Financieel management in de zorgpraktijk: - VvAA

Whitepaper
Financieel management
in de zorgpraktijk:
Van ondergeschoven kindje
naar noodzakelijk kompas in turbulente tijden

Inhoud
De huidige situatie 4
De noodzaak van financieel management 6
De voordelen van financieel management 8
Aan de slag 10
Over VvAA 11
2 | VvAA

Introductie
Huisartsen, tandartsen, orthodontisten, mondhygiënisten, tandprothetici, dierenartsen en
fysiotherapeuten hebben het druk. Druk met het verlenen van zorg. ‘Wij willen de patiënt
helpen’: dat is de primaire drijfveer. Veelal wordt geleefd bij de vraag van de dag. Als het
even minder gaat met de praktijk, zijn het vooral de lege plekken in de agenda die dat duidelijk
maken. En is het topdrukte, dan worden alle zeilen bijgezet om de pieken op te vangen.
In de praktijk blijkt dat weinig eerstelijns zorgprofessionals zich bezighouden met financiële
stuurinformatie. De term alleen wekt vaak al direct tegenzin of op z’n minst weinig enthousiasme.
Financiële zaken zijn synoniem aan rompslomp. En nog los daarvan: een arts of
behandelaar is nu eenmaal geen bedrijfskundige…
Maar wel ondernemer! Een ondernemer in turbulente tijden. Een ondernemer die een reële
prijs mag en zou moeten vragen voor de kwalitatief goede zorg die hij verleent. Maar hoe
bepaal je die prijs? En hoe weet je of je praktijk goed presteert? Wat kan er efficiënter, waar
kunnen we kosten besparen?
Juist in een veranderende markt als de gezondheidszorg is financieel management een
noodzakelijk kompas. Wie goed zicht heeft op de actuele financiële status van de praktijk,
kan gefundeerde beslissingen nemen. Als je weet wat de grootste kostenposten zijn, weet
je ook welke efficiencyslagen de meeste winst opleveren. En blijken verrichtingen verliesgevend,
dan moeten die wellicht zelfs worden afgestoten om de continuïteit van de praktijk
niet in gevaar te brengen.
Met deze whitepaper wil VvAA duidelijk maken dat financieel management voor zorgprofessionals
van levensbelang is om de kwaliteit en continuïteit van hun praktijk te waarborgen.
We schetsen eerst kort de huidige stand van zaken in de eerstelijns zorg: wat gebeurt er in
de markt en wat doen huisartsen, zorgverleners in de mondzorg, dierenartsen en fysiotherapeuten
aan financieel management? Vervolgens staan we stil bij de urgentie van financieel
management: waarom is het echt nodig? Dat het veel oplevert en een bescheiden investering
vergt, komt hierna aan bod. Ten slotte geven we een aantal concrete tips om een goed begin te
maken met financieel management binnen de zorgpraktijk.
De zorgmarkt is enorm in beweging. De overheid trekt zich verder terug, de ‘potjes’ raken
op. Wet- en regelgeving veranderen voortdurend. De rol van verzekeraars wordt steeds
belangrijker. Patiënten worden mondiger, eisen kwaliteit en gaan meer en meer ‘shoppen’.
VvAA | 3

