konstitusie van die beheerliggaam laerskool emfulenipark

KONSTITUSIE VAN DIE
BEHEERLIGGAAM
LAERSKOOL EMFULENIPARK

INHOUDSOPGAWE
1. INLEIDING
2. DEFINISIES
3. VISIE EN MISSIE
4. MAGTE
5. FUNKSIES
6. SAMESTELLING
7. VERKIESING
8. PLIGTE
3.1 PLIGTE VAN DIE VOORSITTER
3.2 PLIGTE VAN DIE ONDERVOORSITTER
3.3 PLIGTE VAN DIE SEKRETARIS
3.4 PLIGTE VAN DIE TESOURIER
3.5 DIE PLIGTE VAN DIE FINANSIËLE BEAMPTE
9. KOMITEES
10. VERGADERINGS
11. JAARLIKSE ALGEMENE VERGADERING
12. VAKANTE POSTE IN DIE BEHEERLIGGAAM
13. VERANDERINGS AAN DIE KONSTITUSIE
2

1. INLEIDING
In terme van die Suid Afrikaanse Skole Wet (SASA) is Laerskool
Emfulenipark ‘n publieke skool. Dit beteken dat Laerskool Emfulenipark ‘n “
Juridiese persoon” met ‘n wetlike hoedanigheid is om funksies te verrig in
terme van die Suid Afrikaanse Skole Wet.
Die wet vereis dat elke publieke skool oor ‘n Beheerliggaam sal beskik wat die
basiese beginsels en reëls bepaal waarbinne die skool sal funksioneer.
Elke Beheerliggaam moet ‘n grondwet aanvaar (daaroor ooreenkom en dit
aanneem)
Die Beheerliggaam moet dan ooreenkomstig met sy grondwet optree en
funksioneer. Hy moet die reëls en beginsels van die grondwet gehoorsaam.
Die Beheerliggaam en sy grondwet is onderworpe aan die Grondwet van die
Republiek van Suid Afrika, die Suid Afrikaanse Skole Wet en enige toepaslike
wet van die provinsie.
Hierdie dokument is die goedgekeurde grondwet van die Beheerliggaam van Laerskool
Emfulenipark en definieër hoe die Beheerliggaam sal funksioneer.
LAERSKOOL EMFULENIPARK
POSADRES: FISIESE ADRES:
POSBUS 12030 Hoek van Fir- en Olienhoutstraat
LUMIER,
VANDEBIJLPARK,
1905
KONTAKBESONDERHEDE:
Telefoon: (016) 932 2010
Faks: (016) 932 5690
E-pos: emmies@mweb.co.za
2. DEFINISIES
Hierdie dokument maak van die volgende definisies gebruik:
Ouer Enige volwasse persoon wat wetiglik vir ‘n kind sorg
Leerder Enige persoon wat by ‘n skool ingeskryf is om onderrig
te word.
Opvoeder Enige persoon wat in diens van die skool is in terme van
die Wet op Diensvoorwaardes van onderwysers.
3

Nie-opvoeder ‘n Persoon wat in die diens van die skool is in ‘n
hoedanigheid anders as ‘n opvoeder.
Verkose Lid Enige persoon wat volgens die prosedures in hierdie
dokument verkies is.
Ex-officio Member Die hoof dien in die Beheerliggaam in sy amptelike
hoedanigheid.
Gekoöpteerde lid ‘n Persoon sonder stemreg wat gevra word om in die
Beheerliggaam te dien om ‘n gespesialiseerde diens te
verrig.
Juridiese persoon ‘n Groep mense wat deur die wet erken word en aan wie
bepaalde regte en verantwoordelikhede toegeken word.
3. VISIE EN MISSIE
4. MAGTE
Visie: ONS KINDERS IS GEREED
Missie: OM DOELGERIGTE OPBOUENDE ONDERRIG EN
OPVOEDING AAN ONS KINDERS OP ALLE TERREINE
INSLUITEND OP GEBIEDE VAN AKADEMIE, SPORT EN
KULTUUR TE BIED, SODAT HULLE GEREED IS VIR DIE
UITDAGINGS WAT DIE TOEKOMS VIR HULLE INHOU.
Die beheer van die skool in terme van die Suid Afrikaanse Skole Wet is in die
Beheerliggaam gesetel. Volgens die Suid Afrikaanse Skole Wet moet die
Beheerliggaam:
Die toelatingsbeleid van die skool bepaal.
Die taalbeleid van die skool opstel.
Die Godsdiensbeleid saamstel.
Die gedragskode vir leerders formuleer.
Die voorgeskrewe skoolgelde wat deur die ouers betaal moet word, in
te vorder.
Vrywillig aansluit by ligame wat Beheerliggame in publieke skole
verteenwoordig.
5. FUNKSIES
a. In terme van die Suid Afrikaanse Skolewet moet die Beheerliggaam:
i. Die beste belange van die skool bevorder en strewe na sy verdere
ontwikkelling.
ii. ‘n Konstitusie aanvaar.
iii. ‘n Visie en Missie stelling ontwikkel.
iv. ‘n Gedragskode vir leerders aanvaar.
v. Die hoof en onderwysers en ander personeel van die skool ondersteun
in die uitvoering van hul pligte.
4

