Räddningsverkets säkerhetsguide för evenemang - Uppsala kommun

46
Organisationen behöver
förändras när situationen,
målen, uppgifterna eller
resurserna förändras.
Skapa en organisation
som är tydlig, stabil och
tillräcklig.
Det bör alltid finnas
en ansvarig som kan
fatta beslut. Varje
nyckelbefattning bör ha
en ställföreträdare. En
organisations effektivitet
får inte hänga på en
person.
3.1.3 Organisation efter uppgift
Organisationen behöver förändras när situationen, målen, uppgifterna eller
resurserna förändras. Om t.ex. ett återkommande evenemang växer i antal
besökare, antal artister eller antal dagar, måste också organisationen förändras.
Genom att bara bygga på organisationen riskerar man att skapa ett lappverk
som drar ner organisationens tydlighet och effektivitet. Se i stället över organisationens
tydlighet och effektivitet redan när planeringen börjar inför varje
större evenemang.
Ett bra tillfälle att stämma av uppgifter och ansvar inom organisationen samt
att göra nödvändiga förändringar är när planering går över i genomförande, dvs.
när alla tillstånd är klara och man kan börja bygga evenemangsplatsen.
3.1.4 Tydlighet, stabilitet och tillräcklighet
En säkerhetsorganisation är ett verktyg som aldrig får fela. Därför är det extra
viktigt att den planeras och skapas med tydlighet, stabilitet och tillräcklighet i
åtanke.
Tydlighet. En organisation måste vara tydlig för alla som arbetar i den. Annars
kan inte organisationen fylla sitt syfte. Som chef eller ansvarig bör du kunna
rita upp och förklara organisationen på ett enkelt sätt. Några hållpunkter:
• Alla som arbetar i organisationen måste veta vem deras chef är.
• En underställd bör få uppgifter eller order från endast en överordnad;
ingen ska behöva ha två chefer.
• Alla som arbetar i organisationen, alltså inte bara nyckelpersonerna, måste
veta sin roll och vad den innebär. Skriftliga arbetsbeskrivningar bör finnas
där det framgår vilka rättigheter och befogenheter varje befattning har.
• Antalet underställda som en överordnad leder får aldrig bli så stort att det
skapar problem med kommunikation eller koordinering.
Stabilitet. En säkerhetsorganisation måste vara skapad för mer än normal drift i
åtanke, eftersom den måste fungera även i pressade situationer och krissituationer.
Några hållpunkter:
• Det bör alltid finnas en ansvarig som kan fatta beslut. Därför bör varje
nyckelbefattning (helst alla chefsposter) ha en ställföreträdare – dels för att
kunna diskutera tankar och beslut, dels för att det kan behövas en ersättare
om en chef inte längre kan vara chef – t.ex. vid en olycka där chefen drabbas.
En organisations effektivitet får aldrig hänga på en person.
• Akuta beslut, t.ex. att pausa en spelning eller att tillkalla ambulans, bör
kunna tas så långt ned i organisationen som möjligt.
• Det bör finnas tillräckligt god kompetens inom evenemangssäkerhet även
på mellannivåer och lägre nivåer i säkerhetsorganisationen; det räcker inte
att de högsta cheferna har rätt kompetens.
Tillräcklighet. En säkerhetsorganisation måste vara dimensionerad utifrån den
uppgift den ska utföra. Några hållpunkter:
• Det är viktigt att ansvar och mandat går hand i hand. Om någon är ansvarig
för ett område bör denne också ha mandat att påverka området.
• En person kan inte fatta alla beslut. Överordnade chefer bör sträva efter att
delegera ansvar och beslut till sina underordnade chefer.
• Det är viktigt att säkerhetsorganisationen får de resurser (tid, pengar, personal,
materiel etc.) som fordras för att lösa den uppgift den tilldelats.