You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
GOLD WING CLUB FINLAND RY<br />
KANSAINVÄLSTEN TREFFIEN JÄRJESTELYOHJE<br />
BUDJETTI<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Sovi aina budjetti kerhon puheenjohtajan ja rahastonhoitajan kanssa ajoissa ennen treffejä.<br />
Kysy treffimaksun hintaa puheenjohtajalta/rahastonhoitajalta. Hallitus, kunniajäsenet,<br />
kerhotavarakauppias, webmaster ja toiminnantarkastaja ilmaiseksi.<br />
Kerho maksaa kerhotavarakauppiaan majoituksen to-su.<br />
Kerho maksaa saunat (jos ei ilmaisia), max 4 tuntia /ilta<br />
Kerho maksaa ennakkoilmoittautuneiden treffipaidat<br />
Kerho maksaa hallituksen kokoustilan jos et saa sitä sovittua ilmaiseksi.<br />
Huomio että maksat omat asumisesi itse ellet saa sitä sovittua ilmaiseksi<br />
Lähetä budjetti puheenjohtajalle/rahastobhoitajalle etukäteen (pari kuukautta ennen treffejä)<br />
GWEF:n sääntöjen mukaan telttailijoille majoitus on aina ilmainen, kannattaa sopia joku<br />
könttäsumma, esim. 1000,- mikäli kerho joutuu maksamaan telttapaikoista<br />
TREFFIKUTSU, ENNAKKOILMOITTAUTUMISLOMAKE, TREFFIPAITA,<br />
TREFFIRANNEKKEET, PYÖRÄTARRAT JA KERHON LEIMASIN<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Suunnittele treffikutsu ajoissa. Muista laittaa englanninkieliseen versioon myös koordinaatit.<br />
Intrep tarvitsee sen jo alkuvuonna GWEFin sivuille. Lähetä myös treffikutsu päätoimittajalle<br />
hyvissä ajon että se ehtii kevään lehteen. Lähetä se myös webmasterille joka laittaa sen kerhon<br />
kotisivuille.<br />
Pyydä Webmasteria päivittämään ennakkoilmoittautumiskaavake kotisivuilla.<br />
Pyydä Webmasteria tyhjentämään ennakkoilmoittautumistiedosto.<br />
Suunnittele treffipaita ajoissa ja pyydä tarjous esim Sanser Oy:stä (teetetty paljon paitoja<br />
siellä). Treffipaidat pitää olla toimitettuna treffipaikalle 7 vrk ennen treffien alkua. Varaa<br />
ylimääräisiä paitoja n 50-60. Ne menevät kaikki.<br />
Varaa treffirannekkeita riittävästi (300-350 kpl), rannekkeet hallituksen kalustovastaavalla<br />
Varaa pyörätarroja riittävästi (230-250 kpl), hallituksen kalustovastaavalla<br />
Varmista että kerhon leimasin toimii. Tarvitaan STA korttiin.<br />
Rannekkeet, tarrat ja leimasin löytyvät kerhon peräkärryssä (kalustovastaava)<br />
TALKOOPORUKKA<br />
Ensisijaisesti muu kuin hallituksen väki. Heillä on muutenkin tarpeeksi tekemistä.<br />
Kysy ajoissa (monta kuukautta ennen treffejä) vapaaehtoiset henkilöt respaan. Ainakin 12-14<br />
henkeä. Vuoro max 4 tuntia per henkilö. 2 henkilöä kerralla riittää respaan.<br />
Sovi talkooporukan majoitus ilmaiseksi treffiä edeltävälle päivälle (telttailijat).<br />
Järjestä respaväelle pientä suolaista syötävää + juoma (ei alkoholia). Kerho maksaa.<br />
Sovi liikenteenohjaajat riittävän ajoissa. Aja itse lippuparaatiajo läpi ja laske joka risteyksen<br />
tarvittava pysäyttäjien määrä. Nämä tiedot tarvitset poliisille.<br />
TREFFIPALKINNOT
Suunnittele treffipalkinnot ajoissa. Kysy määrää ja kaiverrukset intrepiltä. Kysy mistä niitä on<br />
aikaisemmin tilattu.<br />
ARPAJAISET<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Muista kysyä arpajaispalkintoja yhteystyökumppaneilta. Hallituksen yt-vastaava hoitaa.<br />
