Online-Tutorial Prioritäten setzen - Kreativesdenken.com
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<strong>Online</strong>-<strong>Tutorial</strong><br />
<strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong><br />
Lernen Sie Tipps, Tricks und Methoden kennen,<br />
wie Sie Ihre Ziele erreichen und Ihre Aufgaben<br />
bewältigen, ohne sich zu verzetteln.<br />
Heike Thormann<br />
Kreatives Denken.<strong>com</strong><br />
Besser und kreativer denken, lernen, leben, arbeiten und schreiben<br />
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<strong>Online</strong>-<strong>Tutorial</strong>: <strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong>. Heike Thormann, www.kreativesdenken.<strong>com</strong> 2 / 15<br />
Lektion 1: Die ersten Schritte<br />
Warum <strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong>?<br />
Ich sehe es an mir selbst und ich höre es von meinen Teilnehmern: Es ist gar nicht so<br />
leicht, <strong>Prioritäten</strong> zu <strong>setzen</strong>.<br />
Das gilt nicht nur für jeden, der mit immer neuen Aufgaben und Pflichten überschüttet<br />
wird, und nicht weiß, was er zuerst tun soll.<br />
Das gilt erst recht für Kreative, die notorisch davon geplagt sind, eine Idee nach der<br />
nächsten auszubrüten. Es macht einfach Spaß, über neue Projekte und Vorhaben<br />
nachzudenken. Dies könnte ich doch noch machen. Und jenes hört sich verlockend an.<br />
Mmh ... ;-)<br />
Manchmal belassen wir es bei den Ideen. Sie allein in allen Farben auszumalen,<br />
befriedigt uns schon. Es hat sozusagen einen ästhetischen Wert.<br />
Aber oft würden wir sie auch gern um<strong>setzen</strong>. Und dann verheddern und verzetteln wir<br />
uns. Oder wir machen erst das eine, brechen dann ab, machen etwas anderes. Oder wir<br />
klauben und stehlen uns aus irgendeiner Ecke noch ein paar Stunden für unser jüngstes<br />
„Baby“ zusammen – und stehen kurz davor, zusammenzubrechen oder auszubrennen.<br />
Ein erster Schritt aus diesem Dilemma wäre es, unsere Ideen zu beurteilen. Dann<br />
können wir die weniger vielversprechenden leichteren Herzens wieder fallenlassen.<br />
Meistens werden aber auch hier noch etliche Ideen übrigbleiben. Und dann?<br />
Lernen Sie, <strong>Prioritäten</strong> zu <strong>setzen</strong>.<br />
Sich auf wenige Dinge zu konzentrieren, ist in der Regel eine Voraussetzung für<br />
Erfolg. Nicht nur viele große Mischkonzerne haben die Erfahrung machen müssen, dass<br />
Größe nicht alles ist. Auch wer vieles gleichzeitig machen will und am Ende doch<br />
nichts wirklich richtig macht, schadet sich oft nur selbst.<br />
Worauf fokussiere ich mich nun aber? Was ist wichtig, was weniger wichtig? Was gehe<br />
ich zuerst an, und was kann oder will ich später erledigen?<br />
Lernen Sie, <strong>Prioritäten</strong> zu <strong>setzen</strong>.<br />
Es hat ja niemand gesagt, dass <strong>Prioritäten</strong> in Stein gemeißelt sein müssen. Wenn<br />
Ihre Lieblingsidee A sich doch als Fehlschlag herausstellen sollte, dann werfen Sie sie<br />
über Bord und genehmigen sich Variante B. Sie sollten sich nur dazu durchringen,<br />
überhaupt nach <strong>Prioritäten</strong> vorzugehen.<br />
Die Mär’ vom Autor, der an einer Schreibblockade litt, weil er unschlüssig vor all<br />
seinen schönen Schreibideen stand, ist jedenfalls alles andere als eine Mär’. ;-)<br />
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Leisten Sie gute Vorarbeit<br />
<strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong> zu wollen, hört sich gut und schön an. Aber manchmal wissen wir<br />
über ein Projekt nicht viel mehr als „ich will schöne Handtaschen herstellen“ oder<br />
„Müller, bauen Sie mal eine Einkaufsabteilung auf“.<br />
Wie wollen wir dann wissen, mit welcher Priorität wir diese neue Aufgabe in unsere<br />
schon vorhandenen Aufgaben einordnen sollen? Selbst Projekte, die uns à la „Müller,<br />
machen Sie mal“ vom Chef übertragen werden, sollten nicht blind auf den Top-1-Platz<br />
