Finanzbehörde Hamburg: Unterlagen für den Einstieg in das

Die Lohnsteuerkarte 

geht jetzt online ! 

Unterlagen für den Einstieg 

in das ELStAM-Verfahren

Sehr geehrte Damen und Herren, 

zum 1. Januar 2013 werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingeführt. 

Um diese elektronisch abrufen zu können, haben Sie bereits seit dem 1. November 

2012 die Möglichkeit, Ihre Arbeitnehmer unter Verwendung der IdNr. und des Geburtsdatums 

in der ELStAM-Datenbank anzumelden (§ 39e Absatz 4 Satz 2 EStG). Als Einführungszeitraum 

wird das Kalenderjahr 2013 bestimmt. Aus § 52b EStG in der Fassung des 

JStG 2013 folgt, dass der Arbeitgeber die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 

2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abzurufen und anzuwenden hat. Ein Abruf mit 

Wirkung ab 2014 ist verspätet. 

Um Ihnen den Einstieg in das ELStAM-Verfahren zu erleichtern, besteht die Möglichkeit, auf 

eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM einmalig 

zu verzichten. Stattdessen kann der Lohnsteuerabzug für die Dauer von bis zu 6 Kalendermonaten 

weiter nach den bisherigen Merkmalen durchgeführt werden. In diesem 6- 

Monats-Zeitraum können Sie insbesondere die Funktionsfähigkeit der eingesetzten Lohnabrechnungsprogramme 

absichern. Ferner ermöglicht diese Regelung, dass Sie Ihren Arbeitnehmern 

die abgerufenen ELStAM zur Überprüfung mitteilen können. 

Ein Abgleich und ggf. eine Korrektur der gespeicherten Daten im Vorwege wird den Einstieg 

vereinfachen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, dass Ihre Arbeitnehmer die Möglichkeit 

nutzen und ihre ELStAM im Elster Online Portal (EOP) abrufen. Mögliche fehlerhafte Datenbestände 

können dadurch erkannt und ggf. im Vorfeld des Einstiegs bereinigt werden. Dadurch 

wird bei Verfahrensstart ein zusätzlicher Zeitaufwand verringert. Weiterhin können Sie 

zum Abgleich der Daten den als Anlage beigefügten Vordruck „Bescheinigung zur Überprüfung 

der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)“ verwenden. 

Um die technische Grundkommunikation Ihres Systems zu erproben, empfehlen wir, zunächst 

nur einen Teil Ihrer Arbeitnehmer (z.B. ein erstes „Paket“ von 100 Arbeitnehmern) 

anzumelden. War die Anmeldung erfolgreich und sind die Prozesse bis zur Einarbeitung im 

Lohnkonto fehlerfrei durchlaufen, können weitere Arbeitnehmer angemeldet werden. Um die 

eigenen Systemgrenzen auszutesten, bietet es sich an, auch die folgenden Anmeldungen 

schrittweise auszuführen (z.B. erstes Paket = 100 AN, zweites Paket = 500 AN, drittes Paket 

= 1000 AN usw.). 

Die Unterlagen in dieser Mappe sollen Sie beim Einstieg in das Verfahren unterstützen. Dabei 

möchten wir insbesondere auf die beigefügte Checkliste hinweisen. Hier sind mögliche 

Hilfen für einen problemlosen Einstieg in das Verfahren noch einmal gesondert dargestellt. 

Vielleicht wurden Sie von Ihrem Arbeitgeberverband, Steuerberater oder auch dem Hersteller 

Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware schon informiert. Wir empfehlen Ihnen vor dem Einstieg 

in das Verfahren abzustimmen, ob die von Ihnen verwendete Software einen Einstieg problemlos 

ermöglicht. Bei technischen Problemen (z.B. bei programmtechnischen Fragen) wenden 

Sie sich bitte zunächst an ihren Softwareanbieter. 

Für technische Probleme, die nicht durch ihren Softwareanbieter gelöst werden können, besteht 

im Weiteren die Möglichkeit, die kostenfreie ELStAM-Hotline (Telefon: 0800-523 50 99 

oder per Mail elstam-hotline@elster.de) zu nutzen. 

Für nicht technisch bedingte Fragen steht Ihnen Ihr zuständiges Finanzamt als Ansprechpartner 

zur Verfügung. 

Mit freundlichen Grüßen, 

Ihr Finanzamt 

Finanzbehörde Hamburg, Steuerverwaltung, Organisation, 13.11.2012

Inhalt dieser Mappe 

Checkliste 

Leitfaden Lohnbüros 

Fallbeispiele zur An- und Abmeldung von Arbeitnehmern 

Folder: Die Lohnsteuerkarte geht jetzt online (Stand: August 2012) 

Musterschreiben / Vordrucke: 

Der Mappe sind folgende Musterschreiben / Vordrucke zur Information der Arbeitnehmer durch 

den Arbeitgeber beigefügt: 

o Musterschreiben 1: Informationsschreiben zur Neubeantragung der Freibeträge 

o Musterschreiben 2: Informationsschreiben für Arbeitnehmer über den Zeitpunkt des 

Einstiegs in das Verfahren 

o Musterschreiben 3: Informationsschreiben zur ersten Lohnabrechnung nach Umstellung auf 

das elektronische Verfahren 

o Vordruck: Bescheinigung zur Überprüfung der ELStAM; Mitteilung über Abweichende 

ELStAM für den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber 

o Vordruck: Antrag an das Finanzamt auf Korrektur der ELStAM 

Weitere Informationen: 

Weitergehende Informationen finden Sie: 

Startschreiben vom 02.10.2012 

(http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten 

/Lohnsteuer/2012-10-02-elstam.pdf?__blob=publicationFile&v=2) 

Anwendungsschreiben vom 11.10.2012 

(http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten 

/Lohnsteuer/2012-10-12-LStAbzugsmerkmale.pdf?__blob=publicationFile&v=4) 

Zusammenfassung des Start- und des Anwendungsschreiben der Handelskammer Hamburg 

(http://www.hk24.de/recht_und_steuern/steuerrecht/thema_unternehmensbesteuerung_gese 

tz/1605228/Elstam_verschoben.html) 

FAQ: 

o https://www.elster.de/arbeitg_elstam.php 

o https://www.elster.de/faq_ag_nw.php

Checkliste zum Einstieg in das Verfahren ELStAM 

1. Maßnahmen vor dem Einstieg 

1.1. Wir empfehlen, mit dem Hersteller der Lohnbuchhaltungssoftware sowie (ggf.) dem mit der 

Lohnbuchhaltung beauftragten Steuerberater abzustimmen, wann ein Einstieg in das 

Verfahren möglich, sinnvoll oder bereits vorgesehen ist. 

1.2. Darüber hinaus empfehlen wir, eine Information an die Arbeitnehmer (z.B. Versendung mit 

der Lohnabrechnung) bekannt zu geben, wann der Einstieg in das Verfahren vorgesehen ist 

(Musterschreiben 2). 

1.3. Zusätzlich sollte der Hinweis ausgegeben werden, dass die Freibeträge für 2013 beim 

Finanzamt neu zu beantragen sind. Eine Ausnahme hiervon bilden mehrjährige Freibeträge 

(z.B. Freibeträge für Kinder über 18 Jahre sowie der Behinderten-Pauschbetrag). 

1.4. Als weitere vorbereitende Maßnahme besteht für Ihre Arbeitnehmer die Möglichkeit, die 

persönlichen ELStAM über das Elster-Online-Portal (EOP) abzufragen und ggf. den 

tatsächlichen Gegebenheiten vor Einstieg (s.u.) anzupassen. Vorgenommene Änderungen 

sollten dem Arbeitgeber zum Abgleich mit den in der Lohnbuchhaltung gespeicherten Daten 

mitgeteilt werden. 

1.5. Soweit Sie sich als Arbeitgeber noch nicht registriert haben, muss eine Registrierung mit 

Organisationszertifikat durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter 

(https://www.elster.de/arbeitg_elstam.php#registrierung). Für den gesamten Registrierungsprozess 

sind 10-14 Tage einzurechnen. 

2. Maßnahmen beim Einstieg 

2.1. Der Abruf der ELStAM kann ab dem 01.01.2013 und muss spätestens für den letzten im 

Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum durchgeführt worden sein. 

2.2. Es besteht die Möglichkeit, auf eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum 

erstmals abgerufenen ELStAM einmalig zu verzichten (6-Monats-Zeitraum), um insbesondere 

etwaige Abweichungen zwischen den gespeicherten Lohndaten und ELStAM-Daten 

aufzuklären. 

2.3. Wir empfehlen die Möglichkeit des stufenweisen Einstiegs in das Verfahren (d.h. Anmeldung 

der Arbeitnehmer bzw. Abruf der ELStAM-Daten in „Paketen“). Eine Anmeldung der 

Arbeitnehmer in der Datenbank ist seit dem 01.11.2012 möglich. 

2.4. Wir empfehlen, Ihre Arbeitnehmer über den erfolgten erstmaligen Abruf der ELStAM-Daten 

zu informieren (Musterschreiben 3), insbesondere, wenn Abweichungen zwischen Ihren 

Lohndaten und den in der ELStAM-Datenbank gespeicherten Daten vorliegen. 

2.5. Über Änderungen in den ELStAM-Daten können Sie sich im Rahmen des Mailservices 

monatlich informieren lassen. 

3. Maßnahmen bei technischen Problemen 

3.1. Bitte klären Sie technische Probleme als erstes mit Ihrem Softwarehersteller. 

3.2. Für technische Probleme, die nicht durch Ihren Softwarehersteller gelöst werden können, 

besteht die Möglichkeit, die kostenfreie ELStAM-Hotline (Telefon: 0800-523 50 99 oder per 

Mail elstam-hotline@elster.de) zu nutzen. 

4. Maßnahmen bei Abweichungen zwischen den bei Ihnen gespeicherten Lohndaten und den in der 

ELStAM-Datenbank gespeicherten Daten 

Bitte klären Sie zunächst mit dem Arbeitnehmer (z.B. mit dem Vordruck „Bescheinigung zur 

Überprüfung der ELStAM“), ob die Daten korrekt sind. Sollten die von der ELStAM-Datenbank 

übermittelten Daten fehlerhaft sein, muss eine Berichtigung der Daten beim Finanzamt erfolgen 

(„Antrag auf Korrektur der ELStAM“). Zur Vermeidung von Wartezeiten und zur Beschleunigung 

des Verfahrens empfehlen wir Ihren Arbeitnehmern, diesen Antrag schriftlich beim Finanzamt 

einzureichen. Entsprechende Vordrucke finden Sie im Internet – 

http://www.hamburg.de/contentblob/3653848/data/elstam-korrekturantrag.pdf. 

