Rapport Revisjon av forhold ved flere sykehjem i ... - Sykehjemsetaten

.RapportRevisjon av forhold vedflere sykehjem i Oslo kommuneAudit & AdvisorySeptember 2011

6.3.1 Revisjonskriterier .............................................................................................................. 326.3.2 Observasjoner .................................................................................................................. 326.3.3 Vurdering .......................................................................................................................... 336.3.4 Vurdering .......................................................................................................................... 356.4 Lønnsforhold ............................................................................................................................... 366.4.1 Observasjoner .................................................................................................................. 366.4.2 Vurdering .......................................................................................................................... 376.5 Planlagt bemanning .................................................................................................................... 376.5.1 Observasjoner .................................................................................................................. 386.5.2 Vurdering .......................................................................................................................... 396.6 Faktisk bemanning ..................................................................................................................... 396.6.1 Observasjoner .................................................................................................................. 396.6.2 Vurdering .......................................................................................................................... 417. Furuset sykehjem ............................................................................................................................ 427.1 Oppsummering ........................................................................................................................... 427.2 Arbeidsavtaler ............................................................................................................................. 437.2.1 Observasjoner .................................................................................................................. 437.2.2 Vurdering .......................................................................................................................... 437.3 Arbeidstidsordninger ................................................................................................................... 437.3.1 Revisjonskriterier .............................................................................................................. 437.3.2 Observasjoner .................................................................................................................. 447.3.3 Vurdering .......................................................................................................................... 447.3.4 Vurdering .......................................................................................................................... 467.4 Lønnsforhold ............................................................................................................................... 477.4.1 Observasjoner .................................................................................................................. 477.4.2 Vurdering .......................................................................................................................... 487.5 Planlagt bemanning .................................................................................................................... 487.5.1 Observasjoner .................................................................................................................. 497.5.2 Vurdering .......................................................................................................................... 507.6 Faktisk bemanning ..................................................................................................................... 507.6.1 Observasjoner .................................................................................................................. 507.6.2 Vurdering .......................................................................................................................... 538. Abildsø sykehjem ............................................................................................................................ 548.1 Oppsummering ........................................................................................................................... 548.2 Arbeidsavtaler ............................................................................................................................. 558.2.1 Observasjoner .................................................................................................................. 558.2.2 Vurdering .......................................................................................................................... 558.3 Arbeidstidsordninger ................................................................................................................... 558.3.1 Revisjonskriterier .............................................................................................................. 558.3.2 Observasjoner .................................................................................................................. 558.3.3 Vurdering .......................................................................................................................... 568.3.4 Vurdering .......................................................................................................................... 578.4 Lønnsforhold ............................................................................................................................... 588.4.1 Observasjoner .................................................................................................................. 588.4.2 Vurdering .......................................................................................................................... 588.5 Planlagt bemanning .................................................................................................................... 588.5.1 Observasjoner .................................................................................................................. 598.5.2 Vurdering .......................................................................................................................... 608.6 Faktisk bemanning ..................................................................................................................... 608.6.1 Observasjoner .................................................................................................................. 608.6.2 Vurdering .......................................................................................................................... 629. Kantarellen bo- og rehabiliteringssenter ...................................................................................... 633

9.1 Oppsummering ........................................................................................................................... 639.2 Arbeidsavtaler ............................................................................................................................. 649.2.1 Observasjoner .................................................................................................................. 649.2.2 Vurdering .......................................................................................................................... 649.3 Arbeidstidsordninger ................................................................................................................... 649.3.1 Revisjonskriterier .............................................................................................................. 649.3.2 Observasjoner .................................................................................................................. 649.3.3 Vurdering .......................................................................................................................... 659.3.4 Vurdering .......................................................................................................................... 679.4 Lønnsforhold ............................................................................................................................... 679.4.1 Observasjoner .................................................................................................................. 679.4.2 Vurdering .......................................................................................................................... 689.5 Planlagt bemanning .................................................................................................................... 699.5.1 Observasjoner .................................................................................................................. 699.5.2 Vurdering .......................................................................................................................... 709.6 Faktisk bemanning ..................................................................................................................... 709.6.1 Observasjoner .................................................................................................................. 709.6.2 Vurdering .......................................................................................................................... 7210. Nordseterhjemmet .................................................................................................................... 7310.1 Oppsummering ................................................................................................................. 7310.2 Arbeidsavtaler ................................................................................................................... 7410.2.1 Observasjoner ............................................................................................................. 7410.2.2 Vurdering ..................................................................................................................... 7410.3 Arbeidstidsordninger ......................................................................................................... 7410.3.1 Revisjonskriterier ......................................................................................................... 7410.3.2 Observasjoner ............................................................................................................. 7510.3.3 Vurdering ..................................................................................................................... 7510.3.4 Vurdering ..................................................................................................................... 7710.4 Lønnsforhold ..................................................................................................................... 7810.4.1 Observasjoner ............................................................................................................. 7810.4.2 Vurdering ..................................................................................................................... 7910.5 Planlagt bemanning .......................................................................................................... 7910.5.1 Observasjoner ............................................................................................................. 8010.5.2 Vurdering ..................................................................................................................... 8110.6 Faktisk bemanning ............................................................................................................ 8110.6.1 Observasjoner ............................................................................................................. 8110.6.2 Vurdering ..................................................................................................................... 8311. Sagenehjemmet ........................................................................................................................ 8411.1 Oppsummering ................................................................................................................. 8411.2 Arbeidsavtaler ................................................................................................................... 8511.2.1 Observasjoner ............................................................................................................. 8511.2.2 Vurdering ..................................................................................................................... 8511.3 Arbeidstidsordninger ......................................................................................................... 8511.3.1 Revisjonskriterier ......................................................................................................... 8511.3.2 Observasjoner ............................................................................................................. 8511.3.3 Vurdering ..................................................................................................................... 8611.3.4 Vurdering ..................................................................................................................... 8811.4 Lønnsforhold ..................................................................................................................... 8811.4.1 Observasjoner ............................................................................................................. 8811.4.2 Vurdering ..................................................................................................................... 8911.5 Pensjon ............................................................................................................................. 8911.5.1 Observasjoner ............................................................................................................. 894

11.5.2 Vurdering ..................................................................................................................... 9011.6 Planlagt bemanning .......................................................................................................... 9011.6.1 Observasjoner ............................................................................................................. 9011.6.2 Vurdering ..................................................................................................................... 9111.7 Faktisk bemanning ............................................................................................................ 9211.7.1 Observasjoner ............................................................................................................. 9211.7.2 Vurdering ..................................................................................................................... 9312. Ammerudhjemmet bo – og kultursenter ................................................................................ 9412.1 Oppsummering ................................................................................................................. 9412.2 Arbeidsavtaler ................................................................................................................... 9512.2.1 Observasjoner ............................................................................................................. 9512.2.2 Vurdering ..................................................................................................................... 9512.3 Arbeidstidsordninger ......................................................................................................... 9512.3.1 Revisjonskriterier ......................................................................................................... 9512.3.2 Observasjoner ............................................................................................................. 9512.3.3 Vurdering ..................................................................................................................... 9612.3.4 Vurdering ..................................................................................................................... 9912.4 Lønnsforhold ................................................................................................................... 10012.4.1 Observasjoner ........................................................................................................... 10012.4.2 Vurdering ................................................................................................................... 10012.5 Pensjon ........................................................................................................................... 10112.5.1 Observasjoner ........................................................................................................... 10112.5.2 Vurdering ................................................................................................................... 10112.6 Planlagt bemanning ........................................................................................................ 10112.6.1 Observasjoner ........................................................................................................... 10212.6.2 Vurdering ................................................................................................................... 10312.7 Faktisk bemanning .......................................................................................................... 10312.7.1 Observasjoner ........................................................................................................... 10312.7.2 Vurdering ................................................................................................................... 10513. Grefsenhjemmet ..................................................................................................................... 10613.1 Oppsummering ............................................................................................................... 10613.2 Arbeidsavtaler ................................................................................................................. 10713.2.1 Observasjoner ........................................................................................................... 10713.2.2 Vurdering ................................................................................................................... 10713.3 Arbeidstidsordninger ....................................................................................................... 10713.3.1 Revisjonskriterier ....................................................................................................... 10713.3.2 Observasjoner ........................................................................................................... 10713.3.3 Vurdering ................................................................................................................... 10813.3.4 Vurdering ................................................................................................................... 11213.4 Lønnsforhold ................................................................................................................... 11313.4.1 Observasjoner ........................................................................................................... 11313.4.2 Vurdering ................................................................................................................... 11413.5 Pensjon ........................................................................................................................... 11513.5.1 Observasjoner ........................................................................................................... 11513.5.2 Vurdering ................................................................................................................... 11513.6 Planlagt bemanning ........................................................................................................ 11513.6.1 Observasjoner ........................................................................................................... 11613.6.2 Vurdering ................................................................................................................... 11713.7 Faktisk bemanning .......................................................................................................... 11713.7.1 Observasjoner ........................................................................................................... 11713.7.2 Vurdering ................................................................................................................... 1185

1. SammendragFormålDeloitte har gjennomført en internrevisjon ved ni sykehjem i Oslo på oppdrag for Sykehjemsetaten. Seks avsykehjemmene er drevet av Sykehjemsetaten, mens de tre andre er drevet av ”ideelle/ikke-offentligeorganisasjoner”. Formålet med internrevisjonen har bl.a. vært å undersøke om sykehjemmenes virksomheter i samsvar med arbeidsmiljølovens (aml) rettsregler blant annet knyttet til arbeidstid.ArbeidsmiljølovenArbeidsmiljølovens bestemmelser kommer til anvendelse både for de kommunale sykehjemmene ogsykehjemmene drevet av ”ideelle/ikke-offentlige organisasjoner”.Arbeidsmiljøloven er ufravikelig, det vil si at loven ikke kan fravikes ved avtale til ugunst for arbeidstaker medmindre dette er særskilt fastsatt. Av hensyn til fleksibilitet, både for arbeidsgiver og arbeidstaker, åpnerregelverket for flere unntak, blant annet om arbeidstid (se aml kapittel 10).Undersøkelsen viser at regelverket, inkludert tariffavtaler, som regulerer arbeidstidsordningene vedsykehjemmene er komplisert. Ved de enkelte sykehjem er det inngått særavtaler. En særavtale kan inngåsmellom arbeidsgiver og lokale fagforeningsrepresentanter/ tillitsvalgte. Turnusprotokoller kan være eteksempel på en særavtale. På grunn av at det stilles krav til form, innhold, forståelse og fortolkning også avsæravtalen kompliseres regelverket ytterligere.Gjennomføring og utvalgI forbindelse med gjennomføringen av prosjektet har de reviderte sykehjemmene lagt forholdene til rette foren effektiv revisjon og ledelsen ved sykehjemmene har aktivt bidratt til å fremskaffe dokumentasjon ogsupplerende informasjon etter behov. Tilnærming og metode er beskrevet i kapittel 3.Internrevisjonen er basert på kontroll av et utvalg ansatte ved sykehjemmene som er valgt ut etter følgendekriterier: Risiko (personer og enheter som i følge lønnssystemet er registrert med stor arbeidsbelastning) Personellkategorier (sykepleiere, hjelpepleiere/omsorgsarbeidere/helsefagarbeidere ogpleieassistenter (ufaglærte)) Utvalget omfatter både heltids-, deltids- og ekstrapersonell, samt ansatte som jobber på flereavdelinger Minst halvparten av avdelingene ved hvert sykehjem inngår i undersøkelsen.I delkapitlene for det enkelte sykehjem er det innledningsvis en oppsummeringsmatrise knyttet til deforholdene som er undersøkt. For hvert hovedområde som er kontrollert, eksempelvis planlagt arbeid(turnus), er det gitt en fargekoding basert på revisjonens vurdering av sykehjemmets etterlevelse avrettsreglene på området. I prosessen med å avgjøre fargekode er det også gjennomført en sammenligningav observasjonene på alle sykehjemmene som er omfattet av undersøkelsen for å sikre lik fargekoding påtvers av sykehjemmene.6

Overordnede konklusjonerUndersøkelsen viser at sykehjemmene i ulik grad etterlever de rutiner og rettsregler som er revidert. Det eravdekket avvik ved alle sykehjemmene, men det er ikke identifisert store forskjeller i omfang ogalvorlighetsgrad av avvik mellom kommunalt drevne sykehjem og sykehjem drevet av ideelle/ikke offentligeorganisasjoner.På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver, kan det ikke utledes generelle konklusjoner om detsamlede omfanget av brudd på regelverk og feil ved sykehjemmene.Undersøkelsen viser brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeids- og hviletid. Dette gjelderspesielt:At total arbeidstid i løpet av en uke overstiger maksimumsgrense i lov og tariffavtaleAt total arbeidstid pr dag overstiger maksimumsgrenser definert i lov og tariffavtaleBrudd på bestemmelser om hviletid mellom ulike vakterUkentlig hviletid under 35 timerManglende søndagsfriEnkelte sykehjem har hatt en praksis som ligger innenfor de unntak fra grunnbestemmelsene iarbeidsmiljøloven som det er mulig å avtale i lokale protokoller. På grunn av at unntak fra arbeidsmiljølovenikke er formalisert i lokale protokoller, har praksisen i forbindelse med revisjonen blitt registrert som avvik fraarbeidsmiljøloven.Flere av sykehjemmene opplyste i innledende samtaler at de ikke klarte å overholde bestemmelsene knyttettil søndagsfri, og at de var kjent med at det var avvik på dette området.Det er registrert flere avvik knyttet til faktisk arbeidstid. Avvikene er i all hovedsak et resultat av betydeligarbeidsomfang i enkeltperioder per døgn og/eller uke. Det er i liten grad avvik når det gjelder gjennomsnittligarbeidstid i løpet av året.Sykehjemmene har med enkelte unntak godtgjort de ansatte økonomisk i forhold til hva de faktisk hararbeidet. Ved et par av sykehjemmene er det avdekket enkelte tilfeller av manglende overtidskompensasjon.Dette skyldes hovedsakelig at sykehjemmene ikke har hatt tilstrekkelige kontroll og avstemming av timelisterfor blant annet å beregne samlet arbeidstid pr. døgn og pr. uke for timebetalte som tar ekstravakter. Dettegjelder spesielt når ansatte har jobbet på flere avdelinger. Samtlige sykehjem har i forbindelse medverifisering av rapporten, opplyst at de vil sørge for at manglende lønn/kompensasjon vil bli etterbetalt.For å sikre etterlevelse av de rutiner og rettsregler som er undersøkt, er det nødvendig med god internkontroll. I forbindelse med revisjonen har sykehjemmene erkjent behovet for å styrke den interne kontrollen,men enkelte sykehjem har samtidig opplyst at brudd på rettsregler også har forekommet som en konsekvensav nødvendige personelldisponeringer for å sikre en forsvarlig bemanning i forbindelse med sykdom ogandre uforutsette fravær.Det er avdekket noen tilfeller hvor planlagt turnus strider mot bestemmelser i lov og lokale avtaler vedkommunalt drevne sykehjem og ved sykehjem drevet av ideelle organisasjoner. Sykehjemmene har ivarierende grad benyttet tilgjengelige elektroniske arbeidsplanleggingsverktøy i turnusplanleggingen. Brukenav slike verktøy er størst ved sykehjemmene drevet av ideelle organisasjoner.Oslo kommune har nå under innføring et nytt arbeidsplanleggingsverktøy, GAT, som skal tas i bruk på allekommunale sykehjem. Det nye verktøyet vil bidra til å sikre at fremtidige turnuser blir utarbeidet i samsvarmed regelverk og lokale avtaler, samt styrke mulighetene for kontroll med faktisk arbeidstid oglønnsgrunnlag.Gjennomgangen av planlagt bemanning viser at det er ulikheter mellom sykehjemmene når det gjelder ihvilken grad det er planlagt med vakanser i turnusene. Vakanse innebærer at avdelingen ikke har planlagt7

med en navngitt person på vakten, men må bruke ressurser på å fylle vakten med personer med rettkompetanse, noe som medfører en risiko for at vakten ikke fylles. Det planlegges i stor utstrekning medvakanser for assistenter og hjelpepleiere på dag - og aftenvakter i helgene. I flere tilfeller utgjør vakansenehovedvekten av planlagt bemanning på lørdager og søndager.Gjennomgangen av faktisk bemanning viser at mindre avvik fra planlagt bemanning forekommer i stor grad,både når det gjelder antall ansatte på arbeid og i forhold til planlagt kompetansenivå. Mindre avvik fremstårsom naturlig på grunn av at den faktiske bemanningen blir tilpasset belegget til enhver tid og pasientenesbehov. Omfang og størrelsen på avvik varierer mellom sykehjem og mellom avdelinger ved de respektivesykehjem. Det er funnet store avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved enkelte sykehjem.Enkelte av sykehjemmene har, i forbindelse med internrevisjonen, benyttet identifiserte avvik og svakheter tilå utarbeide handlingsplaner og iverksatt tiltak for å styrke internkontrollen ved sykehjemmene.8

2. InnledningFormålet med internrevisjonen har vært å undersøke om sykehjemmenes virksomhet er i samsvar medarbeidsmiljølovens (aml) rettsregler blant annet knyttet til arbeidstid. Følgende forhold ved sykehjemmene erundersøkt:1. Den planlagte pleiebemanningen på sykehjemmene for perioden 2010/2011 i forhold tilkompetansesammensetning på de ulike vaktene gjennom døgnet og uken, inklusive helg.2. Gjeldende turnus i forhold til om det er planlagt med omfattende vakanser/”huller” i turnusen.3. At planlagt turnus er i samsvar med arbeidsmiljøloven (og andre bestemmelser) når det gjelderarbeidstidsbestemmelser.4. Et fornuftig utvalg av den faktiske bemanningen innenfor samme periode for gruppene sykepleiere,hjelpepleiere/helsefagarbeidere og pleieassistenter (ufaglærte) opp mot planlagt bemanning ogarbeidsmiljølovens bestemmelser. Dette omfatter antall timer den enkelte ansatte har arbeidet perdøgn, per uke og per år, inklusive forekomst av dobbeltvakter. Dette er kontrollert i forhold tilgjeldende avtaleverk.5. Ansvar og roller knyttet til utarbeiding av turnus inklusive kompetanse er knyttet til gjeldeneregelverk/avtaler.6. Bruk av arbeidsverktøy for utarbeiding av turnus.7. Bruk av skriftlige arbeidsavtaler, innholdet i disse og kontrollert disse opp mot arbeidsmiljøloven ogfaktisk arbeidstid.8. Om det er samsvar mellom utbetalt lønn m/ tillegg som følger av avtaleverk og regelverk og faktiskutført arbeid.I tillegg er det ved institusjonene drevet av ikke offentlige/ideelle organisasjoner gjennomført følgende:9. Kontroll av pensjonsforhold i forhold til lov og avtaleverk for samme periode.9

3. MetodeLeverandørkontaktDet er gjennomført et oppstartsmøte med ledelsen hos reviderte sykehjem. Formålet med møtene var å fåoversikt over organisering, ansvar, system og rutiner, samt identifisere format og rutiner knyttet til:Arbeidsplan/turnusFaktisk arbeidstid/timelisterLønnssystem/lønnsslippDet har underveis i undersøkelsen vært en løpende dialog med kontaktpersoner ved sykehjemmene for åinnhente nødvendig supplerende dokumentasjon, informasjon om praksis og avklare problemstillinger.DokumentinnhentingFra sykehjemmene og Oslo kommune har vi hentet inn følgende dokumentasjon: Lokale avtaler/protokoller som supplerer arbeidsmiljøloven (aml) /hovedtariffavtaler Personelloversikter, fordelt på personellkategorier, avdelingstilhørighet og stillingsprosent Oversikt over ansattes ansettelsesvilkår / avtaler Dokumentasjon knyttet til lønn Oversikt over pensjonsordninger ved sykehjem drevet av ideell/ikke-offentlig organisasjoner Dokumentasjon/informasjon knyttet til organisering og system for oppsett av turnus Grunnturnus ved det enkelte sykehjem Siste kontrakt mellom sykehjem drevet av ideell/ikke-offentlig organisasjon og Oslo kommuneDataanalyser og valg av stikkprøverStikkprøver er valgt ut basert på lister over ansatte, og data fra personal/lønnssystemet. Utvalgskriterieneskal sikre at stikkprøveutvalget:Dekker minst halvparten av avdelingene ved hvert sykehjem som skal revideresDekker samtlige personellkategorier, herunder sykepleiere,hjelpepleiere/omsorgsarbeidere/helsefagarbeidere og pleieassistenter (ufaglærte)Inneholder både heltids-, deltids- og ekstrapersonell.I tillegg er det gjort en risikobasert tilnærming for å fange opp personer og enheter som synes å ha en storarbeidsbelastning.Avhengig av størrelsen på sykehjemmene har vi gjort et utvalg av ansatte varierende fra 16 til 35 ansatteved hvert sykehjem som inngår i undersøkelsen. Stikkprøvekontrollene har omfattet periodene mars 2010,august 2010 og januar 2011. I tillegg er det foretatt en kontroll av total arbeidstid for utvalgspersonene i2010.10

Kontroll av stikkprøverAnsatte som er valgt ut er undersøkt i forhold til: Arbeidsavtaler Personlig turnus Vaktlister Timelister for samme tidsrom Lønnstransaksjoner/lønnsberegninger Pensjonsordning (kun ideelle/ikke-offentlige organisasjoner)Kartlegging av planlagt og faktisk bemanningRevisjonen har foretatt en kartlegging av den planlagte og faktiske bemanningen ved sykehjemmene.Kontroll av planlagt bemanning har tatt utgangspunkt i omfanget av pleiepersonell ogkompetansesammensetning på forskjellige tidspunkter på døgnet (dag/kveld/natt), og gjennom uken(ukedag/helgedag), samt i hvilken grad det var planlagt med vakanser.Faktisk bemanning er kontrollert og sammenholdt med planlagt bemanning og pleiefaglig kompetanse.Undersøkelsen er basert på stikkprøver av enkelte turnusuker på noen avdelinger ved sykehjemmet.Vi har kontrollert tre turnusuker i siste gjeldende grunnturnus. Grunnturnus gir en beskrivelse av planlagtbemanning for en fastsatt periode, for eksempel 12 måneder. Grunnturnusen er delt opp i perioder, normaltpå 6, 8 eller 12 uker, med en lik utforming av turnus (planlagt bemanning) i de respektive periodene.Vakante stillinger er inkludert i beregningene. I de tilfeller hvor det i grunnturnusen ikke fremkommer hvilkenkompetanse den vakante stillingen har, er vakante stillinger tatt inn i beregningen som ”pleieassistent”.VerifiseringRapporter til de enkelte sykehjem er gjennomgått av ledelsen ved de enkelte sykehjemmene. Derrepresentanter for sykehjemmene har påpekt faktafeil eller har ønsket utdypninger, for eksempel som følgeav at revisjonen har hatt et ufullstendig dokumentasjonsgrunnlag, er rapporten korrigert tilsvarende. Der deter funnet hensiktsmessig er tilbakemeldinger innarbeidet i rapporten.11

4. Revisjonskriterier4.1 Om revisjonskriterierRevisjonskriterier er de krav og forventninger som sykehjemmene skal revideres i forhold til.Revisjonskriterienes funksjon er å gi et normativt grunnlag for analysen av avvik. Revisjonskriteriene er isamsvar med de kravene som faktisk gjelder for revisjonsobjektet innenfor den aktuelle tidsperioden, og erbegrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder.I revisjonen har vi benyttet både revisjonskriterier som er felles for sykehjemmene, og lokalerevisjonskriterier i de tilfeller sykehjemmene har inngått lokale avtaler og ordninger innenfor regelverketsrammer.I den grad det er inngått lokale avtaler vil disse fremgå som revisjonskriterier under presentasjonen av detenkelte sykehjem i rapporten.4.2 Arbeidsmiljøloven og tariffavtaler4.2.1 Forholdet mellom arbeidsmiljøloven, individuell arbeidsavtale og tariffavtaleFor virksomheter som er bundet av en gyldig inngått tariffavtale utgjør tariffavtalen en del av den individuellearbeidskontrakten. En tariffavtale er ingen arbeidsavtale, men en avtale som kan påvirkeansettelsesforholdet, på grunn av at tariffavtalen for eksempel kan regulere forhold som arbeidstid ogavlønning.De reviderte sykehjemmene er bundet av Oslo kommunes overenskomster medarbeidstakerorganisasjonene vedrørende Lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere i Oslo kommune(Dokument 25) eller Landsoverenskomst for helse og sosiale tjenester m.v. (LHS). Revisjonsperioden idenne rapporten løper fra mars 2010 til januar 2011. Dette betyr at revisjonsperioden dekkes av to settoverenskomster da ovennevnte overenskomster begge løper fra 1. mai 2008 – 30. april 2010 og 1.mai 2010til 30. april 2012. I det følgende vil Dokument 25 og LHS i fellesskap bli benevnt som Tariffavtalen. Dersomdet vil være ulikheter i de nevnte overenskomster blir dette synliggjort ved at det refereres til entenDokument 25 eller LHS.Som utgangspunkt er det kun de organiserte som kan påberope seg vilkårene, herunder også eventuellebrudd på vilkårene, i en tariffavtale. I det følgende legges det til grunn at en gyldig inngått tariffavtale fåranvendelse for alle arbeidstakerne ved sykehjemmet.Hvis en bestemmelse i den ansattes arbeidsavtale strider mot en tariffavtale som både arbeidsgiver ogarbeidstaker er bundet av, følger det av arbeidstvistlovens § 3 nr. 3 at bestemmelsen i arbeidsavtalen erugyldig, med mindre det følger noe annet av tariffavtalen. Enkelte sykehjem har inngått lokale avtaler, ellersæravtaler/protokoller med sine ansatte. Dette er også tariffavtaler, som supplerer tariffavtalen der avtalenåpner for dette. Dersom det ikke er samsvar mellom hva som er avtalt i en tariffavtale, og en særavtale, viltariffavtalen gå foran en særavtale.En tariffavtale som er i strid med ufravikelig lovgivning/rettsregel vil være ugyldig. Eksempelvis kan entariffavtale ikke gi reguleringer om arbeidstid som går utover de rammene som følger av arbeidsmiljøloven.Det kan oppstå tvil om en tariffavtale er gyldig inngått, eller forståelsen av innholdet i avtalen. Sliktolkningstvil kan lede til ulike resultater da avtalen kan forstås på flere måter.12

4.2.2 Arbeidsplan – aml § 10-3Det skal utarbeides en arbeidsplan som viser hvilke uker, dager og tider den enkelte arbeidstaker skalarbeide, jf. aml § 10-3. Planen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerens tillitsvalgte.4.2.3 Nærmere om arbeidstidAlminnelig arbeidstidArbeidsmiljøloven slår fast at den alminnelige arbeidstid ikke må overstige ni timer i løpet av 24 timer, og 40timer i løpet av syv dager, jf. aml § 10-4 nr. 1. For døgnkontinuerlig skiftarbeid og sammenliknbar turnus, skalalminnelig arbeidstid ikke overstige ni timer i løpet av 24 timer, og 38 timer i løpet av syv dager, jf. aml § 10-4nr. 4.Med bakgrunn i Tariffavtalen er det ved sykehjemmene avtalt en arbeidstid som fraviker lovens alminneligearbeidstid, jf § 8.1.1 i Dokument 25 og § 4.2.1 i LHS. Det kommer i disse bestemmelsene frem at denordinære gjennomsnittelige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37, 5 timer. Videre fremkommer det atarbeidstakere i turnustjeneste som omfatter tjenester mellom kl 20.00 og 06.00, eller arbeidstakere medsøndagstjeneste minst hver 3. søndag ikke skal ha en arbeidstid som i gjennomsnitt overstiger 35, 5 timerper uke. Tilsvarende gjelder for arbeidstakere i fast nattjeneste samt arbeidstakere i fast kveldstjeneste somer en del av en turnusordning når deler av tjenesten skjer i tidsrommet kl 20.00 – kl 06.00.Videre kommer det frem at ukentlig arbeidstid ikke skal overstige gjennomsnittelig 33, 6 timer vedhelkontinuerlig skiftarbeid eller i sammenlignbare turnusordninger.Det er dermed avtalt en gunstigere arbeidstid for den ansatte enn amls utgangspunkt, og at gjennomsnittligukentlig arbeidstid ikke skal overstige 37, 5 timer, 35, 5 timer eller 33, 6 timer i løpet av 52 uker, jf aml § 10-5nr. 2. Se nedenfor.Gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstidTariffavtalen åpner som nevnt for gjennomsnittsberegning av arbeidstiden. Det er aml § 10-5 som regulererbruken av gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstid. I bestemmelsens annet ledd kommer detfrem at arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig kanavtale at den alminnelige arbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker igjennomsnitt ikke blir lenger enn foreskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikkeoverstiger ti timer i løpet av 24 timer, og 48 timer i løpet av syv dager. Grensen på 48 timer i løpet av syvdager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på åtte uker, likevel slik at den alminnelige arbeidstidenikke overstiger 54 timer i noen enkelt uke.Aml § 10-5 nr 2 viser til arbeidstidsbestemmelsene i aml § 10-4. På grunn av at partene i Tariffavtalen haravtalt en gunstigere arbeidstidsordning for arbeidstaker, vil det være disse tidene som er gjeldene og ikketidene i aml § 10-4.Oppsummering arbeidstidTariffavtalen åpner for at den alminnelige arbeidstiden kan ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger enn 37, 5 timer, 35, 5 timer eller 33,6 timer per uke, men slik at denalminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet av syv dager. Grensenpå 48 timer i løpet av syv dager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på åtte uker, likevel slik at denalminnelige arbeidstiden ikke overstiger 54 uker i noen enkelt uke.13

4.2.4 OvertidAml § 10-6 nr. 2 definerer arbeid som utføres utover alminnelig arbeidstid for overtidsarbeid.Arbeid innenfor alminnelig arbeidstid, slik dette er regulert i aml, kvalifiserer ikke til overtidsarbeid.I § 11.1 i Dokument 25 og § 6 i LHS reguleres overtidsarbeid. Det kommer i § 11.1 frem at pålagt arbeid utover den ordinære arbeidstid for hel stilling er overtidsarbeid og skal innskrenkes mest mulig. § 6.1 i LHS slårtilsvarende fast at pålagt arbeid utover den alminnelige arbeidstid er overtidsarbeid, mens § 6.2 slår fast atovertidsarbeid skal innskrenkes mest mulig.I virksomheter som har avtalt gjennomsnittsberegning av arbeidstiden har arbeidstaker krav påovertidstillegg for arbeid utover ti timer per 24 timer og utover 48 timer i løpet av syv dager, jf aml 10-5 (2).Videre har en arbeidstaker også krav på overtidstillegg for arbeid utover et årlig gjennomsnitt på 35, 5 timer,med mindre dette ikke allerede er tatt hensyn til i den daglige og ukentlige maksimumsgrensen.Lovens ordlyd åpner for gjennomsnittsberegning på opp til ett år. Når det gjelder den mer praktisketilnærmingen til hvordan en gjennomsnittsberegning skal foretas, er oppfatningen at regelen er ment åpraktiseres slik at det jevnlig gjennomsnittsberegnes alminnelig arbeidstid basert på hyppigere intervallerenn ett år. Eksempelvis vil det være vanlig å gjennomsnittsberegne per turnusperiode dersom dette er mulig.Aml § 10-6 nr 4 slår fast at overtidsarbeid ikke må overstige ti timer i løpet av syv dager, 25 timer i firesammenhengende uker, og 200 timer i innenfor en periode på 52 uker. Begrensningen beregnes fraalminnelig arbeidstid, slik denne er fastsatt i § 10-4. Arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte i virksomhetsom er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtale overtidsarbeid i inntil 15 timer i løpet av syv dager, men slikat samlet overtidsarbeid ikke overstiger 40 timer i fire sammenhengende uker. Overtidsarbeidet må i såtilfelle ikke overstige 300 timer innenfor en periode på 52 uker.Oppsummering overtidTariffavtalen slår fast at det foreligger overtidsarbeid ved arbeid utover definert arbeidstid.Tariffavtalen regulerer ikke hvor mye overtid som kan jobbes, utover at overtidsarbeid skal innskrenkes mestmulig, og lovens retningslinjer får anvendelse. Aml slår fast at overtidsarbeid ikke må overstige 10 timer iløpet av syv dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker, eller15 timer i løpet av syv dager, men slik at samlet overtidsarbeid ikke overstiger 40 timer i firesammenhengende uker. Overtidsarbeid må i så tilfellet ikke overstige 300 timer innenfor en periode på 52uker.Aml og tariffavtale åpner imidlertid for at det enkelte sykehjem har mulighet til å avtale endringer.4.2.5 Tillegg for overtidFor overtidsarbeid skal det betales et tillegg til den lønn arbeidstakeren har for tilsvarende arbeid i denalminnelige arbeidstiden. Tillegg skal være på minst 40 %, jf aml § 10-6 nr 11.Etter Tariffavtalen har den ansatte krav på overtidskompensasjon ved pålagt arbeid ut over den ordinærearbeidstid, jf § 11.1 i Dokument 25, eller pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf LHS pkt 6.1. Kvalifisertovertidsarbeid honoreres som i det følgende etter Dokument 25 og LHS.14

