def - Bestuurszaken

MOD’s worden per brief verwittigd zodat de hulpverleners tijdig hun vorming voor de brevetverlening
kunnen volgen
Plan van aanpak:
Budget: /
Timing: heden reeds lopende
Contactperso(o)n(en): Tim Tuypens, Bart Nijssen, Edda Callebaut
Geautomatiseerde inschrijving kantoorergonomie
Bron:
Doelstelling: De inschrijvingen voor het volgen van de opleidingen ergonomie erlopen
geautomatiseerd via de website; betrokkenen krijgen via systeem ook ailing
Plan van aanpak
Budget: /
Timing: heden reeds lopende
Contactperso(o)n(en): Tim Tuypens
Departement Bestuurszaken – Afdeling Proces- en Informatiebeleid (PIB)
projectfiche: archiefbeheerstool (PIAVO – informatie)
Concrete omschrijving van de vereenvoudiging
- Inhoudelijke (procedurele) wijzigingen
De archiefbeheerstool maakt een eenvoudigere, meer gestructureerde en geüniformiseerde 2
opmaak van archiefbeheersplannen mogelijk en laat toe om hierover op systematische wijze
aan kennisdeling te doen tussen VO-entiteiten en subentiteiten.
De tool richt zich op het zoveel mogelijk overnemen van de bestaande elementen van het
sjabloon van archiefbeheersplannen. In vergelijking met het huidige sjabloon voor de
archiefbeheersplannen, zal er wel meer informatie gevraagd worden, zoals extra gegevens
over de toegankelijkheid van de informatie. Deze gegevens zijn niet verplicht. Er wordt in de
archiefbeheerstool ook gegevens gevraagd om een depotlijst en een selectielijst te kunnen
maken, zodat de informatie in een archiefbeheersplan ook kan gebruikt worden voor andere
doeleinden. Dit heeft heel wat voordelen. Een belangrijk voordeel is dat informatie maar één
keer ingegeven moet worden en verschillende keren kan gerecycleerd worden. De informatie
kan dan niet enkel gebruikt worden voor archiefbeheer, maar ook voor andere doeleinden (vb.
opzoeken wie welke informatie bezit, welke processen gebruikmaken van bepaalde informatie).
In dit kader zal ook onderzocht worden of de gevraagde informatie in een archiefbeheersplan
moet bijgesteld worden of niet.
Daarnaast zal er ook gevraagd worden om bij het opstellen van de taakgebieden, taken en
handelingen om meer gebruik te maken van de procesanalyses. Daarom moeten de
procesmethodologie en archiefbeheersmethodologie voor het opstellen van processen met
elkaar verder afgestemd worden (deze oefening loopt momenteel binnen PIB).
2 Met gestructureerd en geüniformiseerd wordt o.a. gebruik van voorgedefinieerde
kernprocessen/ondersteunende processen en documenttypes. Een uitgebreide beschrijving is te vinden
in de functionele analyse.
Actieplan administratieve vereenvoudiging beleidsdomein BZ 14