1 Ondernemend Aanbesteden Kansen voor opdrachtgevers

teveel aan moeten leveren. Wij willen wel toe naar het ontwikkelen vanuniforme documenten voor de gemeenten in deze regio. Dat geeft ons ende markt meer zekerheid’.Shared services‘Elke gemeente heeft dezelfde behoeftes, bijvoorbeeld schoonmaakdiensten,wegenonderhoud en kantoorartikelen. In de uitvoering kunnen erbest nuance verschillen zijn. Facilitaire dienstverlening wordt over hetalgemeen gezamenlijk aanbesteed in de regio en dat kan ook makkelijk’,zegt Van Valkenburg. Dit is vaak wat meer gestandaardiseerd in vergelijkmet andere diensten. Gezamenlijk aanbesteden leidt ook tot kennisdelingdoor het uitwisselen van ervaringen en zo leren gemeenten van elkaar.‘Als je kijkt naar werken doen de individuele gemeenten, naar onzemening, nog teveel individueel’ zegt Wammes. ‘ En als je onderzoektmet welke partijen er zaken worden gedaan, dan doen zes van de negengemeenten dit met dezelfde bedrijven. Daarmee laat je mogelijke schaalvoordelenliggen’.Hoe organiseren we deskundige inkoopVan Valkenburg vindt het een goed idee om met vijf innovatieve aanbestedingstrajectente starten. ‘Laten we eerst de inkoopkwaliteit organiserenen daarna een samenwerkingsovereenkomst eroverheen leggen. Dan hebje een solide basis gecreëerd. Er zijn gemeenten die discussiëren over deafdeling waar inkoop ‘onder moet hangen’. Maar inkoop moet niet passiefin de organisatie ‘hangen’. Inkoop moet actief worden benaderd engeborgd in de organisatie.De inkoopadviseur wordt vaak geraadpleegd over de procedurele kantvan de aanbesteding, maar inkopen gaat in essentie niet over het doorlopenvan procedures. Bij inkopen gaat het erom wat je met de inkoop wilbereiken, welke ambities je wilt realiseren. De procedure is een middel,geen doel! De adviseurs van het inkoopbureau bespreken dit met deuitvoerenden en in overleg wordt een inkoopstrategie bepaald. Wanneergoed is nagedacht over de strategie, komt de rest vanzelf. ‘Bedrijfseconomischgezien zou je onder de Europese drempel vaker onderhands moetenaanbesteden, maar zorg dan ook dat het model waar je mee werkt in ordeis’, zegt Wammes.Inkoopfunctionarissen en aanspreekpunten48De Rijksoverheid heeft de lijn in gezet dat door gezamenlijke inkoopverstandiger en slimmer gewerkt kan worden. Inkoopbeleid kan hier eenprima rol in spelen en zelfs een stimulerende werking hebben om betersamen te werken. Het inkoopbureau Regio Rivierenland vindt het nuttigom in het begeleidend traject dat de initiatiefnemers van deze publicatiewillen inzetten, een actieve rol te spelen om hun kennis en kunde te delenmet alle gemeenten en in het overkoepelend netwerk.Het inkoopbureau wil dat gemeenten maximaal waarde voor hun geld krijgen.Daarbij hoort ook het evalueren en uitwisselen van informatie overleveranciers. Wammes vindt dat hiermee de vinger op de zere plek wordtgelegd. ‘Natuurlijk gaat het niet alleen om het aanbestedingstraject, maarook om deskundige begeleiding van de uitvoering. Dan heb je het overcontract- en leveranciersmanagement. Een contract is voorwaardelijk vooreen kwalitatieve uitvoering van de opdracht, maar het is geen garantie’.49Kennis en kunde op peil brengen en houden als het gaat om inkoop is altijdnodig. ‘Dit is erg moeilijk bij gemeenten waar de inkooptaken versnipperdin de organisatie liggen’ merkt Wammes op. ‘Inkoop ‘doet men ervaak bij’, dat is het probleem! Beter is het wanneer vaste contactpersonenworden aangewezen die inkoop nadrukkelijk in hun takenpakket hebben.Dan kunnen we die mensen ook de kennis aanreiken die nodig is om deinkoopfunctie goed uit te kunnen oefenen. Als het om inkoop gaat moet jein elke organisatie een drijvende kracht, aanspreekpunt en procesdragerhebben’.Inkopen én aanbieden professionaliseren via pilotsAls vakambtenaar zoek je die zakelijke relatie die je gaat helpen om je ambitiete realiseren. De (procedurele) angst bij ambtenaren heeft vooral temaken met:‘als ik teveel zeg wordt ik erop aangesproken door de aanbieder’.Het inkoopbureau wil helpen door ondersteuning te bieden. Bijvoorbeeldmet standaard documenten en meedenken over de vraag: hoe ga iknaar buiten met mijn aanvraag en hoe kan ik de hoeveelheid selectiecriteriazoals referenties en certificaten beperken. Het gaat ook hier niet om hetaantal criteria maar om de kwaliteit.