carte logée - CNRS

Domaine missions Processus mission 06/02/2007
RÉFÉRENTIEL DE CONTRÔLE INTERNE
Fiche technique : traitement des factures dans le
cadre du marché « carte logée »
DOMAINE DÉPENSES
PROCESSUS MISSIONS Statut validé
DATE 22 janvier 2007 Type de document Procédure
RÉFÉRENCE ACP- BPC-DFI-
UPSACA --DSI
MISES À JOUR
1
N° Dern. Page 15
Date N° Version Auteur Action Commentaires
22 janvier 2007 00 RAIMBAULT Rédaction 1 ère version
APPROBATION
Fonction Nom Date Visa
Groupe de travail
marché « Missions »
Laurence LOMME 24/01/2007 Relecture
DFI François GIRARD 24/01/2007
26/01/2007
Relecture
ACP - DSI Dolorès LORENZON 24/01/2007
Relecture
Hélène
BOUSSAGOL
26/01/2007

SOMMAIRE
Domaine missions Processus mission 06/02/2007
1 Présentation 3
2 Acteurs 4
3 Logigramme 5
4 Description des opérations 7
4.1 Période transitoire : procédure manuelle 7
4.2 Cas particulier : le ROP comprend des lignes de factures 11
concernant une autre délégation
4.3 Traitement des ROP impayés lors du basculement sur BFC 14
5 Comptes utilisés 15
6 Références documentaires 15
2

1 Présentation
Principes généraux
Domaine missions Processus mission 06/02/2007
Règles de gestion
A réception du relevé d’opérations (ROP) par le service financier et comptable (SFC) de la
délégation régionale (DR) :
• le service fait est considéré comme implicite
• les lignes de facturation sont intégrées dans le système d’informations BFC (intégration
manuelle pendant la période transitoire)
• chaque ROP d’un mois M est payé en totalité : les erreurs ou indus sont corrigés le ou (les)
mois suivant(s) sous forme d’avoirs intégrés dans le ROP du (ou des) mois suivants
• les lignes de facturation du ROP font l’objet d’un contrôle a posteriori par l’agent
comptable secondaire sur la base d’un échantillon, et au vu des factures conservées dans
l’unité
Objectif : intégration automatique du fichier de facturation
• intégration automatique du fichier de facturation, c’est-à-dire des relevés d’opérations
mensuels (ROP), dans le système d’informations BFC, à compter du 2 ème trimestre 2007
• transmission du ROP à toutes les délégations régionales le 5 ème jour ouvré maximum après
la date d’arrêté des comptes (les comptes sont arrêtés le dernier jour du mois)
• règlement du ROP en un seul et unique virement à date fixe similaire pour chaque
délégation (cf calendrier 2007 ci-joint en annexe)
Période transitoire : saisie manuelle par le SFC des lignes de facturation du ROP
Dans l’attente de l’intégration automatique du fichier de facturation dans le système d’informations
BFC :
• saisie par le service financier et comptable de la délégation des lignes de facturation du
ROP dans BFC
Pour simplifier la gestion administrative et, notamment, limiter le nombre de lignes de factures à
saisir mensuellement par chaque SFC, il est recommandé de demander aux unités d’établir
des commandes prévisionnelles globales par adresse budgétaire (origine de crédits).
La base d’évaluation de ces commandes prévisionnelles portera sur une périodicité qui pourra
être mensuelle, semestrielle selon l’appréciation de chaque directeur d’unité.
