prosedur operasi baku pelatihan dasar fasilitator program ... - P2KP

VII. Perencanaan Pelatihan Dasar7.1. Penyusunan proposal (Kerangka Acuan)Sebelum pelaksanaan pelatihan, minimal 10 hari sebelumnya, KMW berkewajiban melakukankonsultasi dan menyampaikan proposal (Kerangka Acuan) kepada KMP untuk mendapatkanrekomendasi/persetujuan paling lambat 7 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat persetujuanKMP tersebut menjadi salah satu dokumen untuk persyaratan pelaksanaan kegiatan. Adapunbeberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan proposal adalah sebegai berikut :7.1.1. PengorganisasianOrganisasi Pelaksanaan pelatihan minimal memiliki struktur berikut :a. Steering CommitteSteering Commitee bertanggung jawab atas pelaksanaan pelatihan dari aspek penyelenggaraandan aspek substansi pelatihan. Steering Comitte adalah KMW dan SNVT PBL Provinsib. Organizing CommittePelaksana pelatihan minimal terdiri dari :1. Ketua2. Bendahara3. Penanggung jawab Kelas4. Pencatat proses dan dokumentasi5. operator7.1.2. Tanggal/ Waktu PelaksanaanPelatihan dasar fasilitator ini dilaksanakan selama tujuh (7) hari efektif. Pelaksanaan pelatihan dasarFasilitator paling lambat 2 bulan setelah fasilitator di mobilisasi.7.1.3. Pemandu Pelatihan dan Nara SumberPemandu Pelatihan Dasar adalah pemandu nasional yang telah mengikuti dan dinyatakan lulus padatraining of trainer (TOT) yang dilaksanakan oleh KMP dan memiliki kemampuan memandu dengankategori sangat baik dan mempunyai kemampuan untuk membangun motivasi peserta.Narasumber adalah orang yang diundang secara khusus oleh pelaksana pelatihan dasar pelakukarena alasan kompetensinya untuk memberikan materi tertentu. Narasumber yang diundang dariluar program harus dipastikan terlebih dahulu mendapatkan penjelasan-penjelasan umum terkaitprogram dan tugas-tugas konsultan.7.1.4. Identifikasi KebutuhanHal yang sangat penting dalam persiapan pelatihan dasar adalah mengidentifikasi kebutuhan yangakan digunakan dalam kegiatan. Berikut ini adalah kebutuhan minimal dalam setiap kegiatanpelatihan :8

7.2. Technical Meeting / Konsolidasi PemanduPelaksanaan technical meeting/konsolidasi pemandu minimal satu hari sebelum pelaksanaanpelatihan, dengan melibatkan peserta yang terdiri dari para pemandu, panitia penyelenggara.Adapun agenda rapat teknis dan konsolidasi pemandu antara lain :1. Mengecek kesiapan pelaksanaan pelatihan dari mulai kelayakan tempat, ketersediaan sumberdaya, kesiapan modul dan bahan bacaan, kesiapan perlengkapan pendukung pelatihan, dan halteknis lainnya.2. Pembahasan modul dan memantapkan media serta metode yang cocok untuk digunakan padasaat pelatihan dasar.VIII. Pelaksanaan8.1. Evaluasi PelatihanAgar pelaksanaan pelatihan berlangsung dengan baik, maka diperlukan alat evaluasi pelatihan baikselama kegiatan berlangsung maupun di akhir pelatihan. Alat-alat evaluasi tersebut adalah sebagaiberikut :A. Evaluasi topik belajar oleh pesertaEvaluasi ini (lampiran 1) dilaksanakan disetiap akhir materi diisi oleh peserta. Kemudianpenanggungjawab kelas melakukan rekafitulasi data dari hasil evaluasi tersebut. Selanjutnya panitiamembuat tabulasi berdasarkan hasil rekap serta tabulasi tersebut dibahas pada acara evaluasi antarpemandu dan panitia setiap harinya. Evaluasi ini bermanfaat untuk menganalisa tingkat pemahamanpeserta terhadap materi yang disampaikan, termasuk metode penyampaian dan dinamika kelas,sehingga pemandu dapat menyempurnakan kekurangan-kekurangan pada materi selanjutnya.Tabulasi ini harus dibahas juga dengan peserta pada acara review harian sebelum memulai materi,sehingga peserta mengetahui perkembangan setiap materinya.Apabila terdapat pesan-pesan yang ditulis peserta pada lembar evaluasi topik untuk mendukungkemajuan belajar di kelas, dan berhubungan dengan panitia atau pemandu, maka segeralah untukdipenuhi.B. Evaluasi HarianEvaluasi harian dapat di klasifikasikan menjadi 2 bagian :1. Review harian pada awal hari di kelas, untuk mereview penyelenggaraan pelatihan baik dari sisisubstansi maupun teknis penyelenggaraan, hal ini sangat bermanfaat untuk perbaikan ke depan.2. Evaluasi akhir hari, dilakukan setelah kegiatan pelatihan pada hari tertentu selesai, biasanyadilaksanakan pada sore atau malam hari yang di fasilitasi oleh panitia pelaksana dan dihadiri olehpemandu dan panitia lainnya untuk mengevaluasi kegiatan pelatihan pada hari tersebut darikeseluruhan aspek dan mempersiapkan materi hari berikutnya. Adapun agenda evaluasi akhiryaitu :a. Dinamika peserta di kelasb. Kedisiplinan pesertac. Pencapaian materid. Kemampuan pemandue. Ketersediaan bahan dan peralatan pendukung10

