Brochure Gunnen op reële prijs en risico's delen - ProRail

6
ProRail Gunnen voor een reële prijs en risico’s delen - versie 2.0
Eerste route: terugtrekregeling (initiatief bij opdrachtnemer)
De terugtrekregeling komt er op neer dat een inschrijver zijn aanbieding kan afkopen tot drie
dagen na publicatie van de inschrijfbedragen. De inschrijver is dan een afkoopsom verschuldigd.
Deze afkoopsom moet binnen 30 dagen zijn voldaan om de terugtrekking te effectueren: de
inschrijving wordt geacht ‘nooit te zijn gedaan’. De inschrijver die – op grond van de de gunningscriteria
– eerstvolgende is, komt nu in aanmerking voor gunning.
De precieze terugtrekregeling (inclusief afkoopsom) maakt deel uit van de aanbestedingsstukken.
Tweede route: Bass (initiatief bij ProRail)
De tweede route loopt via of analoog aan artikel 59 van het Bass. Dit artikel voorziet in een regeling
voor inschrijvingen die gezien de te verrichten werken, leveringen of diensten abnormaal
laag lijken (in verhouding tot de eigen ProRail-begroting). In zo’n situatie zal ProRail de
inschrijver(s) schriftelijk verzoeken om binnen een bepaalde termijn uitleg te geven over de
samenstelling van de inschrijving, voor zover niet reeds op voorhand duidelijk is waardoor de
inschrijving abnormaal laag is.
De door de inschrijver te verstrekken verduidelijking kan verband houden met:
a. de bijzondere doelmatigheid van het productieproces, de dienstverlening of het bouwproces
b. de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de
inschrijver kan profiteren voor de levering van producten, het verrichten van de diensten of
de uitvoering van de werken
c. de originaliteit van het ontwerp van de inschrijver
d. bijzondere bepalingen inzake arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden die gelden op
de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd
e. eventuele staatssteun aan de inschrijver.
ProRail zal de inschrijving(en) afwijzen als zij de verduidelijkingen niet, niet tijdig of niet volledig
ontvangt. Als de gevraagde verduidelijkingen er op tijd zijn, gaat ProRail met de inschrijver(s)
overleggen om de samenstelling van de inschrijving(en) te onderzoeken tenzij op voorhand
duidelijk is waardoor de inschrijving abnormaal laag is.
Dit onderzoek, respectievelijk, indien geen nader onderzoek nodig was, de bevindingen van
ProRail, kan tot verschillende conclusies leiden:
1. De inschrijver heeft een juist beeld van de hoeveelheid werkzaamheden en de kosten die hij
daarvoor moet maken, en hij kan goed uitleggen waarom zijn inschrijving zo laag is. In dat
geval zal ProRail de gunningsprocedure met inbegrip van de betreffende inschrijving verder
voortzetten.
2. De inschrijver lijkt zich bewust van de hoeveelheid werkzaamheden en de kosten ervan, maar
heeft een (al dan niet strategische) inschrijving gedaan waarvoor hij de betreffende werkzaamheden
naar het oordeel van ProRail niet (winstgevend of) kostendekkend kan uitvoeren.
ProRail respecteert de commerciële vrijheid van de inschrijver, voor zover er voor ProRail geen
afbreukrisico is. ProRail accepteert geen inschrijvingen die niet kostendekkend zijn en evenmin
tarieven die niet marktconform zijn. In dat geval wijst ProRail de betreffende inschrijving
af. Datzelfde geldt voor inschrijvingen met te weinig uren of te lage normen. ProRail zal in
andere gevallen een aanvullende overeenkomst met de inschrijver sluiten (op basis van de
regeling in de aanbestedingsstukken). Daarin staat dat het resultaat dat de inschrijver bij de
uitvoering van de opdracht – volgens ProRail – zal maken, geen reden vormt voor de inschrijver
om op enig moment de voortgang van de uitvoering van de opdracht te stagneren of
bijbetaling te verlangen. Vervolgens zal ProRail de gunningsprocedure – met inbegrip van de
betreffende inschrijving en de aanvullende overeenkomst – voortzetten. Als de inschrijver een
aanvullende overeenkomst weigert, zal ProRail hem alsnog aan zijn inschrijving houden.
ProRail zal de inschrijver dan schriftelijk expliciet wijzen op de financiële risico’s die hij bewust
neemt met zijn onherroepelijke aanbieding.
3. De inschrijver lijkt zich niet bewust van de hoeveelheid werkzaamheden en de kosten ervan.
In dat geval zal ProRail hem alsnog de gelegenheid bieden om gebruik te maken van een terugtrekregeling.
(Het spreekt voor zich dat de inschrijver zijn inschrijfprijs niet mag verhogen.)
Als de inschrijver de terugtrekregeling afwijst, dan maakt ProRail een eigen afweging van de