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MINALOC, Functional Review draft, 31 March 2008 2. Commentaires sur les Capacités du MINALOC d’exercer ses quatre fonctions avec des recommandations pour prendre des mesures de redressement le cas échéant Les responsabilités de l’administration locale: • Formulation de politique / règlementation • Appui aux gouvernements locaux par : – le renforcement des capacités – Le financement – Le Suivi et évaluation Conclusions: Le MINALOC a élaboré de manuels provisoires 9 de procédures administratives et des procédures de gestion des ressources humaines dans les districts, mais ils ne sont pas encore finalisés ou approuvés. Recommandation: Le MINALOC doit finaliser et publier les manuels de procédures administratives et des procédures de gestion des ressources humaines dans les districts, les rendre accessibles en ligne sur le site Web du Ministère et appuyer leur utilisation par la formation qui doit être répétée au fil du temps pour faire face aux mouvements du personnel. 9 Voir Annexe B.18. 16
Résultats sur le Suivi et l’Evaluation: Il est nécessaire d’avoir plus de discipline et de suivi scrupuleux des planifications faites avant. Pour la question de vérifier si le MINALOC respecte les mêmes indicateurs et objectifs qu'il s’est fixés dans ses plans d’action annuels, nous avons passé en revue les activités de formation prévues dans le Plan d'action de 2007 et nous les avons comparés avec les résultats de la formation indiqués dans le Rapport annuel de 2007. Sur les 6 formations que le MINALOC avait prévues dans son plan d'action, une seule formation a été effectivement réalisée selon le rapport annuel. 10 Toutefois les quatre autres formations qui n'avaient pas été planifiées avant dans le plan d'action ont été en fait réalisées selon le rapport annuel. 11 Ainsi, il apparaît que l'une des plus importantes fonctions du MINALOC est le renforcement des capacités de l’administration locale à travers des formations qui sont souvent ad hoc. Recommandations: Tout d'abord, le MINALOC doit utiliser une structure / format comparatif et les mêmes indicateurs et objectifs fixés dans ses plans d'action et des résultats des rapports afin de clarifier et simplifier son propre suivi des réalisations par rapport à ses propres résultats. Deuxièmement, le MINALOC doit commencer à faire le suivi des ses propres performances dans ses rapports annuels par rapport aux indicateurs et des cibles du Plan d'action de la même année. L'exemple montrant l’absence de relations entre ces deux documents et la confusion que cela entraîne dans le processus de suivi, veuillez consulter les tableaux de l'annexe C.5. et C.6. dans le présent rapport. En outre, les plans d'action annuels doivent se conformer aux catégories de planification, d'indicateurs et de cibles contenus dans le plan quinquennal de mise en œuvre de la décentralisation, l'EDPRS et leurs cadres logiques tels qu’ils ont été simplifiés et selon les recommandations de ce rapport d'analyse fonctionnelle, il est possible de faire le suivi des résultats clairement. Conclusions: Le système de MIS prévu en 2004-2008 n'a pas été exécuté, probablement parce qu'il était trop complexe. Recommandation: Ce système est très en retard et doit être mis en oeuvre aussitôt que possible dans une procédure simplifiée et efficace qui doit probablement inclure des services de consultance pour certaines contributions, tel qu’il a été mentionné dans la section 2 du présent rapport. Conclusions: Il n’existe pas de plans de formation à long terme soit au MINALOC ou aux districts, secteurs et cellules, et le renforcement des capacités en formation n’est pas intégré dans des institutions de manière durable. Recommandation: Le MINALOC doit, en collaboration avec MIFOTRA, HIDA, RIAM, MINECOFIN, les ministères sectoriels, RITA, INS, coordonner d'autres institutions de formation du secteur public, les universités, les ONG et les institutions de formation du secteur privé dans l’élaboration d’un paquet global de formations en renforcement des capacités avec des normes de performance pour les bénéficiaires hébergés au sein de ces institutions, lequel paquet sera durable pour le long terme en faveur du personnel du MINALOC et des districts ; et qui sera mis en place de manière continue pour faire face de façon réaliste au problème éventuel de turnover du personnel et pour concourir à l’orientation de nouveaux agents au fil du temps. Pour la formation des secteurs et des cellules, il faut préconiser des modules de formation à distance et transmettre leur contenu à travers des radios communautaires, des ordinateurs, des CD joués dans des groupes dans des séances organisées au niveau des instances de base après la formation des formateurs. Certains utilisent des équipes mobiles de formation au niveau du district et on pourrait éventuellement les envisager au niveau du secteur. Résponsabilités en matière de Bonne Gouvernance: • Assurer la responsabilité, la transparence et l'efficacité dans le déploiement des ressources rares des collectivités locales par la mise en place des politiques, des procédures et des systèmes pour les gouvernements locaux 10 Voir Annexe B.5. 11 Voir Annexe B.6. 17
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