• Verwenden Sie Karten von Hilfsorganisationen oder mit einem für Sie 

passendem Fotomotiv. 

• Dazu kleben Sie eine Briefmarke auf. 

• Mit dem Füllfederhalter zumindest die Anrede oder den Gruß handschriftlich 

einsetzen. 

25. Eine gute Alternative zur Weihnachtspost: Neujahrsgrüße 

Schon wieder eine Weihnachtskarte! Und noch eine … und alle wollen beant- 

wortet werden, ausgerechnet in der Zeit mit dem allerhöchsten Stressfaktor. 

Wenn Sie mit Ihrer Post nicht in der Fülle der Weihnachtsgrüße untergehen 

möchten – zu Weihnachten schreibt ja jeder - dann bildet die Idee eines Briefes 

zum neuen Jahr eine gute Alternative. Denn dieser wird deutlicher 

wahrgenommen und aufmerksamer gelesen. Und bedeutet für Sie ein Stückchen 

weniger Advents-Stress und ist zudem für alle, die den richtigen Zeitpunkt für die 

Weihnachtsbriefe verpasst haben, eine gute Möglichkeit, sich in Erinnerung zu 

bringen. 




36

Ihr Neujahrsbrief sollte, zumindest im geschäftlichen Bereich, denjenigen erst 

dann erreichen, wenn die Arbeit wieder aufgenommen wird, also in den ersten 

Januartagen. 

Formulieren Sie Ihren Neujahrsbrief persönlich, indem Sie das Thema „Rückblick“ 

als Dankeschön für das letzte Jahr formulieren und einen Blick auf den Anfang 

des neuen Jahres werfen, frei nach dem Hesse-Zitat „Allem Anfang wohnt ein 

Zauber inne.“ 

Oder Sie verwenden ein Zitat von Carlo Schmid: „Erst in der letzten Minute des 

Jahres merkt man, wie viele Tage ein Jahr hat.“ Eventuell gefällt Ihnen dieses 

von Hal Borlan besser: „Das Jahresende ist kein Ende und der Jahresanfang kein 

Anfang, sondern ein Weiterleben mit der Weisheit, die uns die Erfahrung gelehrt 

hat.“ 

So könnte ein Neujahrsbrief beginnen: „Liebe Frau X, während der 

Weihnachtsfeiertage hatte ich die Muße, über das vergangene Jahr 

nachzudenken. Dabei erinnerte ich mich auch an die Situationen, die unsere 

Geschäftsbeziehung ausmachten. Für diese angenehme Zusammenarbeit möchte 

ich Ihnen meinen Dank aussprechen und hoffe, dass wir auch im neuen Jahr 

wieder so gut zusammenarbeiten können. Für 2009 wünsche ich Ihnen 

Gesundheit, Freude an der Arbeit und am Leben sowie Erfolg. 

Herzliche Neujahrswünsche 

Ihr …“ 

Weitere Textideen: 

„Die ersten Tage im neuen Jahr sind genau der richtige Zeitpunkt dafür, um 

Ihnen ein herzliches Dankeschön für die harmonische Zusammenarbeit im letzten 

Jahr zu schicken. Ich freue mich auf die nächsten Monate und wünsche Ihnen, 

dass Ihre Vorhaben gut gelingen werden.“ 




37

„Jetzt im neuen Jahr heißt es wieder, voller Elan an die Arbeit zu gehen. Dazu 

wünsche ich Ihnen viele kreative Ideen und motivierte Mitarbeiter, die Sie dabei 

unterstützen, alle Ihre Ziele und Wünsche zu erreichen. Dass Ihnen das gelingt, 

wünsche ich Ihnen.“ 

26. Zum Schluss: Ein paar Tipps zur Rechtschreibung 

Zeigen Sie sich als aufgeschlossenes Unternehmen und verwenden Sie 

konsequent die neue Rechtschreibung. Immerhin wird diese in den nordrhein- 

westfälischen Schulen schon seit 1996 gelehrt und ist zum 1. August 2006 nach 

einigen Änderungen verbindlich. 