Osta arpoja ja järjestä arvonta lauantai-illaksi.<br />
Kaikki palkinnot esille johonkin ”lasikaappiin” tai tee lista palkinnoista<br />
Jos on paljon palkintoja arvotaan vaan 10 parasta ja muut arvotaan etukäteen. Etukäteen<br />
arvottujen numerolista + palkinto esille arpajaisten läheisyyteen.<br />
VIITOITUKSET JA BANDEROLLIT<br />
<br />
<br />
Viitat ja banderollit löytyvät kerhon kärrystä. Viitat on vietävä paikoilleen päivää ennen<br />
treffien alkua. Muista kerätä viitat pois treffien jälkeen.<br />
Kerhon banderolli paikoilleen respan lähelle.<br />
MAJOITUKSET<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Hotellimajoitus ja/tai mökkimajoitus n 200-250 hengelle<br />
Telttamajoitus n. 50 – 80 isoa telttaa. WC:t naisille 4 – 5 kpl ja miehille 4-5 kpl. Auki myös<br />
öisin.<br />
Telttailijoille myös suihkumahdollisuus<br />
Telttailijoille sähköpistopaikkoja. Sähkön hinta (maksavat itse).<br />
Varaa kerhotavarakauppiaalle huone. Kerho maksaa<br />
SAUNAT<br />
<br />
Saunavuorot to ja pe illoille neljä tuntia / ilta<br />
RESPA JA KERHOTAVARAKAUPAN TELTTATILAT<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Respa ja kerhotavarakaupalle telttatila<br />
WC tai Bajamaja lähellä<br />
Sähkö<br />
Kalusto molempiin telttoihin (pöytiä ja tuoleja)<br />
RESPA<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Tee vuorolista ajoissa jotta kaikki respalaiset tietävät milloin pitää olla paikalla.<br />
Varmista että respassa on riittävästi vaihtorahaa.<br />
Tulosta tarpeeksi ohjelmalehtiöitä sekä englanniksi että suomeksi<br />
Tulosta etukäteen kaikki ennakkoilmoittautuneiden lomakkeet ja laita ne mappiin maittain<br />
aakkosittain. Muista ottaa allekirjoitus lomakkeeseen<br />
Tulosta ennakkoon tyhjiä ilmoittautumislomakkeita ja laita ne esille ilmoittatumispöydälle.<br />
Tee ohje että vain ne jotka eivät ole ilmoittautuneet etukäteen täyttävät lomakkeen. Muut on<br />
mapissa.<br />
Tee nimilista niistä jotka pääsevät ilmaiseksi (hallituksen jäsenet, kunniajäsenet,<br />
kerhotavarakauppias, webmaster ja toiminnantarkastaja)<br />
Tarkista osallistujan jäsenkortti. Ilman jäsenkorttia isompi maksu
Sovi hotellin kanssa että rahat saa säilyttää hotellin kassakaapissa yöllä (ns pankkipusseissa tai<br />
kirjekuorissa), mikäli mahdollista.<br />
VARTIOINTI<br />
<br />
Vartiointi joka yö klo 22-07. Pääpaikkana vartioinnissa on varustemyyjien teltat joissa on<br />
arvokasta tavaraa.<br />
RUOKAILUT<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Ruokailumahdollisuus aamusta iltaan joka treffipäivälle<br />
Jokainen maksaa lauantain illallisen ja juomat itse. Sovi hinnat ja menut etukäteen kirjallisesti.<br />
Juhlaruokalijoita yleensä noin 300. Vähintään B-oikeudet.<br />
Kerro ravintolalle että torstaina ja perjantaina juhlitaan. Lauantaina on hiljaisempaa koska<br />
sunnuntaina on kotiinpaluu.<br />
Jos treffipaikka on joku ”terveysmesta” niin muista mainita että treffiläiset syövät ja juovat<br />
paljon. Hotellin kannatta varmistaa että baarissa on tarpeeksi väkeä töissä .<br />
Varmista että ravintolassa saa olla myös alle 18 v lapsia ja että anniskelulupa hyväksyy sen.<br />
