guide Les subventions de contrepartie - Rotary International

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34 GuIDE DES SuBVEnTIonS DE ConTREpARTIE ChApITRE 4 rappOrt fINaNCIEr Rapport financier Devise utilisée Taux de change = 1 USD 11. Revenus Origines du revenu 1. Subvention de contrepartie TRF et contributions 2. Autre revenu (précisez) 3. Autre revenu (précisez) 4. Intérêts (le cas échéant) Total des revenus Rapport financier 12. Dépenses (ajouter des lignes si nécessaire) Devise Montant Devise utilisée Poste 1. 11. Revenus Taux de change Nom du fournisseur Devise = 1 USD Montant 2. Origines du revenu 1. Subvention de contrepartie TRF et contributions 3. 2. Autre revenu (précisez) 4. 3. Autre revenu (précisez) 5. 4. Intérêts (le cas échéant) 6. Total des revenus 7. 8. 12. Dépenses (ajouter des lignes si nécessaire) Devise Montant 9. Poste 10. 1. Nom du fournisseur Devise Montant 2. 3. Total 4. 13. Relevé bancaire – un relevé bancaire attestant des revenus et des dépenses ci-dessus doit être joint 5. à ce rapport. 6. Important 7. 8. Rapport final: Si les fonds restants sont inférieurs à 200 USD, veuillez affecter cette somme de manière appropriée. 9. Si le reliquat s’élève à plus de 200 USD, les fonds doivent être retournés à la Fondation Rotary. En 10. Inde, tous les fonds inutilisés doivent être retournés au bureau régional. Subventions de contrepartie de plus de 25 000 USD Total Joindre un rapport de vérification des comptes aux rapports intermédiaires et de fin. Conservez vos factures et reçus pour une durée de 5 ans minimum ou plus selon la réglementation 13. locale Relevé en bancaire vigueur. – Uniquement un relevé bancaire en cas de attestant besoin, des la Fondation revenus et vous des demandera dépenses ci-dessus de lui faire doit parvenir être joint les à ce reçus. rapport. Important Si des fonds pour prêts renouvelables (micro crédits) sont utilisés pour votre action, vous devez télécharger le formulaire rapport complémentaire prêts renouvelables sur www.rotary.org. Rapport final: 14. Signature Si les fonds certifiée restants sont inférieurs à 200 USD, veuillez affecter cette somme de manière appropriée. Si un Si club le reliquat est parrain s’élève de à la plus subvention, de 200 USD, le président les fonds actuel doivent du club être doit retournés certifier à ce la Fondation rapport. Rotary. En Si le Inde, parrain tous est les un fonds district, inutilisés le rapport doivent doit être être retournés certifié par au le bureau responsable régional. Subventions de district. En signant Subventions ce rapport, de contrepartie je confirme de que, plus à de ma 25 connaissance, 000 USD le montant de cette subvention de contrepartie Joindre un a été rapport dépensé de vérification dans le respect des comptes des lignes aux de rapports conduite intermédiaires approuvées par et de les fin. administrateurs de la Fondation. Conservez Je vos confirme factures en et outre reçus l’exactitude pour une durée des informations de 5 ans minimum fournies. ou Les plus originaux selon la des réglementation reçus et factures locale seront en vigueur. conservés Uniquement pendant en au cas moins de cinq besoin, ans la ou Fondation plus selon vous la réglementation demandera de locale lui faire en parvenir vigueur à des les fins reçus. d’audit éventuel. Je suis Si des informé fonds que pour les prêts photos renouvelables soumises avec (micro ce crédits) rapport deviennent sont utilisés la pour propriété votre action, du Rotary vous et devez qu'elles ne me seront télécharger pas retournées. le formulaire Je rapport certifie complémentaire posséder tous les prêts droits renouvelables associés à ces sur photos, www.rotary.org. y compris de 3 copyright, et autorise le Rotary et la Fondation à faire usage de ces photos sans aucune contrepartie financière 14. Signature ni restriction, certifiée sous n'importe quelle forme ou média connu ou à venir. J’autorise aussi le Rotary Si un club à manipuler