HUOLTOKIRJAOHJEISTUS - Oulun Tilakeskus

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVERSIO 1.2.13.6.2008

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 2/253.6.2008ESIPUHETämä ohjeisto on laadittu tukemaan rakennushankkeen huoltokirjankoordinointia ja laadintaa. Huoltokirjan koordinoinnilla varmistetaan, ettärakennushankeen aikana saadaan kerättyä rakennuksen ylläpitovaiheessatarvittava tieto yhteen sekä varmistettua huoltokirjalleasetetut tavoitteet kiinteistön mahdollisimman häiriöttömälle käytölle jaelinkaaritaloudelliselle ylläpidolle.Huoltokirja laaditaan suunnittelu- ja rakentamisprosessin yhteydessä.Laadintaan ja huoltokirjaan tulevien tietojen keräämiseen osallistuvathankkeen tilaaja, rakennuttaja, huoltokirjakoordinoija, suunnittelijat,valvojat, urakoitsijat, laitteiden ja materiaalien toimittajat sekä kiinteistönylläpidosta vastaavat. Huoltokirjatiedot tallennetaan Haahtela RES –järjestelmään sekä sähköiseen arkistoon. Sähköisen arkistoinninjärjestäminen on parhaillaan käynnissä. Tiedot, jotka tässä ohjeistuksessaon määritetty tallennettaviksi sähköiseen arkistoon, tallennetaantoistaiseksi Tilapalvelujen arkistoon erillisen arkistointiohjeen mukaisesti.Ohjeistus sisältää ohjeet ja esimerkkidokumentit koordinaattorintehtävien hallintaan ja tiedon keräämiseen. Kaikille laadintaanosallistuville on esitetty tehtävärajaukset ja vastuualueensa.Tehtävärajaukset ovat ohjeellisia, jotka tulee aina hankkeen alussavahvistaa.Oulussa 3.6.2007Johan AlatalokiinteistöpäällikköJouni RautiolarakennuttajapäällikköOulun kaupunkiLiikelaitos Oulun TilakeskusL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 3/253.6.2008ESIPUHESisällysluettelo1 YLEISTÄ .............................................................................................................................................................. 52 HUOLTOKIRJAN LAADINTA ............................................................................................................................ 63 HUOLTOKIRJAAN TOIMITETTAVAT TIEDOT.................................................................................................... 93.1 Perus- ja yhteystiedot ......................................................................................................................... 103.1.1 Tavoiteolosuhteet ja toiminta-arvot................................................................................... 113.1.2 Käyttöikätavoitteet................................................................................................................ 123.1.3 Takuuajat................................................................................................................................. 133.2 Tilatiedot ja järjestelmäkuvaukset.................................................................................................... 133.2.1 Tilaluettelo ............................................................................................................................... 133.2.2 Järjestelmäkuvaukset............................................................................................................ 133.3 Käyttö- ja huolto-ohjeet..................................................................................................................... 143.3.1 Ohjeita kiinteistönhoitoon .................................................................................................... 143.3.2 Laitteiden käyttö- ja huolto-ohjeet..................................................................................... 143.3.3 Tilojen käyttö- ja hoito-ohjeet.............................................................................................. 153.3.4 Nurmikoiden ja istutusten hoito-ohjeet.............................................................................. 153.3.5 Poikkeustilanneohjeet ........................................................................................................... 163.4 Paikantamispiirustukset ...................................................................................................................... 163.5 Muut piirustukset.................................................................................................................................. 173.5.1 Piirustusluettelot...................................................................................................................... 173.5.2 Pelastussuunnitelmakuvat.................................................................................................... 183.6 Kone- ja laitetiedot............................................................................................................................. 183.6.1 Kone- ja laiteluettelot............................................................................................................ 183.6.2 Konekortit................................................................................................................................. 193.7 Tuotekortit............................................................................................................................................. 203.8 Pöytäkirjat............................................................................................................................................. 203.9 Selvitykset ja tutkimukset ................................................................................................................... 203.10 Viranomaismääräykset ja –pöytäkirjat ........................................................................................... 203.11 Kiinteistöön sijoitettavat tiedot ......................................................................................................... 214 HAAHTELA RES -JÄRJESTELMÄÄN LAADITTAVAT TIEDOT......................................................................... 