Last ned pdf her... (4,3 Mb) - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU

- Mitt første oppdrag i Metier var åetterevaluere et mellomstort prosjekt ien offentlig virksomhet som haddeopplevd kostnadsoverskridelser og forsinkelser.Siste post i budsjettet var åkonservere anlegget for eventuellframtidig bruk. Underveis i byggingenhadde prosjekteier oppdaget at manikke hadde råd til å idriftssette anleggetog det har senere aldri blitt tatt ibruk!!! Da blir forsinkelser mindre viktige.- En annen gang gikk det bedre; vi blesatt til å gjennomføre en tidligfaseanalyseav et byggeprosjekt med en anslåttinvesteringsramme på om lag 150 millionerkroner. Vi stilte tidlig spørsmålstegnmed prosjektets fundamentog arrangerte derfor en dags samlingmed prosjektets interessenter ogbehovsstillere.Etter endt dag var behovet redusert tilet OB Wiik telt og noen lasteramper;prosjektet ble nedlagt og 150 millionerspart for kunden. En morsom kuriositetvar at vi etterpå slet noe med å fåbetalt for oppdraget; kunden haddeikke noe prosjekt å regnskapsføre kostnadenpå!Det er likevel kostnadsoverskridelserog forsinkelser somfår mest omtale og oppmerksomhet.Det er antagelig fordidet er mer konkret og målbart.Så sa du at prosjekteiers oppgave varogså å gi støtte til prosjektledelsenunder gjennomføring. Hva er dinerfaring på dette område, og hvilkeråd kan du gi?- Ja, støtte til prosjektleder er prosjekteiersandre sentrale oppgave. På detteområdet, er det som oftest de såkalte”strangers”-prosjektene som skaper destørste utfordringene. Strangers er prosjektersom er fremmede for virksomheten.Det som gjør at et prosjekt bliren stranger er:• Ny type prosjekt for virksomheten– typisk kan være gjennomføringav et IKT-prosjekt i en virksomhetsom aldri har gjort det før.• Prosjektet er flere ganger større enndet man har gjort før. Plutselig kanikke prosjektleder ha alt i hodetlenger, men er avhengig av en størreorganisasjon og systematikk.• Prosjektet skal gjennomføres underet uvanlig høyt tidspress for å nå enmilepæl.- Kombinasjonen av disse faktorene forbedrerikke situasjonen. Prosjekteiermangler ofte tilstrekkelig respekt fordenne typen prosjekter – virksomhetener jo normalt god på prosjektgjennomføring!En hovedutfordring er at detvanlige rammeverket eller kvalitetssystemet(les: rutiner, metoder, maler, verktøy,organisering, kompetanse osv.)Prosjekteierman vanligvis jobber etter, ikke lengerperspektivhar gyldighet. Det går for eksempel sjeldentbra å bruke virksomhetens rammeverkfor bygging av hus, til ågjennomføre IKT-prosjekter. Ok+Riktig prosjekt- Men vi har sett utført flere dårlig som har prøvd.I slike tilfeller er det viktig at prosjekteieretablerer et selvstendig risikobildeog iverksetter særskilte tiltak. Sentralepunkter er å skaffe til veie nok personellSuksessUt fra pressen kan det se ut som omdet nesten bare er det offentlige somstår for budsjettsprekker og prosjektskandaler- er det et riktig bilde?- Det er som oftest store offentligeprosjekter som havner i medias søkelys;”budsjettsprekk”, ”manglende styring”,o.l. Men Metiers erfaring er atslike problemer like ofte og i like storgrad skjer i det private næringsliv. Deter bare det, at i den offentlige virksomhetavdekkes feil og mangleroftere, raskere og mer høylydt nettopppå grunn av offentligheten og mediaskonstante søkelys.Hva slags tiltak blir gjort for å bedrestyringen med større prosjekter?- Det vi ser nå er at de største offentligeaktørene begynner å gå i front på dettemed eierstyring. De problemstillingenevi har snakket om her er bakgrunnenfor at Finansdepartementet, og nåogså Oslo kommune, har inngått enrammeavtale med Metier og andre forkvalitetssikring Ok av store investeringsprosjekter.Det første kvalitetssikringspunktet(KS1) har prosjekteiers perspektivog består i å etterse at man velgerriktig prosjekt, mens den andre kvalitetssikringen(KS2) har prosjektledersperspektiv og omfatter en gjennomgangav prosjektplaner og budsjetter.med relevant erfaring, implementeretydelige rutiner for prosjekteierstyringIkke ok Feil prosjektog etablere et tilpasset rammeverk. For andre kunder i offentlig og privatutførtsektorBra!gjennomgår vi prosjektene- I tillegg er det få prosjekteiere og underveis – hva kan forbedres? – ogprosjektledere som tar konsekvensen etterpå – hva gikk galt og hvordan kanav at virkelig tidsstyrte prosjekter har vi forbedre oss til Prosjektleders neste gang?en iboende svært høy kostnadsrisiko! SuksessperspektivDette er nærmest å betrakte som en - Dette er krevende, men spennendenaturlov.oppdrag, avslutter Torgersen.FiaskoVanligeprosjekterStrangersKjent og egnetrammeverkKjent rammeverkIkke okUtviklingsbehovUtviklingsbehovFigur 2 Utviklingsbehov i vanlige prosjekter som ligger innen kjernekompetansentil virksomheten sammenlignet med strangers.Prosjektledelse nr. 3 -2009 13