• aucune saisie d’éléments de facturation n’est effectuée au niveau de l’unité dans XLAB
les factures PDF (extraits de ROP) sont conservées par l’unité
3

Domaine missions Processus mission 06/02/2007
• règlement du ROP en un seul et unique virement à date fixe similaire pour chaque
délégation, en fonction d’un calendrier paramétré dans BFC
2 Les Acteurs
Missionnaire
Agence de voyage (FRAM)
Prestataire bancaire « carte logée »
(AMEX)
Gestionnaire chargé de l’engagement de la
dépense
Supervision du dispositif au niveau de
l’unité
Gestionnaire chargé de la liquidation de la
dépense
Gestionnaire chargé du paiement de la
dépense
Supervision au niveau du service financier
et comptable
Chargés des contrôles a posteriori
Acteurs externes
Acteur interne de l’unité ou du laboratoire
Directeur de l’unité
Gestionnaire « liquidateur » du service
financier et comptable
Gestionnaire « caissier » du service
financier et comptable
Agent comptable secondaire
Agent comptable secondaire ou
représentant habilité
Acteur interne de l’agence comptable
principale
4

Acteurs externes
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3 Le Logigramme : traitement des factures « carte logée »
unité ou laboratoire
XLAB
gestionnaire directeur d’unité gestionnaire
liquidateur
pré-réservation
AMADEUS
FRAM
exécution
commande
envoi « extrait
de relevé »
(facture PDF)
AMEX
relevé
d’opérations
mensuel
(ROP)
5
délégation régionale
BFC
gestionnaire agent comptable
caissier secondaire
ACP

Commande contrôle
prévisionnelle
contemporain
audit globalisée a par
posteriori origine supervision de
Validation du
crédits dispositif AMADEUS
d’ensemble
n° de
commande
XLAB
extrait
ROP
(facture
PDF )
contrôles contemporains
service fait
montant facturé
contrôle
contemporain
ROP
supervision mensuel du
dispositif
d’ensemble
proposition saisie dans
de BFC paiement d’une
conservation ligne des extraits
de globale ROP (factures de PDF)
facturation
par origine
paiement à la
de audit crédits a
date posteriori sur
d’échéance échantillon
en un
virement conservation
unique des ROP
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Acteurs externes
Domaine missions Processus mission 06/02/2007
Intégration automatique du fichier de facturation dans BFC
unité ou laboratoire délégation régionale
gestionnaire directeur
d’unité
Commande
contrôle prévisionnelle
audit pré-réservation a
contemporain
dans posteriori AMADEUS FRAM XLAB
Validation
supervision exécution AMADEUSdu
dispositif commande n° de
d’ensemble
envoi commande « extrait
de relevé XLAB »
(facture PDF)
extrait
ROP
(facture AMEX
PDF )
relevé
d’opérations
contrôles mensuelcontemporains
service fait
montant facturé
contrôle
contemporain
supervision ROP du
dispositif
d’ensemble
intégration proposition
automatique
de conservation paiement des extraits
dans de BFC ROP (factures PDF)
paiement à la
date ROP
d’échéance
en un
virement
unique audit conservation a posteriori
sur des échantillon ROP
gestionnaire
liquidateur
7
gestionnaire
caissier
agent comptable
secondaire
ACP

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4 Description des opérations de la procédure
4.1 Période transitoire : procédure manuelle
Acteur Le voyageur ou le chargé de voyages Rôle Pré réservation
Le voyageur ou le chargé de voyages :
1 - pré-réserve les prestations d’agence de voyage, en se connectant en ligne sur le site : https://etravelmanagement2.amadeus.com/login/cnrs
avec son identifiant et son mot de passe
