GOBIERNO CORPORATIVO - Grupo Caliente

estén debidamente informados de asuntos y proyectos de interés, así como de los
requerimientos del programa de cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento
deberá interactuar con los Directores y Ejecutivos de la compañía con frecuencia
a fin de identificar y proveer el soporte de cumplimiento a los asuntos
importantes manejados por la compañía. El Oficial de Cumplimiento deberá de
usar su criterio y discrecionalidad en cuanto a la mejor forma de mantener
información oficial dentro de la Compañía en lo concerniente al estatus de los
proyectos de cumplimiento.
4.2. Quorum, Juntas y Minutas.
A. Quórum: Se requiere de la presencia de tres miembros del Comité para
conformar el quórum de las juntas del Comité de Cumplimiento. Las acciones
que tome el Comité requerirán de una mayoría simple del quórum.
B. Juntas. El Comité deberá tener cuatro juntas regulares al año, las juntas se
llevaran a cabo en Tijuana B.C., México o cualquier otro lugar que sea
conveniente para obtener los intereses de la Empresa. Otras juntas de Comité se
consideraran extraordinarias, y se celebraran si son aprobadas por el Presidente
del Comité y los miembros sean notificados por escrito de la naturaleza de la
junta especial. Reuniones oficiales del Comité podrán llevarse a cabo en
persona, teléfono o videoconferencia, pero al menos dos de las conferencias
anuales deberán de ser personales.
C. Registros. Los registros y minutas de todas las juntas del Comité deberán ser
resguardados por el Oficial de Cumplimiento. Específicamente el Oficial de
Cumplimiento debe ser el custodio de los registros. Una copia de las minutas
deberán distribuirse a todos los miembros del Comité y al Consejo de
Administración. En aquellos asuntos en los que no se tome acción alguna por
parte del Comité, los registros deberán reflejar las razones por las que no se
consideró una acción por parte del Comité. El Oficial de Cumplimiento será
responsable de proporcionar otros documentos pertinentes a los miembros del
Comité y al Consejo Directivo en cuanto considere necesaria la información
para la toma de acciones por parte de ambos.
G o b i e r n o C o r p o r a t i v o C a l i e n t e Página 17