verslag werkzaamheden 2001 werkprogramma 2002 - Europa

VERTAALBUREAU VOOR 

DE ORGANEN 

VAN DE EUROPESE UNIE 

VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2001 

& 

WERKPROGRAMMA 2002 

NL

Op onze internetsite vindt u nog veel meer informatie 

(http://www.cdt.eu.int)

VERTAALBUREAU VOOR 

DE ORGANEN 

VAN DE EUROPESE UNIE 


& 


Luxemburg - vestigingsplaats van het Vertaalbureau 

Bâtiment Nouvel Hémicycle • 1 rue du Fort Thüngen • L-1499 LUXEMBOURG Kirchberg • Tél.: 352/ 42 17 11-1 • Fax: 352/ 42 17 11-220 • E-mail: cdt@cdt.eu.int 

L. Rigaux

INHOUDSOPGAVE 

VOORWOORD 

Door de heer B. McCluskey 


HOOFDSTUK 1 INLEIDING 

HOOFDSTUK 2 RAAD VAN BESTUUR 

A. Functioneren 

B. Besluiten en beleidslijnen 

C. Essentiële dossiers 

HOOFDSTUK 3 VERTALING EN BIJBEHORENDE ACTIVITEITEN 

A. Overzicht 

B. Externe vertaling 

C. De kwaliteit van het vertaalwerk 

HOOFDSTUK 4 BETREKKINGEN MET ANDERE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN 

A. Interinstitutionele activiteiten 

B. Gezamenlijk ontwikkelde projecten 

HOOFDSTUK 5 FUNCTIONEREN VAN HET VERTAALBUREAU 

A. Beheer van hulpbronnen en middelen 

B. Informatica 

C. Voorlichtingsactiviteiten 

HOOFDSTUK 6 ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER 

A. Ontvangsten 

B. Uitgaven 

BIJLAGEN 

I Overzicht leden raad van bestuur 

II t/m VIII Statistische gegevens vertaling 

IX Personeelsformatie van het Vertaalbureau 

X Organigram 

XI Verlenging van contracten, herinschaling en bevordering 

XII Statistische gegevens over het personeel 

XIII Werkschema 

XIV Belangrijkste toepassingen en hun interacties 

XV Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1997-2001 

XVI Financiële balans 2001 

VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN 2001 

2


HOOFDSTUK 1 INLEIDING 

HOOFDSTUK 2 DOELSTELLINGEN EN STRATEGIE 

A. Taken van het Vertaalbureau 

B. Activiteiten van het Vertaalbureau 

C. Functioneren van het Vertaalbureau 

HOOFDSTUK 3 BEHEER VAN MIDDELEN 

A. Personeelszaken en administratie 

B. Financiën en beheer van aanbestedingen 

C. Technische hulpmiddelen 

HOOFDSTUK 4 PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 2002/2006 

BIJLAGEN 

A. Doelstellingen voor de taken van het Vertaalbureau 

B. Doelstellingen voor de activiteiten van het Vertaalbureau 

C. Gevolgen van de uitbreiding 

I Werklast uitgedrukt in bladzijden 2002-2006 

II Bijdragen in euro 2002-2006 

III Programma aanbestedingen 

IV Personeelsformatie 2003-2006 

V Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 2002-2006 

VI Gevolgen van de uitbreiding 

VII gevolgen van de uitbreiding voor de jaarlijkse werklast 

VIII Gevolgen van de uitbreiding voor de jaarlijkse bijdragen 


3

VOORWOORD 

Dhr. B McCluskey 

Voorzitter van de raad van bestuur 

In 2001 heeft het Vertaalbureau zijn positie temidden van de vertaaldiensten van de EU verstevigd met 

een toename in het aantal vertaalde bladzijden van ongeveer 10%. Het aantal personeelsleden is 

evenwel met minder dan 7% toegenomen, van 130 naar 139, met desalniettemin een constante 

toename in de productiviteit. Een ander verheugend aspect betrof een verdere verbetering van het 

percentage betreffende de naleving van de deadlines, dit steeg van 96,6% naar 97,6% van alle 

behandelde documenten. 

Alle samenwerkingsovereenkomsten die in de loop van 2001 afliepen, werden verlengd en twee 

belangrijke nieuwe cliënten, de Europese Investeringsbank en het Hof van Justitie van de Europese 

Gemeenschappen, werden toegevoegd aan de lijst cliëntorganisaties waaraan het Vertaalbureau zijn 

diensten verleend. 

In navolging op de publicatie eind 2000 van het externe evaluatieverslag heeft het Vertaalbureau een 

driejarig actieprogramma voor het interne management opgesteld teneinde het kwaliteitsbewustzijn op alle 

niveaus te vergroten. Dit weerspiegelt de opvatting dat de kwaliteit van de dienstverlening aan de cliënt 

afhankelijk is van de samenwerking van alle afdelingen en niet alleen van de activiteiten in de “frontlinie”. 

Het Vertaalbureau legt nadruk op het belang dat het hecht aan kwaliteitsvraagstukken en heeft een 

uiterst succesvolle seminar georganiseerd met als titel “Quality – a measurable deliverable?”. Aan deze 

seminar hebben leden van het personeel, cliënten, externe vertalers en vertegenwoordigers van de 

vertaaldiensten van de EU-instellingen en -organen deelgenomen. Viviane Reding, Europees 

Commissaris belast met onderwijs en cultuur, zette de toon door de diversiteit in benadering van deze 

kwestie te onderstrepen. 

In 2002 zal het Vertaalbureau zijn streven naar excellentie versterken door op rigoureuze wijze zijn 

interne procedures te analyseren en prioriteiten te stellen voor actiemaatregelen. Dit gebeurt in 

aanvulling op de follow-up van het externe evaluatieverslag dat niet alleen de interne organisatie van 

het Vertaalbureau betreft maar ook het regelgevende kader waardoor het bereik van de 

werkzaamheden van het Vertaalbureau en zijn financieel beheer worden bepaald. 

Hoewel het aantal te vertalen merken voor het Harmonisatiebureau in Alicante naar alle waarschijnlijkheid 

in 2002 zal afnemen, wordt voor het komende jaar geen belangrijke wijziging in de algehele werklast van 

het Vertaalbureau verwacht aangezien nieuwe cliënten, zoals de Europese Voedselautoriteit en het 

Europees Agentschap voor maritieme veiligheid, deze afname naar verwachting zullen compenseren. Tot 

besluit zijn er tekenen dat in 2002 eindelijk voortgang geboekt zal worden in de onderhandelingen met de 

Luxemburgse autoriteiten op het gebied van de permanente vestiging van het Vertaalbureau. Het is van 

wezenlijk belang dat deze onderhandelingen tot een succesvol einde worden gebracht vóór de 

eerstvolgende uitbreiding van de EU die gepland is voor januari 2004. 


4

HOOFDSTUK 1 

INLEIDING 

In het jaar 2001 heeft het Vertaalbureau zijn werkzaamheden in lichte mate uitgebreid; in de 

werklast kwam dit tot uitdrukking in een toename van het aantal bladzijden van 261 454 in 2000 

tot 287 934 in 2001, ofwel 26 480 bladzijden (10,1%) extra. In de bijlagen II tot en met VII bij dit 

verslag treft u een gedetailleerd overzicht aan van alle gegevens met betrekking tot de 

ontwikkeling van de vertaalwerkzaamheden, maar het is zinvol hier reeds de voornaamste 

karakteristieken van het afgelopen jaar te vermelden. 

1. Forse uitbreiding van het aantal te vertalen Gemeenschapsmerken voor het 

Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) in Alicante, van 

182 266 bladzijden in 2000 naar 211 762 in 2001, ofwel 29 496 bladzijden (16,2%) extra, en 

een geringe afname van het aantal te vertalen documenten van 79 188 bladzijden in 2000 naar 

76 172 bladzijden in 2001, ofwel een daling van 3 016 bladzijden (3,8%). 

2. Uit deze cijfers spreekt een veranderende tendens wat betreft de relatieve afname van het 

aantal te vertalen merken, die zich in de voorgaande begrotingsjaren had ingezet: 

WERKZAAMHEDEN 1998 1999 2000 2001 

% te vertalen documenten 21,9 27,6 30,3 26,5 

% te vertalen merken 78,1 72,4 69,7 73,5 

TOTAAL 100 100 100 100 

Uit bijlage IV, waarin de kwartaalontwikkeling van de vertaalwerkzaamheden is weergegeven, 

blijkt dat de vertaling van de merken haar hoogste niveau heeft bereikt in het derde kwartaal 

van 2001; dit lijkt te stroken met de algemene ontwikkeling van de economische activiteit in 

Europa. De aanvragen voor inschrijving van Gemeenschapsmerken lijken de schommelingen 

in de economische conjunctuur redelijk trouw te volgen, zodat gevreesd kan worden dat de 

tegen het eind van 2001 waargenomen daling in de vertaling van de merken zich in 2002 zal 

voortzetten, ten minste voor de duur van drie tot zes maanden. 

3. Net als in de voorgaande jaren fluctueerde in 2001 het aantal vertaalaanvragen van de cliënten 

van het Vertaalbureau: van flinke dalingen (EMA - Kopenhagen, ETF - Turijn, AESS - Bilbao), 

tot aanmerkelijke stijgingen (Kamer van beroep van het BHIM - Alicante, CEDEFOP - 

Thessaloniki, ECB - Frankfurt, Rekenkamer - Luxemburg). Binnen deze twee uitersten was er 

sprake van een hele reeks minder grote veranderingen in opwaartse zin (EFIL - Dublin, EUMC 

- Wenen, OEDT - Lissabon) en neerwaarts (OCVV - Angers, EMEA - Londen, Europol – Den 

Haag). Deze schommelingen zijn het logische gevolg van de ontwikkeling van de 


5

werkzaamheden van de cliënten van het Vertaalbureau en van een andere prioriteitenstelling 

in hun jaarlijkse werkprogramma. Het Vertaalbureau dat de werkzaamheden van zijn cliënten 

van nabij volgt, heeft deze fluctuaties zonder problemen kunnen opvangen en gedurende het 

hele jaar een redelijk constant werkvolume kunnen waarborgen. 

4. Het is onder andere mogelijk geweest om het werkvolume het hele jaar door op een relatief 

constant niveau te houden, doordat voortdurend gezocht wordt naar een evenwicht tussen 

intern door het personeel van het Vertaalbureau verrichte vertalingen en aan externe vertalers 

uitbestede vertalingen. Ook al is de totale werklast voor aan externe vertalers en freelancevertaalbureaus 

uitbestede vertalingen enigszins toegenomen van 121 033 bladzijden in 2000 

tot 124 809 bladzijden in 2001, ofwel 3 775 bladzijden (3,1%) extra, het aandeel van de in 

totaal uitbestede werklast is licht gedaald van 46,3% in 2000 naar 43,3% in 2001. 

Om het hoofd te bieden aan de met 10,1% toegenomen vraag heeft het Vertaalbureau zijn 

personeelsformatie in 2001 weliswaar uitgebreid, maar in veel geringere mate dan door de 

raad van bestuur in de jaarlijkse begroting was toegestaan. Zoals weergegeven in bijlage IX 

heeft het Vertaalbureau 139 van de toegestane 158 posten bezet, hetgeen betekent dat in 

totaal 19 posten in de verschillende categorieën vacant zijn, te weten 11 A/LA-posten en 8 Ben 

C-posten (ondersteunend personeel). De personeelsformatie van het Vertaalbureau is 

bijgevolg in 2001 met 9 posten (6,9%) uitgebreid van 130 naar 139 bezette posten; deze 

uitbreiding is proportioneel minder groot dan de toename van de werklast, hetgeen een 

gunstige uitwerking heeft gehad op de productiviteit, die opnieuw is gestegen in het geval van 

de vertalers (toename van 3 681 bladzijden per LA in 2000 tot 3 877 bladzijden per LA in 

2001), maar ook wanneer de totale personeelsformatie van het Vertaalbureau wordt 

beschouwd (van 1 982 bladzijden per persoon in 2000 naar 2 038 bladzijden in 2001). Nadere 

bijzonderheden over deze ontwikkeling kunt u vinden in bijlage XV bij dit verslag van de 

werkzaamheden. Ook wat betreft de inachtneming van de deadlines die tussen de cliënten en 

het Vertaalbureau overeengekomen zijn, is een zekere verbetering bereikt in het afgelopen 

begrotingsjaar, zoals blijkt uit bijlage VIII: van de in totaal 11 600 in 2001 vertaalde 

documenten konden er 11 327 op de door de cliënten vastgestelde datum worden verstrekt, 

ofwel in 97,6% van de gevallen; dit betekent een lichte verbetering ten opzichte van het in 

2000 bereikte cijfer van 96,6%. Het Vertaalbureau spreekt opnieuw zijn dank uit aan zijn 

personeel en externe medewerkers, zonder wier inzet en vakbekwaamheid het niet mogelijk 

zou zijn geweest tot deze bevredigende resultaten te komen. 

Tot besluit moet worden opgemerkt dat het Vertaalbureau in de loop van het jaar 2001 twee 

nieuwe samenwerkingsovereenkomsten is aangegaan, respectievelijk met de Europese 

Investeringsbank en met het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen. Bovendien zijn 

alle aflopende samenwerkingsovereenkomsten, te weten die met het Harmonisatiebureau voor de 

Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen), het Europees Centrum voor de ontwikkeling van 

de beroepsopleiding, de Europese Rekenkamer en het Comité van de regio’s, met wederzijdse 

instemming verlengd. Het Vertaalbureau spreekt zijn dank uit aan alle bestaande en nieuwe 

cliënten voor het vertrouwen dat zij steeds weer in het Vertaalbureau stellen. 


6

A. FUNCTIONEREN 

HOOFDSTUK 2 

RAAD VAN BESTUUR 

De raad van bestuur, het controlerend orgaan van het Vertaalbureau, bestaat uit een 

vertegenwoordiger van elke lidstaat en van elke organisatie of instelling die een overeenkomst 

met het Bureau heeft gesloten, alsmede uit twee vertegenwoordigers van de Europese 

Commissie. Sinds in 2001 twee nieuwe samenwerkingsovereenkomsten zijn ondertekend, 

bedraagt het aantal organisaties en lidstaten dat in de raad van bestuur vertegenwoordigd is 33. 

In de loop van 2001 heeft een groot aantal nieuwe benoemingen en verlengingen van mandaten 

plaatsgevonden. Zo vond voor 53% van de leden en hun plaatsvervangers benoeming of 

verlenging plaats voor een periode van drie jaar. Een ledenlijst van de raad van bestuur is 

opgenomen in bijlage I. 

Het secretariaat van de raad van bestuur heeft ervoor gezorgd dat de organisatie van de XIV DE en 

XV DE vergadering van de raad van bestuur, die op respectievelijk 30 maart en 26 oktober 2001 

werden gehouden, voorspoedig is verlopen. Daarnaast heeft het secretariaat een schriftelijke 

raadpleging van de leden georganiseerd over de aanbevelingen op reglementair gebied van de 

externe consultant die belast was met de opstelling van het evaluatieverslag over het 

Vertaalbureau. Ten slotte hebben de leden via de schriftelijke procedure drie ontwerpbesluiten 

voorgelegd gekregen (ontwerpbegroting voor het begrotingsjaar 2002, lijst met conclusies van de 

raad van bestuur betreffende het evaluatieverslag en datum van de XVI DE vergadering). 

B. BESLUITEN EN BELEIDSLIJNEN 

De besprekingen en besluiten van de raad van bestuur hadden betrekking op de volgende 

onderwerpen: 

1. Financiën en begroting 

Verslag van de Rekenkamer over de financiële staten van 1999 en besluit tot het verlenen van 

kwijting aan de directeur. 

Goedkeuring van de gewijzigde en aanvullende begroting van 2001. 

Goedkeuring van de begroting van 2002. 

2. Algemene richtlijnen 

Het verslag over de werkzaamheden in 2000 en het werkprogramma 2001 zijn goedgekeurd 

op basis van de door de directeur van het Vertaalbureau ingediende voorstellen. 


7

De raad van bestuur heeft zich uitgesproken tegen het sluiten van een overeenkomst tussen 

de Commissie en het Vertaalbureau betreffende de financiering van de pensioenregeling voor 

de functionarissen van het Vertaalbureau. De reden hiervoor is dat er gezien de huidige 

statutaire bepalingen onvoldoende rechtsgrond voor een dergelijke overeenkomst bestaat. 

Verschillende ter informatie aangeboden dossiers zijn behandeld. Dit betrof onder andere het 

document van het Vertaalbureau over de procedures die toegepast worden voor de 

aanwerving van tijdelijk functionarissen, het voorstel van het Vertaalbureau inzake het 

benoemingenbeleid, de statistieken betreffende het personeel van het Vertaalbureau, de 

benoeming van een verantwoordelijke voor gegevensbescherming en het standpunt van het 

Vertaalbureau inzake telewerken. 

C. ESSENTIËLE DOSSIERS 

Twee belangrijke dossiers zijn aan een zeer uitgebreid onderzoek onderworpen. Het eerste - 

steeds terugkerende - dossier betreft de definitieve huisvesting van het Vertaalbureau, het tweede 

heeft betrekking op het door een externe consultant opgestelde evaluatieverslag over het 

Vertaalbureau. 

1. Huisvestingssituatie 

Net als in de voorgaande vergaderingen hebben de besprekingen over dit dossier tijdens de 

vergadering van 30 maart 2001 niet tot concrete vorderingen geleid. In het verslag dat de 

directeur in opdracht van de raad van bestuur heeft opgesteld, heeft hij nadrukkelijk gewezen op 

het uitblijven van een officiële bevestiging van de Luxemburgse autoriteiten met betrekking tot de 

beleidsplannen die de vertegenwoordiger van het Groothertogdom Luxemburg in de vergadering 

van oktober 2000 had aangekondigd. Deze plannen behelsden de bouw van een nieuw 

onderkomen voor het Vertaalbureau in Hamm. Tijdens de vergadering van oktober 2001 werd 

vastgesteld dat de situatie nauwelijks veranderd was. De Luxemburgse vertegenwoordigers 

hebben niettemin de verzekering gegeven dat het project zal worden voortgezet, waarbij zij erop 

gewezen hebben dat dit regeringsbesluit onderworpen is aan een wetgevingsprocedure. Ze 

hebben tevens beloofd dat ze de bevoegde instanties op de hoogte zullen brengen van het feit dat 

het Vertaalbureau extra kantoorruimte nodig heeft om te kunnen anticiperen op de geplande 

aanwervingen, in afwachting van de oplevering van het gebouw in Hamm. 

In zijn conclusie sprak de raad van bestuur met nadruk de wens uit dat het gastland zijn 

toezeggingen zou bekrachtigen en dat dit project spoedig tot een goed einde zou worden 

gebracht. 

2. Evaluatieverslag over het Vertaalbureau 

Eind 2000 is het initiatief genomen tot het opstellen van een evaluatieverslag in het kader van het 

voorbereidend onderzoek van de raad van bestuur betreffende een eventueel heronderzoek van 

de wijze van functioneren van het Vertaalbureau, overeenkomstig artikel 19 van de 

oprichtingsverordening. Het externe evaluatieverslag is op 30 maart 2001 gepresenteerd. Tijdens 


8

deze eerste bespreking vestigde de raad van bestuur de aandacht op de over het geheel 

genomen positieve waardering van de auditor, die zijn analyse rond twee hoofdlijnen had opgezet, 

namelijk het reglementaire kader en de interne organisatie van het Vertaalbureau. 

Om alle door de consultant opgestelde aanbevelingen uitgebreid te onderzoeken besloot de raad 

van bestuur enerzijds zijn leden schriftelijk te raadplegen over de op reglementair gebied 

uitgebrachte adviezen en anderzijds het Vertaalbureau opdracht te geven tot het opstellen en 

uitwerken van een actieprogramma op basis van de aanbevelingen inzake het interne beleid van 

het Vertaalbureau. Deze twee activiteiten werden in de loop van 2001 afgerond en leidden tot een 

nieuwe discussie tijdens de tweede vergadering. Hierbij werd ingestemd met de voorstellen die 

het Vertaalbureau in zijn actieprogramma geformuleerd had. Het bleek echter niet mogelijk de 

conclusies van de raad van bestuur over het evaluatieverslag definitief vast te stellen. Dankzij de 

vorderingen die tijdens de bespreking gemaakt zijn, hebben de leden in november 2001 echter 

wel via de schriftelijke procedure een ontwerpbesluit voorgelegd gekregen. Vanwege de 

fundamentele bezwaren die sommige leden tegen een van de aanbevelingen uitten, heeft deze 

procedure echter niet tot resultaat geleid. Dientengevolge heeft de voorzitter van de raad van 

bestuur besloten dit dossier op de agenda van de vergadering van maart 2002 te plaatsen. 


9

A. OVERZICHT 

1. De ontwikkeling van de werkzaamheden 

HOOFDSTUK 3 

VERTALING EN BIJBEHORENDE ACTIVITEITEN 

De werklast voor vertaling (documenten en Gemeenschapsmerken) uitgedrukt in het aantal 

vertaalde bladzijden is in 2001 opnieuw toegenomen: 

Jaar Totaal aantal 

bladzijden 

1995 

20 204 

1996 

40 899 

1997 

122 106 

1998 

199 118 

1999 

223 990 

2000 

261 454 

2001 

287 934 

Verschil in bladzijden Verschil in % 

-- 

+ 20 695 

+ 81 207 

+ 77 012 

+ 24 872 

+ 37 464 

+ 26 480 

-- 

+ 102,4 

+ 198,6 

+ 63,1 

+ 12,5 

+ 16,7 

+ 10,1 

Dit resultaat ligt iets hoger dan de verwachtingen in het jaarlijkse werkprogramma, waarin een 

toename van circa 5% was voorzien. Om aan deze vraag te kunnen voldoen, heeft het 

Vertaalbureau ook dit jaar een beroep gedaan op een team van interne vertalers, alsmede op 

externe vertalers. In totaal zijn 124 808 bladzijden door externe vertalers en 163 126 bladzijden 

door interne vertalers vertaald. 

De verdeling tussen documenten en Gemeenschapsmerken valt ook in 2001 ruimschoots in het 

voordeel van de Gemeenschapsmerken uit, die ongeveer 73% van de totale omvang 

vertegenwoordigen, ofwel 211 762 bladzijden (zie bijlage II). Daarnaast dient gewezen te worden 

op het toegenomen aantal aanvragen van verschillende andere cliënten van het Vertaalbureau. 