wandern. Und sei es nur, weil dort bald nicht mehr viel Platz sein wird. ;-)<br />
Bevor Sie also anfangen, <strong>Prioritäten</strong> zu vergeben, sollten Sie ein wenig Vorarbeit<br />
leisten.<br />
Und dazu gehört es, sich zunächst einmal Ihre Ziele bewusst zu machen.<br />
Machen Sie sich Ihre Ziele klar<br />
Überlegen Sie, was Sie erreichen wollen, welche Ziele für Ihren Arbeit- oder<br />
Auftraggeber, für Ihr eigenes Unternehmen oder eben Ihren kreativen Schaffensdrang<br />
wichtig sind.<br />
Wollen Sie zum Beispiel mit den Handtaschen Ihren Lebensunterhalt verdienen?<br />
Wollen Sie die Haushaltskasse aufbessern? Oder wollen Sie „nur“ einem Hobby<br />
nachgehen?<br />
Achten Sie auch darauf, diese Ziele so konkret wie möglich fassen zu können.<br />
Wollen Sie Ihren Lebensunterhalt zum Beispiel möglichst schnell mit den Taschen<br />
verdienen? Oder wollen Sie eher möglichst viel Geld mit den Taschen verdienen?<br />
(Beides muss nicht identisch sein.) Oder sind Ihnen die Arbeitsbedingungen und<br />
Lebensumstände am wichtigsten? Alles hat Einfluss auf Ihre Wahl.<br />
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben<br />
Je nach Vorhaben kann es nützlich sein, einen Überblick über die anstehenden<br />
Aufgaben zu gewinnen. Listen Sie zum Beispiel auf, was Sie tun müssen, um Ihr<br />
kleines Handtaschen-Business aufzubauen.<br />
Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf und halten Sie fest, was Sie alles im Einzelnen zu tun<br />
haben. Welche Tätigkeiten gehören zu Ihrer Idee oder Ihrem Projekt? Handtaschen<br />
anfertigen, ja, aber was noch? Das kann von der Buchhaltung bis zur<br />
Mitarbeiterführung alles sein.<br />
Was müssen Sie erledigen? Welche Termine müssen Sie wahrnehmen oder einhalten?<br />
Gibt es Aufgaben, die regelmäßig anstehen? Oder bestimmte „Meilensteine“, also<br />
wichtige Zwischenergebnisse, die Sie erreichen müssen?<br />
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Notieren Sie alles ruhig erst einmal so, wie es Ihnen einfällt. Eine sinnvolle Reihenfolge<br />
können Sie später noch ausarbeiten. Jetzt geht es darum, Ihre Aufgaben möglichst<br />
lückenlos zu erfassen – auch scheinbar Nebensächliches, das in der Summe aber viel<br />
Zeit kosten oder zu Verzettelungen führen kann.<br />
Das wird Ihnen helfen, sich entweder über eine Idee im Ganzen klarer zu werden und<br />
ihr eine Priorität zuzuweisen. Sie werden eine solche Liste aber auch brauchen, wenn<br />
Sie die einzelnen Bestandteile Ihrer Idee in eine sinnvolle Reihenfolge bringen wollen.<br />
Räumen Sie Widerstände schon im Vorfeld aus<br />
Manchmal hängen wir uns nur deshalb bei unseren <strong>Prioritäten</strong> auf, weil wir A lieber tun<br />
als B, oder weil wir B am liebsten überhaupt nicht tun würden. ;-) Oder wir grübeln und<br />
grübeln, ob wir nun Text A, B oder C schreiben wollen, kommen aber keinen Deut<br />
weiter.<br />
Dann muss es nicht daran liegen, dass wir keine <strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong> können. Es kann auch<br />
daran liegen, dass wir sie gar nicht <strong>setzen</strong> wollen.<br />
Wir konzentrieren uns darauf, den langersehnten Roman zu schreiben und<br />
vernachlässigen sträflich die Akquise für unser Business. Vielleicht, weil uns unsere<br />
Tätigkeit schon lange nicht mehr erfüllt und wir nach der erstbesten Ausflucht greifen,<br />
ihr zu entkommen.<br />
Oder wir hängen uns zwischen unseren verschiedenen Texten auf, weil wir Angst<br />
haben, uns für einen zu entscheiden und damit ein Ergebnis produzieren zu müssen.<br />
Hier macht es keinen Sinn, nach wichtig oder weniger wichtig, oder nach Reihenfolgen<br />
und <strong>Prioritäten</strong> unterscheiden zu wollen. Hier kann man nur tiefer graben und die<br />
Wurzeln solcher Ängste oder Blockaden aufzudecken versuchen.<br />
Immerhin, einen kleinen Tipp habe ich für Sie, solchen Selbstblockaden auf die Spur zu<br />
