Räddningsverkets säkerhetsguide för evenemang - Uppsala kommun

14.4.3 Kommunikation i publikhantering
God kommunikation är den kanske viktigaste faktorn för framgångsrik publikhantering.
Det gäller både kommunikation före evenemanget och kommunikation
på evenemangsplatsen. Välinformerade besökare klarar sig bättre på egen
hand och är lättare att hantera än oinformerade besökare. Besökare som får bra
service och god tillgång till information trivs. Det är en viktig förutsättning för
ett säkert evenemang.
Alla som jobbar med evenemanget bör vara serviceinriktade och tillräckligt
välinformerade för att kunna svara på frågor och ge upplysningar. Om man inte
själv kan svara bör man veta vem som vet och kunna hänvisa dit.
Gemensamt för all information till publiken är att den bör vara enkel, tydlig och
redundant. Läs mer om enkel, tydlig och redundant information i avsnitt 1.1.3 och 18.4.2.
14.4.3.1 information i förväg
Via hemsida, biljetter, affischer, programblad m.m. kan publiken få reda på vad
som gäller beträffande tider, priser, erbjudanden, artister och olika scener. Man
kan också informera om vilka regler och förhållningssätt som gäller vid evenemanget,
t.ex. vad som inte får tas med in på området. Därmed får besökaren
ett slags grundutbildning om evenemanget. Det är dock viktigt att minnas att
många besökare inte tar del av all förhandsinformation.
14.4.3.2 Hänvisande information
Med hänvisande information menas information som underlättar för besökaren
att hitta på området och i dess närhet. Med hjälp av hänvisande information vet
besökaren var scener, andra attraktioner, utgångar, serveringar, toaletter och
annan service finns. Informationen kan spridas via skyltar, informationstavlor,
broschyrer och personal. Läs mer om skyltar i avsnitt 5.2.
14.4.3.3 aktiverande information
Med aktiverande information menas information som uppmanar besökarna till
ett visst agerande, t.ex. att be publik att lugna ner sig framför scenen, välja en
annan entré vid för lång kö eller att evenemanget stänger för natten och det är
dags att gå ut.
Om man vill att en folkmassa ska agera på ett visst sätt är det bra om alla individer
i folkmassan får samma meddelande från samma informationskälla. Olika
meddelanden från olika meddelare ökar risken för missförstånd eller ryktesspridning.
Viktigt att tänka på när man kommunicerar med en större folkmassa
för att få den att agera på ett visst sätt, är att informationen som ges måste vara
enkel och tydlig. Den bör också upprepas flera gånger.
Information som sänds till en större folkmassa bör vara förberedd och gärna nerskriven,
för att minska risken för felsägningar, otydlighet eller missuppfattningar.
Följande medier är lämpliga för att kommunicera med större folkmassor:
• Konferencier på scenen. Med en konferencier får man en sändare som går upp
på scenen före eller under ett uppträdande och sänder ett budskap vid en
tidpunkt när publiken i många fall är mycket mottaglig för information.
Tänk på att välja en konferencier som publiken känner förtroende för. Läs
mer om vikten av ett talmanus i avsnitt 18.4.2.2.
• Ljudanläggningar. En ljudanläggning har liknande fördelar som konferencieren,
men nackdelarna att det ibland kan vara svårt att fånga besökarnas
uppmärksamhet och att det kan ibland vara svårt att uppfatta meddelandet.
Gemensamt för all
information till publiken
är att den bör vara enkel,
tydlig och redundant.
Information som sänds
till en större folkmassa
bör vara förberedd och
gärna nerskriven, för
att minska risken för
felsägningar, otydlighet
eller missuppfattningar.
157
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
B
O