Online-Tutorial Prioritäten setzen - Kreativesdenken.com

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Online-Tutorial 

Prioritäten setzen 

Lernen Sie Tipps, Tricks und Methoden kennen, 

wie Sie Ihre Ziele erreichen und Ihre Aufgaben 

bewältigen, ohne sich zu verzetteln. 

Heike Thormann 

Kreatives Denken.com 

Besser und kreativer denken, lernen, leben, arbeiten und schreiben 

Online-Magazin, Online-Coaching, Onlinekurse und Selbstlernkurse 

www.kreativesdenken.com 

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Online-Tutorial: Prioritäten setzen. Heike Thormann, www.kreativesdenken.com 2 / 15 

Lektion 1: Die ersten Schritte 

Warum Prioritäten setzen? 

Ich sehe es an mir selbst und ich höre es von meinen Teilnehmern: Es ist gar nicht so 

leicht, Prioritäten zu setzen. 

Das gilt nicht nur für jeden, der mit immer neuen Aufgaben und Pflichten überschüttet 

wird, und nicht weiß, was er zuerst tun soll. 

Das gilt erst recht für Kreative, die notorisch davon geplagt sind, eine Idee nach der 

nächsten auszubrüten. Es macht einfach Spaß, über neue Projekte und Vorhaben 

nachzudenken. Dies könnte ich doch noch machen. Und jenes hört sich verlockend an. 

Mmh ... ;-) 

Manchmal belassen wir es bei den Ideen. Sie allein in allen Farben auszumalen, 

befriedigt uns schon. Es hat sozusagen einen ästhetischen Wert. 

Aber oft würden wir sie auch gern umsetzen. Und dann verheddern und verzetteln wir 

uns. Oder wir machen erst das eine, brechen dann ab, machen etwas anderes. Oder wir 

klauben und stehlen uns aus irgendeiner Ecke noch ein paar Stunden für unser jüngstes 

„Baby“ zusammen – und stehen kurz davor, zusammenzubrechen oder auszubrennen. 

Ein erster Schritt aus diesem Dilemma wäre es, unsere Ideen zu beurteilen. Dann 

können wir die weniger vielversprechenden leichteren Herzens wieder fallenlassen. 

Meistens werden aber auch hier noch etliche Ideen übrigbleiben. Und dann? 

Lernen Sie, Prioritäten zu setzen. 

Sich auf wenige Dinge zu konzentrieren, ist in der Regel eine Voraussetzung für 

Erfolg. Nicht nur viele große Mischkonzerne haben die Erfahrung machen müssen, dass 

Größe nicht alles ist. Auch wer vieles gleichzeitig machen will und am Ende doch 

nichts wirklich richtig macht, schadet sich oft nur selbst. 

Worauf fokussiere ich mich nun aber? Was ist wichtig, was weniger wichtig? Was gehe 

ich zuerst an, und was kann oder will ich später erledigen? 

Lernen Sie, Prioritäten zu setzen. 

Es hat ja niemand gesagt, dass Prioritäten in Stein gemeißelt sein müssen. Wenn 

Ihre Lieblingsidee A sich doch als Fehlschlag herausstellen sollte, dann werfen Sie sie 

über Bord und genehmigen sich Variante B. Sie sollten sich nur dazu durchringen, 

überhaupt nach Prioritäten vorzugehen. 

Die Mär’ vom Autor, der an einer Schreibblockade litt, weil er unschlüssig vor all 

seinen schönen Schreibideen stand, ist jedenfalls alles andere als eine Mär’. ;-) 

©: Die Weitergabe für den privaten Gebrauch ist gestattet. Weitere Verwendungen nur mit schriftlicher Genehmigung der Autorin.


Leisten Sie gute Vorarbeit 

Prioritäten setzen zu wollen, hört sich gut und schön an. Aber manchmal wissen wir 

über ein Projekt nicht viel mehr als „ich will schöne Handtaschen herstellen“ oder 

„Müller, bauen Sie mal eine Einkaufsabteilung auf“. 

Wie wollen wir dann wissen, mit welcher Priorität wir diese neue Aufgabe in unsere 

schon vorhandenen Aufgaben einordnen sollen? Selbst Projekte, die uns à la „Müller, 

machen Sie mal“ vom Chef übertragen werden, sollten nicht blind auf den Top-1-Platz 

wandern. Und sei es nur, weil dort bald nicht mehr viel Platz sein wird. ;-) 

Bevor Sie also anfangen, Prioritäten zu vergeben, sollten Sie ein wenig Vorarbeit 

leisten. 