kommen: Lassen Sie Ihr Unterbewusstsein ran.<br />
Mit Unterbewusstsein Blockaden aufdecken<br />
Bei Entscheidungen haben wir immer schon gern den Zufall zu Hilfe genommen. Wir<br />
werfen Münzen oder rupfen Gänseblümchen-Blätter oder zählen die Platten im<br />
Fußgängerweg. Was auch immer. Und wenn die Antwort „ungerade“ lautet, tun wir<br />
dies. Wenn sie „gerade“ lautet, tun wir das.<br />
Dieses Prinzip ist simpel, aber bestechend. Denn glauben Sie mir, wenn das<br />
Gänseblümchen oder der Bürgersteig Ihnen eine Wahl bescheren sollten, die Sie nicht<br />
mittragen können, wird Ihr Unterbewusstsein mauern. Es wird von Magenschmerzen<br />
bis Manipulationstricks an den Blättern alles versuchen, um die Überlegungen Ihres<br />
Verstandes „okay, dann mache ich das jetzt“ auszuhebeln.<br />
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Sie müssen nur noch unterscheiden lernen, ob Sie jetzt lediglich einer weiteren<br />
Blockade nachgeben. ;-) (Weil Sie zum Beispiel einfach nicht zum Zahnarzt wollen, Ihr<br />
Verstand aber völlig Recht damit hat, Sie genau dort hinzutreiben.)<br />
Danach ist die Sache aber ganz einfach. Fragen Sie sich zum Beispiel: Will ich wirklich<br />
unter allen Umständen diesen Roman schreiben? Und zwar mit Priorität Eins und unter<br />
Nutzung aller Ressourcen? Ist mir das das Abschmelzen meiner finanziellen Reserven<br />
und vielleicht eine Verschlechterung meines Lebensstandards wert? Oder kann ich mir<br />
auch eine andere Reihenfolge an <strong>Prioritäten</strong> vorstellen?<br />
• Und dann werfen Sie die Münze und lassen den Zufall über Ihr Schicksal<br />
entscheiden.<br />
• Oder stellen Sie sich so plastisch wie möglich vor, Ihr Ziel „Roman“ samt<br />
möglicher Nebenwirkungen erreicht zu haben.<br />
• Oder lauschen Sie auf sonstige Zeichen und Symbole, die Ihr Unterbewusstsein<br />
ansprechen. Gruselt es Sie beispielsweise jedes Mal, wenn Sie vom Stereotyp<br />
des verarmten Schriftstellers lesen? Oder freuen Sie sich eher darauf, frei zu<br />
sein? Oder würde Ihr Herz frohlocken, wenn Sie schreiben und davon auch<br />
anständig leben könnten?<br />
Achten Sie darauf, wo Sie innerlich nicken und was sich gut anfühlt. Das ist in der<br />
Regel auch die Richtung, in die Sie gehen und nach Lösungen suchen sollten.<br />
Im nächsten Teil dieses Blog-Kurses zum Thema „<strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong>“ stelle ich<br />
Ihnen einige Methoden vor, mit denen Sie das, was an Ideen, Vorhaben und<br />
Aufgaben noch übriggeblieben ist, weiter zurechtstutzen oder in eine sinnvolle<br />
Reihenfolge bringen können.<br />
***<br />
Lektion 2: Eisenhower, ABC und 80:20<br />
Im ersten Teil dieses kleinen Blog-Kurses zum Thema „<strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong>“ ging es um<br />
die notwendigen Vorbereitungen. Was müssen Sie tun, um ein wenig Ordnung und<br />
System in Ihren Wildwuchs von Aufgaben bringen zu können?<br />
Schließlich sind selbst Computer nur deshalb dazu in der Lage, Tausende und<br />
Abertausende von kleinen Arbeitsschritten in Sekundenbruchteilen zu erledigen, weil<br />
sie sie Stück für Stück in einer passenden Reihenfolge abarbeiten. Alles gleichzeitig auf<br />
einmal machen zu wollen, ist nicht drin. Das gilt für Aufgaben wie für Ziele und<br />
kreative Lieblingsprojekte.<br />
<strong>Prioritäten</strong> helfen, eine solche Reihenfolge herzustellen und sich weder von<br />
Arbeitsbergen erschlagen noch von zu vielen verlockenden Ideen mitreißen zu lassen.<br />
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Aber wie setzt man nun <strong>Prioritäten</strong>? Wie geht man mit seinen Aufgaben, Ideen und<br />
Zielen um? Wie findet man heraus, was man tun sollte und was nicht? Was macht man<br />
zuerst, was anschließend und was, wenn noch Zeit bleibt?<br />
Dazu stelle ich Ihnen in diesem Teil des Kurses „<strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong>“ ein paar<br />
