1. Bericht van het Bestuur - Prince Claus Fund

Uitdagingen AanvragenprogrammaHet ondersteunen van projecten en personen in Zones of Silence en conflictgebiedenbrengt risico’s met zich mee; gesteunde mensen kunnen worden bedreigdof de overmaking van geld kan problemen veroorzaken. Toch wil het Fonds daarblijven werken omdat het Fonds er zoveel kan betekenen en steun in deze gebiedenhet hardst nodig is. Om verdere risico’s te beperken hanteert het Fonds eennauwgezette procedure waarin strikte controle wordt gehouden op de contracten,de tussen- en eindrapportage en de financiële verslaglegging. Daarbijonderhoudt het Fonds regelmatig contact met de contractpartner. Ook is desystematiek rondom betalingen erop geënt zo veilig mogelijk te werk te gaanen transacties nauwlettend te volgen.De afdeling Aanvragen heeft ook in 2010 ingezet op het verbeteren van zowelde interne als de externe communicatie van projecten. De uiteindelijke resultatenvan ondersteunde activiteiten worden binnen de organisatie gedeeld doorpresentaties te organiseren. Voor de externe communicatie werd maandelijks eenproject gekozen als het ‘project van de maand’. Ook werd er meer contact metde projectpartners gezocht om aantrekkelijk beeldmateriaal te verkrijgen voorcommunicatiedoeleinden. Doel blijft meer aandacht voor ondersteunde activiteitente genereren. In 2010 hebben enkele ondersteunde projecten specialeaandacht gekregen in de Nederlandse media door het nieuwe programma‘Internationale Kunst in Amsterdam’. Het Fonds stelt zich ten doel om in 2011nog meer aandacht te genereren voor ondersteunde activiteiten.Door de diversiteit aan activiteiten die het Fonds ondersteunt, loopt de inhoudelijkeen financiële verslaglegging van ondersteunde projecten uiteen. Daardoor kaner teveel tijd verloren gaan aan het achterhalen van informatie om de rapportagete verbeteren. Daartoe heeft de afdeling het rapportage formulier aangepast,door nog duidelijker uiteen te zetten welke informatie het Fonds nodig heeftvoor het afronden van het rapport. Bovendien heeft het Fonds een aantalvragen geformuleerd, waarvan de antwoorden als duidelijke indicatoren gebruiktkunnen worden bij het evalueren van projecten. Het meten van impact van deactiviteiten blijft een aandachtspunt voor de komende jaren.De verbetering van de interne verwerking van de grote stroom projectaanvragenis het afgelopen jaar verder doorgezet. Om de verwerking voorspoediger te latenverlopen, heeft de afdeling op basis van eerdere ervaringen het aanvraag formulierverbeterd. Door de nieuwe website bestaat er nu ook de mogelijkheid om een aanvraagonline in te vullen. Hiermee hoopt de afdeling in de toekomst tijd te besparenbij het behandelen van de enorme hoeveelheid aanvragen. Gezien het toenemendeaantal aanvragen en informatieverzoeken, is het soms moeilijk om de aanvragertijdig te informeren of het voorstel in aanmerking komt voor steun. De afdelingdoet er alles aan om dit te verbeteren. Zo is er na de aanvraagronde in januaritijdelijk iemand aangesteld om afgewezen voorstellen zo snel mogelijk af te handelen.Het Fonds verricht uitgebreid onderzoek naar projectvoorstellen door adviesin te winnen van externe experts. Door het netwerk van het Fonds constantte vernieuwen op het gebied van discipline, onderwerp en geografische keuze,hoopt het Fonds vertraging in dit onderzoek en het overvragen van mensenzoveel mogelijk te beperken.50 Prins Claus Fonds Jaarverslag 2010