Und dazu gehört es, sich zunächst einmal Ihre Ziele bewusst zu machen. 

Machen Sie sich Ihre Ziele klar 

Überlegen Sie, was Sie erreichen wollen, welche Ziele für Ihren Arbeit- oder 

Auftraggeber, für Ihr eigenes Unternehmen oder eben Ihren kreativen Schaffensdrang 

wichtig sind. 

Wollen Sie zum Beispiel mit den Handtaschen Ihren Lebensunterhalt verdienen? 

Wollen Sie die Haushaltskasse aufbessern? Oder wollen Sie „nur“ einem Hobby 

nachgehen? 

Achten Sie auch darauf, diese Ziele so konkret wie möglich fassen zu können. 

Wollen Sie Ihren Lebensunterhalt zum Beispiel möglichst schnell mit den Taschen 

verdienen? Oder wollen Sie eher möglichst viel Geld mit den Taschen verdienen? 

(Beides muss nicht identisch sein.) Oder sind Ihnen die Arbeitsbedingungen und 

Lebensumstände am wichtigsten? Alles hat Einfluss auf Ihre Wahl. 

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben 

Je nach Vorhaben kann es nützlich sein, einen Überblick über die anstehenden 

Aufgaben zu gewinnen. Listen Sie zum Beispiel auf, was Sie tun müssen, um Ihr 

kleines Handtaschen-Business aufzubauen. 

Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf und halten Sie fest, was Sie alles im Einzelnen zu tun 

haben. Welche Tätigkeiten gehören zu Ihrer Idee oder Ihrem Projekt? Handtaschen 

anfertigen, ja, aber was noch? Das kann von der Buchhaltung bis zur 

Mitarbeiterführung alles sein. 

Was müssen Sie erledigen? Welche Termine müssen Sie wahrnehmen oder einhalten? 

Gibt es Aufgaben, die regelmäßig anstehen? Oder bestimmte „Meilensteine“, also 

wichtige Zwischenergebnisse, die Sie erreichen müssen? 



Notieren Sie alles ruhig erst einmal so, wie es Ihnen einfällt. Eine sinnvolle Reihenfolge 

können Sie später noch ausarbeiten. Jetzt geht es darum, Ihre Aufgaben möglichst 

lückenlos zu erfassen – auch scheinbar Nebensächliches, das in der Summe aber viel 

Zeit kosten oder zu Verzettelungen führen kann. 

Das wird Ihnen helfen, sich entweder über eine Idee im Ganzen klarer zu werden und 

ihr eine Priorität zuzuweisen. Sie werden eine solche Liste aber auch brauchen, wenn 

Sie die einzelnen Bestandteile Ihrer Idee in eine sinnvolle Reihenfolge bringen wollen. 

Räumen Sie Widerstände schon im Vorfeld aus 

Manchmal hängen wir uns nur deshalb bei unseren Prioritäten auf, weil wir A lieber tun 

als B, oder weil wir B am liebsten überhaupt nicht tun würden. ;-) Oder wir grübeln und 

grübeln, ob wir nun Text A, B oder C schreiben wollen, kommen aber keinen Deut 

weiter. 

Dann muss es nicht daran liegen, dass wir keine Prioritäten setzen können. Es kann auch 

daran liegen, dass wir sie gar nicht setzen wollen. 

Wir konzentrieren uns darauf, den langersehnten Roman zu schreiben und 

vernachlässigen sträflich die Akquise für unser Business. Vielleicht, weil uns unsere 

Tätigkeit schon lange nicht mehr erfüllt und wir nach der erstbesten Ausflucht greifen, 

ihr zu entkommen. 

Oder wir hängen uns zwischen unseren verschiedenen Texten auf, weil wir Angst 

haben, uns für einen zu entscheiden und damit ein Ergebnis produzieren zu müssen. 

Hier macht es keinen Sinn, nach wichtig oder weniger wichtig, oder nach Reihenfolgen 

und Prioritäten unterscheiden zu wollen. Hier kann man nur tiefer graben und die 

Wurzeln solcher Ängste oder Blockaden aufzudecken versuchen. 

Immerhin, einen kleinen Tipp habe ich für Sie, solchen Selbstblockaden auf die Spur zu 

kommen: Lassen Sie Ihr Unterbewusstsein ran. 