Methoden aus dem klassischen Zeitmanagement vor, bevor es im nächsten Teil<br />
etwas weniger klassisch wird. ;-)<br />
1. Das Eisenhower-Prinzip<br />
Eine der bekanntesten Methoden, um <strong>Prioritäten</strong> zu <strong>setzen</strong>, ist das Eisenhower-Prinzip<br />
nach dem gleichnamigen amerikanischen General und Präsidenten.<br />
Das Eisenhower-Prinzip ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, Wesentliches<br />
von Unwesentlichem zu trennen. Statt alle Aufgaben in der Reihenfolge zu erledigen,<br />
wie sie bei Ihnen eintreffen, oder Ideen so anzugehen, wie sie Ihnen in den Kopf<br />
kommen, können Sie sich um die Dinge kümmern, die Sie Ihren Zielen wirklich näher<br />
bringen.<br />
Teilen Sie dazu Ihre Aufgaben und Ideen nach zwei Kriterien auf, nach wichtig und<br />
dringend. Wichtiges bringt Sie Ihren anvisierten Zielen näher. Dringendes hat einen<br />
Termin oder eine zeitliche Befristung, die Sie einhalten sollten.<br />
Beispiel: Sie wollen verschiedene Marketingmethoden ausprobieren, um entscheiden zu<br />
können, welche Methoden Sie in der nächsten Zeit nutzen wollen. Das wäre wichtig,<br />
weil es Sie Ihrem Ziel, Ihre Bilder oder Kinderbetten aus Holz zu verkaufen, näher<br />
bringt. Ihr Auto springt nicht an und muss dringend in die Werkstatt. Das ist, ganz recht,<br />
dringend. ;-)<br />
Im Normalfall ist unser Tag gepackt voll mit solchen dringenden Sachen.<br />
Manchmal sind sie wirklich dringend. Oft halten wir sie aber nur für dringend, weil sie<br />
einen festen Termin haben. Anders als die Marketingmethoden, die zwar wichtig wären,<br />
um unsere kreative Tätigkeit auf lukrativere Beine zu stellen, die aber leider keinen<br />
Termin haben und deshalb auf der langen Bank landen.<br />
Ordnen Sie als nächstes Ihre Aufgaben, egal, ob wichtig oder dringend, folgenden vier<br />
Gruppen zu:<br />
A-Aufgaben: A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie sind nicht nur wichtig für<br />
Ihre Ziele. Sie müssen auch noch zeitnah erledigt werden. Von einem womöglich<br />
entscheidenden Kundengespräch bis zum dringenden Arztbesuch mit Ihrem Sohn ist<br />
hier alles drin. A-Aufgaben erledigen Sie am besten immer zuerst und in eigener<br />
Person.<br />
B-Aufgaben: Wichtige, aber nicht dringende B-Aufgaben bringen Sie Ihren Zielen<br />
zwar näher, haben aber keinen Termin, der drängend ins Haus steht. Das könnten zum<br />
Beispiel die erwähnen Marketingmethoden oder auch ein Schreibkurs für angehende<br />
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Autoren sein. B-Aufgaben können Sie nach den A-Aufgaben anpacken oder auch in<br />
einen Zeitplaner eintragen, und ihnen so einen Termin geben, an dem Sie sie angehen<br />
wollen.<br />
C-Aufgaben: C-Aufgaben sind die erwähnten dringenden, nämlich terminlich<br />
gebundenen, aber für unser persönliches Vorankommen sonst eher unwichtigen<br />
Aufgaben. Nehmen wir an, Sie sind Tischler, der die neuen Holzbetten verkaufen will,<br />
bis zum Start dieser hoffentlich lukrativen Serie sein Geld aber noch mit den alten Tür-<br />
Modellen verdient. Sehen Sie bei solchen C-Aufgaben zu,<br />
• möglichst viel zu delegieren oder an Externe zu vergeben (das rechnet sich vor<br />
allem bei längerfristigen Tätigkeiten; wenn es sich nur um einmalige Aktionen<br />
handelt, ist der Einarbeitungsaufwand oft zu hoch)<br />
• möglichst viel rauszuwerfen und ihren Sinn zu hinterfragen (wenn Türen nicht<br />
mehr ziehen, sollten Sie ihnen auch nicht allzu viel Zeit widmen)<br />
• oder zumindest die wichtigen Aufgaben darüber nicht zu vergessen.<br />
D-Aufgaben: D-Aufgaben sind der Fluch aller Perfektionisten und Liebhaber. Sie sind<br />
weder wichtig noch dringend. Aber sie machen Spaß oder bedienen unseren Drang,<br />
alles möglichst perfekt zu machen. Also etwa stundenlang am Layout zu feilen, noch<br />
ein zehntes Buch zum selben Thema zu lesen, und anderes mehr. D-Aufgaben sind<br />