Dit betreft de Europese Rekenkamer (+195%), de Europese Centrale Bank (+100%), het 

Harmonisatiebureau voor de Interne Markt – documenten (+33%) en het Europees 

Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (+10%). Bijlage III van dit verslag bevat een 

gedetailleerde vergelijking per cliënt tussen 2000 en 2001. 

Wat de onderverdeling naar talen betreft concentreert de vraag zich nog steeds in meerderheid 

rond de 11 officiële talen van de Europese Unie. De overige talen (Russisch, Noors, enzovoort) 


10

vertegenwoordigen 1 427 bladzijden. Dit aantal ligt iets onder het niveau van het voorgaande jaar, 

dat 1 545 bladzijden bedroeg (zie bijlage V). 

2. De organisatie van de interne hulpbronnen 

De afdeling Vertaling is opgebouwd rond drie secties. De sectie Vertaling bestond op 

31 december 2001 uit 62 vertalers en is veruit het grootste team van het Vertaalbureau. Sommige 

van deze vertalers bekleden tevens de functie van taalcoördinator (in principe één taalcoördinator 

per cliënt van het Vertaalbureau). Als contactpersoon vervullen zij een sleutelrol in de uitwisseling 

van informatie (terminologie, referentiedocumenten, follow-up van de vertaalwerkzaamheden, 

enzovoort) en dientengevolge ook in de verbetering van de kwaliteit. In het kader van deze 

werkzaamheden leveren zij een actieve bijdrage aan het opstellen van handleidingen voor de 

vertaling van documenten van het agentschap of de organisatie waarvoor zij als contactpersoon 

optreden. 

De sectie Centrale planning bestaat in totaal uit 14 medewerkers. Deze sectie is belast met het 

beheer van de vertaalaanvragen en omvat bovendien een team dat zich met opmaak bezighoudt, 

evenals een eenheid referentiedocumenten. Deze laatste groep, die eind 2001 is opgericht, heeft 

als taak: 

- ondersteuning te bieden bij het voorbereiden van de documenten die benodigd zijn voor zowel 

externe als interne vertalingen, 

- assistentie te verlenen aan vertalers bij het opzoeken van documenten, 

- referentiedocumenten op te vragen bij de verschillende agentschappen en organen, 

communautaire instellingen, internationale organisaties, enzovoort, 

- documentatiedossiers voor te bereiden en samen te stellen. 

De activiteiten van de twee andere secties van de afdeling, de secties Externe vertaling en 

Kwaliteitsbeheer, worden uitvoerig besproken onder de punten B en C van dit hoofdstuk. Ten 

aanzien van de sectie Kwaliteitsbeheer kan opgemerkt worden dat deze sectie eind 2001 tot de 

directie is toegetreden. Met deze verandering wordt het accent gelegd op de kwaliteit van het 

gehele dienstenpakket van het Vertaalbureau. 

De bibliotheek, die eveneens deel uitmaakt van de afdeling Vertaling, heeft in 2001 het 

verzamelen van documenten die nuttig zijn voor de activiteiten van het Vertaalbureau voortgezet. 

In dit verband heeft de bibliotheek alle documentatie die dagelijks binnenkomt, zowel op papier als 

in elektronische vorm, in een index opgenomen en deze ter beschikking gesteld van het gehele 

personeel. Hierbij is rekening gehouden met de beschikbare talenversies en de behandelde 

onderwerpen. De bibliotheek heeft meer dan 400 woordenboeken en gespecialiseerde werken 

besteld en gevolg gegeven aan bijna 300 verzoeken, waarbij het voornamelijk ging om 

bibliografische zoekopdrachten en zoekopdrachten via interne en externe databases. 


11

3. De ontwikkeling van de technische hulpmiddelen 

In de loop van het jaar 2001 heeft de afdeling Vertaling twee systemen voor het beheer van de 

werkstroom in gebruik genomen, namelijk het systeem Flosys voor de documenten en het 

systeem Nemo voor de Gemeenschapsmerken. Tevens is een aparte server ontwikkeld voor de 

vertaling in vier talen van vertrouwelijke documenten van Europol. 

a. Het systeem Flosys 

Flosys is in augustus 2001 in gebruik genomen. Ondanks enkele kleine problemen in de 

opstartfase is dit systeem overwegend goed ontvangen door de betrokken personeelsleden 

(vertalers, personeel van de secties Centrale planning en Externe vertaling). Dankzij dit 

systeem kan de transmissie van alle documenten (met uitzondering van vertrouwelijke 

documenten) in elektronische vorm plaatsvinden en kunnen de procedures voor de 

gegevensuitwisseling tussen de diensten geautomatiseerd worden. 

Dit systeem omvat de volgende fasen van de werkstroom: 

- ontvangst van de documenten, 

- verspreiding: intern of naar freelancers, 

- opmaak of uitlijning vóór vertaling (indien nodig), 

- interne vertaling of revisie (in voorkomende gevallen), 

- opmaak na vertaling, 

- verzending naar de cliënt. 

Afgezien van de tijdwinst is het voordeel van Flosys dat de planning beter gestuurd kan 

worden en dat de overige diensten optimaal geïntegreerd kunnen worden. Door het werk van 

de groep Translator’s Workbench in dit systeem voor het beheer van de werkstroom op te 

nemen is een toename van het aantal specialisaties gerealiseerd van 10 tot 16. Het aantal 

vertaalgeheugens (databases die bestaan uit zinnen die vertaald zijn uit een brontaal in een 

doeltaal) is toegenomen tot 192 en het aantal ingevoerde eenheden (zinnen met bijbehorende 

vertaling) tot 1 100 100. De 35 geheugens van Europol met 180 000 ingevoerde eenheden 

dienen hier nog aan toegevoegd te worden. 

b. Het systeem Nemo 

De ontwikkeling van een nieuw systeem voor het beheer van de werkstroom en de vertaling 

van de Gemeenschapsmerken (Nemo) is in 2001 voltooid. Met dit project was in 1999 een 

aanvang gemaakt, toen duidelijk werd dat de logistieke en technische grenzen van de 

gangbare procedures voor het beheer en de voorbewerking van de Gemeenschapsmerken in 

het Vertaalbureau bereikt waren. De uitvoering van dit project is aan een externe contractant 

toevertrouwd. Tot begin 2001 vonden twee testronden van prototypen plaats, waarmee de 

belangrijkste functies van het systeem geëvalueerd konden worden. Vanwege de eisen ten 

aanzien van stabilisering en verbetering van de prestaties van de beheersmodules voor de 

werkstroom kon het systeem Nemo voor de verwerking van de Gemeenschapsmerken echter 

pas begin september 2001 in gebruik worden genomen. 


12

Dankzij het systeem Nemo kon de interne werkstroom die met de vertaling van de merken 

samenhangt door het Vertaalbureau aanzienlijk gestroomlijnd worden. De verwerking van de 

merken is altijd al een ingewikkelde taak geweest vanwege de omvang van de te vertalen 

documenten, het aantal talencombinaties (110) en de algehele organisatie van het werk, 

waarbij zowel interne als externe vertalers betrokken zijn. In het nieuwe systeem zijn alle fasen 

van dit productieproces georganiseerd rondom een centrale database voor de werkstromen. 

Hierdoor kan het Vertaalbureau het voortgangsstadium en de status van elk document van de 

Gemeenschapsmerken volgen. Bovendien is het systeem uitgerust met een groot aantal 

complexe, doch gebruikersvriendelijke functies en valt er eenvoudig mee te werken. Het 

systeem Nemo omvat de volgende fasen: 

ontvangst van de Gemeenschapsmerken: controle op vormvereisten; taalkundige controle; 

automatische voorvertaling met behulp van software met een vertaalgeheugen. Deze module 

vervangt de Trados Translator’s Workbench die voorheen gebruikt werd. Daar gebruik wordt 

gemaakt van een Oracle-database, biedt deze software het voordeel van een grotere 

stabiliteit en kunnen de gegevens gemakkelijker onderhouden worden. Bovendien gaat deze 

methode van voorvertaling verder dan de aanpak met het "klassieke" vertaalgeheugen, dat 

opgebouwd was uit hele zinnen. Hierdoor worden betere resultaten behaald; 

het maken van bestelbonnen op basis van de uitkomsten van de voorvertaling en de 

koppeling met het interne boekhoudsysteem SI2; 

automatische verdeling van de Gemeenschapsmerken onder de externe vertaalbureaus; 

ontvangst van de externe vertalingen; 

automatische toewijzing van externe vertalingen voor revisie door interne vertalers; 

compileren van de verschillende talenversies; 

verzending van de vertaalde Gemeenschapsmerken aan het BHIM. 

In 2001 is veel tijd besteed aan intensieve tests en aan de ingebruikneming van dit nieuwe 

systeem. Een belangrijke factor voor het welslagen van het project was de goede 

samenwerking met de partners van het Vertaalbureau binnen de externe vertaalbureaus. In 

januari 2001 heeft het Vertaalbureau vertegenwoordigers van deze vertaalbureaus uitgenodigd 

om in Luxemburg een presentatie van het nieuwe systeem bij te wonen. Daarnaast is een 

demonstratie gegeven van een eerste, voorlopige versie van de voor externe vertalers 

bestemde gebruikersinterface. In het voorjaar van 2001 hebben de coördinator van het 

Vertaalbureau die verantwoordelijk is voor het project van de Gemeenschapsmerken en een 

medewerker van de sectie Helpdesk van de afdeling Informatica een bezoek gebracht aan alle 

externe vertaalbureaus om hulp te bieden bij de installatie van het nieuwe systeem in hun 

kantoor en een basisopleiding te verzorgen. Gedurende de daaropvolgende maanden zijn er 

tests uitgevoerd op een beperkt aantal Gemeenschapsmerken. Deze simulaties van een 

volledige productiecyclus waren van essentieel belang voor de perfectionering van het systeem 

Nemo. Dankzij de steun en feedback die wij in 2001 hebben ontvangen tijdens de 

verschillende tests en aan de hand van evaluaties van onze collega’s van de vertaalbureaus 

alsmede van het interne personeel kon het systeem op een groot aantal detailpunten verbeterd 


13

worden. Dit heeft er tevens toe geleid dat een aantal modules ontwikkeld of aanzienlijk 

verbeterd is. 

c. De terminologiedatabase van het Vertaalbureau (Euroterms) 

De sectie Taaltechnologie heeft haar werkzaamheden betreffende de inhoud van Euroterms 

voortgezet. Deze verbeteringen hadden niet alleen betrekking op uitbreiding van de omvang 

van de database (dat wil zeggen het aantal trefwoorden), maar ook op aanpassing van de 

vorm en het opschonen van een belangrijk deel van de database. Dit was noodzakelijk om 

ervoor te zorgen dat de structuur van de terminologie-eenheden overeenstemt met de 

internationale normen op dit gebied. Dankzij het werk dat verricht is wordt het aanmerkelijk 

eenvoudiger om de database Euroterms te integreren in de interinstitutionele database van de 

Europese Unie (IATE). 

In 2001 zijn 57 710 nieuwe trefwoorden in de database Euroterms ingevoerd. De belangrijkste 

uitbreiding van de database betrof terminologie betreffende de Europese Centrale Bank 

(ongeveer 9 300 trefwoorden), Europol (13 500 trefwoorden) en EMEA (13 100). Momenteel 

bevat de database 145 000 trefwoorden. De terminologie-uitbreiding is een combinatie van 

bijdragen van interne vertalers en van externe glossaria die verzameld en toegevoegd zijn door 

de voor de terminologie verantwoordelijke groep. 

d. Tests met software voor automatische terminologie-extractie 

Terminologiebronnen ontstaan in veel gevallen doordat vertalers deze tijdens hun dagelijkse 

werkzaamheden opbouwen. Het komt echter ook voor dat terminologiebronnen als nieuw 

product worden opgezet. Dit betekent vaak dat er met bestaande, meertalige teksten moet 

worden gewerkt. De afgelopen jaren is een aantal softwareprogramma’s op de markt gebracht 

waarin eenvoudige doch doeltreffende methoden worden toegepast om terminologen te helpen 

dergelijke teksten te benutten. Een aantal van deze toepassingen voor gegevensextractie op 

basis van tekstgegevens (text mining) is in 2001 getest door leden van de sectie 

Taaltechnologie. Alle programma’s lijken het opstellen van meertalige terminologielijsten met 

de meest relevante termen van een gegeven tekstbestand mogelijk te maken. De tests hebben 

echter aangetoond dat een volledig geautomatiseerde procedure voor dit soort 

werkzaamheden nog lang geen realiteit is, ondanks de onmiskenbare vorderingen die op dit 

gebied gemaakt zijn. Het percentage "ruis", ofwel het aantal voorstellen dat nutteloos of zonder 

betekenis is, ligt nog steeds hoger dan het percentage correcte resultaten, waardoor 

menselijke tussenkomst noodzakelijk blijft. Desalniettemin waren de testresultaten dusdanig 

veelbelovend, dat nader onderzoek op dit gebied gerechtvaardigd is. 

B. EXTERNE VERTALING 

In totaal zijn er 124 808 bladzijden door externe vertalers vertaald. Het merendeel van deze 

vertalers heeft ingeschreven op één of meer door het Vertaalbureau uitgeschreven 

aanbestedingen. Alleen voor buitengewoon gespecialiseerde teksten of bijzondere 

talencombinaties zijn rechtstreeks vertalers geworven. 


14

1. Contractbeleid 

Het Vertaalbureau heeft in 2001 drie aanbestedingen uitgeschreven voor het afsluiten van 

kaderovereenkomsten voor de vertaling en revisie van documenten. Bij de eerste van deze 

aanbestedingen ging het om de vertaling van juridische teksten van en naar het Duits, Engels, 

Spaans, Frans en Italiaans (LEG 2001). Tussen 1 juni en 31 december 2001 zijn door de 

contractanten die via deze aanbesteding zijn gerekruteerd meer dan 420 juridische documenten 

vertaald (meer dan 5 000 bladzijden in al de mogelijke talencombinaties tezamen). 

De tweede aanbesteding had betrekking op financiële en economische documenten die vanuit het 

Engels en het Frans naar alle andere officiële talen van de Europese Unie vertaald moesten 

worden. (FIN 2001). Bij de derde aanbesteding ging het om teksten op het gebied van milieu. 

Deze moesten vanuit het Engels en het Frans worden vertaald, niet alleen naar alle andere 

officiële talen van de Europese Unie, maar ook naar het IJslands en het Noors (ENV 2001). De uit 

deze laatste twee aanbestedingen voortvloeiende contracten zullen pas in 2002 van kracht 

worden. Voor de aanbestedingen ENV 2001 en FIN 2001 kan daarom alleen een voorlopige 

schatting worden gegeven. Uitgegaan wordt van een volume van 2 750 bladzijden per jaar. 

De bovenvermelde aanbestedingen zijn in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 

en op de website van het Vertaalbureau gepubliceerd. Het on line brengen van de procedure 

heeft de met de ontvangst, opening en selectie van de inschrijvingen verband houdende taken 

verlicht. Bestanden, formulieren en beoordelingsdocumenten worden nu automatisch 

gegenereerd, terwijl alle correspondentie met betrekking tot de procedure in de computer wordt 

opgeslagen. Bovendien kunnen kandidaten nu via een FAQ-forum direct antwoord krijgen op hun 

vragen. 

Hieronder volgt een beknopte weergave van de resultaten van deze aanbestedingsprocedures: 

Contractgegevens LEG 2001 FIN 2001 ENV 2001 

Publicatie 9 januari 2001 11 juli 2001 11 juli 2001 

Inwerkingtreding contracten 1 juni 2001 1 februari 2002 15 februari 2002 

Aantal geïnteresseerden (via de 

website) 

215 167 126 

Ontvangen aanbiedingen 86 94 83 

Toegelaten aanbiedingen 81 91 80 

Afgesloten contracten 112* 86 48 

* Sommige aanbiedingen omvatten meer dan één talencombinatie; elke combinatie 

vertegenwoordigt één contract 

2. Contractantenbeheer 

Het beheer van de contractanten geschiedt via de databases Tier en SI2. Als we de activiteiten in 

2001 uitdrukken in aantallen contracten, zien we dat aanbestedingsprocedure LEG/2001 


15

112 contracten heeft opgeleverd. Bovendien zijn er van de op basis van GEN/99, TM/97, MED/99, 

JAR/99 en ENV/99 gesloten contracten 387 hernieuwd. Daarbij moet aangetekend worden dat 

vrijwel alle contracten zijn verlengd. Drie contracten zijn opgezegd/niet verlengd vanwege interne 

problemen bij de betrokken vertaalbureaus. Slechts één contract is opgezegd omdat de kwaliteit 

van het geleverde werk niet voldeed. 

In de kaderovereenkomsten die het Vertaalbureau voor externe vertalingen afsluit zijn clausules 

opgenomen voor de herziening van de aanvankelijke klassering. Herziening kan geschieden op 

basis van elke geleverde vertaling. In het contract wordt bepaald dat zowel vertaalwerk van 

uitzonderlijk goede kwaliteit (+1) als onaanvaardbaar slechte vertalingen (-1) door een tweede 

beoordeler moeten worden beoordeeld om vervolgens doorgegeven te worden aan het interne 

beoordelingscomité van het Vertaalbureau (opgezet in oktober 1999). Dit comité kan de 

aanvankelijke beoordeling bevestigen dan wel verwerpen en in voorkomende gevallen geldboetes 

opleggen. Wordt de gunstige of ongunstige beoordeling bekrachtigd, dan neemt de 

puntenwaardering van de betrokken contractant navenant toe of af, wat gevolgen kan hebben 

voor de uiteindelijke klassering. 

Het comité wordt voorgezeten door het hoofd van de sectie Kwaliteitsbeheer, en bestaat verder uit 

vertegenwoordigers van de secties Aanbestedingen en Externe vertaling en een 

vertegenwoordiger van het Vertaalbureau die zitting heeft in het Interinstitutioneel comité voor de 

beoordeling van de kwaliteit van externe vertalingen (CIEQ). Er zijn in 2001 in totaal 27 

vergaderingen belegd, waarin 85 dossiers behandeld zijn. 

3. Informatiebeleid 

De sectie Externe vertaling werkt nauw samen met andere diensten van het Vertaalbureau 

teneinde externe vertalers van betere informatie te kunnen voorzien. Voor dat doel is een aantal 

initiatieven ontwikkeld. 

Halverwege juni 2001 zijn nieuwe lijsten uitgebracht voor juridische vertalingen (vertaling van 

juridische teksten vanuit en naar het Duits, Engels, Spaans, Frans en Italiaans), bij welke 

gelegenheid elke verkozen vertaler een bulletin heeft ontvangen met informatie aangaande de 

werkwijze van de sectie, essentiële gegevens, een minigids voor de facturering en het juridisch 

memo inzake het BHIM van het Vertaalbureau. Bij het uitbrengen van de nieuwe lijsten zal het 

Vertaalbureau deze procedure voor de informatieverstrekking aan nieuwe vertalers als standaard 

hanteren. 

In september 2001 heeft het Vertaalbureau een speciale website voor externe vertalers opgezet 

(zie hiervoor ook hoofdstuk 5, onder C.2). Deze website bevat – onder andere – een 

informatierubriek (essentiële gegevens, adviezen voor facturering en BTW, Newsletters) en een 

rubriek Hulp bij het vertalen (links naar interne of externe vertaalhulpmiddelen). 

Het delen van gegevens op het gebied van terminologie met externe vertalers is een kwestie die 

de sectie Taaltechnologie en de sectie Externe vertaling al enige tijd bezighoudt. Als we deze 


16

gegevens aan onze partners beschikbaar stellen maakt dat hun werk niet alleen eenvoudiger - het 

heeft ook een gunstige invloed op de kwaliteit en de consistentie van de vertalingen. Dat geldt 

zeker voor gegevens die door de cliënten van het Vertaalbureau reeds gecontroleerd en 

goedgekeurd zijn. Met het opzetten van een website voor externe vertaling in 2001 hebben we 

een eenvoudige en efficiënte technische oplossing gevonden. Via deze site kunnen namelijk delen 

van de database Euroterms worden gedownload in een formaat dat voor de externe gebruikers 

eenvoudig te gebruiken is. Er worden regelmatig upgrades uitgevoerd om gelijke tred te houden 

met de ontwikkeling van de terminologiedatabase van het Vertaalbureau. 

De twee laatste informatiebladen waren gewijd aan de reorganisatie van bepaalde diensten van 

het Vertaalbureau, de presentatie van nieuwe secties, de huidige ontwikkelingen binnen het 

Vertaalbureau en een enquête onder de externe vertalers naar de mate van tevredenheid over de 

door de sectie Externe vertaling aangeboden diensten. 

C. DE KWALITEIT VAN HET VERTAALWERK 

Een van de factoren die van doorslaggevend belang zijn voor de kwaliteit van de dienstverlening 

van het Vertaalbureau is de kwaliteit van de vertalingen. In 2001 heeft het Vertaalbureau op dit 

gebied een beleid gevolgd dat kwaliteitscontrole combineert met follow-up van kwaliteitskwesties. 

Er wordt daarbij ook gekeken of vertalingen aan formele kwaliteitsnormen voldoen. 

1. Kwaliteitscontrole 

De binnen het Vertaalbureau uitgevoerde kwaliteitscontrole valt uiteen in drie onderdelen: revisie 

van de door externe vertalers geleverde vertalingen, controle van de intern vervaardigde 

vertalingen en eindcontrole van het formaat en de lay-out van de documenten. De sectie Planning 

bepaalt de reikwijdte en de strengheid van deze controles. Daarbij wordt gekeken naar de aard 

van de documenten. 

Alle externe vertalingen worden gereviseerd. Eerst wordt gecontroleerd of de vertaling volledig is. 

Daarna voert de revisor steekproeven uit. Als het niveau van de vertaling in orde is, brengt de 

revisor de nodige kleine verbeteringen aan, waarna de tekst naar de cliënt wordt gezonden. Als er 

problemen zijn, wordt de tekst doorgestuurd naar de secties Planning en Externe vertaling. In 

voorkomende gevallen wordt de vertaling ter correctie naar de externe vertaler teruggestuurd. Die 

correcties kunnen ook intern worden uitgevoerd. 

