Praktijkwijzer 1 Werkorganisatie en taakverdeling van ... - LVG

Alle of alleen bepaalde administratieve taken kunnen artsgebonden worden verdeeld
en uitgevoerd in combinatie met die ‘dienst’ die zich daarvoor het beste leent.
De ‘bijspringdienst’ lijkt daarvoor het meest geschikt. Administratieve taken (zoals
boekhouding, specialistenbrieven, notulen) kunnen ook worden uitgevoerd door
een ‘specialist’ zoals een medisch secretaresse. Uitbreiding van de formatie is daarvan
al snel een consequentie.
Gespecialiseerde assistenten
Complexe medische taken worden uitgevoerd door gespecialiseerde assistenten die
daarvoor bepaalde dagdelen ter beschikking hebben. Zij verrichten deze taken ten
behoeve van patiënten van alle praktijken. Specialisaties lijken grotendeels in te
passen in de lab- en behandelkamerdienst. In verband met de continuïteit is het
wenselijk dat steeds twee assistenten zich specialiseren in een bepaalde taak.
Roulatie per week heeft organisatorisch gezien de voorkeur vanwege de grotere
continuïteit. Maar de werkbelasting van de assistenten tijdens met name de telefoondienst
is een belangrijk punt om rekening mee te houden.
Kleine parttime-aanstellingen
De bezetting kan vervolgens op maat gemaakt worden. Zo bieden bijvoorbeeld
(bijna) fulltime werkende assistenten mogelijkheden om de diensten zoveel mogelijk
te vullen en de continuïteit zoveel mogelijk te waarborgen. Het werkrooster is
eventueel passend te maken door parttime werkende assistenten. Het verdient aanbeveling
om kleine parttime verbanden te vermijden en het totale aantal parttimers
beperkt te houden. Bij veel parttime werkers zal ieder organisatieschema steeds
passen en meten blijven.
Om de benodigde assistentenformatie te beperken kan er met ‘vroege’ en ‘late’
diensten gewerkt worden. In het onderzoek troffen we nogal eens verspringende
begintijden aan van een half uur.
Inschatting van medische vragen
Taakspecialisatie voor balie of telefoon kent een aantal nadelen, ook al zijn sommige
gezondheidscentra heel tevreden met hun ‘receptioniste’ of ‘telefoniste’. Nadeel
is dat een receptioniste de veelal medische vragen onvoldoende kan inschatten
en de patiënt dus toch zal moeten doorsturen naar een assistente, met de kans op
‘dubbel werk’. Bovendien is er de kans op werkeloos toezien als er geen receptiewerk
is. Ook de werkplek stelt speciale eisen en vraagt om passende voorzieningen.
Informatie die een telefoniste via de telefoon van patiënten krijgt is belangrijk voor
het inschatten en plannen van afspraken. Een telefoniste die geen praktijkassistente
is, kan dat onvoldoende laten meewegen, met daarbij de kans op foutief inplannen
en op dubbel werk.
Meer mogelijkheden voor grotere praktijken
In grotere praktijken (meer dan 10.000 patiënten) heeft men meer mogelijkheden
tot verdere uitsplitsing in taken en/of indeling in units. Per unit is -een variant van-
het hiervoor beschreven model mogelijk. In kleinere praktijken (minder dan 8.000
patiënten) met minder bezetting zullen bij taakroulatie steeds taken moeten worden
samengevoegd die verschillende eisen aan inzetbaarheid stellen.
16 Werkorganisatie en taakverdeling van assistenten