Zeitfresser par excellence. Wenn Sie hiervon die Finger lassen und sie in den<br />
symbolischen Papierkorb werfen, können Sie eine Menge Zeit sparen.<br />
Abb.1: Eisenhower-Prinzip<br />
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Der Witz an der Sache ist jetzt, die wichtigen Dinge nicht aus den Augen zu verlieren.<br />
Denn sie sind es, die uns voranbringen und bedacht werden wollen, wenn wir unsere<br />
Ziele erreichen wollen.<br />
Sehen Sie deshalb zu, dass Sie Ihre Zeit so einteilen, dass Sie immer auch freie<br />
Zeitfenster für diese wichtigen Aufgaben einbauen – und sie nicht vor lauter Hetze mit<br />
den C-Aufgaben oder der Spielerei mit den D-Aufgaben vergessen.<br />
2. Die ABC-Analyse<br />
Ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip unterscheidet auch die ABC-Analyse nach<br />
wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Eigentlich ist sie ein Instrument aus der<br />
Betriebswirtschaft, um zum Beispiel Material, Kosten oder Kunden zu gewichten und<br />
zu gruppieren. Man kann sie aber auch gut im Zeitmanagement verwenden, um<br />
herauszufinden, wie wichtig eine Aufgabe ist und wieviel Zeit man für sie<br />
veranschlagen muss.<br />
Unterteilen Sie dazu Ihre Aufgaben, Tätigkeiten oder Ideen nach<br />
• A-Aufgaben für sehr wichtige Aufgaben (Ein Beispiel wäre etwa die<br />
Entwicklung von Marketingmethoden für Ihre neue Holzbetten-Serie.)<br />
• B-Aufgaben für wichtige Aufgaben (Das könnte hier zum Beispiel die alte Tür-<br />
Serie sein, von der Sie nach wie vor leben.)<br />
• C-Aufgaben für Routinetätigkeiten, Kleinkram oder Ähnliches mehr.<br />
(Vielleicht der tägliche Papierkrieg, das Surfen durch diverse Internetforen und<br />
so weiter.)<br />
Schreiben Sie bei jeder Aufgabe dabei, wie lange Sie für sie gebraucht haben, und<br />
zählen Sie dann die Gesamtzeiten der drei Kategorien zusammen.<br />
Abb.2: ABC-Liste<br />
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Im Schnitt sollten Sie für A-Aufgaben etwa 60 bis 65%, für B-Aufgaben etwa 20 bis<br />
25% und für C-Aufgaben 15 bis 20% Ihrer Zeit an<strong>setzen</strong>.<br />
Das wird sich in der Praxis so nicht immer machen lassen, und hängt auch davon ab,<br />
was Sie für sehr wichtig und für wichtig halten. Der laufende Betrieb kann zwar viel<br />
Zeit kosten, aber eben nur wichtig sein, während die Entwicklung von Prototypen sehr<br />
wichtig sein kann, aber sich Ihre Zeit mit den wichtigen Aufgaben teilen muss.<br />
Immerhin gilt auch hier: C-Aufgaben neigen dazu, viel zu überdimensioniert zu sein<br />
oder sich als Liebhaber-Tätigkeiten zu entpuppen. Wenn das bei Ihnen auch so sein<br />
sollte: Streichen Sie gnadenlos zusammen. Und zu wissen, was wichtig für Sie ist, hilft<br />
Ihnen natürlich auch wieder, diesen Dingen möglichst viel Ihrer Zeit zuzuweisen.<br />
Nebenbei: Überprüfen Sie Ihre Liste und die Aufgaben am besten auch täglich. Wie<br />
wichtig eine Aufgabe für Ihre Ziele ist, kann sich schnell ändern. Wenn Sie regelmäßig<br />
einen kurzen Blick auf Ihre <strong>Prioritäten</strong>liste werfen und Ihre Aufgaben entsprechend neu<br />
zuordnen, bleiben Sie flexibel und können zeitnah auf neue Anforderungen reagieren.<br />
3. Das 80:20 oder Pareto-Prinzip<br />
Eine letzte Methode, für mehr Durchblick in Ihrem Aufgabendschungel zu sorgen, ist<br />
das 80:20- oder Pareto-Prinzip. Zurück geht das Pareto-Prinzip auf den Ökonomen<br />
Pareto, der eine gewisse Gesetzmäßigkeit darin entdeckte, dass wir<br />
• mit 20% unserer Kunden 80% unseres Umsatzes machen<br />
• 20% unserer Kleidung während 80% unserer Zeit tragen<br />
und Ähnliches mehr.<br />
Diese Schlüsselkunden oder Lieblingskleidung zu pflegen wäre eine wichtige Aufgabe<br />
und würde uns unseren Zielen näher bringen. (In diesem Fall: Umsatz zu machen oder<br />
uns in unserer Kleidung wohlzufühlen. ;-)) Sie wäre also vorrangig zu erledigen. Alles<br />
andere müsste sich die Zeit teilen, die dann noch übrig bleibt.<br />