est parrain ces de photos la subvention, comme il le l'entend président et sans actuel aucune du club restriction doit certifier sur ce ses rapport. sites web et dans ses magazines, Si le parrain brochures, est un district, dépliants, le rapport plaquettes, doit être expositions certifié par et le tout responsable autre document Subventions de promotion de district. du Rotary International et de la Fondation Rotary. En signant ce rapport, je confirme que, à ma connaissance, le montant de cette subvention de contrepartie a été dépensé dans le respect des lignes de conduite approuvées par les administrateurs de la Fondation. Je confirme en outre l’exactitude des informations fournies. Les originaux des reçus et Nom (en caractères d’imprimerie) Signature Date factures seront conservés pendant au moins cinq ans ou plus selon la réglementation locale en vigueur à Fonction des fins d’audit au Rotary éventuel. Nom du club District Dans cette section, vous ferez la liste de toutes les entrées et dépenses se rapportant à l’action. Indiquer la devise utilisée et le taux de change. Pour chaque dépense, le nom du fournisseur, la devise et le montant doivent être indiqués. Ne pas oublier de joindre les relevés bancaires attestant l’état financier. Ces relevés devront clairement indiquer que les fonds de la subvention ont été crédités sur le compte et toute dépense liée à l’action. Pour une meilleure gestion des fonds, les dépenses doivent être payées par chèque chaque fois que cela est possible. Le rapport devra être signé par le président actuel du club si un club est parrain de la subvention ou par le responsable Subventions de district s’il s’agit d’un district. Le parrain international ou le parrain hôte est habilité à 4 certifier et signer le rapport. Si votre action comporte un volet Fonds pour prêts renouvelables/microcrédits, veuillez également joindre le formulaire Fonds pour prêts renouvelables – Supplément (voir annexe D). 3 Réponses à vos questions Devons-nous fournir les reçus avec le rapport ? Non, mais conservez vos factures et reçus pour une durée de 5 ans minimum ou plus selon la législation locale en vigueur. Uniquement en cas de besoin, la Fondation vous demandera de lui faire parvenir les reçus. Il est cependant conseillé d’inclure à chaque rapport des copies des reçus lorsque peu d’articles ont été achetés. Le rapport des dépenses ne correspond pas exactement à certaines transactions apparaissant surdans le relevé bancaire du compte de l’action. Que pouvons-nous faire pour que notre rapport financier soit accepté par la Fondation ? Vous pouvez fournir en complément des relèves bancaires un état comptable de toutes les transactions liées à la subvention dans lequel apparaîtra la date, une brève description du revenu ou de la dépense, le montant de chaque transaction, ainsi que les noms de fournisseurs qui ont été payés. Que faire des fonds restants à la fin de l’action ? Si les fonds restants sont inférieurs à 200 USD, veuillez affecter cette somme de manière appropriée en relation avec le projet. Si les fonds restants s’élèvent à plus de 200 USD, demandez à votre coordinateur Subventions humanitaires au siège du R.I. si les fonds restants peuvent être affectés à des dépenses éligibles afin de renforcer l’action et de bénéficier à la collectivité. Si les fonds ne peuvent être utilisés localement, ils doivent être retournés à la Fondation Rotary. Contacter votre coordinateur Subventions. qui vous communiquera la procédure à suivre. Devons-nous joindre un rapport de vérification des comptes ? Un rapport de vérification indépendante des comptes de l’action doit être joint aux rapports intermédiaires et au rapport final dans le cas de subventions de contrepartie concurrentielles (25 001-200 000 USD). (Voir annexe C) Rappels Indiquer la devise utilisée et le taux de change. Faire la liste détaillée des entrées et des dépenses. Joindre un relevé bancaire attestant l’état financier.
