Akti 1/2009 - Arkistolaitos

akti 1/2009 akti 1/200920 21Artikkelin kirjoittaja, Kansallisarkiston kehitysjohtaja Jaana Kilkki toimii tämän vuoden loppuun asti Hämeenlinnan maakunta-arkiston vs.johtajana. Kilkki tutustui maakunta-arkiston uudisrakennukseen maaliskuussa.Tehtävä -luokitus meilläja muuallaKansainvälisen tutkimuksen mukaan asiakirjojentehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän keskeisetongelmat liittyvät käytettävyyteen. Sähköisenasiakirjahallinnan kehittämiseen tulisi asiakirjahallinnonnäkökulman rinnalle saada myösorganisaation toiminnan näkökulma.Northumbrian yliopistossa Isossa-Britanniassa tehdynopinnäytetyön Functions-based Classification of Records: Is itFunctional? 1 aiheena ovat asiakirjahallinnon asiantuntijoiden käsityksetja ammattilaisten kokemukset asiakirjojen tehtävänmukaisenluokitusjärjestelmän toimivuudesta.Tutkimuksen tekijä Stuart Anthony Orr sai kyselyynsä vastaukset23 asiakirjahallinnon asiantuntijalta ja 23 käytännön ammattilaiseltaAustraliasta, Kanadasta, Alankomaista, Isosta-Britanniastaja Yhdysvalloista.Orrin lähtökohtana oli, että on olemassa vain vähän todisteitasiitä, että asiakirjojen luokitteluperusteen muuttaminen sisällönmukaisestatehtävänmukaiseksi olisi käytännössä toimiva ratkaisu.Tutkimuksessa haluttiin selvittää, ymmärtävätkö asiakirjahallinnonammattilaiset, mikä tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä onja kuinka sitä voidaan käyttää, sekä mitkä ovat tehtävänmukaisenluokitusjärjestelmän edut ja haitat.Luokitus jäänyt osin hämäräksiTutkimuksen mukaan tehtävänmukaisella luokitusjärjestelmällänähdään olevan merkittäviä etuja, jotka realisoituvat erityisestisähköisessä asiakirjahallinnassa ja julkisen hallinnon organisaatioissa.Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat eduista vakuuttuneempiakuin ammattilaiset, jotka eivät kaikki edes kovin hyvin ymmärrä,mistä tehtävänmukaisessa luokitusjärjestelmässä on kyse ja mitensellainen tehdään.Keskeiset tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän ongelmat liittyvätkäytettävyyteen. Sähköisen asiakirjahallinnan myötä asiakirjojenluokittelu on siirtynyt niiden laatijoille ja käyttäjille, joiden tarpeitatehtävänmukainen luokitusjärjestelmä tuntuu harvoin vastaavan.Tutkimusta lukiessa tuli kuitenkin myös selväksi, että asiakirjojentehtävänmukainen luokitusjärjestelmä ymmärretään hyvin eri tavoin,vaikka tutkimuksen tekijä itse ei tätä ollutkaan joko tunnistanuttai tutkimuksessa eksplikoinut.Asiakirjojen tehtävänmukaisella luokitusjärjestelmällä voidaantarkoittaa joko tehtäväluokitusta sellaisenaan, tehtäväluokituksestajohdettua erillistä asiakirjojen luokitusjärjestelmää, tai luokitusjärjestelmää,joka ei perustu lainkaan tehtävien luokitteluun, vaansyntyneiden asiakirjojen luokitteluun tehtävänmukaisesti.Suomessa asiakirjojen tehtävänmukainen luokitusjärjestelmäymmärretään ensin mainitulla tavalla, esimerkiksi Australiassatoiseksi mainitulla tavalla, ja yleisimmin maailmassa kolmannellatavalla.Ajatuksia AustraliastaOrrin opinnäytetyön lähdeluettelossa on Australian Kansallisarkistonmielenkiintoinen opas Overview of Classification Tools forRecords Management 2 .Australialainen näkemys on, että tehtäväluokitus on organisaationtoiminnan käsitteellinen kuvausmalli, jonka pohjalta