For overtidsarbeid etter Dokument 25 gis følgende tillegg:50 %For overtidsarbeid i tiden kl 07.00 til kl 20.00 betales 50 % tillegg.100 %For overtidsarbeid mellom kl 20.00 og kl 07.00, på søn- og helgedager og dager før disse etter ordinærarbeidstids slutt betales 100 % tillegg.133 1/3 %Arbeidstakere som har ordinær tjeneste på søn- og helgedager, får et overtidstillegg på 133 1/3 % forovertidsarbeid på helgedager mellom søndager, julaften, 1. og 2. juledag, nyttårsaften, 1. nyttårsdag,påskeaften, 1. påskedag, pinseaften, 1. pinsedag, 1. og 17. mai.For overtidsarbeid etter LHS gis følgende tillegg:Prosenttillegg for arbeidstakere med dagarbeidstid50 %Det utbetales 50 % tillegg for overtidsarbeid i tiden 06.00 til kl 21.00.100 %For overtidsarbeid utført mellom 21.00 og kl 06.00. For overtidsarbeid påbegynt før kl 06.00 som varer framtil arbeidstidens begynnelse.For overtidsarbeid på lørdager og søndager.For overtidsarbeid utført etter den ordinære arbeidstids slutt på dager før helgedager.133 1/3 %For overtidsarbeid utført på helge- og høytidsdager påskeaften samt etter kl 12.00 på pinse, jul- ognyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag.Prosenttillegg for arbeidstakere med skrift/turnusarbeid50 %For overtidsarbeid utført de 2 første timer umiddelbart før det ordinære skift begynner.For overtidsarbeid utført de 4 første timer umiddelbart etter det ordinære skift slutter.15

For overtidsarbeid i forbindelse med forskjøvet arbeidstid forskyves tidspunktet for 100 % - tilleggettilsvarende.100 %For overtidsarbeid som sammenlagt overstiger 4 timer utført umiddelbart før eller etter ordinært skift.For overtidsarbeid utført til andre tider enn de som framgår ovenfor under 50 % eller nedenfor under 133 1/3%.133 1/3 %For overtidsarbeid utført på helge- og høytidsdager og påskeaften samt etter kl 12.00 på pinse-, jul- ognyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag.Ovennevnte reguleringer i Dokument 25 og LHS gjelder kun for ansatte i heltidsstilling. Deltidsansatte harlikevel krav på overtidskompensasjon dersom de pålegges å arbeide utover det som er fastsatt for full stillingper dag (dog minimum 6 timer dersom arbeidstiden varierer fra dag til dag) eller per uke.Oppsummering overtidstilleggArbeidstaker vil ha krav på overtidstillegg ved arbeid utover definert arbeidstid i Tariffavtalen.Utbetaling av overtidstillegg må avstemmes, slik at arbeidstaker ikke gis overtid for både arbeid utover avtaltarbeidstid den enkelte dag og den enkelte uke.4.2.6 Andre tilleggHelge- og høytidstillegg for ansatte omfattet av Dokument 25Arbeidstakere får for ordinær tjeneste på helgedager mellom søndager, julaften, 1. og 2.juledag,nyttårsaften, nyttårsdag, påskeaften, 1. påskedag, pinseaften og 1. pinsedag, 1. og 17. mai 1 1/3 timelønn itillegg pr. arbeidet time eller hvis partene er enige, fri det arbeidede antall timer senere med utbetaling av 1/3timelønn.(tt-kode 0247). Tillegget betales for helgedagene, påskeaften, 1. og 17. mai for tjeneste i tiden kl.00.00 til kl.24.00. For jul-, nyttårs- og pinseaften i tiden kl. 12.00 til kl. 24.00.Helge- og høytidstillegg for ansatte omfattet av LHSFor ordinært arbeid mellom kl. 00.00 og kl. 24.00 på helge- og høytidsdager, på påskeaften samt for arbeidmellom kl. 12.00 og kl. 24.00 onsdag før skjærtorsdag, pinse-, jul- og nyttårsaften, betales et tillegg på 1 1/3timelønn per arbeidet time. Dette gjelder også for deltidsansatte.Kveldstillegg og tillegg for ordinært helgearbeid for ansatte omfattet av Dokument 25Arbeidstaker som arbeider etter tjenesteplan (§ 9.7.1) med 37,5, 35,5 eller 33,6 timer pr. uke, får for ordinærtjeneste i tiden kl. 17.00 til kl. 06.00 40 % tillegg til ordinær lønn. Arbeidstakere i fast nattjeneste (§ 9.7.2) fåri tiden kl. 20.00 til kl. 06.00 et nattillegg på 40 % i tillegg til ordinær lønn. Arbeidstakere som ikke kommer innunder § 9.7.1 og 9.7.2, tilstås kr. 25,- pr. arbeidet time for ordinært arbeid mellom kl. 17.00 og kl. 06.00.Kveldstillegget utbetales selv om det samtidig gis helge-/høytidstillegg og lørdags- og søndagstillegg.Tillegget utbetales ikke under overtid.16

Arbeidstaker med ordinær tjeneste på lørdager og/eller søndager får et tillegg på kr 50,- pr. time i tidenlørdag kl. 00.00 til søndag kl. 24.00.Kveldstillegg og tillegg for ordinært helgearbeid for ansatte omfattet av LHSFor turnusarbeidere skal det utbetales et tillegg til arbeidstakere som arbeider mellom kl. 17.00 og kl. 06.00.Tillegget betales også til arbeidstakere ved helseinstitusjoner som dekker en del av en turnusplan, selv omvedkommende utelukkende har kvelds- eller nattjeneste. Tillegget er fastsatt til følgende: Minst 45 kroner/time for grunnlønn opp til 289 999 Minst 54 kroner/time for grunnlønn mellom 290 000 – 349 999 Minst 56 kroner/time for grunnlønn over 350 000For andre arbeidstakere (ikke turnusarbeidende) skal det tilstås minst 21 kroner/time for ordinært arbeidmellom kl. 17.00 og kl. 06.00Kveldstillegget utbetales selv om det samtidig gis helge-/høytidstillegg og lørdags- og søndagstillegg.Tillegget utbetales ikke under overtid.For ordinært arbeid mellom kl. 00.00 lørdag og kl. 24.00 søndag betales et tillegg på minst kr. 35,- perarbeidet time.Hovedregel om godtgjørelse for forskjøvet arbeidstid (Gjelder både ansatte omfattet av Dokument 25 ogLHS)Det skal betales 50 % tillegg for forskjøvet arbeidstid for den tid som faller utenom den ordinære arbeidstid.Dersom den utførte (forskjøvet) arbeidstid er lengre enn arbeidstiden etter turnusplanen, godtgjøres denforlengede arbeidstid som overtid.Oppsummering andre tilleggDet skal utbetales tillegg til arbeidstakere for arbeid som utføres på kveldstid, i helger og i høytider. Videreskal det gis kompensasjon for forskjøvet arbeidstid, herunder overtidsbetaling når forskjøvet arbeidstid erlengre enn ordinær vakt.4.2.7 Samlet arbeidstidMed ”samlet arbeidstid” menes alminnelig arbeidstid tillagt overtid. Samlet arbeidstid må ikke overstige 13timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av syv dager, jf aml § 10-6 nr 8.Arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgt i virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtale unntakfra grensen på 13 timer, men slik at den samlede arbeidstid ikke overstiger 16 timer i løpet av 24 timer.Dersom unntak avtales og benyttes skal arbeidstaker sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder, ellerdersom dette ikke er mulig, annet passende vern.17

Oppsummering samlet arbeidstidSamlet arbeidstid kan ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av syv dager. Detenkelte sykehjem kan avtale unntak fra denne bestemmelsen, likevel slik at den samlede arbeidstiden ikkeoverstiger 16 timer i løpet av 24 timer.4.2.8 Arbeidsfri - UkeskilletAml § 10-8 nr 2 slår fast at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Den sammenhengende arbeidsfrie periode kan legges i starten eller slutten av en syv dagersperiode. For å kunne avgjøre om arbeidstaker får tilstrekkelig hvile i løpet av en syv dagers periode er detnødvendig å definere ukeskillet. Ukeskillet skal defineres før planleggingen av en turnusplan, og forstås oftesom mandag 00.00 til søndag 24.00.Aml § 10-8 nr 4 slår fast at arbeidsfri skal så vidt mulig omfatte søndag. Arbeidstaker som har utført søn- oghelgedagsarbeid skal ha arbeidsfri følgende søn- og helgedagsdøgn. Arbeidsgiver og arbeidstaker kanskriftlig avtale arbeidstidsordninger som i snitt gir arbeidstaker arbeidsfri annenhver søn- og helgedager overen periode på 26 uker, likevel slik at det ukentlige fridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- ellerhelligdag.Det er adgang til å avtale at arbeidstaker med annen religion kan utføre arbeid på søn- og helgedager mottilsvarende fri på andre dager.Dersom uken er definert fra mandag 00.00 til søndag 24.00, og den arbeidsfrie perioden er lagt til slutten avuken, betyr dette at arbeidstaker skal ha fri fra kl 13.00 lørdag. Arbeidstaker vil da ha fri 11 + 24 timer.Arbeidstaker som jobber utover kl 13.00 på lørdag vil da eksempelvis ikke få tilstrekkelig hvile innenforukeskillet, dersom ukeskillet er definert som ovenfor. Hviletiden som faller etter søndag 24.00 vil tilhøre denneste uken.Ved ukeskillet mellom uke 1 og uke 2 vil beregning av arbeidstiden ”nullstilles”, slik at beregning av antalltimer utført etter ukeskillet vil tilfalle denne uken.Arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte kan avtale mindre unntak fra bestemmelsen om arbeidsfri ivirksomheter som er bundet av tariffavtale. Slik avtale kan bare inngås dersom arbeidstaker sikrestilsvarende kompenserende hvileperiode eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern. Det kanimidlertid ikke avtales kortere arbeidsfri periode enn 8 timer i løpet av 24 timer eller 28 timer i løpet av syvdager, jf aml. § 10-8 tredje ledd.Hva som ligger i kompenserende hvile må vurdere konkret, i forhold til hvilken bestemmelse som skalfravikes, og hvordan fraviket skal gjennomføres.I 1 kommentarer til arbeidsmiljøloven, andre utgave ved Henning Jakhelln og Helga Aune går det fram at medtilsvarende kompenserende hvile tas det sikte på de tilfeller der mindre hvile i enkelte perioder kompenseresmed tilsvarende fri i andre perioder.Videre framkommer det at en periode med hjemmevakt og lignende ikke vil tilfredsstille kravene tilkompenserende hvileperiode, selv om det ikke forekommer utrykning i løpet av hjemmevakten. Praksis fraEU slår fast at den kompenserende hvileperioden skal komme umiddelbart etter den arbeidstid, somhvileperioden har til formål å kompensere for.1 Første avsnitt på side 443 i arbeidsrett.no,18

Det framkommer også at arbeidstaker skal benytte den kompenserende hvileperioden før han eller hunstarter neste arbeidsperiode. Hviletid etter sammenhengende hvileperiode som skal tas igjen ”på et seneretidspunkt” og ikke lenger har direkte forbindelse i tid med den arbeidsperiode som ble forlenget, oppfyllersom utgangspunkt ikke direktivets krav til beskyttelse av arbeidstakers helse og sikkerhet. Arbeidstilsynetspraksis etter tidligere arbeidsmiljølov gikk ut på at redusert fritid en uke, som utgangspunkt skalkompenseres uken etter.Oppsummering av arbeidsfriArbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer per uke. Arbeidsfri skal så vidtmulig omfatte søndag. Arbeidstaker som har utført søn- og helgedagsarbeid skal ha arbeidsfri påfølgendesøn- helgedagsdøgn. Det kan avtales en arbeidstidsordning som i snitt gir arbeidstaker arbeidsfri annenhversøn- og helgedager over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentlige fridøgn minst hver tredje ukefaller på en søn- helgedag. Kortere arbeidsfri kan også avtales, dersom tilsvarende kompenserendehvileperiode, eller annet passende vern, sikres.4.2.9 DøgnskilletArbeidstaker skal ha minst elleve timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer, jf aml § 10-8 førsteledd. Den arbeidsfrie perioden skal plasseres mellom to hovedarbeidsperioder.I bestemmelsens tredje ledd kommer det frem at arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte i virksomhet somer bundet av tariffavtale, skriftlig kan avtale unntak fra bestemmelsene i første og andre ledd. Slik avtale kanbare avtales dersom arbeidstaker sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder eller, der dette ikke ermulig, annet passende vern. Det kan ikke avtales kortere arbeidsfri periode enn 8 timer i løpet av 24 timereller 28 timer i løpet av syv dager.Arbeidstilsynet har opplyst til Deloitte at dersom ikke annet er avtalt, skal døgnskillet starte 00.00 ogavsluttets 24.00.Et døgnskille vil ikke ha samme ”effekt” som et ukeskille. Det skal være hvile mellom tohovedarbeidsperioder.Oppsummering døgnskilletArbeidstaker skal ha minst elleve timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer. Den arbeidsfrieperioden skal plasseres mellom to hovedarbeidsperioder. Ved skriftlig avtale mellom partene kan det gjøresunntak fra lovens hovedregel.4.2.10 PensjonAlle arbeidsgivere skal tilby sine ansatte medlemskap i en tjenestepensjon – enten innskuddspensjonsplaneller ytelsespensjonsplan jf. § 1 nr. 1 i lov om obligatorisk tjenestepensjon. Det forutsettes imidlertid atforetaket har personer som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 % eller mer av full stilling, og som tilsammen utfører arbeid tilsvarende to årsverk.Videre forutsettes det at de ansatte er medlem i folketrygden i Norge, jf § 4-1 nr 3 i lov om innskuddspensjonog § 3-2 nr 3 i lov om foretakspensjon. Dette betyr at utenlandske arbeidstakere som opprettholder sitt19

medlemskap i trygdeordningen i sitt hjemland ikke vil ha krav på medlemskap i tjenestepensjonsordning iNorge.Det skal fremkomme i ansettelsesavtalen at de ansatte har krav på pensjonsinnbetaling – eksempelvis iselskapets til enhver tid gjeldende pensjonsplan.Oppsummering pensjonArbeidstaker skal ha medlemskap i en tjenestepensjon når øvrige krav for medlemskap er oppfylt.4.3 Særavtaler og lokale protokollerDer det ved det enkelte sykehjem foreligger særavtaler eller lokale protokoller som supplerer/utdyper degrunnleggende revisjonskriteriene presentert i dette kapittelet, er relevante bestemmelser inntatt der detenkelte sykehjem er presentert i rapporten.20

5. Lille Tøyen sykehjem5.1 OppsummeringSykehjemmets etterlevelse av regelverk og kontraktsbestemmelser er i tabellen nedenfor illustrert medfargekoder. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• avvik•mindre avvik•ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering basert på Deloittes observasjoner i undersøkelsen. Ivurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgrad.Lille Tøyen SykehjemArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 9 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 48 timer i uka •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggVurdering•••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.21

5.2 Arbeidsavtaler5.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har mottatt arbeidsavtaler for samtlige ansatte i utvalget. For en av de ansatte er ikkekontraktene gjeldende for 2010 signert av arbeidstaker.5.2.2 VurderingSykehjemmet benytter arbeidsavtaler som forutsatt.5.3 Arbeidstidsordninger5.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med Dokument 25 er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5timer for turnusarbeidende. Videre går det fram av turnusprotokoll at sykehjemmet legger til grunngjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid i henhold til aml § 10-5 og fellesbestemmelsene Dok. 25 § 8arbeidstid (se revisjonskriteriene kapittel 4.2.3). I følge aml § 10-5 (2) kan arbeidsgiver og arbeidstakernestillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at den alminnelige arbeidstiden skalordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt, ikke blir lenger enn foreskrevet i §10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet avsju dager.5.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeidelse av turnus ved sykehjemmetSykehjemmet opplyser at turnus utarbeides av avdelingslederne sammen med institusjonssjefen.Avdelingslederne utarbeider turnusen med basis i de foreliggende stillingshjemlene. Det er fokus på atturnusen skal være så personalvennlig som mulig, for eksempel gjennom at man forsøker å sikre lengresammenhengende friperioder. Tillitsvalgte ved den enkelte avdeling medvirker i utarbeidelsen av turnus, ogdet innhentes dispensasjon fra tillitsvalgt dersom turnusoppsettet avviker fra hovedreglene i aml. Tillitsvalgtsignerer på endelig turnus.Avdelingslederne deltar på et fire dagers turnuskurs, hvor det blant annet gis opplæring i arbeidsmiljøloven.De gjennomgår også som regel et repetisjonskurs etter to år.Sykehjemmet opplyser at turnus tidligere ble utarbeidet manuelt med penn og papir, og at sykehjemmet framai 2011 gikk over til å benytte GAT 2 . Det ble gitt opplæring i bruk av GAT i regi av Sykehjemsetaten. Detblir opplyst at opplæringsansvarlig i Sykehjemsetaten presiserte at sykehjemmet måtte legge inn lokaleavtaler, som turnusprotokoll, for å få riktige innstillinger i systemet. Alt regelverk skal ligge inne i GAT.Dersom det for eksempel registreres turnus i strid med regelverket, vil GAT automatisk varsle om dette.I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har mottatt turnuser for de avdelingene hvor ansatte som er omfattet av stikkprøvekontrollen arbeider, ogfor de periodene som er kontrollert. De mottatte turnuser er godkjent av tillitsvalgte.2 GAT er elektronisk system med funksjoner knyttet til arbeidstidsplanlegging, lønnsberegning m.m. Systemet har innebygde kontroller,blant annet knyttet til overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene i avtale- og regelverk.22

Det fremgår at turnusene i kontrollperiodene gjennomgående er planlagt med dagvakt påfølgende dag etteraftenvakt. Dette innebærer kortere hviletid enn kravet i aml (jf. § 10 – 8 (1)) om en hviletid på elleve timer perdøgn. I protokoll som var gjeldende for kontrollperiodene i undersøkelsen, er det ikke avtalt avvik frabestemmelsen i arbeidsmiljøloven om elleve timers hviletid.Gjennomgangen av turnusene og planlagt arbeidstid avdekket ikke andre avvik i forhold til lov og avtaleverk.Revisjonen har mottatt turnusprotokoll gjeldende fra 14.3.2011. I denne protokollen er det spesifisert atpartene (arbeidsgiver og tillitsvalgt) er enige om å fravike hviletidsbestemmelsene etter aml § 10 – 8 (1), slikat hviletid settes til ni timer i løpet av 24 timer.5.3.3 VurderingTurnusene som er kontrollert, er godkjent av tillitsvalgte, men turnusene er ikke i henhold til aml når detgjelder hviletidsbestemmelser. Dette innebærer at den planlagte arbeidstiden bryter medhviletidsbestemmelsene, jf aml § 10 – 8 (1), for majoriteten av de som er undersøkt. På grunn av atturnusene er godkjent av tillitsvalgte, fremstår de planlagte bruddene på hviletidsbestemmelsene for Deloittesom manglende formalisering av en vedtatt ordning på sykehjemmet. I den sammenheng kan nevnes atsykehjemmet i ny turnus, gjeldende fra 14.3.2011, har avtalt å sette hviletiden til ni timer i løpet av 24 timer.I hvilken grad er antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i tråd medføringer i lov- og avtaleverk?Arbeidsuke mer enn 48 timerAml § 10-5 (2) definerer maksimum arbeidstid per uke ved gjennomsnittsberegning til 48 timer.Følgende personer som inngår i stikkprøveutvalget har jobbet mer enn 48 timer i løpet av en uke, medangivelse av tidsrom for observasjonen.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Omsorgsarbeider jan.11 52,5 timer i uken 3.-9.Ansatt N Hjelpepleier aug.10 54 timer i uken 2.-8.Ansatt N Hjelpepleier jan.11 49 timer i uken 10.-6.Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnI følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer.Følgende personer har jobbet mer enn 13 timer i løpet av 24 timer i en eller flere av kontrollperiodene.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier jan.11 16,75 t/døgn 14.Ansatt N Assistent jan.11 13,75 t/døgn 02.Årlig samlet arbeidstidI Dokument 25 går det frem at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5timer. Ved innføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminneligarbeidstid per uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid23

(arbeid utover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er ikkeidentifisert avvik på bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året på noen av personene i utvalget.Manglende hviletid per døgnAv gjeldende turnus 3 , godkjent av tillitsvalgt, framgår det at det er avtalt minimum hviletid mellom de ulikevaktene på 9 timer/døgn. Det er identifisert ett avvik i forhold til denne bestemmelsen i kontrollperiodene.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier jan.11 7,25 timer hvile/døgn 14.Ukentlig hviletid under 35 timer sammenhengendeAv aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Følgende personer, med angivelse av tidsrom for observasjonen, har hatt mindre enn 35 timersammenhengende fri i løpet av en uke.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier aug.10 9-15. Vakt hver dag denne ukenAnsatt N Omsorgsarbeider jan.11 3.-9. Vakt hver dag denne ukenAnsatt N Hjelpepleier aug.10 2.-8. Vakt hver dag denne ukenAnsatt N Assistent mar.108 - 14. 32 timer sammenhengende hvile idenne ukenManglende søndagsfriAv aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. Det er observert brudd på bestemmelsene omsøn- og helgearbeid for følgende personer:Ansatt navnStillingPeriodeAnsatt N Hjelpepleier mar. 10 og aug. 10Ansatt N Hjelpepleier jan.11Ansatt N Omsorgsarbeider jan.11Ansatt N Assistent mar. 10 og aug. 10Ansatt N Hjelpepleier mar.10Ansatt N Hjelpepleier aug. 10 og jan. 11Ansatt N Hjelpepleier mar. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar.10 og jan. 11Ansatt N Hjelpepleier aug.10Ansatt N Assistent aug. 10 og jan. 11Ansatt N Sykepleier jan.11Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre og fire søndager på rad.3 Dette er ikke reflektert i turnusprotokoll, jf kapittel 5.3.2 og 5.3.324

5.3.4 VurderingVed kontrollen ble det avdekket enkelte avvik knyttet til arbeidstid pr. døgn/uke. Avvikene framstår somenkeltstående og ikke gjennomgående. Det er ikke identifisert mange avvik knyttet tilhviletidsbestemmelsene, men sykehjemmet synes å ha et forbedringspotensial knyttet til å sikreoverholdelse av bestemmelsene knyttet til hviletid per uke. Når det gjelder bestemmelsene iarbeidsmiljøloven om søndagsfri, er det identifisert brudd for nesten halvparten av utvalget, og er etterrevisjonens vurdering å anse som et systematisk avvik.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten at de fleste avvikene skyldes frivillig vaktbytte, oftesom følge av at enkelte ansatte ønsker å jobbe utover deres planlagte arbeidstid.5.4 Lønnsforhold5.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som ble valgt ut for kontroll, har revisjonen innhentet informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har benyttet betingelsene i den enkeltes arbeidsavtale som grunnlag for å beregne hvorvidt dekontrollerte personene har fått utbetalt korrekt lønn. For de personene hvor revisjonen ikke har mottattansettelsesavtaler for kontrollperiodene, er t-trinnsberegning/t-trinnsutbetaling lagt til grunn for å etterprøveriktig utbetaling av fastlønn.Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn (her under t-trinn), timesatser for de som ertimebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Manglende utbetaling av vakter i henhold til vaktlisterRevisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn på atdet blir betalt for riktig antall timer som er arbeidet inkludert eventuelle tillegg. Det er ikke funnet avvik når detgjelder vakter som framkommer av vaktlister mot tilhørende betaling.I hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Manglende eller feil ved overtidsbetalingEtter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Lille Tøyen sykehjem er omfattet av Dokument 25 (kapittel 8 til11) når det gjelderberegning og utbetaling av overtid og annet tillegg. (Hovedlinjene på dette området er nærmere beskrevet ikapittel 4.2.5.)25

For følgende personer er det registrert manglende eller feil ved overtidsbetalingen:Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier aug.10Ansatt N Hjelpepleier jan.11Jobbet hver dag, totalt 54 timer, i uken 2.-8. uten å få betaltovertidJobbet to vakter (16,75 t/døgn), natt + aften 14. uten å fåbetalt overtid5.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, korrekte overtidssatser og andre tillegg.Det er registrert to tilfeller av at ansatte har jobbet utover alminnelig arbeidstid per døgn eller uke, uten å blitilstrekkelig overtidskompensert. Lille Tøyen sykehjem må i samarbeid med UKE sørge for at det etablereskontroller for å fange opp situasjoner hvor ansatte overstiger alminnelig arbeidstid per døgn eller uke.5.5 Planlagt bemanningAnalysene omfatter avdeling 1, 2 og 3 som har følgende plasser: Avdeling 1: 14 somatiske plasser + 12 plasser i skjermet enhet for dementeAvdeling 2: 15 somatiske plasser + 12 plasser i skjermet enhet for dementeAvdeling 3: 27 somatiske plasserGenerelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.5.5.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn til kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Gjennomgangen av bemanningen ved Lille Tøyen sykehjem viser at de tre avdelingene som er kontrollertplanlegger med seks til åtte dagvakter, to til fire aftenvakter og som regel en nattevakt i ukedagene. Forhelgene planlegger avdeling 1 og 3 i hovedsak med to dagvakter og to aftenvakter, mens antall planlagtenattevakter er det samme som for ukedagene. For Avdeling 2, er det bare unntaksvis lagt inn nattevakt ihelgene i turnusen.26

Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Avdeling 1 og 3 planlegger ihovedsak med to til tre sykepleiere på dagvakt i ukedagene. Avdeling 3 planlegger i tillegg med ensykepleier på dagvakt noen helger, og på noen aftenvakter i ukedagene og i helgene. Utover detteplanlegger ikke avdelingene med sykepleier på aftenvakt, nattevakt eller i helgene.Når det gjelder øvrig bemanning planlegger avdelingene som regel med en hovedvekt av hjelpepleiere; to tilseks på dagvakt, en til tre på aftenvakt og en på nattevakt i ukedagene. For helgene planlegger avdelingenemed en eller to hjelpepleiere på dagvakt og aftenvakt. Avdelingene supplerer i tillegg med et mindre antallassistenter hele uken.Samlet sett viser oversikten at Lille Tøyen sykehjem planlegger med flere ansatte og høyere kompetanse fordagvakter i ukedagene enn for aftenvakter og i helgene.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten blant annet om følgende knyttet tilbemanning/kompetanse:Det samarbeides på tvers av avdelingene, spes. gjelder dette sykepleiere i helger, på kveld og natt.Det kan således være slik at en avdeling ikke har sykepleier i sin turnus på helg men står på”oversikt arbeidslister for de som jobber ellers i huset”, dette utløser ikke avvik da denne avdelingenblir dekket opp av sykepleier fra andre avd. Dette gjelder også aften og natt.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.De tre avdelingene planlegger i ulik grad med vakante stillinger i turnusene. De tilfellene som er funnetgjelder vakter som skal dekkes av sykepleier eller assistent.Nedenfor blir gjennomsnittstall brukt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter ved sykehjemmet i de trekontrollperiodene.Avdeling 1 planlegger med vakanser i et omfang på 0,33 til 0,67 personer på flere dag- og aftenvakter heleuken. Det største omfanget av vakanser gjelder assistenter, og utgjør 0,67 vakante kveldsvakter av 2,00planlagte.Avdeling 2 planlegger med vakanser på mellom 0,33 og 1,00 assistenter på flere dag- og aftenvakter iukedagene. Det største omfanget av vakanser gjelder assistenter på dagvakt tirsdager, og utgjør 1,00 av2,00 planlagte vakter.Avdeling 3 planlegger med vakanser fra 0,67 til 3,00 sykepleiere på dagvakt hele uken, samt 0,33 til 0,67vakante vakter for sykepleiere på flere aftenvakter hele uken. Det største omfanget av vakanser er på i snitt3,00 vakter og gjelder dagvakt på onsdager. Totalt antall planlagte sykepleiere på dette tidspunktet er i snitt3,67.Ingen av avdelingene planlegger med vakanser på nattevakter.5.5.2 VurderingUndersøkelsen viser at det planlegges med ulikt omfang av bemanning på ulike tidspunkter gjennom uken.Det er i stor grad forskjeller i planlagt omfang av faglært personell på henholdsvis ukedager og helger, og pådagvakt, aftenvakt og nattevakt. Spesielt ser vi at det planlegges med få sykepleiere på aftenvakt og ihelgene.27

Når det gjelder vakanse, viser undersøkelsen at det i liten grad opereres med vakante vakter i sykehjemmetsbemanningsplaner, men at omfanget av vakante vakter varierer mellom avdelingene. Det største omfangetvakanser er i snitt 3,00 av 3,67 planlagte vakter for sykepleiere (avdeling 3).5.6 Faktisk bemanning5.6.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?En avstemming mellom planlagt og faktisk bemanning viser at alle avdelingene i sum har en høyere faktiskbemanning enn det som er planlagt, Undersøkelsen viser også at tjenesten blir gjennomført med lavereformell kompetanse enn planlagt i de periodene som er undersøkt. Ref tabell 1.1., 1.2 og 1.3Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved Avdeling 1 er det totalt sett flere ansatte på arbeid enn planlagt. Dette gjelder spesielt i helgene. Iforhold til planlagt kompetansenivå mangler avdelingen i snitt mellom 0,33 og 1,33 sykepleiere på dagvaktalle ukedager som er kontrollert. Videre har avdelingen 0,67 til 1,33 hjelpepleiere for lite på dagvakt tirsdag,torsdag og fredag. På aftenvakter mangler avdelingen 0,33 til 0,67 hjelpepleiere mandager og tirsdager. Pånattevakter mangler avdelingen en hjelpepleier en av tre onsdager i kontrollperiodene (0,33). I de tilfelleneavdelingen mangler sykepleier og hjelpepleier på dagvakt, blir vaktene dekket av ekstra assistenter. Samletsett viser analysen derfor at avdelingen er bemannet med lavere kompetansenivå enn planlagt i ukedagene,og med høyere kompetanse enn planlagt i helgene.Tabell 1.1 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning avdeling 1Avdeling 1VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -0,67 -0,33 -0,67 -1,00 -1,33 2,00 1,67Hjelpepleier 1,00 -0,67 0,67 -1,33 -0,67 0,33 0,33Pleieassistent 0,33 1,67 0,67 2,33 2,00 3,33 2,67Aften Sykepleier 1,00 1,00 1,00 1,00 2,00 0,67 1,00Hjelpepleier -0,67 -0,33 0,33 - 0,67 0,33 1,33Pleieassistent 1,33 1,00 - 0,67 2,33 2,33 1,67Natt Sykepleier 0,67 1,00 0,33 0,33 0,67 0,67 0,67Hjelpepleier 0,33 0,33 -0,33 - 0,33 0,33 0,33Pleieassistent -0,33 -0,33 - - -0,33 -0,33 -0,33Sum dag 0,67 0,67 0,67 - - 5,67 4,67Sum aften 1,67 1,67 1,33 1,67 5,00 3,33 4,00Sum natt 0,67 1,00 - 0,33 0,67 0,67 0,67Ved Avdeling 2 er det gjennom hele uken totalt sett flere ansatte på arbeid enn planlagt. Avdelingen mangleri snitt mellom 1,33 og 2,67 hjelpepleiere på dagvakt i ukedagene i forhold planlagt turnus. For aftenvaktermangler avdelingen 0,33 til 0,67 hjelpepleiere enkelte ukedager. Både dagvakter og aftenvakter er bemannetmed ekstra sykepleiere i forhold til plan, og avdelingen er derfor samlet sett bemannet med høyerekompetansenivå enn det som er planlagt.28

