PLAN 2007-8 - Ordre des ingénieurs du Québec

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n SIGNATURE NUMÉRIQUE La signature numérique a fait du chemin depuis son lancement Par Chantai Côté, notaire, et Claude Lizotte, ingénieur D epuis le lancement du service de signature numérique auprès des ingénieurs du Québec, il y deux ans, plusieurs organisations ont résolument intégré la signature numérique à leur processus d'authentification. Il va sans dire que sécurité et conformité sont devenues indissociables. L'utilisation de la signature numérique permet non seulement de répondre aux obligations déontologiques des ingénieurs en matière de conformité, mais les protège des menaces liées à l'usurpation d'identité ou du titre professionnel et à la modification de leurs documents d'ingénierie sur support technologique. Au-delà des raisons de conformité et de sécurité qui incitent les organisations à utiliser la signature numérique, il y a les raisons d'affaires. Les organisations qui se tournent vers cette solution le font en vue d'améliorer leur service et de tirer profit de cette technologie. Si, au lancement, la solution n'offrait pas de logiciel facilitant l'intégration du produit, il en est tout autrement aujourd'hui. Voyons de quelle manière le produit offert s'est adapté aux besoins des ingénieurs et comment celui-ci s'inscrit maintenant comme un incontournable à l'exercice de la profession. L'ORDRE PRÉPARE LE TERRAIN : JUIN 2001 Afin de clarifier l'acte professionnel que constitue l'authentification des documents d'ingénierie, notamment ceux sur support technologique, de permettre et d'encadrer l'usage de la signature numérique à l'exercice de la profession, l'Ordre publiait en 2001 ses Directives pour l'authentification de documents d'ingénierie et adoptait un Règlement modifiant le Code de déontologie des ingénieurs. Ces modifications visaient à adapter les façons de faire de l'ingénieur, entre autres en regard des documents sur support informatique, de manière à assurer la protection du public. LANCEMENT : JUIN 2005 L'importance prise par les technologies de l'information pour appuyer les organisations appelle à l'excellence en matière de fiabilité des systèmes de façon à assurer la conformité visà-vis de la réglementation. Partant de ce fait, l'Ordre lançait un appel d'offres public en juin 2004 pour retenir les services d'un fournisseur qui offrirait aux ingénieurs un outil de signature numérique répondant aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, ainsi que celles prévues aux Directives pour l'authentification de documents d'ingénierie. L'Ordre a retenu les services de Notarius pour un mandat de deux ans, assujetti PLAN : NOVEMBRE 2007 : . 38 d'une année supplémentaire pour l'exploitation du service de signature numérique destiné aux ingénieurs du Québec. Cette signature devenait donc la seule signature numérique reconnue par l'Ordre et Notarius le seul fournisseur officiellement autorisé. AUTOMNE 2005 : COLLABORATION AVEC TEKNIKA HBA ET DÉVELOPPEMENT DE CONSIGNO Au début, l'adhésion au service de signature numérique nécessitait aussi l'achat de la suite de logiciel Adobe Standard ou Professionnel. En effet, aucun logiciel permettant de convertir et de signer des fichiers en format PDF n'était fourni avec l'offre de service de Notarius. Cet investissement, additionnel à l'adhésion au service, pouvait s'avérer très coûteux dépendamment du nombre d'utilisateurs. C'est la raison principale pour laquelle les plus grandes firmes de génie-conseil hésitaient à se lancer. Par ailleurs, la signature numérique suscitait l'intérêt de plus petites firmes de génie dont le déploiement avait moins d'impact financier en raison du nombre restreint d'usagers et de la grosseur de la firme. Un premier déploiement pilote de la signature numérique a été entrepris chez Teknika HBA, à l'automne 2005, avec un groupe pionnier composé de 33 ingénieurs, à l'aide du logiciel Adobe Standard. En raison de la taille de la firme, de ses exigences particulières et de son infrastructure technologique, cette approche n'a pas été retenue par Teknika HBA. La décision a été motivée par des considérations financières à l'égard du coût d'achat des licences d'Adobe Standard (environ 300 $ par personne) et par certains inconvénients relevés dans les processus de gestion de l'entreprise au cours de l'application de la signature numérique avec Adobe Standard. Étant donné l'envergure de la firme et le nombre d'établissements concernés, il était primordial pour Teknika HBA de s'assurer de la convivialité et de la facilité d'implantation de la signature numérique à un coût intéressant. Notarius a alors décidé de concevoir et de déployer sa «Trousse de signature numérique» en y incluant un