f. Kontribusi panitiag. Penyiapan materi untuk kegiatan esok harinyah. dan lainnya yang dianggap perlu.8.2. RekomendasiPanitia penyelenggara wajib membuat rekomendasi terhadap hasil akhir selama kegiatan pelatihandasar berlangsung, sehingga ada rekap nilai dari setiap peserta (lampiran 4), tidak menutupkemungkinan dari hasil penilaian tersebut terdapat peserta yang tidak lulus menjadi pelakukonsultan karena kualitasnya sangat lemah, sehingga diwajibkan dari peserta yang tidak lolostersebut mengembalikan dana sebesar dana pelatihan. Adapun yang menjadi dasar penilaian adalahsebagai berikut :A. Penilaian Pre test dan Post testPenilaian pre test dilaksanakan oleh seluruh peserta pada awal pelatihan serta di periksa olehpemandu, sedangkan post test dilaksanakan oleh peserta setelah seluruh modul dilatihkan dan diperiksa oleh pemandu. Kemudian panitia melakukan analisa data dari hasil penilaian pre test dan protest setiap peserta kemudian dibahas pada pertemuan pemandu dan peserta. Dari hasil penilaianpre test dan post test dapat dianalisa perkembangan pemahaman peserta terhadap substansimateri, serta dapat dijadikan salah satu acuan bagi KMW untuk melakukan penguatan kapasitaspasca pelatihan.B. Penilaian Peserta melalui Pengamatan PemanduPemandu berkewajiban melakukan pengamatan terhadap peserta selama proses belajar denganmelihat kepada acuan yang telah disediakan dan hasilnya direkap oleh panitia untuk menjadi bahanevaluasi penilaian. Pengamatan peserta ini sangat bermanfaat sebagai salah satu acuan untukmengetahui hasil pelatihan serta untuk memberikan rekomendasi terhadap tingkat pemahamandan kedisiplinan peserta dalam mengikuti kegiatan belajar.C. Penilaian Akhir PesertaPenilaian akhir peserta ini dilakukan dengan menjumlahkan hasil penilaian post test danpengamatan peserta kemudian dibagi dua. Hasil penilaian ini ditetapkan sebagai nilai akhir yangkemudian dapat dikeluarkan rekomendasi.8.3. SertifikasiSeluruh peserta yang dinyatakan lulus menjadi pelaku konsultan, maka wajib dibuatkan sertifikatnyayang di tanda tangani oleh Kepala SNVT PBL Provinsi.IX. Monitoring Pelaksanaan PelatihanMonitoring pelaksanaan pelatihan dasar akan dilakukan oleh Team Leader KMW atauTenaga Ahli Pelatihan pada setiap harinya. KMW melalui Tenaga ahli pelatihanbertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan dan capaian substansi. Dibeberapa wilayah monitoring akan dilakukan oleh KMP PNPM Mandiri Perkotaan. KMP11