2. Follow-up 

a. Externe vertalingen 

Het Vertaalbureau is een openbare instelling en moet zijn vertalingen derhalve laten verzorgen 

door vertalers die om de kwaliteit van hun werk bekend staan. Het gaat er dus om goede 

vertalers boven aan de lijst te plaatsen. Voor dat doel is een transparant en eenvoudig te 

controleren dynamisch geordend classificatiesysteem ontwikkeld. De klassering berust steeds 


17

op concrete gegevens. Het beoordelingscomité moet vaststellen welke externe vertalers werk 

leveren van een uitzonderlijk hoge kwaliteit en welke vertalers onaanvaardbaar slecht werk 

leveren. Het comité heeft zijn procedures in 2001 herzien, teneinde de duur van het 

arbitrageproces terug te dringen. Zo kunnen de revisoren zich beter concentreren op 

specifieke kwaliteitsaspecten en precies aangeven op welke punten de kwaliteit van externe 

vertalingen niet voldoet. 

b. Door de cliënt gesignaleerde kwaliteitsproblemen 

Het Vertaalbureau probeert zo goed mogelijk werk te leveren, waarbij een evenwicht moet 

worden gevonden tussen kwaliteit, prijs en snelheid (inachtneming van de deadlines). Deze 

drie factoren grijpen op elkaar in, en daarom wordt cliënten gevraagd aan te geven wat hun 

voornaamste prioriteit is. Op die wijze kan een combinatie gezocht worden die het beste op 

hun wensen aansluit. In 1997 is voor dit doel een formulier ontwikkeld, dat echter maar zelden 

werd gebruikt. Daarom is in maart 2001 een nieuw formulier voor klanttevredenheid uitgewerkt, 

dat voor de cliënt veel gemakkelijker te gebruiken is. Het formulier wordt niet al te vaak 

teruggestuurd, maar heeft ons toch reeds in staat gesteld een aantal aspecten te identificeren 

waar het werk van het Vertaalbureau voor verbetering vatbaar is. Het staat de cliënt uiteraard 

vrij zelf te bepalen of hij het formulier terugstuurt of niet. Het formulier wordt echter met elke 

geleverde vertaling in elektronische vorm meegestuurd, zodat cliënten die er gebruik van willen 

maken het gemakkelijk kunnen vinden. 

Sommige cliënten gebruiken het formulier min of meer regelmatig, andere af en toe, en er zijn 

er die het nooit terugsturen. We hebben in dit stadium echter al kunnen vaststellen dat het 

gebruik van dit formulier de volgende voordelen oplevert: 

de cliënt kan op een eenvoudige en snelle wijze specifieke terminologische problemen aan 

het Vertaalbureau doorgeven, en daarbij aangeven welke voorkeuren hij heeft op het gebied 

van lay-out en stijl; 

met dit formulier houden we de dialoog op gang, waardoor misverstanden sneller uit de weg 

kunnen worden geruimd; 

positieve reacties zijn bemoedigend voor de betrokken vertalers. 

3. Eerste stappen op weg naar een universele kwaliteit 

Het kwaliteitsbeleid van het Vertaalbureau was aanvankelijk vooral gericht op het product zelf. Het 

Vertaalbureau is echter tot het inzicht gekomen dat exclusieve aandacht voor de kwaliteit van het 

product, zonder rekening te houden met de wensen van de cliënt en de kwaliteit van de 

ondersteuning, geen goede resultaten oplevert. Daarom heeft het Vertaalbureau zijn beleid in 

2001 herzien. 

Het Vertaalbureau heeft voor dat doel een aantal verschillende kwaliteitsnormen en -modellen 

onderzocht. De belangrijkste daarvan waren: 

ISO 9001: Quality management systems – Requirements ; 

ISO 9004: Quality management systems – Guidelines for performance improvements ; 


18

EFQM: European Foundation for Quality Management (met verschillende niveaus van 

uitmuntendheid); 

DIN 2345: Duitse industrienorm voor procedures op vertaalgebied; 

CAF: Common Assessment Framework (een instrument voor zelfbeoordeling, speciaal 

ontwikkeld voor de openbare sector). 

Deze opties zijn aan alle personeelsleden gepresenteerd. Voor dat doel zijn toelichtingen 

georganiseerd, waar de opties in groepjes van 8 tot 15 personen zijn besproken. Deze 

informatiecampagne is afgerond met een elektronisch discussieforum (Quality Forum) en een 

onderzoek naar de meningen van het personeel. 

Uiteindelijk heeft de directeur in december de toekomstige strategie voor kwaliteitsbeheer van het 

Vertaalbureau vastgelegd. Die strategie is gebaseerd op het EFQM-model voor uitmuntendheid, 

teneinde een duurzame en evenwichtige aanpak te garanderen. In overeenstemming met deze 

holistisch geïnspireerde filosofie zal de sectie Kwaliteitsbeheer rechtstreeks onder de directie van 

het Vertaalbureau komen te ressorteren, en dus niet langer onder de afdeling Vertaling vallen. Zo 

wordt tevens duidelijk gemaakt dat kwaliteitsbeheer van belang is voor alle diensten van het 



19

HOOFDSTUK 4 

BETREKKINGEN MET ANDERE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN 

A. INTERINSTITUTIONELE ACTIVITEITEN 

1. Interinstitutioneel Vertaalcomité 

Het Interinstitutioneel Vertaalcomité is in 2001 vier keer bijeengekomen. Dit comité is 

samengesteld uit de hoofden van de vertaaldiensten van de instellingen, agentschappen en 

andere organen van de Europese Unie. Het onderzoekt de mogelijkheden voor interinstitutionele 

samenwerking op het gebied van externe vertaling, hulpbronnenbeheer, de toepassing van 

nieuwe technologieën en de voorbereiding op de uitbreiding van de Unie. Over al deze kwesties 

zijn door subcomités werkstukken opgesteld, waarvan zij tijdens de voltallige vergaderingen van 

het Vertaalcomité verslag hebben gedaan. 

Tijdens een buitengewone vergadering van het Interinstitutioneel Vertaalcomité is het prototype 

van de IATE-database gepresenteerd, waarbij in grote lijnen is uitgelegd wat de onderliggende 

principes van dit project zijn. Bovendien is er een interactieve demonstratie gegeven van een 

aantal gebruikersinterfaces. Tijdens deze vergadering hebben de leden van het Vertaalcomité een 

duidelijke indruk kunnen krijgen van de voortgang van dit project, terwijl ze ook dieper hebben 

kunnen ingaan op een aantal zaken die in de toekomst voor de database van bijzonder belang 

zijn, zoals de financiering vanaf 2003 en de vraag waar deze database moet worden 

ondergebracht. 

Het Vertaalcomité laat zich meer dan ooit inspireren door het verlangen de interinstitutionele 

samenwerking te verbeteren. Daarom zijn de tolkdiensten van de Commissie, het Parlement en 

het Hof van Justitie uitgenodigd om zowel in het Comité als in de subcomités deel te nemen. 

Op initiatief van de secretarissen-generaal van de instellingen heeft het Vertaalcomité een 

werkgroep opgezet om onderzoek te verrichten naar de mogelijkheden om door een nauwere 

samenwerking tussen de instellingen schaalvoordelen te realiseren. Deze groep is gevraagd alle 

activiteitsterreinen van de vertaaldiensten onder de loep te nemen en aan te geven welke 

voordelen er uit gemeenschappelijke actie zouden kunnen voortvloeien, en welke moeilijkheden 

zich daarbij zouden kunnen voordoen. De resultaten van dit onderzoek zullen worden opgenomen 

in een verslag dat in maart 2002 gereed moet zijn en waarin ook voorstellen zullen worden 

gedaan voor toekomstige acties. 


20

a. Werkzaamheden van het subcomité Nieuwe instrumenten 

Net als in voorgaande jaren heeft het Vertaalbureau deelgenomen aan de vergaderingen van 

het subcomité Nieuwe instrumenten. Deze groep heeft zich geconcentreerd op de follow-up 

van de contacten tussen het Vertaalbureau en Trados. In 2001 heeft deze onderneming een 

nieuwe versie van Trados Translator’s Workbench op de markt gebracht onder de naam 

Trados 5, een vertaalhulp en systeem voor vertaalgeheugen en terminologiebeheer geschikt 

voor gebruik op de PC. De deelnemende instellingen hebben het subcomité Nieuwe 

instrumenten gebruikt als platform voor het uitwisselen van informatie over de tests met deze 

nieuwe versie van Trados. Ze proberen bovendien hun licentiebeleid met betrekking tot deze 

software te coördineren. 

Binnen bovengenoemd kader zal ook onderzoek worden verricht naar software voor 

stemherkenning. De Commissie heeft een uitgebreid verslag opgesteld, waarin de prestaties 

van een aantal op de markt verhandelde producten worden besproken. Tijdens de 

bijeenkomsten van de groep zijn ervaringen uitgewisseld met betrekking tot het gebruik van dit 

soort software bij andere instellingen. De groep richt zich ook op de automatische terminologieextractie, 

het gebruik van SYSTRAN (het systeem voor automatische vertaling van de 

Commissie), en de mogelijkheden om alle instellingen toegang te verschaffen tot de meertalige 

database van de Commissie en het informatiesysteem Euramis. Wat het laatste betreft zal in 

2002 een externe haalbaarheidsstudie worden uitgevoerd, gefinancierd uit het IDA-programma 

van DG Ondernemingen. 

In oktober 2001 heeft het Interinstitutioneel Vertaalcomité het Vertaalbureau gevraagd om het 

voorzitterschap van het subcomité Nieuwe instrumenten op zich te nemen. Via informele 

discussies zijn we erin geslaagd deze groep te reorganiseren en een voorstel voor een 

werkprogramma te ontwikkelen. Dat werkprogramma zal het onderwerp zijn van de eerste 

vergadering van het subcomité in 2002. 

b. Werkzaamheden van het subcomité Externe vertaling 

Dit subcomité heeft zijn werkzaamheden op het gebied van harmonisatie voortgezet en verder 

standaardcontracten (kadercontracten en ad hoc-contracten) voor rechtstreekse werving 

ontwikkeld. Deze zijn door het Interinstitutioneel Vertaalcomité op 10 oktober 2001 

goedgekeurd. Het Vertaalbureau gaat ervan uit dat deze contracten met ingang van 2002 

gebruikt zullen worden. 

De groep houdt de ontwikkelingen van de verschillende Europese wetteksten aangaande 

aanbestedingen en toewijzing van contracten op de openbare markt binnen de Unie 

nauwlettend in de gaten. Ze heeft de CCAM van de Commissie gevraagd een mededeling op 

te stellen over dit onderwerp, om zo voor eens en voor altijd de nog steeds bestaande 

dubbelzinnigheden weg te nemen. Die dubbelzinnigheden hebben in het verleden meermalen 


21

geleid tot diametraal tegenovergestelde interpretaties door de verschillende CCAM’s en de 

betrokken financieel controleurs. 

De werkgroep “contracten voor externe vertaling in de kandidaat-lidstaten” van het subcomité 

is belast met het bijeenbrengen van al die informatie die in de toekomst voor de 

aanbestedingen voor externe vertalingen van nut kan zijn. Op deze wijze wordt verhinderd dat 

verschillende entiteiten zich met hetzelfde onderwerp bezighouden (voorheen werd deze 

informatie door elke instelling en elk agentschap zelf verzameld). Een ander voordeel is dat de 

verschillende instellingen en agentschappen zo geen tegengestelde belangen hebben en één 

front kunnen vormen. 

Het subcomité is van plan om binnen het kader van de werkgroep “bijstand aan externe 

vertalers” essentiële informatie te verschaffen over de diensten externe vertaling van de 

instellingen en agentschappen, en wel via de website van die instellingen en agentschappen. 

Met die informatie zullen externe vertalers uiteindelijk in staat zijn vast te stellen welke 

elementen de verschillende instellingen en agentschappen gemeen hebben, en in welk opzicht 

de ene instelling of het ene agentschap zich onderscheidt van de andere. 

Het subcomité heeft van het Interinstitutioneel Vertaalcomité opdracht ontvangen de werkwijze 

en samenstelling van het CIEQ (Interinstitutioneel Comité voor de beoordeling van de kwaliteit 

van externe vertalingen) aan te passen, en is daar nu mee bezig. Voorts heeft het subcomité 

een bijdrage geleverd aan de opstelling van het intern reglement van dit comité. 

c. Werkzaamheden van het subcomité Uitbreiding 

Eén van de belangrijkste taken van het subcomité Uitbreiding bestaat uit het opstellen van 

informatie voor universiteiten in de kandidaat-landen aangaande de behoeften van de 

vertaaldiensten van de Unie. Dit subcomité heeft gedurende het jaar 2001 veel energie 

gestoken in het opzetten van een interinstitutionele website. Deze website kan gezien worden 

als one-shop-point waar alle vertaaldiensten van de verschillende instellingen 

vertegenwoordigd zijn. De bedoeling is om op deze wijze contact te leggen met de 

onderwijsinstellingen en de vertaalmarkt in de kandidaat-landen. 

De teksten in het gemeenschappelijk deel betreffende meertaligheid, het rekruteren van 

vertalers en externe vertaling zijn bijna gereed. De rest van de site bestaat voornamelijk uit 

links naar specifieke webpagina’s van de vertaaldiensten van de verschillende instellingen en 

organen. Het werk aan deze site was eind 2001 zover gevorderd dat ervan uitgegaan wordt 

dat de interinstitutionele website "Vertaling en uitbreiding" vanaf begin 2002 voor het publiek 

toegankelijk zal zijn. Toegang krijgt men via de Europa-website 

(http://europa.eu.int/translation_enlargement). 


22

B. GEZAMENLIJK ONTWIKKELDE PROJECTEN 

1. De terminologiedatabase van de Unie 

Het idee om één enkele interinstitutionele terminologiedatabase voor de Europese Unie op te 

zetten heeft op het eerste gezicht veel weg van al die groots opgezette plannen die aanvankelijk 

heel aantrekkelijk lijken omdat ze een bundeling mogelijk lijken te maken van ideeën waar 

iedereen het al een tijd over heeft, maar die nooit verder komen dan loodzware voorstudies. Het is 

inderdaad een ambitieus project - het gaat immers om: 

het creëren van één toegangspunt voor alle terminologiebronnen die nu binnen de EU bestaan. 

Voor dit doel moet een eenvoudige gebruikersinterface worden ontwikkeld voor gebruik op het 

web; 

het opzetten van een infrastructuur voor het verzamelen van gegevens en het gezamenlijk 

beheer van de terminologische gegevens; 

het ontwikkelen van een Europees platform voor samenwerking tussen de instellingen van de 

EU, de agentschappen en de overheden van de lidstaten. 

Dit is een uiterst gecompliceerd project, en de uitwerking ervan heeft zoveel tijd in beslag 

genomen dat het prototype van het systeem pas in de zomer van 2001 gereed was. De leden van 

de betrokken werkgroepen hebben tijdens de voorbereidende fasen een aantal concepten 

ontwikkeld die als functies van het prototype gestalte hebben gekregen: interactieve invoer on line 

van gegevens, een soepel werkend valideringssysteem, instrumenten voor toezicht, het leggen 

van verbindingen en verificatie, beter gebruikersbeheer en modulen voor gegevensbeheer op 

grote schaal. Al deze aspecten zijn volledig uitgewerkt en operationeel. We mogen niet vergeten 

te vermelden dat de terminologische gegevens afkomstig uit Eurodicautom (Commissie), TIS 

(Raad), Euterpe (Parlement), Euroterms (Vertaalbureau) en CDCTERM (Rekenkamer) in één 

enkele database zijn ondergebracht. Wanneer hier gesproken wordt over een prototype moet 

overigens wel bedacht worden dat er nog veel werk verricht moet worden voordat deze database 

binnen de instellingen of daarbuiten beschikbaar zal zijn. Een aantal onderdelen van het systeem, 

met name de opzet van de gebruikersinterface, zal binnenkort grondig gewijzigd worden. 

Gedurende de eerste twee kwartalen van 2002 zullen nog twee proeffasen doorlopen worden, en 

daarbij zal gebruik worden gemaakt van de ervaring die is opgedaan bij het opzetten van het 

prototype. Op die wijze hopen we te komen tot een efficiënt en gebruikersvriendelijk systeem. 

Ondanks het gemaakte voorbehoud heeft het prototype uitgewezen dat de terminologiedatabase 

spoedig geconcretiseerd zal worden. Zo kunnen we op het gebied van terminologie bijdragen aan 

de interinstitutionele samenwerking. De concepten die door de verschillende bij het IATE-project 

betrokken werkgroepen de afgelopen maanden zijn bedacht, tonen aan dat die samenwerking op 

steeds meer enthousiasme kan rekenen. Hier moet zeker vermeld worden dat het 

Interinstitutioneel Vertaalcomité er zich voor heeft ingezet dat alle instellingen een bijdrage leveren 


23

aan de financiering van het IATE-project. Dat is voor de financiering van de terminologiedatabase 

van de Unie vanaf 2003 een absolute voorwaarde. 

Het IATE-project kan ook buiten een institutionele context op belangstelling rekenen. Leden van 

het Vertaalbureau zijn uitgenodigd bij een aantal internationale conferenties om dit project te 

presenteren: de JIAMCATT-conferentie van de Verenigde Naties (Madrid), de l’ITI-ALBconferentie 

(Hull) en de door Aslib georganiseerde conferentie over vertaling en informatica 

(Translating and the Computer) (Londen), bij welke laatste gelegenheid IATE gepresenteerd is in 

samenwerking met een vertegenwoordiger van de vertaaldienst van het Europees Parlement. 

2. De terminologiebronnen 

Het consolideren van de taalkundige hulpbronnen binnen de Europese agentschappen is één van 

de belangrijkste facetten van ons werk in 2001 geweest, en voor dat doel hebben we nauw met 

onze partners samengewerkt. We noemen hier het opzetten en valideren van terminologielijsten 

en de ontwikkeling van strategieën voor de standaardisatie van brondocumenten. We hebben op 

deze twee gebieden in 2001 veel voortgang geboekt, maar we hebben de mogelijkheden om door 

standaardisatie op de vertaalkosten te besparen nog niet ten volle benut. Datzelfde geldt voor 

duidelijkheid en consistentie van meertalige documenten – daar kan door standaardisatie nog veel 

aan verbeterd worden. 

De belangrijkste initiatieven voor 2001 waren de volgende: 

een voorstel voor het opzetten van een thesaurus op het gebied van gezondheid en veiligheid 

voor het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (AESS) in 

Bilbao. Het AESS heeft het plan opgevat een meertalige thesaurus te vervaardigen voor het 

rangschikken van documenten op de website van het agentschap. Als deze thesaurus goed 

geïntegreerd wordt in voornoemde website, kan hij de ruggengraat vormen van een documentair 

zoeksysteem waarmee de gebruikersvriendelijkheid van die site enorm zal toenemen; 

een voorstel voor een geïntegreerd beleid met betrekking tot de vertaling van complementaire 

certificaten voor CEDEFOP. Het Europees forum voor de transparantie van professionele 

kwalificaties is erin geslaagd een gemeenschappelijk formaat vast te stellen voor het 

complementair certificaat. Dit certificaat zou in de toekomt automatisch moeten worden 

afgegeven bij de uitgifte van het kwalificatiedocument zelf en zou dan een belangrijk instrument 

worden bij het vergroten van de transparantie op de Europese arbeidsmarkt als het gaat om 

professionele kwalificaties. De vertaling van het complementaire certificaat zou werkgevers en 

organisaties buiten het land van afgifte van het diploma een duidelijke indruk moeten geven van 

de kwalificaties, vaardigheden en bekwaamheden van de sollicitant. 

Ook hier gaat het om een ambitieus project: het aantal te vertalen pagina’s is vermoedelijk zeer 

groot, er zijn veel talencombinaties en het technisch vocabularium beslaat een hele reeks zeer 

uiteenlopende domeinen. Dit project kan alleen slagen als de vertalingen van een hoog 

kwalitatief niveau zijn. De vertaalkosten mogen bij het bevorderen van het gebruik van 


24

complementaire certificaten overigens geen obstakel vormen. Het Vertaalbureau heeft in juni 

2001 in het Forum een strategie voorgesteld waarin optimaal gebruik gemaakt wordt van onze 

ervaring op het gebied van externe vertaling, vertalen met hulp van de computer en het opzetten 

van consistente terminologiedatabases. Met deze strategie wordt beoogd op verschillende 

niveaus kwaliteit te garanderen. Het gaat er eerst en vooral om de complementaire certificaten 

zoveel mogelijk te standaardiseren. 

met vertegenwoordigers van Europol is gesproken over de mogelijkheden voor standaardisatie 

van de documenten die dit agentschap gebruikt bij het aanwerven van personeel. De resultaten 

van het onderzoek zijn nog niet precies bekend, maar duidelijk lijkt al wel dat er op de 

vertaalwerklast bespaard kan worden door computerondersteunde vertaling. 


25

A. BEHEER VAN HULPBRONNEN EN MIDDELEN 

1. Beheer van de menselijke hulpbronnen 

HOOFDSTUK 5 

FUNCTIONEREN VAN HET VERTAALBUREAU 

Het personeelsbestand van het Vertaalbureau is opgelopen van 133 in 2000 tot 139 in 2001. Het 

gaat om 135 tijdelijke functionarissen en 4 hulpfunctionarissen (zie bijlage IX). 

Wat het personeelsverloop betreft: het Vertaalbureau heeft 27 werknemers aangeworven, 

waarvan 22 tijdelijke functionarissen en 5 hulpfunctionarissen. In totaal hebben 13 

personeelsleden de dienst verlaten (om uiteenlopende redenen), hetgeen neerkomt op een 

verloop van 9,6% bij een werkelijke bezetting van 135 werknemers. 