Mit Unterbewusstsein Blockaden aufdecken 

Bei Entscheidungen haben wir immer schon gern den Zufall zu Hilfe genommen. Wir 

werfen Münzen oder rupfen Gänseblümchen-Blätter oder zählen die Platten im 

Fußgängerweg. Was auch immer. Und wenn die Antwort „ungerade“ lautet, tun wir 

dies. Wenn sie „gerade“ lautet, tun wir das. 

Dieses Prinzip ist simpel, aber bestechend. Denn glauben Sie mir, wenn das 

Gänseblümchen oder der Bürgersteig Ihnen eine Wahl bescheren sollten, die Sie nicht 

mittragen können, wird Ihr Unterbewusstsein mauern. Es wird von Magenschmerzen 

bis Manipulationstricks an den Blättern alles versuchen, um die Überlegungen Ihres 

Verstandes „okay, dann mache ich das jetzt“ auszuhebeln. 



Sie müssen nur noch unterscheiden lernen, ob Sie jetzt lediglich einer weiteren 

Blockade nachgeben. ;-) (Weil Sie zum Beispiel einfach nicht zum Zahnarzt wollen, Ihr 

Verstand aber völlig Recht damit hat, Sie genau dort hinzutreiben.) 

Danach ist die Sache aber ganz einfach. Fragen Sie sich zum Beispiel: Will ich wirklich 

unter allen Umständen diesen Roman schreiben? Und zwar mit Priorität Eins und unter 

Nutzung aller Ressourcen? Ist mir das das Abschmelzen meiner finanziellen Reserven 

und vielleicht eine Verschlechterung meines Lebensstandards wert? Oder kann ich mir 

auch eine andere Reihenfolge an Prioritäten vorstellen? 

• Und dann werfen Sie die Münze und lassen den Zufall über Ihr Schicksal 

entscheiden. 

• Oder stellen Sie sich so plastisch wie möglich vor, Ihr Ziel „Roman“ samt 

möglicher Nebenwirkungen erreicht zu haben. 

• Oder lauschen Sie auf sonstige Zeichen und Symbole, die Ihr Unterbewusstsein 

ansprechen. Gruselt es Sie beispielsweise jedes Mal, wenn Sie vom Stereotyp 

des verarmten Schriftstellers lesen? Oder freuen Sie sich eher darauf, frei zu 

sein? Oder würde Ihr Herz frohlocken, wenn Sie schreiben und davon auch 

anständig leben könnten? 

Achten Sie darauf, wo Sie innerlich nicken und was sich gut anfühlt. Das ist in der 

Regel auch die Richtung, in die Sie gehen und nach Lösungen suchen sollten. 

Im nächsten Teil dieses Blog-Kurses zum Thema „Prioritäten setzen“ stelle ich 

Ihnen einige Methoden vor, mit denen Sie das, was an Ideen, Vorhaben und 

Aufgaben noch übriggeblieben ist, weiter zurechtstutzen oder in eine sinnvolle 

Reihenfolge bringen können. 

*** 

Lektion 2: Eisenhower, ABC und 80:20 

Im ersten Teil dieses kleinen Blog-Kurses zum Thema „Prioritäten setzen“ ging es um 

die notwendigen Vorbereitungen. Was müssen Sie tun, um ein wenig Ordnung und 

System in Ihren Wildwuchs von Aufgaben bringen zu können? 

Schließlich sind selbst Computer nur deshalb dazu in der Lage, Tausende und 

Abertausende von kleinen Arbeitsschritten in Sekundenbruchteilen zu erledigen, weil 

sie sie Stück für Stück in einer passenden Reihenfolge abarbeiten. Alles gleichzeitig auf 

einmal machen zu wollen, ist nicht drin. Das gilt für Aufgaben wie für Ziele und 

kreative Lieblingsprojekte. 

Prioritäten helfen, eine solche Reihenfolge herzustellen und sich weder von 

Arbeitsbergen erschlagen noch von zu vielen verlockenden Ideen mitreißen zu lassen. 



Aber wie setzt man nun Prioritäten? Wie geht man mit seinen Aufgaben, Ideen und 

Zielen um? Wie findet man heraus, was man tun sollte und was nicht? Was macht man 

zuerst, was anschließend und was, wenn noch Zeit bleibt? 

Dazu stelle ich Ihnen in diesem Teil des Kurses „Prioritäten setzen“ ein paar 

Methoden aus dem klassischen Zeitmanagement vor, bevor es im nächsten Teil 

etwas weniger klassisch wird. ;-) 

1. Das Eisenhower-Prinzip 

Eine der bekanntesten Methoden, um Prioritäten zu setzen, ist das Eisenhower-Prinzip 

nach dem gleichnamigen amerikanischen General und Präsidenten. 