PNPM Mandiri Perkotaan berhak untuk melakukan tindakan apabila ditemukanpelaksanaan pelatihan dasar Fasilitator tidak sesuai dengan Surat Direktur PBL NoKu.0809-cb/567 dan POB pelatihan dasar Fasilitator.IX. Transparansi dan AkuntabilitasSNVT PBL Provinsi berkewajiban untuk membuat berita mengenai pelaksanaanpelatihan dasar Fasilitator, daftar peserta termasuk rincian biayanya serta di publish diWeb PNPM Mandiri Perkotaan (www.p2kp.org/pnpm-perkotaan.org), minimal 1 harisebelum pelaksanaan pelatihan dasar Fasilitator.Dalam hal pertanggungjawaban, SNVT PBL Provinsi wajib menayangkan di Web PNPMMandiri Perkotaan informasi mengenai realisasi penggunaan dana yang di tandatanganioleh Kepala SNVT PBL Provinsi, Bendara dan panitia pelaksana, daftar peserta yanghadir, capaian substansi melalui rekap evaluasi topik belajar dan evaluasi pemanduselambat-lambatnya 2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.X. PelaporanLaporan hasil pelaksanaan kegiatan menjadi tanggung jawab dari pelaksana kegiatan pelatihandasar fasilitator. Dalam laporan tersebut berisi antara lain; proses pelaksanaan kegiatan termasukanalisis kesesuaian dengan POB, instrumen-instrumen evaluasi kegiatan, disertai materi pelatihan,daftar peserta dan dokumentasi, berita acara pelaksanaan kegiatan serta pertanggungjawabankeuangan.Laporan hasil pelaksanaan kegiatan disampaikan kepada pihak Satker PBL Provinsi dan tembusanditujukan kepada Satker P2KP pusat dan KMP paling lambat dua minggu setelah pelaksanaankegiatan.XI. PenutupProsedur operasi baku pelatihan dasar Fasilitator ini sebagai panduan bagi pelaksana kegiatanditingkat provinsi yaitu Konsultan Manajemen Wilayah (KMW).Jakarta, 2011Kepala Satker P2KPIr. Boby Ali Azhari, MScNIP. 19700727199803100312

Lampiran 1EVALUASI TOPIK BELAJARTema : ……………………………………………………………Topik : ……………………………………………………………Pemandu : ……………………………………………………………Tanggal : ……………………………………………………………Waktu : ……………………………………………………………NoAspek Yang DinilaiSangatKurangKurang Sedang BaikSangatBaikI Materi Pelatihan1 Pemahaman anda terhadap materiyang disampaikan pemandu2 Kesesuaian materi pelatihandengan kebutuhan andaII Pemandu3 Penguasaan terhadap materi yangdisampaikan4 Teknik, Metoda Fasilitasi5 Sistematika dan pengelolaan waktudalam penyampaian6 Pemberian kesempatan berdialogkepada peserta7 Kerendahan hatiSaran / Komentar………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………13

Lampiran 2 :REKAP EVALUASI TOPIK BELAJARPemandu : ………………………………………..Tema : ………………………………………..Topik : ………………………………………..Tanggal : ………………………………………..Waktu : ………………………………………..No.Aspek yang DinilaiI Materi PelatihanPemahaman anda terhadap materi yang1disampaikan pemanduKesesuaian materi pelatihan dengan kebutuhan2andaII Pemandu3 Penguasaan terhadap materi yang disampaikan4 Teknik, Metoda Fasilitasi dalam PenyampaianSistematika & Pengelolaan Waktu dalam5penyampaian6 Kerendahan hatiPemberian kesempatan berdialog kepada7pesertaFasilitator Total Kriteria1 2 3 4 5 1 2 3 4 5Ket. Total Kriteria :1 : Sangat Kurang2 : Kurang3 : Sedang4 : Baik5 : Sangat Baik14