Übertragen auf Ihr Zeitmanagement heißt das wieder: Finden Sie heraus, welche<br />
Aufgaben und Ideen sozusagen den höchsten Nutzwert für Sie haben – und trennen Sie<br />
sich möglichst vom Rest.<br />
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Oder anders formuliert:<br />
Abb.3: Pareto-Prinzip (80:20)<br />
• Schreiben Sie als erstes alle Aufgaben auf, denen Sie bereits nachgehen, alle<br />
Aufgaben, die zu Ihrer Idee gehören, oder Ideen, die Sie gesammelt haben.<br />
Wenn es sehr viele sein sollten, beschränken Sie sich auf die jeweils 10 oder 20<br />
Dinge, denen Sie einem Bereich (Tischler-Tätigkeit, Schreibprojekt, das ist<br />
egal) die meiste Zeit widmen.<br />
• Suchen Sie nach den 20 Prozent, oder den 2 bis 4 Dingen, die davon für Sie<br />
den größten Wert haben. Was trägt besonders zum Erfolg Ihrer Tischler-<br />
Tätigkeit bei? Was zum Gelingen des neuen Romans? Ist, sagen wir, die<br />
Recherche vor Ort an den Schauplätzen Ihres Buches so wichtig wie Storyline,<br />
Plot oder Charakterzeichnung? Wofür stehen Sie: Eher für detailversessene<br />
Szenen oder eher für psychologisch durchdachte Portraits?<br />
• Konzentrieren Sie sich auf diese 20 Prozent. Wenn die glaubwürdigen,<br />
fesselnden Charakterzeichnungen der Grund oder einer der Gründe für Ihren<br />
Ruf als versierte Krimi-Autorin sind, dann gehen Sie auch bevorzugt diesen<br />
Charakterzeichnungen nach. Kürzen oder streichen Sie den Rest, denn er wird<br />
zu diesem Ruf kaum noch etwas beitragen können.<br />
Je mehr Zeit Sie auf die wertvollen 20 Prozent verwenden können, desto produktiver<br />
und in der Regel auch erfolgreicher werden Sie sein.<br />
Tipp: Das soll jetzt kein Aufruf sein, auf all die interessanten, aber leider nicht<br />
sonderlich ergiebigen Dinge wie die Vor-Ort-Recherche zu verzichten. Vieles, was wir<br />
tun, tun wir, weil wir es gern tun. Weil es uns Spaß macht. Weil es uns persönlich<br />
bereichert und Mensch sein lässt. Wir würden verarmen, wenn wir im Namen der<br />
Effizienz darauf verzichten würden.<br />
Tatsache ist aber auch, dass wir über all diesen schon erwähnten „Liebhaber-<br />
Tätigkeiten“ oft den Kopf und die Zeit verlieren. Zum Schaden für uns selbst.<br />
<strong>Prioritäten</strong> müssen deshalb nicht auf einen Verzicht hinauslaufen. Wohl aber<br />
können und sollen sie für ein vernünftiges Maß sorgen.<br />
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Das gilt für alles, was Sie tun. Ob es jetzt anstehende Aufgaben im Büro-Alltag sind,<br />
oder die Frage, welche Ihrer Lieblingsideen Sie in welchem Maße unter<br />
Berücksichtigung Ihrer Ziele verfolgen wollen.<br />
Sind Sie noch dran? Dann auf in den letzten Teil dieses Blog-Kurses ...<br />
***<br />
Lektion 3: Stellen Sie Fragen<br />
Ein Leser und ehemaliger Teilnehmer schrieb mir zum letzten Teil dieses kleinen Blog-<br />
Kurses zum Thema „<strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong>“:<br />
Wenn man immer nur den wichtigen und dringenden A-Aufgaben nach Eisenhower<br />
nachrenne, würde man vielleicht unter Stress zusammenbrechen oder im Burn-out die<br />
Segel streichen.<br />
Er zitierte Stephen R. Covey, der dafür wäre, den B-Aufgaben mehr Gewicht zu<br />
schenken. Also den Aufgaben, die zwar ebenso wichtig, aber nicht dringend sind. Wie<br />
etwa Fortbildungen, die Planung seines Business und und.<br />
Und damit hat er auch durchaus Recht. B-Aufgaben sind wichtig und sie sollten über<br />
den A-Aufgaben nicht vernachlässigt werden. Das Problem ist nur, dass auch die A-<br />
Aufgaben nun mal sein müssen. Kundentermine oder Arztbesuche lassen sich nicht<br />
wegdiskutieren. Es hilft nichts, sich jetzt erst mal mit seiner Planung in die Ecke zu<br />
verziehen. ;-)<br />
Was also tun?<br />
Mit Fragen falsche Gewohnheiten aufdecken und radikale Kursänderungen<br />
ermöglichen<br />
Stellen Sie Fragen. Fragen Sie sich zum Beispiel, ob denn wirklich jede A-Aufgabe nun<br />