Das Eisenhower-Prinzip ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, Wesentliches 

von Unwesentlichem zu trennen. Statt alle Aufgaben in der Reihenfolge zu erledigen, 

wie sie bei Ihnen eintreffen, oder Ideen so anzugehen, wie sie Ihnen in den Kopf 

kommen, können Sie sich um die Dinge kümmern, die Sie Ihren Zielen wirklich näher 

bringen. 

Teilen Sie dazu Ihre Aufgaben und Ideen nach zwei Kriterien auf, nach wichtig und 

dringend. Wichtiges bringt Sie Ihren anvisierten Zielen näher. Dringendes hat einen 

Termin oder eine zeitliche Befristung, die Sie einhalten sollten. 

Beispiel: Sie wollen verschiedene Marketingmethoden ausprobieren, um entscheiden zu 

können, welche Methoden Sie in der nächsten Zeit nutzen wollen. Das wäre wichtig, 

weil es Sie Ihrem Ziel, Ihre Bilder oder Kinderbetten aus Holz zu verkaufen, näher 

bringt. Ihr Auto springt nicht an und muss dringend in die Werkstatt. Das ist, ganz recht, 

dringend. ;-) 

Im Normalfall ist unser Tag gepackt voll mit solchen dringenden Sachen. 

Manchmal sind sie wirklich dringend. Oft halten wir sie aber nur für dringend, weil sie 

einen festen Termin haben. Anders als die Marketingmethoden, die zwar wichtig wären, 

um unsere kreative Tätigkeit auf lukrativere Beine zu stellen, die aber leider keinen 

Termin haben und deshalb auf der langen Bank landen. 

Ordnen Sie als nächstes Ihre Aufgaben, egal, ob wichtig oder dringend, folgenden vier 

Gruppen zu: 

A-Aufgaben: A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie sind nicht nur wichtig für 

Ihre Ziele. Sie müssen auch noch zeitnah erledigt werden. Von einem womöglich 

entscheidenden Kundengespräch bis zum dringenden Arztbesuch mit Ihrem Sohn ist 

hier alles drin. A-Aufgaben erledigen Sie am besten immer zuerst und in eigener 

Person. 

B-Aufgaben: Wichtige, aber nicht dringende B-Aufgaben bringen Sie Ihren Zielen 

zwar näher, haben aber keinen Termin, der drängend ins Haus steht. Das könnten zum 

Beispiel die erwähnen Marketingmethoden oder auch ein Schreibkurs für angehende 



Autoren sein. B-Aufgaben können Sie nach den A-Aufgaben anpacken oder auch in 

einen Zeitplaner eintragen, und ihnen so einen Termin geben, an dem Sie sie angehen 

wollen. 

C-Aufgaben: C-Aufgaben sind die erwähnten dringenden, nämlich terminlich 

gebundenen, aber für unser persönliches Vorankommen sonst eher unwichtigen 

Aufgaben. Nehmen wir an, Sie sind Tischler, der die neuen Holzbetten verkaufen will, 

bis zum Start dieser hoffentlich lukrativen Serie sein Geld aber noch mit den alten Tür- 

Modellen verdient. Sehen Sie bei solchen C-Aufgaben zu, 

• möglichst viel zu delegieren oder an Externe zu vergeben (das rechnet sich vor 

allem bei längerfristigen Tätigkeiten; wenn es sich nur um einmalige Aktionen 

handelt, ist der Einarbeitungsaufwand oft zu hoch) 

• möglichst viel rauszuwerfen und ihren Sinn zu hinterfragen (wenn Türen nicht 

mehr ziehen, sollten Sie ihnen auch nicht allzu viel Zeit widmen) 

• oder zumindest die wichtigen Aufgaben darüber nicht zu vergessen. 

D-Aufgaben: D-Aufgaben sind der Fluch aller Perfektionisten und Liebhaber. Sie sind 

weder wichtig noch dringend. Aber sie machen Spaß oder bedienen unseren Drang, 

alles möglichst perfekt zu machen. Also etwa stundenlang am Layout zu feilen, noch 

ein zehntes Buch zum selben Thema zu lesen, und anderes mehr. D-Aufgaben sind 

Zeitfresser par excellence. Wenn Sie hiervon die Finger lassen und sie in den 

symbolischen Papierkorb werfen, können Sie eine Menge Zeit sparen. 

Abb.1: Eisenhower-Prinzip 



Der Witz an der Sache ist jetzt, die wichtigen Dinge nicht aus den Augen zu verlieren. 