Tabell 1.2 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning avdeling 2Avdeling 2VaktM T O T F L SDag Sykepleier 1,67 2,67 3,33 2,33 1,67 1,67 2,00Hjelpepleier -2,00 -1,67 -2,00 -2,67 -1,33 - -Pleieassistent 2,67 1,67 2,00 2,33 3,67 3,67 3,33Aften Sykepleier 1,33 1,00 1,00 1,33 1,67 1,00 1,00Hjelpepleier - -0,33 -0,67 - -0,33 0,67 0,67Pleieassistent 2,33 2,00 1,33 1,67 2,33 2,00 2,00Natt Sykepleier 0,33 - - 0,33 0,33 1,00 1,00Hjelpepleier 0,33 0,33 0,33 0,33 0,33 1,00 0,67Pleieassistent - - - - - - -Sum dag 2,33 2,67 3,33 2,00 4,00 5,33 5,33Sum aften 3,67 2,67 1,67 3,00 3,67 3,67 3,67Sum natt 0,67 0,33 0,33 0,67 0,67 2,00 1,67Ved Avdeling 3 er det totalt sett flere ansatte på arbeid enn planlagt. Dette gjelder spesielt i helgene. Iforhold til planlagt kompetansenivå mangler avdelingen mellom 0,33 og 1,33 sykepleiere mandag til fredag.Avdelingen mangler videre 0,33 til 0,67 hjelpepleiere på dagvakt mandager, tirsdager og fredager. Påaftenvakter mangler avdelingen en hjelpepleier en av tre onsdager og en av tre torsdager (0,33). Pånattevakter mangler avdelingen 0,33 hjelpepleiere mandager, torsdager og fredager i forhold til planlagtbemanning. Avvikene på dagvakt blir dekket opp med ekstra assistenter, mens avvikene på aften- ognattevakt også blir dekket opp med ekstra sykepleier. Samlet sett viser analysen at avdelingen har værtbemannet med flere ansatte, men med lavere kompetansenivå på dagvakt i ukedagene enn planlagt.Tabell 1.3 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning avdeling 3Avdeling 3VaktPersonellgruppePersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -1,33 -0,67 -1,00 -1,33 -0,33 1,00 0,67Hjelpepleier -0,67 -0,33 - - -0,33 1,33 1,67Pleieassistent 2,67 3,33 1,67 2,33 1,67 3,00 3,00Aften Sykepleier 1,00 0,33 0,67 1,00 0,67 - 0,67Hjelpepleier - 0,33 -0,33 -0,33 0,33 1,00 0,67Pleieassistent 1,00 - 1,33 1,00 2,00 1,67 2,00Natt Sykepleier 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00Hjelpepleier -0,33 - - -0,33 -0,33 - -Pleieassistent - - - - - 0,33 0,33Sum dag 0,67 2,33 0,67 1,00 1,00 5,33 5,33Sum aften 2,00 0,67 1,67 1,67 3,00 2,67 3,33Sum natt 0,67 1,00 1,00 0,67 0,67 1,33 1,335.6.2 VurderingUndersøkelsen viser at sykehjemmet i stor grad har hatt en faktisk bemanning som har vært større enn detsom var planlagt. I sum er avdelingene bemannet med flere ansatte og høyere kompetanse enn planlagt,men kompetansen er forskjøvet fra enkelte tidspunkt til andre (fra dag til aften/helg) og mellom avdelingene iforhold til planlagt bemanning. Felles for avdelingene er at avvik fra planlagt kompetansenivå i hovedsakoppstår på dagvakt i ukedagene, og dette blir opplyst å skyldes mangel på sykepleiere og/eller hjelpepleiere.29

Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten blant annet om følgende knyttet tilbemanning/kompetanse:Ekstravakter leies inn på kortere vaktlengde, mer ressurser kan settes inn, dette kan forklare atsykehjemmet ”i stor grad har vært overbemannet”.Det er litt forskjell i de ulike avd. vedr sykepleierbemanning, dette skyldes at ass.avd.spl. st. i avd.1+3har stått ledig i 2010 (sykdom/permisjon) og første halvdel 2011. Budsjettmidler her er brukt tillaverelønnet bemanning.30

6. Fagerborghjemmet6.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• Avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgradFagerborghjemmetArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 8 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 48 timer i uka •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggVurdering•••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.31

6.2 Arbeidsavtaler6.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har mottatt signerte arbeidsavtaler for samtlige ansatte i utvalget.6.2.2 VurderingSykehjemmet benytter arbeidsavtaler som forutsatt.6.3 Arbeidstidsordninger6.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med Dokument 25 er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5timer for turnusarbeidende. Av turnus godkjent av tillitsvalgte framkommer det videre at sykehjemmet leggertil grunn gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kanarbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at denalminnelige arbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blirlenger enn foreskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24timer og 48 timer i løpet av sju dager.Av turnusprotokoll går det videre frem at sykehjemmet og tillitsvalgte har avtalt følgende presisering avlovverket: Hviletiden mellom vaktene skal være minimum 8 timer – aml § 10-8 (3) Døgn og uken er definert kl. 00.00 til 24.00 og uken fra mandag kl.00.00 til søndag 24.00 Turnusen innbefatter i hovedsak arbeid 3 hver helg. Noen små helgestillinger har arbeid 2 hver helg6.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeiding av turnus ved sykehjemmetDet blir opplyst at Fagerborghjemmet siden 2008 har benyttet en fast grunnturnus (som rulleres i 12-ukersperioder). Det gjøres mindre tilpasninger til denne etter behov. Ved sykehjemmet lageravdelingslederne utkast til ny turnus for sin avdeling. Turnusen legges fram for de ansatte som kan kommemed innspill og eventuelle ønsker om endringer. Tillitsvalgte er involvert i prosessen med utarbeidelse avturnus, og signerer på endelig turnus.Alle personer som er involvert i oppsett av turnus ved sykehjemmet har fått opplæring i regelverket knyttet tilarbeidstid. Avdelingsledere har vært på kurs i regi Sykehjemsetaten, mens tillitsvalgte har hatt kurs i regifagforbundet. Sykehjemmet opplyser at det er stor kontinuitet når det gjelder personer som er involvert iturnusplanleggingen, og at dette bidrar til kvalitet i prosessen med å sette opp turnus.Sykehjemmet har ikke benyttet funksjonaliteten i arbeidsplanleggingsverktøyet Notus i arbeidet med åutarbeide turnuser. Turnus er utarbeidet manuelt og blitt lagt inn i Notus etter den er godkjent av tillitsvalgte.Timelister er ført manuelt. Fagerborghjemmet er nå i ferd med å implementere arbeidsplanleggingsverktøyetGAT, og systemet skal være tatt i bruk innen 5. september i år. Det blir opplyst at både ledere (inkludertassisterende ledere) og ansatte som går turnus har fått opplæring i GAT i regi av Sykehjemsetaten.Opplæringen vurderes å ha vært tilstrekkelig.32

I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har kontrollert turnuser for de avdelingene som har ansatte som er omfattet av kontrollen og som omfatterperiodene som er valgt ut for kontroll. Turnus er godkjent av tillitsvalgte. Ved gjennomgang av turnuser er detikke funnet avvik i forhold til regel – og avtaleverk når det gjelder planlagt arbeidstid. En kontroll av planlagtevaktlister på tvers av avdelinger, viser likevel at det for en ansatt (assistent), er planlagt med en arbeidstidsom innebærer flere brudd på aml. Avvikene er presentert i tabellen nedenfor.Brudd knyttet til planlagt arbeidstid for ansatt NPeriodeAvvik påhviletidsbestemmelserpr døgnAvvik påhviletidsbestemmelserprukeAvvik påmakstid prdøgnAvvik påmakstid pr ukeAvvik påbestemmelseneom søn - oghelgedag?Kommentarmar.10Kun 7 timerhvile/døgn 06.Mindre enn 24 timersammenhengendehvile uken 01.-07.Ok Ok To helger på radVakter på toforskjelligeavdelingeraug.1021. (7) og 22.(6,5)Ok22.14timer/døgn16.-22.56 timer/uke,OkVakter på toforskjelligeavdelingerjan.10 16. (7,5) Ok16.14,5timer/døgnOkOkVakter på toforskjelligeavdelingerAvvikene skyldes i følge sykehjemmet at vedkommende har byttet avdeling. Det blir opplyst atvedkommende informerte avdelingslederen på ny avdeling at vedkommende skulle si opp stilling på gammelavdeling, uten at dette skjedde.6.3.3 VurderingRevisjonen vurderer at sykehjemmet i hovedsak planlegger med en bemanning i samsvar med regel- ogavtaleverk med hensyn til arbeidstid. Det vurderes som uheldig at en ansatt er satt opp med faste vakter påto avdelinger på en måte som innebærer flere brudd på arbeidsmiljøloven, og at det ikke har værttilstrekkelige kontrollmekanismer til å avdekke dette.I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?Arbeidsuke mer enn 48 timerAml § 10-5 (2) definerer maksimum arbeidstid per uke ved gjennomsnittsberegning til 48 timer.Følgende personer i utvalget har jobbet mer enn 48 timer i løpet av en uke med angivelse av tidsrom forobservasjonen.33

Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier aug.10 53,25 timer i uken 16.-22.Ansatt N Hjelpepleier aug.10 61,5 timer i uken 09.-15.Ansatt NAssistentmar. 10. ogaug. 1064,5 timer i uken 01.-07. mars63,5 timer i uken 16.-22. augustAnsatt N Assistent aug.10 57 timer i uken 02.-08.Ansatt N Assistent jan.11 49 timer i uken 03.-09.Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnI følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer. Følgende personer iutvalget har jobbet mer enn 13 timer i løpet av 24 timer i en eller flere av kontrollperiodene.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Sykepleier jan.11 15 t/døgn 18.01.Ansatt N Hjelpepleier aug.10 14 t/døgn 04.08, 14 t/døgn 21.08 og 13,5 t/døgn 22.08Ansatt NAssistentmar. 10aug.10 ogjan. 1113,5 t/døgn 6. mars 201017,5 t/døgn 17. august, 14,5 t/døgn 21. august, 16t/døgn 22.august 201016 t/døgn både 2. og 16. januar 2011Årlig samlet arbeidstidI Dokument 25 går det frem at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5timer. Ved innføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminneligarbeidstid per uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid(arbeid utover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er ikke for noenav personene i utvalget identifisert avvik på bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året.Manglende hviletid per døgnAv gjeldende turnus, godkjent av tillitsvalgt, framgår det at det er avtalt minimum hviletid mellom de ulikevaktene på 8 timer/døgn. Følgende personer i utvalget har kortere hviletid enn avtalt:Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier mar.10 7,5 timer hvile/døgn både 19. og 25.Ansatt N Assistent aug.107,5 timer hvile/døgn både 02. og 30.Manglende kompenserende hviletid 11. og 12. (gjennomførtfire vakter i tidsrommet)Ansatt NAssistentmar. 10.,aug. 10 ogjan. 117 timer hvile/døgn 06. mars 20107,5 timer hvile/døgn 17., 7 timer hvile/døgn 21. og 6,5 timerhvile/døgn 22. august 2010.7,5 timer hvile/døgn både 02. og 16. januar 2011Ansatt N Hjelpepleier aug. 10. 7,16 timer hvile/døgn 14.34

Ukentlig hviletid under 35 timer sammenhengendeAv aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Følgende personer har hatt mindre enn 35 timer sammenhengende fri i løpet av en uke:Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier aug.10 25,66 t. sammenhengende hvile i uken 16-22.Ansatt N Assistent aug.10 Jobbet hver natt uken 9. - 15.Ansatt N Assistent mar.10 Vakt hver dag uken 01.-07Ansatt N Assistent aug.1011 vakter i perioden 02.-08.33 t. sammenhengende hvile i 16.-22.Ansatt N Assistent jan.11 Vakt hver dag uken 3-9.Manglende søndagsfriAv aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. For følgende personer er det observert bruddpå bestemmelsene om søn- og helgearbeid.Ansatt navn Stilling PeriodeAnsatt N Sykepleier jan.11Ansatt N Assistent aug. 10 og jan. 11Ansatt N Hjelpepleier aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Hjelpepleier mar. 10 og aug. 10Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Assistent mar.10Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre og fire søndager på rad.6.3.4 VurderingVed kontrollen ble det avdekket flere avvik i forhold til regelverket om arbeidstid. Avvikene omfatter bådebestemmelser om maksimal arbeidstid pr døgn/uke, hviletidsbestemmelser og bestemmelser om søndagsfri.Avvikene på arbeidstidsbestemmelsene omfatter i hovedsak timelønnede eller fast ansatte som ikke har fullstilling og som tar ekstravakter ved siden av. Det er også identifisert enkelte avvik i forhold til fastlønnede ifull stilling.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten atDet er et stort trykk fra enkelte ansatt om å jobbe mest mulig og at dette i enkelte tilfeller gjør detutfordrende å overholde arbeidstidsbestemmelsene i aml.35

6.4 Lønnsforhold6.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn til at detblir betalt for riktig antall timer som er arbeidet, inkludert eventuelle tillegg. Det er registrert ett tilfelle av atvakt som framkommer av vaktliste ikke er kommet med på timelister/lønnsubetaling, eller ikke er blittgjenstand for korrekt utbetaling.Manglende utbetaling av vakter i henhold til vaktlisterAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent aug.10To tilfeller, 7. og 8., av at forskjøvede vakter er lengre enn deordinære vaktene, uten at de ekstra timene går fram avtimelister/lønnsutbetaling. Kun fått tillegg for forskjøvet arbeidstid, ikkefått timelønn/overtid for lengre arbeidstid.I hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Fagerborghjemmet er omfattet av Dokument 25 (kapittel 8-11) når det gjelderberegning og utbetaling av overtid og annet tillegg. (Hovedlinjene på dette området er nærmere beskrevet ikapittel 4.2.5.).36

Manglende eller feil ved overtidsbetalingFor følgende personer er det avdekket avvik knyttet til utbetaling av overtid eller andre tillegg.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent mar.10 Jobbet 50 timer i uken 15.-21. uten å få betalt overtid.Ansatt N Hjelpepleier aug.10Jobbet 13,5 timer utover alminnelig arbeidstid uken 9.-15. Bare fåttutbetalt 11 timer overtid for august. Timeliste tyder på arbeidstid/ukeikke er lagt til grunn ved beregning av overtid - kunarbeidstid/lønnsperiodeAnsatt NAssistentmar.10,aug. 10 ogjan. 11Jobbet 64,5 timer, 16,5 time utover grensen for alminnelig arbeidstid,uken 01.-08. mars 2010 uten å få betalt overtidJobbet 63,5 timer i uken 16.-22. august 2010 uten å få betalt overtidJobbet dobbeltvakt 17. (16,5 t), 21. (14,5 t) og 22. (16 t) august 2010uten å få betalt overtid.Jobbet dobbelvakt 2. (16,5 t), 15. (13,5 t) og 16. (16,5 t) januar 2011uten å få betalt overtid.Ansatt N Assistent aug.10Dobbelvakt (14,5 t) 01., dobbelvakt natt + dag (13,5 t) 03. ogdobbelvakt (12 t) 12., uten å få betalt overtid.Jobbet 56,5 timer uken 02. - 08. uten å få betalt overtid.6.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, korrekte overtidssatser og andre tillegg.Det forekommer enkelte tilfeller av at vakter som er forskjøvet ikke er korrekt registrert på timeliste. Videre erdet identifisert flere avvik knyttet til manglende overtidskompensasjon for arbeid utover alminnelig arbeidstid.Dette gjelder både manglende overtidsbetaling for arbeidstid per døgn og arbeidstid per uke, samtmanglende kompensasjon for vakter som er blitt forskjøvet og som er lengre enn de ordinære vaktene.Fagerborghjemmet må i samarbeid med UKE sørge for at det gjennomføres kontroller som sikrer at ansatte iså stor grad som mulig får den lønn de har krav på. Det bør etableres kontroller for å fange opp situasjonerhvor ansatte overstiger alminnelig arbeidstid per døgn eller uke.6.5 Planlagt bemanningAnalysene omfatter avdeling Norabakken, Post 2 og Post 4 som har følgende plasser:Norabakken: 14 somatiske plasserPost 2: 20 somatiske plasserPost 4: 18 somatiske plasser37

Generelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.6.5.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn på kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Kartleggingen av bemanning ved Fagerborghjemmet viser at de tre enhetene planlegger med fem til seksdagvakter og tre aftenvakter hver, alle dager i uken. Avdeling Norabakken planlegger enkelte dager med firedagvakter. Post 2 og Post 4 planlegger med en nattevakt hver, alle dager i uken. Det er ikke lagt innnattevakt i turnusen for Norabakken.Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Alle enhetene planleggersom regel med to sykepleiere på dagvakt i ukedagene, og unntaksvis med én sykepleier på dagvakt.Avdeling Norabakken planlegger med en sykepleier på aftenvakt alle dager i uken fra mandag til søndag, ogen sykepleier på dagvakt i helgene 4 . Post 2 og Post 4 planlegger ikke med sykepleier på postene påaftenvakt eller i helgene. Revisjonen er imidlertid blitt gjort oppmerksom på at Fagerborghjemmet har etsystem for bemanning med sykepleiere som har et administrativt ansvar, men disse er i undersøkelsen holdtutenfor kartleggingen av bemanning for Post 2 og 4. Ingen av enhetene planlegger med sykepleier pånattevakt i grunnturnus.Når det gjelder øvrig bemanning planlegger enhetene med to til fire hjelpepleiere på dagvakt, og en til tohjelpepleiere på aftenvakt i ukedagene. I tillegg planlegger enhetene med et mindre antall assistenter.Enhetene planlegger med en større andel assistenter både på dagvakt og aftenvakt i helgene. Post 2planlegger i hovedsak med hjelpepleier på nattevakt i ukedagene, og vekselvis med hjelpepleier og assistentpå nattevakt i helgene. Post 4 planlegger med hjelpepleier på nattevakt onsdager og torsdager, og vekselvismed hjelpleier og assistent på nattevakt resten av uken.Samlet sett viser oversikten at enhetene ved Fagerborghjemmet planlegger med flere ansatte og høyerekompetansenivå for dagvakter enn for aftenvakter. Fagerborghjemmet planlegger med tilnærmet like mangeansatte på arbeid i helgene som på hverdagene, men planlagt kompetansenivå er lavere i helgene enn ellersi uken.4 Fagerborghjemmet avdeling Norabakken bruker et system i grunnturnus hvor sykepleiere har bakvakter i tillegg til ordinære vakter.Sykehjemmet har informert revisjonen om at bakvaktene sikrer at sykepleier alltid er tilgjengelig for avdelingen. Revisjonen har derforinkludert bakvakter i de totale bemanningstall for Norabakken.38

I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.Kartleggingen viser at de tre enhetene i ulik grad planlegger med vakante stillinger. Vakansene knytter seg ihovedsak til vakter som skal dekkes av assistent, og unntaksvis vakter som skal dekkes av hjelpepleier.Nedenfor blir gjennomsnittstall brukt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter ved sykehjemmet i de trekontrollperiodene.Avdeling Norabakken planlegger med vakanser tilsvarende 0,33 assistenter på aftenvakt lørdag og dagvaktsøndag (en av tre lørdager og en av tre søndager i kontrollperiodene).Post 2 planlegger med vakanser på mellom 0,33 og 1,00 assistenter på dag- og aftenvakt alle ukedager,unntatt onsdager hvor det kun gjelder aftenvakt. For helgene planlegger posten med mellom 0,33 og 1,67vakante vakter for assistenter på dagvakt og aftenvakt. Det største omfanget av vakanser er registrert pådagvakt søndager, og utgjør 1,67 vakter av totalt 5,00 planlagte.Post 4 planlegger med vakanser for 0,33 til 0,67 hjelpepleiere på dagvakt i ukedagene. For helgeneplanlegger posten med 0,67 vakante vakter fordelt på hjelpepleier og assistent, henholdsvis på dagvaktlørdag og aftenvakt søndag.6.5.2 VurderingUndersøkelsen viser at det planlegges med noe ulikt omfang av bemanning på forskjellige tidspunktergjennom uken. Det er også i noen grad forskjeller i planlagt omfang av faglært personell på henholdsvisukedager og helger, og på dagvakt, aftenvakt og nattevakt. Spesielt ser vi at det planlegges med mindrefaglært personell på lørdager og søndager.Samlet sett viser undersøkelsen at det i liten grad opereres med vakante vakter i sykehjemmets turnuser.Unntaksvis planlegges det med vakante vakter for assistent, og det største omfanget er funnet for dagvaktsøndag, med 1,67 av 3,36 planlagte assistentvakter.6.6 Faktisk bemanning6.6.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?En avstemming mellom planlagt og faktisk bemanning (tabell 1.1., 1.2. og 1.3.), viser at det er ulikhetermellom avdelingene når det gjelder i hvilken grad de faktisk er bemannet i samsvar med det som er planlagt.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved avdeling Norabakken er det samlet sett færre ansatte på dagvakt enn planlagt på mandager, fredagerog søndager. Mandager mangler avdelingen i snitt 1,00 hjelpepleier på dagvakt. Fredager er det 1,00sykepleier for lite (av totalt 2,00 planlagt) og 1,00 hjelpepleier for lite på arbeid på dagvakt. Vaktene blirdelvis dekket opp med annet personell med lavere kompetanse (assistenter) enn de som var planlagt.Avvikene søndager skyldes 0,67 for få assistenter på arbeid sammenlignet med planlagt bemanning. Øvrigedager i uken har avdelingen stort sett flere ansatte på arbeid enn planlagt, men mangler mellom 0,33 og 1,0039

sykepleiere enten på dag- eller aftenvakt alle dager unntatt tirsdager og søndager. Samlet sett viseranalysen at avdeling Norabakken med noen unntak har flere ansatte på arbeid, men med et laverekompetansenivå enn planlagt.Tabell 1.1. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning NorabakkenNorabakkenVaktM T O T F L SDag Sykepleier - - -0,33 -0,67 -1,00 - -Hjelpepleier -1,00 0,33 - -0,33 -1,00 0,33 -Pleieassistent 0,67 0,33 0,67 1,67 1,00 0,33 -0,67Aften Sykepleier -0,33 - -0,33 -0,67 - -0,33 -Hjelpepleier 0,33 - 0,33 - 0,33 0,33 0,33Pleieassistent - 0,33 - 0,67 0,67 0,67 1,00Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier 0,67 1,00 0,67 0,67 1,00 1,00 1,00Pleieassistent 0,33 - 0,33 0,33 - - -Sum dag -0,33 0,67 0,33 0,67 -1,00 0,67 -0,67Sum aften - 0,33 - - 1,00 0,67 1,33Sum natt 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00Ved Post 2 er det totalt sett flere ansatte på arbeid enn planlagt. Når det gjelder kompetansenivå er posten isnitt bemannet med lavere kompetanse enn planlagt på dagvakt mandag til fredag. Posten mangler mellom0,33 og 0,67 sykepleiere og hjelpepleiere flere ukedager. I tillegg mangler posten 0,33 til 0,67 hjelpepleierepå enkelte aftenvakter og flere nattevakter. Avvik fra planlagt kompetansenivå i ukedagene gjelder bådesykepleiere og hjelpepleiere, mens det i helgene kun er et avvik på hjelpepleiere på nattevakt. Samlet settviser analysen at Post 2 har vært bemannet med flere ansatte, men med lavere kompetansenivå ennplanlagt.Tabell 1.2. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 2Post 2VaktPersonellgruppePersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier - -0,33 -0,33 0,33 -0,67 - -Hjelpepleier -0,33 - -0,67 -0,67 - 0,33 -Pleieassistent 1,00 1,33 1,67 1,33 1,67 - -Aften Sykepleier 0,33 - - - - - -Hjelpepleier -0,33 0,33 0,67 0,67 -0,33 - -Pleieassistent 0,33 -0,33 -0,67 -0,67 0,33 - 0,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -0,33 -0,33 - - -0,33 -0,33 -0,67Pleieassistent 0,33 0,33 - - 0,33 0,33 0,67Sum dag 0,67 1,00 0,67 1,00 1,00 0,33 -Sum aften 0,33 - - - - - 0,33Sum natt - - - - - - -Ved Post 4 er det totalt sett færre ansatte på dagvakt enn planlagt mandag til fredag. Posten erunderbemannet med i snitt 0,33 og 1,00 ansatt på dagvakt. I tillegg er det 0,67 for få på aftenvakt påsøndager, det vil si at posten manglet en person til aftenvakt på to av tre søndager i kontrollperiodene.Avvikene i ukedagene skyldes at posten mangler mellom 0,33 og 0,67 sykepleiere på dagvakt. Videremangler posten mellom 0,33 og 1,67 hjelpepleiere på dagvakt de samme dagene. For aftenvakter manglerposten mellom 0,67 og 1,00 hjelpepleiere alle dager i uken, unntatt torsdag og lørdag. På nattevaktermangler posten hjelpepleier en av tre mandager, fredager, lørdager og søndager (0,33). Alle typer vakter blir40

delvis dekket opp med ekstra assistenter, men ikke fullt ut i forhold til planlagte bemanningstall. Erstatningmed assistenter gir også lavere kompetanse enn planlagt. Samlet sett viser analysen at Post 4 har hattlavere bemanning, med lavere kompetanse enn planlagt i kontrollperiodene.Tabell 1.3. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 4Post 4VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -0,67 -0,33 -0,67 -0,33 -0,33 - -Hjelpepleier -1,33 -1,00 -0,33 -1,67 -1,67 -0,67 -Pleieassistent 1,67 0,33 - 1,67 1,67 0,67 -Aften Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -1,00 -0,67 -0,67 - -0,67 - -0,67Pleieassistent 1,33 0,67 0,67 0,33 0,67 - -Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -0,33 - - - -0,33 -0,33 -0,33Pleieassistent 0,33 - - - 0,33 0,33 0,33Sum dag -0,33 -1,00 -1,00 -0,33 -0,33 - -Sum aften 0,33 - - 0,33 - - -0,67Sum natt - - - - - - -Oppsummert viser analysen av avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved Fagerborghjemmet atavdeling Norabakken og Post 2 i sum har flere ansatte på arbeid enn planlagt, mens Post 4 har færreansatte på arbeid enn planlagt. Felles for enhetene er at alle har vært bemannet med lavere kompetanseenn planlagt i kontrollperiodene, og at dette i hovedsak gjelder dagvakter i ukedagene.6.6.2 VurderingUndersøkelsen viser at sykehjemmet i liten grad har hatt en faktisk bemanning som er lavere enn det som erplanlagt, men at noen avvik er registrert. Sykehjemmet har vært bemannet med noe mindre faglært personellenn det som er planlagt, spesielt på dagvakter i ukedagene. Det største avviket for sykepleiergruppen erdagvakt fredag på Norabakken med et negativt avvik på 1,00.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten blant annet om følgende knyttet tilbemanning/kompetanse:At bemanning noen ganger er lavere en oppsatt vaktplan beror på at når noen melder fravær leies detikke inn ny vakt.At det på en del vakter ikke er riktig forhold faglært/ufaglært beror på at vi har forholdsmessig mangeufaglærte som har vært ansatt i mange år og har krav på å beholde stillingen. Når slike stillinger blirledig blir de utlyst med faghjemmel.Ekstra tilbakemelding for post 2: Det står at det er flere på vakt enn vaktplan - grunnen til dette er atde som er på tiltak fra NAV er talt med- uten disse ville det vært i ”balanse” eller noen ganger under dadet ikke leies inn ved akutt sykdom dag. Det er bare 3 vakter pr. 3. uke det er ufaglært på natt og det erhelg [i tillegg til det som er av faglært personell på natt, (revisjonens anmerkning.)] Dersom detfremkommer mer kan det være vikar ved fravær(ferie og lignende)41

7. Furuset sykehjem7.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgradFuruset sykehjemArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 9 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 48 timer i uka •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggVurdering•••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.42

7.2 Arbeidsavtaler7.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har fra Oslo kommune ved Sykehjemsetaten/UKE etterspurt signerte arbeidsavtaler som harvært gjeldende i kontrollperiodene for samtlige av de ansatte som er valgt ut for kontroll. Nedenfor er detlistet opp personer som revisjonen ikke har mottatt (signerte) arbeidsavtaler for.Mangler knyttet til etterspurte arbeidskontrakterAnsatt navn Stilling KommentarAnsatt NAssistentIkke mottatt arbeidskontrakt forkontrollperioden mars 2010Ansatt N Sykepleier Ikke mottatt kontraktAnsatt N Hjelpepleier Ikke mottatt kontrakt7.2.2 VurderingUndersøkelsen viser at det i hovedsak foreligger arbeidsavtaler for de ansatte ved Furuset sykehjem, men atdet er enkelte mangler.7.3 Arbeidstidsordninger7.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med Dokument 25 er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5timer for turnusarbeidende. Av turnusprotokoll framkommer det videre at sykehjemmet legger til grunngjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kan arbeidsgiver ogarbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at den alminneligearbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger ennforeskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48timer i løpet av sju dager.Av turnusprotokoll går det videre frem at sykehjemmet og tillitsvalgte blant annet har avtalt følgendepresisering av lovverket:Pausen er inkludert i arbeidstiden på nattevakter, fulle kveldsvakter og dagvakt for sykepleier i helg.Turnusplanen er utarbeidet på grunnlag av gjennomsnittsberegning av arbeidstiden i henhold tilarbeidsmiljøloven, spesielt etter aml §§ 10-3, 10-5, 10-8, samt fellesbestemmelsene dok. 25 § 8arbeidstid.Når det gjelder henvisningen til aml § 10-8, hviletidsbestemmelser, er det i protokollen ikke ytterligerepresisert hvilke bestemmelser som er gjort gjeldende ved sykehjemmet. Aml åpner for å fravikehovedbestemmelsene om 11 timer hvile i løpet av et døgn, jf. § 10-8 (1), og 35 timer sammenhengende hvilei løpet av en uke, jf § 10-8 (2), til minimum 8 (døgn) og 28 (uke) timer. Basert på turnus godkjent avtillitsvalgte, legger revisjon til grunn at det ved sykehjemmet er avtalt en hviletid på minimum 9 timer perdøgn, mens det ikke er avtalt fravikelse av hovedbestemmelsen om 35 timer sammenhengende hvile i løpetav en uke.43

7.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeidelse av turnus ved sykehjemmetSykehjemmet opplyser at turnus blir utarbeidet av avdelingsleder i samarbeid med avdelingens personale,fagorganisasjoner og institusjonsleder med utgangspunkt i døgnrytmeplan og bemanningsplan.Grunnturnusene som benyttes i dag ble utarbeidet av controller og signert av tillitsvalgte i 2009. Turnusenevar gjeldende til mai 2010. Etter dette ble turnusene videreført, med mindre justeringer i februar 2010.Justeringene ble gjort av avdelingssykepleiere i samarbeid med tillitsvalgte.Nåværende leder ved sykehjemmet tiltrådte i begynnelsen av 2010. Det blir opplyst at det i 2010 og hittil i2011 ikke er avviklet særskilte kurs med fokus på turnusplanlegging og regelverket knyttet til arbeidstid.Ledelsen gir uttrykk for at samarbeidet mellom avdelingsleder og fagorganisasjoner er med på å sikre atregel- og avtaleverk overholdes.Gjeldende turnuser er utarbeidet i gamle versjoner av det elektroniske arbeidsplanleggingssystemet Notus.Sykehjemmet har avventet utarbeidelse av ny turnus i påvente av innføring av nyttarbeidsplanleggingssystem, GAT, som nå er under innføring. Det skal gjennomføres opplæring i systemet iregi av Sykehjemsetaten i august og september 2011.I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Revisjonen har mottatt turnuser for de avdelingene som har ansatte som er omfattet av kontrollen og somgjelder periodene valgt ut for kontroll. Turnus er godkjent av tillitsvalgte. Ved gjennomgang av turnuser, bledet identifisert en ansatt i full stilling, der planlagt arbeidstid ikke er i samsvar med regelverket. Det erutarbeidet to turnuser for vedkommende – en turnus for dag- og kveldsvakter (50,7 %) og en turnus fornattevakter (49,3 %). Ved å sammenholde turnusene ble det identifisert brudd på bestemmelsen omminimum hviletid per døgn slik det er presentert nedenfor.Manglende hviletid per døgn (i planlagt arbeidstid)Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent jan.11 6,5 timers hviletid 06.og 10.7.3.3 VurderingSykehjemmet synes i all hovedsak å ha etablert et opplegg for utarbeidelse av turnussom sikrer atbemanningen er i samsvar med regel- og avtaleverk med hensyn på arbeidstid. Kontrollen avdekket at erbehov for å styrke kontrollen med den enkeltes turnus.I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?Arbeidsuke mer enn 48 timerAml § 10-5 (2) definerer maksimum arbeidstid per uke ved gjennomsnittsberegning til 48 timer.44

Følgende personer i utvalget har jobbet mer enn 48 timer i løpet av en uke:Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent aug.10 52,25 timers arbeidsuke 2.08-8.08.10Ansatt N Assistent mar.10 51,5 timers arbeidsuke 15.03-21.03.2010Ansatt N Hjelpepleier mar.10 55,25 timers arbeidsuke 8.03-14.03.10Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnI følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer. Følgende personer iutvalget har jobbet mer enn 13 timer i løpet av 24 timer i en eller flere av kontrollperiodene.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar. 10 ogaug. 10Ansatt N Hjelpepleier mar.10 17 timer/døgn 08.16,75 timer/døgn 5.03.10 og 16,15 timer/døgn 19.03.1016,75 timer/døgn 05.08.10 og 14 timer/døgn 13.08.10Årlig samlet arbeidstidDokument 25 slår fast at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5 timer.Ved innføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminneligarbeidstid per uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid(arbeid utover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er identifisertavvik på bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året for èn ansatt. Vedkommende har jobbet totaltomtrent 2150 timer i 2010. Dette er omtrent 300 timer utover alminnelig arbeidstid som er 1846/år for ansattesom går turnus.Manglende hviletid per døgnVed sykehjemmet er det avtalt minimum hviletid mellom de ulike vaktene på 9 timer/døgn. Det er ikontrollperioden registrert brudd på hviletiden for følgende personer i utvalget.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar. 10 ogaug. 107 timer hvile/døgn 05.03.10 og 8 timers hviletid19.03.106,25 timer hvile/døgn 04.08.10 og 7,25 timers hviletid05.03.10Ansatt N Hjelpepleier mar.10 7,25 timer hvile/døgn 08.Ansatt N Hjelpepleier jan.11 6,25 timer hvile/døgn 06.og 10.45