cf guide du missionnaire disponible à l’adresse suivante :
http://www.sg.cnrs.fr/achats/agence/guides.htm
2 – choisit le valideur en fonction de l’autorité compétente pour autoriser les prestations préréservées
Acteur Gestionnaire de l’unité Rôle Engagement dans XLAB
Le gestionnaire de l’unité :
1 - évalue le montant des crédits à réserver pour les missions des prochains mois
2 – saisit dans XLAB le montant de l’engagement correspondant
Acteur Gestionnaire de l’unité Rôle Validation des pré-réservations
Lorsque la pré-réservation a été faite par le voyageur, le gestionnaire de l’unité :
1 – se connecte à l’agence de voyage en ligne à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe
2 – vérifie que la validation relève de la compétence de l’unité
3 – valide, s’il est d’accord, la pré-réservation en insérant le n° d’engagement qui se compose :
• du code division : 4 positions numériques (exemple 0034) : la correcte saisie de
ce code revêt une importance particulière car elle détermine le bon aiguillage des factures
par le prestataire
• du n° de commande XLAB : L puis 5 positions numériques (exemple L00231)
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Acteur externe Agence de voyage Rôle Réservation des prestations de
voyage
A réception de la commande transmise par l’unité, l’agence de voyages (FRAM) :
1 - opère un contrôle « qualité » sur le n° d’engagement porté sur la commande
2 - émet les titres de transport, bons et vouchers
3 - transmet parallèlement une facture PDF à l’unité (ou extrait de ROP) par messagerie
électronique
Acteur Gestionnaire de l’unité Rôle Vérification du service fait
A réception de la facture (extrait de ROP), le gestionnaire de l’unité :
1 - vérifie la cohérence des prestations facturées avec la commande faite
2 - dénonce, immédiatement, à l’agence de voyage un service non fait ou non conforme à la
commande : constatation d’anomalies ou d’incidents (par exemple, voyage non effectué, erreur)
conduisant à un indu pour le CNRS de façon à ce qu’un avoir puisse être généré rapidement par le
titulaire du marché
En fin de mois
Acteur
externe
L’opérateur « carte logée » :
Opérateur « carte logée » Rôle Transmission du ROP
1 - arrête les comptes le dernier jour du mois
2 – transmet le relevé d’opérations à toutes les délégations le 5 ème jour ouvré maximum après la
date d’arrêté des comptes. Le relevé d’opérations comporte un sous total par unité et par numéro de
commandes.
QUELQUES PRÉCISIONS RELATIVES AU ROP
Opérations concernant :
• le premier mois de démarrage : AMEX transmet uniquement un relevé « papier »
• les mois suivants : AMEX transmet un relevé « papier » et un fichier excel
Le ROP papier est un relevé de comptes : il comporte la reprise des lignes du ROP du mois précédent non
réglées
Le ROP sous fichier excel comporte uniquement les opérations du mois
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Acteur Gestionnaire liquidateur SFC Rôle Liquidation du ROP
Le ROP est transmis le 5 ème jour ouvré maximum après la date d’arrêté des comptes.
Dans l’hypothèse où, à l’expiration de ce délai, le service financier et comptable de la délégation n’a pas
reçu le ROP, le gestionnaire du SFC :
- contacte immédiatement le prestataire bancaire « carte logée » (AMEX)
- signale la non réception du ROP « papier » et sous format excel
A réception du ROP par le service financier et comptable, le service fait est considéré comme
implicite.