4 | VvAA
1. De huidige situatie
‘We draaien toch goed?’
Geen tijd voor de financiën
Eerstelijnszorgverleners willen hun dagelijkse werk goed doen en moeten tegelijkertijd
inspelen op al deze omgevingsfactoren. Voor de financiën blijft weinig tijd over. Of liever
gezegd: wordt weinig tijd vrijgemaakt. Het managen van de financiën wordt vooral gezien als
tijdrovend. Het geeft geen energie, maar kost energie. Bovendien gaat het ten koste van het
werk waar het om draait: de zorg voor patiënten. Dáár is men ook voor opgeleid (aan financieel
management wordt nog steeds geen aandacht besteed tijdens opleiding en stage…).
Dat er weinig aandacht is voor financieel management blijkt ook uit de vaak verouderde processen
en systemen waarmee wordt gewerkt. Huisartsen werken voor patiëntendossiers en
declaraties wel digitaal, maar de boekhouding wordt nog vaak op papier aangeleverd. Voor
de jaarrekening worden de stukken zelfs nog wel eens (bij VvAA in zo’n 15% van de gevallen)
in een doos aangeleverd.
Uit een interne schatting van VvAA blijkt dat slechts 10% van de huisarts-, mondzorg-,
dierenarts- en fysiotherapiepraktijken aan structureel financieel management doet. Van
deze 10% zijn het met name de starters die de financiële zaken goed op orde hebben en
weten wat er speelt. Het overgrote deel weet dus niet precies hoeveel geld er maandelijks
binnenkomt, wat er op gaat aan kosten en welke dat zijn. Laat staan dat zij zien welke
zaken efficiënter kunnen.
Alleen een jaarrekening
Er is wel financiële informatie beschikbaar: de accountant stelt elk jaar de jaarrekening
op. Deze geeft een totaaloverzicht van hoe de praktijk presteert. Zijn de cijfers onder de
streep positief, dan is het goed. Er wordt niet verder gekeken. De praktijk draait immers
al jaren goed, dus waarom zouden we het anders doen?
De mondzorg is de afgelopen periode meer geconfronteerd met de financiële kant van het werk.
Na het stopzetten van het experiment met de vrije prijsvorming doet de NZa nu kostenonderzoek
om de tarieven voor 2014 en verder vast te stellen. Het is niet ondenkbaar dat de tarieven
met 20% omlaag gaan. Door de economische crisis komen patiënten bovendien minder vaak. Zij
zien af van grote behandelingen en merken dat ze ook de halfjaarlijkse controle probleemloos
kunnen uitstellen. Hoe gaan mondzorgpraktijken de teruglopende vraag en de lagere tarieven
opvangen? Die prangende vraag hangt als een zwaard van Damocles boven de markt.

Rendement onder druk
Fysiotherapeuten zien ook een verschuiving, zij het van een andere aard. Zij moeten meer
tijd besteden aan dossiervorming en administratie, een extra taak die ten koste gaat van
de tijd die aan patiënten kan worden besteed. De vraag naar hun dienstverlening neemt
als gevolg van de vergrijzing toe, maar de kosten groeien mee. Tegelijkertijd stellen verzekeraars
juist strengere eisen aan kosten en vergoedingen worden scherp gehouden.
Gevolg: het rendement staat onder druk.
Voor de huisartsen geldt min of meer hetzelfde: de afgelopen jaren is hun omzet enorm
gestegen. Huisartsen krijgen het drukker en werken meer. Maar de kosten stijgen evenredig
mee, dus blijft het rendement hetzelfde.
Negatief Eigen Vermogen geen uitzondering
Erik Gostelie (commissaris van VvAA Groep en secretaris van bestuur van de vereniging
VvAA) is dierenarts en van huis uit bedrijfseconoom. Namens de KNMVD en VvAA deed hij
samen met Brigitte Cornelissen onderzoek naar kostprijsberekening bij dierenartsen. Sinds
2011 bestaat de mogelijkheid dat dierenartsen wanneer er sprake is van een ‘perverse prikkel’
hun apotheek niet mogen behouden. Het gevolg is dat dierenartsen voor de uitdaging staan
hun inkomen te herijken.
‘Uit ons onderzoek blijkt dat een negatief Eigen Vermogen geen uitzondering is. Bij bijna
een vijfde van de praktijken is dit het geval. Dat aantal is schrikbarend hoog! Voor een
startende dierenarts, met alle bijbehorende investeringen, is zoiets nog te begrijpen. Maar
voor praktijken die al jaren bezig zijn, is het zorgwekkend. Een belangrijke oorzaak is dat
er veel geïnvesteerd wordt in vaste activa, zoals de praktijkruimte en instrumentarium.
Daarnaast is het personeel vaak de grootste kostenpost. Uiteindelijk blijft er te weinig
bedrijfsresultaat over, of dierenartsen nemen te veel op als voorschot op wat ze denken dat
er overblijft. Daardoor komt het Eigen Vermogen nog lager uit.
Niet voor niets zijn dierenartsen de slechtst betaalde hogeropgeleide zorgprofessionals in
de markt. Maar de meeste dierenartsen vinden dat wel best. Vaak worden zij geleefd door
de “waan” van de dag. In deze sector is de concurrentie moordend. Er zijn maar weinig
verzekerde klanten, dus die gaan shoppen omdat zij de dienstverlening altijd duur vinden.
Voor dierenartsen is het dus de kunst om de kwaliteit van de behandeling te vertalen in een
reële, letterlijk verkoopbare prijs. Maar ze hebben geen idee hoe ze dit moeten aanpakken.’
VvAA | 5