Ukentlig hviletid under 35 timer sammenhengendeAv aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Følgende kontrollerte personer har hatt mindre enn 35 timer sammenhengende fri i løpet av enuke med angivelse av tidsrom for observasjonen.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar. 10,aug. 10 ogjan 1130,5 timer sammenhengende hvile uken 1.03-7.03.1034 timer sammenhengende hvile uken 16.08-22.08.1025,75 timer sammenhengende hvile uken 03.01-9.01.11Ansatt NAssistentmar. 10og jan. 1120,5 timer sammenhengende hvile uken 15.03-21.03.1019,5 timer sammenhengende hvile uken 17.01-23.01.10Ansatt N Assistent mar.10 31,5 timer sammenhengende hvile uken 15.-21.03.Ansatt N Sykepleier mar.10 33,25 timer sammenhengende hvile uken 8.-14.03.Manglende søndagsfriAv aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. For følgende kontrollerte personer er detobservert brudd på bestemmelsene om søn- og helgearbeid.Ansatt navn Stilling PeriodeAnsatt N Sykepleier jan.11Ansatt N Assistent aug. 10Ansatt N Assistent mar. 10 og jan.11Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Hjelpepleier mar. 10 og aug. 10Ansatt N Assistent jan.11Ansatt N Assistent aug. 10. og jan 11Ansatt N Sykepleier jan.11Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Assistent jan.11Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre og fire søndager på rad.7.3.4 VurderingVed kontrollen ble det avdekket noen avvik i forhold til regelverket om arbeidstid. Avvikene omfatter bådebestemmelser om maksimal arbeidstid pr døgn/uke/år, hviletidsbestemmelser og bestemmelser omsøndagsfri. Foruten avvikene knyttet til manglende søndagsfri framstår observasjonene, med ett unntak,tilfeldige og ikke gjennomgående. Det synes ikke å være tilstrekkelig kontroll med at ansatte ikke overstigergrensen for samlet overtid i løpet av et år.Bruddene på arbeidstidsbestemmelsene omfatter i hovedsak timelønnede eller fast ansatte som ikke har fullstilling og som tar ekstravakter ved siden av. Det er også identifisert enkelte avvik på fastlønnede i fullstilling.Sykehjemmet opplyser i tilbakemelding på rapporten blant annet om følgende:46

Det er viktig for oss å presisere at det er den ansatte selv og leder som har ansvar for å sikre atarbeidstid ikke overstiger avtaleverk. Når ansatte og vikarer jobber i flere avdelinger og institusjonerkan det være vanskelig å se brudd om ansatte ikke selv sier fra. Rutiner vedrørende dette er nåstrammet inn, og ansatte er flinkere nå enn tidligere til å melde fra om at ekstravakter medførerovertid. Den enkelte leder kan da vurdere om hvem man benytter. Elektronisk arbeidsplan vil sikre atslike brudd synliggjøres, da alle ansatte registreres i samme system.7.4 Lønnsforhold7.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn til at det blirbetalt for riktig antall timer som er arbeidet inkludert eventuelle tillegg. For følgende personer er det registrertat vakter som framkommer av vaktlister ikke er kommet med på timelister/lønnsubetaling, eller ikke er blittgjenstand for korrekt utbetaling:Manglende utbetaling av vakter i henhold til vaktlisterAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent mar.10Ansatt N Assistent mar.10Vakt 2. og 23. som framkommer av vaktbok er ikke kommetmed på timeliste/lønnsgrunnlag.Vakt 27. som framkommer av vaktbok er ikke kommet medpå timeliste/lønnsgrunnlag.I hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Furuset sykehjem er omfattet av Dokument 25, kapittel 8-11, når det gjelderberegning og utbetaling av overtid og annet tillegg. (Hovedlinjene på dette området er nærmere beskrevet ikapittel 4.2.5.)Manglende eller feil ved overtidsbetalingDet er identifisert avvik knyttet til utbetaling av overtid eller andre tillegg for følgende personer:47

Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar. 10,aug. 10 ogjan.11Jobbet natt + aften 19. mars 2010, totalt 16,5 timer, uten å fåbetalt overtidJobbet dobbelvakt 4. (17,5 t) og 5. (17,25 t) og 13. (13,5 t)august 2010 uten å få betalt overtid.Jobbet 57,75 timer uken 2. - 8. august uten å få betalt overtidJobbet natt + aften 03.-04. (17,25 t) januar 2011 uten å få betaltovertid.Ansatt N Assistent mar.10Jobbet dag + aften 19. (11,5 t) og 26. (12,5 t) uten å få betaltovertidJobbet 51,5 timer i uken 15-21. uten å få betalt overtidAnsatt NHjelpepleierJobbet natt + aften 08. mars (17 t) uten å få betalt overtidJobbet 55 timer uken 8.-14. mars uten å få betalt overtid7.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, overtidssatser og andre tillegg.Det forekommer noen avvik mellom vaktbok og timeliste som grunnlag for utbetaling av lønn. Videre er detidentifisert flere avvik knyttet til manglende overtidskompensering for arbeid utover alminnelig arbeidstid.Dette gjelder både manglende overtidsbetaling for arbeidstid per døgn og arbeidstid per uke, samtmanglende kompensasjon for vakter som er blitt forskjøvet og som er lengre enn de ordinære vaktene.Furuset sykehjem må i samarbeid med UKE sørge for at det blir gjennomført kontroller som sikrer at ansattei så stor grad som mulig får den lønn de har krav på. Det bør etableres kontroller for å fange opp situasjonerhvor ansatte overstiger alminnelig arbeidstid per døgn eller uke.7.5 Planlagt bemanningAnalysene omfatter Avdeling 1, 2, 3 og 4 som har følgende plasser:Avdeling 1: 20 kortidsplasser og 11 somatiske langtidsplasserAvdeling 2: 32 somatiske plasser på langtidsavdelingAvdeling 3: 32 somatiske plasser på langtidsavdeling Avdeling 4 (kombinert vurderings- og rehabiliteringsavdeling): 16 senger for vurderingsplasser og 16senger for rehabiliteringsavdelingGenerelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.48

Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.7.5.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn på kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Kartleggingen av planlagt bemanning ved Furuset sykehjem viser at avdelingene i hovedsak planlegger medåtte til ti dagvakter, fem aftenvakter og en til tre nattevakter hver i ukedagene. For helgene planleggeravdelingene med seks til syv dagvakter, mens antall aftenvakter og nattevakter er det samme som forukedagene.Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Avdeling 1, 2 og 3planlegger med to til tre sykepleiere på dagvakt mandag til fredag, og en eller ingen sykepleiere på dagvakt ihelgene. For aftenvakter planlegger Avdeling 1, 2 og 3 stort sett med en sykepleier hele uken. Post 1 haransvar for sykepleierdekning natt for avdeling 1, 2 og 3.Avdeling 4 planlegger med fire til fem sykepleiere på dagvakt i ukedagene, og en sykepleier på dagvakt ihelgene. For aftenvakter planlegger avdelingen med to sykepleiere mandag til torsdag, og en til tosykepleiere fredag til søndag. Avdeling 4 har ansvar for sykepleierdekning natt for 4, 5 og 6.Når det gjelder øvrig bemanning planlegger alle avdelingene i hovedsak med hjelpepleiere; fem til seks pådagvakt, tre til fire på aftenvakt og en til to på nattevakt både i ukedagene og i helgene. Avdeling 1 og 3planlegger i tillegg med et mindre antall assistenter på dag-, aften- og nattevakt. Avdeling 4 planlegger medassistent enkelte nattevakter, mens Avdeling 2 ikke planlegger med assistenter.Samlet sett planlegger Furuset sykehjem med flest ansatte og høyest kompetansenivå på dagvakt iukedagene, og færre ansatte på aftenvakt og nattevakt.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.Kartleggingen av vakante vakter ved Furuset sykehjem viser at alle avdelingene planlegger med vakantestillinger for dagvakt, aftenvakt og nattevakt. For Avdeling 2, 3 og 4 gjelder vakansene hjelpepleier, mens forAvdeling 1 gjelder sykepleier og hjelpepleier.I den videre teksten blir gjennomsnittstall anvendt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter vedsykehjemmet over de tre kontrollperiodene.Avdeling 1 planlegger med mellom 0,33 og 0,67 vakante vakter for sykepleier på dagvakt eller aftenvakt heleuken. Videre planlegger avdelingen med mellom 2,00 og 3,67 vakante vakter for hjelpepleier på dagvaktlørdag og søndag, samt aftenvakt fredag, lørdag og søndag. I tillegg planlegger avdelingen med en vakantnattevakt flere dager i uken. Det største omfanget av planlagte vakanser er på dagvakt søndag, med 3,67vakanser av 6,00 planlagte vakter.49

Avdeling 2 planlegger med mellom 0,33 og 4,33 vakante dag- og aftenvakter for hjelpepleier hele uken. Itillegg planlegger avdelingen med 0,33 vakante nattevakter mandag, lørdag og søndag. Det størsteomfanget av vakanser er på dagvakt søndager; i snitt 4,33 vakante vakter hver søndag av 5,57 planlagtevakter i kontrollperiodene, og aftenvakt lørdager; i snitt 3,67 vakante vakter av 5,00 planlagte.Avdeling 3 planlegger med vakanser for mellom 1,67 og 4,67 hjelpepleiere på dag- og aftenvakt lørdager ogsøndager. I tillegg planlegger avdelingen med 0,67 vakante nattevakter mandag, lørdag og søndag, samt1,67 vakante aftenvakter for hjelpepleier fredager. Det største omfanget av vakanser gjelder dagvaktsøndager, med 4,67 vakanser av totalt 6,33 planlagte vakter.Avdeling 4 planlegger med vakanser på mellom 0,33 og 5,67 hjelpepleiere på et flertall av dag- aften- ognattevakter mandag til fredag. Det største omfanget av vakanser er registrert på dagvakt lørdager; 5,00 av7,00 planlagte vakter og dagvakt søndag; 5,67 av 7,33 planlagte vakter.Alle avdelingene planlegger med størst andel vakanser i helgene. Vakansene utgjør i flere tilfellerhovedvekten av den planlagte bemanningen av hjelpepleiere i helgene.7.5.2 VurderingUndersøkelsen viser at det planlegges med ulikt omfang av bemanning på forskjellige tidspunkt gjennomuken. Det er også i noen grad forskjeller i planlagt omfang av faglært personell på henholdsvis ukedager oghelger, og på dagvakt, aftenvakt og nattevakt. Spesielt ser vi at det planlegges med et mindre antall faglærtpersonell på lørdager og søndager.Sykehjemmet planlegger med noen vakante vakter i ukedagene og med stor grad av vakante vakter ihelgene. Det største antallet vakanser er hjelpepleiere på avdeling 4 med 5,00 vakante av 6,00 planlagtedagvakter på lørdager, og 5,67 vakante av 6,00 planlagte dagvakter på søndager.7.6 Faktisk bemanning7.6.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?Oversikten over avvik mellom planlagt og faktisk bemanning (tabell 1.1., 1.2., 1.3. og 1.4.) viser at Furusetsykehjem i sum har færre ansatte på arbeid enn planlagt. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanninggjelder i hovedsak dag- og aftenvakter, og for sykepleiere og hjelpepleiere.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved Avdeling 1 er det totalt sett færre ansatte på dagvakt enn planlagt alle dager i uken unntatt tirsdager.Avdelingen har i snitt 0,33 til 1,67 færre ansatte på dagvakt enn planlagt. Videre har avdelingen i snitt 0,33 til0,67 færre ansatte på arbeid enten på aftenvakt eller nattevakt alle dager unntatt søndager og mandager.Avdelingen mangler i snitt 0,33 til 0,67 sykepleiere på dagvakt alle ukedager unntatt onsdager. I tilleggmangler avdelingen mellom 0,33 og 4,00 hjelpepleiere på dagvakt tirsdag til søndag, og 0,33 assistenter påonsdager. På aftenvakt har avdelingen 0,67 til 2,33 færre hjelpepleiere alle dager i uken. På nattevaktmangler avdelingen 0,33 sykepleiere tirsdager og onsdager, pluss 0,33 til 0,67 hjelpepleiere på onsdager,torsdager, lørdager og søndager. Alle typer vakter blir delvis dekket ved å bemanne opp med flereassistenter, men ikke fullt ut i forhold til planlagte bemanningstall. Denne bruken av assistenter gir ogsålavere kompetansenivå enn planlagt. Samlet sett viser analysen at Avdeling 1 har hatt lavere bemanning oglavere kompetanse enn planlagt i kontrollperiodene.50

Tabell 1.1. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Avdeling 1Avdeling 1VaktM T O T F L SDag Sykepleier -0,67 -0,67 - -0,33 -0,67 - -Hjelpepleier - -1,00 -1,33 -0,33 -0,67 -2,67 -4,00Pleieassistent 0,33 1,67 -0,33 0,33 0,33 2,00 3,00Aften Sykepleier - - - - - - 0,33Hjelpepleier -1,00 -1,00 -0,67 -1,33 -2,33 -3,33 -1,33Pleieassistent 1,00 1,00 0,67 1,33 2,00 2,67 1,00Natt Sykepleier - -0,33 -0,33 - - - -Hjelpepleier - - -0,33 -0,67 - -0,33 -0,33Pleieassistent - - 0,33 0,33 - 0,33 0,33Sum dag -0,33 - -1,67 -0,33 -1,00 -0,67 -1,00Sum aften - - - - -0,33 -0,67 -Sum natt - -0,33 -0,33 -0,33 - - -Ved Avdeling 2 er det samlet sett færre ansatte på vakt enn planlagt på dagvakt fredager, og på aftenvaktalle dager unntatt tirsdager og fredager. Avdelingen mangler i sum 0,33 til 0,67 ansatte på arbeid dissetidspunktene. Det er avvik mellom faktisk og planlagt kompetansenivå i avdelingen på 0,33 til 1,00sykepleiere på dagvakt alle ukedager. På dagvakter har avdelingen 0,33 til 2,00 hjelpepleiere færre ennplanlagt på arbeid onsdag til søndag. På aftenvakter har avdelingen 0,33 sykepleiere og 0,33 til 2,67hjelpepleiere færre enn planlagt på arbeid et flertall av dagene i uken. På nattevakter mangler avdelingen0,33 til 1,00 hjelpepleiere alle dager i uken. Vaktene blir i hovedsak dekket ved å benytte flere assistenter,men ikke tilstrekkelig til å dekke opp i forhold til planlagt bemanning på dag- og aftenvakt enkelte dager ikontrollperiodene. Samlet sett viser analysen at Avdeling 2 har hatt lavere bemanning med laverekompetanse enn planlagt i kontrollperiodene.Tabell 1.2. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Avdeling 2Avdeling 2VaktPersonellgruppePersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -1,00 -0,33 -1,00 -0,33 -0,67 - 0,33Hjelpepleier 0,33 - -0,67 -0,33 -0,67 -2,00 -1,67Pleieassistent 1,00 1,00 1,67 2,00 1,00 2,00 2,33Aften Sykepleier -0,33 - -0,33 -0,33 -0,33 - -0,33Hjelpepleier -0,33 -1,00 -0,67 -0,67 -2,00 -2,67 -1,33Pleieassistent 0,33 1,00 0,67 0,67 2,33 2,33 1,00Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -0,33 -0,33 -0,33 -1,00 -1,00 -0,33 -0,33Pleieassistent 0,33 0,33 0,33 1,00 1,00 0,33 0,33Sum dag 0,33 0,67 - 1,33 -0,33 - 1,00Sum aften -0,33 - -0,33 -0,33 - -0,33 -0,67Sum natt - - - - - - -Ved Avdeling 3 er det i sum færre ansatte på arbeid enn planlagt på dagvakt torsdager og fredager.Avdelingen har disse dagene i gjennomsnitt 0,67 og 1,33 færre ansatte på vakt enn planlagt. På aftenvaktermangler avdelingen 0,33 til 0,67 ansatte mandag til torsdag. På nattevakter har avdelingen 0,33 færreansatte enn planlagt tirsdager, onsdager, lørdager og søndager. I forhold til planlagt kompetansenivåmangler avdelingen mellom 0,33 til 1,33 sykepleiere på dagvakt alle ukedager. I tillegg mangler avdelingen1,00 til 3,67 hjelpepleiere på dagvakt hele uken. På aftenvakt var avdelingen bemannet med 0,33 sykepleierfor lite tirsdager og torsdager i løpet av kontrollperiodene (manglende sykepleier en av tre uker). Videremangler avdelingen 0,67 til, 33 hjelpepleiere på aftenvakt alle dager i uken. Avdelingen mangler 0,33hjelpepleiere på nattevakt alle dager i uken, unntatt mandager og fredager. Vakter hvor avdelingen manglersykepleier eller hjelpepleier, blir delvis dekket opp ved bruk av assistenter. Samlet sett viser analysen at51

Avdeling 3 har gjennomført tjenesten med lavere bemanning og lavere kompetansenivå enn planlagt ikontrollperiodene.Tabell 1.3. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Avdeling 3Avdeling 3VaktM T O T F L SDag Sykepleier -1,00 -0,33 -1,00 -1,33 -1,33 - -Hjelpepleier -1,67 -1,67 -1,00 -1,67 -1,33 -2,67 -3,67Pleieassistent 2,67 2,33 2,67 2,33 1,33 3,33 4,33Aften Sykepleier - -0,33 - -0,33 - 0,33 -Hjelpepleier -1,67 -1,67 -0,67 -1,67 -2,00 -2,33 -2,33Pleieassistent 1,00 1,33 0,33 1,67 2,00 2,00 2,67Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - -0,33 -0,33 -0,33 - -0,67 -0,67Pleieassistent - - - 0,33 - 0,33 0,33Sum dag - 0,33 0,67 -0,67 -1,33 0,67 0,67Sum aften -0,67 -0,67 -0,33 -0,33 - - 0,33Sum natt - -0,33 -0,33 - - -0,33 -0,33Ved Avdeling 4 er det samlet sett færre ansatte på arbeid enn planlagt på dagvakt torsdager og fredager.Avdelingen mangler 0,33 ansatte på arbeid disse dagene (en av tre torsdager og fredager). Avdelingen harogså en ansatt for lite på nattevakt en av tre mandager, onsdager og fredager. På dagvakt mangleravdelingen mellom 0,67 og 2,33 sykepleiere mandag til fredag, pluss 1,33 til 4,67 hjelpepleiere mandag tilsøndag. På aftenvakt mangler avdelingen 0,33 til 0,67 sykepleiere hele uken unntatt fredager og søndager.Videre mangler avdelingen i snitt 0,33 til 2,33 hjelpepleiere på aftenvakt hele uken. På nattevakter mangleravdelingen sykepleier en av tre mandager (0,33), og mellom 0,33 og 0,67 hjelpepleiere hele uken, unntatttorsdager. Alle typer vakter blir delvis dekket opp ved å sette inn ekstra assistenter, men dette gir laverekompetansenivå enn planlagt.Tabell 1.4. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Avdeling 4Avdeling 4VaktPersonellgruppePersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -1,33 -2,00 -1,33 -0,67 -2,33 - -Hjelpepleier -1,67 -1,33 -2,00 -1,67 -2,00 -4,67 -4,33Pleieassistent 3,33 3,67 3,33 2,00 4,00 5,00 4,33Aften Sykepleier -0,33 -0,67 -0,33 -0,67 - -0,33 -Hjelpepleier -0,67 -0,33 -1,00 -0,67 -1,33 -2,33 -2,67Pleieassistent 1,00 1,00 1,67 1,67 2,00 2,67 3,00Natt Sykepleier -0,33 - - - - - -Hjelpepleier -0,33 -0,33 -1,00 - -0,33 -0,33 -0,33Pleieassistent 0,33 0,33 0,67 - - 0,33 0,33Sum dag 0,33 0,33 - -0,33 -0,33 0,33 -Sum aften - - 0,33 0,33 0,67 - 0,33Sum natt -0,33 - -0,33 - -0,33 - -Samlet viser analysen av bemanning ved Furuset sykehjem at avvik mellom planlagt og faktisk bemanningforekommer for alle avdelingene og for alle typer vakter, og at dette gjelder både sykepleiere oghjelpepleiere.52

7.6.2 VurderingDen faktiske bemanningen ved sykehjemmet har samlet sett har vært lavere enn det som var planlagt.Sykehjemmet fyller bare unntaksvis dag- eller aftenvakter i kontrollperiodene med like høy kompetanse somplanlagt. Det største avviket for sykepleiergruppen var 2,33 for lite av 5,00 planlagte dagvakter forsykepleiere. Det største avviket for hjelpepleiere var 4,67 av 6,00 planlagte dagvakter lørdag.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten blant annet om følgende knyttet tilbemanning/kompetanse:Bemanningen må sees i sammenheng med pasientbelegg. Vi har ofte mange ledige senger iavdelingene, både i korttidsavdelinger og somatiske avdelinger og leier inn vikarer etter behov ogetter faglige vurderinger fra avdelingssykepleier. (…)Det er korrekt at institusjonen i stor grad fyller ledige vakter med pleieassistenter. Dette harsammenheng med flere faktorer. Furuset sykehjem har en høy andel store stillingsbrøker, dettemedfører at det er færre faglærte som kan ta vakter ved sykdom.Alle stillinger ved sykehjemsavdelinger ved Furuset sykehjem er hjemlet som fagstillinger, bortsettfra kjøkkenassistent og renhold. For å dekke opp bemanning helg kan det være nødvendig å brukeassistenter i dette, da faglærte sjelden er interesserte i slike små helgebrøker. Det er og få faglærtesom ønsker å stå på liste som ringevikar.Når det er sagt er gruppen assistenter variert. Assistenter kan være studenter, spl. studenter,medisin studenter, fysioterapi el. som tar vakter ved siden av studiet. Flere assistenter har og fagbakgrunn fra hjemlandet uten norsk godkjenning. Vi er aktive med å oppmuntre til og stimulere denenkelte til fagutdanning og har flere som gjennomfører, har gjennomført teoridelen av fagutdanningog som er klare til å avlegge fagprøve. Vi gjennomfører hvert år tre dagers kurs for ekstravakter. Ikkegjort 2011 på grunn av lite behov.Avdelingssykepleier deltar også i sykeavdeling med direkte pleie- omsorg ved behov og bidrar medsin fagkompetanse.Mange av våre assistenter har vært tilknyttet institusjonen gjennom flere år og har realkompetanseuten å ha formell utdanning.53

8. Abildsø sykehjem8.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgradAbildsø sykehjemArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 8 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 54 timer i uka •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggVurdering•••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.54

8.2 Arbeidsavtaler8.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har fra Oslo kommune ved Sykehjemsetaten/UKE etterspurt signerte arbeidsavtaler som harvært gjeldende i kontrollperiodene for de ansatte som ble valgt ut for kontroll. Nedenfor er det listet opppersoner hvor revisjonen ikke har mottatt (signerte) arbeidsavtaler.Mangler knyttet til etterspurte arbeidskontrakterAnsatt navn Stilling KommentarAnsatt NAnsatt NAssistentSykepleierIkke mottatt arbeidsavtale for kontrollperiodenmars 2010Ikke mottatt arbeidsavtale forkontrollperiodene mars og august 20108.2.2 VurderingUndersøkelsen viser at det i hovedsak foreligger arbeidsavtaler for de ansatte ved sykehjemmet, men at deter enkelte mangler.8.3 Arbeidstidsordninger8.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med Dokument 25 er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5timer for turnusarbeidende. Av turnusprotokoll framkommer det videre at bo- og rehabiliteringssenteretlegger til grunn gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kanarbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at denalminnelige arbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blirlenger enn foreskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24timer og 48 timer i løpet av sju dager. Videre fremkommer det av turnusprotokoll at sykehjemmet legger tilgrunn unntaksbestemmelsen i § 10-5 (2) andre ledd, om snittberegning av grensen på 48 timer over enperiode på åtte uker, slik at grensen for alminnelige arbeidstid ved sykehjemmet er 54 timer i en enkelt uke.Av turnusprotokoll går det videre frem at sykehjemmet og tillitsvalgte blant annet har avtalt følgendepresisering av lovverket: Hviletiden mellom to vakter skal være minimum 8 timer, aml § 10-8 (3). Avtalt døgn og ukeskille for henholdsvis post 1 og post 2 (postene omfattet av undersøkelsen)Post 1: Partene er enige om å definere døgnet fra kl. 00.00 til kl. 22.00 og uken fra mandag kl. 00.00til søndag kl. 22.00Post 2: Partene er enige om å definere døgnet fra kl. 00.00 til kl. 21.45 og uken fra mandag kl. 00.00til søndag kl. 21.458.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeidelse av turnus ved sykehjemmetTurnus utarbeides med utgangspunkt i en bemanningsplan som er fastsatt i samarbeid med tillitsvalgte. Deter avdelingssykepleiere som har ansvaret for arbeidet med turnus for sin avdeling. Tillitsvalgte (og i noentilfeller verneombud) medvirker i prosessen med utarbeidelse av turnus, blant annet for å sikre at turnus er isamsvar med arbeidstidsbestemmelser i regel – og avtaleverk, og i forhold til de premissene forturnusoppsettet som sykehjemmet og fagforbundene er blitt enige om.55

Sykehjemmet har nylig tatt i bruk GAT. Avdelingssykepleierne legger inn de lokale tariffbestemmelsene forsin avdeling i systemet. Hvis noen er usikre på bruk av systemet eller bestemmelser som skal legges inn,konsulteres andre avdelingsledere eller tillitsvalgte.I forbindelse med innføring av GAT fikk alle ledere opplæring i regi av Sykehjemsetaten. Ansatte har ogsåfått opplæring i systemet. Sykehjemmet har et eget supportteam for GAT som kan kontaktes dersom det erbehov for bistand.I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har mottatt samtlige turnuser for de personene som er omfattet av kontrollen og som gjelder periodenevalgt ut for kontroll. En gjennomgang av turnusene viser at det ikke er noen avvik i forhold til lov ogavtaleverk når det gjelder planlagt turnus.8.3.3 VurderingSykehjemmet har tatt i bruk systemer og utarbeidet rutiner som sikrer at det blir utarbeidet turnuser sominnfrir bestemmelsene i regel – og avtaleverk knyttet til planlagt arbeidstid.I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?I turnusprotokoll for sykehjemmet er det avtalt at arbeidstiden, jf aml § 10-5 (2) ikke skal overstige 54 timer iløpet av 7 dager (i noen enkelt uke). I følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer iløpet av 24 timer. Ved gjennomføring av stikkprøvekontrollen ble det er ikke identifisert avvik i forhold tildisse bestemmelsene.Dokument 25 slår fast at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5 timer.Ved innføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminneligarbeidstid per uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid(arbeid utover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det ble ikkeidentifisert avvik fra bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året for noen av personene i utvalget.I turnusprotokoll for sykehjem er det avtalt at hviletiden mellom vakter minst skal være 8 timer, jf aml § 10-8(3). Stikkprøvekontrollen avdekket ingen avvik i forhold til denne bestemmelsen.56

Ukentlig hviletid under 35 timer sammenhengendeAv aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Følgende personer har hatt mindre enn 35 timer sammenhengende fri i løpet av en uke:Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier mar.10 Mindre enn 35 timer sammenhengende hvile uken 22.28.Ansatt NHjelpepleiermar. 10 ogaug. 1033,25 timer sammenhengende hvile uken 8.-14. mars 201025,75 timer sammenhengende hvile uken 9.-15. august 2010Ansatt N Assistent aug.10 Vakt hver dag uken 2.-8.Ansatt NAssistent jan.11 34,5 timer sammenhengende hvile uken 17.-23.Manglende søndagsfriAv aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. Det ble observert brudd på bestemmelsene omsøn- og helgearbeid for følgende personer:Ansatt navn Stilling PeriodeAnsatt N Hjelpepleier mar. 10 og aug. 10Ansatt N Hjelpepleier mar. 10 og aug. 10Ansatt N Assistent mar. 10 og aug. 10Ansatt N Assistent jan.11Ansatt N Assistent mar. 10 og aug. 10Ansatt N Assistent aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent jan.11Ansatt N Sykepleier aug.10Ansatt N Hjelpepleier jan.11Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre og fire søndager på rad.8.3.4 VurderingBasert på undersøkelsen synes sykehjemmet gjennomgående å overholde bestemmelsene knyttet tilarbeidstid pr. døgn/uke/år og hviletid pr. døgn.Ved kontrollen ble det avdekket noen avvik på kravet til minimum sammenhengende hvile per uke.Sykehjemmet har et forbedringspotensiale knyttet til å sikre overholdelse av bestemmelsene på detteområdet. Når det gjelder bestemmelsene i arbeidsmiljøloven om søndagsfri, er det registrert brudd påbestemmelsen for omtrent halvparten av de ansatte i utvalget.57

8.4 Lønnsforhold8.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn for å undersøke omdet blir betalt for riktig antall timer som er arbeidet, inkludert eventuelle tillegg. Det er ikke observert avvik pådette området ved Abildsø sykehjem.I hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Sykehjemmet er omfattet av Dokument 25, kapittel 8-11, når det gjelder beregningog utbetaling av overtid og annet tillegg. (Hovedlinjene på dette området er nærmere beskrevet i kapittel4.2.5.) Revisjonen avdekket ingen avvik knyttet til utbetaling av overtid og andre tillegg ved sykehjemmet.8.4.2 VurderingDe gjennomførte kontrollene tilsier at sykehjemmet har etablert prosedyrer og rutiner som sikrer atgrunnlaget for lønnsberegning og lønnsutbetaling blir korrekt slik at de ansatte får den lønn de er berettigettil.8.5 Planlagt bemanningAnalysene omfatter Post 1 og Post 2 som har følgende plasser:Post 1: somatisk avdeling med 24 langtidsplasserPost 2: korttidsavdeling med 24 korttidsplasser og 10 langtidsplasserGenerelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.58

Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.8.5.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn til kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Gjennomgangen av den planlagte bemanningen ved sykehjemmet viser at Post 1 planlegger med syv til nipersoner på dagvakter, fire til fem på aftenvakter og en på nattevakt i ukedagene. I helgene planlegger Post1 med fem til seks på dagvakter, mens antall på aftenvakter og nattevakter er det samme som forukedagene. Post 2 planlegger med ni til tretten på dagvakter, seks på aftenvakter og to på nattevakter. Forhelgene planlegger Post 2 med syv til åtte personer på dagvakter, fem til seks på aftenvakter og to pånattevakter.Den planlagte bemanningen består av sykepleiere og hjelpepleiere. Sykehjemmet opplyser at de ikke harassistentstillinger på noen av postene. For alle sykehjemmene er uspesifiserte vakter analysert somassistentvakter. For å følge lik praksis for alle sykehjemmene er derfor uspesifiserte vakter ikke endret tilhjelpepleiervakter i analysen og vurderingen av Abildsø sykehjem.Post 1 planlegger med tre til fire sykepleiere (inkludert avdelingssykepleier) på dagvakt, en sykepleier påaftenvakt, men ingen sykepleiere på nattevakt i ukedagene. For helgene planlegger Post 1 med ensykepleier per dag, enten dagvakt eller aftenvakt.Post 2 planlegger med en til syv sykepleiere (inkludert avdelingssykepleier) på dagvakt, en til tre sykepleierepå aftenvakt og en sykepleier på nattevakt i ukedagene. Den store variasjonen i planlagt antall sykepleierepå dagvakt skyldes ferieturnus i august. For helgene planlegger Post 2 med en eller to sykepleiere pådagvakt, en eller to på aftenvakt og en på nattevakt. Sykehjemmet opplyser om at ”Sykepleier på natt” eregen avdeling og dekker både post 1 og 2.Når det gjelder øvrig bemanning planlegger begge postene i hovedsak med hjelpepleiere i ukedagene, to tilåtte på dagvakt og en til fem på aftenvakt. I tillegg planlegger postene med et mindre antall assistenter pådagvakt og aftenvakt. For helgene planlegger postene med færre hjelpepleiere og flere assistenter. Post 1planlegger alltid med én hjelpepleier på nattevakt, mens planlagt nattevakt på Post 2 ikke er spesifisert.Sykehjemmet opplyser om at det er planlagt med hjelpepleier.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.Gjennomgangen av vakanser ved sykehjemmet viser at begge de kontrollerte postene planlegger medvakante stillinger på dagvakter og aftenvakter. Dette gjelder vakter for pleiegruppene sykepleiere oghjelpepleiere. Sykehjemmet opplyser at de ikke planlegger med assistentvakter.I den videre teksten blir gjennomsnittstall anvendt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter vedsykehjemmet over de tre kontrollperiodene.59