asiakirjahallinnankäytännön työkaluina toimivat luokitusjärjestelmät laaditaan.Keskeinen näistä on asiakirjojen luokitusjärjestelmä.Asiakirjahallinnon ammattilaisten työkalut ja asiakirjojenkäyttäjille tarkoitettu asiakirjojen luokitusjärjestelmä on erotettutoisistaan, jotta tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä ottaisimahdollisimman joustavasti huomioon asiakirjojen käyttötarpeetorganisaation toiminnassa.Oppaan mukaan asiakirjojen luokitusjärjestelmän ylimmäthierarkiatasot on nimetty yhdenmukaisesti organisaation tehtäväluokituksenkanssa, mutta alin hierarkiataso kuvaa luokkaankuuluvien asiakirjojen aihetta. Aiheet voivat perustua asiakirjattuottaneisiin toimenpiteisiin, asiakirjojen sisältöön tai niiden tyyppiinriippuen siitä, mikä palvelee parhaiten asiakirjojen hakua jakäyttöön saantia.AMS ”Down Under” -näkökulmastaAustralian Kansallisarkiston opasta lukiessani nousi mieleeni ajatus,että täydellinen asiakirjahallinnan työkalupakki syntyisi yhdistämälläsuomalainen ja australialainen lähestymistapa!AMS on meillä käytännössä koeteltu ja vakiintunut menetelmätuottaa organisaation toiminnan sekä sen tuottamien asiakirjojenja niiden elinkaarihallinnan käsitteellinen kuvausmalli. Asiakirjahallinnonammattilaisten työkalupakki on kunnossa, ja se olisi myösmarkkinointikelpoinen vientituote – mutta tämä on vain puolet siitätyökalupakista, jota asiakirjahallinnassa tarvitaan.Kun asiakirjojen laatijat ja muut tavalliset käyttäjät ovat kriittisessäasemassa sähköisen asiakirjahallinnan toimijoina, olisi kuitenkintärkeä myös ymmärtää kuinka he luovat, ottavat talteen jahyödyntävät asiakirjoja.”AMS on vaintoiminnan käsitteellinenkuvausmalli.”Mielestäni suomalaisessa AMS-keskustelussa on jo kauan sittenhämärtynyt ymmärrys siitä, että AMS on vain toiminnan käsitteellinenkuvausmalli. AMS kuvaa tehtävien hierarkkiset suhteetja käsittelyprosessien viralliset toimenpiteet sekä niiden tuottamattyypilliset asiakirjatyypit. Se ei kuvaa organisaation todellisiatoimintaprosesseja, toiminnassa syntyviä todellisia asiakirjoja eikäasiakirjojen käyttötarpeita asioiden käsittelyssä.Käyttäjälähtöisyyttä lisättäväSähköisen asiakirjahallinnan kehittämiseen tulisi asiakirjahallinnonnäkökulman rinnalle saada myös organisaation toiminnan näkökulma.Asiakirjojen tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän osaltatämä tarkoittaa, että AMS:n tehtäväluokitus toimisi asiakirjojenelinkaarihallinnan vaatimusten analysoinnin välineenä ja ohjaisisähköistä arkistonmuodostusta.Asiakirjojen luokittelu haun ja käytön tukemiseksi perustuisisen sijaan täysin käyttäjien tarpeista lähteviin ja tiedonhallinnanyhteisiin ja yleisiin luokitusjärjestelmiin.Käyttäjät eivät koe asiakirjojen tehtävänmukaista luokitusjärjestelmääomakseen, mutta AMS:n ansiosta sitä ei tarvitsisi heilleedes tarjota. Muutoinkin AMS tarjoaisi hyvän välineen navigoidatarvittavasta ohjauksesta toimintaa tukevaan käytäntöön ja linkittääasiakirjahallinnan ja toiminnan tarpeet toisiinsa.teksti: Jaana Kilkki, kehitysjohtaja, Kansallisarkistokuva: Marie Mäkinen, KansallisarkistoViitteet:1http://public.archiefschool.net/C8/Publicaties%20door%20derden/Document%20Library/Orr_Functional%20Classification.pdf2http://www.naa.gov.au/records-management/publications/classification-tools.aspx