Denn sie sind es, die uns voranbringen und bedacht werden wollen, wenn wir unsere 

Ziele erreichen wollen. 

Sehen Sie deshalb zu, dass Sie Ihre Zeit so einteilen, dass Sie immer auch freie 

Zeitfenster für diese wichtigen Aufgaben einbauen – und sie nicht vor lauter Hetze mit 

den C-Aufgaben oder der Spielerei mit den D-Aufgaben vergessen. 

2. Die ABC-Analyse 

Ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip unterscheidet auch die ABC-Analyse nach 

wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Eigentlich ist sie ein Instrument aus der 

Betriebswirtschaft, um zum Beispiel Material, Kosten oder Kunden zu gewichten und 

zu gruppieren. Man kann sie aber auch gut im Zeitmanagement verwenden, um 

herauszufinden, wie wichtig eine Aufgabe ist und wieviel Zeit man für sie 

veranschlagen muss. 

Unterteilen Sie dazu Ihre Aufgaben, Tätigkeiten oder Ideen nach 

• A-Aufgaben für sehr wichtige Aufgaben (Ein Beispiel wäre etwa die 

Entwicklung von Marketingmethoden für Ihre neue Holzbetten-Serie.) 

• B-Aufgaben für wichtige Aufgaben (Das könnte hier zum Beispiel die alte Tür- 

Serie sein, von der Sie nach wie vor leben.) 

• C-Aufgaben für Routinetätigkeiten, Kleinkram oder Ähnliches mehr. 

(Vielleicht der tägliche Papierkrieg, das Surfen durch diverse Internetforen und 

so weiter.) 

Schreiben Sie bei jeder Aufgabe dabei, wie lange Sie für sie gebraucht haben, und 

zählen Sie dann die Gesamtzeiten der drei Kategorien zusammen. 

Abb.2: ABC-Liste 



Im Schnitt sollten Sie für A-Aufgaben etwa 60 bis 65%, für B-Aufgaben etwa 20 bis 

25% und für C-Aufgaben 15 bis 20% Ihrer Zeit ansetzen. 

Das wird sich in der Praxis so nicht immer machen lassen, und hängt auch davon ab, 

was Sie für sehr wichtig und für wichtig halten. Der laufende Betrieb kann zwar viel 

Zeit kosten, aber eben nur wichtig sein, während die Entwicklung von Prototypen sehr 

wichtig sein kann, aber sich Ihre Zeit mit den wichtigen Aufgaben teilen muss. 

Immerhin gilt auch hier: C-Aufgaben neigen dazu, viel zu überdimensioniert zu sein 

oder sich als Liebhaber-Tätigkeiten zu entpuppen. Wenn das bei Ihnen auch so sein 

sollte: Streichen Sie gnadenlos zusammen. Und zu wissen, was wichtig für Sie ist, hilft 

Ihnen natürlich auch wieder, diesen Dingen möglichst viel Ihrer Zeit zuzuweisen. 

Nebenbei: Überprüfen Sie Ihre Liste und die Aufgaben am besten auch täglich. Wie 

wichtig eine Aufgabe für Ihre Ziele ist, kann sich schnell ändern. Wenn Sie regelmäßig 

einen kurzen Blick auf Ihre Prioritätenliste werfen und Ihre Aufgaben entsprechend neu 

zuordnen, bleiben Sie flexibel und können zeitnah auf neue Anforderungen reagieren. 

3. Das 80:20 oder Pareto-Prinzip 

Eine letzte Methode, für mehr Durchblick in Ihrem Aufgabendschungel zu sorgen, ist 

das 80:20- oder Pareto-Prinzip. Zurück geht das Pareto-Prinzip auf den Ökonomen 

Pareto, der eine gewisse Gesetzmäßigkeit darin entdeckte, dass wir 

• mit 20% unserer Kunden 80% unseres Umsatzes machen 

• 20% unserer Kleidung während 80% unserer Zeit tragen 

und Ähnliches mehr. 

Diese Schlüsselkunden oder Lieblingskleidung zu pflegen wäre eine wichtige Aufgabe 

und würde uns unseren Zielen näher bringen. (In diesem Fall: Umsatz zu machen oder 

uns in unserer Kleidung wohlzufühlen. ;-)) Sie wäre also vorrangig zu erledigen. Alles 

andere müsste sich die Zeit teilen, die dann noch übrig bleibt. 