Die einzige wirkliche Schwierigkeit ist die Frage: Wann schreibt man getrennt 

und wann nicht? Dort gibt es so viele Ausnahmen, dass sich der Blick in den 

neuesten Duden lohnt. 

Positiv ist, dass es manchmal Wahlmöglichkeiten gibt. Beispiel: Unser Geschäft 

bleibt bis auf weiteres/Weiteres geschlossen. Beides ist richtig! Allerdings 

schlägt der Duden eine dieser Möglichkeiten als die zu bevorzugende vor. 

Der Hauptirrtum lautet: Man schreibt jetzt kein „ß“ mehr, sondern immer nur 

„ss“. Das ist falsch. Merken Sie sich eine einfache Regel: Der Normalfall ist 

weiterhin der Buchstabe „ß“, das „ss“ schreibt man nur nach einem kurz 

gesprochenen Vokal (a, e, i, o, u). 

Beispiele: 

- nass, da der Vokal „a“ kurz gesprochen wird 

- Straße, Grüße – weiterhin ß, da „a“ und „ü“ lang gesprochen werden 

- beißen – auch hier bleibt das „ß“, da „ei“ aus 2 Vokalen besteht 

(Diphthonge wie eu, äu, ei) 

Die Frage „dass oder das“ hat mit Rechtschreibung nichts zu tun. 

Ich meine, dass ... leitet einen Konjunktivsatz ein 




38

Ich sehe dort ein Mädchen, das sehr groß ist. „Das“ ist hier ein 

Reflexivpronomen. Das bedeutet, dass in dem Satz vorher ein Substantiv – hier 

„Mädchen“ genannt wird, auf das sich dieses Wort bezieht. 

Sehr viele Fehler gibt es bei der Zeichensetzung, was aber auch mit der neuen 

Rechtschreibung wenig zu tun hat. 

Um die richtig anzuwenden, muss man vor allem wissen, aus welchen zwei Teilen 

ein Satz besteht: nämlich aus einem Subjekt (wer oder was?) und einem 

Prädikat (tut etwas, besteht aus Verbformen). Kommen beide Teile gemeinsam 

vor, hat man einen Hauptsatz vor sich. Sonst handelt es sich um einen 

unvollständigen Satz, den man auch Nebensatz nennt. 

Wichtige Regeln: 

HS, NS. Wir freuen uns, Sie als neue Kunden begrüßen zu können. (wir 

freuen … Subjekt/Prädikat) 

HS und NS. Gern informieren wir Sie über unsere Dienstleistungen und 

freuen uns über Ihre Antwort. (Wir informieren … 

Subjekt/Prädikat, vor „und“ steht kein Komma, weil kein vollständiger Hauptsatz 

folgt, nur das Prädikat „freuen“. 

Die Dudenredaktion bietet zur privaten Verwendung an, Texte kostenlos zu 

überprüfen: http://www.duden.de/deutsche_sprache/rechtschreibpruefung/ 

Kopieren sie einen Text von einer Seite (etwa 1.600 Zeichen) in das Feld. Hier 

werden Fehler sehr schnell gefunden. Wenn Sie die linke Maustaste anklicken, 

gibt es Tipps zur Korrektur. 

Hier finden Sie Listen der häufigsten Rechtschreibfehler: 

• http://de.wikipedia.org/wiki/Liste_h%C3%A4ufiger_Rechtschreibfehler_im 

_Deutschen 

• http://www.korrekturen.de/beliebte_fehler.shtml 




39

Die folgenden Fehler finden Sie auch in Geschäftsbriefen. An dieser Stelle habe 

ich die einzig richtige Variante angegeben: 

• E-Mail-Adresse 

• E-Mail 

• Straße 

• Gruß 

• Grüßen 

• AGB (nicht AGBs) 

• FAQ (nicht FAQs) 

• derselbe 

• Entgelt 

• herzlich willkommen 

• dieses Jahres 

• Laptop 

• Standard 

• unentgeltlich 

• von 9 bis 11 Uhr 

• Website 

• separat 

• Preis-Leistungs-Verhältnis 

• sponsern 




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