In 2001 zijn zes externe en drie interne selectieprocedures georganiseerd: 

Externe/interne selectieprocedure Categorie Aantal kandidaten Aantal kandidaten op de 

reservelijst 

Vertaler EL LA7/LA6 62 6 

Vertalers IT LA7/LA6 56 7 

Ondersteuning ontwikkeling B5/B4 12 4 

Ontwikkeling B3/B2 5 1 

Referentiedocumentbeheerder* B 1 1 

Hulpbeambte C5/C4 13 7 

Opmaak C5/C4 55 7 

Freelance* C 0 0 

Secretariaat van de directeur* C 4 1 

*Interne selectie 

Uit onderstaande tabel blijkt dat de afdeling Vertaling de meeste nieuwe krachten heeft geworven, 

gevolgd door de afdelingen Informatica en Administratie, en – tot slot – de directie: 

Diensten 

Categorieën 

A/LA B C D 

Verdeling van de 

werving over de 

diensten 

Personeelsleden 

per dienst op 

31/12/2001 

Directie - - 1 - 1 9 

Afdeling Administratie - - 2 2 4 22 

Afdeling Informatica 1 1 4 - 6 20 

Afdeling Vertaling 10 1 7 - 16 88 


26

In 2001 zijn de eerste vergelijkende onderzoeken voor vaste aanstellingen georganiseerd, 

overeenkomstig het besluit van het bestuur om vier permanente posten in de personeelsformatie 

te hebben. Er zijn drie onderzoeken uitgeschreven, voor de volgende posten: hoofd van de 

afdeling Vertaling, hoofd van de afdeling Administratie en hoofd van de afdeling Informatica. De 

procedure voor de laatste twee posten zal begin 2002 worden afgesloten. 

Verlengingen van contracten, herinschalingen en bevorderingen (zie bijlage XI) 

Het aantal verlengde contracten bedraagt 22 voor tijdelijke functionarissen en 4 voor 

hulpfunctionarissen. 

Zes personeelsleden zijn heringeschaald na in een hogere categorie te zijn ingedeeld. 

Vijfentwintig personeelsleden zijn bevorderd. 

Opleidingen 

In 2001 is veel energie besteed aan opleidingen, geheel in overeenstemming met het beleid van 

het Vertaalbureau, dat erop gericht is het personeel de kans te geven om vaardigheden uit te 

breiden en kwalificaties te verbeteren. Uiteraard nemen taalcursussen de belangrijkste plaats in. 

Het personeel heeft echter ook talrijke andere cursussen en seminars over de meest 

uiteenlopende onderwerpen gevolgd: Europees recht, economie, administratie, beheer, 

informatica, enzovoort. In 2001 is ook ruim aandacht besteed aan het leren van de talen van de 

kandidaat-landen: bij een kwart van de in totaal 33 inschrijvingen voor taalcursussen ging het om 

talen van de kandidaat-landen. 

Administratie en begroting 

De organisatie van de eerder genoemde procedures en de sterke stijging van het aantal 

personeelsleden hebben gevolgen gehad voor de omvang van de werkzaamheden van de 

sectie Personeelszaken. Deze sectie is tevens verantwoordelijk voor bepaalde aspecten van het 

dagelijks bestuur en de begroting. Ze beheert de personeelsdossiers (145 open dossiers) en de 

dossiers betreffende cursustoewijzingen en doktersbezoek (ongeveer 130). Ze is bovendien 

verantwoordelijk voor de verslagen over de afronding van stages (18) en de tweejaarlijkse 

beoordeling (61). Tot slot houdt ze zich bezig met verzoeken om deeltijdwerk, verlofverzoeken 

en een aantal begrotingslijnen (bijscholing personeel, kosten voor dienstreizen, medisch 

toezicht, vergaderingen, enzovoort). 

Het jaar 2001 was ook het jaar van de installatie van een Tier-database voor menselijke 

hulpmiddelen. Die was vanwege de personeelstoename beslist noodzakelijk. Er is bovendien 

een nieuw systeem ingevoerd voor het toezicht op de werktijden, zodat deze beter beheerd en 

gecontroleerd kunnen worden. Nu reeds is vastgesteld dat deze wijzigingen voordelen met zich 

hebben meegebracht: de controle verloopt beter, het schikken van de werkuren is eenvoudiger 

en de gegevens zijn voor alle betrokkenen en belanghebbenden veel duidelijker. 


27

2. Administratie en financiën 

a. Algemene administratie 

In 2000 is het proces voor het verwerven van extra kantoorruimte in het gebouw “Nouvel 

Hémicycle” in gang gezet. Dat proces is begin 2001 afgesloten. Het vertaalbureau beschikt nu 

over ruimte op verdieping -5 (voorheen gebruikt door het Parlement), met kantoren, 

vergaderzalen en cursusruimten. Met de verhuizing van het personeel is eind januari een begin 

gemaakt. 

De administratie is verantwoordelijk voor het beheer van goederen en werkruimten, en heeft er 

daarom voor gezorgd dat de asbest op de verdiepingen -4 en -5 is verwijderd. Bovendien is er 

samen met het personeelscomité door een onafhankelijk bureau een onderzoek ingesteld naar 

schadelijke substanties die buiten het eerste onderzoek vielen. Vastgesteld is dat er geen 

asbestsporen meer aanwezig zijn. De administratie is ook betrokken geweest bij 

voorbereidende technische vergaderingen over een definitief onderkomen voor het bureau. In 

afwachting daarvan wordt op de particuliere onroerendgoedmarkt gezocht naar ruimten die 

gehuurd kunnen worden om plaats te bieden aan het extra personeel. 

De administratie heeft de overgang naar de nieuwe versie van het inventarisbeheerssysteem 

ELS voorbereid en maatregelen getroffen om het schoonmaken van de werkruimten, de 

postbezorging en het vervoer beter te laten verlopen. Voorts wordt geprobeerd het personeel 

bewust te maken van het belang van ergonomisch verantwoorde werkwijzen. Voor dat doel is 

samen met de medische dienst van de Commissie een proefproject ontwikkeld en uitgevoerd. 

De werkzaamheden van het bureau veiligheid zijn toegespitst geweest op : 

De installatie van een videosysteem in alle kwetsbare ruimten van het agentschap. 

Het uitvoeren van veiligheidsenquêtes met betrekking tot de regels voor de toegang tot 

geclassificeerde informatie. 

Het invoeren van maatregelen ter bescherming tegen aanslagen. 

De uitvoering van een test om te zien of hackers toegang kunnen krijgen tot de gegevens van 

het Vertaalbureau (in samenwerking met de afdeling informatica en de dienst Protocol en 

veiligheid van de Europese Commissie). 

De voorbereiding van een aantal projecten, waaronder de installatie van een nieuw systeem 

voor de controle op de toegang tot en het beheer van het alarm, de organisatie van noodhulp 

in het gebouw en de toegang tot en het beheer van de begrotingslijnen in SI2. 


28

. Financieel beheer 

De doestellingen voor 2001 zijn voor het grootste deel verwezenlijkt. 

Analytische boekhouding: aan het einde van het jaar 2001 heeft de sectie Financiën de 

eerste, voorlopige resultaten geboekt met de analytische boekhouding van de gegevens over 

2000. Door het introduceren van analytische verrekeningen in SI2 kunnen de directe en de 

indirecte kosten nu gescheiden worden zodra de betalingsgegevens worden ingevoerd 

(volgens de daarvoor bepaalde criteria). Het gaat hier uiteraard om een eerste aanzet. Het 

huidige systeem zal beter functioneren naarmate er meer gegevens in worden verwerkt. 

Verslagen: de financiële staten worden aan het eind van elk kwartaal opgesteld. Behalve 

een verslag over de uitvoering van de begroting bevatten deze documenten ook informatie 

over de inkomsten gedurende het boekjaar, de kasmiddelen en gemotiveerde verklaringen 

aangaande de tenuitvoerlegging. 

De maandcijfers gaan vergezeld van een verslag over de uitvoering van de begroting. Daarin 

wordt het volgende vermeld: de kasmiddelen, kredietoverschrijvingen sinds het begin van het 

boekjaar, eventuele supplementaire kredieten, de wijze waarop de kredieten sinds het begin 

van het boekjaar gebruikt zijn (vastleggingen en betalingen), informatie over inkomsten 

gedurende het boekjaar, gegevens over de uitvoering op het slotniveau van de nomenclatuur 

(post of artikel), en gemotiveerd commentaar op die uitvoering. 

Betalingen: 

Het totaal aantal dossiers bedraagt 5 685 (salarissen: 2 367, leveranciers: 3 318). 

De beheerders hebben ongeveer 2 400 formulieren voor BTW-vrijstelling ontvangen. 

De gemiddelde betaaltermijn bedraagt 29 dagen. 

De gemiddelde betaaltermijn voor externe vertalingen bedraagt 30 dagen. 

Opname van bijna het gehele financiële beheer in SI2: een van de zwakke punten was het 

toezicht op de beschikbaarheid van kredieten op de begrotingslijn als er bestelbonnen 

werden uitgebracht buiten het centrale SI2-systeem. Begin 2001 zijn alle bestelbonnen voor 

freelance vertalingen (behalve voor de merken) en bibliotheekaankopen alsmede een groot 

deel van de door de afdelingen Administratie en Informatica afgegeven bestelbonnen in het 

systeem ondergebracht. Aan het einde van 2001 waren alle door het Vertaalbureau 

uitgebrachte bestelbonnen in SI2 opgenomen. In januari 2002 kan het aldus aangepaste 

systeem vermoedelijk in werking worden genomen. 

Programma voor algemene boekhouding: het creëren van een interface die de overdracht 

mogelijk maakt van in het centrale systeem voor begrotingsbeheer (SI2) goedgekeurde 

gegevens naar het programma voor algemene boekhouding (BOB), alsmede de 

elektronische verbinding tussen BOB en de bank voor het uitvoeren van betalingen. 

Afschrijvingen: de rekening “afschrijvingen” is een kostenrekening met betrekking tot de 

waardevermindering van de vaste activa (gebouw, materiaal, meubels, enzovoort) als gevolg 

van gebruik of economische veroudering. Het Vertaalbureau heeft een 


29

afschrijvingsprogramma opgesteld voor de in 2001 gedane investeringen. Het is van belang 

te vermelden dat het daarmee gemoeide bedrag niet wordt opgenomen onder de 

kostenrekeningen. Het moet aan het einde van het jaar wel ter informatie op de balans 

vermeld worden. 

3. Aanbestedingen en Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) 

In 2001 zijn vier aanbestedingsprocedures georganiseerd (drie voor externe vertaaldiensten – 

LEG 2001, FIN 2001 en ENV 2001 – en een vierde voor schoonmaakdiensten) alsmede 

verschillende oproepen tot inschrijving. 

De eind 2000 opgerichte sectie Aanbestedingen heeft tot taak de procedures voor het toekennen 

van contracten en het beheer van de contracten van het Vertaalbureau te rationaliseren en te 

centraliseren. Met betrekking tot de werkzaamheden van deze sectie dient gewezen te worden op 

haar rol op het gebied van de follow-up van de contracten voor externe vertaling en het beheer 

van de daarop betrekking hebbende contractuele gegevens (Tier, contacten met contractanten), 

het beheer van de met de cliënten van het Vertaalbureau overeengekomen regelingen en 

verlening van juridische bijstand aan de diensten van het Vertaalbureau. Tot slot neemt de sectie 

deel aan de activiteiten van het interne herbeoordelingscomité en van de CCAM. 

De CCAM is in 2001 vijfmaal bijeengekomen en heeft vijfmaal een beslissing genomen via een 

schriftelijke procedure. Ze heeft in totaal 14 positieve adviezen uitgebracht. Om haar raadgevende 

functie te waarborgen heeft de CCAM, zoals voorheen, alle fasen gevolgd van de verschillende 

procedures van het toekennen van contracten met betrekking tot alle dossiers die haar zijn 

voorgelegd. Deze dossiers betroffen zowel vertaalkwesties als aangelegenheden op het gebied 

van informatica en de algemene administratie van het Vertaalbureau. 

De CCAM heeft de werkwijze van het herbeoordelingscomité voor de externe vertaling nauwgezet 

gevolgd, waarbij ze zich met name gericht heeft op de samenstelling van het comité en de 

beoordelingsmethoden. 

Voorts heeft de CCAM de debatten gevolgd over het wetgevingsvoorstel voor een richtlijn 

betreffende openbare aanbestedingen en het effect ervan op de intellectuele diensten. 

B. INFORMATICA 

1. Algemeen 

De afdeling Informatica is in 2001 uitgebreid met: 

een sectie Helpdesk (voor het verlenen van ondersteuning in verband met het toenemend aantal 

hardwarevoorzieningen, softwareprogramma’s en toepassingen van zeer diverse aard) 

verschillende nieuwe personeelsleden, waaronder een assistent van het hoofd van de afdeling 

en een medewerker belast met een aantal beheerstaken (contracten voor onderhoud en 

systeembeheer, enzovoort). 


30

Voorts is voor verschillende projecten een beroep gedaan op externe medewerkers, vanwege een 

gebrek aan interne menselijke middelen of omdat de afdeling behoefte had aan gespecialiseerde 

technische ondersteuning, met name voor studies, systeembeheer en ontwikkelingsactiviteiten. 

2. Hardware/software 

In de loop van 2001 zijn diverse verouderde PC’s en printers vervangen en is aanvullende 

apparatuur aangeschaft voor de nieuwe personeelsleden van het Vertaalbureau. Alle werkplekken 

zijn uitgerust met extra geheugen om te voldoen aan de steeds hogere eisen die het gebruik van 

nieuwe systemen en toepassingen met zich meebrengt. 

Enkele servers zijn opnieuw uitgebreid met extra harde schijven om tegemoet te komen aan de 

toenemende werklast en aan de behoeften om gegevens op te slaan. De hardware voor het 

archiveren van systeemgegevens is uitgebreid om de benodigde extra capaciteit te leveren. Er is 

een extra server met Lotus Notes geïnstalleerd om het nieuwe systeem voor het beheer van de 

vertaling van de Gemeenschapsmerken (Nemo) te ondersteunen. Verder is de server die gebruikt 

werd voor vertalingen voor Europol vervangen door een krachtiger apparaat. 

Het Vertaalbureau beschikt over een groot aantal cd’s en dvd’s met informatie die gebruikt wordt 

tijdens het vertaalproces. Er is een nieuwe cd/dvd-toren geïnstalleerd om deze informatie 

toegankelijk te maken voor alle gebruikers van het netwerk. Via dit systeem kan de grote 

hoeveelheid gegevens waarom het gaat on line opgeslagen worden. 

Voor de nummering en de automatische opslag in digitale vorm van de documenten die op papier 

bij het Vertaalbureau binnenkomen zijn twee Digital Senders geïnstalleerd. De gebruikers kunnen 

nu documenten nummeren en van die documenten een elektronische versie ontvangen via e-mail. 

Wat de Lotus Notes-omgeving betreft kan vermeld worden dat de overgang van versie 4 naar 

versie 5 voltooid is, zodat het Vertaalbureau thans beschikt over de capaciteit waaraan behoefte 

bestond (met name voor het beheer van omvangrijkere databases), alsmede over een aantal 

extra functies. Voor deze omschakelingsoperatie is een externe firma ingeschakeld. Verder zijn 

verschillende softwarepakketten voor PC’s geactualiseerd en is de nodige nieuwe software 

toegevoegd. 

3. Telecommunicatie 

Vanwege de toename van het aantal kantoorruimten is uitbreiding noodzakelijk gebleken van 

zowel het informatienetwerk, voor de aansluiting van meer PC’s, printers, enzovoort, als het 

telecommunicatiesysteem. 

De capaciteit van het interne informatienetwerk voor gegevensverkeer tussen de verschillende 

niveaus van het Vertaalbureau en de servers is vergroot van 10 MB/sec tot 1 GB/sec om de 

algehele snelheid van het systeem te vergroten en de prestaties te verbeteren van de PCtoepassingen 

waarbij via de servers gegevens opgevraagd worden. 


31

Het project inzake de overgang naar het TESTA II-netwerk (Trans-European Services for 

Telematics between Administrations), dat ontwikkeld is in het kader van het IDA-programma, is 

voortgezet. Dit netwerk maakt de uitwisseling van gegevens mogelijk tussen de instellingen en de 

lidstaten (e-mail, toegang tot websites, enzovoort). Er is een tweede toegangspunt gepland om de 

aangesloten partners die van het TESTA-netwerk zijn uitgesloten (zoals de externe vertalers) 

toegang te verlenen tot publieke websites en e-mail. 

4. Ontwikkelingsactiviteiten 

De website van het Vertaalbureau is uitgebreid en de vormgeving ervan is met de hulp van een 

externe firma verbeterd. Een belangrijke functie van de website is externe vertalers de 

mogelijkheid te bieden in te schrijven op aanbestedingen. Verder is een tweede website voor 

externe vertalers ontwikkeld, gericht op de uitwisseling van gegevens betreffende de contracten 

van deze vertalers en de aan hen verstrekte opdrachten. 

Met behulp van het softwarepakket Business Objects is een aantal standaardverslagen 

toegevoegd of gewijzigd. 

Op basis van Lotus Notes is een database, Infokiosque, ontwikkeld voor het verzamelen van alle 

documenten van algemene aard van het Vertaalbureau (reglementen, administratie, 

softwarehandleidingen, enzovoort). Via deze database kunnen alle personeelsleden deze 

documenten thans raadplegen. 

Voorts is een nieuwe toepassing, Nemo, geïnstalleerd, een door een extern ICT-bedrijf ontwikkeld 

systeem gericht op de automatische vertaling van de Gemeenschapsmerken en het beheer van 

de daarmee samenhangende werkstromen. Dit systeem is gekoppeld aan twee 

softwarepakketten, Oracle en Lotus Notes. Voor de implementatie ervan was het nodig Oracleversie 

8i op de Oracle-productserver te installeren en verschillende door het Vertaalbureau 

gebruikte toepassingen te upgraden. Deze nieuwe toepassing vergde tevens de installatie van de 

betreffende software bij alle vertaalbureaus die op dit specifieke gebied met het Vertaalbureau 

samenwerken. Het informaticateam van het Vertaalbureau is via trainingen op de hoogte gebracht 

van alle ins en outs van deze nieuwe toepassing teneinde ondersteuning te bieden aan zowel de 

interne gebruikers als de genoemde vertaalbureaus. Het systeem biedt de interne vertalers de 

mogelijkheid tot interactief werken. De gegevensverwerking vindt ‘s nachts plaats; dat maakte het 

noodzakelijk voor deze toepassing de standaardprocedures voor het saven van bestanden aan te 

passen. 

Met behulp van het systeem Flosys, dat oorspronkelijk ontwikkeld is in het kader van het IDAprogramma, 

is het systeem voor het beheer van de werkstromen voor vertalingen en 

standaarddocumenten verbeterd, en inmiddels is Flosys2 geïnstalleerd. Via dit op Oracle en Lotus 

Notes gebaseerde systeem kan de uitwisseling van documenten tussen de verschillende 

personen die betrokken zijn bij een vertaling (planning, interne en externe vertalers, afdeling 

Opmaak) geautomatiseerd worden, zodat gegevensuitwisseling op papier of via de telefoon niet 

meer nodig is. In bijlage XIII is een overzicht van de werkstromen bijgevoegd. 


32

De door het Vertaalbureau gebruikte toepassing Tier is oorspronkelijk ontwikkeld voor het beheer 

van de contracten met de externe vertalers. Deze toepassing is uitgebreid en geschikt gemaakt 

voor het beheer van de interne medewerkers. Ze is geïntegreerd in het systeem voor 

begrotingsbeheer SI2 (een door de Commissie ontwikkeld systeem dat ook bij het Vertaalbureau 

is geïnstalleerd), zodat gegevens betreffende derden niet in beide systemen ingevoerd hoeven te 

worden. 

De systemen Suivi (beheer van de vertalingen), Tier (beheer van de menselijke middelen en van 

de contracten) en SI2 zijn geïntegreerd met het oog op het beheer van de 

begrotingsverplichtingen voor de interne vertaling en het beheer van de bijbehorende facturering. 

Een overzicht van de belangrijkste toepassingen en de interactie tussen deze systemen is te 

vinden in bijlage XIV. 

C. VOORLICHTINGSACTIVITEITEN 

Het Vertaalbureau heeft in 2001 zijn activiteiten op het gebied van interne en externe voorlichting 

uitgebreid, met als voornaamste doel het verstrekken van uitgebreidere en gerichtere informatie. 

1. Publicaties 

De publicaties van het Vertaalbureau worden zowel op papier als in elektronische vorm verspreid 

onder een gevarieerd publiek, waartoe de partners van het Vertaalbureau, de instellingen van de 

Gemeenschap en internationale organisaties behoren, maar ook de beroepsgroep van 

professionele vertalers. 

TITEL VERSCHIJNT TALEN 

Jaarverslag 2000 en werkprogramma 2001 1 maal per jaar officiële talen van de EU 

Informatieblad 4 maal per jaar DE, EN en FR 

Informatieblad externe vertaling 2 maal per jaar EN 

Begroting 2001 PB L 207 

van 31.07.2001 

2. Websites 

a. Website van het Vertaalbureau 

officiële talen van de EU 

Eind 2000 is op basis van een analyse van de website van het Vertaalbureau een nieuwe 

modelversie van de site afgerond, die in het tweede kwartaal van 2001 in gebruik is genomen. 

In deze versie is niet alleen de toegang tot de informatie aanmerkelijk verbeterd, dankzij een 

nieuwe vormgeving en een beter navigatiesysteem, maar ook de informatie zelf, door de 

toevoeging van een aantal nieuwe rubrieken. 


33

Met betrekking tot het gebruik van de website kan vermeld worden dat het Vertaalbureau in het 

jaar 2001 meer dan 76 500 bezoekers heeft geregistreerd. Tot de meest bezochte bestanden 

behoorden die betreffende de vacatures, de aanbestedingsprocedures, de presentatie van het 

agentschap en de verslagen van de werkzaamheden. 

b. Website voor freelancers 

Begin september 2001 heeft het Vertaalbureau een nieuwe website gelanceerd die uitsluitend 

gericht is op de externe vertalers waarmee een contract gesloten is. Hiermee wil het 

Vertaalbureau deze vertalers een gespecialiseerd hulpmiddel in handen geven dat in hoge 

mate tegemoet komt aan de informatiebehoeften van de contractanten, zulks naar gelang van 

de specifieke kenmerken van hun contract(en). 

Deze beperkte website is uitsluitend toegankelijk via login/password en biedt de contractant 

enkel toegang tot de rubrieken die voor hem van direct belang zijn. Zo heeft bijvoorbeeld een 

contractant waarmee geen contract “Merken” gesloten is geen toegang tot de rubriek Tmarks 

translation. 