Finanzbehörde Hamburg, Steuerverwaltung, Organisation, 13.11.2012

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ELStAM – Leitfaden für Lohnbüros 

Version: 

Stand: 

Elektronische 

Lohnsteuerabzugsmerkmale 

ELStAM 

Leitfaden für Lohnbüros 

Erste Hilfe für Arbeitgeber 

und Arbeitnehmer beim 

Auftreten der häufigsten 

Abweichungen und 

Problemstellungen beim Abruf 

2.0 

01.11.2012

Inhaltsübersicht 

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Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

1 Einführung des Verfahrens ELStAM 3 

2 Allgemeines 3 

3 Fehlgeschlagene Anmeldung 5 

3.1 Fehlgeschlagene Anmeldung wegen Sperre .............................................................. 5 

3.2 Fehlgeschlagene Anmeldung – weitere Ursachen ...................................................... 6 

4 Abweichungen beim Freibetrag oder Kinderfreibetrag 9 

5 Abweichungen bei der Steuerklasse 10 

6 Abweichungen bei der Religion 11 

7 Besonderheiten bei Sachverhalten mit Auslandsbezug 12 

8 Weitere organisatorische Hinweise 13 

Anhang 

8.1 Organisationszertifikat .............................................................................................. 13 

8.2 Besonderheiten bei Abrechnungen durch getrennte Bereiche 

eines Unternehmens ................................................................................................ 13 

Abbildung 1: (Besondere) Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug bei erfolgreicher 

Anmeldung .......................................................................................................... 14 

Abbildung 2: (Besondere) Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ohne erfolgreiche 

Anmeldung .......................................................................................................... 15 

Im Leitfaden werden - ausschließlich zur besseren Lesbarkeit - Formulierungen in der 

männlichen Form verwendet. Die Abkürzung AN wird für Arbeitnehmer, die Abkürzung AG für 

Arbeitgeber genutzt.

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Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

1 Einführung des Verfahrens ELStAM 

Mit dem Abruf der ELStAM nimmt der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nicht mehr aufgrund der 

Merkmale auf der Lohnsteuerkarte, sondern anhand von Elektronischen Lohn-Steuer-Abzugs- 

Merkmalen (ELStAM) vor, die ihm von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Das 

Datum des Verfahrensstarts ist der 01.01.2013. 

Aufgrund der Fortgeltung der Lohnsteuerkarte 2010 (Übergangsphase) sind die bisher zugrunde 

gelegten Daten in zahlreichen Fallgestaltungen nicht mehr aktuell und daher weichen die 

ELStAM von den im Lohnkonto gespeicherten Daten ab. Sofern der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer 

Zweifel hat, sollte zunächst eine gegenseitige Rücksprache erfolgen. Sehr häufig treten 

mehrere Abweichungen gleichzeitig auf (z.B. Freibetrags- und Kinderfreibetragsdifferenzen). 

Für das Einführungsjahr 2013 erhält der Arbeitgeber zur Erleichterung beim Umstieg die 

Möglichkeit, auf die sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM zu verzichten. Er kann die 

Lohnsteuererhebung im Einführungszeitraum für die Dauer von 6 Kalendermonaten weiter nach 

den Merkmalen der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Papierbescheinigung bzw. nach den im 

Lohnkonto aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmalen und nicht nach den abgerufenen 

ELStAM durchführen. So wird u.a. die Möglichkeit geschaffen, dass der Arbeitgeber dem 

Arbeitnehmer die abgerufenen ELStAM zur Überprüfung vorab mitteilen kann. Eine solch 

verzögerte Anwendung der ELStAM ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers möglich. 

Die vorliegende Unterlage soll Arbeitgebern und Arbeitnehmern die häufigsten Abweichungen 

erläutern und erklären, ob und ggf. welche Maßnahmen im Falle falscher ELStAM zu treffen sind. 

Oftmals lassen sich dadurch viele Fragen im Lohnbüro klären und es werden Wartezeiten im 

Finanzamt vermieden. 

Diese Unterlage erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Sie ist insbesondere als Hilfe für 

den Einstieg in das Verfahren ELStAM im Einführungsjahr 2013 vorgesehen. Weitere 

Informationen finden sich in folgenden Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen: 

„Startschreiben zum erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale 

durch den Arbeitgeber und Anwendungsgrundsätze für den Einführungszeitraum 2013 

(Entwurf)“ vom 02.10.2012: 

 

Anwendungsschreiben „Lohnsteuerabzug ab dem Kalenderjahr 2013 im Verfahren der 

elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Entwurf)“ vom 11.10.2012: 

 

Zusätzlich wird auf die getrennten Sammlungen häufig gestellter Fragen („FAQs“) unter 

www.elster.de für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Softwarehersteller hingewiesen. 

2 Allgemeines 

Um die ELStAM abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine Registrierung im ElsterOnline- 

Portal, soweit er nicht einen Dritten mit der Datenübermittlung beauftragt hat. Weitere 

Informationen hierzu siehe Tz. 8. 

Arbeitnehmer können künftig ihre ELStAM nach erfolgreicher Registrierung mit 

Identifikationsnummer (IdNr.) unter www.elsteronline.de selbst einsehen (verfügbar ab 

01.11.2012). Zudem wurden den Arbeitnehmern ihre ELStAM im Kalenderjahr 2011 im Rahmen 

eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. 

Sofern zu den einzelnen nachfolgenden Fallkonstellationen Anträge beim Finanzamt erforderlich 

sind, können Antragsformulare im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung 

als Download verwendet werden: https://www.formulare-bfinv.de/. 

Hier finden Arbeitnehmer sowohl den „Antrag auf Lohnsteuerermäßigung“ als auch den 

„Vereinfachten Antrag auf Lohnsteuerermäßigung“ zum Ausfüllen und Ausdrucken direkt auf der 

Startseite der Homepage in der rechten Spalte. 

Sofern unzutreffende ELStAM im Einführungsjahr 2013 zur Verfügung gestellt und aufgrund 

dessen ein Antrag auf Änderung (Lohnsteuerermäßigungsantrag) beim Finanzamt gestellt wurde,

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Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

erfolgt eine Bereitstellung der geänderten ELStAM (ggf. auch mit rückwirkender Gültigkeit) in der 

Änderungsliste des Folgemonats. 

In Einzelfällen wird vom Finanzamt eine „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ bzw. eine 

„Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ ausgestellt und gleichzeitig 

(vorübergehend) der Arbeitgeberabruf der ELStAM für diesen Arbeitnehmer gesperrt. Nach 

Aufhebung der Sperre werden dem Arbeitgeber - sofern zuvor eine erfolgreiche Anmeldung des 

Arbeitnehmers in ELStAM erfolgt ist und das Arbeitsverhältnis in ELStAM seitdem nicht 

abgemeldet wurde - die zutreffenden ELStAM anschließend erneut zum Abruf bereitgestellt, die 

er dann wieder anwenden muss. 

Sofern einem unbeschränkt einkommensteuerpflichtigem Arbeitnehmer bisher keine IdNr. 

zugeteilt wurde, gelten die Regelungen nach § 39e Absatz 8 EStG mit der Folge, dass bis zur 

Zuteilung der IdNr. eine „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ ausgestellt wird. 

Sollte der Lohnsteuerabzug im Einführungsjahr 2013 aufgrund unrichtiger ELStAM nicht 

zutreffend und eine Korrektur der ELStAM für die betroffenen Lohnzahlungszeiträume nicht 

erfolgt sein (z.B. Fehler zuungunsten des Arbeitnehmers fällt erst nach Erteilung der 

Lohnsteuerbescheinigung auf), so kann durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung nach 

Ablauf des Jahres eine Korrektur der unrichtig einbehaltenen Lohnsteuern erfolgen. 

Zu den jeweiligen Fallbeispielen wird in Form eines Ampelsystems der Aufklärungs- und 

Handlungsbedarf abgebildet: 

Die Abweichungen führen zu einer deutlichen Veränderung der Lohnabrechnung. 

Es besteht dringender Klärungs- und Handlungsbedarf. 

Die aufgetretenen Abweichungen sollten geklärt werden. Hierfür ist in der Regel ein 

Antrag beim Finanzamt erforderlich. 

Die ELStAM sind im Allgemeinen zutreffend. Es besteht ggf. Aufklärungs- aber 

überwiegend kein Handlungsbedarf.

3 Fehlgeschlagene Anmeldung 

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Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Wichtig: 

Bei fehlgeschlagenen Anmeldungen wird eine Rücksprache mit dem AN empfohlen, um 

die Ursache zu klären und ggf. vor erstmaliger Anwendung der ELStAM in der Lohn-/ 

Gehaltsabrechnung eine Übermittlung korrigierter ELStAM oder andere Handlungsoptionen 

zu ermöglichen. 

3.1 Fehlgeschlagene Anmeldung wegen Sperre 

Es werden für einen AN nach Anmeldung keine ELStAM geliefert („Keine Anmeldeberechtigung“: 

Verfahrenshinweis 552020200). 

Es liegt eine Sperre für den Abruf der ELStAM vor. Diese kann durch den AN, das Finanzamt 

oder die Meldebehörde verursacht worden sein. 

Möglicher Sachverhalt Aktion Handlungs 

-bedarf 

a. Sperre durch FA 

Durch das FA wurde eine Sperre (z.B. 

wegen einer „Besonderen Bescheinigung 

für den Lohnsteuerabzug“) vergeben. 

b. Auslandswohnsitz 

Der Wohnsitz des AN liegt nach Mitteilung 

der Meldebehörde im Ausland. 

c. Wohnsitz unbekannt 

Der Wohnsitz des AN ist nach Mitteilung der 

Meldebehörde unbekannt. 

Klärung durch AN 


Wohnsitz tatsächlich im Ausland: 

In diesen Fällen ist wie bisher eine 

Bescheinigung für beschränkt Steuerpflichtige 

anzuwenden oder neu beim 

Betriebsstätten-Finanzamt zu beantragen. 

Ergänzend auch Hinweis auf Tz. 7 

Wohnsitz tatsächlich im Inland: 

Bei insoweit fehlerhaften Meldedaten (z.B. 

inzwischen wieder ins Inland gezogen) 

muss sich der AN an seine Meldebehörde 

wenden und seinen korrekten Wohnsitz 

mitteilen. Im Anschluss kann eine 

Anmeldung des AN zum Verfahren ELStAM 

erfolgen. 


Der AN muss sich an seine Meldebehörde 

wenden und seinen aktuellen Wohnsitz 

mitteilen. Im Anschluss kann eine 

Anmeldung des AN zum Verfahren ELStAM 

erfolgen.

d. Sperrantrag Arbeitnehmer 

Der AN hat den Abruf der ELStAM 

allgemein beim Finanzamt sperren lassen. 

Sonderkonstellation Negativliste 

Der AN hat beim Finanzamt den konkreten 

AG zum Abruf der ELStAM sperren lassen 

(Negativliste). 