vi. Die skooltye vasstel in ooreenstemming met die diensvoorwaardes van
die personeel.
vii. Die skool se eiendom, geboue en terrein administreer en beheer.
viii. Ouers, leerders, opvoeders en ander personeel aanmoedig om vrywillig
diens aan die skool te lewer.
ix. Aanbevelings maak by die Sekretaris (van die Provinsiale Departement)
vir die aanstelling van onderwysers, onderhewig aan die Wet op
Diensvoorwaardes vir onderwysers (1994), en die Wet op
Aarbeidsverhoudinge van 1995.
x. Aanbevelings maak by die Sekretaris (van die Provinsiale Departement)
vir die aanstelling van nie-onderwypersoneel, onderhewig aan die
Publieke Diens Wet (1994), en die Wet op Aarbeidsverhoudinge van
1995.
xi. Die skool se fasiliteite geredelik beskikbaar stel vir opvoedkundige
programme wat nie deur die skool aangebied word nie
xii. Minstens elke 3 maande vergader.
xiii. Notule hou van sodanige vergaderings.
xiv. Op versoek die notules beskikbaar stel aan die Departementshoof
wanneer hy dit versoek.
xv. Jaarliks ‘n begroting opstel.
xvi. ‘n Skoolfonds vestig en administreer waarin alle skoolfonds inbetaal
moet word.
xvii. Skoolgelde invorder wat ook vrywillige bydraes (kontant en anders)
insluit
xviii. ‘n Bankrekening open en in stand hou.
xix. ‘n Jaarlikse finansiële staat voorberei.
xx. Op versoek van ‘n belanghebbende persoon die jaarlikse finansiële
state beskikbaar stel vir inspeksie.
xxi. Jaarliks verslag lewer aan die ouers, kinders, opvoeders en ander
personeel.
xxii. Jaarliks vergaderings reël met die ouers, opvioeders en ander
personeel.
b. Hierdie Beheerliggaam het die volgende funksies in terme van Seksie 21 van
die Suid Afrikaanse Skole Wet ontvang:
Funksie A: Om die skool se eiendom, geboue en terrain in stand te hou en te
verbeter.
Funksie B: Om die skool se buitemuurse program te reel. (Toestemming is nog
nie verleen
nie).
Funksie C: Om handboeke, opvoedkundigemateriaal of uitrusting vir die skool
te koop.
Funksie D: Om vir dienste wat aan die skool gelewer word bv. Elektrisiteit te
betaal.
6. SAMESTELLING
Op grond van die leerlingtal is die Beheerligaam van Laerskool Emfulenipark as
volg saamgestel:
5