6 | VvAA
2. De noodzaak van financieel management
Repareer het dak als de zon schijnt
De meeste eerstelijns zorgprofessionals voelen geen noodzaak om structureel met financieel
management aan de slag te gaan. Er wordt vooral op korte termijn gedacht en gehandeld,
zonder financiële sturing. Dat kan ook omdat de meeste praktijken vooralsnog prima
(lijken te) draaien. Geleidelijk groeit wel het besef dat er cijfermatig iets gedaan moet
worden. Geheel terecht: het dak kan immers het best worden gerepareerd als de zon
schijnt, in plaats van met twee voeten al in het water.
Van korte termijn naar een duurzame basis
Wie een zakelijke operatie runt, zou op elk moment inzicht moeten hebben in de bedrijfsmatige
kant van de zaak. Wat zijn de bedrijfsopbrengsten? Hoeveel bedragen de kosten voor
de verschillende verrichtingen? Hoe presteren we ten opzichte van de benchmark? Welke
investeringen staan er op stapel en hoe kunnen die worden gefinancierd? Om duurzaam –
dus met oog voor kwaliteit, rendement en continuïteit – te kunnen ondernemen is financiële
basisinformatie noodzakelijk.
De urgentie wordt duidelijk door te kijken naar het risico van een te afwachtende, passieve
houding. Wat zijn mogelijke gevaren van het blijven varen op onderbuikgevoel in plaats
van op het feitelijke kompas van financieel management? We schetsen er drie.
• (Groei)kansen missen
De zorgmarkt is in beweging: de concurrentie groeit, verzekeraars stellen hogere kwaliteitseisen.
Alleen de sterke praktijken zullen overleven – dat zal uiteindelijk het gevolg
zijn van de ingezette marktwerking. Wie niet ‘bij’ is met de financiën, mist kansen. Zijn de
middelen toereikend om extra praktijkondersteuning aan te nemen? Kan de praktijk ook
in de avonduren open om klanten flexibeler service te bieden? Kan er geïnvesteerd worden
in extra onderzoeksapparatuur? Zonder een up to date financieel dashboard in handen
is dit soort fundamentele beslissingen vrijwel niet verantwoord te nemen. Hierdoor
worden groeikansen (en daarmee extra inkomsten) gemist.
Lopen de resultaten zelfs terug en wordt niet tijdig ingezoomd en vervolgens ingegrepen
op de oorzaken, dan kan zelfs de continuïteit van de praktijk in gevaar komen. Faillissementen
zijn vooralsnog zeldzaam in deze markt, maar niet onmogelijk.

• Ingehaald door tariefverlagingen
‘De tijd van achterover zitten is echt voorbij: het door de NZa gehanteerde kostprijsprincipe
komt er voor de hele eerste lijn,’ aldus Menno Tusschenbroek, senior consultant tandheelkundige
beroepen binnen VvAA. ‘Ook tandartsen, orthodontisten, mondhygiënisten en
tandprothetici zullen in beeld moeten hebben hoe hun praktijk feitelijk draait. Het ligt in
de lijn der verwachting dat de NZa de tarieven fors zal verlagen. Wat betekent dat voor de
praktijk? Wat zijn de gevolgen voor omzet en inkomen, waar kunnen de kosten nog omlaag?
Moet er personeel uit? Wie zich niet nu al deze vragen stelt maar wacht tot 2014, is echt te
laat. Voor dergelijke ingrijpende ontwikkelingen moet je tijdig voorbereidingen treffen om
straks niet met vervelende of zelfs dramatische verrassingen te worden geconfronteerd.’
Voor huisartsen geldt min of meer hetzelfde. Hier mag dan momenteel geen concrete
‘dreiging’ zijn, wie niet nu al anticipeert op mogelijke consequenties van de invoering van
ketenzorgfinanciering of DBC’s mist straks misschien de boot.
• Niet kunnen stoppen op het gewenste moment
In elke ‘levensfase’ van de zorgpraktijk is financieel overzicht een must. Een starter zal
zijn praktijk gefinancierd moeten krijgen, op zo’n manier dat het economisch haalbaar is.
Banken letten daar veel scherper op. Een realistisch ondernemingsplan met een stevig
onderbouwde financiële paragraaf is vereist om überhaupt een krediet te krijgen. Om deze
reden zijn startende praktijken al veel meer bezig met financieel management.
De gevestigde praktijken zijn hier niet structureel mee bezig. Het mag nu allemaal goed
lopen, maar er komt een moment van stoppen. Kan dat eigenlijk wel op het van tevoren
geplande moment? Hoe rendabel is de praktijk en wat zou een reële verkoopprijs zijn?
Is de goodwill voldoende om het pensioen aan te vullen? Wat gaat er met het personeel
gebeuren? De kans bestaat dat er langer doorgewerkt zal moeten worden, omdat er aan
het einde van de rit eenvoudigweg te weinig overblijft. En dat is dan nog een van de minst
rigoureuze oplossingen…
Financieel management is een waardevol en praktisch hulpmiddel om deze risico’s af te
dekken.
VvAA | 7