Sonderkonstellation Positivliste 

Der AN hat beim Finanzamt eine Liste der 

AG hinterlegt, die seine ELStAM abrufen 

dürfen (Positivliste) und der konkrete AG ist 

in dieser Liste nicht enthalten. 

e. Tod 

Der AN ist verstorben und dem AG / 

Lohnbüro ist dieser Sachverhalt noch nicht 

bekannt. 

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Version: 

Stand: 


Sofern die Abruf-Sperre nach Rücksprache 

mit dem AN zukünftig bestehen bleiben soll, 

ist vom AG die Steuerklasse VI zugrunde zu 

legen. Anderenfalls kann der AN die 

Aufhebung der Sperre beim Finanzamt 

beantragen. Im Anschluss muss der AG 

den AN erneut bei ELStAM anmelden und 

erhält die ELStAM mit Gültigkeit ab 

Aufhebung der Sperre geliefert. Bis dahin 

ist die Steuerklasse VI anzuwenden. 

Klärung durch AN / Angehörige 

2.0 

01.11.2012 

Treten die o.g. Sachverhalte nach erfolgreicher Anmeldung des AN auf, so wird der folgende 

modifizierte Verfahrenshinweis ausgegeben: 

„Keine Abrufberechtigung“ / „Keine Abrufberechtigung mehr ab (Datum)“: 552020100 / 

552020102. 

Sofern die Ursache des Hinweises „keine Abrufberechtigung“ im Tod des AN begründet ist, muss 

im Anschluss noch eine Abmeldung des AN in der ELStAM-Datenbank erfolgen. 

3.2 Fehlgeschlagene Anmeldung – weitere Ursachen 

Neben dem o.g. Verfahrenshinweis „Keine Anmeldeberechtigung“: 552020200 sind weitere 

Verfahrenshinweise möglich, die eine Anmeldung des AN verhindern. 

Dem jeweiligen Verfahrenshinweis sollte daher besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. 

Möglicher Sachverhalt / 

Verfahrenshinweis 

„AN unbekannt: 

Die IdNr. des AN kann nicht 

verifiziert werden.“ 

Verfahrenshinweis: 

552020202: 

� Es wurde eine fehlerhafte IdNr. und / 

oder ein fehlerhaftes Geburtsdatum vom 

AG / Datenübermittler bei der Anmeldung 

des AN verwendet. 

Aktion 

Ursache IdNr.: 

Handlungs 

- bedarf 

Ggf. liegt ein „Zahlendreher“ bei der 

manuellen Übernahme der IdNr. aus der 

Lohnsteuerkarte 2010 oder anderen 

Unterlagen des AN durch das Lohnbüro vor. 

Anfrage beim AN nach der zutreffenden 

IdNr.: 

Ist diese dem AN nicht bekannt, so kann er 

diese beim Bundeszentralamt für Steuern 

(www.bzst.de) oder seinem Finanzamt 

erfragen. Der AG kann für die Dauer von 

drei Monaten die voraussichtlichen 

Lohnsteuerabzugsmerkmale verwenden.

„Keine Anmeldung vor 

Beschäftigungsbeginn möglich.“ 


552020201: 

� Die Anmeldung eines Arbeitnehmers 

erfolgte mit einem Beginn-Datum des 

Beschäftigungsverhältnisses in der Zukunft. 

Das ELStAM – Verfahren nimmt eine 

Anmeldung für einen Arbeitnehmer erst 

entgegen, wenn das Beginn-Datum des 

Arbeitsverhältnisses kleiner oder gleich dem 

Tag der Anmeldung (Dateneingang) ist. 

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Version: 

Stand: 

Ursache Geburtsdatum: 

Klärung durch AG: 

Vergleich des verwendeten Geburtsdatums 

z.B. mit dem Geburtsdatum laut Sozialversicherungs-nummer. 

Sofern weiterhin unklar: 

Anfrage beim AN zum Geburtsdatum laut 

Personalausweis: 

Es ist dasjenige Geburtsdatum anzugeben, 

welches melderechtlich relevant ist. 

Besonderheit: 

Bei AN, zu denen das Geburtsdatum nicht 

genau bekannt ist, muss unter Umständen 

ein Datum geliefert werden, welches nicht 

im Kalender vorkommt. (z.B. der 

00.01.1970, der 31.02.1965 oder gar der 

00.00.0000). 

Falls die Eingabe eines solchen 

Geburtsdatums nicht möglich ist, sollte vom 

AG eine Kontaktaufnahme mit dem 

Hersteller der verwendeten 

Lohnbuchhaltungssoftware erfolgen. 

In Einzelfällen wird auf Antrag des AN eine 

(zeitlich begrenzt gültige) „Besondere 

Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ 

durch das Finanzamt des AN ausgestellt. 

Ursache Wegzug ins Ausland: 

Ist der Arbeitnehmer bereits vor dem 

01.11.2010 (Beginn Aufbau ELStAM-DB) in 

das Ausland verzogen, ist die IdNr. für das 

Verfahren nicht existent (in 3.1.b ist der 

Wegzug nach dem 01.11.2010 erfolgt). 

Eine Anfrage beim AN ist erforderlich. Der 

AN muss eine Bescheinigung für 

beschränkt Steuerpflichtige vorlegen. 

Ergänzend auch Hinweis auf Tz. 7. 

Es muss eine erneute Anmeldung des 

betroffenen AN frühestens ab dem Tag 

tatsächlichen Beschäftigungsbeginns 

erfolgen. 

2.0 

01.11.2012

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Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Besondere Hinweise zur Wahl des Zeitpunkts für die Zurverfügungstellung der ELStAM: 

Bei Anmeldung eines AN ist neben dem Beschäftigungsbeginn ein Datum anzugeben, ab wann 

dem AG die ELStAM für diesen AN geliefert werden sollen (sog. „Referenzdatum Arbeitgeber“; 

„refDatumAG“). Die Bezeichnung für dieses Datum kann in den einzelnen Lohnbuchhaltungsprogrammen 

abweichend lauten. Dieses Datum darf nicht (wie auch das Datum zum Beginn des 

Beschäftigungsverhältnisses) nach dem Tag der Anmeldung liegen, eine Anmeldung in die 

Zukunft ist unzulässig (Verfahrenshinweis 552020209). 

Ausnahme: die Anmeldung erfolgt in den Monaten November und Dezember 2012. 

Für die Angabe dieses zusätzlich zum Beschäftigungsbeginn anzugebenden Datums gelten (wie 

für das Datum zum Beschäftigungsbeginn selbst) einige Einschränkungen, deren Nichtbeachtung 

ebenfalls zu einer fehlgeschlagenen Anmeldung mit Ausgabe eines Verfahrenshinweises führen 

kann. Der Grund der fehlgeschlagenen Anmeldung wegen unzulässigem „Referenzdatum 

Arbeitgeber“ ergibt sich aus dem jeweiligen Verfahrenshinweis: 

Verfahrenshinweis Nr. Verfahrenshinweis Text Handlungs 

- 

bedarf 

552020204 refDatumAG liegt vor Verfahrensstart. 

552020205 refDatumAG liegt vor Beginn der Meldepflicht. 

552020206 refDatumAG liegt vor Jahresbeginn (bei 

Eingangsdatum ab 01.03. des Jahres). 

552020207 refDatumAG liegt vor Vorjahresbeginn (bei 

Eingangsdatum vor 01.03. des Jahres). 

552020208 refDatumAG liegt vor Beschäftigungsbeginn. 

552020209 Für ein refDatumAG nach dem Eingangsdatum der 

Anmeldung in der Clearingstelle ist nur der Tag des 

Verfahrensstarts erlaubt. 

Zum Verfahrenshinweis „552020205“ sollte zur Klärung eine Rücksprache mit dem AN erfolgen. 

Bei Ausgabe der übrigen Verfahrenshinweise zum „refDatumAG“ wird bei Zweifelsfragen die 

Kontaktaufnahme mit dem Hersteller der vom AG verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware 

empfohlen. 

In allen Fällen ist eine erneute Anmeldung des AN erforderlich.


4 Abweichungen beim Freibetrag oder Kinderfreibetrag 

Seite 9 / 15 

Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 


-bedarf 

a. ELStAM-Freibetrag ist 

niedriger als bisheriger 

Freibetrag 

b. ELStAM-Kinderfreibetrag 

niedriger als bisheriger KFB 


Mit Auslaufen der Übergangsregelung zur 

Lohnsteuerkarte 2010 sind die dort ausgewiesenen 

Steuerfreibeträge nicht weiter zu 

berücksichtigen. Eine Berücksichtigung 

erfolgt daher nur im Rahmen eines 

Lohnsteuerermäßigungsantrags. 

Eine Beurteilung, ob der niedrigere 

anzuwendende Freibetrag laut ELStAM 

zutreffend ist, kann nur der AN treffen. 


Volljährige Kinder werden für den 

Lohnsteuerabzug nur auf besonderen 

Antrag beim Finanzamt berücksichtigt, da 

hierfür besondere Voraussetzungen gelten 

(zum Beispiel Berufsausbildung des 

Kindes). Der AN sollte beim Erfüllen der 

gesetzlichen Voraussetzungen einen Antrag 

beim Finanzamt stellen. 

Leben Elternteile in verschiedenen 

Gemeinden, so wird das Kind bei dem 

Elternteil, bei dem das Kind nicht lebt, nur 

als ELStAM berücksichtigt, wenn dieser 

Elternteil dies gesondert beim Finanzamt 

beantragt. Der Antrag wirkt dauerhaft bis 

zur Volljährigkeit des Kindes. Wurde der 

Antrag in der Vergangenheit bereits durch 

eine sog. steuerliche Lebensbescheinigung 

bei der Gemeinde gestellt, ist dieser erneut 

einmalig beim Finanzamt zu stellen. 

c. ELStAM-KFB = 0 In der ELStAM-Datenbank ist bisher 

fehlerhaft keine (technische) Verknüpfung 

zwischen AN und Kind vorhanden. Hierzu 

muss sich der AN an das Finanzamt 

wenden. 

Zusätzlich muss beachtet werden, dass die Anzahl der Kinderfreibeträge abhängig von der 

Lohnsteuerklasse ist: Ein Kind wird für die Steuerklasse I-II nur zu 0,5 berücksichtigt; bei der 

Steuerklasse III-IV wird dieses mit 1,0 als ELStAM übermittelt. Eine steuerliche Auswirkung 

hieraus ergibt sich nur aufgrund der unterschiedlichen Steuerklassen. 

Für die Steuerklasse V-VI wird kein Kinderfreibetrag berücksichtigt. 

Kinder werden stets bis zum Jahresende als ELStAM berücksichtigt, auch wenn die 

Voraussetzungen für deren sachliche Berücksichtigung (z.B. Volljährigkeit des Kindes) im Laufe 

des Jahres entfallen. 