logiciel, ConsignO, permettant la conversion et la signature des fichiers PDF. Par ses fonctionnalités, ConsignO venait simplifier l'intégration aux systèmes d'informations et aux processus existant au sein des entreprises. Teknika HBA a gracieusement offert sa collaboration à Notarius au cours de toutes les étapes requises pour mettre au point ConsignO. Un nouveau groupe pilote de dix ingénieurs a ainsi été mandaté pour en faire l'essai. Leurs commentaires et suggestions ont permis de procéder à d'autres ajustements et une version améliorée a été produite. Ainsi, le degré de facilité d'intégration et de convivialité offert par le logiciel ConsignO a été déterninant dans la décision de Teknika HBA de déployer la signature numérique à l'ensemble de ses succursales. UN OUTIL EFFICACE, CONTRIBUANT AU BON RENDEMENT DES SERVICES DES INGÉNIEURS La performance est au cœur des enjeux des entreprises. Pour demeurer concurrentielles, elles doivent afficher un bon rendement dans tous les aspects de leurs opérations. La Trousse de signature numérique peut y contribuer puisqu'elle permet de répondre à leurs nouveaux défis et à leurs besoins d'affaires. L'intégration de la signature numérique permet de faire mieux, plus vite et à moindre coût en réduisant les délais et les frais d'administration reliés notamment à l'impression, à l'envoi et à l'archivage des documents sur support technologique de l'entreprise. UN AVENIR PROMETTEUR À ce jour, les firmes qui ont déployé le service à la grandeur de l'entreprise y ont trouvé leur compte et y sont demeurées fidèles. Par ailleurs, des firmes de génie-conseil ont, soit lancé des essais pilotes (ce que Notarius leur recommande d'ailleurs de faire en premier lieu), soit confirmé avec Notarius un échéancier pour le faire. Des organisations publiques et parapubliques de grande taille sont actuellement en négociations avec Notarius quant au déploiement de l'outil de signature numérique, à la suite des pilotes qui se sont révélés concluants pour elles. L'admission de Notarius à titre de membreassocié fournisseur de l'Association des ingénieurs-conseils du Québec (AICQ) en juin 2007 témoigne de la reconnaissance du processus d'authentification numérique au sein de l'industrie du génie-conseil. On reconnaît que le produit est adapté à l'industrie et qu'il répond à des enjeux d'affaires concrets. Ce qui s'amorce au Québec en matière d'authentification numérique en ingénierie attire aussi l'attention d'associations professionnelles d'ingénieurs ailleurs au Canada. Une autre preuve que le génie québécois est à l'avant-garde. L'objectif de départ de l'Ordre aura suscité la mise en œuvre de mesures plus rigoureuses au profit de ses membres et du public, conséquence heureuse de la conformité !
Q r N O T A R i U S ——- Au service des professionnels Pourquoi faire le Au-delà de la conformité, les raisons d'affaires É SCIAI/' L'authentification traditionnelle s'apprête-t-elle à connaître à son tour une révolution numérique? Il y a des signes qui ne trompent pas, telle que la décision d'une des plus grandes firmes d'ingénierie au Québec d'implanter la signature numérique à l'ensemble de son entreprise. L'implantation de la signature numérique chez Teknika HBA est un tournant dans le monde de l'ingénierie. Pour que cette révolution vers le numérique ait lieu, ^ ^ —T^S^'jfi plusieurs éléments doivent être réunis. Au-delà de la conformité, l'outil ^ d'authentification doit rendre le processus plus rapide, plus efficace, plus conviviale et plus économique que le papier. -, q • F Une collaboration profitable à tous JE Développé en étroite collaboration avec Teknika HBA, le logiciel ConsignO, inclut dans la Trousse de signature numérique de Notarius, offre un niveau de performance sans précédent permettant un déploiement réussi. TEKNIKA HHBA C'EST LA CONVIVIALITÉ DE L'OUTIL QUI CHANGE TOUT! Une solution d'affaires à valeur ajoutée La signature numérique est une solution sécurisée permettant : y HP La signature par lots de plusieurs documents et par plusieurs ingénieurs. / La signature à distance (le signataire peut signer numériquement des documents sans avoir à être physiquement présent dans les locaux de l'entreprise). L'archivage sur support technologique. / La soumission, la lecture et la signature d'un document quel que soit son format d'origine. Le gain de temps et de productivité, la réduction de papier imprimé et des frais de transmission et d'archivage. Pour plus de détails, contactez Notarius au (514) 281-1442 ou sans frais au 1 800 567-6703. http://ingenieur.notarius.com La signature numérique, un outil d'avant-garde autorisé par l'Ordre aux bénéfices des ingénieurs du Québec. Ordre I des ingénieurs du Québec
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