224.1 Tervetuloa taloon................................................................................................................................ 224.2 Osapuolirekisteri .................................................................................................................................. 224.3 Huolto-ohjelma.................................................................................................................................... 225 HUOLTOKIRJAN LUOVUTUS JA KÄYTTÖÖNOTTO...................................................................................... 245.1 Huoltokirjan takuuaika ....................................................................................................................... 245.2 Ylläpito-organisaation tehtävät....................................................................................................... 25L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 4/253.6.2008LiitteetLiite 1: Huoltokirjan laadintavastuut rakennushankkeessaLiite 2: Hankkeen huoltokirjan tilanneraporttimalliLiite 3: Perustietokortti - lomakeLiite 4.1 - 4.2: Suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden sekä tavarantoimittajien yhteystiedot - lomakeLiite 5.1 - 5.2: Olosuhdetaulukko-lomake ja tavoiteolosuhteet esimerkkiLiite 6: Käyttöikätavoitteet - lomakeLiite 7: Takuuajat ja vastuut - lomakeLiite 8: Tilaluettelo esimerkkiLiite 9.1 - 9.6: Järjestelmäkuvaukset - lomakkeetLiite 10.1 -10.6: Järjestelmäkuvaukset esimerkitLiite 11: Yleiset poikkeus- ja häiriötilanneohjeetLiite 12: Paikantamispiirustukset esimerkitLiite 13: IV-vaikutusaluepiirustukset esimerkitLiite 14: Pelastuspiirustukset esimerkitLiite 15: Konekorttipohja - lomakeLiite 16: Konekortti esimerkkiLiite 17: Viranomaistarkastukset - lomakeL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 5/253.6.20081 YLEISTÄOulun kaupungin omistamien julkisten kiinteistöjen huoltokirjajärjestelmäon Haahtela RES. Haahtela RES on internetissä käytettävä ohjelmisto,jonka toimittamisesta ja kehittämisestä vastaa Haahtela-yhtiöt Oy.Haahtela RES avautuu osoitteessa:http://www.haahtela.fi/index_palv.htmlUudis- ja perusparannuskohteissa huoltokirja laaditaan osanasuunnittelu- ja rakentamisprosessia siten, että huoltokirja voidaan ottaakäyttöön heti rakennushankkeen valmistuessa.Hankkeen tilaaja valitsee hankkeeseen erillisen huoltokirjakoordinaattorinja määrittää huoltokirjalle asetettavat vaatimukset.Huoltokirjakoordinaattori ohjaa huoltokirjatietojen toimittamista jakokoaa tiedoista toimivan kokonaisuuden. Huoltokirjakoordinaattorilaatii huoltokirjan laatimisaikataulun.Huoltokirjan laadinnan ohjaus ja seuranta sisällytetään jokaisensuunnittelu- ja työmaakokouksen asialistalle. Tällöin voidaan puuttuaajoissa mahdollisiin ongelmiin ja varmistaa työn eteneminenrakennushankkeen mukana.Kukin suunnittelija ja urakoitsija vastaavat huoltokirjan laatimisestaomalta osaltaan. Osapuolet tuottavat ja toimittavat koordinaattorillehuoltokirjamateriaalia oman suunnittelualan tai urakka-alueensa osalta.Periaatteena on, että urakoitsijat täydentävät suunnittelijoiden laatimatosiot.Huoltokirja otetaan käyttöön hankkeen käytönoton yhteydessä.Huoltokirjan tulee olla täysin valmis kolmen kuukauden sisällä hankkeenvastaanotosta.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 6/253.6.20082 HUOLTOKIRJAN LAADINTAHuoltokirjakoordinaattorinvalintaSisällön tasonmäärittelyAikataulujen laadintaja tiedonkeruunohjeistusTietojen laatiminenja toimittaminenkoordinaattorilletilaajatilaaja,koordinaattorikoordinaattori,rakennuttajasuunnittelijat, urakoitsijat,koordinaattori,rakennuttaja, valvojaHankkeesta vastaava tilaajan edustaja valitsee hankkeelle erillisenhuoltokirjakoordinaattorin. Tilaaja määrittelee huoltokirjan sisällönhuoltokirjakoordinaattorin kanssa.Huoltokirjan laadinnan aloituskokouksessa nimetään hankkeeseenosallistuvat henkilöt/tahot sekä heidän tehtävänsä.Rakennuttaja (projektipäällikkö tai rakennuttajakonsultti) sovittaahuoltokirjalaadinnan hankkeen kokonaisaikatauluun sekä huolehtii, ettähuoltokirjan laadinta on yhtenä asiana jokaisen suunnittelu- jatyömaakokouksen asialistalla.Huoltokirjakoordinaattori ohjeistaa tiedonkeruun ja laatii tarkemmataikataulut yhdessä rakennuttajan (projektipäällikön tai rakennuttajakonsultin)kanssa.Työmaavalvoja toimii työmaalla huoltokirjayhteyshenkilönä sekävarmistaa, että muutostöiden vaikutukset huomioidaan huoltokirjanlaadinnassa. Työmaavalvoja huolehtii, että tarvittava aineistotoimitetaan koordinaattorille.Suunnittelijat vastaavat huoltokirjatietojen laatimisesta omalta osaltaansekä urakoitsijoiden laatimien osien tarkistamisesta siten, ettäsuunnitelmat tulevat täydennetyksi riittävillä toteutustiedoilla.Suunnittelijat toimittavat vaaditun aineiston huoltokirjakoordinaattorille.Urakoitsijat täydentävät suunnittelijoiden laatimat osuudet lopullistatoteutusta vastaavaksi ja toimittavat muun vaaditun aineistonhuoltokirjakoordinaattorille.Huoltokirjakoordinaattori vastaa toimitettujen tietojen viennistähuoltokirjajärjestelmään sekä laatii huoltokirjaan muun vaadittavansisällön kuten huolto-ohjelman.Kiinteistön ylläpidon huolto-ohjelman laatimiseen osallistuvatkoordinaattorin lisäksi, kyseisen kiinteistön isännöitsijä sekä jomahdollisesti valittu kiinteistönhoito-organisaatio.Taulukossa 1 on esitetty tiivistetysti eri osapuolien roolit huoltokirjanlaadinta prosessissa.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 7/253.6.2008Taulukko 1. Osapuolten vastuita ja velvollisuuksia tiivistetysti:HuoltokirjarooliTilaajaTyötehtävän kuvausHuoltokirjakoordinaattorin valinta.Huoltokirjan sisällön määrittäminen ja hyväksyminen.Huoltokirjan laadintaan osallistuvien vastuut ja tehtävät on esitettyyksityiskohtaisemmin liitteessä 1 Huoltokirjan laadintavastuut rakennushankkeessa.Liitteen mukaan laadittu laadintavastuutaulukko liitetäänsuunnittelu- ja urakkatarjouspyyntöjen ja -sopimuksien liitteeksi.