De taal van de website is Engels, en de vormgeving van de site is gebaseerd op de grafische 

omgeving van de site van het Vertaalbureau. De site is verdeeld in de volgende rubrieken: 

Information: algemene informatie over BTW, facturering, werkmethoden van de sectie 

Externe vertaling en de Newsletters van de sectie. 

List of contractors: hier kan de contractant zien welke plaats hij voor elk contract inneemt op 

de lijst van contractanten. 

Translation help: externe links naar diverse terminologiedatabases en naar de Multitermdatabase 

van het Vertaalbureau. 

Tmarks translation:logo’s van de Gemeenschapsmerken. 

Discussion forum: platform voor het uitwisselen/opvragen van gegevens. 

3. Andere activiteiten 

a. Ontwikkeling van hulpmiddelen voor interne informatieverstrekking 

Om het personeel eenvoudiger en sneller toegang te bieden tot gegevens van reglementaire, 

administratieve en technische aard heeft het Vertaalbureau een nieuwe interne faciliteit 

gecreëerd: Infokiosque. In dit systeem, dat in de loop van juni 2001 ingevoerd is, worden in 

één enkele database alle gegevens verzameld die voor de personeelsleden van het 

Vertaalbureau van belang zijn. Infokiosque biedt toegang tot elektronische bestanden of 

hypertekst-links en maakt het voor iedere dienst van het Vertaalbureau mogelijk gegevens te 

actualiseren en nieuwe informatie toe te voegen (statistieken, verslagen, 

inschrijvingsformulieren, enzovoort). 

b. Organisatie van enquêtes voor intern tevredenheidsonderzoek 

Teneinde de kwaliteit van de interne dienstverlening te meten evenals de mate van 

afstemming van die dienstverlening op de behoeften van het personeel heeft het 


34

Vertaalbureau in 2001 twee enquêtes georganiseerd in het kader van een intern 

tevredenheidsonderzoek. De eerste enquête had betrekking op de Infokiosque-database en 

vond plaats via een vragenformulier dat onder alle personeelsleden is verspreid. De uitkomst 

ervan is positief te noemen: Infokiosque heeft geleid tot een verbetering van de interne 

informatieverstrekking en lijkt over het geheel genomen tegemoet te komen aan de 

verwachtingen van de gebruikers. Van de suggesties en opmerkingen van die gebruikers is in 

ruime mate gebruik gemaakt om de database verder te verbeteren. 

De tweede enquête had betrekking op Eurolook CdT, een elektronisch hulpmiddel voor het 

maken van documenten op basis van de standaarddocumenten van het Vertaalbureau. Deze 

enquête was in eerste instantie gericht op personeelsleden die uit hoofde van hun functie te 

maken hebben met het creëren van documenten. Gebleken is dat van dit hulpmiddel slechts 

“incidenteel” gebruik wordt gemaakt, terwijl een grote meerderheid van gebruikers tegelijkertijd 

aangaf van oordeel te zijn dat het product goed op de behoeften is afgestemd. Deze 

bevindingen waren aanleiding om actie te ondernemen op twee niveaus: met betrekking tot het 

product (verbetering van de functies en uitbreiding met extra modellen) en met betrekking tot 

de gebruikers (opleidingsactiviteiten voor nieuwe medewerkers en invoering van 

bijscholingscursussen). Deze acties zullen in de eerste helft van 2001 ten uitvoer gelegd 

worden. 

c. Organisatie van een seminar 

In aansluiting op de eerder ontplooide initiatieven bedoeld om het vraagstuk van 

kwaliteitsbeheer onder de aandacht te brengen heeft het Vertaalbureau in september een 

seminar georganiseerd onder de titel “Quality – a measurable deliverable?” (Kwaliteit – een 

meetbare kwantiteit?). Aan deze bijeenkomst hebben medewerkers, cliënten en leveranciers 

van het Vertaalbureau deelgenomen, alsmede vertegenwoordigers van de vertaaldiensten van 

de communautaire instellingen en organen. 

In haar inleidende toespraak heeft commissaris Viviane Reding benadrukt dat kwaliteit een 

wezenlijke vereiste is op vertaalgebied en tevens gewezen op het belang van taalkundige 

diversiteit. Tal van sprekers, afkomstig uit zowel de publieke als de particuliere sector, hebben 

vervolgens het spreekgestoelte beklommen om de basisprincipes en de kenmerken van 

kwaliteitsbeheer uiteen te zetten, niet enkel vanuit een algemeen perspectief, maar ook in het 

kader van de toepassing ervan in de vertaalsector. Daarbij zijn verschillende aspecten belicht, 

waaronder de verwachtingen van de cliënten, welk punt naar voren is gebracht door 

vertegenwoordigers van twee cliënten van het Vertaalbureau, het Europees Milieuagentschap 

en CEDEFOP. Bijdragen waren er ook van vooraanstaande vertegenwoordigers van de 

vertaalsector, die de kwestie van kwaliteit vanuit zowel een theoretische als een commerciële 

invalshoek benaderden. Verder zijn het belang van terminologie en de rol van 

vertaalhulpmiddelen aan de orde gekomen. De bijdragen waren niet beperkt tot het specifieke 

terrein van vertalen. Zo hebben deskundigen op het gebied van kwaliteitsbeheer uiteengezet 

op welke manieren de kwaliteitsaspecten van het product geïntegreerd kunnen worden in de 

planning van de werkzaamheden en de interne organisatie. 


35

A. ONTVANGSTEN 

HOOFDSTUK 6 

ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER 

In 2001 zijn in totaal 287 934 bladzijden vertaald, hetgeen een stijging met 10,13% ten opzichte 

van het aantal daadwerkelijk vertaalde bladzijden in 2000 betekent. Hiervan zijn 211 762 

bladzijden vertalingen van merken. 

Overzicht van de ontwikkeling van vertalingen naar type termijn 

TYPE 2000 2001 

Normaal 90,00% 89,60% 

Gepland 8,80% 2,10% 

Urgent 1,20% 8,29% 

100,00% 100,00% 

In totaal is een bedrag van 21 474 488 EUR in rekening gebracht voor door het Vertaalbureau 

verrichte werkzaamheden. 

ONTVANGSTEN EUR % 

Facturering voor vertalingen 20 582 408,00 93,84 

Facturering voor terminologie 309 792,00 1,41 

Facturering interinstitutionele samenwerking 582 288,00 2,65 

Rente-inkomsten 458 134,35 2,09 

Totaal 21 932 622,35 100,00 

Overzicht van de kredieten aan het eind van het begrotingsjaar 

OMSCHRIJVING EUR % 

Raming begrotingsjaar 24 823 550,00 100,00 

Vastgestelde rechten 2001 21 932 622,35 88,35 

Rechten aanloopperiode 669 642,00 100,00 

Overdrachten van rechtswege 2000 3 190 037,33 100,00 

Geïnde bedragen 21 236 373,27 82,34 

Nog in te vorderen bedragen 4 555 928,41 17,66 


36

Het Vertaalbureau heeft in 2001 zowel alle overdrachten van rechtswege van het vorige jaar als 

een bedrag van 233 588,77 EUR voor de aanloopperiode geïnd. 

De begroting, uitgedrukt in procenten, heeft in de afgelopen vier jaar de volgende ontwikkeling 

vertoond: 

B. UITGAVEN 

OMSCHRIJVING 1998 1999 2000 2001 

Vastgestelde rechten 96 98 99 99 

Geïnde bedragen 92 76 85 82 

Aangegane betalingsverplichtingen 82 82 77 68 

Betalingen 66 78 85 89 

Overgedragen kredieten 15 21 15 11 

Kredieten begrotingsjaar 


Kredieten begrotingsjaar 24 823 550,00 100,00 

Aangegane betalingsverplichtingen 16 772 283,47 67,57 

Betalingen 14 951 848,69 89,15 

Van rechtswege over te dragen kredieten 1 820 434,78 10,85 

Geannuleerde kredieten 8 051 266,53 32,43 

Toelichting 

Titel 1: Personeel 




Betalingen 9 133 461,76 99,27 

Overgedragen kredieten 67 180,45 0,73 

Geannuleerde kredieten 970 557,79 9,54 

De niet-gebruikte kredieten zijn toe te schrijven aan het feit dat niet alle geplande aanwervingen 

konden plaatsvinden wegens gebrek aan kantoorruimten in het "Nouvel Hémicycle"-gebouw. 


37

Post 1174: Freelance-werkzaamheden 

Van de aan deze post toegewezen 8 152 000 EUR is 68,10% gebruikt voor verplichtingen ofwel 

een totaal van 5 551 785,82 EUR. Het aantal extern vertaalde bladzijden bedraagt 123 387 voor 

een gemiddelde prijs van 40 EUR per bladzijde. 




Betalingen 4 727 919,92 85,16 


Geannuleerde kredieten 2 600 214,18 31,90 

Titel 2: Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven 




Betalingen 1 090 467,01 53,99 



Het bedrag van de overgedragen kredieten correspondeert in hoofdzaak met aan het eind van het 

jaar nog lopende contracten voor de ontwikkeling van informatiesystemen en de uitgaven voor 

extern personeel belast met operationele werkzaamheden op het gebied van informatica. De 

geannuleerde kredieten betreffen oorspronkelijk voorziene, maar niet bestede bedragen voor de 

huur van kantoorruimten. De door het Vertaalbureau uitgevoerde betalingen volgden in het 

algemeen 29 dagen na ontvangst van de rekening. 

Reserve 

Van de geannuleerde kredieten betreft 3 873 850,00 EUR de reserve voor onvoorziene uitgaven 

in verband met de financiering van de werkgeversbijdragen aan de communautaire 

pensioenregeling. Door het besluit van de raad van bestuur van 26 oktober 2001 kan echter geen 

verplichting worden aangegaan zolang hiervoor geen rechtsgrond is vastgesteld. 

Ingevolge de aanbeveling van de Europese Rekenkamer worden bedragen gereserveerd in 

verband met de bestaande onzekerheid over de door de Luxemburgse overheid ter beschikking 

gestelde kantoorruimten. 


38

Van rechtswege overgedragen kredieten van 2000 naar 2001. 


Overgedragen kredieten 2 392 887,67 100,00 

Betalingen 2 152 928,56 89,97 


De van 2000 overgedragen, maar niet gebruikte kredieten betreffen annuleringen van freelancevertaalwerkzaamheden 

(54,52%) en niet-bestede uitgaven onder titel 2 (45,48%). 

Specificatie saldo begrotingsjaar 

OMSCHRIJVING EUR 

+ Vervallen kredieten 2001 8 051 266,53 

+ Vervallen overgedragen kredieten 2000 239 959,11 

+ Geannuleerde, opnieuw aan te wenden kredieten 20 701,49 

- Koersverliezen 1 409,84 

+ Koerswinsten 5 148,19 

- Reserve voor communautaire pensioenregeling 3 873 850,00 

- Lagere inningen dan verwacht 1 543 643,87 

Saldo begrotingsjaar 2 898 171,61 


39

OVERZICHT BIJLAGEN 

I Overzicht leden raad van bestuur 

II t/m VIII Statistische gegevens vertaling 

IX Personeelsformatie van het Vertaalbureau 

X Organigram 

XI Verlenging van contracten, herinschaling en bevordering 

XII Statistische gegevens over het personeel 

XIII Werkschema 

XIV Belangrijkste toepassingen en hun interactie 

XV Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 1997-2001 

XVI Financiële balans 2001 


40

OVERZICHT LEDEN RAAD VAN BESTUUR 

VOORZITTER: DHR. B. MCCLUSKEY EUROPESE COMMISSIE 

INSTANTIE LEDEN PLAATSVERVANGENDE LEDEN 

Europese Commissie Dhr. L. De Prins Mevr. E. Wagner, Mevr. M. Reicherts 

Comité van de regio’s Dhr. J. Garcia-Petit Dhr. S. Baniotopoulos 

Raad van de Europese Unie Dhr. K. Fischer Holm Dhr. H. Baes 

Europese Rekenkamer Mevr. U. Gubian Dhr. M. Loos 

Hof van Justitie van de EG Dhr. A. Calot Escobar Dhr. A. Morello 

AESS Dhr. H. H. Konkolewsky Dhr. J. M. Pijuan 

Europese Centrale Bank Dhr. F. Moss Mevr. S. Johns 

Europese Investeringsbank Dhr. G. Aigner Dhr. K. Petersen 

CEDEFOP Mevr. C. Frey Mevr. A. Clark 

EMA Dhr. S. Bjarnason Mevr. T. Porkka 

EFIL Dhr. E. Verborgh Mevr. M. Barreiro 

EUMC Dhr. B. Sørensen Dhr. J. Kellock 

EMEA Dhr. A. Pott Mevr. B. Fayl 

EUROPOL Dhr. P. Vowé Dhr. M. Emborg 

ETF Mevr. G. Schürings Mevr. J. Anstey 

BHIM Dhr. A. Casado Dhr. P. Rodinger 

EWDD Dhr. G. Felgueiras Mevr. R. De Sousa 

OCVV Dhr. B. Kiewiet Dhr. I. Forsyth 

België Dhr. J. De Beenhouwer Dhr. J. P. Roobrouck 

Denemarken Dhr. S. Ryom Dhr. T. Svendstrup 

Duitsland Dr. E. Cuntz Dhr. D. Wolter 

Griekenland Dhr. P. Mavroidis Mevr. E. Raptarchi-Avaritsioti 

Spanje Mevr. B. Alfaro Dhr. Hernández-Peña 

Frankrijk Mevr. D. Besser Dhr. O. Colom 

Ierland Dhr. Sean C. O'Donnell 

Italië Mevr. S. Lippi 

Luxemburg Dhr. J. P. Lahire 

Nederland Mevr. M. Alhadeff Dhr. J. A. Daldrup 

Oostenrijk Dhr. A. Schallenberg Dr. T. Oberreiter 

Portugal Dhr. O. Veiga 

Finland Mevr. K. Pimiä 

Zweden Mevr. B. Ehrenberg-Sundin Mevr. S. Malmberg 

Verenigd Koninkrijk Dhr. J. Watson Dhr. G. Paxman 


41 

BIJLAGE I

T OTALE WERKLAST: 287 934 BLADZIJDEN 

STATISTISCHE GEGEVENS VERTALING 

W ERKLAST PER CLIËNT (GEMEENSCHAPSMERKEN UITGEZONDERD) 

25000 

20000 

15000 

10000 

5000 

0 

365 

EAR 

5833 

AESS 

2200 

ECB 

3238 

EC-JAA 

4929 

CdT 

1030 

CEDEFOP 

248 

RAAD 


1635 

REKENK. 

DOCUMENTEN: 27%, 

OFWEL 76 172 BLZ. 

369 

HvJ 

42 

2478 

EMA 

7850 

EFIL 

4297 

EMEA 

GEMEENSCHAPSMERKEN: 

73%, OFWEL 211 762 BLZ. 

3139 

ETF 

2111 

EUMC 

9040 

EUROPOL 

1241 

OCVV 

BIJLAGE II 

3553 

EWDD 

22486 

BHIM

VERGELIJKING 2000/2001 

CLIËNTEN 2000 2001 VARIATIE 

EAR - Thessaloniki -- 365 + 365 

AESS – Bilbao 7 980 5 833 - 2 147 

ECB – Frankfurt 1 109 2 200 + 1 091 

EIB – Luxemburg 48 -- - 48 

CEDEFOP – Thessaloniki 2 677 1 030 - 1 647 

Europese Commissie - JAA – Brussel 3 091 3 238 + 147 

Raad van de Europese Unie – Brussel -- 248 + 248 

Europese Rekenkamer – Luxemburg 553 1 635 + 1 082 

Hof van Justitie van de EG – Luxemburg 369 + 369 

EMA – Kopenhagen 7 040 2 478 - 4 562 

EFIL – Dublin 7 649 7 850 + 201 

EMEA – Londen 5 632 4 297 - 1 355 

ETF – Turijn 5 653 3 139 - 2 514 

EUMC – Wenen 1 841 2 111 + 270 

EUROPOL – Den Haag 10 503 9 040 - 1 463 

OCVV – Angers 1 493 1 241 - 252 

EWDD – Lissabon 3 313 3 683 + 370 

BHIM (documenten) – Alicante 16 835 22 486 + 5 651 

Overige 3 771 4 929 + 1 158 


43 

TOTAAL AANTAL DOCUMENTEN 79 188 76 172 - 3 016 

BHIM (Gemeenschapsmerken) - Alicante 182 266 211 762 + 29 496 

TOTAAL-GENERAAL 261 454 287 934 + 26 480 

BIJLAGE III

KWARTAALONTWIKKELING IN 2001 

CLIËNTEN 1 STE KWARTAAL 2 DE KWARTAAL 3 DE KWARTAAL 4 DE KWARTAAL TOTAAL 

AESS – Bilbao 1 735 1 042 1 344 1 712 5 833 

ECB – Frankfurt 2 200 2 200 

EC - JAA - Brussel 980 1 000 884 374 3 238 

CEDEFOP – Thessaloniki 209 699 101 21 1 030 

RAAD - Brussel 248 248 

REKENKAMER - Luxemburg 147 530 833 125 1 635 

EMA – Kopenhagen 328 686 513 951 2 478 

EFIL – Dublin 2 101 2 487 2 417 845 7 850 

EMEA – Londen 1 140 1 512 665 980 4 297 

ETF – Turijn 613 1 037 537 952 3 139 

EUMC – Wenen 239 520 574 778 2 111 

EUROPOL – Den Haag 2 552 3 173 1 858 1 457 9 040 

OCVV – Angers 487 170 94 490 1 241 

EWDD – Lissabon 584 201 2 022 876 3 683 

BHIM (documenten) - Alicante 7 896 4 357 5 730 4 503 22 486 

Overige 1 765 1 046 1 620 1 232 5 663 


44 

TOTAAL DOCUMENTEN 22 976 18 460 19 192 15 544 76 172 

BHIM (Gemeenschapsmerken) - Alicante 50 055 51 615 58 649 51 443 211 762 

TOTAAL-GENERAAL 73 031 70 075 77 841 66 987 287 934 

BIJLAGE IV

Cliënten 

Talen 

TOTAAL AANTAL BLADZIJDEN VOOR DE OFFICIËLE EU-TALEN 

DA DE EL EN ES FI FR IT NL PT SV 

TOTAAL 

EU-TALEN 

TOTAAL 

OVERIGE 

TALEN 

TOTAAL 

EAR 

Thessalonki 

34 34 34 25 34 34 34 34 34 34 34 365 365 

AESS 

Bilbao 354 886 372 1 060 645 354 629 440 368 368 357 5 833 5 833 

ECB 

Frankfurt 220 220 220 220 220 220 220 220 220 220 2 200 2 200 

EC – JAA 

Brussel 308 308 308 308 297 308 387 409 308 297 3 238 3 238 

CDT 

Luxemburg 

468 520 438 573 462 437 242 447 436 465 437 4 925 4 4 929 

CEDEFOP 

Thessalonki 

24 34 25 166 104 276 6 119 146 3 123 1 026 4 1 030 

HvJ 

Luxemburg 

41 41 41 41 41 41 41 41 41 369 369 

Raad 

Brussel 22 22 22 50 22 22 22 22 22 22 248 248 

Rekenkamer 

Luxemburg 87 31 236 13 275 294 185 171 343 1 635 1 635 

EMA 

Kopenhagen 79 295 78 34 749 78 162 128 75 78 255 2 011 467 2 478 

EFIL 

Dublin 

366 1 266 318 1 106 873 354 2 095 354 411 356 350 7 849 1 7 850 

EMEA 

Londen 

427 425 427 5 435 427 435 427 427 435 427 4 297 4 297 

ETF 

Turijn 

62 378 62 279 297 62 799 332 62 62 62 2 457 682 3 139 

EUMC 

Wenen 43 448 39 246 41 39 1 088 41 39 41 46 2 111 2 111 

EUROPOL 

Den Haag 615 1 031 622 1 243 970 615 1 077 973 606 598 615 8 965 75 9 040 

OCVV 

Angers 118 105 100 211 101 107 92 105 102 100 100 1 241 1 241 

EWDD 

Lissabon 

217 753 227 42 230 230 746 228 230 359 227 3 489 194 3 683 

BHIM 

Alicante 

127 3 734 126 5 319 3 963 123 4 500 4 054 210 201 129 22 486 22 486 

BHIM – GM 

Alicante 

21 237 15 371 21 396 10 048 20 331 21 352 18 895 20 448 20 224 21 402 21 058 211 762 211 762 

24 849 25 902 25 091 20 461 30 101 25 362 31 513 28 971 24 062 25 052 25 143 286 507 1 427 287 934 

TOTAAL 

TOTAAL AANTAL BLADZIJDEN VOOR DE OVERIGE TALEN 

CLIËNTEN 

TALEN 

AR BG CS ET HU IS LT LV NO PL RO RU SK SL TR TOTAAL 

CDT 

LUXEMBURG 4 4 

CEDEFOP 

THESSALONIKI 

2 2 4 

EMA 

KOPENHAGEN 

29 29 29 29 74 29 29 74 29 29 29 29 29 467 

EFIL 

DUBLIN 

1 1 

ETF 

TURIJN 264 418 682 

EUROPOL 

DEN HAAG 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 75 

EWDD 

LISSABON 194 194 

TOTAAL 269 34 34 34 34 81 34 34 279 35 34 423 34 34 34 1 427 


45 

BIJLAGE V

VERDELING INTERNE/EXTERNE VERTALING VOOR DE OFFICIËLE EU-TALEN 

Talen 

TOTAAL TOTAAL TOTAAL 

DA DE EL EN ES FI FR IT NL PT SV 

Cliënten 

EU-TALEN OVERIGE TALEN AGENTSCHAP 

EAR E 10 7 10 27 27 

Thessaloniki I 34 24 34 18 34 34 24 34 34 34 34 338 338 

AESS E 139 649 128 964 421 128 401 238 153 139 125 3 485 3 485 

Bilbao I 215 237 244 96 224 226 228 202 215 229 232 2 348 2 348 

ECB E 168 168 168 168 168 168 168 168 168 168 1 680 1 680 

Frankfurt I 52 52 52 52 52 52 52 52 52 52 520 520 

EC – JAA E 151 82 135 94 9 9 101 207 141 9 938 938 

Brussel I 157 226 173 214 288 299 286 202 167 288 2 300 2 300 

CDT E 93 175 78 216 146 96 56 121 97 165 81 1 324 4 1 328 

Luxemburg I 375 345 360 357 316 341 186 326 339 300 356 3 601 3 601 

CEDEFOP E 15 34 110 35 225 6 99 124 99 747 4 751 

Thessaloniki I 9 25 56 69 51 20 22 3 24 279 279 

HvJ 

E 41 41 41 41 41 41 41 41 41 369 369 

Luxemburg 

RAAD 

I 22 22 22 50 22 22 22 22 22 22 248 248 

Brussel 

REKENKAMER E 13 7 191 10 216 285 170 162 335 1 389 1 389 

Luxemburg I 74 24 45 3 59 9 15 9 8 246 246 

EMA E 22 235 22 27 673 22 95 67 33 22 199 1 417 465 1 882 

Kopenhagen I 57 60 56 7 76 56 67 61 42 56 56 594 2 596 

EFIL E 165 1 113 130 1 056 718 161 1 640 191 189 155 177 5 695 1 5 696 

Dublin I 201 153 188 50 155 193 455 163 222 201 173 2 154 2 154 

EMEA E 168 174 168 5 184 168 174 174 168 174 168 1 725 1 725 

Londen I 259 251 259 251 259 261 253 259 261 259 2 572 2 572 

ETF E 58 305 58 279 203 58 700 203 58 58 58 2 038 682 2 720 

Turijn I 4 73 4 94 4 99 129 4 4 4 419 419 

EUMC E 387 165 18 19 729 18 1 336 1 336 

Wenen I 43 61 39 81 23 20 359 23 39 41 46 775 775 

EUROPOL E 60 172 60 157 172 60 172 172 60 45 60 1 190 75 1 265 

Den Haag I 555 859 562 1 086 798 555 905 801 546 553 555 7 775 7 775 

OCVV E 31 31 31 179 33 31 16 35 31 31 31 480 480 

Angers I 87 74 69 32 68 76 76 70 71 69 69 761 761 

EWDD E 111 562 122 24 117 111 571 120 111 238 111 2 198 190 2 388 

Lissabon I 106 191 105 18 113 119 175 108 119 121 116 1 291 4 1 295 

BHIM – GM E 8 403 6 077 8 401 4 013 8 011 8 410 7 432 7 865 7 787 8 283 8 251 82 932 82 932 

Alicante I 12 834 9 294 12 995 6 035 12 320 12 942 11 463 12 583 12 437 13 120 12 807 128 830 128 830 

BHIM E 30 2 175 30 3 654 2 488 30 3 441 2 411 60 62 36 14 417 14 417 

Alicante I 97 1 559 96 1 665 1 475 93 1 059 1 643 150 139 93 8 069 8 069 

TOTAAL 24 849 25 902 25 091 20 461 30 101 25 362 31 513 28 971 24 062 25 052 25 143 286 507 1 427 287 934 


46 

BIJLAGE VI 

TOTAAL EXTERN: 124 808 BLZ. TOTAAL INTERN: 163 126 BLZ.

