marche de location et maintenance de materiel de reprographie ...

- 1 -MARCHE DE LOCATION ET MAINTENANCE DEMATERIEL DE REPROGRAPHIERéférence : 2007/Service administratif et financier/n°2CAHIER DES CHARGESNature de la procédure employée : procédure adaptée en application de l’article 28 / 30 adapter du code desmarchés publics.Le présent cahier des charges comporte 11 pages numérotées de 1 à 11.

- 2 -Personne publique contractante :Dénomination : CHAMBRE DES METIERS ET DE L’ARTISANAT d’Eure Et LoirType d’acheteur public : Chambre ConsulaireAdresse – Ville - : 24 boulevard de la Courtille 28000 CHARTRESTéléphone : 02.37.91.57.00 Télécopie : 02.37.35.38.25 email :myriam.calvez@cm-28.frObjet du marché : Location/maintenance de matériels de reprographieDate de rédaction du C.C.A.T.P : 02 octobre 2007Le présent C.C.A.T.P comporte 16 articles numérotés de 1 à 15 et 11 pages numérotées de 1 à 11Sommaire4 ARTICLE 1 : objet du marché4 ARTICLE 2 : description du matériel4 ARTICLE 3 : pièces constitutives du marché4 ARTICLE 4 : durée4 ARTICLE 5 : délais et lieu d’exécution4 ARTICLE 6 : livraison, vérifications et admission des prestations4 ARTICLE 7 : maintenance du matériel4 ARTICLE 8 : modifications du matériel4 ARTICLE 9 : assurance4 ARTICLE 10 : stipulations relatives a l’application des conditions générales de vente du bailleur4 ARTICLE 11 : obligations de l’établissement preneur4 ARTICLE 12 : prix4 ARTICLE 13 : pénalités4 ARTICLE 14 : avance et acompte4 ARTICLE 15 : paiements

- 3 -Article 1 : Objet du marchéLe présent marché a pour objet la location et la maintenance par le titulaire, ci-après désigné «lebailleur», à l’établissement public, désigné ci-après «l’établissement preneur», de matériels reprographie.La prestation comprend :4 La location proprement dite des matériels dont la nature et les caractéristiques correspondent auxbesoins exprimés à l’article 2 du présent document;4 La livraison et la mise en service dans les locaux de l’établissement conformément à l’article 4;4 La maintenance dans les conditions décrites à l’article 2;4 L’enlèvement des matériels à l’issue du marché ;4 La formation des personnels de l’établissement preneur habilités à utiliser les matériels,4 La fourniture de la documentation commerciale et technique, en langue française, et relative auxappareils mis en location ainsi que leur gamme d’accessoires.4 Une offre comprenant la reprise de la fin de la première location (fin Avril) concernant 2 matériels.Article 2 : Description du matériel1.1 Nature des matérielsLes matériels faisant l’objet du marché sont des photocopieurs numériques à usage professionnel dont lescaractéristiques principales sont indiquées en annexe1.2 Eta t des matériels louésLes matériels loués doivent être neufs.1.3 Conformité aux normes et règlementLes matériels fournis seront garantis conformes aux normes françaises en vigueur et à la marque CE,particulièrement au regard de l’émission de rayonnement. Le fournisseur s’engage à fourni pourchaque machine un document attestant le respect de ces normes et indiquant notamment laquantité d’ozone rejeté par les machines.1.4 Modification du matériel louéLes modifications pourront s’effectuer dans le cadre des stipulations de l’article 8 ci-dessous.

- 4 -Article 3 : Pièces constitutives du marchéLes candidatures et les offres seront adressées à la CMA d’Eure et Loir au plus tard à la date indiquéedans l’avis de publicité. Toute candidature/offre reçue postérieurement à cette date sera rejetée.Les candidatures doivent impérativement, pour être admissible contenir les documents suivants :-Déclaration du candidat (DC5)-Le contrat et ses annexes :Annexe n°1 : « prix et caractéristiques des appareils »Annexe n°2 : « description des prestations de maintenance »Annexe n°3 : « formation des personnels »Annexe n°4 : « prescriptions du titulaire pour l’installation des matériels »-Le présent cahier des clauses administratives et techniques particulières;-La documentation technique des matériels;Le contrat et ses annexes ainsi que le présent document, qui, en cas de litige, font seuls foi, sont établis enun seul exemplaire original conservé par l’établissement preneur.Article 4 : Durée4.1. Durée du marchéLe présent marché prend effet à compter de sa notification. La notification consiste en l’envoi du marchésigné au bailleur par tout moyen permettant de donner date certaine. La date de notification est la date deréception du marché par le bailleur.4.2. Durée de la location/maintenanceLa location/maintenance prend effet à compter du lendemain de la date d’administration du matériel pourune durée de 60 mois(soixante).Toutefois; l’établissement preneur peut à tout moment, qu’il y ait ou non faute du bailleur, mettre fin àl’exécution des prestations, objets du marchéSi, le bailleur, peut prétendre, à une indemnité de résiliation; son montant est obtenu en appliquant aumontant initial du marché diminué du montant des prestations admises, un pourcentage égal à 4%.Article 5 : Délais et lieu d’exécution :5.1. Délai de mise à disposition des matérielsLes matériels devront être livrés, installés et mis en service dans le délai maximal de 48 heures à compterdu lendemain du jour de la notification du marché.5.2. Délai d’intervention pour les opérations de maintenance curativeLes interventions se feront dans le délai de moins de 24h.