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U SPostiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKIw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiRakennuttaja(rakennuttajakonsultti tairakennushankkeestavastaava projektipäällikkö)TyömaavalvojaHuoltokirjakoordinaattoriSuunnittelijaUrakoitsijaIsännöitsijäJärjestelmäntoimittajaY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Huoltokirjan laadinnan ja koordinoinnin valvonta jaohjaus.Huoltokirjan laadinnan sovittaminenkokonaisaikatauluun.Huolehtii, että jokaisen suunnittelu- ja työmaakokouksenasialistalla yhtenä asiana käsitellään huoltokirja-asiat.Huolehtii, että suunnittelijoiden ja urakoitsijoidenmaksuposti on kytketty huoltokirjan laadintatehtäviin.Tiedottaminen ja tiedonsiirron valvonta laadinnanaikana.Käyttöönottokoulutuksen ajankohdasta sopiminen.Huolehtii huoltokirjan luovuttamisesta sovitussaaikataulussa.Toimii yhteyshenkilönä huoltokirja-asioissa työmaalla.Varmistaa, että muutostöiden vaikutukset huomioidaanhuoltokirjan laadinnassa.Huolehtii, että huoltokirjaan tuleva aineisto toimitetaankoordinoijalle tai suunnittelijoiden kautta koordinoijalle.Huoltokirjan laadintaprosessin ohjeistus, valvonta,johtaminen.Huoltokirjan sisällön tavoitteiden asettaminen yhteistyössätilaajan kanssa.Laadintaprosessin aikataulun laatiminen.Huoltokirjaan toimitettavan materiaalin tarkistus javalvonta.Huoltokirjatietojen vienti Haahtela-RES - ja Oulunkaupungin sähköiseen arkistointi järjestelmään.Huoltokirjan sisällön kokoaminen ja laatiminen.Huoltosuunnitelman laatiminen yhteistyössä omistajan,käyttäjän ja kiinteistönhoitopalveluiden edustajienkanssa.Osallistuu työmaa- ja urakoitsijakokouksiin tarvittavissamäärin.Huoltokirjan esittely, käyttöönotto ja koulutus.Vastaa, että huoltokirja luovutetaan sovitussalaajuudessa ja aikataulussa.Suunnittelutietojen toimittaminen huoltokirjakoordinaattorillesiirrettäväksi huoltokirjaan.Urakoitsijoiden toimittamien tietojen tarkastaminen.Suunnittelijoiden tietojen täydentäminen toteutustavastaavaksi.Tavarantoimittajien sähköisten käyttö- hoito- ja huoltoohjeidentoimittaminen.Materiaali-, kone- ja laitetietojen toimittaminen.Mittauspöytäkirjojen toimittaminen.Kiinteistönhoidon ja – huollon sekä kunnossapidonpalvelukuvausten määrittäminen.Vastaa järjestelmän toiminnasta.Neuvoo ja opastaa järjestelmään liittyvissä asioissa.Laskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 8/253.6.2008Hankeorganisaatio ohjeistetaan toimittamaan kaikki tarvittavat tiedothuoltokirjakoordinaattorille sähköisessä muodossa.Tämä ohjeistus sisältää valmiita tiedonkeruupohjia (.doc tai .xls ), joitakäytetään tiedon keräämisessä ja toimittamisessa.Tiedonkeruupohjien tiedostot tulee kopioida omalle työasemalle ennentiedostojen käyttämistä.Täydennetyt tiedonkeruupohjat ja -taulukot sekä muu aineistotoimitetaan huoltokirjakoordinaattorille, joka liittää tiedot huoltokirjaan.Huoltokirjakoordinaattori seuraa tiedonkeruun tilannetta ja raportoitilaajalle ja rakennuttajalle sovituin välein tilanteesta tilanneraportilla.Tiedonkeruun tilanneraportissa esitetään mm. seuraavat asiat:• vastuurajataulukko, jossa tiedonkeruun tilanne on esitetty eriväreillä• seuraavana toimitettavat tiedot ja• aikatauluTiedonkeruun tilanneraporttimalli on esitetty liitteessä 2 Hankkeenhuoltokirjan tilanneraporttimalli.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 9/253.6.20083 HUOLTOKIRJAAN TOIMITETTAVAT TIEDOTHuoltokirjaa varten tiedot toimitetaan sähköisessä muodossa. Tiedottoimitetaan tämän ohjeistuksen liitteenä olevilla tiedonkeruupohjilla,suunnittelutiedostoina sekä lisäksi erikseen laadittavina jatavarantoimittajien laatimina sähköisinä tiedostoina. Tiedonkeruupohjiensijasta voidaan sovittaessa käyttää myös muita tietue- tai tiedostomuotojamm. urakoitsijoiden omien järjestelmien tulosteita.Suunnittelijat ja urakoitsijat toimittavat tiedot koordinaattorille.Huoltokirjakoordinaattori liittää kerätyt tiedot Haahtela RES järjestelmäänja/tai Oulun kaupungin sähköiseen arkistoon.Tiedot kerätään ja toimitetaan aina koordinaattorin ohjeistuksenmukaisesti.Taulukossa 2 on esitetty kaikki sähköiset tiedot, jotka toimitetaanrakennushankkeesta koordinaattorille sekä näiden tiedostojen tallennuspaikka.Huoltokirjakoordinaattori laatii lisäksi suoraan huoltokirjajärjestelmäntietokantaan tietoja hankkeesta toimitettujen tietojen perusteella.Huoltokirjajärjestelmään suoraan laadittavat tiedot on esitettykappaleessa 4 Haahtela RES -järjestelmään laadittavat tiedot.Huoltokirjaa laadittaessa tulee muistaa, että huoltokirja tehdään ennenkaikkea kiinteistönhoidon ylläpitovaihetta varten ja sillä luodaan perustakiinteistön oikealle käytölle ja systemaattiselle ylläpidolle. Tämän vuoksikaikki tiedot esim. LVI-järjestelmäkuvaukset tulee esittää ylläpidonnäkökulmasta ja ylläpitovaiheessa tarvittavalla tarkkuudella.Liitteessä 1 on esitetty taulukko, jossa on esitetty osapuolittain huoltokirjankohdat, joiden laadintaan osapuolet osallistuvat. Tässä ohjeessaon kerrottu tarkemmin huoltokirjakohtaa vastaavan otsikon alla, mitätietoja ja miten tiedot toimitetaan koordinaattorille.