Tipe skool Hoof Opvoeders Ouers Nie –opvoeders Leerders Totaal
Primêre skool 1 2 5 1 0 9
7. VERKIESING
8. PLIGTE
a. Die LUR bepaal hoe die verkiesing moet plaasvind. Hy maak deur kennisgewing
in die provinsiale koerant die verkiesingsprosedures bekend.
b. ‘n Ouer wat in diens van die skool is mag nie in die Beheerliggaam dien nie.
c. Die Beheerliggaam mag ‘n lid koöpteer om te help met die uitvoering van die
Beheerliggaam se taak.
d. Die Beheerliggaam mag die eienaar van die eiendom wat die skool huisves
koöpteer of dan een van sy verteenwoordigers.
e. Gekoöpteerde lede het geen stemreg in die Beheerliggaam nie.
f. Die aantal ouer-lede moet altyd een meer wees as die gesamentlike aantal nieouer
lede in die Beheerliggaam.
g. Die Hoof van die skool lei die vergadering waar die Voorsitter vandie
Beheerliggaam verkies word.
h. Die dienstermyn van die van ‘n Beheerliggaamslid mag nie 3 jaar oorskrei nie.
i. Die dienstermyn van ‘n leerlinglid mag nie 1 jaar oorskrei nie.
j. ‘n Lid of ampsdraer mag herverkies word as sy/haar dienstermyn verstryk het.
a. Die Beheerliggaam moet uit sy eie geledere ampdraers verkies, wat die
Voorsitter, die Tesourier en Sekretaresse uitmaak.
b. ‘n Minderjarige lid van die Beheerliggaam mag nie ‘n kontrak namens die
Beheerliggaam sluit nie en mag ook nie aanspreeklik gehou word vir sy
lidmaatskap van die Beheerliggaam nie. Hy/sy mag nie vir resolusies stem wat
wetlike implikasies vir ‘n derde party of die skool het nie.
3.1 PLIGTE VAN DIE VOORSITTER
i. Slegs ‘n ouerlid wat nie in diens van die skool is nie, mag as voorsitter
van die Beheerliggaam dien.
ii. Die Voorsitter sal by alle vergaderings van Beheerliggaam die
voorsitterstoel beklee en saam met die Sekretaris vergaderings belê.
iii. Ander pligte behels:
1. Onderteken die Notules van die vorige vergadering na
goedkeuring.
2. Sien toe dat die vergadering ordelik verloop volgens
vergaderingsprosedures.
3. Moedig alle lede aan om deel te neem aan ‘n bespreking.
4. Wanneer nodig, laat lede stem oor mosies of voorstelle in die
Beheerliggaam.
5. Berei vir die volgende vergadering voor.
6

3.2 PLIGTE VAN DIE ONDERVOORSITTER
3.2.1 Die pos van onder-voorsitter word by Laerskool Emfulenipark
nie permanent gevul nie.
3.2.2 Indien die Voorsitter afwesig is of nie beskikbaar is nie, sal
iemand deur die Beheerliggaam aangewys word om die
Voorsitter te verteenwoordig.
3.3 PLIGTE VAN DIE SEKRETARIS
3.3.1 Hou noue kontak met die Voorsitter.
3.3.2 Behartig die korrespondensie soos nodig.
3.3.3 Belê vergaderings in samewerking met die Voorsitter.
3.3.4 Neem notule van vergaderings en sorg vir die veilige bewaring
van amptelike dokumente.
3.3.5 Notules moet voorsiening maak vir presensie, die aard van die
besprekings en besluite geneem.
3.3.6 Voorsien inligting en hulp soos deur die onderskeie lede
benodig word.
3.4 PLIGTE VAN DIE TESOURIER
3.4.1 Die teourier is hoofsaaklik verantwoordelik vir alle prosedures
en transaksies in verband met die skool se inkomste,
uitgawes en bates.
3.4.2 In die tweede helfte van die jaar moet die Tesourier in
samewerking met die Hoof en die Finansiële Beampte ‘n
begroting vir die volgende jaar voorberei en aan die
Beheerliggaam en ouers vir bekragtiging voorlê.
3.4.3 Ander pligte:
3.4.3.1 Verleen deurlopende ondersteuning en hulp aan
die finansiële beampte.
3.4.3.2 Kontroleer maandeliks die inkomste en uitgawes
van die skool.
3.4.3.3 Neem verantwoordelikheid vir die betaling van
die skool se rekeninge.
3.4.3.4 Sien toe dat die finansiële state maandeliks
voorberei en voorgelê word.
3.4.3.5 Onderhandel saam die skool se finansiële
beampte met die skool se prokureurs.
3.4.3.6 Lei die aanbieding van die volgendejaar se
begroting scenarios en finansies.
3.5 DIE PLIGTE VAN DIE FINANSIËLE BEAMPTE
3.5.1 Die Beheerliggaam sal ‘n Finansiële Beampte aanstel wat op ‘n
dag-tot-dag basis na die skool se finansies omsien.
3.5.2 Die pligte van die Finansiële Beampte word in die Finansiële
Beleid volledig uitgespel.
7