TALEN 

VERDELING PER TAAL 2000/2001 

2001 2000 

RANGORDE AANTAL BLZ. PERCENTAGE CUMULATIEF 

PERCENTAGE 

RANGORDE AANTAL BLZ. 

FR 1 31 513 10,9 10,9 1 28 911 

ES 2 30 101 10,5 21,4 2 26 362 

IT 3 28 971 10,1 31,5 3 26 295 

DE 4 25 902 9,0 40,5 4 24 532 

FI 5 25 362 8,8 49,3 7 22 255 

SV 6 25 143 8,7 58,0 9 22 066 

EL 7 25 091 8,7 66,7 5 23 438 

PT 8 25 052 8,7 75,4 6 23 051 

DA 9 24 849 8,6 84,0 10 22 060 

NL 10 24 062 8,4 92,4 8 22 138 

EN 11 20 461 7,1 99,5 11 18 802 

RU 12 423 0,2 99,7 12 978 

NO 13 279 0,1 99,8 15 110 

AR 14 269 0,1 99,9 13 133 

IS 15 81 14 128 

Overige 375 0,1 100 195 

TOTAAL 287 934 100 261 454 

 

op basis van het aantal blz. per taal 

 

BG, CS, ET, HU, LT, LV, PL, RO, SK, SL, TR 


47 

BIJLAGE VII

STATISTISCHE GEGEVENS I.V.M. DEADLINES VOOR VERTAALWERKZAAMHEDEN 

TOTAAL AANTAL AANTAL BINNEN DE VASTGESTELDE DEADLINE VASTGESTELDE DEADLINE VASTGESTELDE DEADLINE 

CLIËNTEN 

VERZONDEN VASTGESTELDE DEADLINE 

+ 

+ 

+ 

DOCUMENTEN 

VERZONDEN 

1 À 2 DAG(EN) 

3 À 5 DAGEN 

1 WEEK 

DOCUMENTEN 

EAR - Thessaloniki 42 41 1 

AESS – Bilbao 784 759 17 6 2 

BCE – Frankfurt 400 400 

CEDEFOP - Thessaloniki 84 80 4 

CCE - JAA - Brussel 67 40 1 1 25 

CDT - Luxemburg 1 070 1 032 25 2 11 

HvJ - Luxemburg 9 9 

RAAD – Brussel 13 13 

REKENKAMER - Luxemburg 97 92 2 3 

EEA – Kopenhagen 261 255 5 1 

EFIL – Dublin 646 609 13 3 21 

EUMC – Wenen 309 305 3 1 

EMEA – Londen 1210 1200 9 1 

ETF – Turijn 231 220 4 5 2 

EUROPOL – Den Haag 1 688 1 683 4 1 

OCVV – Angers 333 329 4 

EWDD – Lissabon 428 417 10 1 

BHIM – Alicante 3 928 3 852 44 28 4 

TOTAAL DOCUMENTEN 11 600 11 327 141 56 76 


48 

PERCENTAGE 100 97,6 1,2 0,5 0,7 

NB : In deze lijst zijn de Gemeenschapsmerken niet opgenomen, aangezien deze per definitie altijd binnen de contractueel vastgestelde deadline worden verzonden. 

BIJLAGE VIII

CATEGORIEËN 

PERSONEELSFORMATIE VAN HET VERTAALBUREAU 

BEGROTINGS- 

POSTEN 

POSTEN 

1999 2000 2001 

BEZETTE 

POSTEN 

BEGROTINGS- 

POSTEN 

BEZETTE POSTEN 

 

BEGROTINGS- 

POSTEN 

BEZETTE POSTEN 

 

A2 1 1 1 1 1 1 

A3/LA3 1 1 1 1 1 1 

A4-5/LA4-5 6 6 9 7 13 8 

A6-7/LA6-7 62 56 65 61 67 64 

A8/LA8 2 7 2 3 2 1 

Subtotaal A/LA 72 71 78 73 84 75 

B1 -- -- -- -- 

B2/B3 3 1 3 2 5 4 

B4/B5 16 15 19 17 22 16 

Subtotaal B 19 16 22 19 27 20 

C1 -- -- -- -- 

C2/C3 4 3 5 5 9 6 

C4/C5 31 31 33 30 34 34 

Subtotaal C 35 34 38 35 43 40 

D1 -- -- -- -- 1 1 

D2/D3 5 3 6 3 3 3 

D4 -- -- -- -- 

Subtotaal D 5 3 6 3 4 4 

TOTAAL 131 124 144 130 158 139 

op 31 december 

oorspronkelijke begroting en gewijzigde en aanvullende begroting 

waarvan 5 hulpfunctionarissen 

waarvan 4 hulpfunctionarissen 


49 

BIJLAGE IX

ORGANIGRAM 

RAAD VAN BESTUUR 

VOORZITTER : B. MCCLUSKEY 

DIRECTEUR 

F. DE VICENTE 

RAADGEVENDE COMMISSIE VOOR AANKOPEN 

EN OVEREENKOMSTEN 

VOORZITTER: I. RODRÍGUEZ 

ASSISTENTE VAN DE DIRECTEUR 

SECRETARIAAT 


AFDELING VERTALING 

HOOFD: M-A. FERNANDEZ 

AFDELING INFORMATICA 

HOOFD: B. HAWES 

AFDELING ADMINISTRATIE 

HOOFD: I. RODRIGUEZ 

50 

SECTIE KWALITEITSBEHEER 

SECTIE ALGEMENE ADMINISTRATIE SECTIE TELECOMMUNICATIE SECTIE VERTALING 

SECTIE AANBESTEDINGEN SECTIE ONTWIKKELING SECTIE EXTERNE VERTALING SECTIE TAALTECHNOLOGIE 

SECTIE FINANCIËN SECTIE SYSTEEMBEHEER SECTIE CENTRALE PLANNING 

SECTIE PERSONEELSZAKEN SECTIE HELPDESK 

BIJLAGE X

VERLENGING VAN CONTRACTEN, HERINSCHALING EN BEVORDERING 

VERLENGING VAN CONTRACTEN 

4 

Tijdelijke functionarissen Hulpfunctionarissen 

HERINSCHALING VAN FUNCTIONARISSEN 

BEVORDERING VAN FUNCTIONARISSEN 

1 

4 

6 

1 

4 

0 

1 

LA A B C D 

4 

1 

13 

Categorie Tijdelijke 

functionarissen 

Hulpfunctionarissen 

LA 13 

A 0 2 

B 4 0 

C 4 2 

D 1 0 

Totaal 22 4 

1 1 

LA5 -> LA4 LA6 -> LA5 LA7 -> LA6 A7 -> A6 

LA8 -> LA7 B4 -> B3 B5 -> B4 C3 -> C2 

C4 ->C3 C5 ->C4 D2 ->D1 


1 

1 

2 

1 

1 

B -> LA 

C -> B 

D -> C 

6 

51 

2 

Categorie Aantal functionarissen 

B naar LA 1 

C naar B 4 

D naar C 1 

Totaal 6 

0 

0 

LA A B C D 

BIJLAGE XI 

Categorie/rang Aantal functionarissen 

LA5 LA4 1 

LA6LA5 1 

LA7LA6 6 

A7A6 1 

LA8LA7 2 

B4B3 1 

B5B4 4 

C3C2 1 

C4C3 1 

C5C4 6 

D2D1 1 

Totaal 25 

2

VERDELING NAAR CATEGORIE 1995-2001 

140 

120 

100 

VERDELING NAAR GESLACHT 1995-2001 

STATISTISCHE GEGEVENS PERSONEEL 

A*: inclusief hulpfunctionarissen 

0 14 21 68 80 84 85 

1 8 23 35 44 46 54 

1995 

VERDELING NAAR LEEFTIJD 2001 

VERDELING NAAR NATIONALITEIT 2001 

80 

60 

40 

20 

0 

35 

30 

25 

20 

15 

10 

5 

0 

3 

40 

12 

10 3 


1 

70 

60 

50 

40 

30 

20 

10 

0 

27 

1996 

21 

1997 

69 

1998 

21-29 jaar 30-39 jaar 40-49 jaar 50-59 jaar 

10 

6 

1 

8 

4 

30 

13 

1 

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 

29 

5 

3 

18 

12 

46 

25 

8 

AUT BE DE DK ES FR FI GB GR IRL IT LU NL PT SV 

52 

1999 

7 

3 

34 

16 

57 

9 

37 

3 

2000 

10 

3 

35 

19 

68 

5 

3 

12 

5 

4 

42 

17 

71 

5 

2001 

8 

4 

V. 

M. 

D 

C 

B 

LA 

A* 

BIJLAGE XII

WERKSCHEMA 

Financial 

Control 

WEB FREELANCE 

Clocking system 

SI2 

Presence 

Order Form for 

Trademarks 

Order Form for 

Document Translation 

Third party 

Reports 

Gestures 


Invoices 

Availability 

53 

Availability/Competences 

Internal/External 

TIER 

Availability/Competences 

Internal/External 

ELS 

SUIVI 

TRADEMARK 

Trademark Data 

FLOSYS 

NEMO 

Nemo: beheersysteem voor de werkverdeling van te vertalen merken tot aan de levering aan de cliënt. 

Gestures: beheersysteem voor vakantiedagen en opleidingen van het personeel van het Vertaalbureau. 

SI2: systeem voor financieel beheer. 

ELS: beheersysteem voor inventarissen. 

website “freelance”: site ter beschikking van de externe vertalers van het Vertaalbureau. 

Tier: beheersysteem voor individuele gegevens en contractgegevens van derden (leveranciers, cliënten, 

enz.) en van de functionarissen van het Vertaalbureau. 

Suivi: beheersysteem voor de ontwikkelingsgang van de vertaling van documenten. 

Flosys: toepassing voor het beheer van de verdeling van het vertaalwerk tot aan de levering aan de cliënt. 

Trademark: beheersysteem voor follow-upgegevens over vertalingen van geregistreerde merken. 

BIJLAGE XIII

BELANGRIJKSTE TOEPASSINGEN EN HUN INTERACTIES 

Translation 

to do 

Clients 

Document 

Formatting 

Document 

Alignment 

NEW WEB 

INTERFACE 

Format 

Align 

Planning 


Translation 

done 

Freelance 

or Internal 

54 

Internal 

Translation 

Freelance 

Planning 

Internal 

Revision 

Translation 

to do 

Translation 

done 

NEW REFERENCE 

DATA 

BIJLAGE XIV 

Freelance 

Translator

BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 1997-2001 

OMSCHRIJVING 1997 1998 1999 2000 2001 

Aantal vertaalde bladzijden 120 939 197 301 221 027 257 683 283 005 

Personeel : totaal 53 104 124 130 139 


vertalers (LA) 31 67 68 70 71 

Productiviteit, uitgedrukt in aantal bladzijden 

55 

totaal 2 282 1 900 1 782 1 982 2 036 

per LA 3 901 2 945 3 250 3 681 3 986 

Uitvoering van de begroting (x 1000 ecu/euro) 8 665 12 838 14 143 15 882 20 646 

Prijs per bladzijde (ecu/euro) 71,6 65,1 64,0 61,6 72,9 

Het verslag van de Europese Rekenkamer is nog niet definitief. 

Het aantal vertaalde bladzijden ten behoeve van de raad van bestuur van het Vertaalbureau is niet in dit cijfer opgenomen. 

BIJLAGE XV

FINANCIËLE BALANS 2001 

ACTIVA 2001 2000 PASSIVA 2001 2000 

Materiële vaste activa 2 694 968,10 1 118 415,97 Kapitaal 14 443 646,20 8 748 009,22 

Meubilair 225 248,58 181 793,10 Eigen vermogen 2 694 881,34 1 118 415,97 

Computerapparatuur 2 639 288,50 800 172,30 Reserve communautair pensioen 3 873 850,00 2 652 850,00 

Software 114 498,70 90 600,30 Resultaat begrotingsjaar 1998 1 211 708,40 1 211 708,40 

Telefoonapparatuur 96 535,62 43 850,27 Resultaat begrotingsjaar 1999 424 714,88 424 714,88 

Deposito's en zekerheden 86,76 Resultaat begrotingsjaar 2000 3 340 319,97 3 340 319,97 

Voorziening voor 

-380 690,06 Resultaat begrotingsjaar 2001 2 898 171,61 

waardevermindering 


Saldo aanvangsperiode 436 053,23 669 642,00 Saldo aanvangsperiode 436 053,23 669 642,00 

Van EWDD te ontvangen 194 385,23 -427 974,00 Van EWDD te ontvangen 194 385,23 427 974,00 

Van ETF te ontvangen 241 668,00 241 668,00 Van ETF te ontvangen 241 668,00 241 668,00 

56 

Vorderingen op 4 587 977,28 3 230 939,19 Overlopende posten 4 555 928,41 3 190 787,13 

Agentschappen en organen 4 555 928,41 3 190 037,33 Te ontvangen bijdragen 4 555 928,41 3 190 787,13 

Diverse debiteuren 32 048,87 40 901,86 

Kasmiddelen 14 173 998,94 10 724 317,06 Schulden 2 457 369,71 3 134 875,87 

Bank 14 173 498,57 10 724 173,28 Overgedragen kredieten 1 820 434,78 2 392 887,67 

Kas 500,37 143,78 Opnieuw aan te wenden kredieten 20 701,49 13 521,29 

Vorderingen van derden 20 377,44 270 864,33 

Voorschotten agentsch./organen 595 856,00 457 602,58 

BIJLAGE XVI 

TOTAAL ACTIVA 21 892 997,55 15 743 314,22 TOTAAL PASSIVA 21 892 997,55 15 743 314,22


HOOFDSTUK 1 

INLEIDING 

Voor 2002 verwacht het Vertaalbureau dat de werklast zal toenemen tot 274 500 bladzijden 

vertaling; dit betekent een lichte afname ten opzichte van het aantal vertaalde bladzijden in 2001 

(287 934 bladzijden). Deze vermindering is in hoofdzaak te wijten aan de afname van het aantal 

aanvragen voor inschrijving van Gemeenschapsmerken die onze grootste cliënt, het 

Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken Tekeningen en Modellen), heeft geconstateerd 

als gevolg van de ongunstige economische conjunctuur. Mogelijkerwijs wordt de afname in de 

vertaling van Gemeenschapsmerken in de loop van dit jaar gecompenseerd door extra 

vertaalaanvragen van andere, bestaande of nieuwe cliënten, aangezien er momenteel 

vergevorderde plannen bestaan voor de oprichting van diverse nieuwe agentschappen van de 

Europese Unie, zoals de Europese Voedselautoriteit, het Europees Agentschap voor de veiligheid 

van de zeevaart, het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart, enz. In ieder 

geval is het Vertaalbureau van mening dat de verwachte afname van het aantal bladzijden, 

voorzover deze zich voordoet, van geringe betekenis zal zijn; dit wordt in detail geïllustreerd in de 

bijlagen I en II (verwachtingen per cliënt) bij dit werkprogramma. 

Ook op het gebied van de interinstitutionele samenwerking zijn continuïteit en stabiliteit de 

voornaamste kenmerken van het jaar 2002; de in de voorgaande jaren aangevangen projecten 

(IATE, standaardisering van documenten voor het CEDEFOP, EUROPOL, enz.) zijn zeer 

omvangrijk en gepland over meerdere jaren, zoals uiteengezet in hoofdstuk 2. 

Voor wat betreft het interne functioneren van het Vertaalbureau, moeten de besluiten die door de 

raad van bestuur op basis van een door een externe consultant uitgevoerde evaluatie zijn 

goedgekeurd, geleidelijk aan worden ingevoerd in overeenstemming met het in oktober 2001 

opgestelde actieplan; hierbij moet het accent worden gelegd op het beleid voor totale 

kwaliteitszorg en de praktische invoering van het EFQM-model dat niet alleen gericht is op de 

kwaliteit van vertalingen maar op alle interne operationele aspecten van de organisatie. De 

tenuitvoerlegging van dit op algehele kwaliteit gerichte beleid betreft alle personeelsleden van het 

Vertaalbureau en vereist van iedereen een bijzondere inspanning en dit gedurende een langere 

periode dan het onlangs aangevangen jaar, wil het Vertaalbureau de efficiëntie en doelmatigheid 

van zijn dienstverlening substantieel verbeteren om aan de behoeften van onze cliënten tegemoet 

te kunnen blijven komen. 

Tot besluit hoopt het Vertaalbureau dat de lopende onderhandelingen met de Luxemburgse 

autoriteiten in 2002 met succes zullen worden afgerond om vóór de verwachte uitbreiding van de 

Europese Unie in 2004 te kunnen beschikken over een definitief kantoorgebouw, en zodoende de 

garantie te hebben dat de extra medewerkers kunnen worden geworven die noodzakelijk zijn om 

tegemoet te komen aan de vertaalbehoeften in de talen van de toekomstige lidstaten (zie 

hoofdstuk 4). 


57

A. TAKEN VAN HET VERTAALBUREAU 

HOOFDSTUK 2 

DOELSTELLINGEN EN STRATEGIE 

1. Ontwikkeling en consolidatie van de samenwerking 

Het Vertaalbureau volgt met grote belangstelling de projecten voor oprichting van nieuwe 

communautaire agentschappen en gedecentraliseerde organen en is actief betrokken bij de 

verschillende ontwikkelingsfasen van deze projecten om zeker te stellen dat naar behoren 

rekening wordt gehouden met de vertaalervaring en kennis die het heeft opgedaan om te kunnen 

voldoen aan de behoeften van de traditionele cliënten. Het Vertaalbureau informeert de voor deze 

nieuwe projecten verantwoordelijke diensten van de Europese Commissie over de mogelijkheden 

om diensten te verlenen aan toekomstige cliënten op gebieden die uiteenlopen van de veiligheid 

van de luchtvaart tot communautaire octrooien. Deze contacten hebben ertoe geleid dat het 

Vertaalbureau beschouwd wordt als eerste optie voor de vertaling van documenten voor de 

Europese Voedselautoriteit en het toekomstige Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart. 

Andere projecten, zoals het systeem voor communautaire octrooien of het Europees Agentschap 

voor veiligheid van de zeevaart bevinden zich in een minder ver gevorderde fase van ontwikkeling, 

maar het Vertaalbureau zal zich ook in 2002 blijven inspannen voor uitbreiding van het aantal en 

de verscheidenheid van zijn cliënten. Tegelijkertijd maakt het Vertaalbureau zich bekend bij en 

biedt het zijn diensten aan andere communautaire organen en instellingen aan met wie het tot nu 

toe nog niet heeft samengewerkt. 

Voor wat de interinstitutionele samenwerking betreft concentreren de activiteiten van het 

Vertaalbureau met het oog op het sluiten van samenwerkingovereenkomsten voor het verlenen 

van vertaaldiensten zich met name op het Europees Parlement en het Bureau voor officiële 

publicaties der Europese Gemeenschappen, de enige twee instellingen waarmee de in 2001 

aangevangen onderhandelingen niet tot een overeenkomst hebben geleid. 

Tevens neemt het Vertaalbureau op constructieve wijze deel aan de werkzaamheden van het 

Interinstitutioneel Vertaalcomité, en meer in het bijzonder aan die van het subcomité Nieuwe 

technologieën, waarvan het roulerend voorzitterschap het Vertaalbureau ten deel valt in 2002, en 

aan die van het subcomité Uitbreiding, gezien de noodzaak gedetailleerde en nauwkeurige 

informatie te verkrijgen over de positie van de vertaler en de situatie op de vertaalmarkt in de 

kandidaat-lidstaten. 