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 10/253.6.2008Taulukko 2. Huoltokirjaa varten toimitettavien sähköisten tiedostojentallennuspaikkaToimitettava tieto1 Perus- ja yhteystiedotPerustietokorttiYhteystiedotTavoiteolosuhdetaulukkoKäyttöikätavoitteetTakuuajat-taulukko2 Tilatiedot ja järjestelmäkuvauksetTilaluetteloJärjestelmäkuvaukset3 Käyttö- ja huolto-ohjeetOhjeita kiinteistönhoitoonLaitteiden käyttö-, hoito- ja huolto-ohjeetTilojen käyttö- ja hoito-ohjeetNurmikoiden ja istutusten hoito-ohjeetPoikkeustilanneohjeet4 PaikantamispiirustuksetPaikantamispiirustuksetVaikutusaluekuvat5 Muut piirustuksetPiirustusluettelotPelastussuunnitelmat6 Kone- ja laitetiedotLaiteluettelotKonekortit7 TuotekortitTuotekortit8 PöytäkirjatTallennuspaikkaHuoltokirjaHuoltokirja (hankkeen aikaiset tiedot)HuoltokirjaHuoltokirjaHuoltokirjaHuoltokirja & Sähköinen arkistoHuoltokirjaHuoltokirjaHuoltokirjaHuoltokirjaHuoltokirjaHuoltokirjaHuoltokirja & Sähköinen arkistoHuoltokirja & Sähköinen arkistoHuoltokirja & Sähköinen arkistoHuoltokirja & Sähköinen arkistoHuoltokirja & Sähköinen arkistoHuoltokirja & Sähköinen arkistoSähköinen arkistoSähköinen arkisto (vastaanottotarkastuksen,jälkitarkastuksen ja takuutarkastuksienpöytäkirjat myös huoltokirjaan)9 Selvitykset ja tutkimukset Huoltokirja & Sähköinen arkisto10 Viranomaismääräykset ja -pöytäkirjat Huoltokirja & sähköinen arkisto3.1 Perus- ja yhteystiedotOulun kaupungin kohteissa pääsuunnittelija täyttää perustietokortin jatoimittaa sen muille suunnittelijoille täydennettäväksi. Valmisperustietokortti toimitetaan huoltokirjakoordinaattorille. Perustietokortintiedonkeruupohja on esitetty liitteessä 3 Perustietokortti.Perustietoihin kerätään oleelliset yleistiedot kiinteistöllä sijaitsevienrakennusten käyttötarkoituksista, mittasuhteista, tiloista, liittymistä,järjestelmistä ja rakennetyypeistä sekä ylläpidolle asetetuistavaatimuksista.Yleistiedot palvelevat ensisijaisesti kiinteistön omistajan, huoltoorganisaationsekä kiinteistön käyttäjien tarpeita.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Hankkeesta kerätään suunnittelijoiden vastuuhenkilöiden yhteystiedot,urakoitsijoiden ja aliurakoitsijoiden yhteystiedot sekä tärkeimpientavarantoimittajien yhteystiedot.Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 11/253.6.20083.1.1 Tavoiteolosuhteet ja toiminta-arvotHankkeen yhteystiedot kerätään yhteystietolomakkeille, jotka on esitettyliitteessä 4.1 Suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden yhteystiedot ja liitteessä4.2 Tavarantoimittajien yhteystiedot.Täytetyt lomakkeet toimitetaan huoltokirjakoordinaattorille liitettäväksihuoltokirjaan PDF-muodossa kohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 1 Perus- jayhteystiedot.Käytönaikaiset yhteystiedot, joita ovat mm. isännöitsijän ja ylläpitoorganisaatioidenyhteystiedot, koordinaattori laatii suoraan huoltokirjaankohtaan ”Osapuolirekisteri”. Käytönaikaisten yhteystietojen laadinta onkäsitelty tarkemmin tämän ohjeistuksen kohdassa 4 Haahtela RESjärjestelmäänlaadittavat tiedot.Tavoiteolosuhteet sisältävät kiinteistön ohjeelliset tavoitearvot sisäilmanlaadusta ja lämpötilasta, niiden sallitut poikkeamat sekäenergiankulutuksen tavoitteet. Tavoiteolosuhteilla pyritään saamaankiinteistöön viihtyisä ympäristö sekä saavuttamaan kiinteistöönmahdollisimman energiataloudellinen toimintatapa.Kiinteistön tavoiteolosuhteet määräytyvät kiinteistön ja sen tilojen käytönperusteella.Tavoiteolosuhteita ovat:• sisäilman lämpötila• sisäilman suhteellinen kosteus• ilman virtausnopeudet• ilman vaihtuvuus• hiilidioksidipitoisuus (CO2)• äänitasot (melu)• valaistusvoimakkuudet.Muita tavoiteolosuhdetaulukossa esitettäviä ohjeellisia toiminta-arvoja jalähtötietoja ovat mm.:• kylmän ja lämpimän käyttöveden verkostojenasetukset (lämpötilat, paineet)• ovien lukitukset, kulunvalvontajärjestelmät• autopaikoitusalueiden sähköpisteiden ohjaukset• tilojen koneiden ja laitteiden ohjaukset (esim. saunojenkiukaat, kuivauskoneet, painonappisuihkut,kylmäaltaat)• tilaustehot (kaukolämpö, sähkö)• energian ja veden kulutustavoitteet• sähköisten sulatusjärjestelmien ohjaukset (ajoluiskat,sadevesikaivot)Tavoiteolosuhdetaulukon pohja on esitetty liitteessä 5.1 Tavoiteolosuhdetaulukkoja esimerkki liitteessä 5.2 Tavoiteolosuhteet esimerkki.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 12/253.6.2008Taulukko toimitetaan täytettynä koordinaattorille, joka liittää olosuhdetaulukonhuoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat” ja ryhmään 1 Perus- jayhteystiedot.Uudisrakennuksen ohjeelliset toiminta-arvot tarkentuvat takuuaikanakiinteistöä käytettäessä. Takuuajan päättyessä huoltokirjan laatijatarkistaa tavoiteolosuhteet ja ohjeelliset toiminta-arvot. Jos niihin tuleemuutoksia, huoltokirjan laatija korjaa kyseiset huoltokirjan kohdat.Laadittaessa huoltokirjaa käytössä olevaan kiinteistöön, tilaaja,kiinteistönhoitoyrityksen edustaja ja huoltokirjan laatija arvioivat kyseessäolevan kohteen tavoiteolosuhteet ja toiminta-arvot. Tässä yhteydessäarvioidaan, ovatko tavoitearvot, ohjaukset ja asetukset tarkoituksenmukaisia.3.1.2 KäyttöikätavoitteetLaitteiden, päärakennusosien ja eri järjestelmien käyttöikätavoitteet jakunnossapitojaksot asetetaan hankkeen suunnittelun aikana japäivitetään rakennushankkeen lopussa, jos suunniteltuihin ratkaisuihin ontullut muutoksia.Käyttöikätavoitteet ja kunnossapitojaksot laaditaan kunnossapidonsuunnittelun tueksi. Käyttöikätavoitteet ja kunnossapitojaksot laaditaankaikista keskeisistä rakenteista ja taloteknisistä järjestelmistä.Rakenteita ja järjestelmiä, joista käyttöikätavoitteet ja kunnossapitojaksotlaaditaan, ovat mm:• pihan alueiden päällysrakenteet (mm. nurmikko,asfaltti- ja sorapäällysteet)• aluevarusteet (mm. jätehuoltovarusteet, katokset)• ulkoseinät (mm. julkisivumateriaalit, ikkunat, ulko-ovet)• vesikate• yläpohjavarusteet (mm. räystäskourut ja syöksytorvet)• siirtolaitteet (mm. hissit)• lämmitysjärjestelmä (mm. lämmönsiirtimet, pumput,venttiilit, patterit, patteriventtiilit)• vesi- ja viemärijärjestelmät (mm. säiliöt, pumput, vesi- javiemärikalusteet, venttiilit, erotuskaivot, pumppaamot)• sähköjärjestelmät (mm. piha- ja aluevalaisimet,keskukset, kompensointilaitteet, valaisimet,saattolämmitykset, UPS-laitteet, akustot)• tietojärjestelmät (mm. paloilmoittimet,rakennusautomaatiolaitteet)Käyttöikätavoitteiden tiedonkeruupohja on esitetty liitteessä 6 Käyttöikätavoitteet.Suunnittelija täyttää käyttöikätavoitteet-taulukon ja toimittaa sen koordinaattorilleliitettäväksi huoltokirjaan PDF-muodossa kohtaan ”Asiakirjat”ryhmään 1 Perus- ja yhteystiedot.