Lampiran 3 :PANDUAN PENGAMATANPESERTA PELATIHAN DASARPNPM MANDIRI PERKOTAANASPEK YANG DIAMATIA. Kemampuan berpikirlogis : Analisa - sintesaB. Pemahaman KonsepPemberdayaanMasyarakatC. Komunikasi dan fasilitasiD. Penguasaan AudienceCARA PENGAMATANSaat proses diskusi berlangsung, amati alur berpikir runtut ataumelompat-lompat, logis atau tidak, fokus atau tidak terarah, dll.Melalui proses interaksi pemikiran /pembahasan materi –materipelatihan, amati karakter, pandangan menurut cara pandangP2KP/PNPM Mandiri PerkotaanAmati kemampuan penggunaan tata bahasa baik, bicara lancar,mudah dipahami, artikulasi baik, bahasa tubuh, ‘eye contact’ sertakemampuan fasilitasi (membuat orang lain mudah memahami halyang dijelaskan dan merasa nyaman)Saat presentasi, amati apakah terjadi interaksi dengan ‘audience’atau hanya bicara 1 arah, amati bagaimana presenter menghandlepertanyaan/komentar ‘audience’, eye contact’, penggunaan alatbantu, dsbE. Kepribadian Amati sikap dan prilaku peserta selama pelatihan berlangsung1. Kedisplinan Amati apakah hadir di kelas dan tidak terlambat,2. Percaya Diri Amati sikap peserta saat didepan kelas, menjawab pertanyaan,mengerjakan tugas apakah selalu yakin atau selalu penuh keraguandengan pendapat/tugas yang dikerjakan3. Terbuka terhadappandangan orang lainAmati reaksi individu ketika terjadi perbedaan pendapat(bersikukuh dengan pendapat diri tanpa melihat kebenaran oranglain atau terbuka terhadap kemungkinan kebenaran lain)4. Sikap Kesetaraan: Amati sikap terhadap peserta lain dan juga terhadap fasilitator,apakah menganggap orang lain setara atau terlihat sikap-sikapmerendahkan orang lain, menganggap diri lebih5. Kemampuan kerjasamadalam timbaik/pandai dibandingkan orang lainAmati saat diskusi kelompok berlangsung ataupun saatmengerjakan tugas kelompok, apakah mampu bekerjasama ataucenderung bekerja sendiri6. Bersikap positif Amati pendapat/komentar dan sikap dalam menghadapi persoalanpersoalanyang diberikan fasilitator apakah selalu melihat sisinegatif, ‘mengomel’, atau selalu berusaha melihat sisi manfaat ataukebaikan15

Cara penilaian1. Pengamatan ini bisa dilakukan 1 orang saja yaitu Pemandu atau Pengamat kelas2. Pengamatan dilakukan minimal 2 kali selama pelatihan yaitu pada hari ke 3 hingga hari ke 6selama pelatihan..3. Pengamatan yang dilakukan tiap hari bisa dilakukan pengamat yang berbeda menghindarisubyektivitas yang tinggi.4. Semua aspek diberi skor, kemudian dijumlahkan ke kanan. (lihat form penilian)5. Semua skor direkap kemudian dijumlahkan.6. Formulasi penjumlahan hasil pengamatan adalah : A + B + C + D + E (rata-rata)7. Penilaian terbaik / terburuk dengan rangkingSCORE:- Sangat baik = 4- Baik = 3- Sedang = 2- Kurang = 1- Tidak tampil = 016

KelasProvinsi: ………………………..: ………………………..REKAP LEMBAR PENGAMATANNo Nama Peserta JabatanJenisKelamin(L/P)A B C DE1 2 3 4 5 6Rata-Rata ERata-rataNilai(A,B,C,D,E)NilaiPengamatan- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -17

Lampiran 4 :REKAP PENILAIAN PESERTAPELATIHAN DASAR PELAKUPNPM MANDIRI PERKOTAANNo Nama JabatanPost TestNilaiPengamatanRata-RataTotalRekomendasi18

BUKU KASREALISASI PENGGUNAAN DANA PELATIHAN DASAR FASILITATORTanggalUraianNomorBuktiPenerimaan Pengeluaran Sisa………………, ………………….Bendahara SNVT PBL ProvinsiPanitia PelaksanaKepala SNVT PBL Provinsi(________________________)(________________________)(________________________)19

BERITA ACARA PELAKSANAAN KEGIATAN PELATIHAN DASARProvinsiOC: _____________________: _____________________Pada hari ini ..................... tanggal ..................... bulan ..................... tahun ……………….……telah dilaksanakan kegiatan pelatihan dasar Fasilitator dari tanggal ……………… sampai tanggal…………………….., bertempat di ………………………, dengan rincian sebagai berikut :No Materi JumlahNo Jumlah Peserta L/PDemikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya, untuk digunakan sebagaimana mestinya.Yang membuat berita acara,Panitia Pelaksana,Team Leader KMW,Kepala SNVT PBL Provinsi(…………………………..)(…………………………..)(…………………………..)Format ini hanya contoh, dapat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan setempat20