2. Ontwikkeling en consolidatie van projecten voor technische samenwerking 

a. IATE 

Aan het project dat is gericht op de totstandkoming van een unieke terminologiedatabase 

(IATE) voor de Europese Unie zal ook in 2002 veel aandacht moeten worden geschonken. De 


58

ontwikkelingsfase van het project zal naar verwachting nog steeds in juni/juli 2002 worden 

afgerond. Dit betekent dat de levering en de definitieve acceptatie van het systeem door de 

projectstuurgroep uiterlijk in augustus 2002 dienen te hebben plaatsgevonden. Voor die tijd 

dienen twee pilotfases te worden afgerond. Het doel van de eerste pilotfase is het stabiliseren 

van de applicatie en het opsporen van functionele onvolkomenheden in een testsituatie die de 

werkelijke bedrijfsomstandigheden zo veel mogelijk benadert. Alle noodzakelijk gebleken 

wijzigingen van de gebruikersinterfaces of de onderliggende functies kunnen dan door het 

ontwikkelingsteam worden geïmplementeerd voordat pilotfase 2 van start gaat (april/mei 2002). 

Uitbreiding van het aantal gebruikers van de IATE is het belangrijkste doel van deze fase. Dit is 

noodzakelijk om een goed inzicht te krijgen in de eisen die met het oog op de ingebruikname 

van de terminologiedatabase van de Unie aan de hardware worden gesteld. 

Eind 2001 ging een kleinschalig subproject van start. Dit zal gelijktijdig met de testfase van het 

hoofdproject worden uitgevoerd. Een van de doelstellingen van het totale project is de volledige 

integratie van de IATE in de werkomgeving van de deelnemende instellingen. Er is altijd van 

uitgegaan dat het succes van het project in hoofdzaak af zou hangen van de mogelijkheden 

van de IATE om meer te zijn dan het zoveelste icoon op het virtuele bureaublad van vertalers 

en om optimaal samen te werken met andere veel gebruikte programma's. Daarom zal de IATE 

worden gekoppeld aan Word en Excel, aan het thesaurussysteem van het Hof van Justitie, aan 

Euramis en One-Stop Shop van de Commissie, aan het systeem voor het aanleggen van 

glossaria van de Raad en aan het vertaalsysteem van de Gemeenschapsmerken van het 


In het kader van de tweede doelstelling wordt gewerkt aan consolidatie van de gegevens die 

zijn samengebracht in de unieke IATE-database. Het bestaan van parallelle systemen voor het 

aanleggen en onderhouden van terminologiebestanden bij de verschillende instellingen en 

bureaus heeft geleid tot een aanzienlijke hoeveelheid doublures in de gegevens. Dat betekent 

enerzijds dat een aantal records volledig identiek is, en anderzijds dat er elkaar gedeeltelijk 

overlappende records bestaan. Ook dit gecompliceerde probleem moet nog worden opgelost. 

Om het systeem gebruikersvriendelijker te maken, zouden deze records moeten worden 

opgespoord en samengevoegd. Los daarvan zullen er maatregelen worden genomen om de 

terminologische gegevens in de terminologiedatabase van de Unie te standaardiseren en aan 

te vullen. 

Naarmate het eind van de ontwikkelingsfase van het IATE-project nadert, wordt de noodzaak 

groter om interinstitutionele structuren in het leven te roepen met het oog op een efficiënt en 

gemeenschappelijk beheer van de database. Rekening dient te worden gehouden met 

technische en taalkundige aspecten van het dagelijkse onderhoud. Er moet worden voorzien in 

een ondersteunende infrastructuur (helpdesk) en in training van gebruikers. Tevens dienen op 

basis van de bevindingen en opmerkingen van gebruikers initiatieven te worden genomen met 

betrekking tot toekomstige ontwikkelingen en verbeteringen. Ten slotte dient een 

gemeenschappelijke terminologiestrategie te worden ingevoerd om het werk van de 

terminologiegroepen in de diverse instellingen te coördineren. 


59

. Standaardisering en taalkundige hulpmiddelen 

De samenwerking met de partnerbureaus van het Vertaalbureau op het gebied van de 

totstandbrenging en de versterking van taalkundige hulpmiddelen zal een van de belangrijkste 

onderdelen vormen van de sectie Taaltechnologie. Deze samenwerking zal met name bestaan 

uit de voortzetting van de projecten die in 2001 van start zijn gegaan, te weten de vorming van 

een thesaurus van termen op het gebied van gezondheid en veiligheid voor het AESS, de 

vertaling van extra certificaten voor het Cedefop en de standaardisering van brondocumenten 

voor Europol. Naast deze specifieke projecten zal de sectie zich bezighouden met het opstellen 

van algemene procedures en methoden met het oog op vereenvoudiging en verdergaande 

automatisering van de opbouw van terminologische en taalkundige hulpmiddelen. Tegelijkertijd 

zal de sectie haar onderzoekswerk voortzetten op het gebied van taalkundige hulpmiddelen 

voor de kandidaat-lidstaten van de EU. 

c. Subcomité Nieuwe technologieën 

Het interinstitutionele subcomité Nieuwe technologieën van het Interinstitutioneel Vertaalcomité 

CIT dat sinds eind 2001 wordt voorgezeten door het Vertaalbureau, heeft opdracht gekregen 

om, ook op het gebied van standaardisatie en producten, een studie uit te voeren naar de 

convergentie en de compatibiliteit van de geautomatiseerde systemen die door de 

vertaaldiensten worden gebruikt. Op dit gebied bestaan talrijke mogelijkheden voor 

interinstitutionele samenwerking. Zoals is gebleken uit de interinstitutionele aanbesteding voor 

een geïntegreerd vertaalgeheugensysteem en uit de ontwikkeling van het IATE-project voor de 

vorming van een gemeenschappelijke terminologiedatabase, kan samenwerking plaatsvinden 

in de vorm van gemeenschappelijke inkoopprocedures, maar ook in de vorm van 

gemeenschappelijke ontwikkelingsprojecten. Begin 2002 zal een gedetailleerd werkprogramma 

worden opgesteld. Uit gesprekken met de leden van het subcomité is al een aantal potentiële 

samenwerkingsgebieden naar voren gekomen: 

- computerondersteund vertalen (evaluatie van het Trados-contract, vertaalgeheugentechnologie, 

geautomatiseerd vertalen), 

- terminologie (effecten van het IATE-project op het terminologiewerk van de instellingen, 

automatisch genereren van terminologielijsten), 

- werkstroomhulpmiddelen (uitwisseling van informatie op het gebied van bestaande 

werkstroomapplicaties, mogelijkheden voor de vorming van werkstroomsystemen voor de 

uitwisseling van documenten tussen instellingen), 

- standaardisering (uitwisseling van informatie over de door de partners gevolgde strategieën, 

creation tools), spraakherkenning, 

B. ACTIVITEITEN VAN HET VERTAALBUREAU 

1. Ontwikkelingsperspectieven 

Uitgedrukt in werklast verwacht het Vertaalbureau geen significante toename van het aantal 

vertaalde bladzijden. Dit is te verklaren door een zekere stagnatie of zelfs een afname van het 

aantal te vertalen merken, hetgeen naar alle waarschijnlijkheid zal worden gecompenseerd door 


60

nieuwe vertalingen in verband met de Gemeenschapsmodellen en -tekeningen en het werk dat 

afkomstig is van nieuwe cliënten van het Vertaalbureau. 

Verbetering van de kwaliteit van de vertaaldiensten zal uiteraard centraal staan in de prioriteiten. 

Met het oog daarop is het gebruik van de gegevens die door de cliënten van het Vertaalbureau 

worden aangeleverd via het Client satisfaction form van het grootste belang. In aanvulling op de 

analyse van deze gegevens dient een enquête te worden gehouden onder de cliënten, om inzicht 

te krijgen in hun algehele tevredenheid over het aanbod en de geleverde diensten. Ook zal worden 

gewerkt aan de uitbreiding en de ontwikkeling van klantspecifieke terminologielijsten, en aan het 

opstarten van nieuwe standaardisatieprojecten. Daarnaast zullen technologische ontwikkelingen 

worden gevolgd en zal worden geanticipeerd op nieuwe behoeften, om op het gebied van 

automatiseringsomgevingen, software en bestandsformaten te komen tot een betere compatibiliteit 

met de cliënten. Zo zal het vertalen van webpagina's door het Vertaalbureau worden voortgezet en 

zal de mogelijkheid worden onderzocht om te werken met andere formaten, waaronder XML. 

2. Ontwikkeling en consolidatie van ondersteunende diensten en hulpmiddelen voor 

beheersdoeleinden 

In het eerste halfjaar van 2002 zal het werkstroomsysteem Flosys worden uitgebreid met een 

nieuwe module. Met deze module kunnen de cliënten van het Vertaalbureau hun vertaalaanvragen 

coderen via een speciaal hiervoor ontwikkelde webpagina. Aan deze uitbreiding zal een speciale 

studiebijeenkomst worden gewijd, die in eerste instantie is gericht op iedereen die bij de cliënten 

van het Vertaalbureau als contactpersoon fungeert. 

Verder zal de vertaalafdeling een aantal activiteiten ontplooien die verband houden met de 

volgende doelstellingen: verfijnen van de werkmethoden van de afdeling Referentiedocumenten, in 

samenwerking met de sectie Taaltechnologie optimaliseren van het gebruik van oorspronkelijke en 

vertaalde documenten voor terminologische doeleinden, invoeren van speciale applicatiesoftware 

voor de bibliotheek. 

3. Ontwikkeling en consolidatie van vertaalondersteunende hulpmiddelen 

Op het gebied van vertaalondersteuning streeft het Vertaalbureau naar opname in de 

vertaalgeheugens van de meeste van de door het Vertaalbureau vertaalde documenten. Zo kan 

optimaal gebruik worden gemaakt van reeds gemaakte vertalingen en kan de terminologische 

consistentie beter worden gewaarborgd. 

In 2001 is een geïntegreerd systeem voor vertaling en werkstroom voor de Gemeenschapsmerken 

(Nemo) ontwikkeld. Dankzij een onderhoudscontract met de ontwikkelaars kan het Vertaalbureau 

inspelen op feedback van de interne gebruikers van Nemo en van externe vertalers. Een 

belangrijke verbetering zal worden gerealiseerd door de integratie van een 

spellingscorrectiemodule, die naar verwachting in het eerste halfjaar van 2002 zal plaatsvinden. 


61

De invoering van Nemo in de productielijn van het Vertaalbureau in de loop van het laatste 

kwartaal van 2001 was met name gericht op stabiliteit en betrouwbaarheid. Om mogelijke bronnen 

van fouten zo veel mogelijk te beperken, is een aantal verder verbeterde functies van het 

vertaalsysteem nog niet in werking gesteld. Nemo beschikt niet alleen over een standaard 

vertaalgeheugenmodule, maar ook over een programma voor het automatisch vervaardigen van 

ruwe vertalingen. In de loop van het eerste kwartaal van 2002 zal worden getest op welke wijze 

deze module kan worden geïntegreerd in het vertaalproces van de merken. Ten slotte zal worden 

onderzocht op welke wijze Nemo kan worden gebruikt voor andere typen documenten dan de 

Gemeenschapsmerken. De Gemeenschapsmodellen zouden daar zeer geschikt voor zijn. 

Software voor spraakherkenning is momenteel beschikbaar in de vorm van computerprogramma's 

die gesproken woord omzetten in geschreven tekst of waarmee gebruikers de diverse functies van 

een computer kunnen bedienen door opdrachten uit te spreken in plaats van het toetsenbord of de 

muis te gebruiken. Deze software heeft in de afgelopen jaren enorme ontwikkelingen 

doorgemaakt. Op de markt is momenteel een aantal concurrerende ondernemingen actief. Het 

Vertaalbureau wil de mogelijkheden van deze technologie voor zijn vertalers en andere 

personeelsleden gaan bestuderen. 

C. FUNCTIONEREN VAN HET VERTAALBUREAU 

1. Ontwikkeling van een beleid voor totale kwaliteitszorg 

Eind 2001 heeft het Vertaalbureau officieel besloten om een beleid voor totale kwaliteitszorg 

(TQM) te formuleren en de uitvoering daarvan te baseren op het Excellence model van de EFQM. 

Zoals met nadruk is aangegeven in het jaarverslag, werd dit besluit genomen na een langdurig 

proces van diepgaand onderzoek, overleg en discussie. De negen criteria van het EFQM 

Excellence model hebben betrekking op alle gebieden en functies van een organisatie. Door 

toepassing van het model wordt geen enkel aspect over het hoofd gezien en wordt er op 

evenwichtige en samenhangende wijze en in overeenstemming met de doelstellingen van de 

organisatie gewerkt aan verbetering van de kwaliteit. Op de langere termijn dient deze aanpak te 

leiden tot een grotere efficiency en tot een dienstenaanbod dat optimaal is toegesneden op de 

behoeften van de cliënten van het Vertaalbureau. 

2. Keuze van actiemiddelen 

De vaststelling van een TQM-strategie zal het meest ambitieuze project zijn dat ooit door het 

Vertaalbureau is uitgevoerd. Het zal ook het eerste project zijn waarbij alle leden van het 

personeel worden betrokken en dat voor elk van hen gevolgen kan hebben. In combinatie met een 

verstandig investeringsbeleid zal een gedetailleerde aanvangsplanning de kansen op succes en 

op duurzame resultaten van dit initiatief op de lange termijn vergroten. Meer in het bijzonder zullen 

goede training en begeleiding door externe deskundigen noodzakelijk zijn. Hiervoor is in de 

begroting voor 2002 een totaalbedrag van 66 000 euro gereserveerd. 


62

3. Gerichte maatregelen 

Omdat een goede probleemstelling van wezenlijk belang is voor het formuleren van een oplossing, 

zal het Vertaalbureau in eerste instantie een beschrijving opstellen van zijn eigen situatie en van 

de vooruitgang die is geboekt op het gebied van organisatorische excellence. Hiertoe zal het 

Vertaalbureau de EFQM-erkenning voor het niveau Committed to excellence (strevend naar 

excellence) aanvragen. Voorafgaand aan deze erkenning dient een zelfevaluatieproject te worden 

uitgevoerd en dienen de gebieden te worden aangegeven die als eerste moeten worden 

geëvalueerd. Om de resultaten van het zelfevaluatieproject aan te vullen en te kunnen beschikken 

over een verfijnder beeld, zal het Vertaalbureau ook een zelfevaluatie uitvoeren door middel van 

een vragenlijst en een enquête onder zijn cliënten. Na afronding van het Committed to excellenceproject 

zal het Vertaalbureau de beoogde verbeteringen doorvoeren op de tevoren omschreven 

voorrangsgebieden. 

Parallel aan deze zelfevaluatie zal het Vertaalbureau een kritische analyse uitvoeren van zijn 

belangrijkste processen. Dit onderzoek zal zich met name richten op het inventariseren en 

afbakenen van deze processen, om na te gaan of zij duidelijk en logisch geïntegreerd zijn. Na 

afloop van het onderzoek zullen met het oog op het doorvoeren van verbeteringen de 

verantwoordelijken voor deze processen worden aangewezen en zal het Vertaalbureau een 

kwaliteitshandboek opstellen om zijn procedures te documenteren. 

Om te garanderen dat de inspanningen ook zullen leiden tot het verwachte resultaat, dienen de 

bereikte resultaten te worden gemeten. Het Vertaalbureau zal dan ook in overleg met zijn cliënten 

goede beschrijvingen opstellen van de uitgangssituatie, voordat een begin wordt gemaakt met het 

vergaren van gegevens. 

Eind 2002 dient het Vertaalbureau een goed inzicht in zijn eigen situatie te hebben verkregen en 

zich te zijn gaan richten op de tevredenheid van zijn cliënten. Het dient zich ervan te hebben 

overtuigd dat de initiatieven tot verbetering samenhangend van aard zijn, en stoelen op zeer 

betrouwbare gegevens. 


63

A. PERSONEELSZAKEN EN ADMINISTRATIE 

1. Personeelszaken 

HOOFDSTUK 3 

BEHEER VAN MIDDELEN 

Op het gebied van personeelszaken worden voor het jaar 2002 vijf zwaartepunten onderscheiden: 

Opstellen van interne voorschriften voor personeelswerving (selectie, vergelijkende onderzoeken 

enz.) en van een vademecum dat het werk van selectiecomités en jury’s van vergelijkende 

onderzoeken moet vereenvoudigen. 

Ook zullen passende maatregelen worden genomen ter verbetering van de opvang van nieuwe 

medewerkers en van hun integratie in de diensten van het Vertaalbureau. 

Informatieverstrekking aan het personeel. 

Afronding van de functieomschrijvingen waarmee in 2001 een begin is gemaakt in overleg met 

de personeelsvertegenwoordiging van het Vertaalbureau. Dit is overigens ook van belang voor 

de verbetering van de functieprofielen bij de werving van personeel. 

Invoering van een systeem voor inventarisatie van de behoefte aan nascholing en, op basis 

daarvan, ontwikkeling van een scholingsprogramma waarin rekening wordt gehouden met de 

strategie en de ontwikkeling van het Vertaalbureau. 

2. Administratie 

Op het gebied van onroerend goed zal aan een aantal zaken aandacht moeten worden 

geschonken: het zoeken naar extra kantoorruimte, de voortgang van het nieuwbouwproject voor 

de definitieve vestiging van het Vertaalbureau, diverse werkzaamheden in het huidige 

kantoorgebouw van het bureau (renovatie van een aantal kantoren, inrichting van vertaalruimten 

voor de verwerking van vertrouwelijke informatie). 

Op administratief gebied zullen twee projecten worden uitgevoerd. Enerzijds betreft dat de migratie 

naar het nieuwe ELS inventaris-beheersysteem en anderzijds het zoeken naar en de 

ingebruikname van een orderverwerkingssysteem. Met een dergelijk systeem moeten alle 

betrokken partijen op elk moment de status van een dossier kunnen opvragen: voorafgaand 

onderzoek en studie, fasen van administratieve procedures voor overleg en selectie, potentiële 

leveranciers, levering en installatie. 

Op het gebied van de veiligheid zal op basis van de in 2001 uitgevoerde studie een nieuw systeem 

voor toegangscontrole en alarmbeheer worden geïnstalleerd. Tegelijkertijd zal het Vertaalbureau 


64

een nieuwe medewerkerspas in gebruik nemen en werken aan het opstellen van interne 

voorschriften voor de toegang van bezoekers. 

B. FINANCIËN EN BEHEER VAN AANBESTEDINGEN 

1. Belangrijkste taken op het gebied van financiën en boekhouding. 

Na de integratie van de systemen voor de begrotingsboekhouding en de algemene 

boekhouding en van het rapportagesysteem zal voorrang worden gegeven aan de 

verbeteringen die moeten worden doorgevoerd op grond van de resultaten van de eerste test 

van het systeem voor de bedrijfsadministratie en de kostenboekhouding van de activiteiten van 

het Vertaalbureau. 

Bedrijfsadministratie: het Vertaalbureau heeft in 2001 een kostenplaatssysteem ingevoerd 

waarmee de werkelijke kosten van producten kunnen worden berekend. Op basis van de 

ervaringen die in dit eerste gebruiksjaar werden opgedaan, moet dit systeem worden verbeterd 

en uitgebreid door de invoering van kwaliteitsindicatoren. 

Financiële inventaris: invoering van een controle van alle inventarisonderdelen met behulp van 

het nieuwe ELS-systeem voor inventarisbeheer, dat in januari 2002 in gebruik zal worden 

genomen, en verbetering van de toegang tot gegevens met betrekking tot 

inventarisonderdelen, waaronder leveranciers, bedragen, betalingsnummers, contractnummers 

enz. 

Automatische afschrijving: hoewel het Vertaalbureau niet werkelijk afschrijft op 

inventarisonderdelen, heeft het in 2001 een simulatie uitgevoerd voor de in deze periode 

aangeschafte middelen. Gestreefd wordt naar automatisering van deze momenteel nog 

handmatig uitgevoerde berekening door opname in het systeem voor inventarisbeheer. 

Betalings- en contractdossiers: alle bewijsstukken voor betalingen en verplichtingen dienen te 

worden opgeslagen in het SI2-systeem om ze on line toegankelijk te maken voor alle 

gebruikers van dit systeem. 

Bestelformulieren: gestreefd wordt naar verwerking van alle door het Vertaalbureau uitgegeven 

bestelformulieren in het systeem voor de begrotingsboekhouding. 

Kasbeheer van het Vertaalbureau: het Vertaalbureau zal de mogelijkheden bestuderen om 

contante inkomsten en uitgaven te administreren met een betrouwbaarder systeem dan het 

thans gebruikte Excel-programma. 

2. Belangrijkste taken op het gebied van het beheer van aanbestedingen 

Voor externe vertaaldiensten op gebieden als geneeskunde/farmacie en Gemeenschapsmerken of 

voor bijzondere talen als het Portugees, het IJslands en het Noors staat een aantal 

aanbestedingen en oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling gepland. 

Het Vertaalbureau zal tevens aanbestedingsprocedures starten voor bancaire diensten, eigen 

draagbare telecommunicatiemiddelen, kantoormeubilair en intern transport, installatie van een 

videobewakingssysteem, groenonderhoud en particuliere koeriersdiensten. 


65

In het kader van de interinstitutionele samenwerking zal het Vertaalbureau actief blijven binnen de 

werkgroep Externe vertaling in de kandidaat-lidstaten, onder auspiciën van het subcomité Externe 

vertaling van het Interinstitutioneel Vertaalcomité. Ook op het gebied van de interinstitutionele 

coördinatie van procedures voor uitnodigingen tot inschrijving en deelname aan oproepen tot het 

indienen van blijken van belangstelling voor externe vertaaldiensten voor de talen van de landen 

uit Midden- en Oost-Europa (LMOE) zullen de werkzaamheden worden voortgezet. 

Naast het toezicht op deze verschillende procedures zal door de sectie Aanbestedingen veel 

aandacht worden geschonken aan het beheer van contractgegevens (TIER), inclusief de koppeling 

daarvan met de financiële gegevens van contractanten (SI2). Daarnaast zal deze sectie zich 

bezighouden met een aantal andere dossiers, waaronder de herziening van de richtlijnen 

betreffende openbare aanbestedingen en het opsporen van relevante gegevens voor openbare 

aanbestedingen in de toekomstige lidstaten. Het opstellen of herzien van voorschriften op het 

gebied van machtigingen, raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten, 

bescherming van persoonlijke gegevens of de toegang van bezoekers tot het Vertaalbureau staan 

eveneens op het programma voor 2002. 