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 13/253.6.20083.1.3 TakuuajatRakennuksen, urakoiden ja laitteiden takuuajoista laaditaan erillinentaulukko. Taulukkoon kerätään tiedot työn vastuullisesta suorittajasta,takuun päättymisajasta ja takuuaikana vaadittavista tehtävistä elitehtävistä, jotka kuuluvat urakoitsijan tai tavarantoimittajan vastuulle.Takuuaikatietojen tiedonkeruupohja on esitetty liitteessä 7 Takuuajat javastuut.Huoltokirjakoordinaattori kerää taulukon tiedot suunnittelijoilta jaurakoitsijoilta ja liittää taulukon huoltokirjaan PDF-muodossa kohtaan”Asiakirjat” ryhmään 1 Perus- ja yhteystiedot.3.2 Tilatiedot ja järjestelmäkuvaukset3.2.1 Tilaluettelo3.2.2 JärjestelmäkuvauksetL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Pääsuunnittelija laatii rakennuksen tiloista tilaluettelon tilanumeroinninmukaan. Tilaluettelossa esitetään:• tilan numero• tilan nimi• tilan vuokralainen/käyttäjä• tilamitoitusperusteena käytetty henkilömäärä• huoneala (hum2).Tilaluettelon tilojen yhteispinta-ala vastaa rakennuksen nettoalaa. Niilletiloille, joille ei voida nimetä käyttäjää, määritellään käyttäjäksi”Yhteistila”.Tilaluettelo toimitetaan koordinaattorille, joka liittää sen PDF-muodossahuoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 2 Tilatiedot ja järjestelmäkuvaukset.Alkuperäinen tilaluettelo tallennetaan sähköiseen arkistoon.Tilaluettelon esimerkki on esitetty liitteessä 8 Tilaluettelo esimerkki.Järjestelmien yleiskuvaukset ovat lyhyitä kuvauksia kohteen teknisistäratkaisuista. Kuvauksien tarkoitus on antaa selkeä kuva vallitsevastarakenteesta, järjestelmästä tai laitteesta esim. kiinteistönhoidontarjouslaskentavaiheessa tai perehdytettäessä uusia henkilöitä kohteenylläpitotoimiin.Järjestelmäkuvaukset laaditaan seuraaville osa-alueille:D AluerakenteetE PohjarakenteetF RakennustekniikkaG LVI-järjestelmätH SähköjärjestelmätJ TietojärjestelmätPostiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 14/253.6.20083.3 Käyttö- ja huolto-ohjeetKuvauksista tulee käydä ilmi kohteen liittymät, kohteessa olevatjärjestelmät ja laitteet, niiden vaikutus- ja/tai palvelualueet sekälaajennusmahdollisuudet. Järjestelmäkuvauksissa tulee kiinnittäähuomiota piiloon jääviin rakennusosiin ja laitteisiin.Hyvä järjestelmäkuvaus sisältää kappalemääriä, pinta-aloja,materiaaleja, toimintaperiaatteita, sijaintitietoa ja tietoa, miten laitteetsekä rakennusosat on suunniteltu toimivan.Huoltokirjaa laadittaessa olemassa olevaan kiinteistöön tulee tilaajankanssa sopia, missä laajuudessa järjestelmäkuvaukset laaditaan jakenen toimesta.Suunnittelijat laativat omien vastuualueidensa järjestelmäkuvaukset jatoimittavat ne koordinaattorille liitettäväksi huoltokirjaan. Ennenkuvauksien huoltokirjaan liittämistä koordinaattori tarkistuttaa tiedoturakoitsijoilla.Järjestelmäkuvauksien pohjat ovat liitteissä 9.1–9.6 Järjestelmäkuvaukset.Esimerkkejä järjestelmäkuvauksista on liitteissä 10.1–10.6 Järjestelmäkuvauksetesimerkit.Täytetyt järjestelmäkuvaukset toimitetaan koordinaattorille, joka liittääne PDF -muodossa huoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 2Tilatiedot ja järjestelmäkuvaukset.3.3.1 Ohjeita kiinteistönhoitoon3.3.2 Laitteiden käyttö- ja huolto-ohjeetKohteen kiinteistönhoito-organisaatiolle laaditaan ohjeistuksia kohteessaerityistä huomiota vaativista asioista. Tällaisia asioita voi olla mm.kattoikkunoiden ympäristön seuranta talvella, alapohjan tuuletuksentoimivuuden tarkastus, piha-alueella olevien sähkösulatuksien toiminta jasisävalojen ohjaukset.Ohjeet laaditaan vapaamuotoisesti. Ohjeet toimitetaan koordinaattorille,joka tallentaa ne huoltokirjaan PDF-muodossa kohtaan”Asiakirjat” ryhmään 3 Käyttö- ja huolto-ohjeet.Huolto-ohjeet toimitetaan ja liitetään mm. seuraavista järjestelmistä:• ilmanvaihto- ja ilmastointijärjestelmät• kaukolämmönsiirtimet• öljylämmityskattilat• väestönsuojalaitteistot• sähkökeskukset ja sähkövarusteet• varavalo- ja turvavalojärjestelmätL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Erityisesti niiden laitteiden hoito- ja huolto-ohjeet on esitettävä, jotkapoikkeavat tavanomaisten kiinteistöjen laitteista, tarvitsevat erityis-Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 15/253.3.3 Tilojen käyttö- ja hoito-ohjeet3.6.2008osaamista tai laitteiden hoito tarvitsee erityisen tarkat toimintaohjeethuollon suorittamista varten.Tällaisia laitteistoja ovat mm:3.3.4 Nurmikoiden ja istutusten hoito-ohjeet• kylmäkoneet tai jäähdytyslaitteet sekä niihin liittyvätosat• paloilmoitinjärjestelmä• savunpoistojärjestelmät• sammutusjärjestelmät (sprinklerilaitteisto,kaasusammutuslaitteisto)• erityisvesi- ja viemärilaitteet• jätevesi- ja perusvesipumppaamot• uima-allaslaitteet• kompensointilaitteistot• varavoimalaitteet• liukuovet, kääntöovet, automaattiovet, nosto-ovet• ajoportit• nostolaitteetUrakoitsijat toimittavat tavarantoimittajien hoito- ja huolto-ohjeetsähköisessä muodossa koordinaattorille, joka liittää tiedostothuoltokirjaan PDF-muodossa kohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 3 Käyttö- jahuolto-ohjeet.Huoltokirjakoordinaattori kerää tilojen käyttö- ja hoito-ohjeet ja liittää nehuoltokirjaan. Ohjeita ovat esimerkiksi:• valaistuksen ja ilmanvaihdon aikataulut sekälisäaikapainikkeiden toiminta• automaattisesti ohjattujen ovien käyttöaikataulut• lattioiden hoito-ohjeet• erikoispintojen hoito-ohjeet; luonnon kivet, puuverhoilut• yms.Lisäksi voidaan esittää tilakohtaisten erikoislaitteiden käyttämiseenliittyviä ohjeita sekä käytön jälkeisten toimenpiteiden ohjeet, kutensiivous ja jätehuolto.Suunnittelijat ja urakoitsijat toimittavat tilojen käyttö- ja huolto-ohjeetkoordinaattorille, joka liittää tiedostot huoltokirjaan PDF-muodossakohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 