verslag werkzaamheden 2001 werkprogramma 2002 - Europa

2. Administratie en financiën
a. Algemene administratie
In 2000 is het proces voor het verwerven van extra kantoorruimte in het gebouw “Nouvel
Hémicycle” in gang gezet. Dat proces is begin 2001 afgesloten. Het vertaalbureau beschikt nu
over ruimte op verdieping -5 (voorheen gebruikt door het Parlement), met kantoren,
vergaderzalen en cursusruimten. Met de verhuizing van het personeel is eind januari een begin
gemaakt.
De administratie is verantwoordelijk voor het beheer van goederen en werkruimten, en heeft er
daarom voor gezorgd dat de asbest op de verdiepingen -4 en -5 is verwijderd. Bovendien is er
samen met het personeelscomité door een onafhankelijk bureau een onderzoek ingesteld naar
schadelijke substanties die buiten het eerste onderzoek vielen. Vastgesteld is dat er geen
asbestsporen meer aanwezig zijn. De administratie is ook betrokken geweest bij
voorbereidende technische vergaderingen over een definitief onderkomen voor het bureau. In
afwachting daarvan wordt op de particuliere onroerendgoedmarkt gezocht naar ruimten die
gehuurd kunnen worden om plaats te bieden aan het extra personeel.
De administratie heeft de overgang naar de nieuwe versie van het inventarisbeheerssysteem
ELS voorbereid en maatregelen getroffen om het schoonmaken van de werkruimten, de
postbezorging en het vervoer beter te laten verlopen. Voorts wordt geprobeerd het personeel
bewust te maken van het belang van ergonomisch verantwoorde werkwijzen. Voor dat doel is
samen met de medische dienst van de Commissie een proefproject ontwikkeld en uitgevoerd.
De werkzaamheden van het bureau veiligheid zijn toegespitst geweest op :
De installatie van een videosysteem in alle kwetsbare ruimten van het agentschap.
Het uitvoeren van veiligheidsenquêtes met betrekking tot de regels voor de toegang tot
geclassificeerde informatie.
Het invoeren van maatregelen ter bescherming tegen aanslagen.
De uitvoering van een test om te zien of hackers toegang kunnen krijgen tot de gegevens van
het Vertaalbureau (in samenwerking met de afdeling informatica en de dienst Protocol en
veiligheid van de Europese Commissie).
De voorbereiding van een aantal projecten, waaronder de installatie van een nieuw systeem
voor de controle op de toegang tot en het beheer van het alarm, de organisatie van noodhulp
in het gebouw en de toegang tot en het beheer van de begrotingslijnen in SI2.
VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN 2001
28