Eine Änderung des Kinderfreibetrags kann unterjährig daher nur im Rahmen eines 

Steuerklassenwechsels (z.B. Heirat, Scheidung, Wechsel zu Steuerklasse VI als 

Nebenarbeitgeber) oder aufgrund der Geburt eines Kindes erfolgen.


5 Abweichungen bei der Steuerklasse 

Seite 10 / 15 

Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 


-bedarf 

a. Steuerklasse wird mit IV statt I 

geliefert 

Hierbei handelt es sich in der weit 

überwiegenden Anzahl um Fälle, bei denen 

der AN seit Ausstellung der letzten Lohnsteuerkarte 

2010 geheiratet hat und dies für 

Zwecke des Lohnsteuerabzugs weder dem 

Arbeitgeber noch dem Finanzamt mitgeteilt 

hat (keine Änderung der Lohnsteuerklasse 

beantragt). 

b. Steuerklasse wird mit IV statt 

mit III oder V geliefert 

Sofern durch die Ehegatten bisher kein 

Antrag beim Finanzamt gestellt wurde, wird 

die gesetzliche Standard-Kombination IV / 

IV für beide Ehegatten unterstellt. 

c. Steuerklasse wird mit I statt II 

geliefert 

d. Steuerklasse wird mit I statt 

III, IV oder V geliefert 

e. Steuerklasse wird mit III statt 

V oder V statt III geliefert 


In diesen Fällen ist i.d.R. nichts zu veranlassen: 

Die Steuerklasse bei Ehegatten wird 

mit IV/IV zugeordnet, soweit der Arbeitnehmer 

gemeinsam mit dem Ehegatten 

keinen Antrag auf die abweichende Kombination 

III / V stellt. 


Sollte in der Vergangenheit ein Antrag auf 

Steuerklassenwechsel zu III/V von den 

Ehegatten gestellt worden sein oder dies für 

die Zukunft gewünscht sein, so kann eine 

Änderung der ELStAM durch einmaligen 

Antrag mit Wirkung auch für die Folgejahre 

beim Finanzamt veranlasst werden. 


Die Berücksichtigung der Steuerklasse II für 

Alleinstehende mit Kind erfolgt nur auf 

Antrag des AN. 

Für volljährige Kinder gilt: Der Antrag ist 

mit Auslaufen der Übergangsregelung zur 

Lohnsteuerkarte 2010 neu beim Finanzamt 

zu stellen. 

Für minderjährige Kinder ist ein einmaliger 

Antrag beim Finanzamt erforderlich. Die 

Gültigkeitsdauer der Steuerklasse II endet 

danach erst mit Ablauf des Monats, in dem 

das Kind volljährig wird. 


Die Voraussetzungen für die Stkl. III-V 

können entfallen sein oder bei der Bildung 

der Stkl. ist ein Fehler aufgetreten. 


Die Aufteilung zwischen Steuerklasse III 

und V bestimmen die Ehegatten durch 

gemeinsamen Antrag. 

Bei Steuerklassen gibt es etwa 30 mögliche Abweichungskonstellationen. Sollte die konkrete 

Abweichung in der o.a. Übersicht nicht enthalten sein, wird eine Klärung beim zuständigen 

Wohnsitzfinanzamt des AN empfohlen. 

Wichtiger Hinweis zur Steuerklasse VI: 

Bei der Anmeldung eines Nebenarbeitsverhältnisses im ELStAM-Verfahren wird analog zu den 

Steuerklassen I-V automatisch ein gewährter Steuerfreibetrag an den AG übermittelt. 

Handelt es sich jedoch im Rahmen des Nebenarbeitsverhältnisses um den Freibetrag wegen 

Hinzurechnung im Sinne des § 39a Absatz 1 Nr. 7 EStG, gelten folgende Besonderheiten:

Seite 11 / 15 


Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Die Übermittlung des Freibetrags wegen Hinzurechnung im Verfahren ELStAM an den 

Nebenarbeitgeber kann nur erfolgen, wenn der Arbeitnehmer diesen zuvor beim 

Finanzamt beantragt und den Nebenarbeitgeber über die Höhe des zu 

berücksichtigenden Freibetrages informiert hat. 

Diesen Betrag muss der Arbeitgeber bei der Anmeldung des Arbeitnehmers im Verfahren 

ELStAM angeben. Er wird danach mit der Anmeldebestätigungsliste dem Arbeitgeber zur 

Berücksichtigung mitgeteilt. 

6 Abweichungen bei der Religion 


-bedarf 

a. ELStAM liefert Religion, im 

Lohnkonto bisher ohne 

b. ELStAM liefert keine Religion, 

im Lohnkonto bisher mit 

Religion 

c. ELStAM liefert „ev“, im 

Lohnkonto bisher „lt“, „fr“ 

oder „rf“ 

d. ELStAM liefert abweichende 

Religion zum Ehegatten 


Es handelt sich in der Regel um einen 

Kircheneintritt des AN. 


Es handelt sich in der Regel um einen 

Kirchenaustritt des AN 

Keine Aktivität erforderlich 

Zu den genannten Religionen wird der LSt- 

Abzug (seit dem 01.11.2010) nur über das 

Merkmal „ev“ vorgenommen. 


Es kann eine fehlerhafte Bildung der 

ELStAM vorliegen. Eine Klärung ist über 

das Finanzamt zu veranlassen. 

Sollte die ELStAM-Auslieferung der Konfessionszugehörigkeit des Steuerpflichtigen oder des 

Ehegatten aus Sicht des AN unzutreffend sein, muss der AN beim Finanzamt in Zusammenarbeit 

mit der Meldebehörde eine Korrektur der ELStAM veranlassen. 

Hinweis Verfahrensumstellung bei Religionsauslieferung 

Das ELStAM-Verfahren liefert das Kirchensteuerabzugsmerkmal nur noch nach dem 

Kirchensteuergesetz des Bundeslandes der steuerlichen Betriebsstätte des AG. 

Im bisherigen Verfahren richtete sich das KiSt-Abzugsmerkmal auf der Lohnsteuerkarte nach 

dem Wohnsitz des AN und der AG hat den KiSt-Abzug bei Bedarf angepasst. Die Anpassung ist 

mit Einführung der ELStAM nicht mehr erforderlich.


7 Besonderheiten bei Sachverhalten mit Auslandsbezug 

Seite 12 / 15 

Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Bei Arbeitnehmern mit Auslandsbezug ergeben sich durch die Einführung von ELStAM 

grundsätzlich keine Änderungen: 


-bedarf 

a. AN war vor Einführung des 

Verfahrens ELStAM bereits im 

Ausland ansässig und bleibt 

dort wohnhaft 

(ggf. hat der AG nur eine Inlandsanschrift 

für treuhänderische postalische Zusendung 

gespeichert) 

b. AN war vor Einführung des 

Verfahrens ELStAM bereits im 

Ausland ansässig und zieht 

nun ins Inland 

(ggf. hat der AG nur eine Inlandsanschrift 

für treuhänderische postalische Zusendung 

gespeichert) 

c. AN wird neu im Ausland für 

den AG tätig, behält seinen 

Wohnsitz oder gewöhnlichen 

Aufenthalt in Deutschland 

aber bei (z.B. Familie bleibt in 

Deutschland) 

d. AN wird neu im Ausland für 

den Arbeitgeber tätig und hat 

fortan keinen Wohnsitz oder 

gewöhnlichen Aufenthalt 

mehr im Inland (Wegzug ins 

Ausland). 

Keine Aktivität erforderlich 

Es bleibt beim bisherigen Verfahren, dass 

durch den AN die Vorlage einer 

Bescheinigung für beschränkt Steuerpflichtige 

/ Bescheinigung für auf Antrag 

unbeschränkt Steuerpflichtige beim AG 

erforderlich ist. Mangels Meldepflicht im 

Inland ist keine Anmeldung des AN im 

ELStAM-Verfahren möglich (selbst dann 

nicht, wenn für den AN aus anderen 

Gründen eine IdNr. vergeben wurde). 

Klärung durch AN und AG 

Der AN muss sich bei der Meldebehörde im 

Inland anmelden. Zusätzlich muss dieser 

(da die bisher erteilte Bescheinigung für 

beschränkt Steuerpflichtige ihre Gültigkeit 

verliert) dem AG den Lohnsteuerabzug 

dadurch ermöglichen, dass er diesem seine 

(ggf. erstmalig erteilte) IdNr. und sein 

Geburtsdatum mitteilt, da der AN bei der 

ELStAM-Datenbank angemeldet werden 

muss. 


Es liegt weiterhin eine Meldepflicht im 

Inland vor. Dem AG werden nach der 

Anmeldung die ELStAM mitgeteilt. Wie 

bisher wird dem AN aber vom Betriebsstätten-Finanzamt 

je nach Tätigkeitsstaat 

eine Freistellungs-Bescheinigung erstellt, 

dass der Arbeitslohn nicht dem Lohnsteuerabzug 

unterliegt. 


Die ELStAM werden mit der Mitteilung der 

Meldebehörde über den Wegzug ins 

Ausland zum Abruf für den AG gesperrt. 

Der AN benötigt ab dem Zeitpunkt des 

Wegzugs wie bisher eine Bescheinigung für 

beschränkt steuerpflichtige AN vom 

Betriebsstätten-Finanzamt. Es liegt ein 

Ausschlussfall für ELStAM vor und der AG 

muss den Lohn anhand der Bescheinigung 

abrechnen. 

Vergleiche hierzu außerdem Ausführungen zum Anmeldeverfahren für Arbeitnehmer mit 

Auslandsbezug unter Tz. 3.1 und 3.2.

8 Weitere organisatorische Hinweise 

Seite 13 / 15 


Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Aufgrund des Kommunikationsaustausches zwischen der vom Arbeitgeber eingesetzten 

Lohnabrechnungssoftware und dem Verfahren ELStAM mittels ELSTER ergeben sich einige 

Besonderheiten für Arbeitgeber, die die Datenübermittlungen selber durchführen, die im 

Folgenden beschrieben werden: 

8.1 Organisationszertifikat 

Für die Teilnahme am Verfahren ELStAM ist ein ELSTER-Zertifikat notwendig. Hierfür kann in 

der Regel das bereits bestehende Zertifikat genutzt werden, welches der Arbeitgeber zur 

Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen sowie Lohnsteueranmeldungen verwendet. Wurde 

ein Zertifikat vor dem 01.04.2012 mit einer inzwischen nicht mehr gültigen Steuernummer 

erzeugt, sollte für die Nutzung von ELStAM ein neues Zertifikat erstellt werden. Die Registrierung 

zur Erlangung des Zertifikats kann bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen. 

Zu unterscheiden ist zwischen einem persönlichen Zertifikat (Privatpersonen) und einem nichtpersönlichen 

Zertifikat (Organisationszertifikat - unternehmensbezogen). Grundsätzlich wird für 

Arbeitgeber die Nutzung eines Organisationszertifikats empfohlen. 