C. TECHNISCHE HULPMIDDELEN 

Ten gevolge van de onafgebroken ontwikkeling van het Vertaalbureau is aanvullende 

kantoorruimte benodigd. Deze kantoren dienen te worden aangesloten op de computer- en 

telecommunicatienetwerken. Hierdoor zullen de netwerken in het huidige gebouw moeten worden 

uitgebreid of zullen aansluitingen in een ander gebouw tot stand moeten worden gebracht. De 

verwachte uitbreidingen van de ruimten die worden gebruikt voor het werk voor Europol zullen 

onvermijdelijk aanpassingen van dit computernetwerk noodzakelijk maken. 

De computeromgeving, die momenteel is gebaseerd op Windows NT- en Microsoft-servers en 

-werkstations, dient te worden onderzocht met het oog op een migratie naar Windows 2000 of XP, 

gelijktijdig met een overgang naar Microsoft Office 97. Deze migraties zijn noodzakelijk vanwege 

de verkoop van de ondersteuning van Microsoft en de behoefte aan ondersteuning voor nieuwe 

versies van door vertaalbureaus aangeleverde documenten. 

Er zal een pilotproject worden uitgevoerd voor verbetering van de toegang tot e-mail voor 

gebruikers die op dienstreis zijn of zich buiten het Vertaalbureau bevinden. Hierdoor kunnen 

gebruikers toegang krijgen tot hun e-mail via een standaard browser en de webinterface die op 

elke personal computer is geïnstalleerd. 

Er zal worden overgegaan tot vervanging van een aantal pc's en servers die niet meer geschikt 

zijn voor alle applicaties. Met betrekking tot de servers wordt gestudeerd op de mogelijkheid om 

een SAN (Storage Area Network) te installeren. Er zullen extra digitale zenders komen, evenals 

een geïntegreerd systeem voor automatische opslag van bepaalde documenten. Een aantal 

gebruikers zal voortaan kunnen beschikken over zakcomputers voor gebruik buiten het 


66

Vertaalbureau. Deze zakcomputers zullen worden gekoppeld aan hun desktopcomputer om 

gegevens uit te wisselen. 

Er zullen extra utilities noodzakelijk zijn voor het algemene beheer van servers en pc's 

(controletools, configuratiebeheer enz.). Gelet op de onafgebroken toename van de hoeveelheid te 

archiveren stukken, dienen de procedures te worden herzien, des te meer omdat bepaalde 

systemen tegenwoordig 24 uur per dag in bedrijf zijn. 

De verbetering van de websites zal worden voortgezet, zodat zij kunnen worden uitgerust met 

nieuwe functionaliteiten en kunnen worden geïntegreerd met Flosys, Tier en Suivi. Het Gesturessysteem 

is ontwikkeld met behulp van Lotus Notes en bevat de elektronische formulieren die 

benodigd zijn voor het aanvragen en goedkeuren van vakanties, dienstreizen en scholing. Dit 

systeem is sinds 1999 in bedrijf en moet nu worden verbeterd en uitgebreid met nieuwe 

functionaliteiten. De functionele eisen zullen worden opgesteld met het oog op de ontwikkeling van 

een nieuwe versie van de applicatie. 

De systemen Flosys, Tier en Suivi zullen worden uitgebreid om extra functionaliteiten te kunnen 

bieden en beter op elkaar aan te sluiten. Ook de rapporten die met het pakket Business Objects 

door deze applicaties worden gegenereerd, zullen worden uitgebreid en verbeterd. 

Het (door de Europese Commissie) ontwikkelde Adonis-systeem voor het beheer en de 

archivering van e-mail en gewone post zal worden geëvalueerd met het oog op een eventuele 

toekomstige toepassing daarvan door het Vertaalbureau. Tevens zal worden gestudeerd op 

oplossingen voor het algemene archiveringsprobleem en op een mogelijkheid om gebruikers 

gearchiveerde documenten te kunnen laten opvragen. Dat betreft dan met name vertalingen en 

bijbehorende documenten. 


67

HOOFDSTUK 4 

PROGNOSE OP MIDDELLANGE TERMIJN 2002/2006 

A. DOELSTELLINGEN VOOR DE TAKEN VAN HET VERTAALBUREAU 

De doelstellingen met betrekking tot de taken van het Vertaalbureau voor de middellange termijn 

zijn onder te verdelen in twee aandachtsgebieden die intern respectievelijk extern genoemd 

zouden kunnen worden. Het interne betreft de conclusie van de discussie die gaande is binnen 

onze eigen raad van bestuur over de aanbevelingen in het onlangs door een externe consultant 

opgestelde verslag. Een van deze aanbevelingen betreft uitbreiding van de actieradius van het 

Vertaalbureau om vertaaldiensten te kunnen verrichten ten behoeve van niet alleen door de Raad 

opgerichte instellingen, agentschappen en organen maar ook voor andere communautaire en 

internationale organisaties, met eventuele synergieën en schaalvoordelen voor het Vertaalbureau. 

Het gaat hier ongetwijfeld om een redelijke en oordeelkundige aanbeveling en de verwezenlijking 

hiervan zal het waarschijnlijk mogelijk maken onze werkzaamheden nog verder te rationaliseren 

en de structurele kosten te verdelen over een ruimere klantenkring. Overigens bestaat dan ook het 

risico dat de werkzaamheden te zeer versnipperd raken en dat de belangrijkste bestaansreden 

voor het Vertaalbureau van aard verandert, met een mogelijke verslechtering van het huidige 

niveau van dienstverlening, om niet te spreken van een mogelijk tegengesteld effect in de vorm 

van een buitenproportionele stijging van de operationele uitgaven. Ook al kunnen wij op dit 

moment nog niet vooruitlopen op het definitieve besluit van de raad van bestuur, het lijdt geen 

twijfel dat dit verreikende gevolgen zal hebben voor de toekomst van het Vertaalbureau op 

middellange en lange termijn, en daarom volgt het Vertaalbureau deze ontwikkelingen van nabij. 

Wat het externe aandachtsgebied aangaat, zou de taak van het Vertaalbureau een aantal grote of 

minder grote veranderingen kunnen ondergaan op middellange termijn, al naar gelang het ritme 

waarop momenteel het hervormingsproces van de Europese Commissie plaatsvindt en de 

besluiten die zouden kunnen worden genomen met betrekking tot de decentralisatie van bepaalde 

diensten en de oprichting van uitvoerende agentschappen en interinstitutionele bureaus, waarvoor 

de dienstverlening van het Vertaalbureau van duidelijk belang zou kunnen zijn. Om ervoor te 

zorgen dat naar behoren rekening wordt gehouden met de capaciteit van het Vertaalbureau, moet 

het bijzondere aandacht aan dit hervormingsproces besteden. 

B. DOELSTELLINGEN VOOR DE ACTIVITEITEN VAN HET VERTAALBUREAU 

De activiteiten van het Vertaalbureau op middellange termijn zullen beïnvloed worden door 

kwalitatieve en kwantitatieve factoren. Onder kwalitatieve factoren verstaan wij organisatorische 

aanpassingen, waartoe in een aantal gevallen al is besloten en die zich in de fase van uitvoering 

bevinden; andere moeten als resultaat van de conclusies en aanbevelingen van het externe 

evaluatieverslag nog worden geanalyseerd en een aantal zal voortvloeien uit de toepassing van 

het beleid voor totale kwaliteitszorg en de invoering van het EFQM-model in het Vertaalbureau. 


68

Sommige van deze beslissingen zullen op korte termijn, hopelijk al tegen het einde van 2002, hun 

vruchten afwerpen, maar over andere moet langer worden nagedacht; het invoeringsproces van 

het EFQM-model strekt zich normaliter uit over meerdere jaren aangezien alle afdelingen en 

diensten van de organisatie hierbij zijn betrokken. Het Vertaalbureau is zich bewust van het belang 

van deze exercitie en zal daarom regelmatig en gedetailleerd verslag doen van het verloop van de 

gebeurtenissen. 

De kwantitatieve factoren die onze activiteiten op middellange termijn beïnvloeden, behelzen de 

ontwikkeling van de vertaalwerkzaamheden voor onze huidige cliënten, de oprichting van nieuwe 

agentschappen en organen van de Europese Unie (reeds besproken in deel A) en de gevolgen 

van de uitbreiding van de Europese Unie, die onder C zullen worden geanalyseerd. 

De in de afgelopen zes jaar van het bestaan van het Vertaalbureau verworven ervaring heeft ons 

geleerd dat veranderingen in opwaartse en neerwaartse zin in de jaarlijkse werkprogramma’s van 

onze cliënten elkaar in het algemeen min of meer in evenwicht houden. In een aantal speciale 

gevallen kan onze werklast op middellange termijn beïnvloed worden. Op dit moment kunnen wij 

de volgende situaties voorzien: 

EUROPOL :het toenemende belang dat de lidstaten hechten aan vraagstukken op het gebied 

van binnenlandse politiek en veiligheid zullen onvermijdelijk een uitbreiding van de 

activiteiten op dit gebied tot gevolg hebben, op voorwaarde dat het Vertaalbureau in 

staat is te voldoen aan de behoeften wat betreft snelheid en vertrouwelijkheid die 

voor de wijze van functioneren van Europol vereist zijn. Hiertoe onderhouden wij 

nauwe en veelvuldige contacten met dit agentschap om ons snel aan te kunnen 

passen aan nieuwe vertaalbehoeften. 

CEDEFOP :de effectieve verwezenlijking van de Europese arbeidsmarkt vereist onder andere 

een grotere mobiliteit van werknemers en vakmensen, waarvoor de uitwisseling van 

informatie over curricula vitae essentieel is. Het Europees Centrum voor de 

ontwikkeling van de beroepsopleiding werkt momenteel aan een uitgebreid project 

waarbij ook het Vertaalbureau betrokken is. 

BHIM : los van de fluctuaties die eigen zijn aan de conjuncturele economische ontwikkeling 

die, zoals wij reeds gezien hebben, een aanzienlijke invloed hebben op de 

aanvragen voor inschrijving en vertaling van Gemeenschapsmerken, zullen de 

invoering van een registratiesysteem voor tekeningen en modellen en de 

toenemende activiteit van de Kamers van beroep ongetwijfeld op middellange en 

lange termijn leiden tot uitbreiding en diversificatie van de werkzaamheden van het 

Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen). Het 

Vertaalbureau streeft ernaar zijn dienstverlening aan deze nieuwe behoeften aan te 

passen. 


69

C. GEVOLGEN VAN DE UITBREIDING 

De horizon van de uitbreiding van de Europese Unie tekent zich steeds scherper af en op dit 

moment lijkt het vrijwel zeker dat wij met ingang van 2004 acht of tien nieuwe lidstaten zullen 

verwelkomen; op taalkundig gebied betekent dit bijna een verdubbeling van het huidige aantal 

officiële talen. De uitbreiding van het aantal officiële talen zal aanmerkelijke gevolgen hebben 

vanuit organisatorisch oogpunt, en zal vergaande aanpassingen vergen van de huidige structuren 

van het Vertaalbureau (ook wat de kantoorruimte betreft, zoals elders in dit werkprogramma reeds 

vermeld), maar moet ook vergezeld gaan van inspanningen op het gebied van programmering en 

begroting van de zijde van onze cliënten. Onafhankelijk van de interne wijze van functioneren van 

de gedecentraliseerde agentschappen van de Europese Unie zal het actuele beleid voor vertaling 

en publicatie van documenten in de eerste plaats een betere programmering en voorbereiding 

behoeven en in de tweede plaats een verruiming van de budgettaire toewijzingen. 

Daarom heeft het Vertaalbureau een nieuwe berekening gemaakt van de te verwachten gevolgen 

van de uitbreiding voor elk van zijn cliënten. De gedetailleerde cijfermatige prognoses worden 

geïllustreerd in de bijlagen VI, VII en VIII. 


70

LIJST VAN BIJLAGEN 

I Werklast uitgedrukt in bladzijden 2002-2006 

II Bijdragen in euro 2002-2006 

III Programma aanbestedingen 

IV Personeelsformatie 2003-2006 

V Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau 2002-2006 

VI Gevolgen van de uitbreiding 

VII Gevolgen van de uitbreiding voor de jaarlijkse werklast 

VIII Gevolgen van de uitbreiding voor de jaarlijkse bijdragen 


71

WERKLAST UITGEDRUKT IN BLADZIJDEN 2002-2006 (1) 

CLIËNTEN 2002 2003 2004, 2005 en 2006 

AESS – Bilbao 6 300 6 800 7 000 

ECB – Frankfurt 600 2 550 2 000 


Europese Commissie - JAA – Brussel 5 100 6 300 6 000 

Europese Rekenkamer – Luxemburg 1 600 1 800 2 000 



EFIL – Dublin 7 900 8 300 9 000 

EMEA – Londen 5 300 5 800 6 500 

ETF – Turijn 7 900 7 500 7 500 

EUMC – Wenen 2 400 2 550 3 000 

72 


OCVV – Angers 2 800 2 650 3 000 

EWDD – Lissabon 4 900 5 200 5 000 

BHIM (documenten) – Alicante 26 300 33 250 35 000 

Overige 2 100 3 400 4 000 

TOTAAL DOCUMENTEN 98 200 108 650 115 000 

BHIM (Gemeenschapsmerken) – Alicante 176 300 162 600 170 000 

TOTAAL BLADZIJDEN 274 500 271 250 285 000 

(1) ZONDER UITBREIDING OP JAARBASIS 

BIJLAGE I

BIJDRAGEN IN EURO 2002-2006 (1) 

CLIËNTEN 2002 (2) 2003 (3) 2004, 2005 en 2006 (3) 

AESS – Bilbao 480 000 527 000 542 500 

ECB – Frankfurt 39 000 197 625 155 000 






EFIL – Dublin 600 000 643 250 697 500 

EMEA – Londen 400 000 449 500 503 750 

ETF – Turijn 600 000 581 250 581 250 

73 

EUMC – Wenen 180 000 197 625 232 500 

EUROPOL – Den Haag 1 066 000 988 125 1 085 000 

OCVV – Angers 210 000 205 375 232 500 

EWDD – Lissabon 374 170 403 000 387 500 

BHIM (documenten) – Alicante 2 000 000 2 576 875 2 712 500 

Overige 156 000 263 500 310 000 

TOTAAL DOCUMENTEN 7 453 170 8 420 375 8 912 500 

BHIMI (Gemeenschapsmerken) - Alicante 13 400 000 12 601 500 13 175 000 

TOTAAL IN EURO 20 853 170 21 021 875 22 087 500 

(1) ZONDER UITBREIDING OP JAARBASIS 

(2) GEMIDDELDE PRIJS 76 EURO/BLZ. 

(3) GEMIDDELDE PRIJS 77,5 EURO/BLZ. 

BIJLAGE II

PROGRAMMA AANBESTEDINGEN 

1 STE KWARTAAL 

Gebied: oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling voor de vertaling van teksten naar het Portugees, IJslands en Noor 

Brontalen: EN 

Doeltalen: PT, NO en IS 

Gebied: vertaling van teksten op medisch gebied 


Gebied: terbeschikkingstelling van verhuispersoneel 

2 DE KWARTAAL 

Gebied: gebruikmaking van particuliere koeriersdiensten 

74 

3 DE KWARTAAL 

Gebied: plantenverzorging 

Gebied: dienstverlening in de banksector 

Gebied: aankoop van een autonoom systeem voor draagbare telecommunicatie 

4 DE KWARTAAL 

Gebied: installatie/onderhoud van een videobewakingssysteem 

Gebied: vertaling van teksten op het gebied van Gemeenschapsmerken 

BIJLAGE III

PERSONEELSFORMATIE 2003-2006 

ZONDER UITBREIDING 

AFDELING/SECTIE A LA B C D TOTAAL 

Directie 1 4 3 5 13 

Administratie 2 1 6 12 3 24 

Informatica 3 - 13 6 1 23 


Vertaling: Vertalers/reviseurs - 78 - - - 78 

Leidinggevend personeel en planning - 2 4 16 - 22 

Externe vertaling - 1 1 4 - 6 

TOTAAL 6 86 27 43 4 166 

75 

MET UITBREIDING (+ 8 TALEN) 

CATEGORIEËN 2003 2004 2005 2006 

LA 94 144 144 144 

Overige 88 136 136 136 

TOTAAL 182 280 280 280 

BIJLAGE IV

BELANGRIJKSTE CIJFERS VAN HET VERTAALBUREAU 2002-2006 

2003 2004-2006 

OMSCHRIJVING 2002 

MET 

UITBREIDING 

(+ 8 TALEN) 

ZONDER 

UITBREIDING 

MET 

UITBREIDING 

(+ 8 TALEN) 

ZONDER 

UITBREIDING 

Werklast uitgedrukt in bladzijden 274 500 271 250 297 925 285 000 456 700 


Totaal personeel 158 166 182 166 280 

Categorie LA 78 86 94 86 144 

Productiviteit uitgedrukt in blz. per persoon 

76 

alle categorieën 1 737 1 634 1 634 1 634 1 634 

categorie LA 3 519 3 154 3 154 3 154 3 154 

Totale begroting (x 1 000 EUR) 20 853 21 022 23 089 22 087 35 394 

Prijs per blz. (EUR) 76 77,5 77,5 77,5 77,5 

BIJLAGE V

GEVOLGEN VAN DE UITBREIDING 

GEVOLGEN VAN EEN EXTRA 

TAAL UITGEDRUKT IN EURO (3) 

GEVOLGEN VAN EEN EXTRA 

TAAL UITGEDRUKT IN AANTAL 

BLZ. (3) 

CLIËNTEN HUIDIGE WERKLAST (1) AANTAL IN 10 TALEN 

VERTAALDE BLZ. (2) 

EAR - Thessaloniki 365 340 34 2 635 

AESS – Bilbao 5 833 3 520 352 27 280 

ECB – Frankfurt 2 200 2 200 220 17 050 

CEDEFOP – Thessaloniki 1 030 0 -- -- 

Europese Commissie - JAA – Brussel 3 238 2 970 297 23 017 

Raad van de Europese Unie – Brussel 248 220 22 1 705 

Europese Rekenkamer – Luxemburg 1 635 0 -- -- 

Hof van Justitie – Luxemburg 369 0 -- -- 


EFIL – Dublin 7 850 1 710 171 13 253 

EMEA – Londen 4 297 4 250 425 32 937 

ETF – Turijn 3 139 40 4 310 

EUMC – Wenen 2 111 380 38 2 945 

EUROPOL – Den Haag 9 040 5 970 597 46 267 

OCVV – Angers 1 241 420 42 3 255 

EWDD – Lissabon 3 553 2 040 204 15 810 


Overige 4 929 3 540 354 27 435 


77 

TOTAAL DOCUMENTEN 76 172 28 980 2 898 224 595 

BHIM (Gemeenschapsmerken) - Alicante 211 762 186 554 18 655 1 445 762 

TOTAAL-GENERAAL 287 934 215 534 21 553 1 670 357 

(1) AANTAL VERTAALDE BLZ. IN 2001 

(2) HUIDIGE VRAAG VOOR VERTALING IN 10 TALEN 

(3) EXTRA WERKLAST DOOR DE UITBREIDING PER NIEUWE OFFICIËLE TAAL 

(4) UITWERKING OP DE BEGROTING PER NIEUWE OFFICIËLE TAAL BIJ EEN PRIJS VAN 77,5 EUR/BLZ. (VOORONTWERP BEGROTING 2003) 

BIJLAGE VI

GEVOLGEN VAN DE UITBREIDING VOOR DE JAARLIJKSE WERKLAST 

2004-2006 

(+ 8 OFFICIËLE TALEN) 

2003 

(FASE VOORAFGAAND AAN DE 

UITBREIDING) 

CLIËNTEN 2002 

(ZONDER UITBREIDING) 

AESS – Bilbao 6 300 7 200 9 800 

ECB – Frankfurt 600 2 800 3 700 

CEDEFOP - Thessaloniki 3 100 3 100 3 100 





EFIL – Dublin 7 900 8 500 10 300 

EMEA – Londen 5 300 6 300 9 900 

78 

ETF – Turijn 7 900 7 500 7 600 

EUMC – Wenen 2 400 3 000 3 300 


OCVV – Angers 2 800 2 700 3 300 

EWDD – Lissabon 4 900 5 450 6 600 


OVERIGE 2 100 3 800 6 800 

TOTAAL DOCUMENTEN 98 200 112 925 137 500 

BHIM (Gemeenschapsmerken) - Alicante 176 300 185 000 319 200 

TOTAAL-GENERAAL 274 500 297 925 456 700 

BIJLAGE VII

GEVOLGEN VAN DE UITBREIDING VOOR DE JAARLIJKSE BIJDRAGEN 

2004-2006 

(+ 8 OFFICIËLE TALEN) 

2003 

(FASE VOORAFGAAND AAN DE 

UITBREIDING) 

CLIËNTEN 2002 

(ZONDER UITBREIDING) 

AESS – Bilbao 480 000 558 000 759 500 

ECB – Frankfurt 39 000 217 000 286 750 

CEDEFOP - Thessaloniki 234 000 240 250 240 250 





EFIL – Dublin 600 000 658 750 798 250 

EMEA – Londen 400 000 488 250 767 250 

79 

ETF – Turijn 600 000 581 250 589 000 

EUMC – Wenen 180 000 232 500 255 750 

EUROPOL – Den Haag 1 066 000 1 046 250 1 449 250 

OCVV – Angers 210 000 209 250 255 750 

EWDD – Lissabon 374 170 422 375 511 500 

BHIM (documenten) – Alicante 2 000 000 2 582 875 2 751 250 

OVERIGE 156 000 294 500 527 000 

TOTAAL DOCUMENTEN 7 453 170 8 751 875 10 656 250 

BHIM (Gemeenschapsmerken) 13 400 000 14 337 500 24 738 000 

TOTAAL-GENERAAL 20 853 170 23 089 375 35 394 250 

BIJLAGE VIII

verslag werkzaamheden 2001 werkprogramma 2002 - Europa

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?