Post 1 planlegger med vakanser på mellom 0,33 og 0,67 sykepleiere på dagvakt eller aftenvakt mandag tiltorsdag, og 0,67 assistenter fredag. For helgene planlegger posten med mellom 2,00 og 2,67 vakante vakterfor assistenter på dagvakt og aftenvakt.Post 2 planlegger med vakanser for mellom 0,33 og 1,00 person på de fleste dag- aften- og nattevaktene.Vakante nattevakter gjelder sykepleier, mens de resterende vakansene omfatter alle tre personellgruppene.For helgene planlegger Post 2 i sum med mellom 0,33 og 2,67 vakanser.På begge postene gjelder en stor del av vakansene i helgene vakter som skal dekkes av assistenter. Dissevakansene utgjør hovedvekten av den planlagte bemanningen av assistenter i helgene. I forbindelse medverifisering av rapport oppgir sykehjemmet at de vakante stillingene er hjelpepleiervakter, men ”da det erumulig å få ansatt hjelpepleiere i disse små stillingsbrøkene er det assistenter som går i dem”.8.5.2 VurderingUndersøkelsen viser at det som forventet planlegges med ulikt omfang av bemanning på forskjelligetidspunkter gjennom uken. Det er også i noen grad forskjeller i planlagt omfang av faglært personell påhenholdsvis ukedager og helger, og på dagvakt, aftenvakt og nattevakt, men gjennomgående planlegges detmed mindre faglært personell på lørdager og søndager.Sykehjemmet planlegger i noen grad med vakante vakter. Dette gjelder særlig for dag- og aftenvakter forassistenter i helgene.8.6 Faktisk bemanningSykehjemmet ønsker å gjøre oppmerksom på følgende:Sykehjemmet benytter et system for fraværsregistrering i vaktbøker som er basert på signatur fraansatte. Kompetansesjekk av faktisk bemanning er utført på grunnlag av vaktbøker, og det er derforrisiko for at ansatte som har glemt å signere i vaktbok ikke er plukket opp. For å kompensere fordenne risikoen har revisjonen kryssjekket fravær med sykehjemmets egne fraværsrapporter. Forsykepleiere på nattevakt har Post 2 i tillegg brukt et separat system for oppmøteregistrering i deler avkontrollperioden, og avdelingsleder har skriftlig bekreftet oppmøte for nattsykepleiere til revisjonen fordenne perioden.8.6.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?Oversikten over avvik mellom planlagt og faktisk bemanning (tabell 1.1. og 1.2.) viser at Post 1 i sum harfærre ansatte på arbeid enn planlagt, og Post 2 har flere ansatte på arbeid enn planlagt. Avvik mellomplanlagt og faktisk bemanning gjelder dagvakter og aftenvakter, og for sykepleiere, hjelpepleiere ogpleieassistenter.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere enn den planlagte.Ved Post 1 er det i sum færre ansatte på dagvakt enn planlagt alle dager i uken unntatt mandager. Posten erunderbemannet med i snitt mellom 0,33 og 1,33 ansatte på dagvakt. I tillegg er det 0,33 ansatte for lite på60

aftenvakt på fredager, det vil ai at posten manglet en ansatt en av tre aftenvakter på fredager ikontrollperioden. Post 1 mangler i snitt mellom 0,33 og 0,67 sykepleiere på dagvakt alle ukedager, unntatttorsdager. Videre mangler posten i snitt mellom 1,00 og 2,00 hjelpepleiere på dagvakt alle ukedager, unntattmandager.På aftenvakt mangler posten 0,33 sykepleier mandager, tirsdager og fredager. Videre er det i snitt 0,33 eller0,67 færre hjelpepleiere enn planlagt på aftenvakt alle ukedager. På nattevakter er det på Post 1 i snitt 0,33færre hjelpepleiere alle dager i uken unntatt tirsdager og fredager. Alle typer vakter blir delvis dekket avekstra pleieassistenter, men ikke fullt ut i forhold til planlagte bemanningstall. Erstatning med assistenter girogså lavere kompetansenivå enn planlagt. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning er i hovedsak funnetpå ukedager, og i mindre grad på helgedager. Samlet sett viser analysen at Post 1 har hatt laverebemanning og lavere kompetanse på vaktene enn planlagt i kontrollperioden.Tabell 1.1. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 1Post 1VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -0,33 -0,33 -0,67 - -0,33 0,67 -Hjelpepleier - -1,33 -2,00 -1,00 -1,00 - 1,00Pleieassistent 0,67 1,33 1,33 0,67 0,33 -1,00 -1,33Aften Sykepleier -0,33 -0,33 0,33 - -0,33 - 0,33Hjelpepleier -0,33 -0,33 -0,33 -0,33 -0,67 1,00 0,33Pleieassistent 0,67 0,67 - 0,67 0,67 -1,00 -0,67Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -0,33 - -0,33 -0,33 - -0,33 -0,33Pleieassistent 0,33 - 0,33 0,33 - 0,33 0,33Sum dag 0,33 -0,33 -1,33 -0,33 -1,00 -0,33 -0,33Sum aften - - - 0,33 -0,33 - -Sum natt - - - - - - -Ved Post 2 er det i sum flere ansatte på arbeid enn planlagt. Når det gjelder kompetansenivå er posten i snittbemannet med lavere kompetanse enn planlagt på dagvakt alle dager i uken, unntatt lørdag. Postenmangler i snitt mellom 0,33 og 1,33 sykepleiere på dagvakt disse dagene. I tillegg mangler Post 2 i snitt 0,33hjelpepleiere på onsdager og 1,00 hjelpepleier på torsdager. Posten mangler således en hjelpepleier pådagvakt en av tre onsdager og tre torsdager i løpet av kontrollperioden. Videre mangler Post 2 i snitt mellom0,33 og 1,00 sykepleiere på aftenvakt tirsdag til lørdag, og i snitt mellom 0,33 og 1,00 hjelpepleiere påaftenvakt hele uken unntatt torsdag og søndag. For nattevakter gjelder avvik kun helgedager. Vakter hvorposten mangler sykepleier eller hjelpepleier, blir i hovedsak dekket av pleieassistenter, men også i noentilfeller av ekstra hjelpepleiere. Samlet sett viser analysen at Post 2 er bemannet med flere ansatte, menmed lavere kompetansenivå enn planlagt. Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten:Bakgrunn for at post 2 har hatt høyere bemanning enn planlagt skyldes at de har hatt flere ansattemed tilretteleggingstilskudd fra Nav. Dette gjelder både ordinært tilretteleggingstilskudd og andre påulike tiltak fra NAV hvor 63 – 75 % av lønnskostnadene dekkes av Nav.61

Tabell 1.2. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 2Post 2VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -1,33 -0,33 -0,67 -0,33 -1,00 - -0,33Hjelpepleier 0,33 - -0,33 -1,00 0,67 1,33 -Pleieassistent 1,67 0,67 1,33 2,00 0,33 -1,00 0,67Aften Sykepleier - -0,33 -0,67 -1,00 -0,67 -0,33 -Hjelpepleier -0,33 -1,00 -0,33 0,33 -0,67 -0,67 0,67Pleieassistent 0,67 1,33 1,00 0,67 1,67 1,00 -0,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - - - - - -0,33 -0,33Pleieassistent - - - - - 0,33 0,33Sum dag 0,67 0,33 0,33 0,67 - 0,33 0,33Sum aften 0,33 - - - 0,33 - 0,33Sum natt - - - - - - -Samlet viser analysen at avvik mellom planlagt og faktisk bemanning i hovedsak forekommer på dag- ogaftenvakt i ukedagene, og at dette gjelder både sykepleiere og hjelpepleiere.8.6.2 VurderingUndersøkelsen viser at sykehjemmet i liten grad har hatt en lavere faktisk bemanning i forhold til det som erplanlagt, men at avvik forekommer for Post 2, der det største avviket er på 1,33 sykepleiere av 4,67planlagte. Både Post 1 og Post 2 har generelt vært bemannet med noe mindre faglært personell enn detsom er planlagt, spesielt på dagvakter i ukedagene.62

9. Kantarellen bo- ogrehabiliteringssenter9.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgradKantarellen bo- og rehabiliteringssenterArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 28 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 9 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 54 timer i uka •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggVurdering•••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.63

9.2 Arbeidsavtaler9.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har fra Oslo kommune ved Sykehjemsetaten/UKE etterspurt signerte arbeidsavtaler som harvært gjeldende i kontrollperiodene for samtlige av de ansatte valgt ut for kontroll. Med ett unntak, harrevisjonen mottatt de etterspurte arbeidsavtalene.9.2.2 VurderingUndersøkelsen viser at arbeidsavtaler i hovedsak foreligger som forutsatt ved sykehjemmet.9.3 Arbeidstidsordninger9.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med Dokument 25 er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5timer for turnusarbeidende. Av turnusprotokoll framkommer det videre at bo- og rehabiliteringssenteretlegger til grunn gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kanarbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at denalminnelige arbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blirlenger enn foreskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24timer og 48 timer i løpet av sju dager.Kantarellen bo- og rehabiliteringssenter har etablert ønsketurnus for personellet som er omfattet av denneundersøkelsen. I turnusavtalen er det blant annet presisert følgende bestemmelser: Avtalen gir ansatte mulighet til å ta på ekstravakter mot å avspasere i ordinære vakter (tidsbanken).Slik tidsbank avregnes i forholdet 1:1 (time mot time). Det er lov å jobbe inntil 54 timer pr. uke, men med et gjennomsnitt på 35,5 timer per uke. Jmfr. aml §10-5(2). Det kan jobbes 7 dager sammenhengende, eller inntil 5 netter. Dette utløser ikke overtid.Når det gjelder avtalen om å kunne jobbe 7 dager sammenhengende, viser revisjonen til aml §§ 10-8(2) og10-8(3) som regulerer ukentlig arbeidsfri. Hovedregelen er at ansatte har krav på en sammenhengendearbeidsfri periode på 35 timer i løpet av sju dager, jf § 10-8(2). Det kan skriftlig avtales unntak fra dennebestemmelsen, men det kan ikke avtales kortere sammenhengende arbeidsfri i løpet av syv dager enn 28timer, jf § 10-8(3). Revisjonen vil bemerke at sykehjemmet, gjennom avtalen om å kunne jobbe syv dagersammenhengende, har avtalt kortere arbeidsfri enn det loven gir adgang til.Ved revisjonen har vi lagt til grunn at det opereres med standard ukeskille (fra mandag kl. 00.00 til søndagkl.24.00) i vurderingen av etterlevelse av bestemmelsen om ansattes krav til ukentlig arbeidsfri.9.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeiding av turnus ved sykehjemmetVed sykehjemmet er det institusjonslederen som er ansvarlig for utarbeidelse av turnus og hjelpeturnus.Hver enkelt avdelingssykepleier har fått delegert ansvar for utarbeidelse av grunnturnus, eventuelt fleksibelturnus og hjelpeturnus for sin avdeling. Tillitsvalgte medvirker i utarbeidelsen av turnusplan, bidrar til åkontrollere at turnusen er i samsvar med gjeldende lov- og avtaleverk og signerer på endelig turnus.64

Det blir opplyst at sykehjemmet har et turnusutvalg 5 som utarbeider prinsippene som skal legges til grunn igrunnturnus, fleksibel turnus og hjelpeturnus. Utvalget holder normalt tre til seks møter i året. Deltakere iturnusutvalget har fått opplæring i regi av sykepleierforbundet.Sykehjemmet har nylig innført GAT. Det har blitt gitt opplæring i GAT, men sykehjemmet opplyser at det erutfordrende å frigjøre tilstrekkelig tid til at nøkkelpersonell, blant annet superbrukere, skal kunne få tilegnetseg tilstrekkelig kompetanse. Det blir opplyst at det derfor forventes å gå noe tid før systemet er i bruk på detnivået sykehjemmet ønsker. Sykehjemmet opererer som det eneste kommunale sykehjemmet i Oslokommune med ønsketurnus, og det har vist seg ressurskrevende å få lagt inn og administrert denneturnusen i GAT. Sykehjemmet vurderer derfor å avvikle ønsketurnusen når denne utløper i oktober.I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har mottatt samtlige turnuser for de personene som er omfattet av kontrollen og som gjelder periodenevalgt ut for kontroll. Gjennomgangen av turnusene viser at det for en person i utvalget, er planlagt en turnusmed vakt hver dag i uke 31 2010. Dette medfører at vedkommende i løpet av uken ikke harsammenhengende hvile som overstiger 24,5 timer. Det er ikke identifisert andre avvik i planlagt arbeidstid.Turnusene i kontrollperiodene er gjennomgående planlagt med dagvakt påfølgende dag etter aftenvakt.Dette innebærer kortere hviletid enn kravet i aml (jf. § 10 – 8 (1)) om elleve timers hviletid per døgn. Iprotokoll som var gjeldende for kontrollperiodene, er det ikke avtalt avvik fra grunnbestemmelsen iarbeidsmiljøloven om elleve timers hviletid.9.3.3 VurderingGjennomgangen viser at sykehjemmet i hovedsak planlegger arbeidstid i samsvar med regel- og avtaleverk.Sykehjemmet må sørge for å sikre innholdet i lokale protokoller er i samsvar med hviletidsbestemmelserfastsatt i arbeidsmiljøloven, og at turnus utarbeides i samsvar med hviletidsbestemmelsene. Videre må det iturnusprotokoll fremgå at det er avtalt å fravike fra hovedbestemmelsen om 11 timer hvile/døgn, jf aml § 10-8(1), slik at protokollen korresponderer med den praksis, 9 timer hvile/døgn, som er lagt til grunn i turnusgodkjent av tillitsvalgt.I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?I turnusprotokoll for aktuelle enheter ved Kantarellen bo- og rehabiliteringssenter er det avtalt atarbeidstiden, jf aml § 10-5 (2) ikke skal overstige 54 timer i løpet av 7 dager (i noen enkelt uke). Vedrevisjonen ble det ikke registrert avvik i forhold til denne bestemmelsen.Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnI følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer. Følgende personer harjobbet mer enn 13 timer i løpet av 24 timer i en eller flere av kontrollperiodene.5 Representantene i turnusutvalget er avd.spl og leder av turnusutvalget [Navn], sykepleiere fra to av postene, samt tillitsvalgte NSF ogFagforbundet.65

Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier jan.1116,75 t/døgn 11.-12. Jobbet dagvakt 11. medpåfølgende vakt natt til 12.Ansatt NHelsefagarbeider mar.1015 t/døgn 3.-4. mars 2010. Dobbelvakt (aften + natt)16,5 t/døgn 31. mars 2010.16,75 t/døgn 2.-3. august 2010. Jobbet dagvakt 2. medpåfølgende vakt natt til 3.Årlig samlet arbeidstidDokument 25 slår fast at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5 timer.Ved innføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminneligarbeidstid per uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid(arbeid utover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er ikkeidentifisert avvik på bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året på noen av personene i utvalget.Manglende hviletid per døgnAv gjeldende turnus 6 , godkjent av tillitsvalgt, framgår det at det er avtalt minimum hviletid mellom de ulikevaktene på 9 timer/døgn. For følgende personer er det registrert brudd på denne bestemmelsen ikontrollperiodene.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier jan.11Ansatt NHelsefagarbeidermar. 10 ogaug. 106,75 t hvile/døgn. Jobbet dagvakt 11. medpåfølgende vakt natt til 12.7,5 t hvile/døgn 31. mars 20106,75 t hvile/døgn. Jobbet dagvakt 2. aug. medpåfølgende vakt natt til 3. august 2010Av aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. På bakgrunn av mottatte turnusprotokoller er det ved revisjonen lagt til grunn at reviderteenheter ved sykehjemmet har besluttet å fravike fra § 10-8 (2), jf aml § 10-8 (3), og at det lokalt er avtalthviletid på 28 timer.Sammenhengende ukentlig hviletid under 28 timerFølgende personer har hatt mindre enn 28 timer sammenhengende fri i løpet av en uke:Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NHjelpepleieraug. 10 ogjan. 11Vakt hver dag i uken 2.-8. augustVakt hver dag i uken 1.-8. janAnsatt N Helsefagarbeider mar.10 Vakt hver dag i uken 1.-7. mars 2010Ansatt N Assistent aug.10 26 timer hvile uken 2.-8.6 Dette er ikke reflektert i turnusprotokoll, jf kapittel 9.3.2 og 9.3.366

Av aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. For følgende personer er det observert bruddpå bestemmelsene om søn- og helgearbeid.Manglende søndagsfriAnsatt navn Stilling PeriodeAnsatt N Sykepleier mar.10Ansatt N Hjelpepleier jan.11Ansatt N Hjelpepleier mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt N Helsefagarbeider mar. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent jan.11Ansatt N Hjelpepleier mar. 10 og jan. 11Ansatt N Hjelpepleier aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent jan.11Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Assistent mar. 10 og jan. 11Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre og fire søndager på rad.9.3.4 VurderingVed kontrollen ble det avdekket noen avvik i forhold til regelverket om arbeidstid. Avvikene omfatterbestemmelser om maksimal arbeidstid pr døgn, hviletidsbestemmelser og bestemmelser om søndagsfri.Sykehjemmet må vurdere tiltak som kan forhindre og oppdage slike avvik fremover.9.4 Lønnsforhold9.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.67

I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn på atdet blir betalt for riktig antall timer som er arbeidet inkludert eventuelle tillegg. For følgende personer er detregistrert at vakter som framkommer av vaktlister ikke er kommet med på timelister/lønnsubetaling, eller ikkeer blitt gjenstand for korrekt utbetaling:Manglende utbetaling av vakter i henhold til vaktlisterAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent jan 11.Vakt 23. som framkommer av vaktbok er ikke kommet medpå timeliste/lønnsgrunnlag.Ansatt N Assistent aug.10Vakt 28. som framkommer av vaktbok er ikke kommet medpå timeliste/lønnsgrunnlagI hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Kantarellen bo- og rehabiliteringssenter er omfattet av Dokument 25, kapittel 8-11,når det gjelder beregning og utbetaling av overtid og annet tillegg.Manglende eller feil ved overtidsbetalingFor følgende personer er det identifisert avvik knyttet til utbetaling av overtid eller andre tillegg:Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar. 10og aug. 10Jobbet natt + aften 31. mars (total 16,5 t/døgn) uten å fåbetalt overtid.Manglende tillegg for forskyvning av kveldsvakt til nattvakt3. august 2010 (forskyvning ikke kommet med påtimeliste/lønnsgrunnlag).Ansatt N Hjelpepleier jul.05Andersen har i 2010 hatt 90 % fast stilling, og kunne jobbe185 timer ekstra per år opp til full stilling før det påløperovertid. Hun har jobbet ca. 360 timer utover sin faste stilling(175 timer overtidsberettiget), men bare fått utbetalt overtidfor 25,75 timer.9.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, overtidssatser og andre tillegg.Det er i kontrollperiodene registrert enkelte avvik mellom vaktbok og timelister. Videre er det for to personeridentifisert avvik knyttet til manglende overtidskompensasjon for arbeid utover alminnelig arbeidstid. Dettegjelder både manglende overtidsbetaling for arbeidstid pr. døgn og arbeidstid pr. år, samt ett tilfelle av68

manglende kompensasjon for forskjøvet arbeidstid. Vi vurderer det som en vesentlig svikt i lønnsrutinen aten person som har jobbet nesten 200 timer overtid i 2010, bare er blitt kompensert for omtrent 25 timer.Kantarellen bo- og rehabiliteringssenter må i samarbeid med UKE sørge for at det blir gjennomført kontrollersom sikrer at ansatte i så stor grad som mulig får den lønn de har krav på. Det bør etableres kontroller for åfange opp situasjoner hvor ansatte overstiger alminnelig arbeidstid per døgn eller uke.9.5 Planlagt bemanningAnalysene omfatter Post 2 og Post 3 som har følgende plasser:Post 2: Korttidsavdeling med 14 korttidsbeboere og 16 langtidsbeboerePost 3: Skjermet avdeling med 32 plasserGenerelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.9.5.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn på kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Gjennomgangen av bemanning ved sykehjemmet viser at de postene er analysert som regel planlegger medåtte til ti personer på dagvakter, fem til syv personer på aftenvakter og to personer på nattevakter hver alleukedager. For helgene planlegger postene med syv til åtte personer på dagvakter, mens antall personer påaftenvakter og nattevakter er det samme som for ukedagene. Planlagte bemanningstall varierer noe i de trekontrollperiodene, og begge postene planlegger enkelte dager med både lavere og høyere bemanning enndet som er beskrevet over.Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Post 2 planlegger med firetil fem sykepleiere på dagvakt i ukedagene, og en sykepleier på dagvakt i helgene. På aftenvakterplanlegger posten med en til tre sykepleiere i ukedagene, og som regel med en sykepleier på aftenvakt ihelgene. Post 2 planlegger i hovedsak med en sykepleier på nattevakt hele uken.Post 3 planlegger med to til tre sykepleiere på dagvakt i ukedagene, og en eller ingen sykepleiere pådagvakt i helgene. På aftenvakter planlegger posten med en til to sykepleiere i ukedagene, og ingen eller enfor aftenvakter i helgene. Post 3 planlegger ikke med sykepleier på nattevakt.Begge postene planlegger med en hovedvekt av hjelpepleiere på ukedager; fire til seks på dagvakt og to tilfem på aftenvakt. I tillegg planlegger postene med et mindre antall assistenter. Post 3 planlegger med69

hjelpepleiere på alle nattevakter, mens Post 2 planlegger med hjelpepleier og assistent på nattevakter. Forhelgene planlegger postene med en større andel assistenter både på dagvakt og aftenvakt.Samlet sett planlegger sykehjemmet med flest ansatte på dagvakt, og færre ansatte på aftenvakt ognattevakt. Planlagt kompetansenivå er høyest på dagvakt i ukedagene.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.Gjennomgangen av vakanser ved sykehjemmet viser at det på begge postene planlegges å dekke dagvakterog aftenvakter med vakante stillinger. Ingen av postene planlegger å dekke nattevakter med vakantestillinger.I den videre teksten blir gjennomsnittstall anvendt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter vedsykehjemmet over de tre kontrollperiodene.På Post 2 er det i snitt vakanser på mellom 0,33 og 3,67 personer på dag- og aftenvakter hele uken, unntattdagvakt mandager. Vakansene gjelder vakter for alle pleiegruppene (sykepleier, hjelpepleier og assistent).Det største antallet vakanser er på dagvakt lørdag, med i snitt 3,67 av totalt 7,67 planlagte vakter.På Post 3 er det i snitt vakanser på mellom 1,00 og 3,00 personer på alle dag- og aftenvakter hele uken.Vakansene gjelder vakter for alle pleiegruppene. Det største antallet vakanser er på dagvakt søndag, med isnitt 3,00 av 8,00 planlagte vakter.Samlet sett planlegger begge postene med flere vakante vakter i helgene enn ellers i uken, og andelenvakante vakter for assistenter er også høyere i helgene enn ellers i uken.9.5.2 VurderingUndersøkelsen viser at det planlegges med ulikt omfang av bemanning på forskjellige tidspunkt gjennomuken. Det er også i noen grad forskjeller i planlagt omfang av faglært personell på henholdsvis ukedager oghelger, og på dagvakt, aftenvakt og nattevakt. Spesielt ser vi at det planlegges med mindre faglært personellpå lørdager og søndager.Gjennomgangen viser at sykehjemmet planlegger med noen vakante vakter på dag- og aftenvakter heleuken. Omfanget av planlagte vakante vakter er spesielt stort for hjelpepleiere og assistenter i helgene.9.6 Faktisk bemanning9.6.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?Oversikten over avvik mellom planlagt og faktisk bemanning for de to postene (tabell 1.1. og 1.2.) viser at deti sum forekommer enkelte tilfeller hvor sykehjemmet ikke fyller vaktperiodene med like høy bemanning somplanlagt. Avvik er funnet for sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,70

ef. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved Post 2 er det i sum færre ansatte på arbeid enn planlagt på dagvakt tirsdager og lørdager, og påaftenvakt onsdager og søndager. Posten har totalt sett mellom 0,33 og 1,00 ansatt mindre enn planlagt påarbeid på disse tidspunktene. På dagvakter mangler posten mellom 0,33 og 1,00 sykepleier alle ukedager,unntatt tirsdager. Videre mangler posten 0,33 til 2,00 hjelpepleiere på dagvakt hele uken unntatt onsdagerog søndager. På aftenvakter mangler posten 0,33 til 1,00 sykepleiere mandag til onsdag, og 0,33 til 3,00hjelpepleiere onsdager, fredager og søndager. Vaktene blir i hovedsak dekket ved å benytte assistenter,men i noen tilfeller dekkes fraværet også av personell i samme kompetansekategori. Samlet sett har Post 2vært bemannet med færre ansatte og med lavere kompetanse enn planlagt enkelte dager ikontrollperiodene.Tabell 1.1. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 2Post 2VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -1,00 0,33 -1,00 -0,33 -0,33 0,67 1,33Hjelpepleier -0,33 -1,00 0,67 -0,33 -0,33 -2,00 0,33Pleieassistent 1,33 0,33 1,33 1,00 0,67 0,33 -Aften Sykepleier -0,33 -1,00 -0,67 - - 1,00 1,00Hjelpepleier - - -0,67 0,33 -0,33 - -3,00Pleieassistent 0,67 1,33 0,67 - 1,33 0,67 1,00Natt Sykepleier - - 0,33 0,33 0,33 0,33 0,33Hjelpepleier 0,33 - - 0,33 - - -Pleieassistent - - -0,33 -0,33 - - -Sum dag - -0,33 1,00 0,33 - -1,00 1,67Sum aften 0,33 0,33 -0,67 0,33 1,00 1,67 -1,00Sum natt 0,33 - - 0,33 0,33 0,33 0,33Ved Post 3 er det i sum 0,33 ansatte mindre enn planlagt på dagvakt onsdager (ubesatt vakt 1 av 3onsdager i kontrollperiodene). Når det gjelder avvik fra planlagt kompetansenivå mangler posten 0,67sykepleiere på dagvakt torsdager og fredager. Videre har posten 0,33 hjelpepleiere for lite på dagvakt alleukedager unntatt tirsdager i forhold til det som er planlagt. På aftenvakter mangler posten 0,33 til 0,67sykepleiere mandag til onsdag, pluss 0,33 til 1,00 hjelpepleiere alle ukedager unntatt onsdager. Pånattevakter er det 0,33 til 0,67 hjelpepleiere for lite på lørdager og søndager. Alle typer vakter blir dekket avekstra assistenter, og i enkelte tilfeller av ekstra hjelpepleier eller sykepleier. Samlet sett viser analysen atPost 3 med få unntak har vært bemannet med flere ansatte, men med lavere kompetansenivå enn planlagt ikontrollperiodene.71

Tabell 1.2. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 3Post 3VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier - 0,33 - -0,67 -0,67 - 0,67Hjelpepleier -0,33 1,00 -0,33 -0,33 -0,33 1,00 1,00Pleieassistent 0,33 0,67 - 1,67 1,33 -0,33 -1,67Aften Sykepleier -0,33 -0,67 -0,33 - 0,33 - -Hjelpepleier -0,67 -0,33 0,67 -1,00 -1,00 - 0,33Pleieassistent 1,00 1,33 -0,33 1,33 1,00 - -Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - 0,33 0,33 - - -0,67 -0,33Pleieassistent - - 0,33 - - 0,67 0,33Sum dag - 2,00 -0,33 0,67 0,33 0,67 -Sum aften - 0,33 - 0,33 0,33 - 0,33Sum natt - 0,33 0,67 - - - -Samlet viser analysen av faktisk bemanning ved Kantarellen bo- og rehabiliteringssenter at sykehjemmettotalt sett i kontrollperiodene har vært bemannet med flere ansatte enn planlagt, men at postene har værtbemannet med færre ansatte og med lavere kompetansenivå enn planlagt enkelte dager i kontrollperiodene.9.6.2 VurderingSykehjemmet har i liten grad hatt en faktisk bemanning som er lavere enn det som var planlagt, men enkelteavvik er registrert. Sykehjemmet har hatt en faktisk bemanning med noe mindre faglært personell enn detsom var planlagt. De største avvikene for Post 2 er på 3,00 hjelpepleiere av 4,33 planlagte, og 1,00sykepleiere av 4,00 planlagte.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten følgende knyttet til bemanning/kompetanse:Det bør bemerkes at grunnen til at det gjennomgående er litt flere på vakt enn planlagt på post 3, troligskyldes at avdelingen har lærlinger, personer med støtte fra nav som går sammen med delvis sykmeldtansatt som et støttetiltak, samt andre på ulike tiltak i regi av nav hvor det tilføres ekstra bemanning somet sykefraværstiltak for enkeltpersoner. Det kan også tenkes av noe av dette skyldes at studenter erregnet med.Samme årsak er det for post 2, som i enkelte uker har innslag av ekstra bemanning, denne avd. har doggjennomgående litt færre bemanning enn planlagt.Ved sykdom og i helger blir det som rapporten sier ofte lavere kompetanse enn planlagt.72

10. Nordseterhjemmet10.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgradNordseterhjemmetArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 8 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 50 timer i uka •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggVurdering•••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.73

10.2 Arbeidsavtaler10.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har fra Oslo kommune ved Sykehjemsetaten/UKE etterspurt signerte arbeidsavtaler som harvært gjeldende i kontrollperiodene for samtlige av de ansatte valgt ut for kontroll. Nedenfor er det listet opppersoner hvor revisjonen ikke har mottatt (signerte) arbeidsavtaler.Mangler knyttet til etterspurte arbeidskontrakterAnsatt navn Stilling KommentarAnsatt N Assistent Ikke mottatt arbeidsavtale for kontrollperioder 2010Ansatt N Assistent Tiltrådt mars 2010, arbeidsavtale ikke på plass før mai 2010Ansatt N Sykepleier Ikke mottatt arbeidsavtale for kontrollperioder 2010Ansatt N Assistent Ikke mottatt arbeidsavtale for kontrollperiode mars 2010Ansatt N Assistent Ikke mottatt arbeidsavtale for kontrollperioder 2010Ansatt N Assistent Mangler arbeidsavtale for kontrollperiode august 2010Manglene i ansettelseskontrakter er i hovedsak knyttet til personer som ikke har vært fast ansatt ikontrollperiodene.10.2.2 VurderingUndersøkelsen viser at det har vært svikt i rutinene med å inngå skriftlige avtaler for personer som ikke harfast ansettelse.10.3 Arbeidstidsordninger10.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med Dokument 25 er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5timer for turnusarbeidende. Av turnusprotokoll framkommer det videre at sykehjemmet legger til grunngjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kan arbeidsgiver ogarbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at den alminneligearbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger ennforeskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48timer i løpet av sju dager. Videre fremkommer det av turnusprotokollen at sykehjemmet legger til grunnunntaksbestemmelsen i § 10-5 (2) andre ledd, om snittberegning av grensen fastsatt i § 10-5 (2) første ledd,slik at grensen for alminnelige arbeidstid ved sykehjemmet er avtalt til 50 timer i en enkelt uke.I turnusprotokollen er det videre presisert blant annet følgende bestemmelser: Perioden for gjennomsnittsberegning av arbeidstiden er 12 uker. Gjeldende i kontrollperioder i 2010: Døgnskille settes til kl. 21:45. Ukeskille settes til kl. 21:45søndag.Gjeldende i kontrollperiode i 2011: Døgnskille settes til kl. 00:00. Ukeskille settes til kl. 00:00 søndag.74