- 5 -Ce délai est décompté à partir du jour et heure de l’appel. Il est prolongé des jours ouvrés, chômés oufériés, éventuellement compris dans la période d’intervention.5.3 Lieu d’exécution des prestationsLes matériels sont installés dans les locaux de l’établissement preneur :A l’adresse suivante :Bâtiment : PrincipalEtages : Rez de chausséeSalle : Reprographie5.4 Période d’interventionHoraires d’ouverture de l’établissement preneur : 9h à 12h3013h30 à 17hArticle 6 : Livraison, vérifications et admission des prestations6.1. Livraison, mise en service et admission du matériel louéLe bailleur livre et met en service le matériel loué au lieu désigné à l’article 5.Le matériel est accompagné d’une documentation technique rédigée en langue française qui en permetl’utilisation optimale.6.2. Admission des prestations de location/maintenanceLes loyers ainsi que les prestations de maintenance seront payés trimestriellement à terme échu surproduction d’une facture établi en 2 exemplaires. Et qui comprendront les mentions obligatoiressuivantes :- le nom et adresse du créancier- le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu’il est précisé à l’acte d’engagement- le numéro et la date du marché et de chaque avenant, ainsi que le cas échéant, le numéro et la date desbons de commande- le montant hors TVA de la prestation, éventuellement ajusté ou remis à jour- le taux et le montant de la TVA- le montant total de la prestation- la dateEn outre, les factures trimestrielles de maintenance seront établies sur la base des copies réalisées parl’établissement. Chacune de ces factures devra indiquer les relevés compteur auxquels elle se réfère.

- 6 -Article 7 : Maintenance du matérielLa maintenance comprend la maintenance préventive et la maintenance curative, telles que décrites ciaprès:7.1 maintenance préventiveLa maintenance préventive couvre toutes les opérations de vérification, de contrôle, de test, de réglage,d’entretien courant et de remplacement des pièces d’usure courante permettant au matériel loué d’êtreutilisé par le client preneur selon l’usage auquel il est destiné.La maintenance préventive s’opère sur site, pendant les heures d’ouverture de l’établissement preneur etprécisées à l’article 5 ci-dessus (période d’intervention).Toute intervention est recensée par le bailleur dans le carnet de bord visé ci-après.7.2 Maintenance curativeLa maintenance curative couvre toute intervention du bailleur rendue nécessaire afin de rendre utilisableun des éléments essentiels du matériel loué en état de fonctionnement.Le bailleur est tenu, au titre de la maintenance curative, d’intervenir dans le délai fixé dans l’article 5 cidessus(délai d’intervention). Ce délai est compté à partir de la date de réception de la demande dedépannage. Cette demande d’intervention est effectuée par téléphone, et immédiatement confirmée partélécopie, télex ou tout moyen permettant de donner date et heure certaine à la demande.Elle s’opère sur site pendant les heures d’ouverture de l’établissement preneur, précisé dans l’article 5 cidessus(période d’intervention).Toute intervention est recensée par le bailleur dans le carnet de bord visé au paragraphe 7.3 ci-après.En cas d’impossibilité de réparer le matériel sur site, le bailleur livre gratuitement dans le locald’utilisation de l’établissement preneur un matériel de remplacement présentant des caractéristiqueséquivalentes dans le délai de 24 heures à compter du jour d’intervention.7.3 Carnet de bordPour chaque équipement loué, est remis à l’établissement preneur un carnet de bord destiné à consignernotamment :> Les dates, heures et délais d’intervention> La période d’indisponibilité> La nature des pannes constatées et les mesures prises> Le nom et la signature du technicien ayant effectué l’intervention.