Das Organisationszertifikat ermöglicht insbesondere größeren Arbeitgebern, für organisatorische 

Zwecke mehrere Zertifikate (zurzeit maximal 20 Zertifikate) unter einer Steuernummer zu 

beantragen und Anmeldungen von Arbeitsverhältnissen unter einer einheitlichen Steuernummer 

zu verwalten. 

Alle Zertifikate, die entsprechend ausgestellt worden sind, berechtigen zum Abruf der ELStAM 

und der Änderungslisten. 

8.2 Besonderheiten bei Abrechnungen durch getrennte Bereiche eines Unternehmens 

Bei der Anmeldung von Arbeitsverhältnissen durch einen Arbeitgeber wird das verwendete 

Zertifikat in das zu Grunde liegende Ordnungskriterium aufgelöst und die Identität des 

Datenübermittlers festgestellt. Dies kann die Steuernummer der Betriebsstätte 

(Organisationszertifikat), eine persönliche Steuernummer oder eine IdNr. bei den persönlichen 

Zertifikaten sein. 

Werden die Arbeitnehmer aus betriebsbedingten Gründen durch zwei organisatorisch getrennte 

Bereiche des gleichen Arbeitgebers abgerechnet (z.B. Bezüge des Vorstands), ohne dass es 

sich hierbei um zwei unterschiedliche Datenübermittler mit entsprechend unterschiedlichen 

Ordnungskriterien handelt, umfasst die zurückgelieferte Änderungsliste alle Arbeitnehmer. Der 

Arbeitgeber muss in diesem Fall die Änderungslisten (z.B. die monatlichen Aktualisierungen) für 

die betroffenen Personen aufteilen und intern weitergeben. Getrennte Änderungslisten können in 

diesem Fall nicht zur Verfügung gestellt werden. 

Die Verwendung unterschiedlicher Organisationszertifikate je Abrechnungsbereich führt in 

diesem Fall nicht zu einer Trennung der Änderungslisten, da die Organisationszertifikate alle auf 

die gleiche Steuernummer des Arbeitgebers verweisen. 

Eine getrennte Auslieferung ist nur durch die Verwendung eines Organisationszertifikates für die 

Hauptanmeldungen und eines persönlichen Zertifikates für die getrennten Lohnabrechnungen 

erreichbar.

Anhang 


Version: 

Stand: 

(Besondere) Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug bei erfolgreicher Anmeldung 

Seite 14 / 15 

Arbeitgeber Steuerpflichtiger Finanzamt 

AG schickt AN-Anmeldung 

und erhält ELStAM 

Durchführung der 

Lohnabrechnung oder 

vorherige Rücksprache 

mit AN 

Lohnbüro unterstützt 

bei Aufklärung 

Anwendung der bisherigen 

LStAM für 

max. 6 Kalendermonate 

ab erstmaligem 

Abruf mit Zustimmung 

des AN. Die 

Regelungen des §39c 

EStG sind nicht 

anzuwenden 

AG erhält mit nächster 

Monatsliste geänderte 

ELStAM 

AG erhält vom AN eine 

Bescheinigung 

Eine Abmeldung ist nicht 

erforderlich und nicht 

sinnvoll 


Monatsliste „keine 

Abrufberechtigung“ 


Monatsliste geänderte 

ELStAM 

Bescheinigung erlischt 

AG erhält bis Fristablauf 

der Bescheinigung keine 

geänderte ELStAM 

AG führt zum Fristablauf 

erneute Anmeldung durch 

Lohnabrechnung 

AN stellt Abweichung fest 

AN wendet sich an FA FA prüft Sachverhalt 

AN erhält Ausdruck gültige 

ELStAM zur Vorlage beim AG 

AN erhält 

„Besondere 

Bescheinigung für den 

Lohnsteuerabzug 

2013/2014" 

AN erhält 

„Bescheinigung für den 


2013" 

Korrektur im FA 

möglich ? 

AN verbleibt im elektr. 

Verfahren 

FA erstellt 


FA setzt Vollsperre 

FA leitet Klärung ein 

FA stellt nach Wiedervorlage 

fest, dass 

Sperrgrund entfallen ist 

FA hebt Sperre auf 

Abbildung 1: (Besondere) Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug bei erfolgreicher Anmeldung 

Ja 

oder 

Nein 

2.0 

01.11.2012


Version: 

Stand: 

(Besondere) Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ohne erfolgreiche Anmeldung 

Seite 15 / 15 

Arbeitgeber Steuerpflichtiger Finanzamt 

AG schickt AN-Anmeldung 

Verfahrenshinweis „keine 

Anmeldeberechtigung“ 

Anwendung der bisherigen 

Abzugsmerkmale 

Anfrage beim AN 

AG erstellt erneute AN- 

Anmeldung 

AG erhält Bescheinigung 

(wie bisher) 

AG führt erneute 

Anmeldung durch oder 

versteuert nach Stkl VI 

Lohnkonto wird geschlossen 

AG erhält (Besondere) 



AG meldet AN erneut 

(erstmalig) an 

Sperre aufgrund unrichtiger 

ELStAM durch FA 

Sperre aufgrund 

Auslandswohnsitz 

Bescheinigung beschränkt 

Steuerpflichtige 

Sperre aufgrund unbekannten 

Wohnsitz (Meldesperre) 

AN muss sich bei 

Meldebehörde anmelden 

Sperre aufgrund AN-Antrag 

Positivliste mit fehlender/ 

fehlerhafter Zuordnung 

Negativliste 

AN verstorben 

(Besondere) Bescheinigung 

für den Lohnsteuerabzug 

Schriftliche Mitteilung an AN 

über Aufhebung der Sperre 

zur Weitergabe an AG 

AN muss beim FA eine 

Aufhebung der Sperre 

bewirken 

AN muss beim FA eine 

gültige Bescheinigung 

für beschränkt Stpfl. 

beantragen 

AN fragt im FA nach 

Sperrgrund 

AN beantragt 

Aufhebung Sperre 

AN beantragt 

Ergänzung Positivliste 

AN beantragt 

Änderung Negativliste 

Nach Klärung hebt FA die 

Sperre aufgrund unrichtiger 

ELStAM auf 

oder eine (Besondere) 



beantragen 

Abbildung 2: (Besondere) Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ohne erfolgreiche Anmeldung 

2.0 

01.11.2012

Seite 1 / 18 

ELStAM – Fallbeispiele 

Version: 

Stand: 

Elektronische 


ELStAM 

Fallbeispiele für Arbeitgeber 

und Hersteller von 

Lohnbuchhaltungs-Software 

Anmeldung / Abmeldung / 

Wechsel zwischen Haupt- und 

Nebenbeschäftigung 

2.0 

01.11.2012

Inhaltsübersicht 

Seite 2 von 18 

ElsterLohn II – Leitfaden für Lohnbüros 

Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

1. ANMELDUNG ........................................................................................................................................... 5 

1.1. ANMELDUNG AM TAG DES BEGINNS DER BESCHÄFTIGUNG .................................................................... 5 

1.2. ANMELDUNG VOR BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG .................................................................................. 5 

1.2.1. DATUM BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG UND REFDATUMAG IDENTISCH ............................................... 5 

1.2.2. DATUM BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG LIEGT VOR REFDATUMAG ...................................................... 6 

1.2.3. DATUM BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG LIEGT NACH REFDATUMAG .................................................... 6 

1.3. ANMELDUNG NACH BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG ................................................................................ 7 

1.3.1. KEIN HAG VORHANDEN / BISHERIGER HAG HAT ZEITNAH ABGEMELDET ............................................. 7 

1.3.1.1. DATUM BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG UND REFDATUMAG IDENTISCH ............................................... 7 

1.3.1.2. DATUM BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG LIEGT VOR REFDATUMAG ...................................................... 7 

1.3.1.2.1. DATUM BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG LIEGT VOR REFDATUMAG UND VOR TAG DER ANMELDUNG .. 7 

1.3.1.2.2. DATUM BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG LIEGT VOR TAG DER ANMELDUNG, REFDATUMAG LIEGT 

NACH TAG DER ANMELDUNG ........................................................................................................ 7 

1.3.2. HAG VORHANDEN / BISHERIGER HAG HAT NOCH NICHT ABGEMELDET ............................................... 7 

1.3.2.1. ZWISCHEN REFDATUMAG UND ANMELDEDATUM LIEGEN NICHT MEHR ALS SECHS WOCHEN 

(KULANZREGELUNG) ....................................................................................................................... 8 

1.3.2.2. ZWISCHEN REFDATUMAG UND ANMELDEDATUM LIEGEN MEHR ALS SECHS WOCHEN ........................ 8 

1.4. KORREKTUR EINER ERFOLGTEN ANMELDUNG ....................................................................................... 9 

1.4.1. KEINE BESCHÄFTIGUNG AUFGENOMMEN ........................................................................................... 9 

1.4.2. ANMELDEDATUM VOR BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG......................................................................... 9 

1.4.3. ANMELDEDATUM NACH BEGINN DER BESCHÄFTIGUNG .................................................................... 10 

2. ABMELDUNG ......................................................................................................................................... 11 

2.1. ABMELDUNG AM TAG DER BEENDIGUNG DER BESCHÄFTIGUNG ............................................................ 11 

2.2. ABMELDUNG VOR BEENDIGUNG DER BESCHÄFTIGUNG ........................................................................ 11 

2.3. ABMELDUNG NACH BEENDIGUNG DER BESCHÄFTIGUNG ...................................................................... 11 

2.4. ABMELDUNG MIT FALSCHER ANGABE DES REFDATUMAG .................................................................... 12 

2.5. KORREKTUR EINER ERFOLGTEN ABMELDUNG ..................................................................................... 12 

2.5.1. BESCHÄFTIGUNG WURDE NICHT BEENDET ....................................................................................... 12 

2.5.2. ABMELDEDATUM VOR ENDE DER BESCHÄFTIGUNG .......................................................................... 13 

2.5.3. ABMELDEDATUM NACH ENDE DER BESCHÄFTIGUNG ........................................................................ 13 

2.5.4. TOD DES ARBEITNEHMERS ............................................................................................................. 14 

3. WECHSELFÄLLE ................................................................................................................................... 15 

3.1. WECHSEL VON HAG ZU NAG ............................................................................................................ 15 

3.1.1. GRUNDFALL .................................................................................................................................. 15 

3.1.2. MELDUNG VOR DEM WECHSEL DES BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNISSES ............................................ 16 

3.1.3. MELDUNG NACH DEM WECHSEL DES BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNISSES .......................................... 17 

3.2. WECHSEL VON NAG ZU HAG ............................................................................................................ 18 

3.3. WECHSEL VON NAG ZU NAG ............................................................................................................ 18


Allgemeine Hinweise (für Hersteller der Lohnbuchhaltungs-Software): 


Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Die Schnittstellendokumentation zwischen der Herstellersoftware und ELSTER mit 

XML-Beispielen ist im ELSTER-Downloadbereich für 

Entwickler abrufbar 

Die Bereitstellung der Anmeldebestätigungs-Liste durch die ELStAM-Datenbank auf 

der Kopfstelle des Bundes zum Weitertransport an die Austauschdatenbank erfolgt 

spätestens fünf Tage nach Eingang des Anmelde-Datensatzes des Arbeitgebers bei 

der ELStAM-Datenbank 

(siehe FAQ unter www.elster.de) 

Folgendes ist zu beachten: 

o Bei Abmeldung ist das bei Anmeldung (bzw. Ummeldung) des 

Arbeitsverhältnisses verwendete refDatumAG mit im Datensatz zu liefern 

(Pflichtfeld) 

o An- und Abmeldungen dürfen nicht in einem Transferticket enthalten sein. 

