Verslag - Cour des comptes

50
Uit de vorige hoofdstukken bleek dat het verrekeningengedrag van W&Z voor verbetering vatbaar
is. Het Rekenhof ging daarom na of W&Z over coherente instructies, procedures en opvolgingssystemen
beschikt die een corrigerende werking hebben op het verrekeningen gedrag
van de afdelingen en of die het mogelijk maken het traject van de verrekeningen vanaf een
vroeg stadium op te volgen, o.a. met het oog op een beperking van de doorlooptijden.
6.1 Instructies, procedures en opvolgingssystemen
W&Z bezorgde het Rekenhof een overzicht van de instructies, procedures en opvolgingssystemen
waarover het beschikt om het verrekeningengedrag van de afdelingen te monitoren
en te remediëren.
IKZ-procedures
Het tijdig opmaken van ramingsstaten en verrekeningen is opgenomen in de IKZ-procedure
Opvolging uitvoering van het proces Investeren. In het kader van die procedure is een werkinstructie
in opmaak over contractwijzigingen, die o.m. voorschriften zal bevatten aangaande
de juridische principes en de administratieve regeling van verrekeningen.
Dienstorders
Dienstorder W&Z/COO 2006/06 van 20 oktober 2006 bevat een aantal maatregelen om vertragingen
bij de betaling van meerwerken en de daaraan verbonden verwijlinteresten terug te
dringen (zie 5.4).
Met dienstorder W&Z/2008/04 van 28 januari 2008 werden nadere instructies gegeven om
het principieel akkoord aan te vragen voor de uitvoering van meerwerken waarvan de goedkeuring
de bevoegdheid van het afdelingshoofd overschrijdt.
Dienstorder W&Z /2010/5 van 9 september 2010 bevat een aantal maatregelen voor het omgaan
met bisstaten.
Instructies
Om de voorstellen aan de raad van bestuur, gedelegeerd bestuurder of algemeen directeur
degelijk te onderbouwen, werden binnen W&Z instructies uitgevaardigd (Hoofdlijnen procedures)
over het stramien dat in de begeleidende nota’s moet worden gevolgd. De instructies
gelden ook voor de nota’s waarin verrekeningen ter goedkeuring worden voorgelegd. De
verplichte rubrieken moeten ervoor zorgen dat de nodige elementen zijn overwogen om de
beslissing te nemen en dat de verrekening op technisch, juridisch en budgettair vlak wordt
verantwoord.
Opvolgingsystemen
Een globaal opvolgingssysteem om het traject van de verrekeningen op te volgen is binnen
W&Z niet beschikbaar. Elke territoriale afdeling heeft wel haar eigen methodes en interne
afspraken om de afhandeling van de verrekeningen op te volgen.
Rapporterings- en ondervragingsmogelijkheden gegevensbanken
Tot nu toe zijn bij W&Z geen gegevensbanken beschikbaar die het mogelijk maken de verrekeningen
tijdens de uitvoering op te volgen. De huidige Delta-applicatie registreert voor de