Le ROP du mois M :
- détaille l’ensemble des prestations fournies aux unités par l’agence de voyage au cours de cette
période ;
- intègre, le cas échéant, les avoirs se rapportant aux opérations générées au cours du mois M ou au
cours d’une période antérieure
- dégage un sous total par laboratoire et par n° de commandes
A réception du ROP, le gestionnaire « liquidateur » du SFC :
1 - saisit une ligne globale de facturation par unité et par origine de crédits au profit du fournisseur
FRAM (les lignes de facturation sont orientées automatiquement sur le tiers divergent « AMEX » cf infra) ;
2 - saisit, le cas échéant, une recette pour le montant de l’avoir portant sur une facture
comptabilisée au cours de l’exercice précédent ou au cours d’un exercice antérieur
COMPTABILISATION DES AVOIRS
1 - L’indu est détecté suffisamment tôt pour être pris en compte dans le relevé du mois M de l’exercice en
cours
Ce relevé d’opérations du mois M comporte :
- une ligne « en positif » correspondant au montant de la commande facturée
- une ligne « en négatif » (mention « CR » sur le ROP) correspondant à l’avoir (= service non fait ou erreur de
facturation)
- un récapitulatif « sous-total » par laboratoire et par n° de commande dont le montant correspond à la sommation
des commandes facturées et des avoirs
Le gestionnaire saisit le montant net qui apparaît à la ligne « sous-total »
2 – L’indu se rapportant à une commande facturée le mois M de l’année N est détecté trop tardivement
pour être pris en compte dans le ROP du mois M : l’avoir est intégré dans le ROP d’un mois ultérieur de
l’année N
Ce ROP comporte :
- une ligne « en négatif » correspondant à l’avoir (= service non fait ou erreur de facturation) portant référence du
n° de commande et de la date de l’opération d’origine
- un récapitulatif « sous - total » par laboratoire et par n° de commande dont le montant correspond à la
sommation des commandes facturées et des avoirs
Le gestionnaire saisit le montant net qui apparaît à la ligne « sous-total »
3 – L’indu se rapporte à une commande facturée au cours de l’exercice précédent ou au cours d’un exercice
antérieur
Ce ROP comporte :
- une ligne « en négatif » correspondant à l’avoir (= service non fait ou erreur de facturation) portant référence du
n° de commande et de la date de l’opération d’origine
Le gestionnaire saisit une recette pour le montant de l’avoir par laboratoire et par n° de commande
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3 - transmet le ROP au gestionnaire « caissier », lorsque l’ensemble des lignes du ROP sont saisies
L’ensemble des lignes de facturation d’un ROP saisies par le gestionnaire liquidateur est intégré
dans le prochain cycle de paiement spécifique prestataire « carte logée » paramétré dans BFC
Acteur Gestionnaire « caissier » du SFC Rôle Paiement du ROP
Principes :
Cf calendrier des paiements
POUR UNE FIABILITE ET UNE QUALITE DU PROCESS
A quel moment le gestionnaire liquidateur peut-il démarrer la saisie du ROP du mois M+1 ?
lorsque le ROP du mois M a été réglé
Pour quelle raison ?
pour que le gestionnaire « caissier » puisse rapprocher le total de la proposition de paiement avec
le total du ROP du mois M
- le ROP d’un mois M doit être payé en totalité au prestataire « carte logé » pour son montant net ;
- le ROP doit être payé en un virement unique
Description des tâches automatisée dans BFC :
- les lignes de facturation saisies au fil du mois sont isolées et bloquées automatiquement par le
système d’informations ;
- les lignes de facturation sont orientées automatiquement sur le prestataire « carte logée » : tiers
divergent « AMEX » ;
- le paiement est déclenché automatiquement au jour prévu sur le calendrier des paiements
Cf calendrier des paiements
- une proposition de paiement spécifique « carte logée » est éditée le jour du paiement
A réception de la proposition de paiement, le gestionnaire « caissier » :
1 - s’assure que le montant total de la proposition de paiement spécifique « carte logée »
correspond au montant total net du ROP du mois considéré
2 - classe le ROP réglé dans le bordereau journalier des dépenses
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4.2 Cas particulier : le ROP comprend des lignes de facture concernant une autre délégation
4.2.1 Les causes de ces erreurs de facturation
• La base LABINTEL est incorrectement renseignée : l’unité ou l’agent ne sont pas
rattachées à la bonne délégation (cas des unités multi-sites par exemple)
• Le gestionnaire de l’unité saisit un numéro de code division erroné lors de la validation de
la commande de prestation de voyages auprès de FRAM
4.2.2 La méthode à suivre à réception d’un ROP comprenant des lignes de facturation ne
concernant pas sa délégation régionale
• Hypothèse 1 : la base LABINTEL est incorrecte
Le gestionnaire « liquidateur » du SFC :
1- consulte la base LABINTEL afin de savoir à quelle délégation l’unité a été rattachée dans
LABINTEL ;
2 - contacte l’administrateur de la base LABINTEL, pour signaler l’anomalie détectée le cas
échéant ;
3 - informe parallèlement le Chef de projet « mission » auprès de l’UPSACA (M. Arafat Ben
Boubaker, email: arafat.benboubaker@cnrs-dir.fr)
4 - contacte l’agence de voyages FRAM :
- pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation
- pour demander l’émission d’un avoir
- pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation
5 - contacte le gestionnaire de l’unité concernée par les lignes de facturation et l’informe des
démarches entreprises
• Hypothèse 2 : il y a eu erreur de saisie dans le code division lors de la validation de la
commande de prestations de voyage
•
Le gestionnaire « liquidateur » du SFC :
1 - recherche le laboratoire d’appartenance du missionnaire concerné par la ligne de facturation
(site WEB du CNRS, annuaire des personnels) ;
2 - contacte l’agence de voyages FRAM
- pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation
- pour demander l’émission d’un avoir
- pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation
3 - contacte le gestionnaire de l’unité concernée par les lignes de facturation et l’informe des
démarches entreprises
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4.2.3 Principes à respecter
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• le ROP du mois M est payé, en une fois, pour son montant intégral auprès du prestataire
AMEX.