Das Versenden am selben Tag in unterschiedlichen Transfertickets ist 

jedoch möglich. 

In den Beispielen wird die Frage nach dem Hauptarbeitgeber mit „ja“ oder „nein“ beantwortet. Dies 

dient der besseren Lesbarkeit des vorliegenden Dokuments, technisch wird die Angabe 

„Hauptarbeitgeber“ mit dem Wert „true“ und die Angabe „Nebenarbeitgeber“ mit dem Wert „false“ 

übermittelt. 

Allgemeine Hinweise (für Arbeitgeber): 

Die in den nachfolgenden Seiten gemachten Ausführungen verwenden in der Regel die 

technischen Begriffe, die für die Kommunikation zwischen ELStAM-Datenbank und 

Lohnbuchhaltungs-Software festgelegt worden sind. Je nach Lohnbuchhaltungs-Programm können 

die verwendeten Begriffe oder Eingaben für Sie als Arbeitgeber am Bildschirm gleich lauten, 

anders lauten oder sogar gar nicht erscheinen (sofern bestimmte Daten in dem von Ihnen 

eingesetzten Programm automatisch im Hintergrund generiert werden). 

Abkürzungen: 

AV = Arbeitsverhältnis 

AN = Arbeitnehmer / Arbeitnehmerin 

HAG = Hauptarbeitgeber / Hauptbeschäftigungsverhältnis 

NAG = Nebenarbeitgeber / Nebenbeschäftigungsverhältnis 

refDatumAG = Referenzdatum Arbeitgeber; Datum, ab dem ELStAM geliefert werden sollen. Bei 

Abmeldung wird dieser Wert für die eindeutige Identifizierung des Arbeitsverhältnisses verwendet.



Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Hinweise für refDatumAG: 

Wenn alle nachstehenden Bedingungen erfüllt sind, werden dem Arbeitgeber die 

Besteuerungsmerkmale mitgeteilt, die ab diesem vom Arbeitgeber benannten Datum gültig sind. 

Wenn ein Arbeitgeber ein refDatumAG nach Beschäftigungsbeginn angibt, werden explizit keine 

Besteuerungsmerkmale für den davor liegenden Zeitraum übermittelt, auch wenn es gesetzlich 

zulässig wäre, weiter zurückliegende Besteuerungsmerkmale zu erhalten. Mit der Wahl des 

Datums für refDatumAG gibt der Arbeitgeber bekannt, dass er davor liegende 

Besteuerungsmerkmale nicht übermittelt bekommen möchte. Der Arbeitgeber hat nach einer 

erfolgreichen Anmeldung keine Möglichkeit, Besteuerungsmerkmale zu einem Termin vor dem in 

der Anmeldung genannten refDatumAG anzufordern. Daher sollte bei neu geschlossenen 

Beschäftigungsverhältnissen für refDatumAG möglichst das gleiche Datum wie zum Wert 

beschaeftigungsbeginn angegeben werden. 

Der Wert muss folgenden Anforderungen genügen: 

• nicht vor Verfahrensstart 

• für Anmeldungen, die vor dem Verfahrensstart eingehen, muss refDatumAG mit dem 

Datum für den Verfahrensstart übereinstimmen 

• nicht vor Meldepflicht des Arbeitnehmers (bei der zuständigen Meldebehörde) 

• nicht vor Beschäftigungsbeginn 

• nicht nach dem Tag der Anmeldung 

• nicht vor Jahresbeginn, wenn Tag der Anmeldung nach Februar des aktuellen Jahres 

• nicht vor Vorjahresbeginn, wenn Tag der Anmeldung vor 01.03. des aktuellen Jahres 

Werden diese Einschränkungen bei der Anmeldung nicht eingehalten, wird die Anmeldung nicht 

durchgeführt und die Anwendung reagiert mit einem Verfahrenshinweis. 

Als Tag der An-/Um-/Abmeldung gilt der Tag, an dem die An-/Um-/Abmeldeliste in ELSTER 

eingeht.

1. Anmeldung 

Hinweis: 



Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Eine Anmeldebestätigungsliste kann ggf. auch bereits futurische ELStAM enthalten, wenn bei der 

Erstellung der Liste bereits bekannt ist, dass Änderungen für den 1. des Monats, der auf den 

Monat der Anmeldung folgt, vorliegen. 

1.1. Anmeldung am Tag des Beginns der Beschäftigung 

AN beginnt bei HAG zum 01.06.2013. HAG meldet am 01.06.2013 den AN an mit: 

- Identifikationsnummer 

- Geburtsdatum 

- Beginn der Beschäftigung 01.06.2013 

- refDatumAG 01.06.2013 

- Hauptarbeitgeber = ja 

Reaktion ELStAM: 

Anmeldebestätigungsliste mit ELStAM gültig ab 01.06.2013 

1.2. Anmeldung vor Beginn der Beschäftigung 

Es gilt die generelle Einschränkung, dass keine Anmeldungen vor dem eigentlichen 

Verfahrensstart angenommen werden. Zum Start des Verfahrens (01.11.2012) darf der Wert im 

Attribut „refDatumAG“ sowie im Attribut „beschaeftigungsbeginn“ mit 01.01.2013 angegeben 

werden. 

Der Wert im Attribut „beschaeftigungsbeginn“ kann auch ein Datum vor dem 01.01.2013 

enthalten, wenn Bestandsarbeitsverhältnisse zum Start des Verfahrens angemeldet werden. 

Die Eingabe futurischer Werte nach dem 01.01.2013 ist nicht zulässig. (siehe allgemeine 

Hinweise) 

1.2.1. Datum Beginn der Beschäftigung und refDatumAG identisch 








Verfahrenshinweis in der Anmeldebestätigungsliste: 

552020201 „keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich“ 

Erläuterung: Der Wert im Attribut „refDatumAG“ darf nicht nach dem Tag der Anmeldung liegen.



Version: 

Stand: 

1.2.2. Datum Beginn der Beschäftigung liegt vor refDatumAG 








Verfahrenshinweise in der Anmeldebestätigungsliste: 

2.0 

01.11.2012 

552020209 „Für ein refDatumAG nach dem Eingangsdatum der Anmeldung in der Clearingstelle ist 

nur der Tag des Verfahrensstarts erlaubt.“ 

Erläuterung: 

In den Monaten November und Dezember 2012 ist abweichend vom Regelverfahren eine 

Anmeldung in die Zukunft zugelassen. Die Anmeldung muss dabei zwingend mit dem refDatumAG 

„01.01.2013“ (= Tag des Verfahrensstarts) erfolgen. 

Ab dem 01.01.2013 ist eine Anmeldung in die Zukunft unzulässig. Liegt das refDatumAG nach dem 

Eingangstag der Anmeldung, wird die Anmeldung mit dem Verfahrenshinweis 552020209 

abgewiesen. 

1.2.3. Datum Beginn der Beschäftigung liegt nach refDatumAG 









552020208 "refDatumAG liegt vor Beschäftigungsbeginn"


1.3. Anmeldung nach Beginn der Beschäftigung 


Version: 

Stand: 

1.3.1. kein HAG vorhanden / bisheriger HAG hat abgemeldet 

2.0 

01.11.2012 

1.3.1.1. Datum Beginn der Beschäftigung und refDatumAG identisch 









1.3.1.2. Datum Beginn der Beschäftigung liegt vor refDatumAG 

1.3.1.2.1. Datum Beginn der Beschäftigung liegt vor refDatumAG und 

vor Tag der Anmeldung 









1.3.1.2.2. Datum Beginn der Beschäftigung liegt vor Tag der 

Anmeldung, refDatumAG liegt nach Tag der Anmeldung 





- refDatumAG 20.06.2013 (fehlerhafte Eingabe) 




552020209 „Für ein refDatumAG nach dem Eingangsdatum der Anmeldung in der 

Clearingstelle ist nur der Tag des Verfahrensstarts erlaubt.“ 

1.3.2. HAG vorhanden / bisheriger HAG hat noch nicht abgemeldet 

Maßgeblich für die Berechnung der Kulanzregelung ist der Wert im Attribut „refDatumAG“. Im 

Folgenden sind die Daten für die Attribute „Beginn der Beschäftigung“ und „refDatumAG“ 

identisch, für die Lösung ergeben sich keine Auswirkungen, wenn das Datum „Beginn der 

Beschäftigung“ vor dem Datum für „refDatumAG“ liegt.



Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

1.3.2.1. zwischen refDatumAG und Anmeldedatum liegen nicht mehr als 

sechs Wochen (Kulanzregelung) 










Der bisherige HAG erhält zu Beginn Juli 2012 eine Änderungsliste Juni mit ELStAM gültig ab 

01.06. „Stkl. VI“ 

1.3.2.2. zwischen refDatumAG und Anmeldedatum liegen mehr als sechs 

Wochen 










Für den Zeitraum zwischen dem 01.06.2013 und dem 09.08.2013 werden dem Arbeitgeber 

keine ELStAM mitgeteilt. Die für diesen Zeitraum anzuwendenden rechtlichen Regelungen 

liegen in der Verantwortung des Arbeitgebers.


1.4. Korrektur einer erfolgten Anmeldung 


1.4.1. keine Beschäftigung aufgenommen 

HAG meldet am 01.06.2013 den AN an mit: 








Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Anschließend stellt HAG fest, dass tatsächlich kein Beschäftigungsverhältnis aufgenommen 

wurde. 

HAG meldet am 20.06.2013 AN ab mit: 



- Ende der Beschäftigung 01.06.2013 



Abmeldebestätigungsliste zum 01.06.2013 

Hinweis: In der ELStAM-DB ist für den AN ein AV mit einem Tag Gültigkeit gespeichert. ELStAM 

unterscheidet derzeit nicht, ob ein AV nur für einen Tag bestanden hat oder ob eine Anmeldung 

auf den gleichen Tag zurückgenommen werden soll. 

1.4.2. Anmeldedatum vor Beginn der Beschäftigung 









Anschließend stellt HAG fest, dass das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich erst zum 15.06.2013 

aufgenommen wurde. 