Partene er enige om å fravike hviletidsbestemmelsene etter § 10-8 (1), slik at daglig arbeidsfri settestil 9 timer i løpet av 24 timer.10.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeiding av turnus ved sykehjemmetDet blir opplyst at det ved Nordseterhjemmet er avdelingssykepleier sammen med institusjonssjef som eransvarlige for utarbeidelse av turnusen. Konsulenter som har spesialkompetanse i turnusplanlegging blirogså involvert i prosessen med oppsett av turnus. Ledelsen ved sykehjemmet kontrollerer at turnusplan erkorrekt i forhold til arbeidsmiljøloven og tariffavtale. I prosessen fra oppstart til ferdig oppsett av turnusavholdes samarbeidsmøter med tillitsvalgte, og tillitsvalgte signerer på endelig turnus.Det er ikke noen fast rutine eller faste opplæringsaktiviteter for å sikre at avdelingssykepleierne som erinvolvert i turnusplanleggingen ved Nordseterhjemmet har tilstrekkelig kompetanse. Det blir opplyst atkonsulentene som involveres har god kompetanse både på arbeidsverktøy og på gjeldende regelverk, og atdet bevisst arbeides med å overføre kunnskap om regelverk fra konsulentene til avdelingslederne.Nordseterhjemmet benyttet Notus i 2010 i arbeidstidsplanleggingen, men har nå gått over til å bruke GAT ioppsett og bruk av turnus. Nordseterhjemmet har en ny og revidert turnus som ble igangsatt 10. januar 2011og Nordseterhjemmet ble fullt operative med GAT 1.4.2011.. Det blir opplyst at Nordseterhjemmet sikrestilstrekkelig kompetanse i GAT gjennom Sykehjemsetatens prosjektgruppe. Brukerne har fått 16 timer kurs(4*4) i forbindelse med innføringen av GAT. I forbindelse med kurset tok alle avdelingsledere med seggodkjente turnuser og protokoller, og fikk lagt inn lokale tilpasninger i arbeidsplan i GAT.I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har mottatt samtlige turnuser for de personene som er omfattet av kontrollen og som gjelder periodenevalgt ut for kontroll. En gjennomgang av turnusene viser at enkelte personer ved en avdeling er planlagtgjennomgående med aftenvakt – hviledag – dagvakt. Dette er et brudd på bestemmelsen i aml 10-8 (2) omminimum sammenhengende hvile på 35 timer i løpet av en uke. Observasjonen er vist i tabellen nedenfor.Manglende planlagt ukentlig hviletidAnsatt navn Stilling KommentarAnsatt N Sykepleier 33,5 hvile/uke turnusuke 7Ansatt N Hjelpepleier 33,5 hvile/uke turnusuke 7Det ble identifisert en person, som var planlagt med søndagsarbeid to helger på rad.10.3.3 VurderingGjennomgangen viser at sykehjemmet i hovedsak planlegger arbeidstid i samsvar med regel- og avtaleverk,men at det er enkelte avvik, hovedsakelig knyttet til å sikre at ukentlig hviletid er i samsvar med regelverketfor samtlige ansatte.I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?I turnusprotokoll for Nordseterhjemmet er det avtalt at arbeidstiden, jf aml § 10-5 (2) ikke skal overstige 50timer i løpet av 7 dager (i noen enkelt uke). Ved revisjonen ble det ikke identifisert avvik i forhold til dennebestemmelsen.75

Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnI følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer. Personene listet oppunder har jobbet mer enn 13 timer i løpet av 24 timer i en eller flere av kontrollperiodene.Ansatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NSykepleiermar. 10,aug. 10 ogjan. 1117,5 timer/døgn 1. mars 201017,5 timer/døgn 5. august 201017,5 timer/døgn 1. januar 2011Ansatt N Assistent aug.10 14,5 timer/døgn 28. augustAnsatt NAssistentaug. 10 ogjan. 1116 timer/døgn 29. august 201016 timer/døgn 02. januar 201116 timer/døgn 23. januar 2011Ansatt N Sykepleier aug.10 16,5 timer/døgn 23-24. (dobbelvakt aften + natt)Årlig samlet arbeidstidDokument 25 slår fast at den ordinære gjennomsnittelige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5 timer.Ved innføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminneligarbeidstid per uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid(arbeid utover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er ikkeidentifisert avvik på bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året for noen av personene i utvalget.I turnusprotokoll for Nordseterhjemmet er det avtalt at hviletiden mellom vakter minst skal være 9 timer, jfaml § 10-8 (3). Nedenfor er det listet opp personer som har avvik i forhold til denne bestemmelsen.Manglende hviletid pr. døgnAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NSykepleiermar. 10,aug. 10 ogjan. 116,75 timer hvile/døgn 1. mars 2010Manglende kompenserende hvile 2. mars 20106,75 timer hvile/døgn 5. august 2010Kun 6,75 timer hvile/døgn 1. januar 2011Ansatt NAssistentaug. 10 ogjan. 117,25 timer hvile/døgn 29. august. 20107,25 timer hvile/døgn 2. og 23. januar 2011Ansatt N Sykepleier aug.10 7,25 timer/døgn 23-24.Av aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Det er ikke observert avvik fra denne bestemmelsen for noen av utvalgspersonene i deundersøkte kontrollperiodene.Av aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. Nedenfor er det listet opp utvalgspersoner hvordet er observert brudd på bestemmelsene om søn- og helgearbeid.76

Manglende søndagsfriAnsatt navn Stilling PeriodeAnsatt N Assistent aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar. 10 og jan. 11Ansatt N Sykepleier mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt N Hjelpepleier jan.11Ansatt N Hjelpepleier jan.11Ansatt N Assistent mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Assistent aug.10Ansatt N Sykepleier mar. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt N Assistent mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt N Sykepleier mar.10Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre og fire søndager på rad.10.3.4 VurderingKontrollen viser at Nordseterhjemmet gjennomgående overholder bestemmelsene knyttet til arbeidstidmaksimal arbeidstid pr. uke og minimum sammenhengende hvile pr. uke.Det er identifisert flere avvik i forhold til bestemmelsene om maksimal arbeidstid pr døgn, hviletid pr. døgn ogbestemmelser om søndagsfri. For over halvparten av personene i utvalget ble det registrert avvik i forhold tilbestemmelsene om søndagsfri.Avvikene på arbeidstidsbestemmelsene omfatter i hovedsak timelønnede med lav eller ingen faststillingsprosent, Men det ble også identifisert enkelte avvik på fastlønnede i full stilling.Sykehjemmet kommenterer i tilbakemeldingen på rapporten atavvikene knyttet til arbeidstid ikke er planlagte, og skyldes sykefravær innenfor korte frister.77

10.4 Lønnsforhold10.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn til at detblir betalt for riktig antall timer som er arbeidet inkludert eventuelle tillegg. For følgende personer er detregistrert at vakter som framkommer av vaktlister ikke er kommet med på timelister/lønnsubetaling, eller ikkeer blitt gjenstand for korrekt utbetaling:Manglende utbetaling av vakter i henhold til vaktlisterAnsatt navnAnsatt NStillingsprosentStilling Periode KommentarSykepleiermar. 10og jan.11Vakt 25. mars 2010 som framkommer av vaktlisteer ikke kommet med på timeliste/lønnsgrunnlag.Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Assistent jan.11Ansatt N Sykepleier aug.10Fra vaktbok framkommer dobbelvakt, dag + aften,28. mars. Aftenvakt er ikke kommet med itimegrunnlaget (ordinære timer) påtimelisten/lønnsgrunnlagVakt som framkommer av vaktbok, 25. er ikkekommet med på timeliste/lønnsgrunnlag.Forskjøvet vakt 24. (fra dag til natt) er lengre ennordinær vakt, uten at de ekstra timene er reflektertpå timelister/lønnsutbetaling. Kun fått tillegg forforskjøvet arbeidstid, ikke fått timelønn/overtid forlengre arbeidstid.I hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Nordseterhjemmet er omfattet av Dokument 25, kapittel 8-11, når det gjelderberegning og utbetaling av overtid og annet tillegg. (Hovedlinjene på dette området er nærmere beskrevet ikapittel 4.2.5.) Nedenfor er det listet opp identifiserte avvik knyttet til utbetaling av overtid eller andre tillegg.78

Manglende eller feil ved overtidsbetalingAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NSykepleiermar. 10 ogjan.11Jobbet natt + aften, totalt 17,5 t, 01. mars uten å få overtidsbetalt.Jobbet 17,5 (natt + aften) timer 01. jan. Basert på lønnsfil er detverken betalt ut overtid eller helligdagstillegg.Ansatt N Assistent jan.11Jobbet natt + aften 02. (total 16 t/døgn) uten å få betalt overtid.Jobbet natt + aften 23. (total 16 t/døgn) uten å få betalt overtid.Ansatt N Assistent jan.11Ansatt N Sykepleier 2010Framkommer ekstra aftenvakt 23. (overtidsberettiget) fra vaktbokog timeliste. Vedkommende har ikke fått betalt for vakten (verkenordinære timer eller overtid)Vedkommende har jobbet ulike stillingsbrøker gjennom 2010. I snitthar vedkommende jobbet ca. 93,5 % fast stilling i 2010, og kanjobbe 120 timer ekstra per år opp til full stilling før det påløperovertid. Vedkommende har jobbet ca. 270 timer utover singjennomsnittlige stillingsprosent (150 timer overtidsberettiget), menbare fått utbetalt overtid for 39 timer.10.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, overtidssatser og andre tillegg.Det har i kontrollperiodene forekommet noen avvik mellom vaktbok og timeliste som grunnlag for utbetalingav lønn. Videre er det identifisert flere avvik knyttet til manglende overtidskompensasjon for arbeid utoveralminnelig arbeidstid. Dette gjelder både manglende overtidsbetaling for arbeidstid pr. døgn, pr. uke og pr.år, samt ett tilfelle av manglende kompensasjon for forskjøvet arbeidstid. Nordseterhjemmet må i samarbeidmed UKE sørge for at det blir gjennomført kontroller som sikrer at ansatte i så stor grad som mulig får denlønn de har krav på. Det bør etableres kontroller for å fange opp situasjoner hvor ansatte overstigeralminnelig arbeidstid per døgn eller uke.10.5 Planlagt bemanningAnalysene omfatter Post 1 sør, Post 2 sør og Post 3 som har følgende plasser:Post 1: Somatisk avdeling med 16 plasserPost 2: Somatisk avdeling med 16 plasserPost 3: Skjermet avdeling med 28 plasserGenerelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.79

Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.10.5.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn på kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Gjennomgangen av bemanning for Nordseterhjemmet viser at postene jevnt over planlegger med ni til ellevepersoner på dagvakter, fire til seks på aftenvakter og en eller to på nattevakter alle ukedager. For helgeneplanlegger avdelingene med seks til åtte på dagvakter, mens antall på aftenvakter og nattevakter er detsamme som for ukedagene. Post 2 tok i bruk ny turnusplan med redusert bemanning i januar 2011, ogtallene for denne posten er i løpet av kontrollperiodene også påvirket av dette.Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Postene planlegger med tretil fem sykepleiere på dagvakt i ukedagene, og en eller to sykepleiere på aftenvakt og i helgene. Post 1planlegger i tillegg med en sykepleier på nattevakt, en av tre uker i kontrollperioden.Alle postene planlegger med en hovedvekt av hjelpepleiere på dagvakt, aftenvakt og nattevakt hele uken.Postene planlegger med fire til seks hjelpepleiere på dagvakt, to til fire på aftenvakt og som regel en eller topå aftenvakt. I tillegg supplerer postene ved behov med et mindre antall assistenter på ulike tidspunkter.Samlet sett planlegger Nordseterhjemmet med høyest bemanning på dagvakter i ukedagene. Planlagtbemanning er lavere på aftenvakt, nattevakt og i helgene. Planlagt kompetansenivå er noe høyere pådagvakt i ukedagene enn på aftenvakt og i helgene.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.Gjennomgangen av vakanser ved Nordseterhjemmet viser at alle de tre postene planlegger å dekke enkeltedagvakter, aftenvakter og nattevakter med vakanser.I den videre teksten blir gjennomsnittstall anvendt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter vedsykehjemmet over de tre kontrollperiodene.På Post 1 er det planlagt med vakanser for 0,33 personer på flere dag- aften- eller nattevakter i ukedagene(for eksempel en vakant hjelpepleier en av tre mandager på dagvakt). I tillegg planlegger Post 1 i sum medvakanser på mellom 1,33 og 4,00 personer på dag- og aftenvakt i helgene. Det største antallet vakanser forPost 1 er funnet for dagvakter på søndager, og utgjør i snitt 4,00 av 7,33 planlagte vakter.På Post 2 er det planlagt med vakanser på mellom 0,33 og 1,00 personer på flere dagvakter, to aftenvakterog en nattevakt i ukedagene. Videre planlegger Post 2 med mellom 0,67 og 4,00 vakanser for alle vakttyper ihelgene. Det største antallet vakanser er funnet for dagvakter på søndager, og utgjør i snitt 4,00 av 6,67planlagte vakter.80

På Post 3 er det ikke planlagt vakanser på dag- eller aftenvakt i ukedagene. På nattevakter er det planlagtmed en vakant vakt en av tre mandager, torsdager og fredager i kontrollperioden (0,33). På dag- ogaftenvakt i helgene planlegger Post 3 med vakanser på mellom 1,33 og 5,00 personer. Det er planlagt medflest vakanser på dagvakt lørdager, og vakansene utgjør 5,00 av 8,00 planlagte vakter.Felles for de tre avdelingene er at vakante vakter gjelder både sykepleiere og hjelpepleiere, men ikkeassistenter. Omfanget av planlagte vakante vakter er størst på dagvakt i helgene på alle tre avdelingene.10.5.2 VurderingUndersøkelsen viser at det planlegges med ulikt omfang av bemanning på forskjellige tidspunkt gjennomuken. Det er i noen grad også forskjeller i planlagt omfang av faglært personell på henholdsvis ukedager oghelger, og på dagvakt, aftenvakt og nattevakt. Det planlegges med mindre faglært personell på lørdager ogsøndager.Gjennomgangen viser at det planlegges med noen vakante vakter i ukedagene, og med stor grad avvakante vakter i helgene. Det største omfanget av planlagte vakanser som ble registrert utgjorde 5,00 av8,00 dagvakter.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten blant annet følgende knyttet tilbemanning/kompetanse:Under punktet: ”I hvilken grad planlegges det med vakanser”, ønsker Nordseterhjemmet å tillegge atfunnene fremkommet her, er en av hovedgrunnene til at turnusene ved hele sykehjemmet ble endretimplementert i januar 2011.10.6 Faktisk bemanning10.6.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?Oversikten over avvik mellom planlagt og faktisk bemanning for de tre avdelingene (tabell 1.1., 1.2. og 1.3.)viser at postene ved Nordseterhjemmet i ulik grad fyller vaktene med like høy bemanning som planlagt.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved Post 1 er det totalt sett færre ansatte på dagvakt mandag til lørdag enn det som er planlagt. Posten har isum mellom 0,33 og 1,33 ansatte færre enn planlagt på vakt disse dagene. Avvikene fra planlagt bemanningskyldes at det er for få sykepleiere og hjelpepleiere på dagvakt. Posten mangler i snitt mellom 1,00 og 2,00sykepleiere og 1,33 til 5,00 hjelpepleiere alle ukedager. Vaktene dekkes delvis inn ved bruk av ekstraassistenter. På aftenvakter mangler posten sykepleier en av tre onsdager (0,33), og 0,67 til 3,33hjelpepleiere gjennom hele uken. På disse vaktene er det satt inn ekstra assistenter slik at posten i sum harflere ansatte på arbeid, men med lavere kompetansenivå enn planlagt.81

Tabell 1.1. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 1Post 1VaktM T O T F L SDag Sykepleier -1,67 -2,00 -1,00 -2,00 -1,33 - 0,33Hjelpepleier -1,33 -2,67 -2,00 -1,33 -2,33 -3,33 -5,00Pleieassistent 2,67 4,00 1,67 2,67 3,33 3,00 4,67Aften Sykepleier 0,67 - -0,33 0,33 0,33 0,33 -Hjelpepleier -0,67 -1,00 -1,00 -1,67 -0,67 -3,33 -1,00Pleieassistent 0,67 1,33 2,33 1,67 0,67 3,00 1,33Natt Sykepleier 0,67 0,67 0,67 0,67 0,67 0,67 0,67Hjelpepleier - - - - - - -Pleieassistent - - - - - - -Sum dag -0,33 -0,67 -1,33 -0,67 -0,33 -0,33 -Sum aften 0,67 0,33 1,00 0,33 0,33 - 0,33Sum natt 0,67 0,67 0,67 0,67 0,67 0,67 0,67Ved Post 2 er det i sum 0,33 ansatte for lite på dagvakt mandager i forhold til det som er planlagt (mangleransatte en av tre mandager). Øvrige dager i uken er Posten bemannet med flere ansatte enn planlagt. Post2 er bemannet med lavere kompetanse enn planlagt alle dager i uken for dag- aften- og nattevakter, unntattaftenvakt fredag og nattevakt lørdag. Avvik fra planlagt kompetansenivå skyldes at posten har mellom 0,33og 0,67 sykepleiere for lite og mellom 0,33 og 3,67 hjelpepleiere for lite på vakt et flertall av dagene. Vakteneblir tildelt ekstra assistenter, noe som gir flere ansatte på arbeid, men med lavere kompetansenivå ennplanlagt.Tabell 1.2. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 2Post 2VaktPersonellgruppePersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier - - - - -0,67 0,67 0,33Hjelpepleier -0,67 -0,67 -1,00 -1,33 -1,67 -3,33 -3,67Pleieassistent 0,33 1,67 2,00 2,33 2,33 4,33 4,67Aften Sykepleier -1,00 -0,33 -0,33 - - - -0,33Hjelpepleier - 0,33 - -0,33 0,33 -2,00 -1,00Pleieassistent 1,67 0,67 1,00 1,00 0,67 2,67 2,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -1,00 -0,33 -0,33 -0,33 -0,33 - -0,67Pleieassistent 1,33 0,67 0,67 0,67 0,33 0,33 1,00Sum dag -0,33 1,00 1,00 1,00 - 1,67 1,33Sum aften 0,67 0,67 0,67 0,67 1,00 0,67 1,00Sum natt 0,33 0,33 0,33 0,33 - 0,33 0,33Ved Post 3 er det i sum færre ansatte på dagvakt alle dager i uken enn det som er planlagt. I tillegg er det forfå ansatte på aftenvakt tirsdag til lørdag og på nattevakt søndag. Posten har mellom 0,33 og 1,00sykepleiere for lite på dagvakt alle dager i uken fra mandag til søndag. Videre har posten mellom 2,33 og5,57 hjelpepleiere for lite på dagvakt mandag til søndag. Størst avvik er registrert på hjelpepleiere lørdagerhvor det mangler ansatte på 5,67 av totalt 6 planlagte vakter. Avvikene blir delvis dekket ved bruk av ekstraassistenter, men gir likevel et negativt avvik på i sum 0,33 til 2,00 ansatte på dagvakt hele uken. Når detgjelder aftenvakter mangler posten 0,33 sykepleiere tirsdag, fredag og søndag (en av tre ganger de gittedagene), samt 1,00 sykepleiere på lørdager. På nattevakter har posten lavere kompetansenivå enn planlagtalle dager i uken.82

Tabell 1.3. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Post 3Post 3VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -0,67 -1,00 -0,67 -0,33 -0,67 -0,67 -1,00Hjelpepleier -3,00 -2,33 -3,00 -2,67 -3,00 -5,67 -4,00Pleieassistent 2,00 1,67 1,67 1,00 2,67 5,67 4,67Aften Sykepleier - -0,33 - - -0,33 -1,00 -0,33Hjelpepleier -2,67 -1,67 -2,33 -2,33 -2,00 -1,67 -3,00Pleieassistent 2,67 1,67 1,67 2,00 2,00 2,33 3,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -0,33 -0,33 -0,67 -1,00 -0,67 -0,67 -1,00Pleieassistent 0,33 0,33 0,67 1,00 0,67 0,67 0,67Sum dag -1,67 -1,67 -2,00 -2,00 -1,00 -0,67 -0,33Sum aften - -0,33 -0,67 -0,33 -0,33 -0,33 -Sum natt - - - - - - -0,33Samlet viser analysen av bemanning ved Nordseterhjemmet at avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ihovedsak gjelder på dagvakter, og at sykehjemmet i sum har for få sykepleiere og hjelpepleiere i forhold tildet som er planlagt.10.6.2 VurderingAnalysen viser at sykehjemmet i kontrollperiodene samlet sett har hatt en faktisk bemanning som har værtlavere enn det som var planlagt. Det største avviket for sykepleiere er 2,00 av 4,67 planlagte vakter. Postenehar i stor grad avvik mellom faktisk og planlagt bemanning for hjelpepleiere på dagvakt i helgene. De størsteavvikene for hjelpepleiere er 3,67 for lite av 5,67 på søndager, og 5,57 for lite av 6,00 på lørdager. Det synessom at sykehjemmet ikke klarer å fylle de planlagte vakante vaktene.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten blant annet følgende knyttet tilbemanning/kompetanse:Vi vil presisere at det alltid er nok pleiere på jobb opp mot turnus, selv om de som er på jobb ikke harden kompetansen som er beskrevet i bemanningsplanen.83

11. SagenehjemmetSagenehjemmet drives av en privat stiftelse.11.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• Avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgradSagenehjemmetArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 9,67 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 48 timer i uka (lokal avtale) •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggPensjonsinnmeldingVurdering••••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.84

11.2 Arbeidsavtaler11.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har mottatt signerte arbeidsavtaler for samtlige av de ansatte i utvalget. For en av de ansatte iutvalget, mangler arbeidsavtale som har vært gjeldende i kontrollperiode januar 2011.11.2.2 VurderingUndersøkelsen viser at sykehjemmet i all hovedsak benytter arbeidsavtaler som forutsatt.11.3 Arbeidstidsordninger11.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med LHS er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5 timer forturnusarbeidende. Av turnus godkjent av tillitsvalgte framkommer det videre at sykehjemmet legger til grunngjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kan arbeidsgiver ogarbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at den alminneligearbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger ennforeskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48timer i løpet av sju dager.Av turnusprotokoll går det videre frem at sykehjemmet og tillitsvalgte har avtalt følgende presisering avlovverket: Døgnskillet settes fra kl 00:00 – til kl. 24.00. Ukeskillet settes fra mandag kl. 00.00 – til søndag kl. 24 Hviletidsbestemmelsene i aml fravikes slik at daglig arbeidsfri settes til 9 timer og 40 minutter11.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeiding av turnus ved sykehjemmetUtarbeidelse av nye turnuser ved Sagenehjemmet gjøres i et samarbeid mellom ledere ved sykehjemmet ogtillitsvalgte. Leder og tillitsvalgte utarbeider i forkant av prosessen kriterier for de nye turnusene.Seksjonsleder for drift og service utarbeider forslag til nye turnuser i samarbeid med øvrige ledere ogtillitsvalgte. Turnusene blir lagt ut på høring blant alle ansatte senest en måned før oppstart avprøveperioden for ny turnus. Den nye turnusen evalueres senest etter 12 uker.Sykehjemmet viser til at de har etablert flere kontrollmekanismer for å sikre at turnus blir utarbeidet i samsvarmed bestemmelser i regel- og avtaleverk. Blant annet har det vært kontinuitet når det gjelder personer somer involvert i å sette opp turnusene. For å sikre kompetanse om gjeldende regelverk blir det gjennomført kursog andre opplæringsaktiviteter, både for å vedlikeholde eksisterende kompetanse og for å fange oppendringer i regelverket. Videre foreligger det en fast mal som alltid benyttes når det utarbeides ny turnus.Ved eventuelle regelendringer, blir malen oppdatert i henhold til gjeldende regelverk. I tillegg blir det vist til atsamarbeidsmøtene med tillitsvalgte representerer en viktig kontrollfunksjon for å sikre overholdelse avarbeidstidsbestemmelsene i aml og tariffavtaler, inkludert de lokale bestemmelsene som er inngått mellomsykehjem og tillitsvalgte.Arbeidsplanleggingsverktøyet Notus benyttes for å støtte opp under turnusplanleggingen, men systemetbenyttes ikke som et arbeidsverktøy i pleieavdelingene. Avdelingene opererer derfor med manuelle turnuser.Sagenehjemmet er i en prosess med å anskaffe nytt elektronisk arbeidsplanleggingssystem (m. m).85

I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har mottatt samtlige turnuser for de personene som er omfattet av kontrollen og som gjelder periodenevalgt ut for kontroll. En gjennomgang av turnusene viser at det i all hovedsak ikke er avvik i forhold til lov ogavtaleverk når det gjelder planlagt turnus. Det ble observert at en ansatt i utvalget, i turnusuke 5, er planlagtmed en sammenhengende hviletid som er mindre enn kravet (35 timer) i aml.11.3.3 VurderingSykehjemmet synes i hovedsak å ha system og rutiner som sikrer at utarbeidede turnuser tilfredsstillerbestemmelsene i regel – og avtaleverk knyttet til planlagt arbeidstid.I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?Aml § 10-5 (2) definerer maksimum arbeidstid per uke ved gjennomsnittsberegning til 48 timer.Nedenfor er det listet opp personer i utvalget som har jobbet mer enn 48 timer i løpet av en uke.Arbeidsuke mer enn 48 timerAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier aug.10 49 timer i uken 16.-22.Ansatt NHjelpepleiermar. 10 ogjan. 1162 timer i uken 01.-07.53 timer i uken 03.-09.I følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer. Nedenfor er det listetopp personer i utvalget som har jobbet mer enn 13 timer i løpet av 24 timer i en eller flere avkontrollperiodene.Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier mar.10 17 t/døgn 02. Natt + ekstravakt aften internt bytteAnsatt N Hjelpepleier mar.10 14 t/døgn 26.Årlig samlet arbeidstidLHS slår fast at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5 timer. Vedinnføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminnelig arbeidstidper uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid (arbeidutover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er ikke identifisert avvikpå bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året på noen av personene i utvalget.Det er i protokoll avtalt at hviletid mellom de ulike vaktene minst skal være 9 timer og 40 minutter. I tabellennedenfor fremgår medarbeidere hvor krav til minimum hvile mellom vakter ikke er oppfylt.86

Manglende hviletid per døgnAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier mar.10 7,16 timer hvile/døgn 02.Ansatt N Hjelpepleier jan.11 8 timer hvile/døgn 03.Av aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Nedenfor er det listet opp utvalgspersoner som har hatt mindre enn 35 timersammenhengende fri i løpet av en uke.Ukentlig hviletid under 35 timer sammenhengendeAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Sykepleier jan. 1131,83 timer sammenhengende hviletid i uken17.-23.Ansatt NSykepleier26 timer sammenhengende hviletid i ukenmar.10 og15.-21. marsaug. 1033 timer i uken 9.-15. aug.33 timer sammenhengende hviletid i ukenAnsatt N Hjelpepleier aug.10 02.-08.Mindre enn 24 timer i uken 16.-22.Ansatt NHjelpepleier7 nattevakter på rad i perioden 02.-08. marsmar.10 og2010jan. 1115 vakter på rad 1.-15.jan 2011Ansatt N Assistent mar.10 Vakter 10 dager på rad i perioden 21.-30.Av aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. Nedenfor er det listet opp utvalgspersoner hvordet er observert brudd på bestemmelsene om søn- og helgearbeid.Manglende søndagsfriAnsatt navn Stilling PeriodeAnsatt N Hjelpepleier aug.10Ansatt N Hjelpepleier jan.11Ansatt N Hjelpepleier jan.11Ansatt N Hjelpepleier aug. 10, mar. 10 og jan 11Ansatt N Assistent aug. 10 og jan 11.Ansatt N Assistent mar.10Ansatt N Assistent mar. 10. og jan. 11Ansatt N Assistent jan.11Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre og fire søndager på rad.87

11.3.4 VurderingVed kontrollen ble det avdekket noen avvik fra arbeidsmiljøloven når det gjelder faktisk arbeidstid. Dettegjelder både avvik fra bestemmelsene om maksimal arbeidstid pr dag/uke, hviletidsbestemmelsene og kravtil søndagsfri. Sykehjemmet har et forbedringspotensial når det gjelder å få på plass rutiner for å sikreoverholdelse av arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid, herunder bestemmelsene omsammenhengende hvile pr. uke.Sykehjemmet opplyser i tilbakemelding på rapporten at flere av avvikene er knyttet til sykefravær på kortvarsel, der hensynet til faglig forsvarlighet har resultert i avvik på arbeidstidsbestemmelsene på enkelteansatte. Videre skriver sykehjemmet om ansatt som har jobbet 15 vakter på rad:Jobbet på to avdelinger uten at vi ble oppmerksom på dette. Vi har utarbeidet rutiner for dettegjennom bl.a. informasjon til alle ansatte i introduksjonsprogram og eget skriv, men det er tydeligvisikke nok. Vi skal se nærmere på dette.11.4 Lønnsforhold11.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn på atdet blir betalt for riktig antall timer som er arbeidet inkludert eventuelle tillegg. For følgende person er detregistrert at vakt som framkommer av vaktliste ikke er kommet med på timelister/lønnsubetaling, eller ikke erblitt gjenstand for korrekt utbetaling:Manglende utbetaling av vakter i henhold til vaktlisterAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier mar.10Vakt 15/3 som framkommer vaktbok har ikke kommet medpå timeliste/lønnI hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Sagenehjemmet LHS (se revisjonskriterier, kapittel 4.2.5) når det gjelder beregningog utbetaling av overtid og annet tillegg. Videre er det presisert følgende om praksis for beregning av nårkrav til overtidsbetaling inntreffer ved sykehjemmet:88

Fast ansatte i 100 % stilling og fast ansatte deltid:Ved mer enn 7,5 t/dagVed mer enn 35,5 t/uke gjennomsnitt pr. 6 ukers turnusNattevakter, 49,3 % stilling:Ved mer enn 10 t/vakt eller over 100 % stilling i løpet av 4 ukers turnus – 153,83 t/mnd.TimebetalteVed mer enn 7,5 t/dagVed mer enn 153,83 t/mndRevisjonen legger videre til grunn at den alminnelige arbeidstid ved gjennomsnittsberegning er maksimalt 48timer/uke, og at arbeid utover dette skal kompenseres med overtidsgodtgjørelse. Det er observert ett tilfelleav manglende overtidskompensasjon.Manglende eller feil overtidsbetalingAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NHjelpepleiermar. 10 ogaug. 10Jobbet 62 timer i uken 01.-07. mars uten overtidsbetaling.Jobbet dobbeltvakt 07.-08. august uten overtidsbetaling.11.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, overtidssatser og andre tillegg.Det er identifisert enkelte avvik mellom vaktbok og timeliste/lønnsutbetaling, der ansatte ikke har fåtttilstrekkelig kompensasjon for gjennomførte vakter i henhold til vaktbok. Videre er det registrert to tilfeller avat ansatte har jobbet utover alminnelig arbeidstid per døgn eller uke, uten å få tilstrekkeligovertidskompensasjon. Sagenehjemmet må sørge for at det blir gjennomført kontroller som sikrer at ansatte iså stor grad som mulig får den lønn de har krav på. Det bør etableres kontroller for å fange opp situasjonerhvor ansatte overstiger alminnelig arbeidstid per døgn eller uke.11.5 Pensjon11.5.1 ObservasjonerI hvilken grad er de ansatte omfattet av pensjonsordninger, som følger av regelverk?Leverandøren har inngått avtaler om pensjonsordninger som omfatter de ansatte.Revisjonen har mottatt dokumentasjon som viser at de ansatte ved Sagenehjemmet er innmeldt ipensjonsordning.89

11.5.2 VurderingKontrollen viser at Sagenehjemmet følger gjeldende regelverk vedrørende pensjonsordning for ansatte.11.6 Planlagt bemanningAnalysene omfatter Avdeling 210, 230 og 240 som har følgende plasser:Avdeling 210: Skjermet avdeling - 13 beboereAvdeling 230: Somatisk avdeling med 21 plasserAvdeling 240: Somatisk avdeling med 15 plasserGenerelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.11.6.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn på kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Kartleggingen av bemanning ved Sagenehjemmet viser at de aktuelle avdelingene har lik bemanning påukedager og helg, med unntak av avdelingsleder som ikke jobber helg:210 har 5-3-1 (4-3-1)230 har 7-3-1-(6-3-1)240 har 5-2-1 (4-2-1)Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Avdelingene planleggermed mellom 1,33 og 3 sykepleiere på dagvakt i ukedagene, mens det på de andre tidspunktene varierermellom ingen eller én planlagt sykepleier. I tilbakemelding på rapport opplyser sykehjemmet atsykepleierbemanningen på kveld, natt og i helg planlegges slik at flere av sykepleierne har ansvarsvakt hvorde er tilgjengelig for hele huset, og ikke fremkommer på vaktliste for en konkret avdeling.Alle avdelingene planlegger med en hovedvekt av hjelpepleiere på dagvakt, som regel tre eller flere peravdeling hele uken. For aftenvakter i ukedagene planlegger avdelingene også med en hovedvekt av90

hjelpepleiere. Fra grunnturnus fremgår at den ene, faste nattevakten per avdeling er planlagt med bruk avhjelpepleiere. Avdeling 210 og 240 planlegger ikke med assistenter i ukedagene, unntatt enkelte fredager.Avdeling 230 planlegger med en assistent på dag- eller aftenvakt enkelte dager i uken.For helgene planlegger avdelingene med sykepleier på dag- eller aftenvakt enkelte lørdager eller søndager ikontrollperiodene. Hovedvekten av planlagt bemanning i helgene er hjelpepleiere, i tillegg til et større antallassistenter.Sykehjemmet opplyser til revisjonen at det benyttes en separat bemanningsplan for sykepleiere på aftenvaktog nattevakt, i tillegg til de avdelingsvise grunnturnusene. Sykepleierne på aften- og nattevakt betjener helesykehjemmet på de gitte tidspunktene, og er holdt utenfor analysen av bemanning på de enkelteavdelingene.Samlet sett viser oversikten at Sagenehjemmet planlegger med flest ansatte på dagvakt i ukedagene, og atplanlagt bemanning er lavere for aftenvakter og nattevakter. Antall planlagte vakter og kompetansenivå påvaktene er lavere i helgene enn på ukedagene.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.Fra turnus ved Sagenehjemmet fremgår det at det for alle de tre avdelingene er planlagt med et visst omfangav vakante stillinger. Vakter som tilhører disse stillingene omfatter både dagvakter og aftenvakter. Foravdeling 240 omfatter vaktene i tillegg noen nattevakter. Sagenehjemmet forklarer i sin tilbakemelding pårapporten:Sagenehjemmet planlegger ikke å dekke enkeltvakter med vakante stillinger, men det er til enhvertid noen ubesatte stillinger i påvente av nyansettelse.I den videre teksten blir gjennomsnittstall anvendt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter vedsykehjemmet over de tre kontrollperiodene.På Avdeling 210 utgjør vakanser 0,33 personer på enkelte dagvakter og et flertall av aftenvaktene iukedagene (avdelingen planlegger med en vakant vakt en av tre uker på de gitte dagene). Avdeling 210planlegger med vakanser på mellom 0,33 og 1,00 person på dag- og aftenvakt i helgene.På Avdeling 230 utgjør vakanser mellom 0,33 og 1,33 personer i ukedagene, for et flertall av dag- ogaftenvaktene. Det største omfanget av vakanser er planlagt på dagvakt på lørdag, og utgjør 2,00 vakter.Videre er det i snitt 1,67 planlagte vakanser på aftenvakt på søndager.På Avdeling 240 utgjør vakanser i snitt mellom 0,33 og 0,67 personer på de fleste vaktene hele uken.11.6.2 VurderingUndersøkelsen viser at det planlegges med ulikt omfang av bemanning for forskjellige tidspunkt gjennomuken. Det er også forskjeller i planlagt omfang av faglært personell på henholdsvis ukedager og helger, ogpå dagvakt, aftenvakt og nattevakt.91

