Handlingsprogram 2014–2023 - Jernbaneverket

9. EffektivitetsprogramAdministrasjon og støtteprosesserJernbaneverket foretok høsten 2012 en kartlegging av omfangetav støttefunksjoner. Hovedspørsmålene kartleggingenskulle besvare, var: 1) Hvor mye ressurser i form av kostnaderog årsverk ble brukt på administrasjon og støtteaktiviteter ihele Jernbaneverket, også inkludert de støtteressursene somble brukt i divisjonene; og 2) var ressurs- og kostnadsnivået optimalt,eller var det effektiviseringspotensialet. I tillegg identifisertekartleggingen mulige områder og tiltak som kunne bidratil effektivisering av støtteaktivitetene.Resultatet av kartleggingen førte til at Jernbaneverket besluttetå prioritere de støttefunksjonene der årsverks- og kostnadspotensialetfor effektivisering var størst. Det vil derfor i den førstefirårsperioden settes i gang tiltak innenfor følgende syv områder:IKT, økonomi, eiendom, dokumentasjon, sikkerhet, innkjøp,lager og logistikk og HR.Tiltakene innenfor disse områdene vil ta ut effekter ved å eliminereog forenkle arbeidsprosesser, samt styrke systemstøtten derdet er nødvendig. Eliminering og forenkling dreier seg bl.a. om åstandardisere og automatisere rapportering og plan- og budsjettprosesserog generelt om å automatisere manuelle rutiner. Videredreier det seg om å gjennomgå og revidere avtaler og om å sanereprogramvare og standardisere applikasjoner og arkitektur.I tillegg vil det settes i gang tiltak som vil gi en netto effektiviseringseffektbl.a. knyttet til det å oppdatere og innføre nye systemløsningerinnenfor eiendomsforvaltning, dokumentasjon,innkjøp og HR.Tiltakene vil gi effekter både i form av økte besparing og i storutstrekning også i form av økt kvalitet på leveransene.Utrede, planlegge og byggeRegjeringen har som mål å halvere den totale planleggingstidenfor store samferdselsprosjekter, jf. Nasjonal transportplan. Mangeav tiltakene for å realisere denne målsettingen ligger utenforJernbaneverkets kontroll, bl.a. fordi det dreier seg om det genrelleplanregimet nedfelt i plan- og bygningsloven. Jernbaneverketvil uansett jobbe med tiltak knyttet til å effektivisere egen organisasjonog egne arbeidsprosesser. Tiltakene Jernbaneverketplanlegger innenfor dette området vil i hovedsak dreie seg om åeffektivisere planprosessene og om å rendyrke byggherrerollen.For å få til en mest mulig effektiv planprosess er det viktig å planleggede riktige prosjektene og å påse at de riktige prosjekteneplanlegges riktig (med holdbare og kostnadseffektive løsninger).For å kunne planlegge de riktige prosjektene har Jernbaneverketstyrket sitt kapasitetsmiljø med ekspertise på å analyseresammenhengen mellom rutetilbud og nødvendige tiltak. Jernbaneverketvil i neste fireårsperiode jobbe videre med å styrkekompetansen og metodikken i denne sammenheng. For å påseat de riktig prosjektene planlegges på en kostnadseffektiv måte,har Jernbaneverket jobbet grundig med å forbedre det interneplansystemet. Det handler bl.a. om tiltak knyttet til eierstyring,prosjektstyring og prosjektledelse, og i sum om tiltak som harsom formål å målrette og øke kvaliteten på planleggingen, slikat plangrunnlaget ikke blir et hinder for framdrift.Jernbaneverket ønsker i tiden framover å rendyrke byggherrerollen,noe som innbærer å overlate en større del av oppgavenesom tidligere ble utført av egen organisasjon, til det eksterneleverandørmarkedet. Det betyr at Jernbaneverket må innføretiltak for å styrke sin egen kompetanse innenfor portefølje- ogprosjektstyring, prosjektledelse, leverandørledelse, jernbaneteknikkm.m. Det betyr videre at Jernbaneverk kommer til å tai bruk nye kontraktsformer (f.eks. totalentrepriser) basert på detenkelte prosjekts egenart og økt bruk av rammeavtaler i prosjekterav likeartet karakter, og det innebærer en utvikling avnye løsninger gjennom funksjonsspesifikasjoner.Tiltakene vil gi effektiviseringseffekter gjennom lærekurveeffekterhos prosjekterende, entreprenører, byggeledelse og byggherre,samt mer effektive innkjøpsprosesser.Tiltakene knyttet til utredning, planlegging og bygging vil inoen grad overlappe de tiltakene som er foreslått innenfor anleggsmarkedet.Det betyr ikke annet enn at tiltakene både hareffekter på hvordan Jernbaneverket jobber, og for det eksterneleverandørmarkedet og anleggsmarkedet generelt.AnleggsmarkedetI Nasjonal transportplan settes