Akti 1/2009 - Arkistolaitos

akti 1/2009 akti 1/200914 15ArkistourallaAktin Arkistouralla-palstalla eriorganisaatioissa työskentelevät arkistoinninammattilaiset kertovat urastaan jatyötehtävistään. Ensimmäisenä Aktin kysymyksiinvastasi tietopalvelupäällikkö TaijaHepo-oja Suojelupoliisista.Suomen salaisintaarkistointiaMiten olet päätynyt arkistoalalle?Valmistuin Helsingin yliopistosta vuonna 1986 teatteritiede pääaineena.Koska aineyhdistelmääni kuului pelkästään taideaineita,olin varsin ”yleissivistynyt”, mutta vailla minkäänlaista ammatillistapätevyyttä.Arkistoalalle päädyin hyvän tuttavani suosittelemana. Häntyöskenteli Kansallisarkistossa ja koin jonkinlaisen havahtumisen,että miksi ihmeessä ei mieleeni ole koskaan tullut arkistoala. Tästävalaistumisesta on nyt kulunut parikymmentä vuotta.Ensimmäiset pari vuotta työskentelin arkistonjärjestämistehtävissä.Suojelupoliisiin siirtyminen oli puhdas sattuma, satuinvain etsiskelemään uutta määräaikaista tehtävää juuri kun suojelupoliisinarkistoon haettiin lisäväkeä, tosin lukion venäjän kielenoppimäärä auttoi asiaa.Suojelupoliisissa olen työskennellyt yhtäjaksoisesti vuodesta1991 lähtien.nykyä toimistossamme työskentelee seitsemän henkeä asiakirjahallinnon,arkistotoimen ja tietojärjestelmän käytön valvonnantehtävissä.Oma tehtäväni painottuu rekisteröintien laillisuuden valvontaanja tietosuojaan sekä käyttäjien ohjeistukseen ja koulutukseen.Ja luotsaamani toimiston nimi on taas tämän vuoden alustalähtien ollut, kuinka ollakaan, arkisto.Mitä haluaisit vielä ammatillisesti saavuttaa?Olen varmaan samassa tilanteessa kuin muut arkistoalan ihmiset,jotka työskentelevät harvalukuisina alansa edustajina organisaatioissaan:uralla eteneminen on varsin hankalaa.Toisaalta minulla on kuitenkin ollut mahdollisuus tehtäväkiertoonorganisaatiossa. Parin vuoden ajan työskentelin kansainvälisenviestiliikenteen parissa vastavakoiluyksikössä ja vuoden verrantoimin turvallisuusselvitysten ja henkilölausuntojen esittelijänälausuntotoimistossa.Miten näet yhteistyön arkistolaitoksen kanssa?Yhteistyö arkistolaitoksen kanssa on sujunut hyvin. Olemme saaneettarvitsemamme koulutuksen ja opastuksen ja yhteydenpitoon ollut mutkatonta.Yhteistyö arkistolaitoksen kanssa konkretisoitui viime vuodenlopulla, kun luovutimme vuosien 1949–1959 aineiston Kansallisarkistoon.Mielestäni saimme arkistolaitokselta hyvin tarvitsemiammeneuvoja ja ohjausta siirtoon liittyen, ja aineiston ja luetteloidenkäytöstä on ollut helppo sopia Kansallisarkiston henkilökunnankanssa.Suojelupoliisin ensimmäisen toimintavuoden 1949 arkistoaineistohantuli julkiseksi tämän vuoden alusta ja tästä eteenpäin,vuosi kerrallaan, suojelupoliisin arkistot avautuvat.Teemu Nieminen/KansallisarkistoKansallinendigitaalinenkirjasto -hankeetenee ripeästiOpetusministeriö käynnisti keväällä 2008 Kansallinendigitaalinen kirjasto -hankkeen, jonkatavoitteena on muistiorganisaatioiden sähköistenaineistojen saatavuuden ja hallinnan parantaminen.Arkistolaitos on hankkeessa vahvastimukana niin toimijana kuin myös tulevien palvelujenhyödyntäjänä.Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) on osa eurooppalaistakehittämistä, sillä hankkeen juuret ovat EuropeanDigital Library -hankkeessa, joka nykyään tunnetaan Europeanaportaalina.Suomessa KDK-hanke on osoittanut merkittävyytensäjo sillä, että useat eri toimijat istuvat samoissa pöydissä keskustelemassakaikille yhteisistä haasteista.Ensivaikutelma toimijoiden tehtävien ja tavoitteiden erilaisuudestaon vähitellen vaihtunut ymmärrykseen yhteisistä tarpeistaja haasteista yhteisiin ratkaisuihin saakka. KDK-hankkeen alkuperäisenätavoitteena onkin ollut yhteisten ratkaisujen saaminen niinsähköisten aineistojen löydettävyyteen kuin pitkäaikaissäilyttämiseen.KDK-hanke toteuttaa myös erinomaisesti valtionhallinnonyleisiä strategisia linjauksia, joiden tavoitteena on yhteisten ratkaisujenlöytäminen osana valtionhallinnon ja jopa koko julkisenhallinnon konsernia.Pitkäaikaissäilyttäminen mahdollistaa kaikkien muistiorganisaatioidensähköisten aineistojen yhdenmukaisen hallinnan sekäkäytettävyyden. Arkistolaitoksen näkökulmasta hankkeella on selvätyhtymäkohdat VAPA-hankkeeseen, ja näiden välinen suhdeonkin vielä tarkkaan arvioitava.Arkistolaitos tiiviisti mukanaArkistolaitos on KDK-hankkeessa mukana niin seuranta- kuin ohjausryhmässäkin.Arkistolaitoksen edustajat ovat mukana myös asiakasliittymäntoteuttamisesta vastaavassa saatavuusjaostossa sekä teknisessäasiantuntijaryhmässä, jossa ratkaistaan molempien jaostojen esittämiäteknisiä kysymyksiä.Valmista jo ensi vuonnaKDK-asiakasliittymän pitäisi suunnitelmien mukaan olla käytössävuoden 2010 aikana.Pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisu etenee siten, että 31.5.2010on olemassa järjestelmän vaatimusmäärittely, ja sen jälkeen päätetäänjärjestelmän toteuttamisesta. Kyse on ratkaisusta, jolla onhyvin kauaskantoiset seuraukset, myös rahallisesti.KDK-hanke on edennyt ripeästi, mutta usea asia vaatii vieläselvityksiä ja ratkaisuja. Näitä ovat muun muassa KDK:n hallinnointi-ja rahoitusmalli. Kyseessä on kokonaan uusi kokonaisuus jatoiminto, jonka toteuttamiseen ei ole olemassa valmista mallia.teksti: Markku Nenonen, arkistoneuvos, KansallisarkistoKotimaisten kieltentutkimuskeskusMiten ala on muuttunut? Entä työtehtäväsi?Aloittaessani suojelupoliisissa elimme vielä pitkälti paperimaailmassa:arkistossa tietenkin arkistoitiin. Tietotekniikan kehityksenja käytön kasvun myötä tehtävät muuttuivat nopeasti tiedon tallennuksestaja luokittelusta tietojärjestelmän käytön suunnitteluunja ohjeistamiseen, koulutukseen ja valvontaan.Suojelupoliisin tietoaineisto poikkeaa muiden virastojen aineistoistasiinä, että vain murto-osa käsiteltävästä tiedosta onhallinnollista. Voi sanoa, että lähes kaikki asiakirjat sisältävät operatiivistatietoa suojelupoliisin tehtäväalueilta kuten esimerkiksiterrorismin torjunnasta tai vastavakoilusta. Lisäksi arkistoaineistoon pääsääntöisesti pysyvästi säilytettävää ja salaiseksi luokiteltua.Salassapitoaika on 60 vuotta.Esimiestehtävissä olen työskennellyt vuodesta 1994 lähtieneri virkanimikkeillä ja erilaisissa organisaatiokokoonpanoissa. TätäSuojelupoliisin tietopalvelupäällikkö Taija Hepo-ojan työtilat sijaitsevatRatakadulla.Kaksi toisiaan tukevaa osiotaKDK-hanke jakaantuu kahteen toisiaan tukevaan osioon: asiakasliittymäja pitkäaikaissäilyttäminen (PAS). Asiakasliittymän tavoitteenaon tarjota asiakkaille – kansalaisille ja organisaatioille – palvelu,joka mahdollistaa kaikkien muistiorganisaatioiden tuottamienaineistojen paremman saatavuuden yhteisellä liittymällä.Tavoite tarkoittaa, että esimerkiksi hakusanalla Sibelius löytyykaikki Sibeliukseen liittyvä aineisto huolimatta siitä, mikä taho aineistonon tuottanut ja missä muodossa.Arkistolaitoksen tavoitteena on, että asiakasliittymän avullavoidaan hakea aineistoja samanaikaisesti niin Vakka-tietokannasta,Aarre-rekisteristä, Digitaaliarkistosta kuin jatkossa vastaanotto- japalvelujärjestelmästäkin (VAPA). Asiakasliittymään on mahdollistasisällyttää erilaisia palveluja, esimerkiksi aineistojen tilaaminen.