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1 Principes généraux 1.1 Les membres du personnel diplomatique et administratif et technique de la mission diplomatique Il est attendu des missions diplomatiques, lors de la notification et la demande d’inscription auprès de la Direction du Protocole de leurs membres du personnel (envoyés), qu’elles tiennent compte de l’existence des différentes catégories comme prévu à l’Article 1 de la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques pour que la Direction du Protocole – P1.1 puisse accorder le statut y correspondant. Ainsi l’article 1 de la Convention de Vienne établit une distinction claire entre « les membres du personnel diplomatique » et les autres catégories de membres du personnel de la mission. En règle générale, le statut diplomatique n’est accordé qu’aux fonctionnaires remplissant une fonction diplomatique, et selon les grades et titres attribués au personnel diplomatique conformément aux conventions, aux usages internationaux et au droit belge. Afin d’éviter toute confusion entre le statut diplomatique et le statut consulaire, il est aussi d’usage de réserver les titres consulaires aux membres du personnel des missions consulaires et que les membres du personnel des missions diplomatiques qui sont chargés de fonctions consulaires portent les titres qui sont d’usage dans les ambassades. Il sera tenu compte par la Direction du Protocole de cette règle pour la mention des titres et grades diplomatiques sur les cartes d’identité spéciales. Certaines fonctions, suivant les usages, font partie de la catégorie « personnel administratif et technique » : dactylographes, secrétaires, collaborateurs administratifs et adjoints, traducteurs, clercs, employés de bureau, techniciens d’ICT, etc. Les missions diplomatiques peuvent aussi engager localement des membres du personnel. Ces membres du personnel sont soumis, quelle que soit leur nationalité, aux dispositions du droit du travail et aux lois belges de sécurité sociale. La Direction du Protocole – P1.1 ne délivre pas de carte d’identité spéciale à ces membres du personnel, et ils ne bénéficient donc ni de privilèges ni d’immunités. (Voir la note circulaire séparée). Suivant les principes prévus aux articles 9 et 11 de la Convention de Vienne de 1961, l’Etat accréditaire peut refuser d’accepter comme membres du personnel de la mission diplomatique, soit des fonctionnaires de certaines catégories, soit des personnes individuelles. L’Etat accréditaire, et donc la Direction du Protocole – P1.1 a, en la matière, un pouvoir discrétionnaire. Les missions diplomatiques sont dès lors invitées à être attentives au respect des différentes catégories de personnel, comme prévues dans l’article 1 de la Convention de Vienne de 1961, ainsi qu’aux fonctions correspondantes afin d’éviter toute confusion entre les statuts existants, ce qui naturellement ne serait pas favorable au bon fonctionnement des missions diplomatiques. Les personnes qui n’exercent pas de fonction au sein de la mission diplomatique, et qui donc n’entrent ni dans les catégories de personnel ni dans les fonctions prévues par la Convention de Vienne de 1961 (cf. article 3), ne peuvent évidemment pas être acceptées comme membres du personnel de la mission diplomatique. 4
1.2 Note verbale de la mission diplomatique Aux termes de l’Art. 10 de la Convention de Vienne de 1961, le Service public fédéral Affaires étrangères doit être informé de la nomination, de l’arrivée, du départ, de la cessation de fonction, et donc aussi des changements éventuels de fonction, d’état civil et d’adresse des membres du personnel des Missions diplomatiques. En principe le Service public fédéral Affaires étrangères, Direction du Protocole reçoit une notification officielle par note verbale de la mission diplomatique. 1.3 Procédure d’agrément pour le Chef de mission On se réfère entre autre aux articles 4, 5, 6, 9, 13, 14, 15, 16, 18 et 19 de la Convention de Vienne de 1961 et à la note circulaire sur les Chefs de mission. 1.4 Procédure d’approbation pour les attachés militaires et les officiers de liaison de police En application de l’article 7 de la Convention de Vienne, une demande préalable d’approbation s’applique pour l’accréditation des attachés militaires, des attachés de Défense ainsi que des officiers de liaison de police (voir les notes circulaires spécifiques). 1.5 Effectif du personnel de la mission diplomatique dans les limites raisonnables et normales L’Etat accréditaire peut exiger de maintenir l’effectif de la mission diplomatique dans les limites de ce qu’il considère comme raisonnable et normal, eu égard aux circonstances et conditions qui règnent dans cet Etat et aux besoins de la mission en cause. L’Etat accréditaire peut également, dans les mêmes limites et sans discrimination, refuser d’admettre des fonctionnaires d’une certaine catégorie ou des personnes individuelles comme membres du personnel de la mission diplomatique. Dans ce contexte il est fait référence aux articles 9 et 11 de la Convention de Vienne de 1961. 5
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