det ikke konkrete krav til effektiviseringeller innsparinger som følge av produktivitetsvekst i entreprenørmarkedet.Jernbaneverket ser det derfor ikke som hensiktsmessigå beregne forventede gevinster på dette området.Jernbaneverket har uansett som målsetting å bidra til å effektivisereanleggsmarkedet, bl.a. ved å innføre nye kontraktsformer(jf. også ovenfor), og ved å legge til rette for økt konkurranse omoppdrag og dermed et velfungerende leverandørmarked. Detinnebærer bl.a. økt bruk av internasjonale oppdrag og engelskekontrakter og anbud, samt etablering av egne web-sidersammen med Statens vegvesen med presentasjon av prosjekterog utlysningsinformasjon.Andre aktuelle tiltak knyttet til anleggsmarkedet vil kunne væreå standardisere tildelingskriterier og metoder for evalueringer,øke overvåkingen av prisutviklingen/nøkkeltall, foreta målingerav resultater/KPI-er, og samarbeide med Statens vegvesen omFoU-tiltak.9.3 ArbeidsprosessJernbaneverket har i sitt arbeid med effektiviseringsprogrammethatt en bred involvering av hele organisasjonen. Det harvært etablert prosjektgrupper innenfor alle delområdene somhar gjennomført et betydelig spekter av aktiviteter – analyser,arbeidsgrupper m.m. – som har søkt å involvere flest mulig til ågi innspill om mulige effektiviseringstiltak.Jernbaneverket vil i løpet av høsten 2013 jobbe videre med å utdypetiltakene som er beskrevet ovenfor, herunder å vurdere effekteneav tiltakene og se på den faktisk ressursbruken innenforhvert av hovedområdene. Disse forholdene vil inngå i det endeligehandlingsprogrammet.9.4 Jernbaneverkets interne strategiarbeidParallelt med arbeidet med å konkretisere handlingsprogrammetog effektiviseringsprogrammet har Jernbaneverket interntarbeidet med å utforme egne mål og innsatsområder for denkommende fireårsperioden. Målgruppen for dette arbeidet erJernbaneverkets egne medarbeidere. Det interne dokumentetMål og innsatsområder 2014–2017 skal på en kortfattet måtefortelle våre ansatte hva som er Jernbaneverkets viktigste oppgaverde neste fire årene, hvilke samfunnsmål vi skal oppnå, oghva vi må gjøre for å nå disse målene. Hensikten er å sikre størstmulig kjennskap til og oppslutning om felles mål i hele organisasjonen,samt å skape felles forståelse for den kontinuerlige endringsviljenog -evnen som må til for å nå målene. Dokumentetutgis i form av et lite hefte, som distribueres til samtlige ansatte.Mål og innsatsområder 2013–2017 inneholder en oversikt overde viktigste mål som er satt for Jernbaneverket i Nasjonal transportplan,blant annet med hensyn til opptid, punktlighet, regularitetog sikkerhet, samt krav til effekivisering. Disse måleneskal være kjent for alle ansatte. Dernest er det angitt hvilke innsatsområdenesom blir sentrale for Jernbaneverket i perioden.Det er fastsatt åtte ulike innsatsområder. Kort innebærer de atJernbaneverket skal:• utforme framtidens jernbane• planlegge og bygge ny infrastruktur• drifte og vedlikeholde infrastrukturen• opprettholde og styrke et høyt nivå på sikkerhet• opprettholde og styrke jernbanenes miljøfortrinn• tilfredsstille kundenes og markedets behov• skape en mest mulig enkel og effektiv organisasjon• sikre kompetanse og kapasitetUnder hvert innsatsområde er det formulert et hovedmål samttre til fem underpunkter som angir viktige satsningsområder.Det er videre utarbeidet en målmatrise hvor målene er kvantifisertog sier hvordan de skal måles og hvilke resultater som skaloppnås. I tilleggg inneholder Mål og innsatsområder 2013-2017en beskrivelse av hvilke verdier som skal prege Jernbaneverketbåde internt og eksternt, hva som er ønsket organisasjonskultur,samt hvilke etiske regler som gjelder for virksomheten.Mål og innsatsområder legges til grunn for all intern virksomhetsplanlegging.Alle virksomhetsplaner, på alle nivåer, skal tautgangspunkt i mål og innsatsområder, og virksomhetsplanenskal beskrive detaljert hvilket tiltak enheten skal gjennomførefor å bidra til overordnet måloppnåelse. På denne måten vilJernbaneverket skape en mest mulig direkte sammenheng mellomoverordnede mål i Nasjonal transportplan og konkrete tiltakpå lokalt nivå og hos den enkelte medarbeider. Motsatt vei vil detiltak som gjennomføres på de ulike nivåer, når effekten av dissesummeres, direkte bidra til at overordnede mål nås.82 | Handlingsprogram 2014–2023 Handlingsprogram 2014–2023 | 83