8 | VvAA
3. De voordelen van financieel management
Meten = weten = winst
In 2012 deed VvAA bij 12 huisartsmaatschappen een pilot met kwartaalrapportgages.
Aanvankelijk liepen de deelnemers hier niet warm voor. Maar zodra zij in gesprek gingen
over de kwartaalcijfers en vooral de achterliggende ontwikkelingen, werden zij enthousiast
en gingen zij aan de slag met de uitkomsten. Zo bleek bijvoorbeeld in een geval dat de
autokosten relatief erg hoog waren. Hier kon de suggestie worden gedaan om over te stappen
naar een fiscaal aantrekkelijke elektrische auto. In een ander geval bleken de telefoonkosten
de pan uit te rijzen, waar men zich niet van bewust was.
De belangrijkste voordelen van financieel management op een rij:
• Tijdig bijsturen mogelijk door inzicht in opbrengsten en kosten
Met periodieke financiële rapportages kan worden ingezoomd op actuele financiële ontwikkelingen.
Het is niet, zoals bij de jaarrekening, een algemeen overzicht van cijfers:
opbrengsten en kosten kunnen tot in detail worden uitgesplitst. Zijn de huisvestingskosten
enorm gestegen, dan wordt direct de impact daarvan zichtbaar op de resultaten. Blijken
de personeelskosten fors hoger te liggen, dan kan worden geanalyseerd hoe dat komt.
Zijn declaraties van personeel de oorzaak of het inschakelen van waarnemers? Afhankelijk
van de oorzaak kan direct worden bijgestuurd.
• Ook waardevolle niet-financiële informatie
Door zoveel mogelijk administratieve gegevens te combineren, krijgt een praktijk ook
waardevolle informatie over niet-financiële prestatie-indicatoren. Zoals verrichtingen per
fte. Deze stuurinformatie geeft heel concrete handvatten om direct processen aan te passen.
• Mogelijkheid tot benchmarken
Financieel management maakt het vergelijken van de prestaties met die van andere praktijken
mogelijk. Benchmarking laat zien of de praktijk marktconform presteert of het
juist beter of minder goed doet dan de gemiddelde vergelijkbare praktijk. Ook dat levert
bruikbare stuurinformatie op. Zo kan bijvoorbeeld duidelijk worden dat er kan worden
bespaard op trainingskosten, doordat andere praktijken daar minder geld aan kwijt zijn.
• Verantwoord risico’s nemen: waarborg voor continuïteit
In tijden van topdrukte is het goed om te weten dat de financiële ruimte toereikend is om
een waarnemer in te schakelen. Ook nieuwe wet- en regelgeving brengen investeringsvraagstukken
met zich mee. Zo zullen tandartsen in het kader van de nieuwe hygiënerichtlijn
WIP wellicht maatregelen moeten treffen om daaraan te voldoen. Om de continuiteit
van praktijk, inkomsten en zorg aan patiënten te waarborgen, is het noodzakelijk om
te weten welke investeringen verantwoord zijn. Financieel management laat zien wat de
mogelijkheden zijn.