9. KOMITEES
a. Die Beheerliggaam mag:
i. Komitees saamstel insluitende ‘n Dagbestuur.
ii. Persone aanstel om in hierdie Komitees te dien op grond van sy/haar
kundigheid, maar ‘n lid van die Beheerliggaam moet die voorsitter wees
van sodanige komitees.
iii. By Laerskool Emfulenipark bestaan die volgende Komitees:
1. Finansiële Komitee Voorsitter: Mnr O Bosch
2. Sport Kommitee Voorsitter: Mnr L Greeff
3. Geboue & Fasiliteite Voorsitter: Mnr R Hamman
4. Akademie & Kultuur Voorsitter: Me E Hamman
5. Regs- & Dissiplinêre sake Voorsitter: Mnr S Meise
6. Bemarking Voorsitter: Mnr J Botha
iv. Die Dagbestuur bestaan uit die Voorsitter, die Tesourier ,
Sekretaresse, en Hoof
10. VERGADERINGS
1. Voorsiiter: Mnr PD Pretorius
2. Tesourier: Mnr Ockert Bosch
3. Sekretaresse: Me Magda van Tonder
4. Hoof: Mnr Boet Erasmus
5. Personeel : Me Hamman en Mnr Hamman
a. Die Beheerliggaam vergader so dikwels as wat omstandighededit mag vereis
maar minstens een maal ‘n kwartaal.
b. Die doel van elke vergadering is om aangeleenthede wat binne die
werksaamhede van die Beheerliggaam val, te oorweeg, te bespreek en besluite
daaroor te neem, na gelang van die geval.
c. Elke vergadering van die Beheerliggaam word gehou volgens die algemeen
aanvaarde en bekende reëls en beginsels van vergaderingprosedure in Suid
Afrika.
d. Alle lede wat ‘n vergadering van die beheerliggaam bywoon moet die presensie
register onderteken alvorens hulle die vergadering verlaat.
8

e. Die notule van elke vergadering word by die eersdaropvolgende vergadering vir
goedkeuring voorgelê. Indien ‘n notule deur die vergadering goedgekeur word,
word dit deur die Voorsitter en die Sekretaris onderteken. Tensy die teendeel
bewys word, word die notule as ‘n billike en korrekte weergawe van die
betrokke vergadering beskou.
f. ‘n Spesiale vergadering kan belê word mits minstens 4 lede skriftelik so ‘n
versoek rig.
g. Alle lede moet na so ‘n vergadering uitgenooi word.
h. ‘n Aparte vergadering sal minstens eenmaal ‘n jaar met die volgende
belanghebbende groepe gehou word:
i. Ouers
ii. Onderwysers
iii. Nie-onderwysers
i. Die dagbestuur vergader weekliks saam met die Bestuurspan van die skool.
j. Kennis geskied as volg:
i. ‘n Agenda sal minstens een week (5 werksdae) voor ‘n beplande
vergadering aan elke Beheerliggaamslid via sy kind/ers gestuur word.
ii. Indien die agenda nie betyds kan sirkuleer nie, sal die vergadering op ‘n
later datum moet plaasvind sodat die agenda wel betyds by elke lid
uitkom.
iii. Lede wat sake tydens die vergadering wil bespreek moet dus betyds
die besprekingspunt aan die Voorsitter deurgee asook die tyd wat hy
nodig het vir bespreking.
k. Die agenda moet die sake bevat wat onder bespreking gaan kom.Sake wat nie
op die agenda voorkom nie moet na ‘n volgende vergadering oorgedra word, of
kan op die daaropvolgende dagbestuurvergadering hanteer word.
i. Die agenda moet die volgende sake aanspreek:
Opening
Verwelkoming
Presensie
Goedkeuring van die vorige notule
Sake uit die notule
Nuwe sake
Datum van die volgende vergadering
l. ‘n Kworum is die helfte van die getal lede in die Beheerliggaam plus een. In ons
geval is ons 8 lede (die hoof uitgesluit) is sal 5 lede dus ‘n kworum vorm (die
hoof uitgesluit)
9