• la régularisation, sous forme d’avoirs, est effectuée par le prestataire dans le ROP du mois
suivant
4.2.4 Description détaillée des tâches de chacun des acteurs
Traitement du ROP du mois M
Acteur Gestionnaire « liquidateur » du SFC Rôle Liquidation du ROP
A réception du ROP du mois M, le gestionnaire « liquidateur » du SFC :
1 - saisit une ligne globale de facturation par unité et par origine de crédits, pour les lignes de
factures concernant sa délégation
Ecriture automatique
Débit 62560000 crédit 40120000 « tiers divergent AMEX »
2 - isole sur le compte 4728000 « autres dépenses à régulariser », les lignes de factures ne
concernant pas sa délégation
Ecriture manuelle (module FI de BFC) :
débit 4728000 crédit 40120000 « tiers divergent AMEX »
3 - prend contact avec le prestataire FRAM pour signaler l’erreur de facturation et demander
l’émission d’un avoir
4 - identifie l’origine de l’erreur :
• base LABINBTEL incorrecte : l’unité n’est pas rattachée à la bonne délégation
régionale
Le gestionnaire liquidateur SFC :
consulte la base LABINTEL afin de savoir à quelle délégation l’unité a été rattachée
dans LABINTEL
contacte l’administrateur de la base LABINTEL, pour signaler l’anomalie détectée le
cas échéant
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informe parallèlement le Chef de projet « mission » auprès de l’UPSACA (M. Arafat
Ben Boubaker, email: arafat.benboubaker@cnrs-dir.fr)
contacte l’agence de voyages :
- pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation
- pour demander l’émission d’un avoir
- pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation
contacte le gestionnaire de l’unité concernée par les lignes de facturation et l’informe
des démarches entreprises
• Erreur de saisie du code division par le gestionnaire de l’unité lors de la validation de
la commande de prestations de voyage
Le gestionnaire « liquidateur » du SFC :
recherche le laboratoire d’appartenance du missionnaire concerné par la ligne de
facturation (site WEB du CNRS, annuaire des personnels) ;
contacte l’agence de voyages :
- pour signaler les références des lignes facturées à tort à sa propre délégation
- pour demander l’émission d’un avoir
- pour indiquer la délégation concernée par les lignes de facturation
contacte le gestionnaire de l’unité concernée par les lignes de facturation et l’informe
des démarches entreprises
Acteur Gestionnaire « caissier » du SFC Rôle Paiement du ROP
Cf process décrit au §4.1
Ecriture automatique de paiement
Débit 40120000 « tiers divergent AMEX » Crédit 51510000 = montant total du ROP
Traitement du ROP du mois suivant : émission de l’avoir de régularisation
Acteur Gestionnaire liquidateur SFC Rôle Liquidation du ROP
Ce ROP intègre les avoirs correspondants aux lignes de factures imputées à tort à la délégation sur
le ROP précédent.
