Tapahtumien vaikuttavuus - Helsinki

Valtion taidemuseon Kulttuuria kaikille -palvelussa määritellään saavutettavuus siten, että kaikilla on mahdollisuus
osallistua ja saada elämyksiä. Saavutettavuuteen liittyy myös mm. seuraavia tekijöitä:
• rakennettu ympäristö: helppo ja esteetön liikkuminen
• viestintä: saavutetaanko tiedotuksella myös uusia kävijäryhmiä
• hinnoittelu: pääsymaksujen porrastaminen, ilmaistapahtumat
• aistit: näkeminen ja kuuleminen, visuaalinen ympäristö.
Saavutettavuus on myös yksi yritystoiminnan keskeisistä sijoittumistekijöistä, jolloin sen ulottuvuuksia ovat
mm. liikenteellinen saavutettavuus, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden saavutettavuus, työntekijöiden
saavutettavuus. Lisäksi yrityksen sijoittumiseen vaikuttaa mm. sijaintialueen tarjoamat muut palvelut ja
alueeseen liittyvät mielikuvat. Nämä kaikki eri saavutettavuuden elementit pätevät myös tapahtumajärjestämisessä
ja onnistuneen tapahtuman luomisessa.
Verkostoituminen eri toimijoiden kanssa helpottuu saavutettavuuden myötä. Case -tapahtumissa verkostoitumista
tapahtui monien eri toimijoiden kanssa, joista joidenkin kanssa yhteistyötä on tehty jo useamman
vuoden ajan. Myös tapahtumien järjestämiseen liittyvien yritysten välillä tapahtuu verkostoitumista
(ks. tarkemmin seuraavan luku).
Laadukasta tapahtumaa edeltää huolellinen suunnittelu – jokaisen case -tapahtuman suunnittelu aloitettiin
vähintään vuosi ennen tapahtuman varsinaista ajankohtaa. Huolellinen suunnittelu koskee sekä suurtapahtumia
että pienempiä tapahtumia. Samoin kohderyhmä täytyy tuntea – tämä on tärkeää niin markkinoinnissa
kuin erityisesti tapahtumien suunnittelussakin. Kohderyhmän tarpeet tai mieltymykset tulee tuntea
tai ottaa niistä selvää, mikä tekee tapahtuman sisällön suunnittelun helpommaksi. Tällöin myös lopputulos
on tyydyttävämpi osanottajille – osallistuja kokee saaneensa rahoilleen vastinetta.
Erottuminen kilpailijoista vaatii henkilökohtaisen ja elämyksellisen kokemuksen tuottamisen asiakkaalle.
Tapahtumien aikana on mahdollista kerätä hiljaista kokemusperäistä tietoa asiakkaiden arvomaailmasta ja
tunteista. Asiakkaat ovat informaatiotulvan keskellä tulleet erittäin valikoiviksi. He tulevat sellaisiin tapahtumiin,
joissa yritykset ja niiden tuotteet tai palvelut ovat aidosti läsnä. Unohtamatta sitä, että kyse on liiketoiminnasta,
yritys tajuaa, että sen liikevaihdon tuovat asiakkaat. Tapahtumien kautta yritys voi luoda siteitä
asiakkaisiin. Parhaimmillaan asiakassuhde on tyydyttävää tunnetasolla, ja se rakentuu yrityksen tuottamien
kokemusten pohjalle. (Muhonen & Heikkinen 2003, 28-34.)Tapahtumat jäävät ihmisten mieleen,
usein pysyvästi. Tapahtumien vaikutukset asiakkaisiin perustuvat henkilökohtaisiin kokemuksiin. Tällainen
yhteys asiakkaan kanssa on paljon voimakkaampi kuin pelkästään kirjallinen tai visuaalinen viestintä. Tapahtumat
vaativat kuitenkin toimiakseen visuaalisia elementtejä. Viestejä välitetään tällöin esimerkiksi
median tukemana. (mts. 151.)
50