HAG meldet am 20.06.2013 den AN ab mit: 






Abmeldebestätigungsliste zum 01.06.2013











1.4.3. Anmeldedatum nach Beginn der Beschäftigung 









Version: 

Stand: 

Anschließend stellt HAG fest, dass das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich bereits zum 

15.05.2013 aufgenommen wurde. 

2.0 

01.11.2012 

Nachdem eine erfolgreiche Anmeldung durchgeführt wurde, kann – unabhängig davon, ob eine 

Abmeldung vorgenommen wurde oder nicht – keine erneute Anmeldung des Arbeitgebers zu 

einem früheren Zeitpunkt erfolgen. Die Anmeldung wird mit dem Verfahrenshinweis 552020203 

„Erneute Anmeldung nicht möglich – Arbeitnehmer ist bereits angemeldet“ abgewiesen. 

Bis zur Realisierung der Stornierung der Anmeldung kann der Arbeitgeber in diesen Fällen die 

mitgeteilten ELStAM auch für den davorliegenden Zeitraum anwenden (§ 39c Abs. 1 S. 2 EStG).

2. Abmeldung 




Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

ELStAM liefert nach der Abmeldung eines AV eine Abmeldebestätigungsliste. Diese wird auf den 

Tag der Abmeldung erstellt. 

Der Tag der Abmeldung ist in der Regel das Ende der Beschäftigung. Tag der Abmeldung ist 

nicht der Eingangstag der Abmeldung bei ELSTER. 

Erfolgt die Abmeldung wesentlich später, als das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich geendet 

hat, so wird die Abmeldebestätigungsliste auf den Tag der Abmeldung erstellt und innerhalb von 

fünf Tagen nach Eingang des Abmelde-Datensatzes in der ELStAM-Datenbank auf der 

Bundeskopfstelle bereitgestellt. 

Bei Vorliegen einer Papierersatzbescheinigung sollte der Arbeitnehmer nicht abgemeldet werden. 

In diesen Fällen wird durch die Finanzverwaltung eine Abrufsperre gesetzt, die unter bestimmten 

Voraussetzungen wieder aufgehoben wird (z.B. nach der Fehlerbereinigung). 

2.1. Abmeldung am Tag der Beendigung der Beschäftigung 

AN beendet das AV bei HAG zum 31.05.2013; er war beschäftigt seit 01.01.2013. HAG meldet am 

31.05.2013 den AN ab mit: 








In der Abmeldung ist immer das in der ursprünglichen Anmeldung verwendete „refDatumAG“ 

anzugeben. Die Werte für Beschäftigungsbeginn und refDatumAG können identisch sein (vgl. 

allgemeine Hinweise). 

2.2. Abmeldung vor Beendigung der Beschäftigung 

AN beendet das AV bei HAG zum 31.05.2013, er war beschäftigt seit 01.01.2013. HAG meldet am 








552020305 „Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum in der Zukunft“ 

Begründung: 

Eine Abmeldung vor Beendigung der Beschäftigung ist nicht möglich, eine Verarbeitung der 

Abmeldung erfolgt nicht. Das Datum der Abmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung liegen. 

2.3. Abmeldung nach Beendigung der Beschäftigung 

keine Abweichung zu 2.1. Sollte es sich um die verspätete Abmeldung eines HAG handeln, so gilt 

für den neuen HAG die Kulanzregelung von sechs Wochen, vgl. 1.3.2.


2.4. Abmeldung mit falscher Angabe des refDatumAG 


Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

AN beendet das AV bei HAG zum 31.05.2013, er war beschäftigt seit 01.01.2013. HAG meldet am 







Verfahrenshinweis 552020303: „refDatumAG aus der Abmeldung stimmt nicht mit refDatumAG aus 

der An-/Ummeldung überein. [refDatumAG = $datum]“ 


Um dem Datenübermittler die Möglichkeit zu geben, das AV trotz zunächst fehlerhafter Angabe des 

refDatumAG abmelden zu können, übermittelt ELStAM mit dem Verfahrenshinweis das erwartete, 

in der ELStAM-Datenbank gespeicherte, Datum zurück. Mit diesem Datum kann der 

Datenübermittler die Abmeldung erneut übermitteln. 

2.5. Korrektur einer erfolgten Abmeldung 

2.5.1. Beschäftigung wurde nicht beendet 

HAG meldet am 31.05.2013 den AN ab, AN war beschäftigt seit 01.01.2013: 







Anschließend stellt HAG fest, dass das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich nicht beendet wurde. 









Hinweis 

Für eine spätere Abmeldung des AN ist ab dieser Meldung nur noch das neue refDatumAG 

(01.06.2013) zu verwenden.


2.5.2. Abmeldedatum vor Ende der Beschäftigung 









Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Anschließend stellt HAG fest, dass das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich erst zum 15.06.2013 

beendet wurde. 















Abmeldebestätigungsliste zum 15.06.2013. 

2.5.3. Abmeldedatum nach Ende der Beschäftigung 








Anschließend stellt HAG fest, dass das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich bereits zum 

15.05.2013 beendet wurde. 

Der Arbeitgeber kann mit den vorhandenen Daten die korrekte Besteuerung durchführen. Eine 

elektronische Korrektur der Abmeldung ist nicht erforderlich.


2.5.4. Tod des Arbeitnehmers 


Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Die Mitteilung über den Tod eines meldepflichtigen Arbeitnehmers erhält die Finanzverwaltung 

durch die zuständige Meldebehörde. Der AG erhält automatisch in der nächsten Änderungsliste 

zu diesem AN den Verfahrenshinweis 552020102 „Keine Abrufberechtigung mehr ab $datum“. 

Hinweis: Der Verfahrenshinweis 552020102 wird dann ausgegeben, wenn in der ELStAM- 

Datenbank Gründe dafür bekannt werden, dass der Zugriff auf die ELStAM-Daten eines 

Arbeitnehmers nicht mehr zulässig ist. Der Todesfall des Arbeitnehmers ist nur einer von 

mehreren Gründen. 

Das AV wird nicht automatisch beendet. 

Eine Abmeldung kann und sollte in diesen Fällen wie oben beschrieben erfolgen.

3. Wechselfälle 



Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Betrachtet wird der Wechsel zwischen Haupt- und Nebenbeschäftigung beim gleichen Arbeitgeber. 

Ist ein weiterer Arbeitgeber beteiligt, kann die Situation eintreten, dass durch die Anmeldung eines 

weiteren Arbeitgebers, der als HAG anmeldet, für den ersten HAG in der Folge eine Änderungsliste 

mit Stkl VI ausgegeben wird. 

Andere Beziehungen ergeben sich nicht. 

3.1. Wechsel von HAG zu NAG 

Der AN möchte zum 01.06.2013 von einem Hauptarbeitsverhältnis in ein Nebenarbeitsverhältnis 

wechseln. Er ist seit 01.01.2013 bei dem AG beschäftigt. 

3.1.1. Grundfall 








Verfahrenshinweis: 552020001 „Abmeldung erfolgreich“. 

AG meldet am 01.06.2013 den AN an mit: 





- Hauptarbeitgeber = nein 


Anmeldebestätigungsliste mit ELStAM gültig ab 01.06.2013; (zulässig ist nur die Steuerklasse VI).


Version: 

Stand: 

3.1.2. Meldung vor dem Wechsel des Beschäftigungsverhältnisses 




- Ende der Beschäftigung 31.03.2013 (fehlerhafte Eingabe vor dem eigentlichen Wechsel) 




Verfahrenshinweis: 552020001 „Abmeldung erfolgreich“ 









Anschließend stellt AG fest, dass der Wechsel tatsächlich erst zum 01.06.2013 erfolgt ist. 

Fehlerhafte Anmeldung wird rückgängig gemacht: 

AG meldet am 15.06.2013 AN ab mit: 













Hauptarbeitgeber = ja 

Reaktion der ELStAM 


AG meldet am 20.06.2013 den AN ab mit: 






2.0 

01.11.2012













Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Anmeldebestätigungsliste mit ELStAM gültig ab 01.06.2013 (zulässig ist nur die Steuerklasse 

VI) 

3.1.3. Meldung nach dem Wechsel des Beschäftigungsverhältnisses 









AG meldet am 01.07.2013 AN an mit: 







Anmeldebestätigungsliste mit ELStAM gültig ab 01.07.2013 (zulässig ist nur die Steuerklasse VI) 

AG stellt am 15.07. fest, dass der Wechsel tatsächlich schon zum 01.06.2013 erfolgt ist. 

Nachdem eine erfolgreiche Anmeldung durchgeführt wurde, kann – unabhängig davon, ob eine 

Abmeldung vorgenommen wurde oder nicht – keine erneute Anmeldung des Arbeitgebers zu 

einem früheren Zeitpunkt erfolgen. Die Anmeldung wird mit dem Verfahrenshinsweis552020203 

„Erneute Anmeldung nicht möglich – Arbeitnehmer ist bereits angemeldet“. 

Bis zur Realisierung der Stornierung der Anmeldung kann der Arbeitgeber in diesen Fällen die 

mitgeteilten ELStAM auch für den davorliegenden Zeitraum anwenden (§ 39c Abs. 1 S. 2 EStG, 

siehe auch 1.4.3).


3.2. Wechsel von NAG zu HAG 


Version: 

Stand: 

2.0 

01.11.2012 

Der Wechsel von Nebenarbeitsverhältnis zu Hauptarbeitsverhältnis entspricht den oben 

stehenden Abläufen (3.1, jeweils Haupt- und Nebenarbeitsverhältnis vertauscht) und wird daher 

nicht explizit beschrieben. 

3.3. Wechsel von NAG zu NAG 

Die An- und Abmeldung innerhalb eines bestehenden Nebenarbeitsverhältnisses ist zurzeit 

erforderlich, wenn sich die Höhe des Freibetrages nach § 39a Abs. 1 Nr. 7 EStG („Freibetrag 

wegen Hinzurechnungsbetrag im HAV“) verändert hat. 

Im Beispielsfall hat sich am Beschäftigungsverhältnis tatsächlich nichts geändert, jedoch wurde im 

Februar 2013 ein Freibetrag nach § 39a Abs. 1 Nr. 7 EStG beantragt (Freibetrag gilt ab dem 

01.03.2013). 

Der Arbeitnehmer ist bereits angemeldet, das Beschäftigungsverhältnis besteht seit dem 

01.01.2012. 