Übertragen auf Ihr Zeitmanagement heißt das wieder: Finden Sie heraus, welche 

Aufgaben und Ideen sozusagen den höchsten Nutzwert für Sie haben – und trennen Sie 

sich möglichst vom Rest. 



Oder anders formuliert: 

Abb.3: Pareto-Prinzip (80:20) 

• Schreiben Sie als erstes alle Aufgaben auf, denen Sie bereits nachgehen, alle 

Aufgaben, die zu Ihrer Idee gehören, oder Ideen, die Sie gesammelt haben. 

Wenn es sehr viele sein sollten, beschränken Sie sich auf die jeweils 10 oder 20 

Dinge, denen Sie einem Bereich (Tischler-Tätigkeit, Schreibprojekt, das ist 

egal) die meiste Zeit widmen. 

• Suchen Sie nach den 20 Prozent, oder den 2 bis 4 Dingen, die davon für Sie 

den größten Wert haben. Was trägt besonders zum Erfolg Ihrer Tischler- 

Tätigkeit bei? Was zum Gelingen des neuen Romans? Ist, sagen wir, die 

Recherche vor Ort an den Schauplätzen Ihres Buches so wichtig wie Storyline, 

Plot oder Charakterzeichnung? Wofür stehen Sie: Eher für detailversessene 

Szenen oder eher für psychologisch durchdachte Portraits? 

• Konzentrieren Sie sich auf diese 20 Prozent. Wenn die glaubwürdigen, 

fesselnden Charakterzeichnungen der Grund oder einer der Gründe für Ihren 

Ruf als versierte Krimi-Autorin sind, dann gehen Sie auch bevorzugt diesen 

Charakterzeichnungen nach. Kürzen oder streichen Sie den Rest, denn er wird 

zu diesem Ruf kaum noch etwas beitragen können. 

Je mehr Zeit Sie auf die wertvollen 20 Prozent verwenden können, desto produktiver 

und in der Regel auch erfolgreicher werden Sie sein. 

Tipp: Das soll jetzt kein Aufruf sein, auf all die interessanten, aber leider nicht 

sonderlich ergiebigen Dinge wie die Vor-Ort-Recherche zu verzichten. Vieles, was wir 

tun, tun wir, weil wir es gern tun. Weil es uns Spaß macht. Weil es uns persönlich 

bereichert und Mensch sein lässt. Wir würden verarmen, wenn wir im Namen der 

Effizienz darauf verzichten würden. 

Tatsache ist aber auch, dass wir über all diesen schon erwähnten „Liebhaber- 

Tätigkeiten“ oft den Kopf und die Zeit verlieren. Zum Schaden für uns selbst. 

Prioritäten müssen deshalb nicht auf einen Verzicht hinauslaufen. Wohl aber 

können und sollen sie für ein vernünftiges Maß sorgen. 



Das gilt für alles, was Sie tun. Ob es jetzt anstehende Aufgaben im Büro-Alltag sind, 

oder die Frage, welche Ihrer Lieblingsideen Sie in welchem Maße unter 

Berücksichtigung Ihrer Ziele verfolgen wollen. 

Sind Sie noch dran? Dann auf in den letzten Teil dieses Blog-Kurses ... 

*** 

Lektion 3: Stellen Sie Fragen 

Ein Leser und ehemaliger Teilnehmer schrieb mir zum letzten Teil dieses kleinen Blog- 

Kurses zum Thema „Prioritäten setzen“: 

Wenn man immer nur den wichtigen und dringenden A-Aufgaben nach Eisenhower 

nachrenne, würde man vielleicht unter Stress zusammenbrechen oder im Burn-out die 

Segel streichen. 

Er zitierte Stephen R. Covey, der dafür wäre, den B-Aufgaben mehr Gewicht zu 

schenken. Also den Aufgaben, die zwar ebenso wichtig, aber nicht dringend sind. Wie 

etwa Fortbildungen, die Planung seines Business und und. 

Und damit hat er auch durchaus Recht. B-Aufgaben sind wichtig und sie sollten über 

den A-Aufgaben nicht vernachlässigt werden. Das Problem ist nur, dass auch die A- 

Aufgaben nun mal sein müssen. Kundentermine oder Arztbesuche lassen sich nicht 

wegdiskutieren. Es hilft nichts, sich jetzt erst mal mit seiner Planung in die Ecke zu 

verziehen. ;-) 

Was also tun? 

