verslag werkzaamheden 2001 werkprogramma 2002 - Europa

. Financieel beheer
De doestellingen voor 2001 zijn voor het grootste deel verwezenlijkt.
Analytische boekhouding: aan het einde van het jaar 2001 heeft de sectie Financiën de
eerste, voorlopige resultaten geboekt met de analytische boekhouding van de gegevens over
2000. Door het introduceren van analytische verrekeningen in SI2 kunnen de directe en de
indirecte kosten nu gescheiden worden zodra de betalingsgegevens worden ingevoerd
(volgens de daarvoor bepaalde criteria). Het gaat hier uiteraard om een eerste aanzet. Het
huidige systeem zal beter functioneren naarmate er meer gegevens in worden verwerkt.
Verslagen: de financiële staten worden aan het eind van elk kwartaal opgesteld. Behalve
een verslag over de uitvoering van de begroting bevatten deze documenten ook informatie
over de inkomsten gedurende het boekjaar, de kasmiddelen en gemotiveerde verklaringen
aangaande de tenuitvoerlegging.
De maandcijfers gaan vergezeld van een verslag over de uitvoering van de begroting. Daarin
wordt het volgende vermeld: de kasmiddelen, kredietoverschrijvingen sinds het begin van het
boekjaar, eventuele supplementaire kredieten, de wijze waarop de kredieten sinds het begin
van het boekjaar gebruikt zijn (vastleggingen en betalingen), informatie over inkomsten
gedurende het boekjaar, gegevens over de uitvoering op het slotniveau van de nomenclatuur
(post of artikel), en gemotiveerd commentaar op die uitvoering.
Betalingen:
Het totaal aantal dossiers bedraagt 5 685 (salarissen: 2 367, leveranciers: 3 318).
De beheerders hebben ongeveer 2 400 formulieren voor BTW-vrijstelling ontvangen.
De gemiddelde betaaltermijn bedraagt 29 dagen.
De gemiddelde betaaltermijn voor externe vertalingen bedraagt 30 dagen.
Opname van bijna het gehele financiële beheer in SI2: een van de zwakke punten was het
toezicht op de beschikbaarheid van kredieten op de begrotingslijn als er bestelbonnen
werden uitgebracht buiten het centrale SI2-systeem. Begin 2001 zijn alle bestelbonnen voor
freelance vertalingen (behalve voor de merken) en bibliotheekaankopen alsmede een groot
deel van de door de afdelingen Administratie en Informatica afgegeven bestelbonnen in het
systeem ondergebracht. Aan het einde van 2001 waren alle door het Vertaalbureau
uitgebrachte bestelbonnen in SI2 opgenomen. In januari 2002 kan het aldus aangepaste
systeem vermoedelijk in werking worden genomen.
Programma voor algemene boekhouding: het creëren van een interface die de overdracht
mogelijk maakt van in het centrale systeem voor begrotingsbeheer (SI2) goedgekeurde
gegevens naar het programma voor algemene boekhouding (BOB), alsmede de
elektronische verbinding tussen BOB en de bank voor het uitvoeren van betalingen.
Afschrijvingen: de rekening “afschrijvingen” is een kostenrekening met betrekking tot de
waardevermindering van de vaste activa (gebouw, materiaal, meubels, enzovoort) als gevolg
van gebruik of economische veroudering. Het Vertaalbureau heeft een
VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN 2001
29