Bijlage betreft PvE nieuw gemeentehuis - raadbergen-nh.nl

7.3.1. Receptiefunctie
De receptiefunctie is volledig gescheiden van het callcenter. De receptionist(e) moet kunnen opereren als
gastvrouw/-heer, waarbij de volledige aandacht kan uitgaan naar de bezoeker, om hem of haar verder te
kunnen helpen naar behoefte. Voor de ruimtebehoefte wordt uitgegaan van 1 werkplek.
7.3.2. Wachtruimte
Via de receptie kunnen bezoekers voor de frontoffice direct doorlopen naar een wachtruimte in de
nabijheid van de balies. Daarbij wordt de privacy tussen wachtende burgers en balieafhandelingen
gewaarborgd. De wachtruimte wordt onder andere voorzien van een speelhoek voor kinderen, een
leestafel, een facility corner/pantry (koffie/thee en water), garderobes en een internetzuil. Te denken valt
hierbij aan lectuur en een pc met intranet (ook voor het downloaden van formulieren).
7.3.3. Callcenter
Het callcenter bevindt zich in de nabijheid van de receptiebalie, omdat daarmee roulatie van medewerkers
eenvoudig mogelijk is. Het callcenter is bovendien gesitueerd in een aparte ruimte, zodat privacy en
veiligheid gewaarborgd zijn. In het callcenter zijn drie werkplekken voor telefonisten opgenomen.
7.3.4. Publieksbalies en spreekkamers frontoffice
Er wordt voorzien in zes spreekkamers en vier publieksbalies, waarvan drie stabalies en één zitbalie (MIVA).
De balies zijn uniform en hebben dezelfde voorzieningen (PIN/kassa/PC etc.).
De zes spreekkamers betreffen: vier spreekkamers met een capaciteit van vier personen (2 ambtenaren, 2
bezoekers) en twee spreekkamers met een capaciteit van acht personen. Alle spreekkamers kunnen voor
zowel front- als backofficebesprekingen worden gebruikt. De spreekkamers voor acht personen zijn bij
voorkeur gesitueerd nabij de frontoffice én het vergadercentrum. De ondertrouwkamer kan worden
ondergebracht in een ‘gewone’ spreekkamer.
De materialisering van de spreekkamers is zodanig gekozen dat de privacy van de burger is gewaarborgd.
Van buitenaf is vast te stellen of de spreekkamer in gebruik is. De spreekkamers zijn toegankelijk vanaf de
publieke ruimte (centrale hal) en vanuit de backoffice. Deze kamers zijn zodanig ingericht dat de ambtenaar
niet langs de burger hoeft om de ruimte te verlaten.De ambtenaar kan de spreekkamer verlaten via een
deur naar de beveiligde zone (backoffice). Alle spreekkamers zijn voorzien van een stil alarm.
De digitalisering van dienstverlening neemt zienderogen toe en er wordt steeds meer op afspraak gewerkt.
Deze ontwikkelingen hebben invloed op het uiteindelijke aantal benodigde spreekkamers. Hier blijkt ook
wederom de noodzaak en eis dat de frontoffice zeer flexibel moet worden ingericht. Spreekkamers of
balies die straks niet meer nodig zijn, moeten eenvoudig kunnen vrijvallen aan een andere functie, zoals het
vergadercentrum of de centrale hal. De vormgeving van de balies en spreekkamers is flexibel van opzet,
zodat er relatief eenvoudig een spreekkamer kan worden omgebouwd naar balie en vice versa.
7661 nieuwbouw gemeentehuis en brandweerkazerne Bergen pagina 24 van 52
Programma van Eisen 7 juni 2012 bbn adviseurs