3 Käyttö- ja huolto-ohjeet.Huolto-ohjeista tulee ilmetä:• istutusten leikkausohjeet ja leikkausajankohta• suositeltavat lannoitukset• nurmialueiden hoito-ohjeetL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 16/253.3.5 Poikkeustilanneohjeet3.4 PaikantamispiirustuksetL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 0037018769012803.6.2008Suunnittelija ja urakoitsijat toimittavat nurmikoiden ja istutusten hoitoohjeetkoordinaattorille liitettäväksi huoltokirjaan PDF-muodossa kohtaan”Asiakirjat” ryhmään 3 Käyttö- ja huolto-ohjeet.Kiinteistön toiminnasta tai sijainnista johtuen voidaan tarvita erilaistenpoikkeustilanteiden varalle toimintaohjeet, miten toimitaan poikkeustilanteessa,jotta vaurioita ei synny tai ne jäävät mahdollisimman pieniksi.Tällaisia tilanteita ovat mm:• kaukolämmön toimituksen keskeytyminen pakkaskautena• sähkönjakelun keskeytyminen• teknisille järjestelmille tehtävät erityistarkkailut kovanpakkasjakson aikana toimintojen varmistamiseksi.• ilmanvaihtokoneiden toiminta-ajat pitkien hellejaksojenaikana• tulvavaara-alueilla sijaitsevien rakennusten kellaritilojenlaitteiden toiminnan varmistaminenKoordinaattori laatii alustavat poikkeustilanneohjeet, jotka suunnittelijatja urakoitsijat tarkastavat. Poikkeustilanteita laadittaessa voidaanhyödyntää esimerkiksi ohjekorttia KH 90-00226, LVI 01-10259 Poikkeus- jahäiriötilanteiden ohjeet.Poikkeustilanneohjeet voidaan jättää laatimatta, jos ohjekortin ohjeetovat kohteeseen riittävät.Poikkeustilanneohjeet liitetään huoltokirjaan PDF-muodossa kohtaan”Asiakirjat” ryhmään 3 Käyttö- ja huolto-ohjeet.Esimerkki poikkeustilanneohjeista on esitetty liitteessä 11 Yleiset poikkeusjahäiriötilanneohjeet.Paikantamispiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteidenja tilojen paikantamistiedot.Pääsuunnittelija laatii kaikkien suunnittelijoiden käyttöön paikantamispiirustuspohjat.Jokainen suunnittelija merkitsee huoltokohteet ja tekniset yleistilatpaikantamispiirustuksiin ja toimittaa ne urakoitsijoille tarkistettavaksi.Urakoitsijat täydentävät paikantamiskuvia tarvittaessa.Paikantamispiirustuksista tulee selvitä seuraavien tilojen ja laitteistojensijainnit (jos kohteessa ko. laitteet):• lämmönjakohuone• ilmanvaihtokonehuoneet• sähköpääkeskus• VSS-tilat• lämmönsiirtimet ja niihin liittyvät laitteetPostiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 17/253.6.2008• tulo- ja poistoilmakoneet, erilliset poistoilmapuhaltimet,kiertoilmakoneet• jäähdytyskoneikot• vesimittarit ja pääsulut• erotuskaivot• muuntamo• paloilmoitinkeskus• pikapalopostit• savunpoistoon liittyvät laitteet• turvavalokeskus• varavoimalaitteetVesikatolla sijaitsevista laitteista ja varusteista laaditaan erillinen piirros,jossa esitetään myös sadevesikaivojen sekä sähkösulatuksien sijainti.Huoltokirjaan liitetään piha-aluepiirustus (täydennetty asemapiirustus),josta ilmenee hoidettavat ulkoalueet sekä hoidettavien ja kunnossapidettävienalueiden pinta-alat pintarakenteittain ja hoitotyypeittäinsekä alueella sijaitsevat järjestelmät. Asemakuvassa pintarakenteidenlisäksi esitettäviä asioita ovat mm.:• valaisimet• sähkötolpat• kaivot ja niiden tyypit• opasteet• lumenläjitykset• pihavarusteet (mm. lipputangot, leikkivälineet,kalusteet)• piha-rakenteet (mm. katokset, liuskat, portaat)• ulko-ovet• jätekatokset ja -varusteetPaikantamispiirustukset laaditaan Oulun kaupungin projektiohjeistuksenmukaisesti. Tekstien tulee sijaita pohjapiirustuksen ulkopuolella ja tekstinfonttikoon tulee olla tarpeeksi suuri luettavaksi A4-kokoiselta paperiarkilta.Esimerkki paikantamispiirustuksesta on esitetty liitteessä 12 Paikantamispiirustuksetesimerkit.Paikantamiskuvien lisäksi kohteen ilmanvaihdon vaikutusalueistalaaditaan piirustukset kerroksittain. Ilmanvaihdon vaikutusaluekuvanesimerkki on esitetty liitteessä 13 IV-vaikutusaluepiirustukset esimerkit.Paikantamis- ja vaikutusaluepiirustukset toimitetaan koordinaattorilleDWG-muodossa. Koordinaattori tallentaa paikantamiskuvat PDFmuodossahuoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 4 Paikantamispiirustukset.DWG-muotoiset kuvat liitetään Oulun kaupungin sähköiseenarkistoon.3.5 Muut piirustukset3.5.1 PiirustusluettelotL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 18/253.5.2 Pelastussuunnitelmakuvat3.6.2008Suunnittelijat toimittavat luovutuspiirustuksien piirustusluettelothuoltokirjakoordinaattorille, joka liittää ne huoltokirjaan PDF-muodossakohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 5 Muut piirustukset.Suunnittelijat laativat pelastussuunnitelmakuvat. Kuvat liitetään huoltokirjankohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 5 Muut piirustukset. Lisäksi kuvattallennetaan sähköiseen arkistoon.Pelastussuunnitelmakuvissa esitetään:• Pelastustiet• Ulko-ovet• Palo-osastot ja poistumistiet• Palosammuttimet, ilmaisimet, hälyttimet• Pääsulut ja pääkatkaisijoiden paikat• Ilmanvaihdon pysäytyspainikkeetPelastussuunnitelmakuvista on esimerkki liitteessä 14 Pelastuspiirustuksetesimerkit.3.6 Kone- ja laitetiedotPelastussuunnitelmakuvat toimitetaan koordinaattorille DWG-muodossa.Koordinaattori tallentaa kuvat PDF-muodossa huoltokirjaan kohtaan”Asiakirjat” ryhmään 5 Muut piirustukset. DWG-muotoiset kuvat liitetäänOulun kaupungin sähköiseen arkistoon.3.6.1 Kone- ja laiteluettelotLaiteluetteloina käytetään kunkin suunnittelijoiden toimittamia valmiitakojeluetteloita tai erillisiä laiteluetteloita.Laiteluettelot auttavat mitoittamaan kiinteistön huoltotehtävät jalaatimaan huoltosuunnitelmat ennen palveluntarjoajien kilpailuttamistahyvissä ajoin ennen rakennuksen valmistumista.Laiteluetteloon kerätään rakennukseen asennetut kaikkien huollettavienlaitteiden ja järjestelmien tiedot, esimerkiksi:• ilmanvaihto- ja ilmastointilaitteet• kylmäkoneet tai jäähdytyslaitteet sekä niihin