Mit Fragen falsche Gewohnheiten aufdecken und radikale Kursänderungen 

ermöglichen 

Stellen Sie Fragen. Fragen Sie sich zum Beispiel, ob denn wirklich jede A-Aufgabe nun 

ein A ist. Oder ob Sie sie nicht verschieben oder sie delegieren oder gar auf sie 

verzichten können. Fragen Sie sich, ob wirklich jeder Kundenbesuch sein muss, ob Sie 

wirklich jeden Kunden halten wollen, ob Sie Arztbesuche nicht in „stille“ Stunden legen 

können, und und. 

Mit anderen Worten: Hinterfragen Sie, relativieren Sie, entmisten Sie. Machen Sie sich 

Abhängigkeiten und Bedingungen klar. Machen Sie freie Zeitfenster aus oder verteilen 

Sie Ihre Aufgaben wie in einem Mosaik. 

Stellen Sie Fragen. Natürlich wollten schon die Zeitmanagement-Methoden der letzten 

Lektion Sie dazu bringen, über Ihre Tätigkeiten nachzudenken und sie entsprechend zu 

gewichten und damit zu priorisieren. 



Das Tückische ist nur, dass wir oft reflexhaft etwas für wichtig halten, was es gar nicht 

oder nicht mehr ist. Wir hinterfragen nicht. Wir denken nicht. Wir machen einfach so 

weiter wie bisher. Radikale Kursänderungen oder Erleichterungen sind aber so nicht 

drin. 

Wer kreativ sein will, muss zunächst einmal das Bestehende in Frage stellen. Nur 

so können wir neue, bessere Antworten finden. 

Also, stellen Sie Fragen. Sind Sie bereit? Dann los. ;-) 

1. Was wird überschätzt und kann raus? 

Wie gesagt, nicht jedes A muss auch ein A sein. Manches ist vielleicht nicht so wichtig 

wie gedacht. Und manches vielleicht nicht so dringend wie befürchtet. 

Fragen Sie zum Beispiel: 

• Wie wichtig ist diese Tätigkeit? In welcher Weise trägt sie zu meinen Zielen 

bei? 

(Das gilt auch für die „Ziele“ in Ihrem Job, entweder, was Ihre eigene Stelle 

angeht, oder auch die Ziele des Unternehmens als Ganzem. Und es gilt auch für 

Ihre persönlichen Ziele wie etwa „ich will ein Buch schreiben“.) 

Profitiere ich auch in Zukunft davon, wenn ich diese Aufgabe erledige? 

• Wie dringend ist diese Tätigkeit? Was würde passieren, wenn ich in diese 

Aufgabe weniger Zeit stecke oder sie gar nicht mache? Welches Risiko oder 

mögliche Schaden steht bei ihr auf dem Spiel? 

• Kann ich diese Tätigkeit oder dieses Vorhaben ganz oder in Teilen streichen? 

Muss das, was ich tun will, wirklich sein? 

So muss zum Beispiel manche neue Marketingstrategie gar nicht sein, wenn man aus 

dem Vorhandenen noch mehr rausholen kann. So manche aufwändige Planung erübrigt 

sich später von selbst. Der vermeintlich wichtige Kunde liegt einem schon länger im 

Magen. Und wenn es nicht gerade brennt, kann man einen Arzttermin vielleicht auch in 

ein „B“ (wichtig, aber nicht dringend) verwandeln und auf den ruhigsten Tag in der 

Woche legen. 

2. Worauf können und wollen Sie nicht verzichten? 

Das gibt es auch: Dinge, auf die Sie auf keinen Fall verzichten können und wollen. 

Das können zum Beispiel Ihre Yoga-Stunden sein, zu denen Sie sich selbst bei 

miesestem Wetter durchschlagen und denen zuliebe Sie Ihren gesamten Tagesablauf 

umwerfen, weil Sie sich dort einfach nur wohl fühlen. 



Oder es sind Dinge, die zu den wertvollen 20 Prozent gehören, von denen Sie nach dem 

Pareto-Prinzip den meisten Nutzen haben. Vielleicht ist das Ihre Lieblingsjacke, die Sie 

auch nach 10 Jahren noch treu und brav tragen und immer wieder zur Reinigung 

bringen, weil Sie sie, trotz der anderen Jacken, die Sie haben, auch im nächsten Winter 

wieder tragen werden. 

Kurz, es sind Dinge, die Ihre Lebens- und Arbeitsqualität erhöhen. Bewahren Sie sie 

und streichen Sie zur Not etwas anderes. 

3. Was läuft gut und soll so weiterlaufen? 

Das geht wieder in Richtung Pareto-Prinzip. Denn meistens gehört das, was gut läuft, 

auch zu den wertvollen 20 Prozent, die Sie hegen, pflegen und ausbauen sollten. 

