verslag werkzaamheden 2001 werkprogramma 2002 - Europa

een nieuwe medewerkerspas in gebruik nemen en werken aan het opstellen van interne
voorschriften voor de toegang van bezoekers.
B. FINANCIËN EN BEHEER VAN AANBESTEDINGEN
1. Belangrijkste taken op het gebied van financiën en boekhouding.
Na de integratie van de systemen voor de begrotingsboekhouding en de algemene
boekhouding en van het rapportagesysteem zal voorrang worden gegeven aan de
verbeteringen die moeten worden doorgevoerd op grond van de resultaten van de eerste test
van het systeem voor de bedrijfsadministratie en de kostenboekhouding van de activiteiten van
het Vertaalbureau.
Bedrijfsadministratie: het Vertaalbureau heeft in 2001 een kostenplaatssysteem ingevoerd
waarmee de werkelijke kosten van producten kunnen worden berekend. Op basis van de
ervaringen die in dit eerste gebruiksjaar werden opgedaan, moet dit systeem worden verbeterd
en uitgebreid door de invoering van kwaliteitsindicatoren.
Financiële inventaris: invoering van een controle van alle inventarisonderdelen met behulp van
het nieuwe ELS-systeem voor inventarisbeheer, dat in januari 2002 in gebruik zal worden
genomen, en verbetering van de toegang tot gegevens met betrekking tot
inventarisonderdelen, waaronder leveranciers, bedragen, betalingsnummers, contractnummers
enz.
Automatische afschrijving: hoewel het Vertaalbureau niet werkelijk afschrijft op
inventarisonderdelen, heeft het in 2001 een simulatie uitgevoerd voor de in deze periode
aangeschafte middelen. Gestreefd wordt naar automatisering van deze momenteel nog
handmatig uitgevoerde berekening door opname in het systeem voor inventarisbeheer.
Betalings- en contractdossiers: alle bewijsstukken voor betalingen en verplichtingen dienen te
worden opgeslagen in het SI2-systeem om ze on line toegankelijk te maken voor alle
gebruikers van dit systeem.
Bestelformulieren: gestreefd wordt naar verwerking van alle door het Vertaalbureau uitgegeven
bestelformulieren in het systeem voor de begrotingsboekhouding.
Kasbeheer van het Vertaalbureau: het Vertaalbureau zal de mogelijkheden bestuderen om
contante inkomsten en uitgaven te administreren met een betrouwbaarder systeem dan het
thans gebruikte Excel-programma.
2. Belangrijkste taken op het gebied van het beheer van aanbestedingen
Voor externe vertaaldiensten op gebieden als geneeskunde/farmacie en Gemeenschapsmerken of
voor bijzondere talen als het Portugees, het IJslands en het Noors staat een aantal
aanbestedingen en oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling gepland.
Het Vertaalbureau zal tevens aanbestedingsprocedures starten voor bancaire diensten, eigen
draagbare telecommunicatiemiddelen, kantoormeubilair en intern transport, installatie van een
videobewakingssysteem, groenonderhoud en particuliere koeriersdiensten.
WERKPROGRAMMA 2002
65