liittyvätosat• kaukolämmönsiirtimet• öljylämmityskattilat• väestönsuojalaitteistot• varavoimalaitteet• sähkökeskukset ja varusteet• kompensointilaitteistot• paloilmoitinjärjestelmä• savunpoistojärjestelmäL I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 19/253.6.2008• sammutusjärjestelmät (sprinklerilaitteisto,kaasusammutuslaitteisto)• erityisvesi- ja viemärilaitteet• jätevesi- ja perusvesipumppaamot• uima-allaslaitteet• liukuovet, kääntöovet, automaattiovet, nosto-ovet• ajoportit• nostolaitteetLaiteluettelot toimitetaan koordinaattorille välittömästi niidenvalmistuttua.Laiteluettelot liitetään PDF-muodossa huoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat”ryhmään 6 Kone- ja laitetiedot sekä Oulun kaupungin sähköiseenarkistoon.3.6.2 KonekortitKaikista kiinteistön merkittävistä LVISKA-laitteista (ilmanvaihtokoneet,pumput, sähkömoottorit, kylmälaitteet jne.) laaditaan konekortithuoltokirjajärjestelmään. Konekortit laaditaan valmiillekonekorttipohjalle, jolle laadittavan laitteen tekniset tiedottäydennetään. Jos urakoitsijalla on käytössä oma konekorttipohja, sitävoidaan käyttää, mikäli siinä on esitetty kaikki vaadittavat tiedot.Konekorttipohja on esitetty liitteessä 15 Konekorttipohja.Konekorttitiedot tulee täyttää täydellisesti ja tietojen pohjalta tuleetarvittaessa pystyä tilaamaan uusi vastaava laite tai varaosat siihen.Konekorttien sisältö on järjestelmästä riippuen vähintään:• laitteen tyyppi• positio• sijainti• vaikutusalue• moottorin tiedot• tilavuusvirtatiedot• suodattimetSuuren laitekokonaisuuden konekorttiin sisällytetään kaikki laitteeseenliittyvät kojeet. Esimerkiksi ilmanvaihtokoneen konekorttiin sisällytetäänkoneeseen kuuluvat puhaltimet, pumput, lämmönsiirtimet, suodattimetjne.Esimerkki täytetystä konekortista on liitteessä 16 konekortti esimerkki.Laaditut konekortit toimitetaan koordinaattorille, joka liittää ne PDFmuodossahuoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 6 Kone- ja laitetiedotsekä Oulun kaupungin sähköiseen arkistoon.Konekortit tulee nimetä huoltokirjassa siten, että nimestä ilmeneelaitteen tyyppi, positio, vaikutusalue sekä sijainti. Selite-osioonkirjoitetaan esimerkiksi ”IV-koje (tekninen tila 414/kirjastosali) poisto”.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 20/253.6.2008Tiedostonimi muodostaa asiakirjan nimen loppuosan. Konekorttialiitettäessä ”Kommentti”- kohtaan voi tarvittaessa kirjata täydentäväätietoa laitteesta.3.7 TuotekortitValmistajalta tai toimittajilta saadut sähköiset tuotetiedot rakennuksessakäytetyistä materiaaleista kerätään liitettäväksi sähköiseen arkistoonPDF-muodossa. Tuotekortit toimitetaan koordinaattorille, joka tarkastaa,että ne ovat toimitettu merkittävimmistä rakenteista ja liittää nesähköiseen arkistoon.3.8 Pöytäkirjat3.9 Selvitykset ja tutkimuksetKoordinaattori liittää vastaanottotarkastuksen, jälkitarkastuksen jatakuutarkastuksien pöytäkirjat huoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat”ryhmään 8 Pöytäkirjat.LVIS-urakoitsijat toimittavat mittaus- ja säätöpöytäkirjat koordinaattorilleliitettäväksi PDF-muodossa sähköiseen arkistoon.3.10 Viranomaismääräykset ja –pöytäkirjatKiinteistön hankkeen ja käytönaikana tehdyt selvitykset ja tutkimuksetliitetään huoltokirjaan. Näitä ovat mm. pohjatutkimukset,asbestikartoitus, energiakatselmus, kuntoarvio ja kuntotutkimukset.Selvitykset ja tutkimukset toimitetaan koordinaattorille PDF- tai DOCmuodossa.Koordinaattori tallentaa ne PDF-muodossa huoltokirjaankohtaan ”Asiakirjat” ryhmään 9 Selvitykset ja tutkimukset. Alkuperäisettiedostot tallennetaan Oulun kaupungin sähköiseen arkistoon.Rakennuksen tulevaa käyttöä varten kerätään yhteen kiinteistönomistajanvelvoitteet viranomaisten taholta käytönaikana. Tiedotkirjataan tiedonkeruupohjalle, joka on liitteessä 17 Viranomaistarkastukset.Viranomaistarkastuksia ovat mm.• palotarkastukset,• väestönsuojatarkastukset,• sähkönjakelun viranomaistarkastukset,• kiinteistön sähköverkon tarkastukset,• hissitarkastukset,• turvasuunnitelmat ja• paloilmoitintarkastukset.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 21/253.6.20083.11 Kiinteistöön sijoitettavat asiakirjatViranomaistarkastustaulukko liitetään huoltokirjaan kohtaan ”Asiakirjat”ryhmään 10 Viranomaismääräykset ja -pöytäkirjat.Hankkeen aikana suoritettujen viranomaistarkastusten pöytäkirjattoimitetaan koordinaattorille, joka liittää ne huoltokirjaan PDF-muodossaviranomaistarkastustaulukon kanssa samaan kohtaan.Kaikkiin kiinteistöihin tulee sijoittaa paperikopiot LVISA-piirustussarjoistasekä keskuskaaviot yms. määräysten vaatimalla tavalla.Lisäksi niihin kiinteistöihin, joissa ei ole käytettävissä huoltokirjakonetta,tulostetaan huoltokirjan tiedot kansioon, jotta huoltokirjan tiedot ontarvittaessa käytettävissä kiinteistössä.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 22/253.6.20084 HAAHTELA RES -JÄRJESTELMÄÄN LAADITTAVAT TIEDOT4.1 Tervetuloa taloon4.2 Osapuolirekisteri4.3 Huolto-ohjelmaHuoltokirjaan liittyvien tiedostojen tallentamisen lisäksi huoltokirjakoordinaattorilaatii Haahtela RES -järjestelmään Tervetuloa taloon -osion, kohteen käytönaikaiset yhteystiedot, huolto-ohjelman sekähuolto-ohjelmaan kytkeytyvät huoltokohteet.Tervetuloa taloon – osioon täydennetään:• valokuva kohteesta• kiinteistön osapuolet• kiinteistön kuvaus• hyödyllisiä puhelinnumeroita• kiinteistön ylläpitoKiinteistön osapuolet kohtaan haetaan osapuolirekisteristä kiinteistönomistaja, kiinteistönhoitoliike sekä muut huoltoliikkeet, jotka suorittavathuoltoja kiinteistössä.Kiinteistön kuvaukseen kerrotaan lyhyesti mm. kiinteistön toiminnanluonne, käyttöaika ja peruskorjausvuodet.Hyödyllisiä puhelinnumeroita kohtaan kirjataan mm. isännöitsijän jakäyttäjän edustajien yhteystiedot. Käyttäjän edustajia ovat mm. johtaja,koulun rehtori, päiväkodin johtaja ja vahtimestari.Kiinteistön ylläpito kohtaan laaditaan kiinteistönhoitajan ja kiinteistönhoidonpäivystyksen sekä esimiehen yhteystiedot.Tietokantaan laaditaan käytönaikaiset ylläpito-organisaatioidenyhteystiedot niiltä osin, kun ne ovat tiedossa rakennushankkeenloppuvaiheessa ja niitä ei ole vielä osapuolirekisteriin laadittu. Tällaisiayhteystietoja ovat mm. isännöitsijän, huoltomiehen ja erityisjärjestelmienhuoltajien yhteystiedot.Huolto-ohjelmaa käytetään kiinteistönhoidon sekä teknisen huollonpalvelukuvauksena ja vastuurajataulukkona. Huolto-ohjelmaansisällytetään kaikki kiinteistön hoito- ja huoltotehtävät sekämääräaikaistarkastukset.Huolto-ohjelma kopioidaan Haahtela RES -järjestelmään luodusta mallikiinteistöstä.Kopioitua huolto-ohjelmaa räätälöidään kohdekohtaisestisen sisältämien järjestelmien ja kiinteistönhoidon laatutasovaatimustenmukaan.