ein A ist. Oder ob Sie sie nicht verschieben oder sie delegieren oder gar auf sie<br />
verzichten können. Fragen Sie sich, ob wirklich jeder Kundenbesuch sein muss, ob Sie<br />
wirklich jeden Kunden halten wollen, ob Sie Arztbesuche nicht in „stille“ Stunden legen<br />
können, und und.<br />
Mit anderen Worten: Hinterfragen Sie, relativieren Sie, entmisten Sie. Machen Sie sich<br />
Abhängigkeiten und Bedingungen klar. Machen Sie freie Zeitfenster aus oder verteilen<br />
Sie Ihre Aufgaben wie in einem Mosaik.<br />
Stellen Sie Fragen. Natürlich wollten schon die Zeitmanagement-Methoden der letzten<br />
Lektion Sie dazu bringen, über Ihre Tätigkeiten nachzudenken und sie entsprechend zu<br />
gewichten und damit zu priorisieren.<br />
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Das Tückische ist nur, dass wir oft reflexhaft etwas für wichtig halten, was es gar nicht<br />
oder nicht mehr ist. Wir hinterfragen nicht. Wir denken nicht. Wir machen einfach so<br />
weiter wie bisher. Radikale Kursänderungen oder Erleichterungen sind aber so nicht<br />
drin.<br />
Wer kreativ sein will, muss zunächst einmal das Bestehende in Frage stellen. Nur<br />
so können wir neue, bessere Antworten finden.<br />
Also, stellen Sie Fragen. Sind Sie bereit? Dann los. ;-)<br />
1. Was wird überschätzt und kann raus?<br />
Wie gesagt, nicht jedes A muss auch ein A sein. Manches ist vielleicht nicht so wichtig<br />
wie gedacht. Und manches vielleicht nicht so dringend wie befürchtet.<br />
Fragen Sie zum Beispiel:<br />
• Wie wichtig ist diese Tätigkeit? In welcher Weise trägt sie zu meinen Zielen<br />
bei?<br />
(Das gilt auch für die „Ziele“ in Ihrem Job, entweder, was Ihre eigene Stelle<br />
angeht, oder auch die Ziele des Unternehmens als Ganzem. Und es gilt auch für<br />
Ihre persönlichen Ziele wie etwa „ich will ein Buch schreiben“.)<br />
Profitiere ich auch in Zukunft davon, wenn ich diese Aufgabe erledige?<br />
• Wie dringend ist diese Tätigkeit? Was würde passieren, wenn ich in diese<br />
Aufgabe weniger Zeit stecke oder sie gar nicht mache? Welches Risiko oder<br />
mögliche Schaden steht bei ihr auf dem Spiel?<br />
• Kann ich diese Tätigkeit oder dieses Vorhaben ganz oder in Teilen streichen?<br />
Muss das, was ich tun will, wirklich sein?<br />
So muss zum Beispiel manche neue Marketingstrategie gar nicht sein, wenn man aus<br />
dem Vorhandenen noch mehr rausholen kann. So manche aufwändige Planung erübrigt<br />
sich später von selbst. Der vermeintlich wichtige Kunde liegt einem schon länger im<br />
Magen. Und wenn es nicht gerade brennt, kann man einen Arzttermin vielleicht auch in<br />
ein „B“ (wichtig, aber nicht dringend) verwandeln und auf den ruhigsten Tag in der<br />
Woche legen.<br />
2. Worauf können und wollen Sie nicht verzichten?<br />
Das gibt es auch: Dinge, auf die Sie auf keinen Fall verzichten können und wollen.<br />
Das können zum Beispiel Ihre Yoga-Stunden sein, zu denen Sie sich selbst bei<br />
miesestem Wetter durchschlagen und denen zuliebe Sie Ihren gesamten Tagesablauf<br />
umwerfen, weil Sie sich dort einfach nur wohl fühlen.<br />
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Oder es sind Dinge, die zu den wertvollen 20 Prozent gehören, von denen Sie nach dem<br />
Pareto-Prinzip den meisten Nutzen haben. Vielleicht ist das Ihre Lieblingsjacke, die Sie<br />
auch nach 10 Jahren noch treu und brav tragen und immer wieder zur Reinigung<br />
bringen, weil Sie sie, trotz der anderen Jacken, die Sie haben, auch im nächsten Winter<br />
wieder tragen werden.<br />
Kurz, es sind Dinge, die Ihre Lebens- und Arbeitsqualität erhöhen. Bewahren Sie sie<br />
und streichen Sie zur Not etwas anderes.<br />
3. Was läuft gut und soll so weiterlaufen?<br />
Das geht wieder in Richtung Pareto-Prinzip. Denn meistens gehört das, was gut läuft,<br />
auch zu den wertvollen 20 Prozent, die Sie hegen, pflegen und ausbauen sollten.<br />