- 7 -7.4 Exclusion de la prestation de maintenanceLa maintenance ne couvre pas la réparation des défaillances causées par :> une négligence ou un usage du matériel non conforme à la documentation technique du matériel;> les réparations effectuées par l’établissement preneur ou par un tiers non habilité par le bailleur;> l’utilisation de consommables (à l’exclusion de supports dont les caractéristiques correspondentau présent C.C.A.T.P) et/ou d’un courant électrique non approprié, contraires aux spécificationsdu constructeur.Article 8 : Modification du matérielDans le cas ou le bailleur envisagerait d’apporter des modifications techniques au matériel loué, il esttenu de soumettre à l’établissement preneur un dossier motivé précisant notamment:4 Les caractéristiques techniques du matériel initial objet du marché ;4 Les caractéristiques techniques du nouveau matériel ;4 Une comparaison entre les 2 matériels démontrant que le nouveau est conforme aux spécificationstechniques du présent C.C.A.T.PEn tout état de cause,4 Le nouveau matériel doit être conforme aux spécifications du C.C.A.T.P et être techniquementéquivalent ou supérieur au matériel initial, objet du marché et décrit en annexe 1 à l’acte d’engagement;4 Les prix de location et de maintenance du nouveau matériel ne peuvent être supérieurs à ceux dumarché initial.Si la demande du bailleur recueille l’approbation de l’établissement preneur, le bailleur en est avisé parlettre recommandée avec avis de réception postal.Dans le cas contraire et si le bailleur n’était plus en mesure d’assurer l’exécution du marché dans cesconditions initiales, le marché est résilié de plein droit aux torts du titulaire et sans que le bailleur puisseprétendre à indemnité.Cette réalisation est effectuée sans mise en demeure.Article 9 : AssuranceDans le cadre de son activité, objet du présent marché, le bailleur atteste de sa couverture par lasouscription d’une police d’assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilitécivile susceptible d’être engagée pour les dommages matériels et corporels.Il s’engage, sur toute demande faite par l’établissement preneur par lettre recommandée avec avis deréception postal ou en cas de modification des conditions de sa police d’assurance, à communiquer uneattestation de souscription de la police d’assurance en cours de validité.A défaut de production dans un délai de 15 jours ouvrés comptés à partir de la réception de la demande, lemarché pourra être résilié.

- 8 -Article 10 : Stipulations relatives à l’application des conditions générales de vente du bailleurLes conditions générales de vente figurant, le cas échéant, au tarif ou sur les factures du bailleur ne sontpas applicables au présent marché.Article 11 : Obligation de l’établissement preneurL’établissement preneur s’engage à porter ces obligations à la connaissance de tous les utilisateurs desmatériels loués.11.1 Usage du matérielL’établissement preneur doit respecter l’usage pour lequel le matériel lui a été loué et ne peut en changerla destination.11.2 Disponibilité du matérielL’établissement preneur ne peut déplacer le matériel loué, sans avoir obtenu l’accord écrit et préalable dubailleur, à titre gratuit ou onéreux, ni céder, ni sous-louer, ni consentir ou laisser acquérir de quelconquesdroits sur ce matériel.De même il s’interdit de masquer ou de démonter les plaques d’identification apposées sur les matérielsloués.11.3 Entretien du matériel11.3.1. Entretien courantL’entretien courant du matériel loué s’entend du changement de ses éléments ne nécessitant pas deconnaissances particulières des règles de l’art, notamment le toner; le bailleur s’étant engagé à former àcet entretien courant deux personnes du service utilisateur de l’établissement preneur lors de la mise enservice du matériel.L’établissement preneur laisse à la charge du bailleur toutes les autres opérations d’entretien.11.3.2. Entretien nécessitant des connaissances particulières des règles de l’artL’établissement preneur ne peut s’opposer à ce que les opérations nécessaires et incombant au bailleur,telles que décrites à l’article 7, soient effectuées par ce dernier.L’établissement preneur doit exclusivement faire appel au personnel spécialisé du bailleur pour assurer lamaintenance du matériel loué.