A réception du ROP, le gestionnaire « liquidateur » du SFC :
1 - saisit une ligne globale de facturation par unité et par origine de crédits, pour les lignes de
factures concernant sa délégation
Ecriture automatique
Débit 62560000 Crédit 40120000 « tiers divergent AMEX »
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2 - mouvemente le compte 4728000 « autres dépenses à régulariser », pour le montant des avoirs
émis en régularisation des lignes facturées à tort sur le ROP précédent.
Ecriture manuelle (module FI de BFC) :
Débit 40120000 « tiers divergent AMEX » Crédit 4728000
Acteur Gestionnaire caissier Rôle Paiement du ROP
Cf process décrit au §4.1
Ecriture automatique de paiement
Débit 4012 « tiers divergent AMEX » Crédit 51510000 = montant total du ROP
4.3 Traitement des ROP impayés lors du basculement sur BFC
Acteur Gestionnaire liquidateur Rôle Liquidation des ROP
Par exception à ce qui est écrit dans l’encadré « fiabilité et qualité du process », le gestionnaire
liquidateur :
1 - saisit les lignes de ROP des mois de novembre 06, décembre 06 et janvier 07 dès que les
fonctionnalités de BFC le permettent
2 - calcule les intérêts moratoires dus, compte tenu de la date de transmission ou de mise à
disposition du ROP et de la date du plus prochain cycle de paiement spécifique « carte logée »
INTÉRÊTS MORATOIRES (IM)
Les intérêts moratoires doivent être versés au profit du prestataire bancaire « carte logée » dès lors que le
paiement du ROP intervient dans un délai supérieur à 45 jours à compter de la date de transmission ou de
mise à disposition du ROP
Taux des IM : taux de l’intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les IM ont commencé à courir + 2 points
Bibliothèque Pratique : Le Délai Global de Paiement :
http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/docs/depenses/FTR_D_DGP.pdf
3 - saisit une commande dans XLAB pour le montant des intérêts moratoires calculés (engagement
sur les crédits positionnés sur un centre financier de la délégation)
code famille : P 7-01
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4 - saisit la facture d’intérêts moratoires dans le module « achats » de BFC (par référence à la
commande XLAB), au profit du fournisseur AMEX
5 - transmet les ROP ainsi que le tableau excel de calcul des intérêts moratoires au gestionnaire
« caissier »
Les lignes de l’ensemble de ces ROP ainsi que les factures d’intérêts moratoires sont entraînées
dans le prochain cycle de paiement spécifique « carte logée », en fonction du calendrier des
paiements paramétrés dans BFC.
Ecriture automatique : ROP
Débit 62560000 crédit 40120000 « tiers divergent AMEX »
Ecriture automatique : intérêts moratoires
Débit 67110000 crédit 40120000 « fournisseur AMEX »
Acteur Gestionnaire caissier Rôle Vérification de la proposition de paiement
Le gestionnaire « caissier » :
1 - additionne le montant respectif de chacun des ROP et des factures d’intérêts moratoires pour
dégager un total général
2 - s’assure que le montant de la proposition de paiement est égal à ce total général
3 - classe les ROP et les factures d’intérêts moratoires réglés dans le bordereau journalier des
dépenses
4.4 Intégration automatique du fichier de facturation dans BFC
Circuit identique à celui décrit au point 4.1, sauf en ce qui concerne la tâche de saisie manuelle des
lignes de facturation du ROP par le gestionnaire liquidateur du SFC qui disparaît.
5 Comptes utilisés
Compte 40120000 : fournisseurs
Compte 47280000 : autres dépenses à régulariser
Compte 62560000 : missions, voyages et déplacements du personnel
Compte 67110000 : pénalités sur marchés et dédits payés sur achats et ventes
6 Référence documentaire
Note marché « missions » du CNRS du 26/10/2006
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