Undersøkelsen viser at det i liten grad opereres med vakante vakter i sykehjemmets bemanningsplaner, menat alle avdelingene planlegger turnuser med vakanser. Gjennomgangen viser at omfanget av planlagtevakanser er noe større for Avdeling 230 enn for de andre avdelingene.11.7 Faktisk bemanning11.7.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?Oversikten over avvik mellom planlagt og faktisk bemanning for de tre avdelingene (tabell 1.1., 1.2. og 1.3.)viser at det ved Sagenehjemmet forekommer enkelte tilfeller hvor avdelingene ikke fyller vaktperiodene medlike høy bemanning som planlagt.Videre er det i enkelte tilfeller i sum flere på arbeid enn planlagt. I tilbakemelding på rapport presiserersykehjemmet følgende:Avdelingen har ikke flere ansatte på arbeid enn planlagt. I mars 10 er NN på praksisplass fra NAV. Iaug. er NN på praksisplass, her er også spl NN på opplæringsvakter. I jan.11 er NN og NNspl.studenter, NN på praksisplass fra NAV, men det er en ekstra på kortvakt om kvelden grunnet enurolig beboer.Dette innebærer ifølge sykehjemmet at faktisk pleiebemanning ikke er høyere enn planlagt. De ekstrapersonene på arbeid frigjør ikke ressurser til pleie, men krever opplæring og annen oppfølging som kreverdeler av kapasiteten til de ansatte.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved Avdeling 210 er det i snitt noe flere ansatte på jobb enn planlagt. Det er 0,33 sykepleiere færre ennplanlagt på dagvakt tirsdag til torsdag, pluss søndag. Videre mangler avdelingen mellom 0,33 og 1,67hjelpepleiere på dagvakt hele uken, unntatt søndager, i forhold til det som er planlagt. Avdelingen harmellom 0,33 og 2 hjelpepleiere for lite på aftenvakt hele uken, unntatt lørdager. På nattevakt mangleravdelingen en hjelpepleier på tirsdag en av tre uker i kontrollperioden (0,33). I ukedagene kompensereravdelingen for manglende faglært personell ved å sette inn ekstra assistenter og dette resulterer i at detbenyttes lavere kompetanse enn planlagt.Tabell 1.1. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Avdeling 210Avdeling 210VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier - -0,33 -0,33 -0,33 - - 0,33Hjelpepleier -1,67 -0,33 -0,67 -1,00 -1,33 -1,00 -Pleieassistent 1,67 1,33 2,00 1,67 2,00 1,00 -Aften Sykepleier 0,33 - 0,33 -0,33 - 0,67 -Hjelpepleier -0,67 -0,67 -2,00 -1,33 -0,67 - -0,33Pleieassistent 1,00 1,00 2,00 2,00 0,67 -0,33 0,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - -0,33 - - - - -Pleieassistent - 0,33 - - - - -Sum dag - 0,67 1,00 0,33 0,67 - 0,33Sum aften 0,67 0,33 0,33 0,33 - 0,33 -Sum natt - - - - - - -92

Ved avdeling 230 er det færre sykepleiere og hjelpepleiere enn planlagt på dag- og aftenvakt hele uken(mellom 0,33 og 1,67 for lite av hver personellgruppe i forhold til bemanningsplanen). Vaktene blir erstattetav assistenter både for dag- og aftenvakter, og den faktiske bemanningen har derfor i sum laverekompetansenivå enn det som er planlagt. På nattevakt mangler avdelingen 0,33 hjelpepleiere på fredager(ubesatt vakt en av tre fredager). Samlet viser analysen at avdelingen har vært bemannet med laverekompetansenivå enn planlagt.Tabell 1.2. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Avdeling 230Avdeling 230VaktM T O T F L SDag Sykepleier -1,67 -0,33 -0,67 -0,67 -1,33 -0,33 -Hjelpepleier -0,33 -0,67 -1,67 -0,67 -1,00 -0,33 0,67Pleieassistent 2,33 1,00 2,67 1,00 2,33 0,67 -0,33Aften Sykepleier - -0,33 -0,33 -0,67 -0,33 - -0,33Hjelpepleier -0,67 - -0,67 -0,33 - - -0,33Pleieassistent 0,67 0,33 1,00 1,00 0,33 - 0,67Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier 0,33 - - - -0,33 - -Pleieassistent - - - - 0,33 - -Sum dag 0,33 - 0,33 -0,33 - - 0,33Sum aften - - - - - - -Sum natt 0,33 - - - - - -Ved avdeling 240 er det til tider noe færre sykepleiere og hjelpepleiere enn planlagt på jobb. Avdelingen har isum lavere kompetansenivå enn det som er planlagt. Av tabellen går det fram at det er høyere antallufaglærte på jobb enn planlagt. Sykehjemmet presiserer i tilbakemelding på rapport at dette ikke er reelt, dade ”overtallige” er personer som f.eks. er utplassert på tiltak fra NAV.Tabell 1.3. Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning Avdeling 240Avdeling 240VaktPersonellgruppePersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier - -0,33 -0,33 -0,67 - - -0,33Hjelpepleier -0,67 0,33 - -0,67 -0,67 0,33 -Pleieassistent 1,67 1,00 1,67 1,67 1,67 -0,33 0,33Aften Sykepleier - 0,33 0,33 0,33 - -0,33 -Hjelpepleier -0,67 -0,33 -1,00 -0,33 -0,67 -0,33 -Pleieassistent 1,33 0,67 1,33 0,67 1,00 1,00 0,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - - - - - - -Pleieassistent - - - - - - -Sum dag 1,00 1,00 1,33 0,33 1,00 - -Sum aften 0,67 0,67 0,67 0,67 0,33 0,33 0,33Sum natt - - - - - - -11.7.2 VurderingUndersøkelsen viser at sykehjemmet har vært bemannet med noe mindre faglært personell enn det som erplanlagt.93

12. Ammerudhjemmet bo – ogkultursenterAmmerudhjemmet bo- og kultursenter blir drevet av den ideelle organisasjonen Stiftelsen Kirkens Bymisjon.12.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgrad.Ammerudhjemmet bo - og kultursenterArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 8 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 54 timer i uka (lokal avtale) •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggPensjonsinnmeldingVurdering••••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.94

12.2 Arbeidsavtaler12.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har etterspurt signerte arbeidsavtaler for personene i utvalget og som har vært gjeldende i allekontrollperioder. Vi har mottatt arbeidsavtaler for samtlige personer. For to av personene i utvalget, som erangitt i tabellen nedenfor, mangler det signatur på arbeidskontrakt som har vært gjeldende i en eller flerekontrollperioder.Ansatt navn Stilling Signert? KommentarAnsatt NHjelpepleier Nei Kontrakt 8/11-10 er ikke signert av arbeidstakerAnsatt NAssistentNeiKontrakter gjeldene for 2010 og 2011 er ikke signert avarbeidstaker12.2.2 VurderingSykehjemmet benytter arbeidsavtaler i hovedsak som forutsatt, men må sørge for at alle arbeidsavtalersigneres både av arbeidsgiver og arbeidstaker.12.3 Arbeidstidsordninger12.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med LHS er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5 timer forturnusarbeidende. Av turnusprotokoll framkommer det at sykehjemmet legger til grunngjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kan arbeidsgiver ogarbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at den alminneligearbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger ennforeskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48timer i løpet av sju dager. Videre fremkommer det av turnusprotokollen at sykehjemmet legger til grunnunntaksbestemmelsen i § 10-5 (2) andre ledd, om snittberegning av grensen på 48 timer over en periode pååtte uker, slik at grensen for alminnelige arbeidstid ved sykehjemmet er 54 timer i en enkelt uke.Av turnusprotokoll går det videre frem at sykehjemmet og tillitsvalgte har avtalt følgende presisering avlovverket: Døgnskillet settes fra kl 00:00 – til kl. 24.00. Ukeskillet settes fra mandag kl. 00.00 – til søndag kl. 24 Hviletidsbestemmelsene i aml fravikes slik at daglig arbeidsfri settes til 8 timer, jf. Aml § 10-8 (3) Turnusen innbefatter arbeid hver 3. helg12.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeiding av turnus ved sykehjemmetSykehjemmet benytter arbeidsplanleggingsverktøyet Notus ved utarbeidelse av turnus, og alle turnuser erregistrert i systemet. Notus skal gi varsel dersom det planlegges med en arbeidstid som avviker fraregelverket. Fra sykehjemmet blir det opplyst at systemet har vist seg å inneholde feil, og at en derfor erbevisst på å gjøres tilleggskontroller for å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene.Det er avdelingsleder som setter opp turnus i samarbeid med en personalkonsulent. Personalkonsulenten ersuperbruker i Notussystemet. Personer som er involvert i oppsett av turnus har gått på kurs i95

turnusplanlegging og bruk av Notus. Turnusplanleggingskurset omfatter blant annet gjennomgang avarbeidsmiljøloven og gjeldende tariffavtale. Daglig leder ved sykehjemmet har en kontrollfunksjon i forhold tilå kvalitetssikre oppsatte turnuser, herunder at turnusen er i samsvar med lov- og avtaleverk.Turnusprotokoll, mellom sykehjemmet og fagforbundet v/tillitsvalgt, setter premisser for oppsettet av turnus.Det blir opplyst at tillitsvalgte er medvirker i utarbeidelse av turnus, blant annet for å sikre at turnusen settesopp i samsvar med turnusprotokoll/lokale avtaler.I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har mottatt samtlige turnuser for de personene som er omfattet av kontrollen og som gjelder periodenevalgt ut for kontroll. En gjennomgang av turnusene viser at det i hovedsak ikke er avvik i forhold til lov ogavtaleverk når det gjelder planlagt turnus, men at det for seks av de ansatte i utvalget, er planlagt medarbeid annenhver søndag selv om turnusprotokoll slår fast at det bare skal arbeides hver tredje søndag.Tabellen nedenfor viser de som har turnus med planlagt arbeid annenhver søndag.Planlagt søndagsarbeid oftere enn hver tredje ukeAnsatt navn Stilling KommentarAnsatt NAssistentPlanlagt en turnus med arbeid annenhver søndag.Ansatt NAssistentPlanlagt en turnus med arbeid annenhver søndag.Ansatt NAssistentTurnus av 07/04/10 har planlagt arbeid 6 søndager i en12 ukers turnusAnsatt NHjelpepleierPlanlagt en turnus med arbeid annenhver søndag.Ansatt NAssistentPlanlagt en turnus med arbeid annenhver søndag.Ansatt N Assistent Planlagt en turnus med arbeid annenhver søndag.Revisjonen har ikke mottatt lokale avtaler som tilsier at det kan benyttes snittberegning av arbeidstiden forde som er planlagt med søndagsarbeid oftere enn hver 3. helg.12.3.3 VurderingSykehjemmet synes i hovedsak å utarbeide turnuser i henhold til bestemmelsene i regel – og avtaleverkknyttet til arbeidstid, men har planlagt søndagsarbeid for enkelte ansatte som avviker frahovedbestemmelsen i arbeidsmiljøloven. Etter revisjonens mening kan sykehjemmet vurdere å inngå avtalermed de ansatte når det gjelder snittberegning av søndagsarbeid, slik det åpnes for i regelverket.Sykehjemmet opplyser i sin til tilbakemelding på rapporten at de vil endre praksis eller forandreturnusprotokollen og/eller gjøre nye avtaler med tillitsvalgte.96

I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?I gjeldende protokoll for Ammerudhjemmet bo- og kultursenter er det presisert at arbeidstiden, jf § 10-5 (2)ikke skal overstige 54 timer i løpet av 7 dager (i noen enkelt uke). Nedenfor er det listet opp personer iutvalget som har jobbet mer enn 54 timer i løpet av en uke med angivelse av tidsrom for observasjonen.Arbeidsuke mer enn 54 timerAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAnsatt NAssistent aug.10 60 timers arbeidsuke 9.-15.Assistent aug.10 60 timers arbeidsuke 2.-8.I følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer. Det er i utvalgetobservert en person som har et avvik i forhold til denne bestemmelsen. Observasjonen framkommer itabellen nedenfor.Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent aug.10 15,5 timer/døgn 28.Årlig samlet arbeidstidLHS slår fast at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5 timer. Vedinnføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminnelig arbeidstidper uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid (arbeidutover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er ikke identifisert avvikpå bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året for noen av personene i utvalget.Det er i protokoll avtalt at hviletid mellom de ulike vaktene minst skal være 8 timer. Ved kontrollen ble detikke identifisert avvik fra denne bestemmelsen.Av aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Nedenfor er det listet opp utvalgspersoner som har hatt mindre enn 35 timersammenhengende fri i løpet av en uke.97

Ukentlig hviletid under 35 timer sammenhengendeAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NHjelpepleier aug.10 34,5 timer sammenhengende hvile uken 16.-22.Ansatt NAssistentaug.10og jan.1134,5 timer sammenhengende hvile uken 16.-22. augustVakt hver dag uken 3.-9. januarAnsatt NHjelpepleiermar. 10,aug. 10og jan.11Flere brudd på 35 timers hviletid i perioden 01.-21. marsFlere brudd på 35 timers hviletid i perioden 01.-31. august.Vakt hver dag uken 03.-09. januarAnsatt NHjelpepleier aug.10 33,5 timer sammenhengende hvile uken 09.-15. og 23.-29.Ansatt NAssistentmar. 10og aug.10Vakt hver dag uken 08.-14. marsFlere brudd på 35 timers hviletid i perioden 1.-31. augustAnsatt NAssistentmar. 10og aug.10Vakt hver dag uken 08.-14. mars32 timer sammenhengende hvile uken 09.-15. augustAnsatt NAssistentaug. 10og jan.11Mindre enn 35 timers hviletid ukene 02.-09. august og i perioden16.-29. augustMindre enn 35 timers hviletid i perioden 10.-23. januarAnsatt NAssistent aug.10 34,5 timer sammenhengende hvile uken 23.-29.Ansatt NAssistentmar. 10og jan.11Vakt hver dag uken 22.-28.Brudd på hviletid i perioden 10.-23.Ansatt NAvdelingssykepleiermar. 10,aug. 10og jan.11Vakt hver dag uken 01.-07. mars34,5 timer sammenhengende hvile uke 09.-15 august33,5 timer sammenhengende hvile uken 03.-09. januarAnsatt NAssistent aug.10 Vakt hver dag uken 02-08.Ansatt NAssistent aug.10 Brudd på hviletid uken 09-15.Av aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. Nedenfor er det listet opp utvalgspersoner hvordet er observert brudd på bestemmelsene om søn- og helgearbeid.98

Manglende søndagsfriAnsatt navn Stilling PeriodeAnsatt NAssistentaug.10Ansatt NHjelpepleier mar. 10, aug. 10 og jan 11Ansatt NSykepleier aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistent mar. 10 og aug. 10Ansatt NAssistent mar. 10, aug. 10 og jan 11Ansatt NAssistent aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistent mar.10, aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistent mar. 10 og jan. 11Ansatt N Omsorgsarbeider mar.10Ansatt NAvdelingssykepleieraug.10Ansatt NHjelpepleierjan.11Ansatt N Assistent aug.10Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre, fire og fem søndager på rad.12.3.4 VurderingVed kontrollen ble det avdekket flere avvik i forhold til regelverket om arbeidstid. Observasjonene omfatterenkelte avvik i forhold til bestemmelsene om maksimal arbeidstid pr. døgn/uke, og mange avvik i forhold tilbestemmelsene om ukentlig hviletid og bestemmelsene om søndagsfri. Sykehjemmet synes å ha etbetydelig forbedringspotensial når det gjelder å sikre overholdelse av bestemmelsene om sammenhengendehvile pr. uke.I forbindelse med at Ammerudhjemmet bo- og kultursenter overleverte dokumentasjon til revisjonen, bleblant annet følgende opplyst knyttet til brudd på arbeidstid:”Vi har registrert flere brudd (…). Vi tar dette til etterretning og vil innføre nye kontrollrutiner ogansetter nå flere som kan jobbe helg og ekstravakter. Rekruttering av ekstravakter startet vi medtidligere i år, og er et arbeid som vi nå må intensivere(,,,)”I forbindelse med verifisering ønsker sykehjemmet å legge til følgende:99

Vi tar til etterretning at vi må endre praksis eller forandre turnus protokollen og/eller gjøre nye avtalermed tillitsvalgte. Dette gjelder blant annet at vi ikke sier vi kun arbeider hver 3. helg når flere arbeiderannenhver ifølge grunnturnus. Det kan også bety å lage nye avtaler for søndagsarbeid og hviletid.12.4 Lønnsforhold12.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn på atdet blir betalt for riktig antall timer som er arbeidet inkludert eventuelle tillegg. Det er ikke funnet avvik når detgjelder vakter som framkommer av vaktlister mot tilhørende betaling.I hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Ammerudhjemmet bo- og kultursenter er omfattet av LHS (se revisjonskriterier,kapittel 4.2.5) når det gjelder beregning og utbetaling av overtid og annet tillegg. Fra sykehjemmet blir detpresisert at alt arbeid utover det som er fastsatt for full stilling per dag eller pr uke er definert som overtidsom skal utbetales overtidskompensasjon for.Basert på gjennomgangen er det en person som ikke har fått tilstrekkelig overtidsgodtgjørelse. Avviket erpresentert i tabellen nedenfor.Manglende eller feil overtidsbetalingAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Assistent aug.10Ikke fått overtidsbetalt for dobbelvakt 28.Ikke fått overtidsbetalt for arbeidsuke på 60 timer 2.-8.12.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, overtidssatser og andre tillegg.Det er registrert et tilfelle knyttet til en ansatt som har jobbet utover alminnelig arbeidstid per døgn og uke, ogsom ikke har fått korrektovertidskompensasjon. Ammerudhjemmet bo- og kultursenter må sørge for at det100

lir gjennomført kontroller som sikrer at ansatte i så stor grad som mulig får den lønn de har krav på. Det børetableres kontroller for å fange opp situasjoner hvor ansatte overstiger alminnelig arbeidstid per døgn elleruke.12.5 Pensjon12.5.1 ObservasjonerI hvilken grad er de ansatte omfattet av pensjonsordninger, som følger av regelverk?Leverandøren har inngått avtaler om pensjonsordninger som omfatter de ansatte.Revisjonen har mottatt dokumentasjon som viser at de ansatte ved Ammerudhjemmet bo- og kultursenter erinnmeldt i pensjonsordning. Det er registrert ett tilfelle hvor en ansatt i 100 % stilling, bare er innmeldt i 96,6% stilling.12.5.2 VurderingKontrollen viser at Ammerudhjemmet bo- og kultursenter følger gjeldende regelverk vedrørendepensjonsordning for ansatte.12.6 Planlagt bemanningAnalysene omfatter Avdeling 42, 43 og 46 som har følgende plasser:Avdeling 42: Somatisk langtidsavdelinger med 24 plasser fordelt på en enhet med 15 og en enhetmed 9 Avdeling 43: Som avdeling 42Avdeling 46: Avdeling delt i to enheter. En skjermet avdeling for aldersdemente (9 plasser) og ensomatisk langtidsavdeling (9 plasser)Generelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.101

12.6.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn på kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Kartleggingen av bemanning ved sykehjemmet viser at avdelingene planlegger med seks eller åtte personerpå dagvakter, tre eller fire på aftenvakter og i hovedsak en på nattevakt alle ukedager. For helgeneplanlegger avdelingene med fire eller fem på dagvakter, mens antall på aftenvakter og nattevakter er detsamme som for ukedagene.Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Alle avdelingene planleggermed en til to sykepleiere på dagvakt i ukedagene. Avdelingene planlegger som regel ikke med sykepleier påaftenvakt eller i helgene. Avdeling 43 og 46 planlegger enkelte dager i kontrollperiodene med sykepleier pådisse tidspunktene. Ingen av avdelingene planlegger med sykepleier på nattevakt i grunnturnus.Når det gjelder øvrig bemanning planlegger avdelingene med tre til seks hjelpepleiere på dagvakt og medingen til to hjelpepleiere på aftenvakt i ukedagene. For helgene planlegger avdelingene med én hjelpepleierpå dagvakt og aftenvakt enkelte dager i kontrollperiodene. I tillegg planlegger avdelingene med et mindreantall assistenter på dagvakt i ukedagene. På aftenvakt og i helgene planlegger avdelingene bemanningenmed en hovedvekt av assistenter. Avdelingene planlegger vekselvis med hjelpepleier og assistent pånattvakt.Samlet sett viser kartleggingen at sykehjemmet planlegger med flere ansatte og høyere kompetansenivå pådagvakter i ukedagene enn ellers i uken.Sykehjemmet presiserer i forbindelse med verifisering av rapport at de har en egen turnus for sykepleiere.Sykehjemmet forklarer at:Dette gjør at det i tillegg til det personalet som står oppført på den enkelte avdelings turnus, alltid eren ledende sykepleier på den enkelte avdeling i ukedagene, to sykepleiere som fordeles på alleavdelingene kveld og helg, samt en sykepleier som har ansvaret for hele virksomheten på natt.Videre forklarer sykehjemmet at de har et fåtall fast ansatte assistenter, som har jobbet der lenge, og atDe fleste assistentene som er navngitte i turnusplanen er midlertidig ansatte i tidsbegrensetekontrakter i påvente av rekruttering av personell med helsefaglig utdanning.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Med vakanse mener vi at vakten er satt opp i turnus og på den måten inngår i planlagt bemanning, men atdet i turnus ikke er ført opp noen konkrete ansatte til å fylle vakten.Kartleggingen av vakanser ved sykehjemmet viser at de tre avdelingene i ulik grad planlegger med vakantestillinger i turnus. De tilfellene som er funnet gjelder planlagte vakter som skal dekkes av assistenter.I den videre teksten blir gjennomsnittstall anvendt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter vedsykehjemmet over de tre kontrollperiodene.Avdeling 42 planlegger med vakanser på 0,33 til 1,33 assistenter på flere dag- og aftenvakter hele uken. Detstørste omfanget av planlagte vakanser gjelder aftenvakt lørdager og dagvakt søndager, og utgjør 1,33personer av henholdsvis totalt 4,00 og 5,00 planlagte på disse tidspunktene.Avdeling 43 planlegger med vakanser på 0,33 til 2,00 assistenter på dag- og aftenvakter i ukedagene, og2,00 til 3,33 assistenter på dag- og aftenvakt i helgene. Det største omfanget av vakanser gjelder dagvakt på102

søndag, og utgjør 3,33 av totalt 5,00 planlagte vakter. Av disse 5,00 planlagte vaktene er 3,67 vakterplanlagt for assistent.Avdeling 46 planlegger med vakanser på 0,33 til 2,00 assistenter på alle dag- og aftenvakter hele uken. Detstørste omfanget av vakanser gjelder dagvakt lørdager og søndager, og utgjør 2,00 av totalt 4,00 planlagtevakter disse dagene. Av disse 4,00 planlagte vaktene er hhv 3,00 og 3,33 vakter planlagt for assistent.Ingen av avdelingene planlegger med vakanser på nattevakter.12.6.2 VurderingUndersøkelsen viser at det planlegges med noe ulikt omfang av bemanning på forskjellige tidspunktgjennom uken. Omfanget av planlagt bruk av faglært personell på henholdsvis ukedager og helger, og pådagvakt, aftenvakt og nattevakt varierer. Gjennomgående planlegges det med mindre faglært personell påaftenvakt og i helgene.Når det gjelder omfang av vakanse viser undersøkelsen at det noen grad opereres med vakante vaktersykehjemmets bemanningsplaner. Spesielt ser vi at omfanget av vakanser er større i helgene enn iukedagene. Den største mengden vakanser er for planlagte dagvakter for assistent på søndager, og er på3,33 av 3,67 planlagte vakter.Sykehjemmet opplyser i forbindelse med verifisering av rapport at uspesifiserte stillinger er planlagt åbesettes av helsefaglig utdannede personer.Utover de få faste stillingene for assistenter som beskrevet finnes det ingen vakanteassistentstillinger på Ammerudhjemmet bo- og kultursenter. De vakante stillingene jobbes det med årekruttere personer med helsefaglig utdanning inn i.For å følge lik praksis for alle sykehjemmene er det ikke tatt høyde for dette i vurderingen. Dette innebærerat sykehjemmets avvik mellom planlagt og faktisk bemanning blir bedømt mindre strengt enn hvis manhadde lagt sykehjemmets egne planer til grunn.12.7 Faktisk bemanning12.7.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?Oversikten over avvik mellom planlagt og faktisk bemanning (tabell 1.1., 1.2 og 1.3) viser at det er ulikhetermellom avdelingene når det gjelder i hvilken grad de er bemannet med like mange ansatte som planlagt.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved Avdeling 42 er det i sum færre ansatte på dagvakt enn planlagt på mandager, onsdager og fredager.Avdelingen har 0,33 til 1,00 færre ansatte på vakt disse dagene i forhold til det som er planlagt. Når detgjelder avvik fra planlagt kompetansenivå har avdelingen en sykepleier mindre enn planlagt en av treonsdager i kontrollperiodene (0,33). Videre har avdelingen mellom 0,33 og 1,67 færre hjelpepleiere pådagvakt mandager, onsdager, fredager og lørdager, enn planlagt. For aftenvakter har avdelingen i snitt 1,33hjelpepleiere på tirsdager, samt 0,33 hjelpepleiere lørdager og søndager færre enn planlagt. Vaktene blirdelvis dekket opp ved bruk av ekstra assistenter, men likevel færre ansatte på vakt enn planlagt enkelte103

dagvakter. Samlet sett viser analysen at Avdeling 42 har vært bemannet med færre ansatte og laverekompetansenivå enn planlagt.Tabell 1.1 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning avdeling 42Avdeling 42VaktM T O T F L SDag Sykepleier - - -0,33 - - - 0,33Hjelpepleier -1,67 - -1,33 - -0,33 -0,33 0,67Pleieassistent 1,00 - 0,67 - - 0,33 -1,00Aften Sykepleier - - - - - 0,33 -Hjelpepleier - -1,33 - - -0,33 0,67 -0,33Pleieassistent - 1,33 - - 0,33 -1,00 0,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - - - - - 0,33 0,33Pleieassistent 0,33 0,33 0,33 0,33 0,33 - -Sum dag -0,67 - -1,00 - -0,33 - -Sum aften - - - - - - -Sum natt 0,33 0,33 0,33 0,33 0,33 0,33 0,33Ved avdeling 43 er det i sum færre ansatte på dagvakt enn planlagt tirsdag til fredag. Avdelingen mangler isnitt 0,67 til 1,67 ansatte disse dagene. I forhold til planlagt kompetansenivå har avdelingen en sykepleiermindre på dagvakt en av tre fredager i kontrollperiodene (0,33) enn planlagt. Videre har avdelingen mellom1,67 og 3,67 færre hjelpepleiere på dagvakt alle ukedager i forhold til det som er planlagt. For aftenvakterhar avdelingen en sykepleier mindre enn planlagt en av tre tirsdager (0,33), pluss 0,33 til 1,00 hjelpepleierealle ukedager unntatt torsdager. På nattevakt i helgene har avdelingen en hjelpepleier mindre enn planlagten av tre lørdager (0,33) og en av tre søndager (0,33). På de ulike tidspunktene blir ansatte som erfraværende erstattet av assistenter, men ikke fullt ut i forhold til planlagte bemanningstall på dagvakter.Samlet sett viser analysen at Avdeling 43 har vært bemannet med færre ansatte og lavere kompetansenivåenn planlagt.Tabell 1.2 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning avdeling 43Avdeling 43VaktPersonellgruppePersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier - - - - -0,33 - -Hjelpepleier -1,67 -1,67 -2,33 -3,67 -2,00 0,67 0,67Pleieassistent 1,67 1,00 1,33 2,00 1,33 -0,67 -0,67Aften Sykepleier - -0,33 0,33 - - 0,33 -Hjelpepleier -0,67 -0,33 -1,00 0,33 -0,33 0,67 0,33Pleieassistent 0,67 1,00 0,67 -0,33 0,33 -1,00 -0,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - - - - - -0,33 -0,33Pleieassistent - - - - - 0,33 0,33Sum dag - -0,67 -1,00 -1,67 -1,00 - -Sum aften - 0,33 - - - - -Sum natt - - - - - - -Ved Avdeling 46 er det i sum færre ansatte enn planlagt på dagvakt mandag til fredag. Avdelingen har i snitt0,67 til 1,00 færre ansatte på dagvakt enn planlagt. Avvikene i ukedagene skyldes at avdelingen har 0,33 til1,00 færre hjelpepleiere i forhold til det som er planlagt. I tillegg har avdelingen i snitt 0,33 til 0,67 færreassistenter på dagvakt alle ukedager, unntatt tirsdager. På nattevakt i helgene har avdelingen en hjelpepleier104

mindre enn planlagt en av tre lørdager (0,33) og en av tre søndager (0,33). Samlet sett viser analysen atavdelingen har vært bemannet med færre ansatte og med lavere kompetanse enn planlagt.Tabell 1.3 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning avdeling 46Avdeling 46VaktPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier - - 0,33 - - - 0,33Hjelpepleier -0,33 -1,00 -0,67 -0,33 -0,33 1,33 0,67Pleieassistent -0,67 - -0,33 -0,67 -0,67 -1,33 -1,00Aften Sykepleier 0,33 0,33 - 0,33 0,33 0,33 -Hjelpepleier 0,33 - 0,33 - 0,33 - -Pleieassistent -0,67 -0,33 -0,33 -0,33 -0,67 -0,33 -Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier -0,33 - - - - -0,33 -0,33Pleieassistent 0,33 - - - - 0,33 0,33Sum dag -1,00 -1,00 -0,67 -1,00 -1,00 - -Sum aften - - - - - - -Sum natt - - - - - - -Oppsummert viser analysen av avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved Ammerudhjemmet bo – ogkultursenter at alle avdelingene har vært bemannet med færre ansatte og med lavere kompetansenivå påarbeid enn planlagt. For alle avdelingene gjelder dette dagvakter i ukedagene.12.7.2 VurderingSamlet sett viser analysen av avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved Ammerudhjemmet bo- ogkultursenter at alle avdelingene har vært bemannet med færre ansatte og med lavere kompetansenivå påarbeid enn planlagt. Avvikene gjelder i hovedsak hjelpepleiere.Sykehjemmet har følgende kommentar i forbindelse med verifiseringen:Når det gjelder tabellen som viser gjennomsnittlig avvik mellom turnus og faktisk bemanning, harAmmerudhjemmet bo- og kultursenter beskrevet i bemanningsplanen at det kan forekomme avvik iforhold til oppsatt bemanning på dagtid mandag – fredag. Det kan skyldes fravær på grunn avopplæring, kurs, sykdom og ferieavvikling. Vi har definert en minstebemanning for dagvakter framandag til fredag som skal være tilsvarende som på dagvakter lørdag og søndag. Det betyr at er detfærre personer enn oppsatt i bemanningsplan så defineres ikke dette som avvik. Bemanning som ermindre enn helgebemanning eller at man har helgebemanning flere enn to dager på rad blir registrertsom avvik.105