Fragen Sie sich zum Beispiel: Was klappt gut? Wobei fühlen Sie sich richtig wohl? Was 

wäre schön, wenn es so weiterginge? 

Vielleicht ist das Ihr neuer Job bei der Hilfsorganisation, der Ihnen das Gefühl gibt, 

etwas wirklich Sinnvolles zu tun und Sie innerlich strahlen lässt. Dann lassen Sie sich 

nicht davon beirren, dass Sie eigentlich „zu Höherem“ berufen wären. Schon Captain 

Kirk war todunglücklich, als man ihn zum Admiral beförderte. ;-) 

Machen Sie mehr von dem, was gut funktioniert. Damit eliminieren Sie automatisch 

nach und nach das, wovon Sie sich gern trennen würden. Eine Priorität mit nachhaltigen 

Folgen, sozusagen. ;-) 

4. Was bedingt sich gegenseitig und hängt voneinander ab? 

Das gibt es auch: Dinge, die voneinander abhängen, und die wir deshalb nicht gesondert 

betrachten können. 

Fragen Sie sich also beispielsweise: Was bedingt sich gegenseitig? Was hängt 

voneinander ab? Was kann ich nicht ohne das andere tun? Was könnte vielleicht zu 

einem Konflikt führen? 

Beispiel: 

Sie wollen Schriftsteller werden? Dann sollten Sie zunächst einmal schreiben lernen. ;-) 

Sie wollen in einer anderen Stadt ein neues Leben anfangen und gleichzeitig auch Ihren 

Job wechseln? Dann sollten Sie überlegen, ob Sie nun eher eine bestimmte Stadt oder 

einen bestimmten Job bevorzugen. 

Ist es die Stadt, engen Sie Ihre Auswahl an in Frage kommenden Jobs nicht allzu stark 

ein. Ist es der Job, seien Sie bereit, auch an Orte dritter oder vierter Wahl zu ziehen. 

Wollen Sie unbedingt beides vereinen, suchen Sie nach Alternativen wie der 

Selbstständigkeit oder der Tele-Arbeit. 



Ihr Chef will bis 18 Uhr die neue Präsentation haben? Aber ohne die Grafiken von Frau 

Meier kommen Sie nicht weit? Dann vergessen Sie nicht, hierfür rechtzeitig Lösungen 

zu finden. 

Und so weiter, und so fort. 

Werfen Sie raus und vergeben Sie Reihenfolgen 

Sie haben Ihre Liste an „muss rein, kann raus, soll drinbleiben, muss beachtet werden“ 

zusammen? Dann machen Sie sich an die Umsetzung. Streichen Sie zusammen oder 

gehen Sie verstärkt an. 

Achten Sie auch darauf, sich nicht zu übernehmen. Sei es aus Angst, etwas zu 

verpassen, oder dem Bedürfnis, möglichst viel mitzunehmen, oder weil der Chef es so 

will. 

Und dann weisen Sie den Dingen eine Reihenfolge zu, vergeben Sie Zeitfenster, 

Ressourcen und, genau, Prioritäten. 

Das kann man zum Beispiel sehr schön an dem „Fünf-Jahres-Plan“ sehen, den 

witzigerweise eine Freundin, eine Coachee und ich fast gleichzeitig zur Sprache 

brachten. 

Wie gesagt, alles zur gleichen Zeit geht nicht und ist auch nicht sinnvoll. Angestrebte 

Veränderungen in unserem Leben gehen wir zum Beispiel grob in „Fünf-Jahres-Plänen“ 

an. 

Also etwa: Insgesamt wäre mir wichtig, dass ich in den nächsten fünf Jahren das und 

das für mich erreiche oder für mich gewinne. Davon wäre mir A zwar am liebsten, 

hängt aber von der Finanzierung durch B ab. Also gehe ich jetzt erst B an. C frustriert 

mich total. Das fliegt jetzt sofort raus. Und so weiter. 

Das geht auch für erheblich kürzere Zeiträume. Der Vorteil daran ist, dass Sie sich den 

Druck nehmen, alles sofort erreichen zu müssen. Sie bleiben auf dem Teppich, ohne zu 

(im Moment noch schwer erreichbaren) Höhenflügen abzuheben. Sie setzen aber bereits 

die ersten Maßnahmen um und erfreuen sich mit der Aussicht auf weitere. 

Mit anderen Worten: Prioritäten sind ein Segen und eine echte Erleichterung. 

Setzen Sie sie. ;-) 



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