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Kaikista laitteista, joihin liittyy hoito-, huolto- tai määräaikaistarkastustoimenpiteitä,luodaan huoltokohde.Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 23/253.6.2008Huoltokohde luodaan kiinteistön ”Huolto-ohjelma” -osiossa, joka aukeaaerilliseen ikkunaan huoltokirjajärjestelmässä.Pakollisia tietoja huoltokohdetta luotaessa ovat huoltokohteen nimi,ryhmä sekä tyyppi. Näiden lisäksi huoltokohteesta käy ilmi huoltokohteenpositio, palvelualue sekä sijainti. Kaikki tarkemmat konekorttitiedotesitetään konekorteissa.Luodut huoltokohteet liitetään tarvittaviin huoltotehtäviin, jotka valitaanja muokataan kohdekohtaisesti.Huoltokohde liitetään huoltotehtävään kiinteistön ”Huolto-ohjelma”-osiossa valitsemalla haluttu huoltotehtävä ja lisäämällä halututhuoltokohteet huoltotehtävään. Huoltokohde voidaan myös liittäähuoltopakettiin, jos halutaan huoltokohteen sisältyvän kaikkiin huoltotehtäviinpaketin sisällä.Kiinteistön ylläpitovastuut ja palvelutehtävät määrittelee kiinteistönomistajan edustajana isännöitsijä huoltokirjakoordinaattorinavustamana. Koordinaattorin tehtävänä on varmistaa, että kiinteistönerityispiirteet huoltotoiminnalle on huomioitu ja etteivät valitut huoltotaajuudetole ristiriidassa valmistajien antamiin ohjeisiin tai poikkea alanyleisestä huollon tasosta.Huolto-ohjelmaan kootaan kiinteistön huolto- ja hoitotoimenpiteidenlisäksi tehtävien suorittaja- ja vastuuorganisaatiot. Lisäksi huoltoohjelmassailmoitetaan hoito- ja huoltotoimenpiteiden taajuudet.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 24/253.6.20085 HUOLTOKIRJAN LUOVUTUS JA KÄYTTÖÖNOTTOEsittelyTietojentäydennysKäyttöönottoLuovutustietojentäydennysLuovutusTakuuaikatilaaja,isännöitsijä,valvojat,koordinaattorisuunnittelijat,urakoitsijat,koordinaattori,rakennuttajasuunnittelijat,urakoitsijat,koordinaattori,rakennuttajatilaaja,isännöitsijä,koordinaattorikoordinaattori,isännöitsijä,ylläpitoorganisaatioylläpitoorganisaatio,isännöitsijä,koordinaattori5.1 Huoltokirjan takuuaikaHuoltokirjakoordinaattori sopii esittelytilaisuuden noin kuukautta (1)ennen kohteen käyttöönottoa tilaajan, isännöitsijän ja työmaavalvojankanssa. Esittelytilaisuudessa tarkastetaan, vastaako huoltokirjaan viedyttiedot alkuvaiheessa sovittua tasoa ja todetaan sisällön puutteet.Rakennuttajakonsultti sopii kohteen vastaanoton lähettyville huoltokirjankoulutustilaisuuden kohteen huoltokirjakoordinaattorin, kiinteistönhoidon,isännöitsijän ja käyttäjän kanssa. Koulutustilaisuus kuuluu pidettäviinkäytönopastus tilaisuuksiin. Huoltokirjan koulutustilaisuudessa huoltokirjakoordinaattoriperehdyttää kiinteistön ylläpito-organisaation jakäyttäjien edustajat huoltokirjan käyttöön ja ylläpitoon.Huoltokirjakoordinaattori luovuttaa kaikilla hanketiedoilla täydennetynhuoltokirjan kolmen (3) kuukauden sisällä vastaanotosta.Huoltokirjan valmistuttua omistajan edustaja hyväksyy huoltokirjanvastaanotetuksi.Suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden viimeinen maksuposti pidätetään,kunnes kaikki huoltokirjavelvoitteet on tehty.Muutos- ja kehitystarpeiden kirjausylläpito-organisaatio,isännöitsijä,koordinaattoriSisällöntakuukorjauksetkoordinaattoriYlläpitovastuunsiirtyminenylläpito-organisaatio,isännöitsijä,Huoltokirjakoordinaattorin tehtävänä on tukea, arvioida ja raportoidahuoltokirjan käyttöä ensimmäisen käyttövuoden kuluessa. Samallakootaan palautetietoa mahdollisista muutos- tai kehitystarpeista.Ensimmäisen käyttövuoden takuutarkastuksen jälkeen suoritetaanhuoltokirjan sisällön muutosten ja puutteiden korjaaminen sekähuoltokirjan lopullinen luovutus ylläpito-organisaation vastuulle.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598

HUOLTOKIRJAOHJEISTUSVersio 1.2.1Sivu 25/253.6.20085.2 Ylläpito-organisaation tehtävätViimeistään kuukausi (1) ennen rakennuksen valmistumista tulee kohteenkiinteistönhoitohenkilökunta olla valittuna ja vastuuhenkilöt nimettynä.Huoltokirjan luovutuksen yhteydessä siirtyy vastuu huoltokirjan mukaisenhoidon ja huollon käynnistämisestä sekä huoltokirjan käytöstä ylläpitoorganisaatiolle.Ylläpito-organisaation tulee kirjata takuuaikana huoltokirjassahavaitsemat puutteet ja virheet ja ilmoittaa niistä huoltokirjakoordinaattorille.Koordinaattori korjaa takuuaikana havaitut virheet japuutteet.Huoltokirjan takuuajan päättyessä huoltokirjakoordinaattori luovuttaahuoltokirjan ylläpitovastuun tilaajalle ja ylläpito-organisaatiolle.Huoltokirjaan liittyvät käytön aikaiset tehtävät sisällytetään kaikkiinkiinteistöä koskeviin ylläpitosopimuksiin. Kiinteistön ylläpidosta vastaavanon varmistettava, että tilavuokralaiset ja ylläpito-organisaatioonkuuluvat henkilöt tietävät omat vastuunsa.L I I K E L A I T O S O U L U N T I L A K E S K U Sw w w . o u k a . f i / t i l a k e s k u sSähköposti: etunimi.sukunimi@ouka.fiY-tunnus: 0187690 -1 OVT: 003701876901280Postiosoite: PL 30, 90015 OULUN KAUPUNKILaskutusosoite: PL 63, 90015 OULUN KAUPUNKIKäyntiosoite: Kiilakiventie 1, (6. kerros) 90250 OULUPuhelin: (08) 5584 2500, fax: (08) 5584 2598