Fragen Sie sich zum Beispiel: Was klappt gut? Wobei fühlen Sie sich richtig wohl? Was<br />
wäre schön, wenn es so weiterginge?<br />
Vielleicht ist das Ihr neuer Job bei der Hilfsorganisation, der Ihnen das Gefühl gibt,<br />
etwas wirklich Sinnvolles zu tun und Sie innerlich strahlen lässt. Dann lassen Sie sich<br />
nicht davon beirren, dass Sie eigentlich „zu Höherem“ berufen wären. Schon Captain<br />
Kirk war todunglücklich, als man ihn zum Admiral beförderte. ;-)<br />
Machen Sie mehr von dem, was gut funktioniert. Damit eliminieren Sie automatisch<br />
nach und nach das, wovon Sie sich gern trennen würden. Eine Priorität mit nachhaltigen<br />
Folgen, sozusagen. ;-)<br />
4. Was bedingt sich gegenseitig und hängt voneinander ab?<br />
Das gibt es auch: Dinge, die voneinander abhängen, und die wir deshalb nicht gesondert<br />
betrachten können.<br />
Fragen Sie sich also beispielsweise: Was bedingt sich gegenseitig? Was hängt<br />
voneinander ab? Was kann ich nicht ohne das andere tun? Was könnte vielleicht zu<br />
einem Konflikt führen?<br />
Beispiel:<br />
Sie wollen Schriftsteller werden? Dann sollten Sie zunächst einmal schreiben lernen. ;-)<br />
Sie wollen in einer anderen Stadt ein neues Leben anfangen und gleichzeitig auch Ihren<br />
Job wechseln? Dann sollten Sie überlegen, ob Sie nun eher eine bestimmte Stadt oder<br />
einen bestimmten Job bevorzugen.<br />
Ist es die Stadt, engen Sie Ihre Auswahl an in Frage kommenden Jobs nicht allzu stark<br />
ein. Ist es der Job, seien Sie bereit, auch an Orte dritter oder vierter Wahl zu ziehen.<br />
Wollen Sie unbedingt beides vereinen, suchen Sie nach Alternativen wie der<br />
Selbstständigkeit oder der Tele-Arbeit.<br />
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<strong>Online</strong>-<strong>Tutorial</strong>: <strong>Prioritäten</strong> <strong>setzen</strong>. Heike Thormann, www.kreativesdenken.<strong>com</strong> 14 / 15<br />
Ihr Chef will bis 18 Uhr die neue Präsentation haben? Aber ohne die Grafiken von Frau<br />
Meier kommen Sie nicht weit? Dann vergessen Sie nicht, hierfür rechtzeitig Lösungen<br />
zu finden.<br />
Und so weiter, und so fort.<br />
Werfen Sie raus und vergeben Sie Reihenfolgen<br />
Sie haben Ihre Liste an „muss rein, kann raus, soll drinbleiben, muss beachtet werden“<br />
zusammen? Dann machen Sie sich an die Umsetzung. Streichen Sie zusammen oder<br />
gehen Sie verstärkt an.<br />
Achten Sie auch darauf, sich nicht zu übernehmen. Sei es aus Angst, etwas zu<br />
verpassen, oder dem Bedürfnis, möglichst viel mitzunehmen, oder weil der Chef es so<br />
will.<br />
Und dann weisen Sie den Dingen eine Reihenfolge zu, vergeben Sie Zeitfenster,<br />
Ressourcen und, genau, <strong>Prioritäten</strong>.<br />
Das kann man zum Beispiel sehr schön an dem „Fünf-Jahres-Plan“ sehen, den<br />
witzigerweise eine Freundin, eine Coachee und ich fast gleichzeitig zur Sprache<br />
brachten.<br />
Wie gesagt, alles zur gleichen Zeit geht nicht und ist auch nicht sinnvoll. Angestrebte<br />
Veränderungen in unserem Leben gehen wir zum Beispiel grob in „Fünf-Jahres-Plänen“<br />
an.<br />
Also etwa: Insgesamt wäre mir wichtig, dass ich in den nächsten fünf Jahren das und<br />
das für mich erreiche oder für mich gewinne. Davon wäre mir A zwar am liebsten,<br />
hängt aber von der Finanzierung durch B ab. Also gehe ich jetzt erst B an. C frustriert<br />
mich total. Das fliegt jetzt sofort raus. Und so weiter.<br />
Das geht auch für erheblich kürzere Zeiträume. Der Vorteil daran ist, dass Sie sich den<br />
Druck nehmen, alles sofort erreichen zu müssen. Sie bleiben auf dem Teppich, ohne zu<br />
(im Moment noch schwer erreichbaren) Höhenflügen abzuheben. Sie <strong>setzen</strong> aber bereits<br />
die ersten Maßnahmen um und erfreuen sich mit der Aussicht auf weitere.<br />
Mit anderen Worten: <strong>Prioritäten</strong> sind ein Segen und eine echte Erleichterung.<br />
Setzen Sie sie. ;-)<br />
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