• Optimale financiering van de praktijk
Financieel management maakt het mogelijk de praktijk optimaal te financieren. Het voorkomt
dat voorraden te lang worden aangehouden, wat onnodig veel geld kost. De financiering
kan vervolgens worden afgestemd op de aangepaste activa. Met de juiste verhouding
van Eigen Vermogen en Vreemd Vermogen kan bovendien een hefboomeffect worden
gecreëerd. Dat levert meer financiële ruimte op, die kan worden aangewend voor procesverbeteringen,
investeringen, dienstenuitbreiding et cetera.
• Meer werkplezier, meer inkomsten
Op een bedrijfskundige manier kijken naar de zorgpraktijk kan werken als een eyeopener.
In een gesprek met een huisarts bleek uit de verrichtingenadministratie dat hij weinig
kleine chirurgische ingrepen deed. Terwijl hij dit als tropenarts juist ontzettend leuk
vindt om te doen. Bij het samengaan van zijn praktijk met een andere, heeft hij hiervoor
een speciale ruimte ingericht. Door deze bewustwording vanuit de cijfers ervaart hij nu
meer werkplezier en genereert hij meer inkomsten. Op een vergelijkbare manier kan een
praktijk zo beslissen om bepaalde zorgprogramma’s of verrichtingen nieuw aan te bieden
of er juist afscheid van te nemen.
• Overzicht, controle en extra tijd
Bij financieel management wordt de zakelijke bankrekening direct gekoppeld aan het
boekhoudsysteem. Een eenvoudige oplossing, waarmee cijfers snel en gemakkelijk boven
tafel kunnen worden gehaald. Mits goed ingeregeld is het mogelijk om met één druk op de
knop een actueel financieel overzicht te krijgen. Dat scheelt veel tijd, het geeft overzicht
en daarmee meer controle en rust. Digitalisering verkleint bovendien de foutkans en vergroot
de efficiency van het archiveren.
• Volwaardig gesprekspartner voor verzekeraars
Een eerstelijns professional hoeft geen bedrijfskundige te worden, maar wie goed op de
hoogte is van de prestaties en processen van de praktijk komt in gesprekken met verzekeraars
beter beslagen ten ijs.
VvAA | 9

10 | VvAA
4. Aan de slag
Praktische tips voor financieel management
Om te kunnen profiteren van de voordelen van financieel management is een bescheiden
investering nodig. Deze beslaat drie stappen, die we hieronder schetsen.
• Processen digitaliseren
Hoe digitaler de administratieve processen, des te eenvoudiger is het om alle systemen
te koppelen aan één financieel dashboard. Dat wil overigens niet zeggen dat een papieren
administratie financieel management onmogelijk maakt. Voor periodieke rapportages is
in feite alleen een bankkoppeling nodig; voorwaarde is wel dat de zakelijke rekening ook
daadwerkelijk alleen zakelijk wordt gebruikt.
• Informatie verzamelen, koppelen, interpreteren en vergelijken
Zijn de administratieve/boekhoudkundige processen in beeld gebracht en waar mogelijk
gedigitaliseerd, dan kan de volgende stap worden gezet: het verzamelen en koppelen van
alle stuurinformatie. Het verdient aanbeveling (en bespaart tijd!) om voor dit deel in zee
te gaan met een partij die gedegen financiële kennis in huis heeft en tegelijkertijd de zorgmarkt
goed kent. Een adviseur die snapt wat voor elke specifieke praktijk de belangrijkste
performance-indicatoren zijn en die kan meedenken om tot goede oplossingen te komen.
Dergelijke partijen bieden gebruikersvriendelijke programma’s aan die in één oogopslag
een duidelijk en begrijpelijk stuuroverzicht geven. Bovendien kunnen zij de cijfers vergelijken
met de markt en een vertaalslag maken naar mogelijke concrete actiepunten voor
de praktijk in kwestie.
• Frequent meten
De kracht van financieel management zit ook in de herhaling. Periodieke rapportages
maken duidelijk of een praktijk te maken heeft met een incidentele mee- of tegenvaller of
dat het om een trend gaat. De voorkeur gaat uit naar een rapportage per kwartaal. Daarmee
kan tijdig worden bijgestuurd bij onwenselijke of onvoorziene ontwikkelingen. De
rapportage dient minimaal elk halfjaar te worden gedaan en besproken, om daadwerkelijk
de vruchten te kunnen plukken van financieel management.