1. Bericht van het Bestuur - Prince Claus Fund

9. Organisatie, Werkwijze en BestuurAlgemeenDe organisatie van het Fonds bestaat uit een Bestuur, een Bureau, eenInternationale Raad van Adviseurs en een aantal werkcommissies. Een overzichtis opgenomen in de bijlage op pagina 114.StatutenDe statuten zijn per 22 juni 2010 gewijzigd. De voornaamste redenen daarvoorwaren dat uit benchmarking bleek dat het in de culturele sector gebruikelijkis dat bestuursleden voor een termijn van 4 jaar (in plaats van 3 jaar) benoemdworden, met de mogelijkheid van herbenoeming voor eenzelfde periode. De nieuwebenoemingsperiode is van belang om de continuïteit in het Bestuur te waarborgen.De statuten komen overeen met de laatste richtlijnen van het Centraal BureauFondsenwerving.Intern beheersysteemHet Prins Claus Fonds kent een intern reglement. Hierin zijn procedurevoorschriftenen verantwoordelijkheden van Bestuur, Bureau en Advies en werkcommissiesbenoemd, evenals de communicatie tussen deze organen en de financiële verantwoordingvan het Fonds.AanvraagprocedureDe procedure van het Fonds voor het behandelen en beoordelen van activiteitenis vastgelegd in een Bestuursbesluit van 2001. Drie Bestuursleden, gemandateerddoor het Bestuur, stellen op basis van de criteria en aanbevelingen van het Bureaubinnen een vastgestelde termijn vast welke activiteiten worden onder steund enmet welk bedrag. Tijdens de Bestuursvergadering op 30 mei 2008 is het mandaataan de directie tot 25.000 Euro vastgesteld. De uitgaven hoger dan 25.000 Euro,bijvoorbeeld voor het programma Netwerken, worden voorgelegd aan en vastgestelddoor het Bestuur. Het Bestuur behoudt zo zeggenschap over 60% van de totaleuitgaven van het Fonds. Ongeacht de hoogte van de gevraagde financiële ondersteuningworden projecten met een mogelijk politieke implicatie getoetst engerapporteerd aan het Bestuur.In 2010 is aandacht besteed aan het verbeteren van het aanvraagformulier en aanhet informeren van potentiële aanvragers en het beschikbaar stellen van informatieover projecten die zijn ondersteund door het Fonds, via de nieuwe website.De Prijzencommissie adviseert het Bestuur over de voorgestelde prijzen. HetBestuur beslist in een bestuursvergadering over dit voorstel.KlachtenprocedureHet Prins Claus Fonds beschikt over een klachtenprocedure, die is vastgelegdin de Administratieve Organisatie (AO) en in werking is gesteld per Bestuursbesluit.In 2010 heeft het Fonds een klacht ontvangen van een persoon die het rechtmeende te hebben op het bijwonen van de Prijsuitreiking op 17 december 2010.Het Fonds heeft hem geantwoord dat het beleid wat uitnodigingen betreft hetniet toeliet om ieder jaar dezelfde personen uit te nodigen en dat het ookvanwege het beperkter aantal plaatsen dan voorgaande jaren niet mogelijk washem uit te nodigen. Het Fonds heeft hem nadrukkelijk uitgenodigd voor alle106 Prins Claus Fonds Jaarverslag 2010