OHJELMAT<br />
<br />
<br />
<br />
Torstai illalle karaokea, perjantai illalle bändi. Lauantai illalle karaoke tai Dj. Huom musiikin<br />
laatu, huomoi kohderyhmä.<br />
Mieti tarkkaan minkälaista muuta ohjelmaa haluat treffeillä tarjota: kilpailuja, näytöksiä,<br />
esityksiä ym. Kaikki maksaa ja kannattaa tarkistaa pysytkö budjetissa.. Muista aina kuitti<br />
jokaisesta maksusta. Voit myös järjestää maksullista ohjelmaa kerholaisille, kunhan muistat<br />
viimeistään respassa ottaa sitovat ennakkoilmoittautumiset.<br />
Pidä mielessä että osallistujat haluavat mielellään myös vaan tavata toisiaan. Älä järjestä liian<br />
paljon ohjelmaa.<br />
MAAPALKINTOJEN JAKO<br />
<br />
<br />
<br />
Maapalkinnot jaetaan lauantai illalla samassa paikassa missä syödään juhlaillallinen. Jaon<br />
hoitaa intrep joko yksin tai puheenjohtajan kanssa yhdessä.<br />
Tarvitaan äänentoistolaitteet<br />
Muista laittaa ns. maaliput näkyville lauantai illan juhlapaikalle. Maaliput löytyvät kerhon<br />
kärrystä.<br />
PARAATIT<br />
<br />
<br />
Kiertoajelun (juhlaliputus) pituus max 50 km ja reitti saisi olla kaunista maisemaa. Reitti<br />
ajetaan hiljaa. Paraati voisi loppua esim kaupungin torille tms missä kahvitarjoilu. Kerho<br />
tarjoaa jos hinta sopii budjettiin.<br />
Valoparaati joko paikan päällä tai ajaen. Sovi poliisin kanssa etukäteen jos ajo. Informoi että<br />
pyörissä on (laiton) juhlavalaistus. Poliisi hyväksyy sen yleensä kun kerrotaan etukäteen.<br />
HALLITUKSEN KOKOUKSET<br />
<br />
Varaa kokoustila hallituksen kokoukselle. Tarvitaan pyötä ja tuolit 9 hengelle. Koita saada tila<br />
ilmaiseksi sillä verukkeella että paikalle tulee paljon väkeä ja tilasta ei koidu hotellille<br />
ylimääräisiä kuluja. Kysy ajankohtaa (pvm ja klo) puheenjohtajalta
LUVAT<br />
<br />
Järjestä tarvittavat luvat paikalliselta poliisilta:<br />
1. Huvilupa<br />
2. Yleisötilaisuuden järjestämislupa (jos vaaditaan)<br />
3. Paraatiajolupa<br />
4. Tilapäinen nopeusrajoutus (jos vaaditaan)<br />
5. Paraatiajon nimilista sotuineen tieturva 1 kurssin käyneistä<br />
MUUT JÄRJESTELYT<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Delegoi huolellisesti eri tehtävien vastuuhenkilöt ajoissa. Sinun pitää aina olla tavoitettavissa,<br />
mutta niin pitää myös olla hotellin puolelta yhteyshenkilö. Ongelmia tulee aina ja ne tulevat<br />
yleensä illalla myöhään. Varmista että yhteyshenkilöllä on valtuudet ratkoa ongelmia<br />
Tarkista missä on lähin pyörän pesupaikka.<br />
Sovi hotellin kanssa että voit maksaa illallisen, kerhotavarakauppiaan huoneen, saunat ja<br />
mahdolliset muut maksut osallistumismaksuilla. Jos jää rahaa yli ne pitää tilittää kerhon tilille<br />
noin viikon sisällä treffien jälkeen.<br />
Muista säilyttää kaikki kuitit ja postittaa ne rahastonhoitajalle noin viikon sisällä treffien<br />
jälkeen.<br />
Informoi myös paikallislehteä treffeistä ja kiertoajelun ajankohdasta ja paikasta. Hyväksytä<br />
mahdollinen ilmoitusteksti puheenjohtajalla.<br />
Pyydä neuvoja ja kysele aikaisemmilta treffijärjestäjiltä ja hallituksen jäseniltä.<br />
He auttavat mielellään
Change language