13. GrefsenhjemmetGrefsenhjemmet drives av en privat stiftelse.13.1 OppsummeringVed hjelp av fargekoder synliggjør tabellen nedenfor sykehjemmets etterlevelse av regelverk ogkontraktsbestemmelser i forhold til reviderte problemstillinger. Fargekodene i tabellen angir følgende:•vesentlig avvik• avvikmindre avvik••ingen avvikFargekodene er basert på en skjønnsmessig vurdering som bygger på Deloittes observasjoner gjort iundersøkelsen. I vurderingene er det tatt utgangspunkt i følgende grunnleggende kvantitative kriterier:Det er gitt fargekode rød der det er identifisert brudd knyttet til minst 30 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode oransje hvis det identifisert brudd på mer enn 15 % av utvalgspersoneneDet er gitt fargekode gul hvis det er konstatert mer enn ett brudd i utvalget.I tillegg har Deloitte gjort en subjektiv vurdering av alvorlighetsgraden av bruddene. Det betyr at et sykehjemkan få fargekoden rød i en kategori, selv om det er avdekket brudd knyttet til et fåtall utvalgspersoner. Antallbrudd per person inngår i vurderingen av alvorlighetsgradGrefsenhjemmetArbeidsavtalerLovlighet av planlagt arbeid (turnus)Lovlighet av faktisk arbeid:- fri annenhver søndag •- 35 timer sammenhengende hvile i løpet av en uke •- 9 timer hvile per døgn (herunder kompenserende hviletid) •- maksimal arbeidstid 13 timer i døgnet •- maksimal arbeidstid 48 timer i uka (lokal avtale) •- gjennomsnittsberegnet over et år (>35,5/37,5 timer per uke) •Samsvar mellom lønn (inkl. tillegg), og arbeidLønn i forhold til tariffSamsvar mellom ansettelsesavtale, timeliste/vaktbok og utbetalt lønnOvertid og annet berettiget tilleggPensjonsinnmeldingVurdering••••••På grunn av at kontrollen er basert på stikkprøver i noen utvalgte tidsperioder, kan det ikke utledes generellekonklusjoner om det samlede omfanget av brudd på regelverk og kontraktsbestemmelser ved sykehjemmet.106

13.2 Arbeidsavtaler13.2.1 ObservasjonerHar de ansatte arbeidsavtaler?Revisjonen har mottatt signerte arbeidsavtaler for samtlige av de ansatte i utvalget. For en av de ansatte iutvalget, mangler arbeidsavtaler som har vært gjeldende i kontrollperiodene.13.2.2 VurderingUndersøkelsen viser at sykehjemmet i all hovedsak benytter arbeidsavtaler som forutsatt.13.3 Arbeidstidsordninger13.3.1 RevisjonskriterierI samsvar med LHS er ukentlig arbeidstid ved sykehjemmet 37,5 timer for dagpersonell, og 35,5 timer forturnusarbeidende. Av turnus godkjent av tillitsvalgte framkommer det videre at sykehjemmet legger til grunngjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid, jf aml § 10-5. I følge aml § 10-5 (2) kan arbeidsgiver ogarbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, skriftlig avtale at den alminneligearbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger ennforeskrevet i § 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48timer i løpet av sju dager.13.3.2 ObservasjonerRoller, ansvar og system knyttet til utarbeiding av turnus ved sykehjemmetGrefsenhjemmet har benyttet det elektroniske systemet arbeidsplanleggingsverktøyet Notus i den periodensom er revidert. Det er opprettet en egen Notusgruppe 7 som blant annet har utarbeidet en prosedyre foroppretting av ny turnus. Prosedyren er under oppdatering. Av prosedyren og medfølgende skriv omoppdateringen, går det fram at avdelingsleder og sekretær utarbeider turnus og at tillitsvalgte vurdererturnusen i henhold til Arbeidsmiljøloven og tariffavtaler. Avdelingsledere og tillitsvalgte skriver turnusprotokollsenest 14 dager før iverksettelse.Ny turnus legges inn av sekretær sammen med den enkelte avdelingsleder. Sekretæren har deltatt på flerekurs i Notus. Også avdelingsledere har hatt kurs, og alle nyansatte avdelingsledere blir kurset.Det blir opplyst at etterlevelse av regelverket sikres gjennom at Notus har elektronisk varsling av ulovligevakter. Regelverk og avtaleverk legges inn av systemleverandøren. En gang i året kommer detsystemoppdateringer som følge av ny hovedavtale mellom HSH og arbeidstakerorganisasjonene. Ogsålokale tariffavtaler er lagt inn i Notus.I hvilken grad er den enkeltes turnus / den planlagte bemanningen i tråd med føringer i lov- ogavtaleverk?Vi har mottatt samtlige turnuser for de personene som er omfattet av kontrollen og som gjelder periodenevalgt ut for kontroll.7 Bestående av økonomisjef, representant for lønningskontor, avdelingsledere og sekretær.107

Turnusene i kontrollperiodene er gjennomgående planlagt med dagvakt påfølgende dag etter aftenvakt.Dette innebærer kortere hviletid enn kravet i aml (jf. § 10 – 8 (1)) om elleve timers hviletid per døgn. Iprotokoll som var gjeldende for kontrollperiodene, er det ikke avtalt avvik fra grunnbestemmelsen iarbeidsmiljøloven om elleve timers hviletid.Gjennomgangen av turnuser viser at det for en del av de ansatte i utvalget er planlagt med arbeid annenhversøndag. Revisjonen har ikke fått fremlagt avtale om at snittberegning av søndagsarbeid skal legges til grunnved sykehjemmet. Det ble identifisert at en person, som var satt opp på turnus for nattevakter (69,72 %) ogturnus for kveld-/helgestilling (15,73 %), som innebar en samlet arbeidstid som avviker fra aml for enkelte avturnusukene. Observasjonene er oppsummert i tabellen nedenfor.Avvik knyttet til planlagt arbeidstidAnsatt navn Avd. Stilling KommentarAnsatt N22 Assistent Planlagt en 2010 turnus med arbeid annenhver søndagAnsatt N20 Hjelpepleier Planlagt en 2010 turnus med arbeid annenhver søndagAnsatt N21 Assistent Planlagt en turnus med arbeid annenhver søndagAnsatt N 22 Assistent Planlagt en turnus med arbeid annenhver søndagAnsatt N22 Sykepleier Planlagt en turnus med arbeid 8 av 12 helgerAnsatt N21 Assistent Planlagt en turnus med arbeid 8 av 12 helgerAnsatt N 21 Hjelpepleier Planlagt en turnus med arbeid 8 av 12 helgerAnsatt N20 Assistent Planlagt en 2010 turnus med arbeid annenhver søndagAnsatt N21 AssistentPlanlagt en turnusuke på 51 timer (turnusuke 1) og en på51,75 timer (turnusuke 2). Har vakt søndager begge disseukene13.3.3 VurderingSykehjemmet planlegger i hovedsak arbeidstid i samsvar med regel- og avtaleverk. Turnus for flere av deansatte avviker fra bestemmelsene i arbeidsmiljøloven når det gjelder søndagsarbeid og for et ansatt avvikpå bestemmelsene om samlet arbeidstid per uke.Revisjonen registrerer at de turnuser som er kontrollert, er godkjent av tillitsvalgte, men at turnusene ikke er ihenhold til turnusprotokoll når det gjelder hviletidsbestemmelser. Dette innebærer at det i planlagt arbeidstider brudd på hviletidsbestemmelsene, jf aml § 10 – 8 (1), for majoriteten av utvalget i kontrollperiodene. Påbakgrunn av at turnusene er godkjent av tillitsvalgte, fremstår de planlagte bruddene påhviletidsbestemmelsene for Deloitte som manglende formalisering av en vedtatt ordning på sykehjemmet.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten om følgende:108

Vi tar vurderingen til etterretning. Til orientering så er flere av turnusene allerede endret forpersonene som avviker i tabellen ovenfor. Det gjenstående avviket er [navn] som blir endret 1/9-2011. Når det gjelder ansatt som har hatt to turnuser har han ikke hatt dette siden 1/4-2011. Han haraldri hatt to faste turnuser. Den ene av dem var på timer men dog planlagt.I hvilken grad er det antall timer den enkelte ansatte har arbeidet / den faktiske bemanningen i trådmed føringer i lov- og avtaleverk?Aml § 10-5 (2) definerer maksimum arbeidstid per uke ved gjennomsnittsberegning til 48 timer.Nedenfor er det listet opp personer i utvalget som har jobbet mer enn 48 timer i løpet av en uke medangivelse av tidsrom for observasjonen.Arbeidsuke mer enn 48 timerAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt N Hjelpepleier mar.10 48,5 timer uken 1.-7. marsAnsatt NAssistentaug. 10 ogjan. 11Antall timer per uke perioden 2.-8. og 9.-16. august 2010overstiger 48 timer (herunder nattevakt 10 døgn på rad)51 timer uken 3.-9. januar 2011Ansatt NAssistent aug.10 65 timer uken 2.-8. augustAnsatt NAssistentmar. 10,aug. 10 ogjan. 1151 timer uken 22.-28. mars 201061,5 timer uken 9.-15. august 201064 timer uken 17.-23. januar og 62,5 timer uken 24.-30.januar 2011I følge aml § 10-6 (8) må ikke samlet arbeidstid overstige 13 timer i løpet av 24 timer. Nedenfor er det listetopp personer i utvalget som har jobbet mer enn 13 timer i løpet av 24 timer i en eller flere avkontrollperiodene.109

Samlet arbeidstid over 13 timer pr. døgnAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar.10 ogaug.1016,5 timer/døgn 3. mars 201015,5 timer/døgn 31. august 2010Ansatt NAssistent aug.10 16 timer arbeidstid 2. augustAnsatt NAssistentmar.10 ogaug. 10 ogjan. 1116 timer/døgn 5. mars 201016 timer/døgn 26. mars 201016 timer/døgn 13. august 201013,5 timer/døgn 17. januar 201015,5 timer/døgn 22. januar 201016,5 timer/døgn 26. januar 201016,5 timer/døgn 28. januar 201013,5 timer/døgn 31. januar 2010Ansatt NAss.avd. spl aug.10 13,5 timer/døgn 26. august 2010Årlig samlet arbeidstidLHS slår fast at den ordinære gjennomsnittlige ukentlige arbeidstid ikke skal overstige 37,5 timer. Vedinnføring av arbeidstidsordninger i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-4 nr 5 og 6, er alminnelig arbeidstidper uke henholdsvis 35,5 og 33,6 timers arbeidsuke. Etter aml, jf § 10-6, må ikke overtidsarbeid (arbeidutover alminnelig arbeidstid) overstige 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Det er ikke identifisert avvikpå bestemmelsene om samlet arbeidstid i løpet av året på noen av personene i utvalget.Basert på gjeldende turnus, godkjent av tillitsvalgt, legges det til grunn avtalt minimum hviletid mellom deulike vaktene på 9 timer/døgn. I tabellen nedenfor er det listet opp personer i utvalget som er i brudd meddenne bestemmelsen i kontrollperiodene.Manglende hviletid per døgnAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar.10 ogaug.107,75 timer/døgn 3. mars 20108 timer/døgn 31. august 2010Ansatt NAssistent aug.10 7,75 timer arbeidstid 2. augustAnsatt NAssistentmar.10 ogaug. 10 ogjan. 118 timer/døgn 5. mars 20108 timer/døgn 26. mars 20108 timer/døgn 13. august 20108,25 timer/døgn 22. januar 20107,75 timer/døgn 26. januar 20107,5 timer/døgn 28. januar 2010Av aml § 10-8 (2) følger at arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpetav syv dager. Nedenfor er det listet opp utvalgspersoner som har hatt mindre enn 35 timersammenhengende fri i løpet av en uke.110

Ukentlig hviletid under 35 timer sammenhengendeAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NAssistentaug. 10og jan. 11Vakt hver dag uken 2.-8. august34,5 timer sammenhengende hvile uken 17.-23. januarAnsatt NHjelpepleiermar. 10og aug.10Vakt hver dag uken 1.-7. mars, 26,5 timer hviletid uken 8.-14.mars 2010Vakt hver dag uken 16.-22. august 2010Ansatt NAssistent aug.10 Vakt hver dag uken 2.-8. aug. og 23.-29. aug.Ansatt NHjelpepleier mar.10 Vakt hver dag uken 1.-7. marsAnsatt NAssistentaug. 10og jan. 11Vakt hver dag uken 2.-8. august 2010Mindre enn 35 timer sammenhengende hvile uken 3.-9. januar2011Ansatt NAssistent aug.10 Mindre enn 35 timer sammenhengende hvile uken 2.-8. augustAnsatt NHjelpepleier jan.11 Vakt hver dag uken 10.-16. januarAnsatt NAssistentaug. 10og jan. 11Brudd på hviletid ukene 9.-29. august 201031 timer sammenhengende hvile 3.-9. januar 2010Mindre enn 35 timer sammenhengende hvile uken 17.-23.januarAnsatt N Sykepleier aug.10 Vakt hver dag uken 16.-22. augustAnsatt NAss.avd syke aug.1032,75 sammenhengende hvile 16.-22. augustAv aml § 10-8 (4) følger det at personell ikke skal jobbe to søn- og helgedager på rad. Det kan inngås lokalavtale om snittberegning av søn- og helgearbeid over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentligefridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. Nedenfor er det listet opp utvalgspersoner hvordet er observert brudd på bestemmelsene om søn- og helgearbeid.111

Manglende søndagsfriAnsatt navn Stilling PeriodeAnsatt NAssistent aug. 10 og jan. 11Ansatt NHjelpepleier aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistent aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistentaug.10Ansatt NAssistent mar. 10 og aug. 10Ansatt NHjelpepleierjan.11Ansatt NSykepleier mar. 10. og jan. 11Ansatt NAssistent aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistent mar. 10. og jan. 11Ansatt NAssistent aug. 10 og jan. 11Ansatt NHjelpepleier aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistent aug. 10 og jan. 11Ansatt NAssistent mar. 10, aug. 10 og jan. 11Ansatt NSykepleier aug. 10 og jan. 11Ansatt NHjelpepleier aug. 10 og jan. 11Flere av personene i tabellen over har jobbet både tre, fire og fem søndager på rad.13.3.4 VurderingVed kontrollen ble det avdekket mange avvik fra regel – og avtaleverk når det gjelder faktisk arbeidstid.Dette gjelder både avvik i forhold til bestemmelsene om maksimal arbeidstid pr. dag og pr. uke,hviletidsbestemmelsene og avvik fra kravene til søndagsfri. Resultatet av kontrollene tilsier at sykehjemmetmå gjennomgå sine rutiner og styrke kontrollen med å sikre at regelverket knyttet til arbeidstidsbestemmelseroverholdes.112

13.4 Lønnsforhold13.4.1 ObservasjonerFor samtlige medarbeidere som er valgt ut for kontroll, har revisjonen mottatt informasjon om aktuell lønn.Dette gjelder årslønn og t-trinn etc. for fastlønnede, samt informasjon om timesatser, herunder lønn per time,helgetillegg, kveldstillegg, overtid etc., for ekstravakter.Revisjonen har kontrollert om personene i stikkprøveutvalget har minstelønn i henhold til tariff. Samtlige avde kontrollerte har en fastlønn/timelønn som er lik eller overstiger minstelønn.I hvilken grad er det samsvar mellom utbetalt lønn og faktisk arbeid?Revisjonen har lagt til grunn betingelsene i mottatte arbeidsavtaler som grunnlag for å beregne hvorvidtpersonene i utvalget har fått utbetalt korrekt lønn. Det er ikke funnet avvik når det gjelder utbetalt fastlønn(her under t-trinn), timesatser for de som er timebetalt eller satser på overtid og annet tillegg.Ved revisjonen er det foretatt en avstemming mellom vaktbok, timeliste og utbetalt lønn med hensyn på atdet blir betalt for riktig antall timer som er arbeidet inkludert eventuelle tillegg. For følgende personer er detregistrert at vakter som framkommer av vaktlister ikke er kommet med på timelister/lønnsubetaling, eller ikkeer blitt gjenstand for korrekt utbetaling:Manglende utbetaling av vakter i henhold til vaktlisterAnsatt navn Stilling Periode KommentarAnsatt NSykepleieraug. 10 og jan.11Vakter 21. og 22. august 2010 som framkommer av vaktbok erikke på timeliste/lønnsgrunnlagVakter 29. og 30. januar som framkommer av vaktbok er ikkepå timeliste/lønnsgrunnlagAnsatt NAssistentmar.10Vakt 18. mars som framkommer av vaktbok er ikke påtimeliste/lønnsgrunnlagAnsatt NAssistentmar.10Vakt 1. mars som framkommer av vaktbok er ikke påtimeliste/lønnsgrunnlag.Ansatt NHjelpepleiermar. 10 og jan.11Vakt 4. mars 2010 som framkommer av vaktbok er ikke påtimeliste/lønnsgrunnlagVakt 18. januar 2011 som framkommer av vaktbok er ikke påtimeliste/lønnsgrunnlagAnsatt NAssistentjan.11Vakt 16. januar 2011 som framkommer av vaktbok er ikke påtimeliste/lønnsgrunnlagI hvilken grad er det utbetalt tillegg som følger av avtaler og regelverk?Etter aml har arbeidstaker krav på overtid for pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid, jf aml §§ 10-4, 10-5(2) og 10-6 annet ledd. Grefsenhjemmet er omfattet av LHS (se revisjonskriterier, kapittel 4.2.5) når detgjelder beregning og utbetaling av overtid og annet tillegg. Fra sykehjemmet blir det presisert at alt arbeidutover det som er fastsatt for full stilling per dag eller pr uke er definert som overtid som skalovertidskompenseres.Det er identifisert flere tilfeller av manglende overtidsbetaling ved Grefsenhjemmet. Avvikene er presentert itabellen nedenfor.113

Manglende eller feil overtidsbetalingAnsattnavnStilling Periode KommentarAnsatt NAssistentmar. 10, aug.10 og jan. 11Ikke overtidsbetalt for nattvakt + aftenvakt, totalt 17,25 timer, 5. mars2010Ikke overtidsbetalt for nattvakt + aftenvakt, totalt 17,25 timer, 26. mars2010Ikke overtidsbetalt for timer utover ordinær arbeidsuke (mer enn 48timer) for perioden 22.-28. marsIkke overtidsbetalt for nattvakt + aftenvakt, totalt 17,25 timer, 13.august 2010Ikke tilstrekkelig overtidsbetalt for timer utover ordinær arbeidsuke forperioden 9.-15. august 2010Ikke overtidsbetalt for nattvakt + aftenvakt, totalt 16,5 timer, 26. januar2011Ansatt N Assistent aug.10Ikke overtidsbetalt for nattvakt + aftenvakt, totalt 16 timer, 2. augustIkke overtidsbetalt for timer utover ordinær arbeidsuke for perioden 2.-8. augustAnsatt NAssistentaug. 10 og jan.11Ikke overtidsbetalt for nattvakt + aftenvakt, totalt 15 timer, 31. august2010Ikke tilstrekkelig overtidsbetalt for timer utover ordinær arbeidsuke forperioden 2.-8. august 2010 (jobbet nesten 70 timer).Ikke overtidsbetalt for timer utover ordinær arbeidsuke for perioden 3-9januar 201113.4.2 VurderingKontrollene viser at det er utbetalt korrekt fastlønn (her under t-trinn), og benyttet korrekte timesatser fortimelønnede, overtidssatser og andre tillegg.Det har i kontrollperiodene forekommet noen avvik mellom vaktbok og timeliste, som er grunnlaget forutbetaling av lønn. Videre er det identifisert flere avvik knyttet til manglende overtidskompensasjon for arbeidutover alminnelig arbeidstid. Dette gjelder både manglende overtidsbetaling for arbeidstid pr. døgn og forarbeidstid pr. uke. Grefsenhjemmet må sørge for at det blir gjennomført kontroller som sikrer at ansatte i såstor grad som mulig får den lønn de har krav på. Det bør etableres kontroller for å fange opp situasjoner hvoransatte overstiger alminnelig arbeidstid per døgn eller uke.Sykehjemmet opplyser i sin tilbakemelding på rapporten om følgende:Her er det gjort noen lokale avtaler mellom ansatte og avdelingsleder i forhold til avspasering, byttingav vakter etc. Grefsenhjemmet vil på bakgrunn av rapporten heretter foreta flere kontroller utoverNotus når det gjelder manglende utbetaling i henhold til vaktlister eller feil i forbindelse med overtidfor å sikre at våre rutiner som er etter lovverket blir fulgt.114

13.5 Pensjon13.5.1 ObservasjonerI hvilken grad er de ansatte omfattet av pensjonsordninger, som følger av regelverk?Leverandøren har inngått avtaler om pensjonsordninger som omfatter de ansatte.Revisjonen har mottatt dokumentasjon som viser at de ansatte ved Grefsenhjemmet er innmeldt ipensjonsordning.13.5.2 VurderingKontrollen viser at Grefsenhjemmet følger gjeldende regelverk vedrørende pensjonsordning for ansatte.13.6 Planlagt bemanningAnalysene omfatter langtidsenheten, demensenheten, og gruppe K og L.Skjermet avdeling 1. etasje: Gruppe A = 6 beboere (yngre personer med demens) Gruppe B = 8 beboere (med demens) Gruppe C = 9 beboere (med demens)Til sammen 23 beboereLangtidsavdeling 2. etasje: Gruppe D = 6 beboere (somatisk langtid) Gruppe E = 6 beboere (somatisk langtid) Gruppe F = 7 beboere (somatisk langtid) Gruppe G = 9 Gruppe H = 9 Gruppe J = 10Til sammen 47 beboereLangtidsavdeling 3. etasje: Gruppe K = 10 Gruppe L = 11Til sammen 21Generelt for kartlegging og analyse av bemanning ved alle sykehjemmene:Ved mange sykehjem betjener enkelte pleiegrupper, vanligvis sykepleiere flere avdelinger på kveld og natt.Disse ressursene går ikke alltid frem av avdelingenes turnus og vaktbok. Analysene gir derfor ikke oversiktenover den totale bemanning som har betjent avdelingene på disse tidspunktene.Videre kan det være forskjeller i måten å planlegge på ved de enkelte sykehjemmene. For eksempel erdet vanlig at det planlegges med mer bemanning enn ”minimumsbemanning”. Planlagt bemanning kanderfor på deler av døgnet i noen tilfeller være noe høyere en det som anses som tilstrekkelig i forhold tilfaglig forsvarlig. Ved fravær på disse tidspunktene av døgnet vil det ikke settes inn vikarer i fraværet.Det er ikke innhentet informasjon om belegg eller pleiebehov på de aktuelle tidspunktene, og det er derforikke mulig å gjøre vurderinger av om bemanningen har vært forsvarlig og av eventuelle konsekvensene forpasienter og ansatte ved avvik mellom planlagt og faktisk bemanning.Det henvises til kapittel 3, Metode, for ytterligere informasjon om de undersøkelsene/den kontrollen som erforetatt.115

13.6.1 ObservasjonerHvordan er sykehjemmet planlagt bemannet, herunder med hensyn på kompetansesammensetning,på ulike tidspunkter på døgnet og gjennom uken?Kartleggingen av bemanning ved Grefsenhjemmet viser at avdelingene planlegger med 18 (langtids), åtte tilni (demens) og åtte (K og L) dagvakter. Videre planlegges det med henholdsvis ni, seks og fem aftenvakter.Gruppe K og L og demensavdelingen har ikke egne nattevakter som er hjemmehørende i avdelingen, menslangtidsenheten har fem nattevakter. For helgene planlegger avdelingene med fjorten (langtids), seks(demens) og syv (K og L) dagvakter, mens antall aftenvakter og nattevakter er lik som ukedagene.Den planlagte bemanningen består av sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. Langtidsavdelingenplanlegger med tre sykepleiere på dagvakt i ukedagene, demensavdelingen med en til to, og gruppe K og Lmed en sykepleier. På dagtid i helgene planlegger langtidsavdelingen og gruppe K og L med en sykepleier,mens demensavdelingen ikke planlegger med egen sykepleier. På kveldstid hele uka planleggerlangtidsavdelingen og gruppe K og L med en sykepleier, mens demensavdelingen ikke planlegger med egensykepleier. Grunnturnus viser at bare langtidsavdelingen har planlagt med sykepleier på nattevakt.Sykehjemmet opplyser i tilbakemelding på rapporten at de har egen turnusplan for sykepleiere på natt, meden sykepleier som dekker hele huset. Sykepleier på kveld dekkes av 2 sykepleiere på hele huset.Alle avdelingene planlegger med en hovedvekt av hjelpepleiere på dagvakt. I tillegg planlegger avdelingenemed et forholdsvis lavere antall pleieassistenter. For aftenvakter og helgevakter planlegger avdelingene meden hovedvekt av pleieassistenter. Langtidsenheten, som er den eneste enheten som har nattevakter,planlegger med en hovedvekt av hjelpepleiere på nattevakt i ukedagene, og en hovedvekt av assistenter pånattevakt i helgene.Oppsummert viser oversikten at Grefsenhjemmet planlegger med flest ansatte på dagvakt i ukedagene.Planlagt bemanning er lavere på aftenvakt, nattevakt og i helgene. Planlagt kompetansenivå er også høyerepå dagvakt i ukedagene enn på aftenvakt, i helgene og til dels på natt.I hvilken grad planlegges det med vakanser?Kartleggingen av vakanser ved Grefsenhjemmet viser at alle de tre avdelingene planlegger dagvakter ogaftenvakter som skal dekkes av vakante stillinger. Det er ikke planlagt med at nattevakter skal dekkes avvakante stillinger. Vakansene er både sykepleierstillinger og stillinger uten spesifiserte kompetansekrav, somderfor er talt som assistenter.I den videre teksten blir gjennomsnittstall anvendt for å gi et bilde av omfanget av vakante vakter vedsykehjemmet over de tre kontrollperiodene.På langtidsenheten er det vakanser på mellom 0,33 og 1,33 personer på et flertall av dag- og aftenvaktene iuken, av totalt 18 vakter på dagtid og 9 vakter på kveldstid. Unntaket er dagvakten fredag som er fullt utplanlagt med konkrete ansatte i turnus. På dag i helg er det planlagt med 3,33 vakter som ikke er bemannetmed konkrete ansatte på lørdag, og 6 vakter på søndag (av totalt 14). På kveldstid i helg er det planlagt med2,67 vakanser på lørdag og 5 vakanser på søndag (av totalt 9).På demensavdelingen er det vakanser på mellom 0,67 og 2 personer på samtlige dag- og aftenvakter, avhenholdsvis åtte-ni og seks vakter. Den største mengden vakanser forekommer på dagvakt mandag ogfredag, samt kveldsvakt fredag, og utgjør 2 vakter.På gruppe K og L er det fra 0,67 til 3,33 vakanser på samtlige dag- og aftenvakter. Den største forekomstenav vakanser er dagvaktene på tirsdag og torsdag, hvor 3,33 av 8 vakter er vakante.116

13.6.2 VurderingGjennomgangen viser at det planlegges med ulikt omfang av bemanning på ulike tidspunkter gjennom uken.Det er også i noen grad forskjeller i planlagt omfang av faglært personell på hhv ukedager og helger, og pådagvakt, aftenvakt og nattevakt.Gjennomgangen viser at det i middels grad opereres med vakante vakter i helgene og på kveld isykehjemmets bemanningsplaner. Det opereres også med vakante vakter på dagtid i ukedagene, menomfanget er ikke vesentlig i forhold til det totale antallet ansatte på jobb.13.7 Faktisk bemanning13.7.1 ObservasjonerI hvilken grad er faktisk bemanning i samsvar med planlagt bemanning?Oversikten over avvik mellom planlagt og faktisk bemanning for de tre avdelingene (tabell 1.1., 1.2 og 1.3)viser at det i sum forekommer en del tilfeller hvor Grefsenhjemmet ikke fyller vaktperiodene med like høybemanning som planlagt. Avvik er funnet for sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter. For assistenter er defleste avvikene enten positive eller svakt negative.Eventuelle avvik mellom planlagt og faktisk bemanning ved sykehjemmet i de tre kontrollperiodene er uttryktsom en positiv eller negativ desimal beregnet som et gjennomsnitt av avvikene for de tre kontrollperiodene,ref. tabell 1 nedenfor. Positive tall betyr at den faktiske bemanningen er høyere enn den planlagte, mensnegative tall betyr at den faktiske bemanningen er lavere en den planlagte.Ved langtidsavdelingen er det i sum noe færre ansatte på jobb på dagtid enn planlagt alle dager mandag tilfredag. Det er mellom 0,33 og 1 færre ansatte på jobb enn planlagt på dette tidspunktet, av totalt 18. Destørste avvikene er knyttet til hjelpepleiere, med inntil 5,33 færre hjelpepleiere på jobb enn planlagt (torsdag).Det er også to tilfeller av 0,33 færre sykepleiere på jobb enn de tre planlagte. På nattevakt er det mellom0,33 og 0,67 færre hjelpepleiere enn planlagt fem av syv dager. På andre vakttidspunkt er det bare mindreavvik.Tabell 1.1 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning langtidsavdelingenLangtidsavdelingenVakt PersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier -0,33 -0,33 - - - 1,33 -Hjelpepleier -2,67 -3,33 -3,67 -5,33 -3,00 0,33 0,67Pleieassistent 2,00 3,33 2,33 4,33 2,33 -1,33 -1,00Aften Sykepleier 0,67 1,00 0,67 - 0,33 1,00 0,33Hjelpepleier -0,33 0,33 0,33 - 0,33 1,33 0,33Pleieassistent 0,33 - - 1,00 - -1,67 -0,33Natt Sykepleier - 0,33 - - -0,33 - -Hjelpepleier - -0,33 -0,67 -0,67 -0,67 - -0,33Pleieassistent -0,33 0,33 1,33 0,67 0,67 0,33 -0,33Sum dag -1,00 -0,33 -1,33 -1,00 -0,67 0,33 -0,33Sum aften 0,67 1,33 1,00 1,00 0,67 0,67 0,33Sum natt -0,33 0,33 0,67 - -0,33 0,33 -0,67117

På demensavdelingen er det i sum færre ansatte enn planlagt på jobb på dagvakt tirsdager og torsdager,med henholdsvis 0,67 færre og 1 færre enn planlagt. Avdelingen har en sykepleier og 1,33 hjelpepleierefærre enn planlagt på dagtid på tirsdager. På torsdager har avdelingen 0,67 sykepleiere færre enn planlagt.Avdelingen har ikke egne nattevakter.Dag Sykepleier 0,33 -1,00 - -0,67 0,33 1,00 1,00Hjelpepleier 1,33 -1,33 -0,33 1,00 1,00 -0,33 2,00Pleieassistent - 1,67 0,67 -1,33 0,67 0,33 -1,67Aften Sykepleier 1,00 1,00 1,00 0,67 1,00 1,00 1,00Hjelpepleier 0,33 1,33 0,67 1,00 1,00 1,33 -0,67Pleieassistent -0,33 -1,00 -0,67 -1,00 -1,33 -1,33 0,67Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - - - - - - -Pleieassistent - - - - - - -Sum dag 1,67 -0,67 0,33 -1,00 2,00 1,00 1,33Sum aften 1,00 1,33 1,00 0,67 0,67 1,00 1,00Sum natt - - - - - - -Ved gruppe K og L er det i sum noe færre ansatte enn planlagt på jobb på dagvakt alle dager fra mandag tilfredag. Det er mellom 0,33 og 0,67 for få ansatte på jobb på dette tidspunktet. Avdelingen har på dissetidspunktene færre hjelpepleiere på jobb enn planlagt, men stort sett tilsvarende flere sykepleiere.Sammenstilt med avviket for assistenter blir resultatet i sum noe færre ansatte enn planlagt, men med likehøy kompetanse. Videre er det forekomster av færre hjelpepleiere enn planlagt på jobb på kveld enkeltedager. Avdelingen har ikke egne nattevakter.Tabell 1.3 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning gruppe K og LK og LVaktTabell 1.2 Avvik mellom planlagt og faktisk bemanning demensavdelingenDemensavdelingenVakt PersonellgruppeM T O T F L SPersonellgruppeM T O T F L SDag Sykepleier 1,33 1,00 1,00 1,00 0,33 - 1,00Hjelpepleier -1,67 -0,67 -1,33 -0,67 -1,00 1,00 0,67Pleieassistent - -1,00 -0,33 -0,67 0,33 -1,00 -1,67Aften Sykepleier - - - - 0,33 0,33 -Hjelpepleier 0,33 - -0,67 -0,33 -1,00 -0,67 0,67Pleieassistent -0,33 - 0,67 0,33 0,67 0,33 -0,33Natt Sykepleier - - - - - - -Hjelpepleier - - - - - - -Pleieassistent - - - - - - -Sum dag -0,33 -0,67 -0,67 -0,33 -0,33 - -Sum aften - - - - - - 0,33Sum natt - - - - - - -13.7.2 VurderingAvdelingene har i noen grad vært underbemannet i forhold til det som er planlagt. Avvikene er først ogfremst knyttet til hjelpepleiere og til dels sykepleiere på dagtid. Omfanget av avvikene er imidlertidbeskjedent sett i forhold til det totale antallet personer på jobb.118

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee,and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please seewww.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limitedand its member firms.Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanningmultiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte bringsworld-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte'sapproximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.© 2011 Deloitte AS