- 9 -11.4. Restitution du matérielA l’issue de la période de location, le matériel doit être restitué au bailleur dans son état d’usage. Les fraisd’enlèvement sont à la charge du bailleur.L’établissement preneur doit rembourser tout matériel volé ou détruit dans ses locaux pendant la périodede location, à concurrence de sa valeur résiduelle.Article 12 : PrixLes prix comprennent pour chaque appareil de reprographie d’une part de redevance trimestrielle delocation et d’autre part une redevance trimestrielle de maintenance.C’est un montant payable chaque trimestre et déterminée à partir d’un volume de copies réalisées parl’établissement preneur par appareil en appliquant le tarif figurant en annexe n°1 à l’acte d’engagement.Ce forfait comprend :4 toutes les interventions sous réserve des dispositions de l’article 7.4 ci-dessus ;4 les consommables (hors papier, supports spéciaux) ;4 les pièces ou éléments de rechange ;4 l’outillage4 les frais de main d’oeuvre, y compris les indemnités de déplacement ;4 tout les frais nécessaires au bon fonctionnement des matériels loués.Article 13 : Pénalités13.1 Pénalités pour retard de livraison et de mise en service des matériels louésLorsque les délais contractuels de livraison et de mise en service des matériels loués sont dépassés, lebailleur encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité égale à 1/60ème du coût trimestriel delocation par jour de retard.13.2 Pénalités pour indisponibilité :Un matériel est déclaré indisponible lorsque son utilisation est rendue impossible, soit par lefonctionnement défectueux d’un élément, soit par le jeu des dispositifs de sécurité et de contrôle qui ysont inclus, et sous réserve des dispositions de l’article 7.4 ci-dessus.Le temps d’indisponibilité se décompte uniquement dans les limites de la période d’intervention définie àl’article 5.4 ci-dessus.Lorsque le temps décompté d’indisponibilité d’une machine, dépasse deux jours ouvrés, le bailleur severra appliquer, sans mise en demeure préalable, par jour entier d’indisponibilité, une pénalité égale à1/60ème de la redevance trimestrielle de location et de la redevance de maintenance.Article 14 : Avance et acompte

- 10 -14.1 AvanceIl n’est pas versé d’avance au titulaire.14.2 AcomptesIl n’est pas versé d’acompte au titulaireArticle 15 : Paiements15.1 Modalités de paiementLes prestations, objet du présent marché font l’objet de paiement trimestriel à terme échu sur présentationde facture.L’unité monétaire de paiement est l’euro.15.2 Présentation des facturesElles sont établies en un original et deux copies portant, outre les mentions légales, les indicationssuivantes :> les nom et adresse du bailleur> le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu’il est précisé à l’acte d’engagement> le numéro et la date du contrat> la prestation et la période trimestrielle concernée> le montant hors TVA> le taux et le montant de la TVA> le montant total TTC15.3 Délais de paiementLes sommes dues en exécution du présent marché sont payées dans un délai de 30 jours fin de mois àcompter de la date de réception de toute demande de paiement.LE PRESIDENTMichel CIBOISANNEXENATURE DES MATERIELS

- 11 -Caractéristiques communes des machinesLes performances attendues doivent permettre de répondre aux besoins suivants de l’établissement :> Photocopies à l’unité ou en nombre de documents imprimés ou manuscrits (texte et graphiques)et occasionnellement de documents photographiques.> Tarif unique quelque soit le format de la copie> Format des originaux : A4, A3 et inférieurs à A4> Format des copies : A4 et A3> Reproduction occasionnelle de documents brochés ou reliés (livres, fascicules….)> Système d’introduction automatique des originaux> Tri et assemblage des copies> Tirage de dossiers en plusieurs exemplaires> Agrandissement et réduction manuelle des originaux> Reproduction en noir d’originaux pouvant comporter différentes couleurs> Réalisation de copies sur papier standard compris entre 64 et 128g/m²> Deux cassettes minimum d’alimentation> Réalisation des copies sur supports transparents pour la rétroprojection> Sortie de copies en recto verso> Usage possible en libre service> Piqûre à cheval option livret> Référencement du photocopieur pour des logiciels spécifiques type CAP VALLEY (comprenantdes serveurs d’impressions)Photocopieur n°1 :> Volume annuel des copies à réaliser : 700 000 à 750 000 facturation suite à la déterminationd’un budget> Comptabilisation des tirages par personne ou par service> Connexion au réseau informatique de l’établissement pour fonction imprimante réseau (option)> Fonction télécopieur> Fonction scanner avec envoi par boite mail> Référencement du photocopieur pour des logiciels spécifiques type CAP VALLEY (comprenantdes serveurs d’impressions)Imprimante couleur n°1:> Volume annuel des copies à réaliser : 180 000 à 200 000 facturation suite à la déterminationd’un budget> Usage possible en libre service> Comptabilisation des tirages par personne ou par service> Connexion au réseau informatique de l’établissement pour fonction imprimante réseau (option)