AG meldet am 01.03.2013 den AN ab mit: 














- GewünschterFreibetrag =Freibetrag laut AN 


Anmeldebestätigung mit ELStAM gültig ab 01.03.2013 (zulässig ist nur Steuerklasse VI, 

Freibetrag = Wert aus der Anmeldung, wenn das Volumen ausreicht) 

Änderungsliste 03/2013 wird Anfang April 2013 an den HAG mit aktualisierten ELStAM 

(Hinzurechnungsbetrag wird in korrespondierender Höhe zum Freibetrag bei NAV ausgewiesen) 

übermittelt 


Ist mehr als ein NAG vorhanden und soll ein Freibetrag zur Steuerklasse VI 

(Hinzurechnungsbetrag im ersten Beschäftigungsverhältnis) bei beiden NAG Anwendung finden, 

so darf die Summe der vom AN an alle NAG mitgeteilten Freibeträge den Wert des 

Hinzurechnungsbetrags nicht übersteigen. Hierfür trägt der AN die Verantwortung. Anderenfalls 

wird der Verfahrenshinweis 552020211 („Freibetrag gekürzt, da verfügbares 

Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag“) ausgegeben.

Jetzt Lohnsteuer-Freibeträge für das Jahr 2013 beantragen! 

Elektronisches Verfahren kommt 2013 – Freibeträge müssen wieder wie vor der 

Übergangszeit 2011/2012 jährlich beantragt werden 

Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, 

die elektronische Lohnsteuerkarte geht zum 1. Januar 2013 an den Start. Ab diesem 

Zeitpunkt haben alle Arbeitgeber die Möglichkeit, in das elektronische Verfahren 

einzusteigen und die ELStAM ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer anzuwenden. 

ELStAM - das ist die Abkürzung für "Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale " - und steht 

z.B. für Freibeträge, Steuerklasse, Kinderfreibeträge. 

Mit der Umstellung müssen die bisher in der Übergangszeit 2011/12 automatisch 

übertragenen Freibeträge für den Lohnsteuerabzug wieder beantragt werden. Bitte 

beachten Sie, dass Sie vor der Umstellung auf die elektronische Lohnsteuerkarte in unserem 

Unternehmen Ihre vorhandenen Freibeträge unbedingt beim Finanzamt wieder neu 

beantragen müssen. Ansonsten kann es Auswirkungen auf Ihren Nettolohn haben. 

Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Fahrten zwischen 

Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder von volljährigen Kindern, können Sie seit 

Oktober 2012 bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Pauschbeträge für behinderte 

Menschen und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, 

behalten weiterhin ihre Gültigkeit. 

Um lange Wartezeiten zu vermeiden, bietet es sich an, den Antrag auf 

Lohnsteuerermäßigung 2013 aus dem Internet herunter zu laden (https://www.formularebfinv.de/) 

und auf dem Postweg zu übersenden. 

Weitere Informationen finden Sie unter www.elster.de. 

Mit freundlichen Grüßen 

Ihr Personalbüro 

Musterschreiben 1


mit der Einführung der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) wird ab dem 1. 

Januar 2013 die Lohnsteuerkarte aus Papier durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Bei 

den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der 

Lohnsteuerkarte eingetragen sind (z.B. Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, 

Kirchensteuermerkmal). Die Finanzverwaltung ermöglicht den Arbeitgebern den Zeitpunkt 

der Umstellung auf dieses elektronische Verfahren im Laufe des Jahres 2013 selbst zu 

bestimmen. 

Unser Unternehmen wird ab TT.MM. 2013 das elektronische Verfahren anwenden. 

Für Ihren Lohnsteuerabzug werden ab diesem Zeitpunkt die bei der Finanzverwaltung 

gespeicherten Daten zugrunde gelegt und in Ihren Lohnabrechnungen ausgewiesen. 

Bitte beachten Sie: 

Bisher auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Frei- und Hinzurechnungsbeträge verlieren mit 

der Umstellung auf das elektronische Verfahren ihre Gültigkeit und müssen für das Jahr 2013 

grundsätzlich neu beantragt werden. Ansonsten kann es Auswirkungen auf Ihren Nettolohn 

haben. 

Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Fahrten zwischen 

Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder von volljährigen Kindern, können Sie seit 

Oktober 2012 bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Pauschbeträge für behinderte 

Menschen und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, 

behalten weiterhin ihre Gültigkeit. 

Um lange Wartezeiten zu vermeiden, bietet es sich an, den Antrag auf 

Lohnsteuerermäßigung 2013 aus dem Internet herunter zu laden (https://www.formularebfinv.de/) 

und auf dem Postweg zu übersenden. 

Weitere Informationen sowie Hinweise zum Datenschutz finden Sie im Internet unter: 

www.elster.de 


Ihr Personalbüro 

Musterschreiben 2


dieser Lohnabrechnung liegen erstmals Ihre Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale 

(ELStAM) zugrunde. 

Sollten Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, 

Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) von Ihrer vorherigen 

Lohnabrechnung abweichen, und sollte diese Abweichung nicht auf einer Änderung Ihrer 

persönlichen Lebensverhältnisse beruhen (z.B. Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes), 

wenden Sie sich bitte an unsere Personalabteilung oder an Ihr Finanzamt. 

Nachfolgend finden Sie eine Aufzählung möglicher Abweichungen sowie Hinweise zur 

Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale: 

Mögliche Abweichung Mögliche Ursache Lösungsvorschlag 

Abweichender Freibetrag Freibetrag für 2013 wurde 

nicht beim Finanzamt 

beantragt 

Abweichende Steuerklasse 

a) Nach Heirat wurde 

weiterhin Steuerklasse I 

zugrunde gelegt 

b) Der persönliche 

Familienstand hat sich 

vor dem 01.01.2013 z.B. 

durch Trennung oder 

Scheidung geändert 

c) Der Ehegatte ist vor dem 

01.01.2012 verstorben 

d) Steuerklasse II ist in 

ELStAM entfallen, weil z. 

B. ein Kind vor dem 

01.01.2013 volljährig 

geworden ist 

Musterschreiben 3 - 1 - 

Der Freibetrag ist beim 

zuständigen Finanzamt 

erneut zu beantragen 

zu a) Klärung durch das 

zuständige Finanzamt 

erforderlich 

zu b) ab dem Jahr 2013 gilt 

grundsätzlich 

Steuerklasse I 

zu c) ab dem Jahr 2013 gilt 

grundsätzlich 

Steuerklasse I 

zu d) Der Antrag ist beim 

zuständigen Finanzamt 

zu stellen, wenn die 

Voraussetzungen 

weiterhin vorliegen

e) Bei Ehegatten wurde 

statt der bisherigen 

Steuerklassenkombination 

III/V die Steuerklasse 

IV in ELStAM zugrunde 

gelegt 

Abweichende Kirchensteuer Unstimmigkeiten beim 

Kirchensteuerabzug 

Abweichende Anzahl der 

Kinderfreibeträge 

Kind ist vor dem 01.01.2013 

volljährig geworden 

Musterschreiben 3 - 2 - 

zu e) Klärung durch das 

zuständige Finanzamt 

erforderlich 

Klärung durch das zuständige 

Finanzamt erforderlich 

Die weitere Berücksichtigung 

(z.B. wegen Ausbildung) ist 

beim zuständigen Finanzamt 

zu beantragen 

Hinweis: Die Finanzämter empfehlen, einen Antrag auf Änderung der 

Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Vermeidung von Wartezeiten zur Beschleunigung des 

Verfahrens schriftlich beim Finanzamt einzureichen. Einen Vordruck finden Sie im Internet 

unter https://www.formulare-bfinv.de/ sowie in Ihrem Finanzamt. 

Weitere Informationen sowie Hinweise zum Datenschutz finden Sie im Internet unter: 

www.elster.de 


Ihr Personalbüro


zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) 

- ggf. auf Wunsch des Arbeitnehmers auszustellen - 

Die für den Arbeitnehmer 

Name 

Vorname 

Geburtsdatum 

Identifikationsnummer 

bisher in der Lohnabrechnung berücksichtigten Lohnsteuerabzugsmerkmale weichen von 

den erstmalig für den Monat ________ 2013 bereitgestellten ELStAM wie folgt ab: 

Steuerklasse 

Faktor bei Steuerklasse vier 

Kirchensteuerabzug des Arbeitnehmers 

Kirchensteuerabzug des Ehegatten 

(nur bei konfessionsverschiedenen Ehegatten) 

Zahl der Kinderfreibeträge 

Jahres-Freibetrag in Euro 

Jahres-Hinzurechnungsbetrag in Euro 

Datum, Firmenstempel, Unterschrift des Arbeitgebers 

10.12 

bisher in der Lohnabrechnung 

berücksichtigt 

lt. bereitgestellten ELStAM 

__________________________________________________________________________ 

Hinweis für den Arbeitnehmer: 

Bitte überprüfen Sie die Abweichung(en). Sofern die bereitgestellten ELStAM zutreffend sind, 

ist von Ihnen nichts weiter zu veranlassen. 

Eine Änderung unzutreffender ELStAM ist beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt zu beantragen. 

Für den Antrag auf Korrektur unzutreffender ELStAM steht ein vereinfachter 

Antragsvordruck zur Verfügung. Für Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrags oder 

eines Steuerklassenwechsels verwenden Sie bitte die amtlichen Vordrucke. Die 

Antragsvordrucke erhalten Sie unter www.formulare-bfinv.de (unter Steuern/Lohnsteuer) 

oder bei Ihrem Finanzamt.

Name, Vorname Straße: 

Vorname des Ehegatten: PLZ, Ort: 

(ggf. abweichender Familienname) 

10.12 

Telefonnummer: 

Finanzamt Identifikationsnummer 

Antragsteller: 

Ehegatte: 

Antrag auf Korrektur der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

meine/unsere ELStAM sind unzutreffend. Die zutreffenden Angaben sind nachfolgend angegeben. 

Ich/Wir bitte(n) um entsprechende Korrektur. 

Art des Merkmals 

Steuerklasse 1) 

Kirchensteuermerkmal 1) 

Pauschbetrag für behinderte 

2) 3) 

Menschen/Hinterbliebene 


lt. ELStAM 

(Antragsteller) 

zutreffende 

Angabe 

(Antragsteller) 

lt. ELStAM 

(Ehegatte) 

Berücksichtigung von Kindern, die nach dem 01.01.1995 3) geboren sind: 

Name 

Erläuterungen: 


Geburtsdatum 

Identifikationsnummer 

zu berücksichtigen 

beim Antragsteller 

zutreffende 

Angabe 

(Ehegatte) 

zu berücksichtigen 

beim Ehegatten 

Datum Unterschrift (Antragsteller) Unterschrift (Ehegatte) 

1) Bei Ehegatten bitte die Daten für beide Ehegatten angeben und erforderliche Nachweise beifügen (z.B. Heiratsurkunde) 

2) Sofern der Pauschbetrag bereits beantragt und bewilligt worden ist 

3) Für erstmalige Anträge bitte den allgemeinen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung verwenden. Diesen erhalten Sie unter 

www.formulare-bfinv.de (unter Steuern/Lohnsteuer) oder bei Ihrem Finanzamt.

Finanzbehörde Hamburg: Unterlagen für den Einstieg in das

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