autrES INfOrmatIONS (faCuLtatIf) Nous vous remercions de nous aider à améliorer notre programme de subventions en répondant aux Je questions suis informé suivantes. que les photos soumises avec ce rapport deviennent la propriété du Rotary et qu'elles ne me A. Impact seront pas pour retournées. le Rotary – Je plusieurs certifie posséder choix possibles tous les droits associés à ces photos, y compris de copyright, et autorise le Rotary et la Fondation à faire usage de ces photos sans aucune contrepartie financière L’action ni restriction, a permis de sous renforcer n'importe les quelle connections forme ou internationales média connu de ou notre à venir. club J’autorise ou de notre aussi district. le Rotary L’action à manipuler a entraîné ces photos une augmentation comme il l'entend des effectifs et sans du aucune club. restriction sur ses sites web et dans ses magazines, La visibilité brochures, du Rotary dépliants, dans notre plaquettes, collectivité expositions s’en est et trouvée tout autre renforcée. document de promotion du Rotary International Notre club et de est la plus Fondation sensible Rotary. aux besoins de la collectivité. Les activités bénévoles de notre club ont augmenté. Notre club/district s’intéresse davantage aux subventions de la Fondation et aux programmes du Nom (en R.I. caractères d’imprimerie) Signature Date Les Rotariens d’autres pays sont davantage sensibilisés aux besoins de notre collectivité.. Fonction au Rotary Nom du club District La participation à cette subvention de contrepartie n’a pas eu un impact sensible sur notre club ou notre district. B. Durabilité de l’action – plusieurs choix possibles L’action se poursuivra sans avoir besoin de fonds de la Fondation. La maintenance du matériel acheté avec les fonds de la subvention est assurée localement. L’action comprenait un volet formation et ses acquis sont mis à profit. L’action a apporté aux membres de la collectivité des compétences, connaissances ou institutions qui renforcent leur indépendance. La collectivité a entrepris des actions supplémentaires dans le même domaine. L’action ne sera pas poursuivie. C. Suggestions En vous basant sur votre expérience, quelles suggestions feriez-vous pour améliorer le programme des subventions de contrepartie ? Si vous considérez votre action comme exemplaire du point de vue de l’engagement rotarien et pensez qu’elle mérite d’être publiée, veuillez compléter le formulaire RI Newstip sur www.rotary.org. (Ne pas oublier de nous envoyer de bonnes photos prises sur le vif montrant la participation des bénéficiaires et des Rotariens. Veuillez indiquer le nom du photographe.) Liste de vérification Votre rapport contient-t-il ? La période couverte. Les réussites de l’action et la façon dont cela a été accompli La participation des Rotariens L’impact du Rotary Rapport détaillé des revenus et des dépenses Relevé bancaire Signature certifiée Rapport de vérification des comptes (subventions de 25 001 USD et plus) A faire : Copies des rapports pour les deux partenaires. Retour des fonds restants si supérieurs à 200 USD (Exception : en Inde, la loi exige que tous les fonds inutilisés soient retournés) Créer un dossier pour conserver le rapport et les reçus pour 5 ans ou plus selon la réglementation locale en vigueur 4 5 LES RAppoRTS Nous vous encourageons à remplir cette section afin de nous aider à améliorer notre programme de subventions. Réponses à vos questions Devons-nous joindre des photographies avec le rapport ? Il est fortement conseillé de soumettre également des photos de l’action et des bénéficiaires ainsi que des témoignages sur l’action et son impact (voir à la fin du chapitre 3 les directives pour soumettre des photos numériques). Comment faire la promotion de notre action ? Consulter la brochure Subventions humanitaires – Guide promotionnel jointe à la lettre d’annonce. Elle peut aussi être téléchargée sur le site internet du R.I. Rappels Remplir la section sur la durabilité de l’action et son impact sur le Rotary. Faire part de vos suggestions pour améliorer le programme des subventions de contrepartie. Vérifier que votre rapport est complet avec la liste de vérification. Envoyer photos et articles sur l’action à la Fondation à des fins de publication. 35
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