m. Indien ‘n kworum nie teenwoordig is nie, sal die vergadering 5 dae aanskuif en
sal die teenwordige lede (ongeag die aantal lede) as ‘n kworum geag word.
n. Wanneer sake bespreek word waaruit ‘n lid direk of indirek voordeel kan trek,
moet hy/sy homself/haarself verskoon van die vergadering.
o. Daar sal gepoog word om alle besluite eenparig te neem dit wil sê daar word
gepoog om konsus te bereik. Indien dit nie moontlik bleik te wees nie sal ‘n
geheime stemming word.
p. Indien daar ‘n staking van stemme is het die voorsitter die beslissende stem.
q. ‘n Stem kan slegs namens ‘n afwesige lid uitgebring word met vooraf
skriftelike toestemming van so ‘n afwesige lid.
r. Vertroulikheid is ononderhandelbaar. Om sensitiewe sake tydens ‘n
vergadering openlik te kan bespreek, is vertroulikheid ‘n voorvereiste. Sake
wat as vertroulik hanteer word, mag nie later (na afloop van die vergadering)
met enige iemand bespreek word nie. Daar sal streng opgetree word teen
oortreders. Opheffing van lidmaatskap is nie uitgesluit nie.
11. JAARLIKSE ALGEMENE VERGADERING
a. Dit word van die Voorsitter van die Beheerliggaam verwag om ten minste
eenmaal ‘n jaar ‘n algemene vergadering te belê
b. Alle ouers moet na die vergadering uitgenooi word. Ouers moet minstens 30
dae kennis kry van so ‘n vergadering.
c. Die doel van sodanige vergadering is:
i. Die meerderheid van ouers moet besluit of skoolgelde betaal moet
word.
ii. Die Tesourier sal ‘n begroting vir die volgende jaar voorberei en aan
die ouers voorlê vir goedkeuring.
iii. Elke voorsitter van ‘n komitee moet verslag lewer oor sy komitee se
aktiwiteite.
iv. Die Voorsitter sal verslag oor die algemene sake van die skool lewer.
v. ‘n Kworum by die Algemene Jaarvergadering sal ’n minimum van 50
ouers wees.
12. VAKANTE POSTE IN DIE BEHEERLIGGAAM
a. Poste kan in die Beheerliggaam vakant raak wanneer ‘n lid:
i. skriftelik bedank
10

ii. te sterwe kom
iii. se lidmaatskap opgehef word.
iv. 3 opeenvolgende vergaderings sonder ‘n redelike verskoning misloop.
v. se kind nie meer ‘n leerling van Laerskool Emfulenipark is nie.
b. BEDANKING:
i. Die volgende reëls geld:
1. Die bedanking moet skriftelik by die Voorsitter ingedien word.
2. Die bedankingsbrief moet die volgende aandui:
Die lid se naam
Die datum waarop die bedanking in werking tree.
Die rede vir bedanking
c. OPSKORTING VAN LIDMAATSKAP
i. Lidmaatskap kan in die volgende omstandighede beëindig word:
1. Wanneer ‘n lid se optrede vir die skool ‘n verleentheid word
(nie in die beste belang van die skool optree nie) kan die
Departementshoof hom/haar van sy pligte onthef.
2. In so ‘n geval sal die lid eers geleentheid kry om sy kant van die
saak te stel.
3. Indien ‘n lid se lidmaarskap opgeskort word, kan hy/sy
daarteen appelleer.
d. VULLING VAN VAKANTE POSTE IN DIE BEHEERLIGGAAM
i. Wanneer ‘n nie ouerlid sy pos ontruim, moet ‘n verkiesing plaasvind
volgens die staande reëls wat vir ‘n verkiesing geld.
ii. Indien ‘n ouerlid se pos vakant raak, mag ‘n ouer gekoöpteer word op
voorwaarde dat nie meer as 40% van die ouerlede gekoöpteerde lede is
nie.
iii. ‘n Ouer wat gekoöpteer is volgens regulasie 12.4.2 het dan ook stemreg
en bly lid van die Beheerliggaam vir die oorblywende termyn van die
Beheerliggaam.
13. VERANDERINGS AAN DIE KONSTITUSIE
a. Om veranderings aan die konstitusie aan te bring, geld die volgende reëls:
i. Iemand wat ‘n verandering aan die konstitusie wil laat aanbring moet so
‘n verandering skriftelik indien by die Voorsitter van die
Beheerliggaam.
ii. Dit moet minstens twee weke voor ‘n beplande vergadering onder die
lede sirkuleer.
iii. Op hierdie vergadering kan die verandering slegs bespreek word.
iv. Op die daarop volgende vergadering sal die finale besluit geneem word,
of die verandering aanvaar word al dan nie.
11

v. ‘n Twee derde meerderheid moet ten gunste van die verandering wees.
vi. In ons geval is 6 stemme ‘n twee derde meerderheid. Die verandering
sal dan as permanent geldend beskou word.
12